Un relevé versé s’inscrit seul, le reste en compte d’attente
Sous Paramètres, Intégrations, « Connexion bancaire », chaque virement que le logiciel reconnaît s’inscrit seul au compte du copropriétaire, sans validation : par la référence de l’avis, par l’ancienne référence de votre précédent logiciel, par exemple « 194-4T26-38 », par le nom du payeur, ou par son mandataire, quand un seul copropriétaire de l’immeuble correspond et qu’il doit quelque chose ou a reçu un avis récent. Un mandataire qui gère plusieurs propriétaires ne désigne que celui dont le montant est exactement ce qu’il doit.
Un virement qui ne règle pas l’avis entier passe quand même au compte du copropriétaire reconnu, sans lettrage. Le compte rendu du versement dit combien de virements ont été inscrits et combien restent à lettrer.
Quand vous imputez depuis les transactions un virement en compte d’attente au compte d’un copropriétaire, le logiciel retient ce payeur : son prochain virement s’inscrit seul. Une imputation passée ensuite à un autre copropriétaire, ou supprimée, s’oublie.
Une remise de chèques ou un prélèvement de fournisseur lu au relevé va aux règlements en cours (5115), lettré par montant avec la remise ou le prélèvement à venir qui l’attendait.
Un rejet de prélèvement reconnu est passé seul. Tout ce que le logiciel ne reconnaît pas avec certitude part en compte d’attente, au 472 pour un encaissement et au 471 pour un décaissement. Ne restent dans la file que les mouvements que le logiciel ne peut pas écrire, faute d’exercice ouvert à leur date ou de journal de banque.
Pas encore
Les débits restent à imputer depuis les transactions : le règlement d’une facture d’honoraires, les frais bancaires et les versements vers un livret ne sont pas encore reconnus seuls.
1.21.1.0
Un PCE de gaz se saisit aussi au format GI
Sur la fiche d’un immeuble, « Nouveau point de livraison » accepte pour le gaz le PCE d’un gros consommateur, GI suivi de six chiffres, en plus du numéro à quatorze chiffres. Le PDL d’électricité reste à quatorze chiffres.
Dès que l’énergie choisie est le gaz, le champ du numéro accepte les lettres, y compris au clavier d’un téléphone, et son indication rappelle les deux formats.
Le point s’affiche d’un tenant, par exemple « PCE GI030999 », comme sur la facture.
Une facture qui cite un PCE au format GI trouve son immeuble par ce point, même quand le numéro y est imprimé par groupes.
1.21.0.0
Les transactions s’affectent par le nom, et un encaissement se répartit seul
Sur la file des transactions, tapez un nom dans le premier champ : les copropriétaires de l’immeuble paraissent avec leur numéro, puis les fournisseurs déjà employés sur l’immeuble, puis, quand aucun ne répond, les autres fournisseurs de votre cabinet, marqués « Jamais employé ici ». Choisir un nom pose le compte et le désigne d’un seul geste.
Un encaissement de copropriétaire se répartit sur ce qu’il doit encore, tous ses comptes de copropriétaire confondus, le plus ancien d’abord, y compris l’exercice précédent tant qu’il n’est pas clos. Ce qui dépasse reste en avance sur son 4501. La répartition s’affiche sous la ligne avant que vous comptabilisiez, et ce que le règlement solde est lettré.
Le bouton aux jumelles, à côté du nom, ouvre les écritures non lettrées du copropriétaire ou du fournisseur : celles que vous cochez sont réglées en premier, ou lettrées avec le mouvement.
Pour un fournisseur, une facture encore « à payer » cochée aux jumelles passe payée, comme depuis les factures : quand le mouvement n’en couvre qu’une partie, seul son reste part en virement.
Pas encore
Un encaissement que vous voulez répartir vous-même, une avance volontaire sur le fonds de travaux par exemple, ne se répartit pas sur la ligne : ouvrez son écriture par son libellé et saisissez-y la répartition.
1.20.0.0
L’assistant tient le suivi des offres, la continuité RH et les modèles de message
L’assistant connecté à votre cabinet peut tenir le suivi des offres sous vos droits, avec une carte à valider : créer une offre et la fiche de contact de son interlocuteur, enregistrer une fiche, supprimer une offre, la réactiver, détacher une consultation passée, modifier plusieurs offres d’un coup et défaire ces gestes comme le permet l’écran, y compris l’annulation d’un import.
Sur la continuité des ressources humaines, il déclare, corrige, annule ou clôt une indisponibilité et confie à un intérimaire les mandats d’un collaborateur indisponible, avec les mêmes règles d’accès que l’écran.
Il crée, corrige, personnalise ou supprime un modèle de message, relance la synchronisation des indicateurs, enregistre un contrôle du compte de résultat et supprime définitivement un document de la corbeille. La carte d’un modèle montre son texte entier, et dit quand le modèle sert aux messages d’accès à votre espace.
Pas encore
Rétablir une offre supprimée depuis la liste et importer un fichier du suivi se font depuis l’écran seul, comme les rendez-vous de l’agenda et les gestes de la vigie. Le suivi des offres ne s’exporte pas, depuis l’assistant comme depuis l’écran.
1.19.0.0
L’assistant règle les paramètres du cabinet, ses intégrations et ses utilisateurs
L’assistant connecté à votre cabinet peut régler les paramètres du cabinet sous vos droits, avec une carte à valider : la fiche du cabinet et ses agences, les garanties financières, les textes des relances, les résolutions types, les étapes des dossiers, l’espace des copropriétaires et la corbeille des documents.
Il règle aussi les intégrations : la connexion bancaire et ses numéros de remise, les adresses d’expédition, le courrier postal, le routage et le budget de l’assistant, les taux de change, et il traite la file des virements reçus ligne par ligne.
Pour les utilisateurs, il modifie le compte d’un collaborateur, son rang d’administrateur, la qualité de chef comptable, les profils de droits et leurs qualités bancaires. Vos propres droits et votre propre profil ne se modifient pas par l’assistant, et rien ne donne le rang de super administrateur.
Un accès ouvert se valide sur une carte qui nomme la personne et l’accès : un droit donné, une connexion bancaire branchée, l’assistant téléphonique réactivé. Si la fiche a changé entre la carte et votre accord, rien n’est enregistré.
Pas encore
Inviter un collaborateur, le supprimer ou lui envoyer un lien de connexion se fait depuis l’écran seul.
Les clés d’accès aux services extérieurs se saisissent à l’écran seul, et l’assistant ne les reçoit jamais. Choisir la voie facturée de l’assistant et inscrire d’un coup tous les virements reconnus se font aussi à l’écran.
Renvoyer un courriel retenu du journal d’envoi se fait depuis l’écran seul.
1.18.1.0
Emails : une seule barre au-dessus de la liste
Au-dessus de vos emails, une seule barre réunit « Chercher dans tous vos emails », qui prend toute la place libre de sa ligne, puis les filtres « Tous », « Non lus », « À rattacher » et « Sans ticket », le filtre de catégorie quand vos emails en portent une, « Rafraîchir » et « Nouveau message ». Sur un écran étroit, ces boutons passent sous la recherche.
La recherche est désormais la seule de l’écran : elle cherche dans tous vos emails, et la touche « / » la prend depuis la liste. Échap y rend la main à la liste.
En tête de la liste, il ne reste que la case « Tout sélectionner » et, quand des conversations sont choisies, leurs actions.
Quand la liste est étroite, la copropriété d’un email garde sa place et ses catégories Outlook se montrent en points de couleur, leur nom au survol ; sur un grand écran, élargissez la liste pour les lire en entier.
Pas encore
Sur un téléphone, ou quand la liste est étroite, le nom d’une catégorie ne s’affiche pas sur la ligne : le filtre de catégorie de la barre les nomme.
1.18.0.0
L’assistant traite les factures fournisseurs, les fournisseurs et les demandes
L’assistant connecté à votre cabinet peut traiter les factures fournisseurs sous vos droits, avec une carte à valider : enregistrer, comptabiliser, donner le bon à payer, renvoyer, mettre en attente, transférer, archiver ou rouvrir une facture, poser son mode de règlement, la mettre au paiement seule ou avec une sélection, affecter des règlements déjà passés et laisser une note.
Il tient aussi les fiches des fournisseurs : créer une fiche, corriger son identité, ses métiers, son assurance et son circuit de validation, gérer ses interlocuteurs, supprimer un compte bancaire ou retirer son approbation, trancher les propositions du registre des entreprises et fusionner deux fiches.
Sur les demandes de vos copropriétaires, il saisit une demande reçue, l’affecte, fait avancer son état, pose ses tags, gère ses abonnés, la rattache au contrat de sa copropriété et lance ou abandonne sa mise en concurrence. Il ouvre aussi des dossiers de recouvrement depuis la liste des relances et affecte une indemnité de sinistre à son dossier.
Ce qui change l’endroit où part l’argent passe toujours par une carte qui nomme le titulaire du compte, la fin de son IBAN et le compte touché, et un compte ou un IBAN de fournisseur enregistré par l’assistant reste à approuver par une personne habilitée.
Pas encore
Répondre à une demande, la fermer avec un motif, envoyer ou annuler un ordre de service, envoyer les demandes de devis et renvoyer le lien de dépôt à un fournisseur se font depuis l’écran seul, comme approuver le compte d’un fournisseur, lui enregistrer, modifier ou réactiver un compte bancaire, choisir son compte par défaut et vérifier l’IBAN saisi d’une facture.
1.17.1.0
Un volet de dossier enregistré ailleurs entre-temps : le logiciel le dit et garde votre saisie
Sur la fiche d’un sinistre, d’une dommages-ouvrage, d’un recouvrement ou d’une procédure, si le volet a été enregistré ailleurs depuis l’ouverture de la fiche, dans un autre onglet ou par un collègue, le logiciel n’enregistre rien et le dit : votre saisie reste à l’écran. Notez-la, annulez la saisie pour lire ce qui a été enregistré, puis reportez ce qui manque.
Dans une vente, « Encaissements en attente d’imputation (472) » liste les encaissements qui restent à imputer : un encaissement entièrement lettré sur le compte d’attente n’y figure pas.
Dans l’interrogation comptable, les soldes de « Interrogation de compte » suivent le filtre d’agence du bandeau, comme la liste des copropriétés : quand vous ne regardez qu’une agence, ils portent sur ses copropriétés et sur celles qui ne relèvent d’aucune agence.
Pas encore
Un encaissement lettré en partie sur le compte d’attente reste listé, mais il ne s’affecte pas au vendeur tel quel : délettrez-le d’abord, puis affectez-le.
1.17.0.0
L’assistant consulte vos paramètres, votre accueil et votre agenda
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez ce que votre accueil vous montre : votre portefeuille, les assemblées et les conseils à revoir, les contrats à dénoncer, les ventes en cours, les demandes à traiter, les dernières factures émises, les indemnités à affecter, et les indicateurs du cabinet.
Vous consultez aussi votre agenda de la semaine, l’annuaire de vos collègues, et la corbeille des documents et des pages du site.
Les paramètres du cabinet se consultent de même, pour qui les administre : agences, réglages, banques et comptes bancaires, modèles, textes des relances, résolutions types, étapes des dossiers, site, centre d’envoi, journaux d’activité et d’envoi, utilisateurs et profils de droits, réglages de l’assistant et du courrier.
Le suivi des prospects et la fiche d’une offre, page par page, ainsi que l’équipe, les indisponibilités et les synthèses des ressources humaines, et le réglage des boîtes partagées de vos agences.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que ce que vos écrans vous montrent, dans vos agences, et il ne modifie rien. Aucune clé d’accès ni aucun mot de passe ne lui parvient, et les coordonnées bancaires lui parviennent masquées.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
L’assistant ne sort pas la liste de vos prospects d’un bloc : il la lit page par page, comme l’écran, et aucun export n’existe.
Votre compte personnel, votre boîte de messagerie et l’entrée en gestion d’une copropriété ne se consultent pas par l’assistant.
Un texte très long, une note de prospect par exemple, peut parvenir à l’assistant en plusieurs parties, ou abrégé : l’écran le montre d’un bloc.
Le détail d’une analyse de l’assistant dit si un résultat existe, sans en donner le texte lu dans la pièce reçue : l’écran du journal le montre.
1.16.2.0
Un rapprochement clos garde ses comptes justes
Une écriture de banque datée au plus tard à la date d’un rapprochement clos du compte ne s’enregistre plus, qu’elle soit nouvelle, déplacée, changée de montant, supprimée ou restaurée : le rapprochement clos ne tomberait plus juste. Le message nomme la banque, l’arrêté et la date de l’écriture, et dit quel rapprochement rouvrir pour la passer, puis clôturer de nouveau.
Le lettrage, le pointage et les changements qui ne touchent ni le compte ni le montant d’une écriture restent possibles sous un rapprochement clos.
Les arrêtés clos d’un compte se rouvrent du plus récent au plus ancien : tant qu’un arrêté plus récent reste clos, le bouton « Rouvrir » laisse place à une phrase qui nomme l’arrêté à rouvrir d’abord.
1.16.1.0
Le budget rend une part du fonds de travaux ou des avances aux copropriétaires
La grille du budget montre chaque clé de répartition et chaque fonds, fonds de travaux et avances, même quand ils ne portent encore aucun montant.
Un + à droite de l’en-tête d’une clé ou d’un fonds ouvre en tête une ligne vierge, où vous cherchez le poste ou la clé à ajouter. La croix l’annule, et un second clic sur le + la referme.
Sur le fonds de travaux et les avances, un montant négatif rend aux copropriétaires une part de ce que le fonds tient, réparti sur une ou plusieurs clés.
À l’enregistrement du budget, le logiciel refuse une restitution, ou la baisse d’un appel dont une restitution suivante dépend, qui ferait passer le fonds sous zéro sur l’un des exercices ouverts : il part de ce que le fonds portait à l’ouverture du premier exercice ouvert, ajoute ce que les budgets de ces exercices y appellent, retire ce qu’ils rendent et, pour le fonds de travaux, la part des appels de travaux prise sur lui. Le message dit combien il manquerait au fonds.
Pas encore
« Reprendre le budget de l’exercice précédent » recopie ses restitutions sans les comparer à ce que le fonds tient : relisez-les avant le vote.
Un appel de travaux financé par le fonds, décidé après le budget, ne tient pas encore compte des restitutions que celui-ci prévoit : vérifiez ce que le fonds peut encore donner avant de financer des travaux sur lui.
1.16.0.0
L’assistant consulte vos fournisseurs, vos factures et vos demandes
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez ce que vos écrans vous montrent des fournisseurs : la liste, la fiche, les interlocuteurs, les comptes bancaires, les rapprochements avec le registre des entreprises et les doublons possibles.
Vous consultez aussi les factures fournisseurs avec leurs montants, leurs clés de répartition et leurs commentaires, les demandes avec leurs pièces et leurs abonnés, la vigie, les sinistres, le contentieux et la pile du dépôt.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les espaces que vous voyez, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées, et il ne reçoit aucune adresse e-mail des abonnés d’une demande.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Un texte très long, une fiche de facture chargée par exemple, peut parvenir abrégé à l’assistant : l’écran le montre entier.
1.15.1.0
Travaux d’une copropriété reprise : les appels et les dépenses partent de l’origine
Sur une copropriété reprise d’un autre syndic, le suivi des opérations de travaux, le détail des appels d’un dossier et la liste des travaux à clore comptent les appels et les dépenses passés chez votre prédécesseur, en plus de ceux passés dans le logiciel : le montant appelé d’une opération est celui du dossier depuis son vote.
Pas encore
Les annexes de travaux préparées pour l’assemblée générale ne reprennent pas encore les appels et les dépenses passés chez votre prédécesseur : sur une copropriété reprise, vérifiez-les face au suivi des travaux avant de les diffuser.
Une dépense passée chez votre prédécesseur porte la mention « reprise, paiement inconnu » et compte dans ce qui reste à régler aux entreprises, faute de pièce qui dise qu’elle a été payée.
1.15.0.0
L’assistant traite le courrier, les clés et les ventes
L’assistant connecté à votre cabinet peut traiter le courrier reçu sous vos droits, avec une carte à valider : rattacher un pli à une copropriété, à une assemblée ou à une vente, le verser au dossier d’une affaire, le transférer à un collègue, le classer sans suite ou le rouvrir, corriger ce qui y a été lu, et en tirer une tâche, un dossier ou un devis.
Il prépare aussi les courriers aux copropriétaires : il enregistre le brouillon avec son texte, son signataire et sa formule de politesse, le valide, prépare et édite les envois papier, et joint un courrier à un appel de fonds.
Il tient les clés et les badges : tableaux, feuilles et trousseaux, réservations, QR des casiers, stock et articles, commandes des copropriétaires, leur remise et leur facture.
Il suit les ventes : il crée une mutation, depuis une demande ou un pli, renseigne son dossier, ses lots, ses pièces et l’acquéreur, tranche l’opposition, affecte un encaissement, facture l’état daté et génère le certificat de l’article 20-II.
L’assistant ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. La carte montre tout ce qui sera écrit, et si l’élément a changé entre-temps, rien n’est enregistré et il vous le dit.
Pas encore
Ce qui part hors du cabinet se fait encore depuis l’écran seul : l’envoi d’un courrier ou de ses courriels, les courriels de sortie, de transmission, de remise et de relance d’une clé, l’arrivée et la préparation d’une commande, qui préviennent le copropriétaire, la transmission de son prix, son ordre de service et la demande de prix par le lien du fournisseur, l’envoi de l’état daté, du pré-état daté et de la bienvenue, le courriel de mise à disposition d’un pré-état daté commandé, et le courriel qui écarte une demande de mutation.
La validation du transfert de propriété d’une vente se fait aussi depuis l’écran seul.
1.14.0.0
L’assistant tient les dossiers, les assemblées, le conseil syndical et les contrats
Sur les dossiers d’un mandat, l’assistant connecté à votre cabinet peut ouvrir un dossier, le confier, changer son étape ou son second responsable, le clôturer ou le rouvrir, enregistrer ses informations, ajouter ou retirer un intervenant, y verser un courrier, y rattacher ou en détacher un ticket, une facture ou un e-mail, écarter un fait de sa chronologie et retirer un fichier.
Il enregistre aussi les votes de travaux et leur suite, les complète ou les corrige, ajoute une tâche à un dossier ou accepte une tâche proposée, demande une résolution d’assemblée pour un dossier ou la retire, et fait refaire le résumé d’un dossier à partir de ses pièces, même les plus longues, ou proposer ses intervenants et ses tâches.
Sur les assemblées, il peut en créer une, modifier ses paramètres, la déclarer tenue ou non tenue, supprimer une assemblée au brouillon ou annuler une assemblée convoquée. Il ajoute, modifie, déplace ou retire un point de l’ordre du jour, pose l’ordre du jour type, ajourne, écarte ou rétablit une demande, porte une demande à l’ordre du jour, fait rédiger un projet de résolution que vous acceptez ou jetez, prépare les projets individuels de répartition et retire une pièce.
Pour le conseil syndical, il programme, enregistre, annule, rétablit ou efface une rencontre, réserve les clés de l’immeuble pour elle, retire un membre, fait lire un compte rendu, jette cette lecture ou en garde les suites, retire une pièce d’une rencontre et rend le verdict du contrôle des comptes. Il supprime aussi une tâche.
Sur les contrats de prestation, il en crée un, le modifie ou le supprime, coche ou décoche « à dénoncer », rattache ou détache un élément, pose les points de livraison, complète un contrat d’assurance, trace une demande de relevé de sinistralité, paramètre la comptabilisation et retire une pièce.
Chaque geste se fait sous vos droits et seulement eux, avec une carte à valider qui vous montre ce qu’il va faire : il ne fait que ce que vous pourriez faire sur l’écran du mandat. Si ce qu’il touche a changé entre-temps, rien n’est enregistré et il vous le dit.
Pas encore
Envoyer la convocation d’une assemblée, composer les plis qui manquent, renvoyer un pli de convocation, poser une résolution de la bibliothèque du cabinet et envoyer les invitations d’une rencontre du conseil syndical se font depuis l’écran du mandat.
Écrire à l’assureur d’un contrat et déposer des fichiers sur un dossier, une assemblée, une rencontre ou un contrat se font aussi depuis l’écran.
Un texte de résolution plus long que ce que la carte à valider affiche en entier, autour de trois cents caractères, s’accepte depuis l’écran de l’assemblée.
1.13.0.0
L’assistant consulte votre portefeuille, vos tiers et votre courrier
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez ce que vos écrans vous montrent du portefeuille : la fiche d’un immeuble, ses lots, ses équipements, ses compteurs, ses documents et son plan pluriannuel de travaux.
Vous consultez aussi la fiche d’un tiers et ses liens, les clés et badges, les commandes des copropriétaires et les stocks, les plis de votre courrier entrant, les ventes en cours, les indicateurs et le marché.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées, et les indicateurs lui parviennent en totaux, comme à l’écran.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Une note très longue parvient à l’assistant en plusieurs morceaux, et certaines longues listes ne se lisent encore que sur leur début : l’écran les montre entières.
1.12.0.0
L’assistant consulte vos mandats
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez ce que les écrans d’un mandat vous montrent : sa fiche et son tableau de bord, ses tâches et son équipe, son contrat de syndic, sa facturation d’honoraires et la préparation de son renouvellement, ses courriers et leurs envois, sa résiliation.
Vous consultez aussi ses dossiers avec leur historique, leurs demandes et leurs pièces, ses assemblées générales, de l’ordre du jour au procès-verbal, son conseil syndical et ses rencontres, ainsi que les contrats de prestation de la copropriété et la situation d’un copropriétaire.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les mandats, les agences et les espaces que vous voyez, un dossier de sinistre ou de contentieux suit le droit de son espace, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
1.11.0.0
L’assistant consulte la comptabilité de vos copropriétés
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez ce que les écrans de la comptabilité vous montrent : tableau de bord, balance, grand livre, interrogation des écritures, comptes bancaires, relevés et rapprochements, appels de fonds, budget, échéancier, charges, clés de répartition, clôture, index de compteurs, travaux, plan comptable et barèmes.
Vous consultez aussi les factures d’honoraires du cabinet, une facture avec ses lignes et ses avoirs, et la pré-facture que vous avez commencé d’établir.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés et les agences que vous voyez, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Un texte très long, un libellé de facture par exemple, peut parvenir abrégé à l’assistant : l’écran le montre entier.
1.10.0.0
L’assistant consulte les stocks communs de badges
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous consultez le stock commun de badges et de télécommandes vierges de chacune de vos agences : la quantité en stock, le seuil d’alerte, et si ce seuil est atteint.
L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les agences et les stocks que vous voyez sur l’écran des clés et badges, et il ne modifie rien.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore cette consultation : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
1.9.0.0
L’assistant fait la plupart des gestes de vos écrans
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez lui demander la plupart des gestes que vous faites à l’écran : sur les fiches du référentiel Tiers, les mandats et leurs copropriétaires, le portefeuille et ses documents, les barèmes et les clés de répartition, la saisie comptable, la banque et ses rapprochements, les paiements, les charges et la clôture.
Il cherche le geste qui répond à votre demande parmi ceux que vos droits vous ouvrent, et seulement ceux-là : il ne fait que ce que vous pourriez faire sur l’écran correspondant.
Avant d’écrire, il vous montre une carte de validation : la fiche visée, ce qui change et les conséquences. Rien n’est fait avant votre accord.
Si la fiche a changé entre la carte et votre accord, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez sur la version à jour.
Pas encore
Ce qui touche à la destination d’un paiement se fait depuis l’écran : ouvrir un compte bancaire du syndicat ou le désigner par défaut, clore un compte bancaire, enregistrer ou changer un compte bancaire d’une fiche, valider un virement exceptionnel.
Se font aussi depuis l’écran : enregistrer un chèque, les prélèvements et les envois de courrier d’un copropriétaire, les tarifs d’un barème et les tantièmes d’une clé, la mise en ligne, le retrait et la corbeille des documents, et les contacts d’un fournisseur.
1.8.3.0
L’email que vous rangez reste ouvert
Quand vous rangez un email de votre boîte sur sa copropriété, il reste ouvert à l’écran avec son rangement, tant qu’il figure dans la liste affichée, et vous enchaînez sans avoir à le rechercher dans la liste.
1.8.2.0
Un relevé de plusieurs semaines passe en compte d’attente par étapes
Sous Paramètres, Intégrations, « Connexion bancaire », un relevé qui rattrape plusieurs semaines de mouvements se verse comme le relevé du jour : ce que le logiciel ne sait pas affecter passe en compte d’attente, au 472 pour un encaissement et au 471 pour un décaissement, par petites étapes enregistrées l’une après l’autre.
Sur un fichier très chargé, une partie des mouvements peut rester dans la file : le compte rendu du versement le dit, et « Inscrire les virements reconnus » passe le reste, sans rien passer deux fois. Les mouvements déjà passés restent enregistrés.
1.8.1.0
L’agenda montre vos réunions récurrentes Outlook et toute la journée
Chaque date d’une réunion récurrente de votre agenda Outlook se lit dans l’agenda du logiciel avec le titre et le lieu de la réunion, et une réunion récurrente marquée privée dans Outlook reste privée dans le logiciel à chacune de ses dates.
La semaine et la vue « Jour » couvrent toute la journée, de minuit à minuit : faites défiler la grille pour voir la nuit et la soirée. Elle s’ouvre sur la matinée, à 8 h, à chaque changement de semaine ou de vue, et les noms des jours restent en tête pendant le défilement.
Dans la fenêtre d’un rendez-vous, la journée affichée à droite s’ouvre sur le créneau choisi, ou sur la matinée quand aucun créneau n’est choisi.
Pas encore
Quand vous renommez une réunion récurrente ou la passez en privé dans Outlook, ses dates déjà présentes dans le logiciel peuvent attendre le lendemain matin pour se mettre à jour. Il en va de même pour le titre des réunions récurrentes déjà affichées avant cette version.
1.8.0.0
La fiche d’un dossier de travaux : ses charges se lettrent et se réimputent
Dans l’onglet Travaux de la comptabilité, le bouton « Ouvrir » de chaque opération ouvre la fiche de son dossier, en trois onglets : Appels de fonds, Charges et Répartition. La liste des opérations ne se déplie plus.
La fiche s’ouvre, comme les charges courantes, sur ce que le dossier a dépensé : sa part du montant voté, ce qui reste avant de l’atteindre ou ce qui le dépasse, et la courbe du cumul mois par mois, le vote en pointillés. Sans montant voté, la ligne se pose au montant appelé.
L’onglet Charges range les dépenses par clé puis par rubrique, avec l’œil de la pièce sur chaque charge. La vue « Non lettrées » écarte les charges qui s’annulent entre elles, la vue « Lettrage » les montre toutes.
Avec le droit d’édition, une facture et l’avoir qui l’annule se lettrent ensemble, sur la même rubrique et la même clé, même tombés sur deux exercices.
« Réimputer » porte des charges sur une autre rubrique ou une autre clé du dossier, sur un autre dossier de travaux ouvert ou sur les charges courantes. Une charge d’un exercice arrêté se déplace par une opération diverse au premier jour de l’exercice ouvert, et garde l’état de paiement de sa facture.
Pas encore
La liste des charges et la courbe s’arrêtent aux lignes que la fiche affiche : sur une opération très profonde, l’écran dit combien il en montre, et les montants de l’en-tête restent exacts.
Un à-nouveau ne se réimpute pas, et un dossier clôturé ne se modifie plus. Clôturer une opération ou déclarer ses clés se fait toujours depuis votre outil précédent.
1.7.1.0
Une lecture automatique reportée le dit sur la fiche de la facture
Quand la lecture automatique d’une facture est reportée, sa fiche le dit sans annoncer de délai : la lecture reprendra d’elle-même, et rien n’empêche de saisir la facture dès maintenant.
1.7.0.0
Une commande de clés ou de badges s’annule depuis sa fiche
« Annuler la commande », sur la fiche d’une commande de badge, de clé ou de télécommande, la ferme à toute étape, avec un motif facultatif que le copropriétaire lit dans sa demande et dans le courriel qui le prévient. Une commande annulée ne se rouvre pas et ne se facture plus.
Avant de confirmer, la fenêtre dit ce que l’annulation va produire : l’avoir de la facture déjà émise, l’annulation chez le fournisseur et ce que devient le stock.
Une commande facturée se corrige par un avoir du montant de la facture, émis dans la foulée comme toute facture du cabinet ; une pré-facture sans numéro est abandonnée. S’il n’est pas émis tout de suite, la carte de la facture propose « Émettre l’avoir ».
Une commande passée au fournisseur et pas encore reçue s’annule aussi chez lui, par un courriel d’annulation dont vous relisez l’objet et le texte avant qu’il parte.
Un article reçu du fournisseur reste dans le stock de la résidence, un article préparé sur le stock y redevient disponible, et un article déjà remis n’y revient que si vous indiquez que le copropriétaire l’a rendu.
Pas encore
Un avoir partiel déjà émis depuis la facturation compte comme la correction de la facture : la commande ne propose pas d’avoir pour le reste. Vérifiez le reste dû depuis la facturation.
Un avoir laissé en brouillon par un collègue depuis la facturation ne se reprend pas depuis la commande : c’est depuis la facturation que son auteur l’émet.
1.6.1.0
Répondre au nom d’une agence : les avertissements portent sur la boîte de l’agence
Avant l’envoi d’une réponse au nom d’une agence, les avertissements portent sur les destinataires que la réponse de l’agence atteindra, et le premier clic sur « Envoyer » part dès qu’ils sont vérifiés.
Un transfert ou une copie au nom d’une agence dit où l’email se range : sur aucune fiche à l’envoi, puis depuis les envoyés de la boîte d’agence. Un fournisseur se nomme toujours avec sa copropriété.
Pas encore
La boîte d’agence garde sa liste propre : ni conversations, ni raccourcis clavier, ni nouveaux emails qui s’affichent d’eux-mêmes, ni gestes groupés.
Archiver, déplacer, marquer lu ou écrire un nouveau message au nom de l’agence se font depuis Outlook.
1.6.0.0
Vos emails, sans repasser par Outlook
Quand le logiciel écrit dans votre boîte, un email que vous ouvrez d’un clic est marqué lu dans Outlook aussi.
Le menu affiche, à côté de « Emails », le nombre d’emails non lus de votre boîte de réception, et il se met à jour pendant que vous travaillez ailleurs dans le logiciel.
Vos dossiers personnels d’Outlook se lisent sous « Autres dossiers », chaque ligne précédée du nom de son dossier.
Depuis les résultats d’une recherche, vous répondez, répondez à tous, transférez et marquez lu ou non lu un email de votre boîte, dans le même volet que dans la boîte.
Les raccourcis d’Outlook répondent : « c » écrit un nouveau message, « a » répond à tous, « f » transfère et, quand le logiciel écrit dans votre boîte, « # » ou Suppr supprime. « ? » les liste.
La fiche d’un ticket liste les emails rangés sur lui, et ceux qui sont passés par votre boîte s’ouvrent d’un clic.
Pas encore
Sous « Autres dossiers », vos dossiers se lisent ensemble, sans leur arborescence.
Le courrier indésirable ne s’affiche pas dans le logiciel.
Le menu ne compte pas encore les non lus de chaque dossier.
1.5.2.0
Une réponse à tous nomme ses destinataires avant l’envoi
Quand vous répondez à tous depuis vos emails, le logiciel nomme au-dessus du bouton « Envoyer » les adresses auxquelles la réponse partira, et prévient quand le message d’origine en compte trop pour être relu en entier.
Quand le logiciel écrit dans votre boîte Outlook, un clic sur l’adresse email d’une fiche, ou « Répondre par e-mail » depuis un pli, ouvre l’écriture de l’écran Emails, déjà adressée : le message part de votre boîte.
Un email envoyé à un fournisseur reste sur sa fiche quand celle-ci est fusionnée avec une autre.
Pendant l’envoi, « Suggérer une réponse » attend : le texte qui part est celui que vous avez relu, et « Revenir à mon texte » reste offert si l’envoi s’arrête sur un avertissement.
1.5.1.0
Une copropriété en renouvellement suit son contrat en cours
Tant qu’un projet de renouvellement n’a pas pris effet, les courriers, leurs pièces, l’en-tête des documents, l’agence des envois et les ventes reprises par l’assistant suivent le contrat en cours de la copropriété.
Les pièces d’un courrier restent ouvertes quand un projet de contrat est abandonné : elles passent au contrat en cours avec le reste du projet quand ce contrat relève de la même agence.
La préparation de l’assemblée suivante tient compte des assemblées tenues sous les contrats précédents : des comptes déjà approuvés ne sont pas proposés une seconde fois au vote, une demande déjà inscrite à l’ordre du jour le reste, et le dossier de la prochaine assemblée déjà ouvert est repris, quel que soit le contrat qui le porte, au lieu d’en ouvrir un second.
Une entrée en gestion déjà ouverte sur la copropriété est reprise, quel que soit le contrat qui la porte.
Une reprise de l’assistant sur un immeuble existant rattache au contrat qu’elle complète l’entrée en gestion ouverte avant lui : la banque de la copropriété se pose ensuite dans la même reprise.
Quand plus aucun contrat ne court, c’est le dernier contrat qui a réellement couru, sa résiliation comprise, qui représente la copropriété.
Le barème d’un projet de contrat ne s’applique qu’à défaut de contrat signé couvrant la date.
Pas encore
Les tableaux de bord et les listes du portefeuille peuvent encore montrer le projet de renouvellement à la place du contrat en cours.
Sous Paramètres, Intégrations, « Connexion bancaire », chaque virement que Marty reconnaît s’inscrit seul au compte du copropriétaire, sans validation : par la référence de l’avis, par l’ancienne référence de votre précédent logiciel, par exemple « 194-4T26-38 », par le nom du payeur, ou par son mandataire, quand un seul copropriétaire de l’immeuble correspond et qu’il doit quelque chose ou a reçu un avis récent. Un mandataire qui gère plusieurs propriétaires ne désigne que celui dont le montant est exactement ce qu’il doit.
Quand vous imputez depuis les transactions un virement en compte d’attente au compte d’un copropriétaire, Marty retient ce payeur : son prochain virement s’inscrit seul. Une imputation passée ensuite à un autre copropriétaire, ou supprimée, s’oublie.
Un rejet de prélèvement reconnu est passé seul. Tout ce que Marty ne reconnaît pas avec certitude part en compte d’attente, au 472 pour un encaissement et au 471 pour un décaissement. Ne restent dans la file que les mouvements que Marty ne peut pas écrire, faute d’exercice ouvert à leur date ou de journal de banque.
Un volet de dossier enregistré ailleurs entre-temps : Marty le dit et garde votre saisie
Sur la fiche d’un sinistre, d’une dommages-ouvrage, d’un recouvrement ou d’une procédure, si le volet a été enregistré ailleurs depuis l’ouverture de la fiche, dans un autre onglet ou par un collègue, Marty n’enregistre rien et le dit : votre saisie reste à l’écran. Notez-la, annulez la saisie pour lire ce qui a été enregistré, puis reportez ce qui manque.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
À l’enregistrement du budget, Marty refuse une restitution, ou la baisse d’un appel dont une restitution suivante dépend, qui ferait passer le fonds sous zéro sur l’un des exercices ouverts : il part de ce que le fonds portait à l’ouverture du premier exercice ouvert, ajoute ce que les budgets de ces exercices y appellent, retire ce qu’ils rendent et, pour le fonds de travaux, la part des appels de travaux prise sur lui. Le message dit combien il manquerait au fonds.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Sur une copropriété reprise d’un autre syndic, le suivi des opérations de travaux, le détail des appels d’un dossier et la liste des travaux à clore comptent les appels et les dépenses passés chez votre prédécesseur, en plus de ceux passés dans Marty : le montant appelé d’une opération est celui du dossier depuis son vote.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore cette consultation : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Sous Paramètres, Intégrations, « Connexion bancaire », un relevé qui rattrape plusieurs semaines de mouvements se verse comme le relevé du jour : ce que Marty ne sait pas affecter passe en compte d’attente, au 472 pour un encaissement et au 471 pour un décaissement, par petites étapes enregistrées l’une après l’autre.
Chaque date d’une réunion récurrente de votre agenda Outlook se lit dans l’agenda de Marty avec le titre et le lieu de la réunion, et une réunion récurrente marquée privée dans Outlook reste privée dans Marty à chacune de ses dates.
Quand vous renommez une réunion récurrente ou la passez en privé dans Outlook, ses dates déjà présentes dans Marty peuvent attendre le lendemain matin pour se mettre à jour. Il en va de même pour le titre des réunions récurrentes déjà affichées avant cette version.
Quand Marty écrit dans votre boîte, un email que vous ouvrez d’un clic est marqué lu dans Outlook aussi.
Le menu affiche, à côté de « Emails », le nombre d’emails non lus de votre boîte de réception, et il se met à jour pendant que vous travaillez ailleurs dans Marty.
Les raccourcis d’Outlook répondent : « c » écrit un nouveau message, « a » répond à tous, « f » transfère et, quand Marty écrit dans votre boîte, « # » ou Suppr supprime. « ? » les liste.
Le courrier indésirable ne s’affiche pas dans Marty.
Quand vous répondez à tous depuis vos emails, Marty nomme au-dessus du bouton « Envoyer » les adresses auxquelles la réponse partira, et prévient quand le message d’origine en compte trop pour être relu en entier.
Quand Marty écrit dans votre boîte Outlook, un clic sur l’adresse email d’une fiche, ou « Répondre par e-mail » depuis un pli, ouvre l’écriture de l’écran Emails, déjà adressée : le message part de votre boîte.