Le changement de nom à l’interphone a son tarif, son ordre de service et sa facture
« Maj interphones » a un onglet « Tarifs » : pour chaque résidence de votre portefeuille, vous dites si le changement de nom y est réalisable, à quel prix toutes taxes comprises, par quel prestataire, et s’il se commande en ligne sur l’espace des copropriétaires.
Le changement de nom ne se commande que dans une résidence inscrite dans cet onglet : inscrivez chacune de celles où vous le proposez, avec son prix, pour que vos copropriétaires le retrouvent dans leur espace. Une résidence inscrite hors ligne reste commandable par le cabinet seul.
Le copropriétaire voit le prix de sa résidence avant de commander, et peut indiquer les numéros de téléphone que l’interphone appelle. Le cabinet les saisit de même quand il commande pour lui.
Sur la fiche de la commande, l’ordre de service part au prestataire de la résidence, ou à celui que vous choisissez, avec le nom à afficher et les numéros : vous le relisez avant l’envoi. Il est facultatif, « Marquer faite » suffit si vous mettez la platine à jour vous-même.
Une fois faite, la commande se facture au copropriétaire au prix de sa résidence, depuis sa fiche, par « Facturer au copropriétaire ».
Pas encore
La liste « Demandes » de « Maj interphones » ne distingue pas encore une demande faite d’une demande qui reste à facturer : la fiche de chaque commande porte son étape.
Le changement de nom entre dans vos honoraires hors contrat sans taux de TVA ni compte : réglez-les dans Barèmes avant de facturer.
1.4.0.0
Le compte d’un copropriétaire se lit sur plusieurs exercices
Sur la fiche d’un copropriétaire, onglet Compte, « Afficher l’exercice précédent », en tête du tableau, ajoute au-dessus l’exercice qui le précède, sans changer celui du choix des dates. Recommencez pour remonter plus loin, jusqu’à « Début de l’historique de son compte ».
Seul l’exercice le plus ancien affiché s’ouvre par sa reprise de solde : le solde du compte reste le même quand vous remontez.
Sur une copropriété reprise d’un précédent syndic, la remontée s’arrête à l’exercice qui s’ouvre sur le solde repris, qui résume déjà ce passé.
Un trombone dans la colonne Pièce ouvre, dans un nouvel onglet, l’avis d’un appel de fonds une fois parti et rangé sur la ligne de ce copropriétaire.
Pas encore
Quand la remontée s’arrête au solde repris, la ligne de tête dit « Début de l’historique de son compte » alors que des exercices plus anciens peuvent exister : ouvrez-les depuis le choix des dates.
1.3.0.0
Relancer la lecture d’une pièce du dépôt, ou de toute la pile à trier
Dans le dépôt, une pièce « À trier » que le logiciel a déjà lue, qu’il n’a pas reconnue ou qu’il a laissée au tri à la main porte un lien « Relancer la lecture » : le logiciel la relit comme une pièce qui vient d’arriver.
« Relancer la lecture de la pile », à côté des piles, redonne à lire toutes les pièces à trier qu’il a déjà lues ou essayé de lire, y compris celles que la liste n’affiche pas.
Une confirmation vous le demande d’abord et rappelle que chaque lecture est facturée à votre cabinet. Une pièce que le logiciel lit en ce moment ne se relance pas.
La relance de la pile laisse de côté un fichier dont le logiciel ne sait pas lire le format, qui ne propose pas non plus de relance sur sa ligne, et une lecture interrompue trois fois, qui se relance seule depuis sa ligne. Les pièces déposées entre-temps sont lues avant les pièces relancées.
Pas encore
L’assistant ne sait pas encore relancer une lecture : le geste se fait depuis l’écran du dépôt.
Le lien de la pile n’apparaît que si l’une des pièces affichées est à relire, alors que la relance, elle, prend toute la pile.
1.2.0.0
La formule de politesse d’un courrier se modifie sur la feuille
En écrivant un courrier depuis une copropriété, la formule de politesse a sa propre zone sous le texte, préremplie de la formule habituelle : vous la modifiez sur la feuille, comme le texte.
Videz la zone, et la lettre ne porte aucune formule de politesse : la feuille vous le dit.
Si votre texte se termine déjà par sa propre formule, la lettre imprime celle de votre texte et non la zone, et la feuille vous le signale sous la zone.
La formule saisie s’imprime sur le papier, sur le PDF joint au courriel et quand le courrier accompagne un appel de fonds. Comme le texte, elle ne porte pas d’IBAN quand le courrier part par courriel.
Pas encore
Une fois la formule modifiée, la feuille ne propose pas de bouton pour revenir à la formule habituelle : retapez-la dans la zone.
1.1.0.0
Le dépôt range le compte rendu du conseil et le PV d’AG sur leur réunion
Le dépôt reconnaît le compte rendu d’une réunion du conseil syndical et le procès-verbal d’une assemblée générale. Il lit la copropriété et la date de la réunion, et range la pièce sur cette réunion, page du conseil syndical, ou sur cette assemblée, quand une seule correspond.
Sinon, la pièce reste « À trier » avec une phrase qui dit pourquoi. Si la réunion a déjà son compte rendu, ou l’assemblée son procès-verbal, rien n’est remplacé : la pièce rejoint les documents de l’immeuble.
Deux boutons, « Compte rendu du conseil » et « PV d’AG », font la même chose à la main, une fois la copropriété choisie. Un procès-verbal reçu par e-mail attend toujours votre clic.
Sur la page d’une assemblée, la case « Publié sur l’extranet des copropriétaires » : un procès-verbal ne se lit dans l’espace des copropriétaires qu’une fois coché par un collaborateur. Les procès-verbaux déjà en place sont cochés.
1.0.22.0
Un long texte reste dans sa carte
Les précisions d’un dossier, les demandes et les avis de mutation restent dans leur carte, même quand ils portent une longue référence sans espace : elle passe à la ligne là où la carte s’arrête, et la page garde la largeur de votre écran.
Quand le texte dépasse ses lignes, « Lire la suite » apparaît dans tous les cas pour le déplier en entier.
1.0.21.0
L’onboarding compte les assemblées générales, le règlement de copropriété et la facturation des honoraires
La vignette « Onboarding en cours » du tableau de bord d’une copropriété et l’écran de l’entrée en gestion comptent trois étapes de plus : « Saisir les assemblées générales », « Verser le règlement de copropriété » et, si votre cabinet a souscrit la comptabilité, « Activer la facturation automatique des honoraires ».
« Saisir les assemblées générales » se coche dès qu’une assemblée du mandat est tenue, une assemblée d’archive comprise. Une assemblée à venir ou annulée ne la coche pas.
« Verser le règlement de copropriété » se coche par un document rangé comme règlement de copropriété sur l’immeuble, ou par le règlement versé à l’entrée en gestion.
« Activer la facturation automatique des honoraires » est cochée tant que la facturation automatique est validée sur le contrat de syndic, et se décoche si vous l’arrêtez avant toute facture. Dès qu’une première facture automatique est partie, elle reste cochée.
Une copropriété créée directement dans le logiciel garde sa vignette tant que ces étapes ne sont pas faites.
Pas encore
Un document rangé sous une autre catégorie ne coche pas le règlement, même si son nom parle de règlement : rangez-le comme règlement de copropriété.
1.0.20.0
Les dossiers d’un immeuble se rangent dans l’ordre du quotidien
Les dossiers d’un immeuble s’ouvrent sur les types du quotidien, intervention, travaux et divers, puis sinistre et dommages-ouvrage, le contentieux en dernier, judiciaire puis recouvrement. Les types propres à votre cabinet suivent, et les puces du filtre par type prennent le même ordre.
1.0.19.0
Les cartes des tableaux de bord remplissent les colonnes plus également
Sur l’accueil, sur le tableau de bord d’une copropriété et sur le tableau de bord comptable, chaque carte se place dans la colonne la moins remplie, la plus à gauche à égalité : une carte courte trouve sa place dans la colonne la plus libre plutôt que sous une carte très haute. La première rangée se lit toujours de gauche à droite.
Dès que vous cliquez dans la grille ou y entrez au clavier, les cartes gardent leur colonne et ne font que monter ou descendre : cocher une tâche ne fait pas passer les cartes suivantes dans une autre colonne. Une carte qui apparaît ou disparaît ne fait pas changer les autres de colonne, et une carte qui revient reprend la sienne.
Les cartes se replacent au chargement suivant de la page, quand vous changez de portefeuille ou quand la largeur de la fenêtre change le nombre de colonnes. Quand vous rangez une carte en la faisant glisser, les cartes placées avant la place qu’elle quitte et avant celle qu’elle prend gardent leur colonne ; elle et toutes les suivantes se replacent.
1.0.18.0
Les documents d’un dossier montrent leur première page et leur nom
Sur la fiche d’un dossier, la carte « Documents » montre la première page de chaque PDF versé au dossier.
Les aperçus se remplissent dans l’ordre de la grille, de haut en bas. Un aperçu que le logiciel n’a pas pu dessiner tout de suite se redemande de lui-même quelques secondes plus tard.
Le nom de chaque document se lit sous sa tuile, sur deux lignes au plus, sans avoir à la survoler. Le survol donne toujours son nom entier et sa date.
1.0.17.0
Les factures s’ouvrent sur votre portefeuille
L’écran des factures fournisseurs s’ouvre sur « Mon portefeuille » : les factures des mandats dont vous êtes gestionnaire, comptable ou assistant, et celles qui ne sont encore rattachées à aucune copropriété, que tout le monde voit jusqu’à leur rattachement.
« Tout le cabinet » est à un clic, et ce choix vous suit quand vous changez de pile ou de page. Un lien vers les factures d’une copropriété montre toujours toute la copropriété.
Les rapprochements bancaires, leur entrée du menu comme leur écran, sont réservés aux comptables et à la direction du cabinet, administrateurs compris. Les gestes de cet écran suivent la même règle, y compris avec l’assistant.
1.0.16.0
Les courriers papier se suivent au journal d’envoi et sur les fiches
Les plis confiés à Merci Facteur figurent au journal d’envoi, au canal Courrier : ceux d’« Écrire un courrier », les avis d’appel de fonds, les décomptes de régularisation et les convocations d’assemblée. Les plis d’un appel de fonds ou d’un décompte ne s’y lisent que pour qui a accès à la comptabilité, comme le courriel du même appel. Leur statut suit l’acheminement du pli : « Envoyé », « Remis », « Retour » ou « Échec ».
Sur la fiche d’un copropriétaire, l’onglet Activités montre sous « Courriers » ce qui lui a été envoyé par la poste, avec les courriels partis par « Écrire un courrier ». Chaque envoi dit sa voie, courriel, courrier simple ou recommandé, et son statut, le même qu’au journal d’envoi.
La fiche d’un fournisseur porte désormais, sous ses informations, une section « Activités » : ce qui lui a été écrit par « Écrire un courrier » s’y lit pour toute personne qui ouvre la fiche, et ses emails s’y ajoutent pour qui a le droit « E-mails et agenda ».
Les plis déjà confiés avant cette version y figurent aussi, au statut qu’ils portent.
Pas encore
Un pli dont l’acheminement reste incertain s’affiche « En attente » tant que son sort n’est pas connu ou que vous ne l’avez pas renvoyé.
1.0.15.0
« Voir le portefeuille de » suit la liste des comptes
Sur l’accueil de la direction, le champ « Voir le portefeuille de » ne propose pas un collaborateur supprimé de la liste des comptes, même s’il ne s’était jamais connecté. Invité de nouveau, il y revient.
Une adresse gardée qui nomme un collaborateur supprimé s’ouvre sur les autres personnes qu’elle nomme, ou sur la vue d’ensemble s’il n’en reste aucune, et une phrase sous le champ vous le signale. La liste des mandats suit la même règle.
1.0.14.0
Les écrans bancaires s’ouvrent plus vite
L’onglet Banque d’une copropriété, la liste des rapprochements à traiter et l’écran des transactions s’ouvrent nettement plus vite sur un portefeuille chargé.
Les règlements que le logiciel propose en face d’un mouvement bancaire, et les raisons pour lesquelles un rapprochement reste en attente, restent les mêmes. Quand deux remises correspondent au même montant, la plus petite est proposée.
Pas encore
Sur un compte bancaire dont beaucoup d’opérations attendent encore d’être pointées, la liste des rapprochements peut rester plus longue à s’ouvrir.
1.0.13.0
« Voir l’avis » ouvre aussi l’avis des premiers envois d’appels
Sur une journée d’appels de fonds, « Voir l’avis » ouvre l’avis d’un copropriétaire parti lors des premiers envois préparés dans le logiciel tel qu’il l’a reçu, en PDF, dans un nouvel onglet.
« Voir l’avis » s’ouvre pour tout collaborateur qui a le droit de lecture ou d’écriture sur la comptabilité, sans exiger de droit sur le portefeuille.
Pas encore
Un avis dont le logiciel n’a conservé aucun exemplaire personnel ne s’ouvre pas depuis la journée : un avis parti par la poste se retrouve alors dans le PDF commun de l’édition papier, rangé dans les documents de la copropriété.
1.0.12.0
Un rendez-vous en route vers Outlook se termine avant de se modifier
Dans les cabinets où le logiciel écrit dans votre agenda Outlook, un rendez-vous dont la création dans Outlook n’est pas encore confirmée ne se modifie ni ne s’annule depuis le logiciel : l’écran vous invite à la terminer depuis son détail, en attendant quelques minutes si son envoi est encore en cours, puis à refaire votre geste.
Un envoi vers Outlook resté sans réponse une dizaine de minutes s’affiche « Outlook n’a pas confirmé : regardez votre agenda Outlook », et « Envoyer dans Outlook », dans son détail, le reprend.
Un rendez-vous dont l’envoi est repris invite son interlocuteur selon la case cochée lors du premier envoi.
Quand le logiciel ne peut plus écrire dans votre agenda Outlook, la modification se fait dans le logiciel seulement.
Si un rendez-vous ou un événement a changé dans Outlook pendant que vous le modifiiez et que le logiciel n’a pas pu relire sa nouvelle version, l’écran vous invite à fermer la modification, à la rouvrir un instant plus tard et à refaire vos changements : rien n’a été écrit entre-temps.
Pas encore
Un rendez-vous annulé dans le logiciel seulement, quand le logiciel ne peut plus écrire dans votre agenda Outlook, y reste : supprimez-le aussi dans Outlook.
1.0.11.0
Les membres d’un foyer dans l’onglet Copropriétaires
Sur l’onglet Copropriétaires d’une copropriété, la colonne « Qui agit » nomme les membres d’un foyer que vous avez composé dans le logiciel, comme ceux d’un foyer repris de votre ancien portail.
1.0.10.0
Le brouillon d’un nouveau message garde ses copies
Les copies (Cc) d’un nouveau message s’enregistrent avec son brouillon, dans le logiciel et dans votre boîte Outlook, et reviennent quand vous le reprenez.
Un envoi que vous annulez revient dans vos brouillons avec ses copies.
Un message qui est en train de partir ne s’annule pas, même depuis un autre onglet : « En attente » vous dit qu’il est trop tard.
Pas encore
Une réponse ou un transfert ne s’enregistre pas encore en brouillon, et un brouillon ne garde pas encore ses pièces jointes.
1.0.9.0
L’aperçu des pièces PDF s’affiche dans le dossier
Dans un dossier, chaque pièce PDF montre l’aperçu de sa première page.
Si l’aperçu d’une pièce vous a paru vide aujourd’hui, rouvrez le dossier : il s’affiche.
Un relevé bancaire protégé se joint en images aux documents de clôture de l’exercice.
1.0.8.0
La reprise d’une copropriété passe après les factures du cabinet
Avec l’assistant, une reprise d’antériorité passe sur un exercice qui porte déjà les factures de votre cabinet, honoraires, prestations ou avoirs, quelle que soit leur date : vous pouvez facturer un immeuble avant de le reprendre.
Quand une autre écriture arrête la reprise, un appel de fonds, une facture fournisseur ou une saisie, l’assistant vous nomme la première par sa pièce et sa date.
Sur un exercice qui porte vos factures, le contrôle du grand livre vous signale, sans rien bloquer, les écritures reprises datées du jour de votre prise de mandat ou après : une pièce que l’ancien syndic a enregistrée et que votre cabinet a facturée aussi compterait deux fois.
Annuler une reprise laisse vos factures en place.
Pas encore
Après une telle reprise, les numéros d’un journal suivent l’ordre de passage des écritures et non celui de leurs dates : vos factures gardent les premiers numéros, les écritures reprises, plus anciennes, prennent les suivants.
Seul le contrôle du grand livre signale les écritures reprises datées de votre prise de mandat ou après : le versement des soldes d’ouverture ne le fait pas.
1.0.7.0
La fiche d’un dossier se lit en deux colonnes
Le résumé « Où en est ce dossier » puis la chronologie prennent toute la largeur de la fiche. Dessous, sur un grand écran, le travail se lit à gauche et la référence à droite : les informations et les intervenants.
Les précisions du dossier ont leur propre carte, à gauche, repliées à six lignes : « Lire la suite » les déplie en entier. La carte n’apparaît pas quand le dossier n’en porte aucune.
Les tâches et l’assemblée générale se rangent côte à côte quand la colonne est assez large, l’une sous l’autre sinon.
Les tickets et les e-mails rattachés se réunissent dans une seule carte, « Tickets et e-mails rattachés », d’où « Rattacher un ticket » et « Rattacher un e-mail envoyé » en ajoutent quand vous pouvez modifier le dossier. Les documents suivent dessous.
Sur un écran étroit, tout s’empile : les informations et les intervenants d’abord, puis le travail, et la chronologie en dernier.
1.0.6.0
Le premier envoi d’appels de fonds réunit aussi les appels jamais envoyés
Le premier envoi d’appels de fonds d’une copropriété préparé dans le logiciel réunit, comme les suivants, chaque appel comptabilisé qui n’est jamais parti, par exemple un trimestre comptabilisé sans être envoyé puis le trimestre suivant. L’écran de la journée nomme les dates réunies.
Chaque appel réuni a son détail sur l’avis, provisions du budget et cotisation au fonds de travaux comprises, et compte dans le montant à régler, hors du solde antérieur. L’avis parti se range sur les écritures de chacune de ses dates.
Un appel déjà envoyé, depuis le logiciel ou en dehors, et un appel repris de votre syndic précédent restent au solde antérieur de l’avis : un appel comptabilisé n’est jamais demandé deux fois.
Pas encore
Un envoi déjà préparé garde les dates qu’il réunissait. Tant qu’aucun de ses avis n’est parti ni abandonné, enregistrez de nouveau sa préparation sur la journée de l’envoi, puis vérifiez les dates réunies que l’écran nomme.
Sur certaines copropriétés dont les premiers avis sont partis du logiciel il y a longtemps, un appel daté d’avant le dernier de ces avis reste au solde antérieur : avant de produire, vérifiez les dates réunies que l’écran de la journée nomme.
1.0.5.0
Une clé Pennylane refusée se voit dans la liste des factures
Dans la liste des factures, une facture que Pennylane bloque faute d’une clé valable s’affiche « Clé refusée », en orange, au lieu de « En attente ».
Un bandeau au-dessus de la liste le dit en une phrase et mène l’administrateur du cabinet au réglage de la clé dans Intégrations : les factures repartent d’elles-mêmes une fois la nouvelle clé réglée.
1.0.4.0
Une facture qui attend Pennylane repart d’elle-même
Quand Pennylane ne répond pas ou refuse la clé, une facture d’honoraires reste « En attente » aussi longtemps qu’il le faut et part d’elle-même au prochain passage où Pennylane répond. Elle ne passe « À régler » que si Pennylane la refuse, qu’un réglage manque ou qu’une erreur interrompt son envoi.
Les factures passées « À régler » pour la seule raison que Pennylane ne répondait pas reviennent « En attente » et repartent d’elles-mêmes au prochain passage.
1.0.3.0
La balance comptable s’ouvre plus vite
La balance d’une copropriété qui porte beaucoup d’écritures s’ouvre nettement plus vite. Les montants et les comptes affichés ne changent pas.
Pas encore
La liste des appels de fonds n’est pas concernée par cette version : son temps de chargement reste à améliorer.
1.0.2.0
L’état des dépenses se compare au budget en vigueur
Sur l’état des dépenses d’une copropriété, la dépense se compare au budget en vigueur de l’exercice, sa dernière version : en tête avec le pourcentage du budget, sur la ligne en pointillés de la courbe du cumul et sur chaque clé.
Pendant un budget modificatif pas encore voté, c’est le modificatif en préparation qui s’y lit, comme sur l’écran du budget et dans l’espace des copropriétaires.
L’état des dépenses imprimé depuis l’écran, celui d’« Éditer un document » et celui que la clôture des comptes génère se comparent au même budget.
Pas encore
Un état des dépenses déjà généré, à la clôture des comptes par exemple, garde le budget lu au moment de sa génération : générez-le de nouveau pour qu’il se compare au budget en vigueur.
1.0.1.0
Le conseil syndical s’ouvre à l’élu qui siège pour sa société ou son foyer
Un copropriétaire élu au conseil syndical pour la société dont il est le représentant légal déclaré, ou pour le foyer dont il est membre, trouve dans son espace les pages du conseil : la comptabilité que le conseil contrôle, les dossiers et les tickets de l’immeuble.
Le siège reste personnel : la société ou le foyer eux-mêmes, les autres membres du foyer et l’interlocuteur déclaré d’une société n’ouvrent pas ces pages.
Quand votre cabinet a retiré à une personne son accès à l’espace, sa fiche le dit et « Inviter par courriel » n’est plus proposé : seul un nouveau courrier d’activation, généré depuis la fiche, le rouvre.
1.0.0.0
Version 1.0 : tous les modules de votre logiciel historique répondent ici
Tous les modules de votre logiciel historique répondent ici, écran par écran. L’article « Bienvenue dans le logiciel », à la section « Où en est l’ouverture », le dit désormais.
Le dépôt propose aussi le chèque et le relevé de compteurs quand il les reconnaît, comme les autres pièces : un clic sur le bouton signalé suffit à les envoyer au bon endroit.
Pas encore
L’accueil ne propose pas encore de conversation avec l’assistant : pour les cabinets qui ont souscrit l’assistant, elle se tient dans son panneau, sans quitter votre écran.
Quelques gestes de votre logiciel historique ne sont pas repris ici. Si l’un d’eux vous manque, dites-le au support.
0.272.2.0
Une facture lue arrive préremplie, même quand une information manque
Quand le logiciel lit une facture et qu’une information ne peut pas être reprise de la pièce, un numéro, une date ou un IBAN, ce champ reste vide et tout le reste arrive prérempli : il n’y a qu’à compléter le champ à la main avant de valider.
Une date écrite en toutes lettres sur la facture, « 29 octobre 2026 », est reprise comme une date.
Un numéro de facture que le logiciel n’a pas pu reprendre de la pièce se saisit avant de valider : la validation l’attend, et la recherche des doublons le vérifie ensuite comme tout numéro.
Quand une indication qui désigne la copropriété n’a pas pu être reprise de la pièce, le logiciel ne rattache pas la facture de lui-même, même s’il a trouvé une copropriété : vous la choisissez avant de valider.
Quand le SIRET, le numéro de TVA ou l’IBAN du fournisseur n’a pas pu être repris de la pièce, le logiciel propose le fournisseur qu’il a trouvé sans le retenir : confirmez-le d’un clic sous le champ du fournisseur, ou choisissez-en un autre. Un fournisseur déjà retenu, au dépôt de la pièce par exemple, le reste : vérifiez-le avant de valider.
Pas encore
La fiche de la facture ne signale pas encore quelle information n’a pas pu être reprise : relisez les champs vides avant de valider.
0.272.1.0
Les photos d’iPhone se déposent et s’affichent partout
Le dépôt accepte les PDF et les photos de tous les formats courants : JPEG, PNG, GIF, WebP, TIFF, BMP, AVIF, et le format des photos d’iPhone.
Une photo d’iPhone s’affiche en aperçu quel que soit votre navigateur, au dépôt, dans la messagerie, et sur la fiche de la facture, du courrier ou du chèque qu’elle devient. « Télécharger » rend toujours le fichier d’origine.
Les photos d’iPhone se lisent comme les images JPEG, PNG, GIF, BMP, WebP et AVIF : le logiciel propose leur classement au tri, et lit la facture, le courrier ou le chèque qu’elles deviennent. Une image TIFF se dépose et se trie à la main.
Pas encore
La boîte des factures n’accepte pas encore les photos d’iPhone reçues en pièce jointe : enregistrez-les et déposez-les vous-même au dépôt.
Il arrive qu’une photo reste sans aperçu, une photo très lourde par exemple ; elle se télécharge toujours normalement.
0.272.0.0
Une vignette vous prévient quand une tâche lancée est terminée
Quand vous lancez le résumé d’un dossier, les intervenants ou les tâches proposés par le logiciel, un projet de résolution ou la lecture d’un compte rendu, puis partez travailler ailleurs, une vignette remonte en bas à droite de l’écran dès que c’est prêt, où que vous soyez dans le logiciel.
La vignette dit ce qui est prêt, avec l’objet du dossier ou de la demande quand il y en a un, et son lien vous ramène à l’écran du résultat. Elle prévient aussi quand la tâche n’a pas pu aboutir.
Sans clic, elle s’efface d’elle-même au bout de quelques secondes ; elle reste tant que la souris est dessus ou que vous y êtes au clavier. Le résultat reste affiché sur l’écran de la tâche.
Pas encore
La vignette ne vient que sur le navigateur où vous avez lancé la tâche, et pour une tâche terminée dans les trois heures qui suivent son lancement, le logiciel ouvert ou à votre retour. Après une déconnexion, elle ne vient plus : le résultat se lit sur l’écran de la tâche.
Elle ne laisse pas de trace dans la cloche des notifications : si vous la manquez, le résultat se retrouve sur l’écran de la tâche.
0.271.0.0
Les compteurs d’électricité et de gaz se rattachent aux contrats
Un immeuble déclare ses points de livraison parmi ses équipements : un PDL pour l’électricité, un PCE pour le gaz, chacun avec son numéro à quatorze chiffres.
La fiche d’un contrat de l’immeuble rattache un ou plusieurs points de livraison. Une facture qui cite le numéro trouve d’elle-même son immeuble, et le contrat qui est seul à couvrir ce point.
Les montées se déclarent pour chaque bâtiment de l’immeuble, et une platine d’interphone se rattache à ses montées.
Tout équipement nomme son intervenant, le fournisseur à appeler en cas de panne ou pour commander une pièce, même sans contrat d’entretien.
Une mise en concurrence reprend dans le cahier des charges les points de livraison que couvre le contrat.
Pas encore
Le rattachement d’un point de livraison à un contrat ne se fait pas encore depuis l’assistant : passez par la fiche du contrat.
0.270.6.0
Le contrôle d’équilibre de l’énergie compare les dépenses d’énergie de chaque clé
À l’étape des prix de l’énergie de la clôture, le contrôle d’équilibre met en face de ce que chaque clé de retour récupère ses seules dépenses d’énergie : l’eau pour l’eau froide et la part eau froide de l’eau chaude, le combustible pour le réchauffement et le chauffage, l’électricité pour l’électricité au kWh.
La colonne s’appelle « Dépenses d’énergie de la clé », et une phrase sous le tableau rappelle quelles dépenses sont comparées : les autres charges de la clé restent hors de l’écart.
Pas encore
La dépense comparée suit l’énergie de la part, pas celle de la facture : un réchauffement ou un chauffage payé à l’électricité montre un écart négatif, à relire avec la note de calcul.
0.270.5.0
Le relevé de compteurs date le prix de l’énergie sans nommer qui l’a retenu
Sur le relevé de compteurs envoyé aux copropriétaires, le calcul du prix de l’énergie dit à quelle date le prix a été retenu, sans nommer le collaborateur qui l’a retenu.
L’écran de clôture, réservé au cabinet, continue de dire qui a retenu chaque prix.
Pas encore
Un relevé déjà généré garde l’ancienne mention jusqu’à ce que vous le génériez à nouveau.
0.270.4.0
La liste des exercices tient chaque période sur une ligne
Sur la clôture des comptes, la saisie des index de compteurs et l’édition d’un document, la liste des exercices montre chaque période d’un seul tenant, suivie de son état : ouvert, comptes clôturés ou approuvé, et sur la clôture des comptes, clôture en cours avec sa date.
La liste s’élargit au-delà du champ quand il le faut, sans sortir de l’écran.
Pas encore
Sur un écran de téléphone, l’état d’un exercice peut encore finir par « … » ; la période, elle, reste entière.
0.270.3.0
Les factures remises en lecture se lisent plus vite
Plusieurs factures se lisent en même temps : une série de factures relancées ou versées ensemble se lit bien plus vite qu’une par une.
Quand la lecture automatique d’une facture n’aboutit pas pour une raison qui ne tient pas au document, la fiche dit qu’elle reprendra d’elle-même dans quelques heures, sans vous demander de vérifier le scan.
Si elle n’aboutit toujours pas, la fiche dit qu’elle attend un correctif de la lecture : vous pouvez saisir ses champs à la main en attendant.
Pas encore
La liste des factures affiche encore « À lire » sur une facture dont la lecture reprendra dans quelques heures : seule sa fiche le dit.
0.270.2.0
Un courrier s’écrit sur le papier à en-tête du PDF envoyé
« Écrire un courrier » et « Répondre par courrier » montrent la lettre sur le même papier à en-tête que le PDF envoyé : le logo du cabinet, et à droite, sur le filet, l’agence qui gère la copropriété avec son adresse, son téléphone et son adresse électronique.
Sous l’en-tête, la feuille porte les blocs « Copropriété », avec la référence du mandat, « Votre gestionnaire » et, quand votre cabinet en a un, « Votre espace copropriétaire » ; l’objet s’écrit sous son étiquette « Objet », et la date est précédée de la ville de l’agence.
Sous la signature, la lettre nomme le cabinet et son agence, et le pied de page reprend celui du PDF.
Une réponse à un courrier reçu sans copropriété porte les coordonnées du cabinet à la place de celles de l’agence.
En mode sombre, la feuille reste blanche, comme le papier qui sera imprimé.
Pas encore
La formule de politesse ne se modifie pas encore depuis la feuille.
0.270.1.0
Les assemblées d’une copropriété suivent ses renouvellements
La liste des assemblées d’une copropriété réunit celles de tous ses contrats de syndic successifs : les assemblées tenues, d’archive ou à venir y figurent toutes, et chacune s’ouvre depuis la liste.
Quand vous abandonnez un projet de renouvellement, ses assemblées, ses entrées en gestion et ses ventes passent au contrat en cours de la copropriété, s’il est tenu par la même agence.
Une assemblée d’archive saisie avec l’assistant, une vente reprise ou la fin du mandat d’un conseil syndical se posent sur le contrat en cours, même quand un projet de renouvellement existe déjà.
Pas encore
La liste ne dit pas encore sous quel contrat chaque assemblée s’est tenue.
0.270.0.0
Les factures reçues par email entrent seules au dépôt
Une boîte d’agence se désigne « boîte des factures » : les pièces jointes des emails qu’elle reçoit entrent d’elles-mêmes au dépôt, où le logiciel les trie et les range comme celles que vous y déposez, sans téléchargement ni second dépôt.
À la désignation, vous choisissez la date de départ, jusqu’à douze mois en arrière, et une ou plusieurs agences, ou aucune pour tout le cabinet ; le logiciel propose l’agence de chaque pièce parmi celles-ci.
Si votre cabinet cloisonne ses agences, une pièce reçue par une boîte d’agence ne se range que dans les agences de cette boîte, et seule une personne de ces agences peut l’écarter ; tant qu’elle n’est pas rangée, elle reste visible de toutes les personnes qui trient le dépôt.
Le geste est réservé aux personnes qui peuvent modifier les emails et les factures, et qui lisent elles-mêmes la boîte. Seuls les emails reçus entrent : jamais les éléments envoyés, les brouillons ni la corbeille.
Sur un email de la boîte, chaque pièce jointe dit ce qu’elle est devenue : au dépôt, déjà dans le logiciel, format non pris, trop lourde, en cours, en attente ou en échec. Une pièce en échec se relance par « Réessayer ».
Au dépôt, une pièce reçue par email dit qui l’a envoyée et quand, avec un lien vers l’email pour les personnes qui lisent la boîte. Le même fichier reçu deux fois n’y entre qu’une fois.
Un sous-dossier des éléments envoyés, des brouillons ou de la corbeille se range avec son dossier parent, et une boîte des factures n’en verse pas les pièces jointes au dépôt. Pour déplacer un message reçu, ces sous-dossiers des éléments envoyés et des brouillons ne sont pas proposés.
« Suspendre » arrête les versements sans rien retirer du dépôt, et « Reprendre » les relance depuis la date de départ. La boîte se suspend aussi d’elle-même, avec sa raison à l’écran, quand la personne qui l’a désignée ne la lit plus.
Pas encore
Une pièce jointe trop lourde pour le dépôt n’y entre pas d’elle-même : elle reste sur l’email, à déposer à la main.
Seuls les PDF et les images entrent au dépôt ; une pièce dans un autre format reste sur l’email.
Une pièce qui attend depuis plus d’un mois la vérification de l’accès de la personne qui a désigné la boîte ne repart qu’en enregistrant de nouveau le réglage de la boîte.
0.269.0.0
L’assistant tient les tâches et le conseil syndical d’un mandat
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous ajoutez une tâche sur un mandat, la modifiez, la terminez, la rouvrez ou l’écartez avec son motif.
Il désigne aussi un membre du conseil syndical, avec le copropriétaire qu’il représente, sa qualité et ses dates, et corrige un membre déjà désigné.
L’assistant agit avec vos droits et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire sur l’écran du mandat. Si la tâche ou le membre a changé entre-temps, rien n’est enregistré et il vous le dit.
Désigner au conseil une personne au titre d’une société n’en fait pas son représentant : le représentant se déclare dans la fiche du copropriétaire, et l’écran comme l’assistant vous le rappellent quand ce lien manque.
Pas encore
Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces gestes : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Supprimer une tâche se fait depuis l’onglet des tâches du mandat, pas depuis l’assistant.
0.268.3.0
Une facture scannée sur plusieurs pages se lit
Une facture déposée en PDF lourd, un scan de plusieurs pages par exemple, est lue par la lecture automatique comme un PDF léger.
Une facture que la lecture automatique ne peut pas traiter, trop lourde ou qui n’est pas un PDF, passe en « Lecture ratée » dès son premier refus, avec un motif qui dit pourquoi : elle se saisit alors à la main.
« Ouvrir un arrêté » accepte un relevé jusqu’à 4 Mo.
0.268.2.0
Vos emails arrivent pendant qu’une boîte est relue en entier
Un nouvel email apparaît en quelques minutes, même pendant que le logiciel relit en entier un dossier de votre boîte Outlook.
Un email récent supprimé définitivement dans Outlook pendant cette relecture disparaît du logiciel dans le même délai.
Pas encore
Un email plus ancien supprimé dans Outlook pendant la relecture reste affiché jusqu’à ce qu’elle se termine, ce qui peut prendre plusieurs heures sur une grande boîte.
Sur une boîte partagée entre plusieurs collaborateurs, un email supprimé ne disparaît qu’une fois que la boîte de chacun l’a constaté.
Un email mis à la corbeille dans Outlook pendant cette relecture peut réapparaître un temps dans son ancien dossier, jusqu’à la fin de la relecture.
0.268.1.0
Un email supprimé définitivement dans Outlook disparaît aussi du logiciel
Un email que vous supprimez définitivement dans Outlook, y compris en vidant les éléments supprimés, disparaît aussi de votre boîte dans le logiciel au relevé suivant.
Le logiciel ne retire un email que lorsque Microsoft confirme qu’il n’est plus dans votre boîte : en cas de doute, il reste affiché et se vérifie au relevé suivant.
0.268.0.0
Les administrateurs du cabinet définissent les profils de droits
Dans Paramètres, Utilisateurs puis Profils, un administrateur du cabinet crée un profil, règle ses droits et le supprime, sans passer par le super administrateur.
Le profil que vous portez vous-même s’affiche en consultation, sur la grille comme dans l’onglet Données bancaires : un profil porte les droits de saisir et d’approuver un IBAN, et c’est un autre administrateur du cabinet, ou le super administrateur, qui règle le vôtre.
« Nouveau profil » vous signale un code déjà pris et vous demande d’en choisir un autre.
Supprimer un profil le retire aux comptes qui le portaient : ils restent sans profil jusqu’à ce qu’on leur en affecte un autre.
0.267.10.0
Les prix de l’énergie se saisissent à la clôture
À l’étape des prix de l’énergie, vous saisissez une ligne par énergie et par périmètre : l’immeuble entier ou les clés que vous choisissez, avec le prix au m³ ou au kWh et la clé sur laquelle il revient.
L’eau chaude se saisit en deux parts, eau froide et réchauffement, chacune avec son prix et sa clé de retour ; le prix de la ligne est leur somme.
Pour chaque clé de retour, le tableau montre ce que les consommations rendent au prix saisi, les dépenses de la clé et l’écart, avant que vous n’enregistriez.
La note de calcul, en PDF ou en tableur, se joint à l’exercice et se retrouve l’année suivante, avec les prix retenus l’an passé pour repère.
Les prix déjà retenus sur un exercice ouvert restent lisibles et se reprennent dans le tableau.
Pas encore
L’assistant ne saisit pas encore ces prix à votre place : le tableau se remplit à l’écran.
0.267.9.0
L’espace copropriétaire montre les lots du foyer et de la société représentée
Un copropriétaire voit dans son espace les lots de sa fiche, ceux du foyer dont sa fiche est membre et ceux de la société dont il est le représentant légal, et il y règle et y demande pour eux comme pour ses propres lots.
L’adresse postale et l’adresse e-mail d’un foyer ne se modifient pas depuis l’espace d’un de ses membres : l’écran l’invite à vous écrire, et ses numéros de téléphone s’enregistrent toujours.
Quand le mandataire est une société, son représentant légal et les interlocuteurs déclarés sur sa fiche ouvrent chacun le même espace de mandataire ; retirer un interlocuteur de la fiche le lui ferme.
Quand votre mandat sur une copropriété a pris fin, elle quitte l’espace de ses copropriétaires, documents, compte et demandes compris : ils s’adressent au syndic désormais en charge. Leurs autres copropriétés chez vous ne changent pas.
Un copropriétaire qui ne tient plus aucun bien chez vous lit « Vous n’avez plus de bien suivi par ce cabinet », et l’invitation à vous écrire s’il pense à une erreur.
Pas encore
Une adresse e-mail portée par une fiche n’ouvre pas encore d’elle-même l’espace de son titulaire : il reçoit toujours son invitation de votre part.
0.267.8.0
Le recommandé à un tiers part par voie électronique
Un courrier en recommandé à un tiers du répertoire, un avocat ou un huissier par exemple, part par voie électronique, comme à un copropriétaire ou à un fournisseur. Il part en recommandé papier quand sa fiche de copropriétaire le demande, quand il n’a ni adresse électronique ni portable, ou quand votre cabinet envoie tous ses recommandés en papier.
Le destinataire accepte ou refuse le recommandé électronique à sa réception.
Pas encore
Pour un tiers qui n’est pas copropriétaire, le recommandé papier ne se choisit pas encore depuis sa fiche ni depuis le courrier.
0.267.7.0
Un pli confié à Merci Facteur part au pays de la fiche de son destinataire
Une mise en demeure, une convocation d’assemblée, un courrier, un avis d’appel de fonds ou un décompte de régularisation confié à Merci Facteur part au pays inscrit sur la fiche de son destinataire. Une fiche qui ne porte pas de pays part en France.
Le pays suit l’adresse imprimée sur le pli : quand un pli adressé au mandataire part à l’adresse du copropriétaire, faute d’adresse du mandataire, c’est le pays du copropriétaire qui compte.
Le pays se lit en toutes lettres ou par son code : « FR » et « France métropolitaine » partent en France, et les codes à deux ou trois lettres de la Suisse, de la Belgique, du Luxembourg, de l’Allemagne, de l’Italie, de l’Espagne, du Royaume-Uni, des États-Unis, du Portugal, des Pays-Bas et de Monaco sont reconnus.
Pas encore
Un pays écrit autrement que dans la liste de Merci Facteur, ni par un des codes ci-dessus, part tel qu’il est écrit, et Merci Facteur refuse alors le pli plutôt que de l’envoyer au mauvais endroit : l’envoi est signalé en échec, corrigez le pays sur la fiche du destinataire, puis renvoyez-le.
Le pays se lit au moment où le pli est confié à Merci Facteur : un pli déjà confié garde le sien, et ne prend celui de la fiche que s’il est renvoyé.
0.267.6.0
Les factures envoyées à Pennylane se repèrent dans la liste
Quand votre cabinet est connecté à Pennylane, la liste des factures porte une colonne « Pennylane » : une pastille verte « Dans Pennylane » sur chaque facture déjà versée, « En attente » ou « En cours » pour celles en route, « À régler » pour celles que Pennylane n’a pas acceptées.
Une facture sans rien dans cette colonne n’est jamais partie : sa fiche dit comment l’envoyer.
Pas encore
La raison d’une attente ou d’un refus ne s’affiche que sur la fiche de la facture.
La colonne n’apparaît qu’aux collaborateurs qui ont accès à la comptabilité du cabinet.
0.267.5.0
Le taux de TVA calcule les montants d’une facture
Sur la fiche d’une facture à codifier, le HT, le taux de TVA, la TVA et le TTC se lisent sur une rangée, le TTC en gras.
Un taux tapé calcule la TVA et le TTC depuis le HT, ou depuis le TTC quand le HT est vide. À l’ouverture, le taux se déduit des montants lus quand il est l’un des taux en vigueur.
« Plusieurs taux de TVA » ouvre une base HT par taux : la fiche en reporte le HT, la TVA et le TTC.
L’échéance se saisit à côté du numéro d’OS ou de devis, et la case IBAN n’apparaît que si l’IBAN n’a pas été lu sur la pièce : celui qui a été lu se montre dans sa section, plus bas.
Enregistrer ouvre la facture suivante de la pile, comme Comptabiliser ; au bout de la pile, la fiche reste ouverte.
Pas encore
Le taux et la ventilation à plusieurs taux ne sont pas conservés avec la facture : à sa réouverture, seuls les montants restent, et le taux se déduit de nouveau quand ils portent l’un des taux en vigueur.
0.267.4.0
Une facture sans consommation est lue comme les autres
Une facture qui ne porte aucune consommation, un contrat d’entretien ou une prestation par exemple, est lue automatiquement comme les autres : ses champs arrivent préremplis sur la fiche.
Pas encore
Une facture déjà marquée « Vérifiez le scan » n’est pas relue d’elle-même : relancez sa lecture depuis sa fiche.
0.267.3.0
Les courriers confiés à Merci Facteur partent à l’adresse de chaque fiche
Un courrier confié à Merci Facteur, depuis « Écrire un courrier », les appels de fonds ou les décomptes, part à l’adresse de la fiche de son destinataire telle qu’elle est saisie.
Pas encore
Un pays étranger s’écrit en toutes lettres et en français sur la fiche, « Belgique » ou « Suisse » par exemple : un code à deux lettres ou une autre orthographe fait refuser le pli.
0.267.2.0
Un scan lourd part au dépôt en plusieurs parties
Au dépôt, un scan lourd part en plusieurs parties, jusqu’à 32 Mo par fichier : sa ligne dit où il en est, « 3 sur 9 parties » par exemple, puis l’assemblage, avant de le dire déposé.
Un fichier trop lourd ou d’un type que le dépôt ne prend pas est signalé dès que vous lâchez la sélection, et les autres fichiers partent sans l’attendre.
Une ligne « à vérifier » dit que l’envoi n’a pas été confirmé : le fichier a pu entrer, regardez la pile avant de le déposer à nouveau. Le compte en tête du versement les distingue des fichiers en échec.
0.267.1.0
Un relevé bancaire de plusieurs pages a le temps d’être lu jusqu’au bout
Un relevé bancaire déposé en PDF de nombreuses pages a désormais le temps d’être lu jusqu’au bout, même quand sa lecture prend plusieurs minutes.
0.267.0.0
Les réponses du support s’affichent dans votre demande
Quand le support répond à une demande, sa réponse vous est envoyée par e-mail, à l’adresse jointe à la demande, et l’e-mail vous dit où la relire.
Ouverte depuis « Mes demandes au support », dans le menu de votre compte, la demande montre sous « Réponses du support » chaque réponse avec sa date et son heure. Tant que le support n’a pas répondu, la section l’indique.
Un administrateur du cabinet lit aussi les réponses du support à un collègue, depuis la demande de ce collègue sous « Demandes au support du cabinet ».
Pour compléter votre demande, répondez à l’e-mail du support : votre message lui parvient.
Pas encore
Votre réponse à l’e-mail du support n’apparaît pas dans la demande : la demande ne montre que les réponses du support.
Une réponse du support ne change pas l’état de la demande : c’est le support qui la passe en cours ou résolue.
0.266.11.0
Une facture envoyée du dépôt se complète d’elle-même
Une facture envoyée vers Factures depuis le dépôt arrive remplie de ce que le dépôt a lu, l’émetteur, la date et le montant TTC, puis le logiciel la lit en entier et complète le reste : numéro, HT, TVA, copropriété, contrat, IBAN, échéance et imputation.
Ce que le dépôt a posé, et ce que vous avez saisi entre-temps, reste tel quel : la lecture complète ne remplit que ce qui manque.
Si la lecture complète voit un avoir là où le dépôt a posé une facture, ou l’inverse, la fiche le signale sur le choix « Facture » ou « Avoir » et garde le sens posé jusqu’à ce que vous en choisissiez un.
Pas encore
La lecture complète ne part que là où la lecture automatique des pièces est en service ; ailleurs, la fiche garde ce que le dépôt a lu et le reste se saisit à la main.
Quand la lecture complète trouve un autre montant, une autre date ou un autre fournisseur que le dépôt, la fiche garde ceux du dépôt sans encore le signaler : vérifiez-les avant de comptabiliser.
0.266.10.0
Un message du site qui n’a pas pu partir s’annonce dans la cloche
Quand un message laissé sur le formulaire de contact de votre site n’a pas pu partir par courriel, chaque administrateur du cabinet reçoit un avis « Message du site non transmis » dans la cloche, une seule fois par message.
Le message d’un visiteur qui n’a pas laissé d’adresse électronique, ou l’a mal saisie, vous parvient par courriel sans adresse de réponse : tout ce qu’il a saisi figure dans le corps du message.
Pas encore
Le courriel a parfois été reçu malgré l’avis : vérifiez la boîte du formulaire avant de répondre au visiteur.
L’avis n’est pas encore proposé sur tous les sites : votre interlocuteur habituel vous dit s’il l’est sur le vôtre.
0.266.9.0
Les avis papier s’impriment au solde du jour
« Éditer les envois papier », sur la journée d’un appel de fonds, relit les soldes au moment de l’édition : un avis dont le solde a changé depuis la fabrication, par un règlement saisi entre-temps par exemple, s’imprime au solde relu, et l’avis de la fabrication reste archivé.
Le message de l’édition nomme les avis imprimés au solde relu, et ceux qui s’impriment tels qu’ils ont été produits parce qu’un exemplaire, leur courriel le plus souvent, est déjà parti ou en file d’envoi : un copropriétaire ne lit pas deux soldes pour le même avis.
Le panneau d’envoi prévient, avant l’édition, que les soldes y sont relus.
Pas encore
Les avis papier confiés à Merci Facteur par « Envoyer » partent au solde de leur fabrication : parmi les envois papier, seule l’édition à imprimer relit les soldes.
0.266.8.0
Facturer depuis n’importe quel écran, pour tout collaborateur
Tout collaborateur d’un cabinet qui a la comptabilité facture depuis n’importe quel écran, qu’il tienne ou non la comptabilité de ses copropriétés : le bouton « Facturer » du bandeau, Ctrl+Maj+F (Cmd+Maj+F sur Mac) et la commande « Facturer une prestation » de la recherche lui sont proposés.
Pas encore
Un collaborateur qui n’a que les droits des ressources humaines, ou à qui aucun droit n’a encore été ouvert, ne voit ni le bouton ni l’écran de la facturation.
0.266.7.0
Le bon de retrait nomme la personne qui vient chercher la commande
Sur la fiche d’une commande de clés ou de badges, « Imprimer le bon de retrait » vous demande à qui la commande est remise : au copropriétaire, ou à une autre personne, un locataire ou un proche par exemple, dont vous tapez le nom et prénom et, si vous le souhaitez, la qualité.
Le bon imprimé nomme alors cette personne sur une ligne « Remis à », dit qu’elle reçoit l’article pour le compte du copropriétaire, et lui réserve le cadre de signature.
Pas encore
Le nom de la personne qui retire n’est pas enregistré dans le logiciel : il ne figure que sur le bon imprimé.
0.266.6.0
L’index d’entrée se corrige dans la grille des compteurs
Sur l’écran des index de compteurs, l’index d’entrée se corrige directement sur sa ligne, comme l’index de sortie, et la consommation se recalcule pendant que vous tapez.
Chaque ligne de la grille garde la même hauteur, qu’elle porte une anomalie à trancher ou non : le motif tient sur une ligne, son détail se lit au survol.
Les relevés dont l’immeuble n’a pas été reconnu se regroupent sous une ligne repliée, après ceux de la copropriété, et les corrections de compteurs du mois se résument en une ligne à déplier.
0.266.5.0
La grille des index s’ouvre en entier, les alertes de consommation suivent l’historique du lot
La grille des index s’ouvre avec tous les compteurs de l’énergie choisie sur une seule page : vous la saisissez d’un bout à l’autre sans changer de page.
« Consommation basse » et « consommation haute » comparent un lot à sa propre consommation sur ses derniers exercices, jusqu’à trois, et leur libellé le dit. Un lot qui n’a pas encore d’exercice passé, dans un immeuble que vous venez de reprendre par exemple, ne lève pas ces deux alertes ; un index manquant, en recul ou une consommation nulle lui restent signalés comme à tous.
Une estimation déjà retenue sur un tel lot pour une consommation basse ou haute, sur un exercice encore ouvert, revient à revoir sans être retirée, et l’écran des anomalies des compteurs montre la décision qu’elle porte.
Sur cette estimation, « Garder l’index relevé » remet d’abord l’index relevé à sa place pour un second regard, et le garde au clic suivant ; « Revenir sur la décision » remet aussi l’index relevé. Sans index relevé à remettre, l’écran vous le dit et l’estimation reste en place.
Pas encore
Au-delà de deux cent cinquante compteurs d’une même énergie, la grille se parcourt encore page par page.
0.266.4.0
Les factures adressées à un copropriétaire partent aussi dans Pennylane
Une facture d’honoraires adressée à un copropriétaire, une mise en demeure ou des frais postaux refacturés par exemple, part d’elle-même dans Pennylane à la finalisation, sous le client de sa copropriété, comme une facture au syndicat.
Sa fiche dit où en est l’envoi, porte sa pastille Pennylane et offre « Envoyer à Pennylane » quand elle n’est pas encore partie.
Quand la clé Pennylane réglée dans Intégrations n’a pas le droit d’envoyer des factures, la fiche de la facture le dit en clair et nomme ce que la clé doit pouvoir écrire : les factures clients, les clients et les pièces jointes.
Pas encore
Une facture adressée à un copropriétaire émise avant cette version ne part pas d’elle-même : elle part par « Envoyer à Pennylane », depuis sa fiche.
0.266.3.0
La signature se pose comme un tampon, et le courrier ne porte qu’une formule de politesse
Sur un courrier aux copropriétaires, la photo de votre signature se pose sur votre nom, votre fonction et votre agence, comme un tampon apposé à la main. Le fond blanc de la photo ne s’imprime pas et le texte reste lisible dessous.
Si votre texte finit par sa propre formule de politesse, « Veuillez agréer… », « Cordialement » ou « Bien à vous » par exemple, c’est la vôtre qui reste : le logiciel n’en ajoute pas une seconde. Elle passe à la page suivante avec la signature plutôt que d’en être séparée.
Le logo du cabinet garde ses proportions dans les courriels, ceux des courriers comme ceux de connexion, Outlook compris.
Pas encore
Un mot de politesse au milieu d’une phrase, « nous comprenons vos sentiments », ne compte pas comme une formule : le logiciel ajoute alors la sienne.
0.266.2.0
Les contrats successifs d’un mandat se parcourent en tête de sa fiche
Sur « Le contrat de syndic » d’un mandat renouvelé, une barre en tête de la fiche remplace la liste du bas de page : une flèche vers le contrat précédent, une vers le suivant, et une pastille par contrat, à l’année de sa prise d’effet.
Le statut du contrat affiché se lit à côté des pastilles, et sa pastille se distingue par un filet plus marqué et un fond. Un contrat en projet ou approuvé prend la couleur de sa pastille de statut, pour qu’un renouvellement en préparation se voie sans l’ouvrir.
Survolez une pastille pour lire la période complète du contrat et son statut. Un mandat qui n’a qu’un contrat n’affiche pas la barre.
Pas encore
Les touches gauche et droite du clavier ne tournent pas les contrats : passez par les flèches ou les pastilles de la barre.
0.266.1.0
La balance reste en place quand vous changez de compte
Dans la balance comptable, ouvrir un autre compte depuis la liste de gauche laisse la liste où elle est : le compte choisi reste sous vos yeux.
Le détail du compte ouvert défile seul, dans sa propre colonne, et s’affiche depuis le début à chaque compte ouvert.
0.266.0.0
Les articles du stock de clés se nomment, le courrier part aussi aux fournisseurs
Dans « Stocks et tarifs », chaque résidence propose autant d’articles qu’il lui en faut, chacun sous le nom que vous lui donnez, « Badge Vigik » ou « Clé de cave » par exemple, plusieurs du même type s’il le faut. Chaque article porte son prix ou « Sur devis », son stock, son seuil d’alerte, s’il est en ligne sur l’espace des copropriétaires, et son prestataire.
La demande de prix et le bon de commande d’un article partent par défaut à son prestataire, que vous pouvez changer pour une commande. La commande nomme son article, depuis l’espace du copropriétaire jusqu’à la remise et à la facture.
Une commande déposée par un copropriétaire se suit depuis l’écran des commandes et sa fiche, où le prix se demande et se transmet : elle n’entre plus dans la file des demandes de qui voit cet écran. Sa demande garde les échanges avec le copropriétaire et mène à la commande.
Dans « Assurances & sinistres », la liste des contrats se trie par colonne, se cherche et se filtre par contrats actuels ou anciens, par assureur et par date de dénonciation. La date avant laquelle dénoncer passe en orange dans les trente jours qui la précèdent, en rouge une fois dépassée.
Sur la fiche d’un contrat d’assurance, « Demander un relevé de sinistralité » prépare la demande à l’intermédiaire ou à la compagnie, par ticket, par e-mail depuis votre boîte dans le module E-mails, ou par courrier papier, et la note à l’historique du contrat.
Le gestionnaire sinistre écrit lui-même la demande de relevé par courrier papier à l’assureur de ses contrats, la valide et l’envoie, sans avoir le droit de modifier la copropriété.
Chaque contrat a sa carte « Historique » : ce qui lui a été rattaché ou détaché, sa comptabilisation automatique, les sinistres déclarés et les relevés demandés, avec qui et quand.
« Écrire un courrier », dans le menu Actions d’une copropriété, écrit aux copropriétaires, à un fournisseur ou à un tiers. Le courrier à un fournisseur ou à un tiers part par la poste, à l’adresse de sa fiche.
Le courrier s’écrit sur la feuille à en-tête du cabinet, telle qu’elle sera imprimée, et se met en forme comme dans un traitement de texte : taille en points, gras, italique, souligné, couleur, puces.
Dans la liste des copropriétés, un anneau signale celles dont l’entrée en gestion reste à finir et ouvre leur entrée en gestion d’un clic.
La vignette « Onboarding en cours » du tableau de bord suit toute copropriété dont la reprise n’est pas finie, et nomme la prochaine étape. Ses étapes comptent les contrats et le conseil syndical, et seuls les exercices commencés avant l’arrivée dans le logiciel restent à reprendre.
Le texte de départ de la relance simple, dans les réglages du cabinet, ne parle plus de recommandé et laisse quinze jours pour régler. Un texte que vous avez déjà réécrit ne change pas.
Pas encore
La relance simple ne part pas encore depuis l’onglet Relances : seules les deux mises en demeure s’y envoient.
Le courrier à un fournisseur ou à un tiers ne se joint pas à un appel de fonds, et ne part pas par courriel.
0.265.0.0
Le courrier part par Merci Facteur, les contrats d’assurance se tiennent dans le logiciel
Une fois votre compte Merci Facteur connecté et testé dans Paramètres, Intégrations, les courriers aux copropriétaires, les appels de fonds et les décomptes de régularisation partent d’un seul bouton « Envoyer » : Merci Facteur imprime, met sous pli et poste le papier, et les courriels partent en même temps.
Un courrier aux copropriétaires peut partir en recommandé avec accusé de réception, par voie électronique pour ceux qui peuvent le recevoir, en papier pour les autres. Le suivi de chaque pli, la preuve de dépôt et l’accusé de réception se lisent sur la fiche du courrier.
Les réglages du courrier postal se posent sous la connexion : l’envoi par défaut, le recommandé électronique ou papier, l’avis de réception, et un expéditeur propre à chaque agence.
« Qui paie les frais postaux » dit, type de courrier par type de courrier, à qui le logiciel refacture l’envoi ; chaque mois clos, la refacturation se fait d’elle-même. Ce réglage s’ouvre aux cabinets qui ont les barèmes.
Un pli que Merci Facteur n’a pas pu poster rend son appel, son décompte ou son courrier de nouveau envoyable, et chaque envoi en échec dit son motif quand il est connu.
Un décompte de régularisation revenu se refait et repart seul, à l’adresse corrigée, sans toucher les autres ni les prélèvements ; un décompte renvoyé par vos soins se déclare « renvoyé à la main ».
La fenêtre des mises en demeure dit pour chaque copropriétaire s’il partira en recommandé électronique ou en papier, et les textes des relances acceptent deux champs de plus, {lots} et {syndic}.
Un contrat du domaine des assurances porte ses garanties sur sa fiche : type, compagnie, intermédiaire, valeur de reconstruction, capital assuré, franchise. Le gestionnaire sinistre les tient, demande le relevé de sinistralité à l’assureur et, depuis un dossier sinistre, déclare le sinistre par courriel.
Un contrat se coche « À dénoncer à la prochaine échéance » : seuls les contrats cochés remontent dans les contrats à dénoncer, et les autres s’affichent « à échéance » dans le mois qui précède leur date limite.
Les factures d’honoraires adressées au syndicat partent d’elles-mêmes dans Pennylane à la finalisation, avec leur numéro et leur PDF, et leur fiche dit où en est l’envoi. L’affranchissement se comptabilise dans Pennylane en compte de tiers.
Depuis un courrier reçu, « Créer un dossier » ouvre le dossier d’un sinistre ou d’une affaire et y verse le pli d’un geste.
Pour une commande de clés sur devis, « Demander le prix » envoie au fournisseur un lien où déposer son devis, qui remplit le prix à transmettre au copropriétaire.
Les statistiques des ventes, des factures, des dossiers et du courrier dessinent leur flux en colonnes côte à côte, avec le total de la période dit en clair et les valeurs à déplier.
Pas encore
La relance simple ne part pas encore depuis l’onglet Relances : seules les deux mises en demeure s’y envoient.
Les procès-verbaux d’assemblée ne se confient pas encore à Merci Facteur depuis leur écran.
Les factures adressées à un copropriétaire ne partent pas dans Pennylane, et une facture émise avant le branchement ne part qu’à la main, depuis sa fiche.
Sans connexion Merci Facteur testée, rien ne change : les envois papier s’impriment et se marquent postés comme avant.
0.264.0.0
Archiver, déplacer et catégoriser vos emails depuis le logiciel
Depuis un email ouvert ou une sélection de conversations, « Archiver », « Supprimer » et « Déplacer » rangent vos emails dans votre boîte Outlook ; « Supprimer » les place dans les éléments supprimés, d’où ils se ramènent.
La touche « e » archive la conversation choisie ou la sélection.
« Annuler », sous l’annonce d’un rangement, ramène les emails dans le dossier qu’ils ont quitté.
Les catégories Outlook de vos emails s’affichent en petites étiquettes de couleur sur leurs lignes, à côté de la copropriété, se posent ou se retirent depuis le logiciel, et un champ filtre la liste par catégorie.
Pas encore
Ces gestes ne s’offrent que dans les cabinets où le logiciel écrit dans votre boîte Outlook, ce qui n’est encore le cas d’aucun cabinet en service.
« Annuler » ne vaut que pour le dernier rangement, depuis la boîte de réception, les archives ou les éléments supprimés.
Dans une boîte déjà reliée au logiciel, les catégories posées depuis Outlook peuvent ne pas s’afficher encore sur toutes ses lignes.
Les catégories ne s’affichent ni dans les boîtes d’agence, ni dans les résultats d’une recherche.
0.263.1.0
Plusieurs documents se déposent d’un coup par l’assistant
L’assistant connecté à votre cabinet dépose plusieurs documents d’un coup, jusqu’à vingt : relevés bancaires, pièces jointes aux écritures, factures, documents de l’immeuble, documents d’une reprise ou procès-verbaux d’assemblées passées.
Une seule validation suffit pour toute la série. Elle vous montre, fichier par fichier, où chacun ira : l’écriture qu’il rejoint, sa catégorie, ou la date et le type de l’assemblée. Le même fichier envoyé deux fois au même endroit est refusé avant le dépôt.
Chaque lien de dépôt ne sert qu’une fois : si l’envoi est relancé, l’assistant vous dit que le document est déjà déposé ou en cours d’envoi, sans en déposer un second.
Pas encore
Une série ne réunit qu’un seul type de document, et vingt fichiers au plus : au-delà, ou pour des documents de types différents, l’assistant fait plusieurs séries.
0.263.0.0
Les fournisseurs favoris du cabinet
La direction du cabinet marque d’une étoile les fournisseurs qu’elle recommande, d’un clic en tête de leur fiche, et la retire de la même façon.
L’étoile est celle du cabinet : tous les collaborateurs qui consultent les fournisseurs la voient, à côté du nom dans la liste et sur chaque onglet de la fiche.
La pastille « Favoris » ne garde que les fournisseurs favoris. Elle se cumule avec les filtres de complétude et de métier, reste dans l’adresse de la page, et les flèches d’une fiche à l’autre la suivent.
Quand deux fiches sont fusionnées, l’étoile de la fiche en double passe à la fiche conservée. Une fiche archivée ne reçoit plus d’étoile, mais celle qu’elle portait se retire toujours.
Pas encore
L’écran de fusion ne signale pas encore l’étoile parmi ce qui suit la fiche conservée.
0.262.2.0
Les emails se relisent d’un clic
« Rafraîchir », sous la recherche de l’écran Emails, à droite des filtres, relit la liste sans attendre. Dans la vue par conversation, la première page se relit aussi.
Une réponse en cours d’écriture ne s’efface pas : la liste attend que vous l’ayez fermée pour se relire entièrement, et l’écran dit si elle a été relue ou si elle attend.
Le bouton « Raccourcis » laisse sa place : la touche « ? » affiche toujours la liste des raccourcis.
Pas encore
« Rafraîchir » relit ce que le logiciel a reçu de votre boîte : un email qu’Outlook n’a pas encore transmis arrive de lui-même, un peu plus tard.
0.262.1.0
Les gestes de la reprise se valident aussi depuis le panneau de l’assistant
Depuis le panneau de l’assistant dans le logiciel, comme depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez verser un grand livre déposé, voter le budget d’un exercice repris avec son échéancier, déclarer des appels partis hors du logiciel ou les ramener au calendrier, annuler les écritures reprises sans lot et abandonner un dépôt de grand livre.
Comme le retrait d’un à-nouveau, chacun de ces gestes demande deux validations : la première vous montre ce qui sera écrit, la seconde l’écrit. Si la reprise a changé entre les deux, par exemple un dépôt complété ou un budget en projet modifié par un collègue, le geste est refusé et rien n’est écrit : redemandez-le pour une nouvelle validation.
La carte de validation nomme l’exercice par ses dates, « du 01/01/2025 au 31/12/2025 » par exemple, et par la référence de son mandat. Montants et dates s’y lisent à la française, et un montant ou une date manquants y sont signalés comme non communiqués.
Pas encore
Un budget dont toutes les lignes, le total et l’échéancier ne tiennent pas sur la carte de validation ne se vote pas depuis le panneau de l’assistant dans le logiciel.
0.262.0.0
Les avis d’appel de fonds s’envoient depuis un seul panneau
La journée d’appels se lit de haut en bas, dans le panneau « Éditer et envoyer les avis » : le mot sur l’avis, la lettre jointe, la liste des avis, puis les étapes numérotées, les envois papier d’abord, les courriels ensuite.
La liste des avis dit pour chacun à qui il va, par la poste ou par courriel, s’il est parti et son montant. « Voir l’avis » l’ouvre en PDF dans un nouvel onglet.
« Générer les courriers » enregistre en même temps le mot que vous venez de modifier : un seul clic suffit.
La lettre jointe se dépose en PDF sur la journée, puis se consulte ou se retire au même endroit.
Avant l’envoi des courriels, la validation montre les destinataires, l’expéditeur, l’objet, les pièces jointes et le courriel du premier destinataire ; celui d’un mandataire et la liste complète des destinataires se déplient.
Une fois tous les avis partis, la journée se termine d’elle-même pendant que l’écran est ouvert : elle passe à « envoyée » et chaque avis se range sur le compte de son copropriétaire, sans bouton à cliquer. Si cela n’aboutit pas, l’écran le dit et propose « Réessayer ».
Une journée dont les avis sont produits ne montre plus que son envoi.
Pas encore
La lettre jointe ne se choisit plus parmi les documents de la copropriété : déposez-la depuis votre poste.
Une journée quittée avant la fin des envois se termine à sa prochaine ouverture par un collaborateur qui a le droit d’édition.
0.261.3.0
L’avis d’un appel de travaux annonce son exigibilité
Un avis qui n’appelle que des travaux dit « Votre appel de fonds pour travaux, exigible le 1er novembre 2026, s’élève à 612,54 € », sous l’en-tête « Travaux exigibles le 1er novembre 2026 », à l’écran, à l’impression et dans le PDF.
Quand le compte du copropriétaire porte des appels de travaux à plusieurs dates, la lettre dit « chaque appel exigible à sa date » et l’en-tête rappelle la période des travaux.
Un avis de charges, ou qui mêle charges et travaux, garde sa lettre d’appel de fonds provisionnel pour la période appelée, et un remboursement de travaux garde la sienne. Le détail de la deuxième page parle toujours de provisions : ce sont des provisions pour travaux.
0.261.2.0
La fiche d’un utilisateur s’ouvre sous vos yeux
Dans Paramètres, Utilisateurs, « Modifier » sur une ligne amène l’écran jusqu’à la fiche du compte, ouverte au-dessus de la liste. Si son haut est déjà visible, l’écran ne bouge pas.
En fermant la fiche, vous retrouvez la ligne d’où vous l’aviez ouverte, ou la liste si cette ligne n’est plus affichée.
Au clavier et avec un lecteur d’écran, le bouton dit quel compte il modifie et si sa fiche est ouverte, et la fiche s’annonce sous son titre.
0.261.1.0
Le grand livre se reprend en un seul envoi par l’assistant
L’assistant connecté à votre cabinet reprend un grand livre en un seul envoi, jusqu’à quinze mille écritures : après votre validation, le logiciel contrôle tout le fichier puis le verse dans la reprise de l’exercice, en quelques minutes au lieu d’un long échange.
Si l’envoi s’interrompt, l’assistant sait ce qui a été repris et vous propose de compléter à partir de là, sans tout recommencer.
Pas encore
Depuis le panneau de l’assistant dans le logiciel, le grand livre se reprend encore par parties.
Un grand livre de plus de quinze mille écritures se reprend encore en plusieurs envois.
0.261.0.0
Savoir qui vous écrit, et un avertissement avant d’envoyer
Dans un email ouvert, le nom de l’expéditeur, de chaque destinataire et de chaque copie ouvre sa fiche : le copropriétaire et ses lots, le fournisseur, ou un collègue du cabinet, avec vos derniers échanges.
Avant d’envoyer depuis votre boîte, le logiciel vous prévient d’une pièce jointe annoncée mais absente, d’un destinataire hors du cabinet, d’une réponse que le message demande d’adresser hors du cabinet, à un autre domaine que celui de son expéditeur, d’une réponse automatique d’absence ou d’une adresse inhabituelle. Si un avertissement paraît au moment du clic, ou si les destinataires n’ont pas pu être vérifiés à temps, cliquez de nouveau sur Envoyer pour envoyer tel quel.
Pas encore
L’envoi d’un email depuis votre boîte Outlook s’ouvre cabinet par cabinet : tant qu’il n’est pas ouvert pour le vôtre, les avertissements avant envoi n’apparaissent pas, et la fiche du correspondant se lit déjà.
La création d’une fiche depuis un email reprend le nom, l’adresse est à recopier.
La fiche ne montre que les échanges récents de votre boîte.
0.260.0.0
Les boîtes d’agence se lisent et se rangent dans le logiciel
Une boîte partagée de Microsoft 365, comme l’accueil ou le syndic de l’agence, s’ajoute depuis « Boîtes d’agence », sur l’écran de votre boîte : ses emails des douze derniers mois arrivent dans le logiciel, puis se relèvent toutes les cinq minutes environ.
Seules les personnes à qui Microsoft ouvre déjà la boîte la voient dans le logiciel, chacune avec sa propre connexion et dossier par dossier : un dossier que Microsoft ne vous ouvre pas ne s’affiche pas pour vous, et un email déplacé dans un tel dossier quitte votre écran. Quand Microsoft retire l’accès à quelqu’un, la boîte quitte son écran au plus tard un jour après.
Un email d’une boîte d’agence se range comme un email de votre boîte : à une copropriété, un copropriétaire, un fournisseur, un dossier ou un ticket de votre périmètre.
Pas encore
Répondre depuis le logiciel au nom de l’agence n’est pas encore ouvert sur votre cabinet : répondez depuis Outlook en attendant.
Les nouveaux emails d’une boîte d’agence ne s’affichent pas d’eux-mêmes : rouvrez la boîte pour voir les derniers relevés.
Les dossiers que vous avez créés vous-même dans Outlook ne s’affichent pas encore dans une boîte d’agence : seuls la réception, les envoyés, les archives, les brouillons et la corbeille y figurent.
0.259.3.0
Les appels d’un dossier de travaux, et la régularisation à la clôture, en un coup d’œil
Sur les appels d’un dossier de travaux, « Appels comptabilisés » liste tout ce qui a été appelé sur l’opération, y compris l’antériorité reprise du syndic précédent, les appels repris et les financements par le fonds de travaux. Chaque ligne montre sa ventilation par clé et ouvre son écriture.
Sous cette liste, le total appelé, la part financée par le fonds de travaux et ce qui reste à la charge des copropriétaires.
À la septième marche de la clôture, la régularisation comptabilisée dit combien de copropriétaires elle touche et son solde net, et les décomptes générés combien partent par courriel et combien par la poste.
0.259.2.0
Un lot ne se rattache qu’à une seule vente en cours
Sur la fiche d’une vente, un lot déjà engagé dans une autre vente en cours ne se coche pas : la mention « Déjà dans une vente en cours » et le lien « voir cette vente » vous mènent à la vente qui le retient.
L’enregistrement refuse ce lot même quand l’autre vente ne vous est pas ouverte, et vous demande de la terminer ou de l’annuler avant de le rattacher ici.
Une contre-passation reste possible sur un lot engagé ailleurs : elle ne déplace aucun fonds.
Une vente créée depuis une demande ne reprend pas un lot déjà engagé dans une autre vente en cours : sa fiche vous montre les lots rattachés.
Pas encore
Deux ventes en cours qui portent déjà le même lot ne se départagent pas d’elles-mêmes : la fiche de chacune annonce « Figure aussi dans une autre vente en cours », et c’est à vous d’annuler celle qui est de trop.
0.259.1.0
Les assistants disent ce qu’ils ont trouvé
Sur la fiche d’un dossier, sous les intervenants proposés, une phrase dit combien de personnes déjà inscrites au dossier ne sont pas reproposées, et combien de mentions en double ont été réunies.
Le bouton qui ouvre l’ajout d’un intervenant proposé s’appelle désormais « Chercher au répertoire ».
Les suites d’une rencontre disent ce que la lecture du compte rendu a relevé : tant de tâches, et tant de points pour la prochaine assemblée, y compris quand elle n’en a relevé aucun.
Tant qu’une demande faite à l’assistant attend son tour, l’écran le dit simplement : elle reste posée même si vous quittez l’écran.
Les points de vigilance d’une facture fournisseur et plusieurs lignes de son historique, sa relecture, son renvoi, son retrait du paiement, s’écrivent avec leurs accents.
Pas encore
Quelques lignes de l’historique d’une facture, à son dépôt, à sa comptabilisation, à sa mise au paiement et à l’annulation de son écriture, s’écrivent encore sans accents, comme l’avis qui vous signale une facture renvoyée à codifier.
0.259.0.0
Un email reçu d’un fournisseur se range sur sa fiche
Dans le volet « Ranger » d’un email de votre boîte, une fois la copropriété choisie, le champ « Fournisseur (facultatif) » propose les fournisseurs qui interviennent sur elle : un contrat, une facture, une écriture comptable, un dossier, un ticket, une réponse à un appel d’offres, ou un nouvel email que vous leur avez déjà écrit pour elle depuis le logiciel, une réponse ou un transfert ne suffisant pas.
Quand l’adresse de l’expéditeur est celle d’un de ces fournisseurs, ou d’un contact enregistré sur sa fiche, il vient en tête de la liste, marqué « Adresse connue de ce fournisseur », sans être choisi à votre place.
L’email rangé rejoint le fil « Emails » de la fiche du fournisseur, à côté de ceux que vous lui avez envoyés, et celui de la copropriété. Le message ouvert nomme le fournisseur sous « Rattachement », avec un lien vers sa fiche.
« Sans fournisseur » retire l’email de la fiche du fournisseur, qu’il en ait été le destinataire principal ou en copie.
Pas encore
Un email que vous avez envoyé reste chez le fournisseur à qui vous l’avez écrit, s’il en était le premier destinataire choisi : vous pouvez l’en retirer puis l’y remettre, sur la copropriété de son envoi et tant que sa fiche est encore active, mais pas le ranger chez un autre.
Un fournisseur sans lien avec la copropriété ne se propose pas : écrivez-lui d’abord un nouvel email depuis le logiciel pour cette copropriété, ou reliez-le-lui par un contrat ou un dossier.
Un email se range chez un fournisseur avec une copropriété, jamais sur la seule fiche du fournisseur.
Le champ « Fournisseur » propose au plus 500 fournisseurs par copropriété ; au-delà, le volet vous prévient qu’un fournisseur plus loin dans l’alphabet ne s’y trouve pas.
0.258.6.0
Sous une marque blanche suspendue, vos mentions légales se règlent sur la fiche
Dans Paramètres, Cabinet, les informations de contact portent un champ « Adresse des mentions légales ». Pendant une suspension de votre marque blanche, le lien « Mentions légales » au bas de l’espace de vos copropriétaires mène à cette adresse. Le reste du temps, il garde les mentions légales de la présentation de l’espace.
L’adresse commence par https:// ; saisie sans protocole, elle est complétée. Laissée vide, le lien reste celui affiché jusqu’ici.
Pas encore
Votre site, la page de connexion et le centre d’aide servi à votre adresse gardent les mentions légales qu’ils affichent aujourd’hui.
0.258.5.0
Un appel repris de votre syndic précédent se lit « Envoyé »
Un appel de fonds repris de votre syndic précédent et marqué comme parti hors du logiciel se lit « Envoyé », qu’une écriture du logiciel l’accompagne ou non : sur la liste des appels, dans l’échéancier et dans les appels de travaux.
Sa ligne ne propose ni l’envoi ni l’annulation : l’avis est déjà parti chez votre ancien syndic.
Pas encore
Les filtres et les compteurs par statut le rangent encore parmi les appels comptabilisés.
0.258.4.0
Vos e-mails de connexion portent aussi le nom de votre cabinet
Quand votre cabinet n’a pas encore sa propre messagerie, l’e-mail de lien de connexion porte lui aussi le nom de votre cabinet et commence par « Message de » suivi de ce nom, comme l’invitation.
Ces e-mails affichent comme expéditeur le nom de votre cabinet suivi de « via » et du nom du logiciel, pour dire d’où ils partent.
0.258.3.0
Vos invitations portent le nom de votre cabinet
Quand votre cabinet n’a pas encore sa propre messagerie, l’e-mail d’invitation que le logiciel envoie pour vous porte le nom de votre cabinet comme expéditeur, et commence par « Message de » suivi de ce nom.
Supprimer votre modèle « Invitation » ou « Lien de connexion » remet aussitôt le texte standard dans les e-mails d’accès. Si l’écran refuse la suppression, le modèle reste en place et ses e-mails continuent de partir avec votre texte ; le message affiché dit quoi faire.
0.258.2.0
Vos e-mails d’invitation et de connexion parlent avec vos mots
Les e-mails d’invitation et de lien de connexion envoyés à vos collaborateurs reprennent l’objet et l’introduction de vos modèles « Invitation » et « Lien de connexion », réglés dans Paramètres, Système, Modèles. Le bouton d’accès, sa durée de validité et le lien de secours y figurent toujours.
Le marqueur {{lien}} place le lien dans votre texte et {{date_jour}} la date du jour. Un modèle désactivé, ou qui ne contient plus {{lien}}, n’est pas repris : l’e-mail part avec le texte standard, et l’écran vous le signale.
Si l’enregistrement d’un de ces modèles vous prévient que les e-mails d’accès ne reprennent pas encore votre texte, enregistrez de nouveau quelques minutes plus tard.
Pas encore
Les marqueurs du nom du destinataire et de l’agence restent vides dans ces e-mails, qui ne connaissent que l’adresse.
Les copropriétaires et l’équipe du logiciel reçoivent encore le texte standard : votre texte ne part qu’à vos collaborateurs et aux personnes que vous invitez à rejoindre votre équipe.
0.258.1.0
Le contrôle du service d’envoi vérifie aussi le retour des accusés
Dans Paramètres, Intégrations, le contrôle des adresses d’expédition dit désormais si le service d’envoi est réglé pour prévenir le logiciel de la remise, de l’ouverture et des retours de vos courriels : en place, à reposer, ou absent.
Quand le réglage manque ou n’est pas le bon, un administrateur du cabinet le remet en place d’un clic, avec « Reposer le webhook », sans avoir à ouvrir le compte du service d’envoi. Le contrôle se relit aussitôt.
Pas encore
Le service d’envoi ne dit pas s’il a mis ce réglage en pause de son côté : si vos courriels restent sans accusé alors que le contrôle le dit en place, reposez-le, puis vérifiez le prochain envoi dans le journal d’envoi.
Sur un cabinet dont le réglage n’a jamais été posé, la repose attend une première intervention de l’équipe le logiciel.
0.258.0.0
Envoyer la convocation d’une assemblée depuis le logiciel
La section « Convocation » d’une assemblée à venir liste ceux qui la reçoivent, avec leur adresse, leurs lots et le mode d’envoi que demande leur fiche. Un clic sur « Envoyer » la fait partir en recommandé.
Chaque destinataire reçoit un seul pli : la lettre sous l’en-tête de votre agence, l’ordre du jour et les projets de résolution, le formulaire de vote par correspondance, le pouvoir et les pièces jointes aux résolutions.
Ce qui empêcherait l’envoi vous est dit avant que rien ne parte, et une assemblée à moins de vingt-six jours vous est signalée.
Une fois la convocation partie, l’assemblée et son ordre du jour ne se modifient plus jusqu’à l’ouverture de la séance.
Un pli revenu ou en échec se renvoie à l’adresse corrigée de la fiche.
Pas encore
Le recommandé électronique n’est pas encore branché : un pli demandé en électronique part en recommandé papier.
Les votes par correspondance reçus, la feuille de présence et l’envoi du procès-verbal viennent dans les prochaines versions.
0.257.0.0
La Vigie surveille l’assurance de vos copropriétés
Un onglet « Assurances » rejoint la Vigie : il liste les copropriétés sous mandat en cours qui n’ont pas de multirisque en vigueur, avec la situation de leur contrat et un lien vers les contrats du mandat.
Les courriers de résiliation d’assurance reçus pour ces copropriétés y remontent aussi. Un directeur les écarte avec un motif, les relit dans la vue des courriers écartés, et peut les rétablir.
Pas encore
Un multirisque se reconnaît à l’objet du contrat d’assurance : tout contrat d’assurance qui n’est ni une dommages-ouvrage ni une protection juridique compte comme multirisque.
0.256.3.0
L’espace des copropriétaires reste ouvert, au nom du logiciel
Quand votre cabinet n’affiche pas sa marque sur son adresse, l’espace des copropriétaires servi à cette adresse reste ouvert : il se présente au nom du logiciel, sans votre logo, et vos copropriétaires y retrouvent leurs comptes, leurs documents et leurs demandes.
La page d’activation par le code du courrier y répond aussi, au même nom : un copropriétaire qui reçoit son courrier ou son invitation peut ouvrir son accès sans attendre.
Le bas de l’espace garde l’adresse d’assistance que votre cabinet a publiée, et ses mentions légales lorsqu’elles sont publiées ailleurs que sur son site : vos copropriétaires continuent de vous écrire à vous.
Pas encore
Pendant ce temps, le site de votre cabinet n’est pas affiché, et l’espace ne propose donc pas d’y revenir.
0.256.2.0
Les personnes s’écrivent « NOM Prénom » sur tous les écrans
À l’écran, une personne s’écrit d’abord par son nom de famille en capitales, puis par son prénom : « DE LARUE Florian ». C’est le cas pour les copropriétaires, les tiers, le conseil syndical, l’assemblée générale, la recherche globale et l’espace copropriétaire, et aussi pour les membres de votre équipe.
Les listes de personnes se rangent au nom de famille, sans tenir compte de la civilité : « M. et Mme DUPONT » se range à la lettre D. Une société se range telle qu’elle s’affiche.
Les initiales des pastilles suivent le même ordre : « DE LARUE Florian » donne FL.
Un nom trop long pour sa colonne se lit en entier au survol, dans les listes des copropriétaires, des tiers et de l’équipe.
Les courriers, les e-mails, les exports et les documents imprimés gardent la forme qu’ils avaient jusqu’ici.
Pas encore
Quelques écrans montrent encore certains noms sous la forme « Prénom NOM » pour l’instant : les commentaires et le circuit d’approbation d’une facture d’achat, l’historique d’un courrier, la personne qui a mis une clé de côté, la balance de l’espace copropriétaire et la feuille de présence d’assemblée générale.
0.256.1.0
Changer de copropriété laisse la fiche dégagée
Quand vous passez à une autre copropriété, par les flèches de l’en-tête, le champ de saut, la tournée ou les flèches d’un mandat, la fiche s’ouvre sans aucun message posé par-dessus : son en-tête dit déjà où vous êtes arrivé.
Si vous travaillez au lecteur d’écran, la copropriété d’arrivée vous est toujours annoncée à voix haute.
0.256.0.0
Les moyens de paiement de vos copropriétaires
Un onglet Paiements rejoint les indicateurs métier : pour l’année choisie, combien de vos copropriétaires règlent par prélèvement, mensuel, trimestriel ou unique, par chèque ou par virement, et combien n’ont aucun règlement identifié, avec leur part.
Le taux de prélèvements rejetés se lit pour le cabinet et copropriété par copropriété.
Chaque copropriétaire compte une seule fois par copropriété, sous son meilleur moyen de règlement ; un lot détenu à plusieurs se règle comme son meilleur payeur.
Pas encore
Les chèques, les virements et les rejets ne sont comptés que depuis la mise en service de leur suivi dans votre cabinet : « aucun règlement identifié » ne veut pas dire impayé.
L’onglet se lit à l’année, à partir de 2026, ne se resserre pas encore sur une agence et ne s’exporte pas.
0.255.1.0
Le nombre d’une bascule choisie se lit sur sa pastille
Sur la liste des tiers, une fois les contacts ou les mandataires affichés, le nombre porté par leur pastille s’écrit dans la même encre claire que son libellé, sur le fond foncé du choix actif.
0.255.0.0
Le journal de banque de chaque compte, et le compte par défaut à votre main
Dans les paramétrages d’une copropriété, un compte bancaire ajouté reçoit son journal de banque dès sa création, et le code de ce journal s’affiche à côté de son libellé.
« Créer un journal de banque » ouvre celui d’un compte qui n’en a pas encore : vous choisissez le compte, le libellé si vous le voulez, et le code se calcule seul.
« Définir par défaut », sur la ligne d’un compte courant ouvert, en fait le compte par défaut du syndicat, proposé en premier et placé en tête de la liste.
Pas encore
Un compte saisi depuis la fiche du syndicat, dans les tiers, ne reçoit pas son journal d’office : il s’ouvre ensuite depuis les paramétrages de la copropriété.
0.254.2.0
La fiche d’une facture se remplit de ce que le logiciel a lu
Une facture ouverte avant la fin de sa lecture remplit ses champs des valeurs lues quand vous la rouvrez : numéro, dates, montants, copropriété, fournisseur et lignes.
Un champ que vous avez déjà saisi garde votre valeur. Si vous avez saisi un montant, ceux de la lecture ne le complètent que si HT plus TVA font bien le TTC, et les lignes se reprennent toutes ensemble avec la copropriété et le fournisseur.
Pas encore
La fiche ne se met pas à jour seule pendant la lecture : si ses champs vous paraissent vides alors que le logiciel a fini de lire la pièce, rouvrez-la avant de l’enregistrer.
0.254.1.0
Une liste des emails plus dense et plus lisible
Chaque conversation tient sur trois lignes : l’expéditeur et l’heure, l’objet, puis l’aperçu. Vous voyez davantage de conversations sans faire défiler.
Le nombre de messages d’une conversation s’affiche discrètement à côté de l’expéditeur.
Une conversation non lue se reconnaît à son point et à son texte plus appuyé ; une conversation lue s’affiche dans une encre plus douce.
« À rattacher », la copropriété et la référence du ticket se lisent en petites étiquettes au début de l’aperçu.
La case de sélection apparaît au survol d’une conversation, au clavier, et sur toutes les conversations dès que l’une est cochée. Sur une tablette, elle reste toujours visible et se coche d’un doigt sur toute sa colonne.
La conversation ouverte se repère à son fond teinté et à son trait de couleur à gauche, une conversation sélectionnée à sa case cochée.
0.254.0.0
Chercher dans tous vos emails
Au-dessus de la liste des emails, « Chercher dans tous vos emails » cherche dans tous les emails que vous voyez dans le logiciel : ceux de votre boîte, et ceux que vos collègues ont rangés sur les copropriétés que vous gérez. Les accents et les majuscules ne comptent pas.
Dans la liste des emails, la touche « / » place le curseur dans « Chercher dans tous vos emails ».
Pendant la frappe, le champ propose des expéditeurs, des copropriétés et des objets d’emails ; Entrée lance la recherche telle que vous l’avez tapée. Une copropriété choisie dans les propositions ne désigne qu’elle, même si une autre porte le même nom : sa ville les distingue.
Les résultats s’affichent du plus pertinent au moins pertinent, avec un extrait du message et le nom de ses pièces jointes. Un clic ouvre l’email à droite et le marque lu ; un email hors de la boîte de réception dit son dossier.
Des filtres affinent la recherche : de:, à:, objet:, copro:, pj, non-lu, dans:, après: et avant:. Les filtres posés s’affichent sous le champ, et un clic sur l’un d’eux le retire. Une date mal écrite, ou un filtre posé deux fois, est signalé plutôt qu’ignoré.
L’adresse de la page garde la recherche : elle se rouvre au retour arrière, et se partage avec un collègue, qui n’y voit que ses propres emails.
L’assistant du logiciel cherche dans les mêmes emails que vous et cite chacun par un bouton qui l’ouvre. Dès qu’il a lu un email dans une conversation, il n’y prépare plus d’action : ouvrez-en une nouvelle pour agir.
Pas encore
La page des résultats lit et range un email, mais n’y répond pas encore : « Ouvrir dans Outlook », sur l’email ouvert, mène au message pour y répondre.
Ouvrir un email depuis la recherche ne le marque pas encore lu dans Outlook : l’écriture vers Outlook s’ouvrira cabinet par cabinet, et cette page le dira.
Quand plus de 500 emails correspondent, seuls les plus récents sont classés : ajoutez un mot ou un filtre pour remonter plus loin.
L’assistant cherche dans vos emails depuis le logiciel seulement : un assistant relié à votre cabinet depuis l’extérieur n’y a pas encore accès.
0.253.1.0
La boîte mail suit en temps réel ce qui se passe dans Outlook
Vos nouveaux emails apparaissent dans le logiciel en général dans les secondes qui suivent leur arrivée dans Outlook, tant que l’onglet est visible.
Un email lu ou remis en non lu dans Outlook ou sur votre téléphone, rangé dans un autre dossier ou rattaché à une copropriété depuis un autre écran se met à jour de lui-même dans la liste et dans l’email ouvert.
Sur un email que vous venez d’ouvrir, « copie en cours » se change de lui-même en « afficher » ou « télécharger » une fois la copie faite. Si vous êtes en train d’écrire dans un champ, l’email ouvert attend que vous ayez fini.
Quand vous revenez sur la fenêtre du logiciel, par exemple depuis un second écran, la liste se relit aussitôt.
Une pièce envoyée depuis un téléphone, un PDF ou une photo, se liste avec les autres pièces jointes ; seule une image que le message affiche déjà dans son corps n’y figure pas une seconde fois.
Pas encore
Ouvrir ou marquer un email dans le logiciel ne l’écrit pas encore dans Outlook : l’écriture vers Outlook s’ouvrira cabinet par cabinet, et cette page le dira.
Un onglet du logiciel caché ne se tient pas à jour : il se relit dès que vous y revenez.
Dans une conversation, seul le message que vous lisez se tient à jour de lui-même ; les autres messages dépliés se relisent quand vous les repliez puis les rouvrez.
0.253.0.0
L’assistant reprend les derniers gestes de la reprise
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, un appel déclaré par erreur parti hors du logiciel revient au calendrier : un appel à venir repart dans les envois du logiciel, un appel échu revient parmi ceux à statuer. Seuls les appels que vous désignez bougent.
Un dépôt de grand livre que vous ne verserez pas s’abandonne, sans rien verser. Un dépôt qu’un collègue vient de compléter ne s’abandonne pas.
Les écritures reprises qui ne sont rattachées à aucun lot de reprise s’annulent avec le motif que vous donnez, sur les exercices encore ouverts. L’assistant vous dit celles qui restent faute d’exercice ouvert.
Avant de retirer un à-nouveau, l’assistant vous dit quelles lignes lettrées le retrait délettrera, celles d’autres écritures comprises. Dans le panneau de l’assistant, le retrait demande deux validations : la première le prépare et vous le montre, la seconde le fait, et il est refusé si l’à-nouveau ou ses lettrages ont changé entre les deux.
L’état de la reprise montre, exercice par exercice, les lots annulés avec leur motif.
Quand une copropriété a deux comptes bancaires actifs du même type, le contrôle du grand livre vous demande de désigner le compte de chaque ligne.
Pas encore
Les écritures reprises sans lot s’annulent toutes ensemble, et non une par une.
Ramener un appel, annuler les écritures sans lot et abandonner un dépôt ne se font pas encore depuis le panneau de l’assistant dans le logiciel : seulement depuis l’assistant connecté à votre cabinet.
0.252.1.0
L’envoi d’e-mails, le courrier postal et la comptabilité se branchent dès l’ouverture de votre cabinet
Dans Paramètres, Intégrations, les connexions de l’envoi d’e-mails, du courrier postal et de la comptabilité figurent dès l’ouverture de votre cabinet. La direction du cabinet y règle votre compte d’envoi d’e-mails, votre compte Merci Facteur et votre société Pennylane.
Une connexion reste inactive tant qu’elle n’est pas réglée et activée : rien ne passe par elle d’ici là.
Pas encore
Hors des mises en demeure de l’onglet Relances, les écrans de courrier ne confient pas encore un pli à Merci Facteur.
Les factures de vente ne partent pas encore dans Pennylane.
0.252.0.0
Vos emails par conversation, au clavier et plusieurs à la fois
Dans « Emails », chaque dossier montre vos emails par conversation : une ligne par échange, avec le nombre de ses messages, en gras si l’un d’eux n’est pas lu. Ouvrir une conversation ouvre son message le plus récent et empile les autres, vos réponses comprises : chacun se déplie et se replie d’un clic.
La liste se parcourt au clavier : les flèches, Entrée et Échap, « j » et « k » pour la conversation suivante ou précédente, « / » pour chercher, et « ? » pour la liste des raccourcis.
Cochez plusieurs conversations, à la souris, avec Maj ou au clavier, pour les marquer comme lues ou non lues, ou les ranger ensemble sur une copropriété.
À l’ouverture de l’écran, la dernière liste lue sur ce navigateur s’affiche le temps que la liste à jour arrive.
Pas encore
Le marquage comme lu ou non lu ne se reporte dans Outlook que pour les cabinets où le logiciel écrit dans votre boîte ; ailleurs, il ne vaut que dans le logiciel, et l’écran le dit.
Archiver, supprimer ou déplacer des conversations depuis le logiciel n’est pas encore possible.
0.251.3.0
Vos factures, mandats de prélèvement et bons de retrait prennent le pied de page du carnet
La facture, l’avoir, le mandat de prélèvement SEPA et le bon de retrait portent le même pied de page que le carnet d’entretien : la référence du document et son numéro de page sur une ligne, sous un filet, puis vos mentions légales centrées, chacune lisible d’un seul tenant.
Votre logo s’imprime net sur tous vos documents : une image de petite taille garde une taille qui lui permet de rester nette. Pour un logo plus grand à l’impression, déposez une image plus haute.
Sur l’avis d’appel de fonds, un logo très large, en bandeau, tient dans sa place en tête de page, sans empiéter sur le titre.
Pas encore
Les autres documents, comme l’avis d’appel de fonds, les éditions comptables ou les courriers aux copropriétaires, gardent pour l’instant leur pied de page actuel.
Une facture ou un avoir déjà émis se réimprime depuis le journal tel qu’il a été envoyé.
0.251.2.0
La fiche d’un copropriétaire signale un recouvrement en cours
Quand un dossier de recouvrement ouvert nomme un copropriétaire, une pastille « Contentieux » s’affiche à côté du sous-titre de sa fiche, sur tous les onglets. Elle porte le numéro du dossier, ou le nombre de dossiers quand il y en a plusieurs.
Pour un foyer, la pastille s’allume dès qu’un dossier de recouvrement ouvert nomme l’un de ses membres.
Un clic sur la pastille mène à une page qui montre le dossier, ou les dossiers quand il y en a plusieurs. Depuis la fiche du dossier, le retour vous ramène sur celle du copropriétaire.
La pastille suit le droit « Juridique et contentieux » de votre profil : sans lui, elle ne s’affiche pas.
Pas encore
Une procédure judiciaire n’allume pas la pastille, ni une mise en demeure envoyée sans dossier de recouvrement.
La pastille s’allume pour toute personne nommée dans un dossier de recouvrement ouvert, quel que soit son rôle dans ce dossier : la limiter au débiteur viendra avec une prochaine version.
0.251.1.0
Écrire aux copropriétaires enregistre vos brouillons et liste les courriers repris
Depuis le menu Actions d’une copropriété, « Écrire aux copropriétaires » liste les courriers déjà écrits pour elle et enregistre le brouillon d’un nouveau courrier, y compris quand votre cabinet a repris ses copropriétés depuis son ancien outil.
Les courriers aux copropriétaires repris de votre ancien outil s’affichent dans cette liste, avec leur statut.
Si l’enregistrement d’un brouillon vous a été refusé sur cet écran, recommencez-le : il s’enregistre.
0.251.0.0
L’assistant crée les lots et pose les premiers copropriétaires d’une copropriété en gestion
Sur une copropriété déjà en gestion, désignée par la référence de son mandat approuvé ou en cours, l’assistant du logiciel et l’assistant connecté à votre cabinet créent les lots qui manquent, jusqu’à quatre cents par demande : numéro, type, et au besoin bâtiment, escalier, étage, porte et libellé. Un numéro déjà pris ou cité deux fois est refusé.
Ils posent aussi les premiers copropriétaires de ces lots : une fiche à créer, ou une personne qui possède déjà un lot de la copropriété, avec ses lots par numéro et la date depuis laquelle elle en est propriétaire. L’aperçu annonce les lots qui restent sans propriétaire.
L’assistant vous montre son contrôle avant chaque écriture, et rien n’est créé sans votre accord.
Si le mandat est encore en projet, l’assistant le dit avec sa référence : approuvez-le sur sa fiche, ou reprenez la copropriété par la reprise complète si elle n’a encore aucune comptabilité.
Pas encore
Un lot reçoit un seul propriétaire par ce geste : l’indivision ne se pose pas par l’assistant.
Les lots naissent sans tantièmes : ils se posent ensuite par une nouvelle version des clés de répartition.
Un lot qui a déjà eu un propriétaire ne change pas de mains par ce geste : le changement passe par une mutation.
0.250.7.0
Le contrat de syndic rejoint l’ordre du jour type, et le dossier prend tout type de fichier
Quand vous posez l’ordre du jour type du cabinet sur une assemblée, le PDF du contrat de syndic en projet, s’il est déjà déposé, est joint au point « Désignation du syndic », et l’écran vous le dit.
La fiche d’un dossier accepte tout type de fichier, 30 Mo au plus par fichier : un PDF ou une photo JPEG, PNG, GIF ou WebP s’ouvre dans un onglet, un autre fichier se télécharge, une photo HEIC comprise, et sa tuile dit sa nature.
En créant un membre de foyer, si une fiche porte déjà ce nom, « L’utiliser comme membre du foyer » vous ramène au foyer avec cette personne déjà choisie, sans créer de seconde fiche.
Une photo WebP déposée reçoit une proposition de classement, comme une photo JPEG, PNG ou GIF.
Pas encore
Un fichier qui n’est ni un PDF ni une photo JPEG, PNG, GIF ou WebP n’a pas d’aperçu sur la tuile du dossier.
Un point « Désignation du syndic » ajouté à la main ne reçoit le PDF du contrat que lorsque celui-ci est déposé de nouveau.
0.250.6.0
L’assistant reprend les écritures du fournisseur numéro 0
Quand l’assistant reprend une copropriété, saisit une écriture ou prépare une facture, il désigne chaque fournisseur par son numéro dans le logiciel, le numéro 0 compris. C’est souvent celui de la fiche de votre cabinet lui-même : ses écritures, ses pièces et ses lettrages se reprennent comme ceux des autres fournisseurs.
0.250.5.0
La clôture d’un exercice relit les index au moment de clôturer
Au clic sur « Clôturer », le logiciel relit une dernière fois les index de l’exercice et des exercices précédents encore ouverts : un index saisi ou corrigé juste avant, depuis un autre onglet ou un autre poste pendant que l’écran était ouvert, est pris en compte.
Tant qu’un index qui paraît anormal n’est pas tranché, la clôture ne part pas et dit pourquoi ; l’écran des index montre alors la même anomalie, à trancher.
Pas encore
La clôture ne tranche pas une anomalie à votre place : elle se tranche sur l’écran des index, puis la clôture se relance.
0.250.4.0
L’assistant verse vos relevés bancaires historiques pendant une reprise
Pendant la reprise d’une copropriété, l’assistant, comme une IA externe reliée à votre cabinet, dépose les relevés bancaires historiques que vous lui confiez en PDF, comme vous le feriez depuis l’écran.
Quand le résultat d’un geste est trop long pour lui être montré en entier, l’assistant vous le dit : le geste est fait et il ne le refait pas, et ce qu’il n’a pas pu voir se vérifie à l’écran, où vous le terminez si besoin.
Pas encore
Si l’assistant vous dit qu’un envoi ne peut pas se faire par cette voie, déposez le fichier depuis l’écran de la copropriété.
0.250.3.0
Le menu d’un espace respire et prend du corps
Dans un espace comme Syndic ou Inbox, le menu de gauche laisse un peu d’air sous la barre du haut et garde des lignes de pleine hauteur, même sur un écran peu haut.
Sur le menu ardoise, les noms s’écrivent dans un gris plus clair, en caractères plus appuyés. La page ouverte se repère à son fond plus sombre, à son trait vertical et à son nom en blanc.
Les dossiers de la boîte et la liste des agendas, dépliés sous leur entrée, s’y rattachent par un trait vertical, et le dossier ouvert porte à son tour un trait à gauche de son nom, sur le même fond que l’entrée ouverte.
Avec le mode de contraste élevé de Windows, l’entrée et le dossier ouverts du menu sont entourés d’un contour.
0.250.2.0
Le carnet d’entretien met votre logo en valeur
Le logo de votre cabinet s’imprime presque deux fois plus grand en tête du carnet d’entretien, seul : votre nom ne le répète plus à côté.
Le pied de chaque page porte la référence du carnet et son numéro de page sur une ligne, puis vos mentions légales centrées, chacune lisible d’un seul tenant.
Pas encore
Les factures, les mandats de prélèvement et les bons de retrait gardent pour l’instant leur pied de page actuel.
0.250.1.0
Le courrier d’un assureur ou d’un sinistre arrive chez le gestionnaire sinistres
Un pli envoyé par un assureur, ou rangé en nature « Assurance » ou « Sinistre », arrive dans la bannette du gestionnaire sinistres de votre cabinet plutôt que dans celle du gestionnaire de l’immeuble. Un expéditeur compte comme assureur quand sa fiche fournisseur le confie au gestionnaire sinistres ou porte le métier d’assureur.
Le pli va au premier gestionnaire sinistres qui peut le traiter : accès actif à votre cabinet, droit d’écriture sur le courrier ou rôle d’administrateur, et, si votre cabinet cloisonne ses agences, rattachement à l’agence du pli. Sans lui, le pli reste au gestionnaire de l’immeuble.
La règle vaut pour le classement automatique, « Relancer la résolution », la correction du dossier sur la fiche du pli et le rattachement depuis la quarantaine. Un avis de mutation ou une notification de transfert reste au comptable, même envoyé par un assureur.
Avec plusieurs gestionnaires sinistres, celui de l’agence du pli passe en premier. Un pli rangé « RH » ou hors périmètre ne part jamais au gestionnaire sinistres.
Corriger l’expéditeur, la nature ou le périmètre d’un pli déjà classé le fait changer de bannette, dans les deux sens ; un pli transféré à un collègue reste chez lui.
Les primes d’assurance à payer se valident par le gestionnaire sinistres : la facture d’un fournisseur qui exerce le métier d’assureur part à sa validation.
Pas encore
La fiche du pli ne dit pas encore qu’il est parti au gestionnaire sinistres plutôt qu’au gestionnaire de l’immeuble : seule la personne qui le suit le montre.
0.250.0.0
Dix gestes du logiciel se font depuis l’assistant, avec votre validation
L’assistant, comme une IA externe reliée à votre cabinet, peut désormais faire dix gestes à votre place : créer ou renommer une clé de répartition, enregistrer une écriture comptable, poser les lettrages proposés, créer un immeuble ou enregistrer sa fiche, créer un lot, enregistrer une fiche du référentiel Tiers, affecter un rôle dans l’équipe d’un mandat et inviter un copropriétaire à son espace par courriel.
L’IA ne peut faire que ce que vos droits vous permettent dans le logiciel, et vous montre ce qu’elle va faire avant de le faire : la fiche visée, ce qui change, et les conséquences. Rien n’est écrit avant votre validation.
Avant d’inviter un copropriétaire, l’aperçu nomme l’adresse à laquelle le courriel partira : un envoi hors du cabinet ne se rappelle pas, il se valide donc sur ce qu’il emporte.
Une IA externe ne fait pas ces gestes sur une fiche qui a changé depuis l’aperçu que vous avez validé : elle vous le dit, et l’aperçu est à refaire sur la fiche à jour.
Pas encore
Les autres gestes du logiciel arriveront dans l’assistant et dans une IA externe par lots successifs : tant qu’un geste n’y est pas, il se fait à l’écran.
Le relais vers une IA externe s’ouvre cabinet par cabinet, à la configuration : tant qu’il n’est pas ouvert pour votre cabinet, ces gestes ne se font que depuis l’assistant.
0.249.1.0
Les fichiers du suivi des prospects ont leur page, ouverte depuis la recherche
Tapez « Exporter le suivi des prospects », « Sauvegarder le suivi des prospects » ou « Importer un suivi de prospects » dans la recherche (Ctrl+K, ou Cmd+K sur Mac) : la page « Fichiers du suivi » s’ouvre sur le geste choisi.
L’export Excel reprend tout le suivi, ou une seule année avec les consultations précédentes de cette année.
La sauvegarde du suivi et sa réimportation restent réservées aux administrateurs du cabinet. Un import ajoute les offres nouvelles, laisse telles quelles celles déjà suivies, et se défait d’un clic tant que la page est ouverte.
Pas encore
L’export ne reprend pas les filtres ni la recherche de la liste des prospects : il porte sur tout le suivi ou sur une année.
0.249.0.0
L’assistant lit la comptabilité, saisit les factures et relance ; les indicateurs prennent leurs graphiques
L’assistant lit le compte d’un copropriétaire sur une période, la trésorerie d’une copropriété à une date et son budget voté contre le réalisé.
L’assistant codifie une facture que vous venez de déposer et la met au paiement. Une facture déjà saisie chez le même fournisseur sous le même numéro est refusée.
L’assistant prépare les relances des impayés, étape par étape, et l’onglet Relances envoie les mises en demeure et les facture au barème du mandat. Une même mise en demeure ne part pas deux fois le même jour.
L’assistant corrige ou supprime une écriture que vous lui désignez par son journal, sa date et son numéro. Une écriture lettrée, pointée ou qui porte une facture est refusée.
Une anomalie de compteur se tranche à deux : accepter le relevé, appliquer un forfait, déclarer le logement vacant ou ouvrir un ticket. Si la décision est retirée, l’index relevé revient.
Les indicateurs s’ouvrent sur la charge des portefeuilles, et les statistiques de votre prospection ont leur onglet, Prospects, avec leurs graphiques aux couleurs de votre cabinet, en clair comme en sombre.
Pas encore
La liste des prospects n’exporte plus vers un tableur et ne sauvegarde plus le suivi : ses chiffres se lisent désormais dans l’onglet Prospects des indicateurs.
0.248.4.0
Le bouton qui replie le menu passe dans la barre du haut
Le bouton qui replie et déplie le menu se trouve dans la barre du haut, juste à droite de votre logo, et la ligne vide qu’il occupait en tête du menu disparaît.
Sur une fiche ouverte en plein écran, où la barre du haut s’efface, le bouton passe en tête du menu, qui remonte en haut de l’écran.
0.248.3.0
Le filtre d’agence se voit, et les pièces d’une fiche suivent vos droits
Quand le filtre du haut ne retient pas toutes vos agences, son bouton prend la couleur d’accent et dit la proportion, « 1 sur 2 » ; sur téléphone, son icône prend la couleur d’accent et porte un point.
Une facture, un relevé, un devis ou un document joint à une fiche que vous ouvrez s’affiche, se liste sur elle et se retire selon vos droits, même quand il a été déposé par une agence que le filtre ne retient pas.
0.248.2.0
Une facture trop lourde pour la lecture automatique le dit sur sa fiche
Quand le fichier d’une facture dépasse la taille que la lecture automatique sait traiter, la facture finit en « Lecture ratée » après quelques tentatives, avec un motif qui dit qu’il est trop lourd : elle se saisit alors à la main.
Il en va de même pour les factures et les RIB versés par une reprise de copropriété.
Pas encore
La lecture automatique ne réduit pas elle-même un fichier trop lourd.
0.248.1.0
L’assistant connecté au cabinet propose les écritures contrôlées de l’assistant du logiciel
L’assistant connecté à votre cabinet propose aussi les soldes et la banque d’une reprise, les fournisseurs, le rapprochement, les dépôts de pièces, de relevés, de factures et de documents de l’immeuble, et le lettrage. Le logiciel contrôle chaque écriture avant que vous la validiez.
Un document que l’assistant range sur un immeuble est reconnu à son contenu : s’il y est déjà rangé dans la même catégorie, le second dépôt est refusé.
Quand vous désignez des lignes à lettrer, l’assistant lettre les lignes que vous avez désignées. Une désignation qui répond à plus de lignes que vous n’en désignez ainsi est refusée, et l’assistant vous demande la pièce ou le journal pour la préciser. Si ces lignes changent avant que le lettrage s’exécute, il est refusé, et l’assistant les contrôle de nouveau avant de vous le reproposer.
Pas encore
Répondre à un ticket, l’affecter ou changer son statut, créer une copropriété geste par geste, classer sans suite ou rouvrir un courrier et mettre une facture en attente se font encore depuis l’assistant du logiciel, pas depuis l’assistant connecté.
Deux lignes identiques à répartir entre deux groupes de lettrage se lettrent depuis l’écran du lettrage.
La banque d’une copropriété déjà en gestion, ou un identifiant créancier SEPA déjà renseigné, se modifient depuis les paramétrages de la copropriété, section Comptes bancaires : l’assistant ne pose la banque que d’une copropriété en cours de reprise, dans les 90 jours de son entrée en gestion.
Un document rangé avant cette version, ou versé depuis l’écran des documents de l’immeuble, n’est pas reconnu à son contenu : le même fichier rangé ensuite par l’assistant s’y ajoute.
0.248.0.0
L’assistant finit une reprise : écritures, bilan, AG passées et courriers d’arrivée
Avec l’assistant, un comptable fait saisir des écritures sur une copropriété : il vous montre les lignes, le journal et l’exercice retenus, contrôle l’équilibre, et n’écrit qu’après votre accord.
L’assistant dresse le bilan de fin de reprise d’une copropriété : ce qui est repris, ce qui manque encore, exercice par exercice.
Il archive une assemblée générale passée et y verse son procès-verbal. Si le dépôt du procès-verbal ne peut pas se faire tout de suite, l’assemblée reste créée et l’assistant la reprend quand vous lui renouvelez la demande, sans en créer une seconde.
Il prépare un courrier de bienvenue par copropriétaire, avec les coordonnées du nouveau syndic, la banque du syndicat et le solde repris de chacun. Rien ne part seul : les courriers attendent sur l’écran du mandat, où vous les relisez et les envoyez.
Le tableau de bord d’une copropriété en cours de reprise porte la vignette « Onboarding en cours », qui coche chaque étape de la reprise à mesure qu’elle est faite.
Le procès-verbal, le mandat SEPA, le bon de retrait, le pré-état daté, les annexes et les courriers sortent sur le papier à en-tête de votre cabinet.
Pas encore
L’assistant ne saisit pas dans le journal d’à-nouveaux ni sur un exercice clôturé : ces écritures passent par la reprise d’antériorité.
0.247.1.0
La reprise d’une copropriété complète le mandat en projet déjà saisi sur sa fiche
Quand la fiche de l’immeuble porte déjà le mandat en projet, sous la même référence et sans comptabilité, la reprise par l’assistant le complète au lieu d’en créer un second : dates, durée, honoraires et approbation viennent du plan, vos notes sont gardées et celles du plan s’y ajoutent.
L’aperçu de l’assistant annonce le mandat qu’il complètera avant que vous ne donniez votre accord, et une entrée en gestion déjà ouverte sur ce mandat est reprise plutôt que doublée.
Si le mandat ne peut pas être complété, la reprise le dit avec son motif : mandat déjà approuvé ou en cours, autre référence, comptabilité déjà ouverte, autre agence, ou plan sans date d’approbation.
L’entrée en gestion s’ouvre à nouveau depuis la référence d’un mandat.
Pas encore
Un mandat en projet ne se complète par la reprise qu’avec sa date d’approbation : un mandat que vous voulez garder en projet se complète à la main.
0.247.0.0
Contrôlez votre compte de résultat contre votre logiciel comptable
Sous le compte de résultat, recopiez les montants que publie votre logiciel comptable pour la même période : chaque poste saisi est confronté au calcul du logiciel à un euro près, et le tableau dit s’il est conforme ou de combien il s’écarte.
Enregistrez le contrôle pour le garder : l’historique de l’exercice dit qui l’a fait, quand, sur quelle période, et poste par poste ce que disaient votre logiciel et le logiciel.
Les courriels de remise, de restitution et de rappel de clés joignent la photo du trousseau quand elle a été prise, pour que la personne reconnaisse les clés concernées.
La masse salariale ventile les salaires et les charges sociales comme le plan comptable général, ce qui permet de les comparer poste à poste avec votre logiciel.
Pas encore
Les montants du contrôle ne se lisent pas encore seuls dans votre logiciel : ils se recopient à chaque contrôle.
Un contrôle enregistré ne se supprime pas.
0.246.2.0
La connexion au courrier postal s’enregistre dans les Intégrations
Dans Paramètres, Intégrations, la connexion « Courrier postal » enregistre l’identifiant de service et la clé secrète de votre compte Merci Facteur. Testez-la ensuite : une clé changée se reteste avant que les courriers partent.
Pas encore
Les écrans de courrier ne confient pas encore un pli à Merci Facteur : la connexion se pose et se teste, l’envoi arrive dans une prochaine version.
0.246.1.0
« C’est le même paiement » range un virement déjà encaissé à la main
Dans « Mouvements à traiter », un virement qui retrouve un encaissement déjà saisi à la main propose « C’est le même paiement » : la ligne du relevé est pointée sur cet encaissement et sort de la file, sans nouvelle écriture. Le pointage se défait, avec un motif, depuis la liste « Pointés sur un encaissement déjà saisi ».
Un encaissement saisi à la main se rapproche du premier virement qui lui correspond. Un virement suivant du même montant pour le même copropriétaire attend lui aussi dans la file, à côté de cette saisie, plutôt que de s’inscrire d’office.
Cocher « second paiement » nomme l’encaissement concerné : il ne retient plus aucun virement de ce copropriétaire ensuite, tant que cette inscription n’est pas défaite ; une saisie qui crédite plusieurs copropriétaires se confirme pour chacun. Un encaissement lettré contre ce même avis, ou déjà rapproché avant la date du virement, ne retient rien non plus.
Une saisie au compte d’un copropriétaire qui tombe sur un virement du même montant déjà inscrit d’office depuis le relevé vous prévient. Cochez « Cette saisie est un second paiement » puis « Enregistrer comme second paiement » si les deux paiements sont distincts. Quand le virement de ce second paiement arrive à son tour sur le relevé, la file vous le présente à côté de votre saisie plutôt que de l’inscrire d’office. Modifier ensuite le montant ou le copropriétaire de la saisie redemande la confirmation.
Une écriture pointée sur une ligne du relevé ne se modifie ni ne se supprime tant que le pointage tient : défaites-le d’abord.
0.246.0.0
Une invitation mise en attente garde le profil et les agences que vous avez choisis
Quand le logiciel garde une invitation en attente avant de l’envoyer, le profil, les agences, le téléphone et la pastille choisis dans la fenêtre sont retenus : ils s’appliquent, aux mêmes conditions que les autres invitations, à la première connexion qui suit son envoi.
Supprimer un collaborateur lui retire son profil de droits, ses agences, son agence principale comprise, et la qualité d’administrateur ; la colonne Agences n’affiche que les agences qu’une personne sert.
Avant de supprimer un collaborateur, la confirmation vous dit que, si vous l’invitez de nouveau, le profil et les agences choisis dans l’invitation l’attendent en règle générale à sa première connexion, et vous invite à vérifier sa ligne ensuite.
Pas encore
Les choix d’une invitation mise en attente ne s’appliquent que si elle est envoyée dans les quatorze jours : sinon, invitez la personne de nouveau, puis vérifiez sa ligne.
0.245.4.0
Les textes de courriels de votre ancien portail partent dans vos envois automatiques
Les textes que votre cabinet avait retouchés sur son ancien portail pour les envois automatiques deviennent vos modèles dans le logiciel, en texte simple : la formule d’appel, la formule de politesse, la signature et le détail des montants, des dates et des liens sont ceux du logiciel.
Dans le Centre d’envoi, chaque envoi automatique dit « repris de l’ancien portail » ou « à refaire ». Un texte à refaire porte sa raison, et l’envoi part avec le texte du logiciel en attendant.
La fiche du modèle garde le texte de l’ancien portail tel quel, pour que vous puissiez en reprendre une phrase.
Pas encore
Un texte à refaire ne se réécrit pas tout seul : ouvrez le modèle, corrigez-le ou repartez du texte par défaut.
Ce que votre ancien texte disait après les montants et les dates ne figure pas dans le modèle repris : le détail du logiciel le remplace.
0.245.3.0
Les emails de votre boîte s’affichent avec leur mise en page et leurs images
Dans « Emails », un message garde sa mise en page : tableaux, colonnes, couleurs et alignements s’affichent comme dans votre messagerie. Un message plus large que l’écran défile dans son cadre.
Dans votre boîte, les images insérées dans le message s’affichent avec lui.
Les images venues d’internet restent masquées jusqu’à ce que vous cliquiez sur « Afficher les images », pour ce seul message.
Pas encore
Dans la boîte d’un collègue, les images insérées dans le message restent à voir dans Outlook.
0.245.2.0
Le gestionnaire contentieux suit les recouvrements de toutes les agences, et les frais refacturés à un copropriétaire se lettrent seuls
Quand votre cabinet cloisonne ses agences, le gestionnaire contentieux suit les dossiers de recouvrement et les procédures judiciaires de toutes les agences : leur étape, leur volet, actes et relances compris, leurs intervenants et leurs pièces. Le reste du portefeuille des autres agences lui reste fermé.
Une facture repassée au compte d’un copropriétaire par une écriture à part, des frais d’huissier ou de recouvrement par exemple, se lettre d’elle-même avec cette écriture, quand les deux sont du même exercice, que cet exercice est ouvert et que la paire ne laisse aucun doute : la facture et sa réimputation sortent ensemble de l’état des dépenses, et de l’espace des copropriétaires. L’état des dépenses d’un exercice arrêté ne bouge plus.
Pas encore
Quand deux factures du même montant pourraient répondre à une même réimputation et que celle-ci ne nomme pas son fournisseur, le logiciel ne choisit pas : la paire se lettre à la main, depuis la vue « Lettrage » de l’état des dépenses.
Une facture réimputée sur l’exercice suivant ne se lettre pas d’elle-même : la paire se lettre à la main, depuis la même vue.
0.245.1.0
Le procès-verbal nomme votre cabinet, le conseil syndical est salué par son prénom, et les ventes lisent leurs deux dates
Quand le secrétariat de séance revient au syndic et que le point de désignation du secrétaire n’a pas de texte propre, le procès-verbal d’assemblée désigne votre cabinet par son nom, écrit « Scrutateur(s) » sous la signature d’un scrutateur unique et l’heure sous la forme « 18h30 ». Le fichier téléchargé porte la date de l’assemblée et le nom de la copropriété, accents compris.
Un procès-verbal garde les noms sous lesquels il a été signé : immeuble, bureau et, quand le procès-verbal le nomme, cabinet sont retenus dès qu’il porte une signature, et il s’imprime avec eux. Si l’un de ces noms change avant la dernière signature, l’écran dit lequel et demande de signer de nouveau ; une fois le procès-verbal signé de tous, un changement de nom ne le touche plus.
Un procès-verbal signé de tous ne se retouche plus, ni dans le logiciel ni par un dépôt retouché dans Word : ses retouches passent en lecture, et une erreur se corrige par un nouveau procès-verbal ou un rectificatif.
Sur l’accueil, une convocation dont la date limite d’envoi tombe dans les quatorze jours se marque « urgent ».
Les invitations, relances et avis du conseil syndical saluent chaque membre par son prénom et datent la rencontre en toutes lettres, « mardi 8 septembre 2026 à 18h30 ».
Dans le conseil syndical, un membre dont la date d’entrée n’est pas connue n’en affiche pas.
La liste des mutations sépare la date de vente prévue et la date de vente définitive en deux colonnes, chacune triable. Sur « Clôturées » resserrée à une copropriété ou à une recherche par les filtres, son compteur compte les ventes trouvées et le dit « sur ce périmètre ».
Sous la case « Contre-passation », la création et la fiche d’une mutation disent à quoi elle sert : changement de nom, correction de saisie, transfert au sein d’un même groupe ou correction d’un transfert déjà appliqué.
Les prestations de la grille du contrat type s’écrivent avec leurs accents, « État daté » par exemple. Un libellé ou un commentaire que votre cabinet a changé reste tel quel.
0.245.0.0
Les pièces de vos emails s’affichent dans le logiciel, et la fiche d’un fournisseur montre ses emails
Dans votre boîte, une pièce jointe PDF ou une image que le logiciel a copiée s’affiche dans le logiciel d’un clic sur sa carte, « afficher », sans passer par Outlook. « Télécharger » reste à côté de l’aperçu, et les autres pièces se téléchargent comme avant.
La fiche d’un fournisseur porte un fil « Emails » : les emails rattachés à ce fournisseur s’y lisent, du plus récent au plus ancien, avec une recherche.
Pas encore
Un email ne part pas encore depuis le logiciel par votre boîte Outlook, et un rendez-vous pris dans le logiciel ne part pas encore dans votre agenda Outlook : l’écriture vers Outlook s’ouvrira cabinet par cabinet, et cette page le dira.
Ouvrir un email ne le marque pas encore lu dans Outlook.
Seul le titulaire de la boîte affiche ou télécharge une pièce jointe depuis le logiciel : un collègue l’ouvre dans Outlook.
0.244.0.0
L’assistant reprend vos clés, compteurs, conseils, contrats et ventes, et vos documents prennent la charte du cabinet
Depuis l’assistant, vous pouvez créer et renommer une clé de répartition, déclarer des compteurs et saisir leurs relevés, déclarer le conseil syndical d’une copropriété, reprendre un contrat de prestataire, ouvrir un contentieux et reprendre une vente passée.
L’assistant corrige aussi une fiche et l’état d’un compte bancaire. Chaque écriture qu’il propose vous est montrée avant d’être faite.
L’avis d’appel de fonds, l’état des dépenses, le grand livre, la balance, les courriers et le carnet d’entretien sortent sur la charte des documents du cabinet, avec son logo en tête.
Le carnet d’entretien s’édite depuis le menu Actions de la copropriété, et porte le compte bancaire principal.
Dans une lettre de réponse, le signataire se choisit, et le courrier reçu s’affiche à gauche de la réponse.
Une écriture reprise peut porter une facture par ligne, et chaque ligne n’accepte qu’une pièce.
0.243.2.0
La liste des mutations s’ouvre sur vos ventes en cours, et sa recherche trouve le vendeur
La liste des mutations s’ouvre sur les ventes en cours du cabinet, rangées par urgence, et son compteur dit combien de ventes courent sur combien au registre.
Quand une vue demande d’être resserrée, « Terminées » et « Annulées » y mènent directement, et la recherche trouve la référence du mandat, l’immeuble, le vendeur et l’acquéreur : « Jean Dupont » convient.
Le statut ou la recherche choisis ainsi s’affichent au-dessus de la liste et se retirent d’un clic, et une recherche sans résultat le dit en nommant ce que vous avez cherché, et propose de chercher dans « Clôturées » quand la vente cherchée peut s’y trouver.
« Mon portefeuille » montre aussi vos ventes clôturées, et la pastille « Clôturées » se compte depuis votre portefeuille ou depuis la fiche d’un immeuble.
L’assistant retrouve de même les ventes en cours du cabinet.
Pas encore
Quand le registre compte plus de mille ventes, la vue « Clôturées » demande encore une recherche ou un immeuble avant de s’afficher, et « Terminées » seule peut le demander aussi.
0.243.1.2
Une facture se lit même quand un choix reste en suspens
Une facture dont la lecture ne sait pas dire s’il s’agit d’une facture ou d’un avoir, ou quel est son mode de règlement, est lue : ce qui a été lu sur la pièce est repris, et le choix resté en suspens se vérifie avant validation.
Pas encore
La fiche de la facture ne signale pas encore qu’un sens est resté en suspens à la lecture : une pièce qui vous paraît être un avoir se vérifie avant validation.
0.243.1.1
Un relevé qui n’imprime que son RIB est reconnu
Là où la lecture automatique des relevés est ouverte, un relevé bancaire qui porte le relevé d’identité bancaire du compte au lieu de son IBAN est reconnu par ce RIB, quand il désigne avec certitude un seul compte de vos copropriétés.
Sinon il se range « À regarder » dans les relevés à ranger, et aucun compte n’est choisi à sa place.
Pas encore
Un relevé déjà lu avant cette version n’est reconnu par son RIB qu’à une nouvelle lecture.
0.243.1.0
La lecture des factures relève les consommations d’eau et d’énergie
Sur une facture d’eau, de gaz, d’électricité ou de chauffage, la lecture automatique relève les m3 et les kWh facturés.
Quand la facture ne donne qu’un délai de paiement, l’échéance est comptée à partir de la date d’émission.
Pour une facture courante, la proposition d’imputation reste dans les charges courantes et ne propose pas de charge exceptionnelle.
Pas encore
Une facture déjà lue n’est pas relue d’elle-même : tant qu’elle est à codifier, relancez sa lecture depuis son écran pour profiter de ces règles.
0.243.0.0
Ranger un email reçu, en créer un ticket, et les nouveaux emails qui s’affichent d’eux-mêmes
Depuis l’écran Emails, vous rangez un email de votre boîte sur une copropriété, et au besoin sur un copropriétaire, un dossier ouvert ou un ticket de cette copropriété. Vous changez ensuite ce rangement, ou détachez l’email.
Vous créez un ticket depuis un email reçu : vous choisissez le copropriétaire qui a écrit et le type du ticket, et l’email y est rangé.
Tant que l’onglet est visible, vos nouveaux emails s’affichent d’eux-mêmes à l’écran, et le titre de l’onglet compte vos emails non lus.
« Me prévenir des nouveaux emails » vous en avertit par une notification de votre navigateur, si vous le souhaitez, boîte par boîte, sur ce poste.
Pas encore
Un email rangé sur un ticket ne s’affiche pas encore sur la fiche de ce ticket.
Le menu ne compte pas encore les emails non lus.
Ouvrir un email dans le logiciel ne le marque pas lu dans Outlook.
0.242.2.0
L’assistant connecté au cabinet ouvre les exercices d’une reprise
L’assistant connecté à votre cabinet peut ouvrir les exercices d’une copropriété reprise, après leur contrôle, et vous validez l’ouverture.
Pas encore
Les soldes et la banque d’une reprise, les fournisseurs, le rapprochement, les dépôts et le lettrage se font encore depuis l’assistant du logiciel, pas depuis l’assistant connecté.
0.242.1.0
L’assistant reprend une copropriété sur la fiche que votre offre a créée
Quand l’immeuble a déjà sa fiche dans le logiciel, parce que votre offre y a été préparée, l’assistant reprend la copropriété ou la crée sur cette fiche, sans en créer une seconde.
Il complète ce qui manque sur la fiche sans rien écraser, reprend son syndicat et ses lots de même numéro, et laisse en place les lots que votre plan ne nomme pas. Il vous montre tout cela avant votre accord.
Pas encore
Le statut de l’offre ne passe pas en gagnée tout seul : changez-le depuis les prospects.
Une fiche qui porte déjà un mandat en cours ne se reprend pas.
0.242.0.0
La banque avec l’assistant, les commandes de badges au guichet et l’historique des courriers
Avec l’assistant, vous reprenez le dernier rapprochement bancaire d’un compte, posez un arrêté de rapprochement, joignez sa facture à une écriture et lettrez factures et règlements.
L’assistant crée un fournisseur et choisit le compte bancaire d’une ligne de reprise d’après son journal de banque.
Depuis « Commandes badges », le cabinet passe une commande de badge, de clé ou de télécommande au nom d’un copropriétaire qui appelle ou passe à l’agence.
Depuis la fiche d’un tiers, tout collaborateur le rattache comme contact d’un fournisseur, ou l’en retire.
La fiche d’un courrier montre l’historique de ses actions.
Un relevé bancaire déjà déposé est reconnu à son contenu et refusé, avec le geste à faire.
Pas encore
Un relevé déposé avant cette version n’est pas reconnu s’il est déposé de nouveau.
0.241.1.0
Le support se joint d’un clic depuis les onglets Pennylane
Sous Barèmes, dans « Clients Pennylane » et « Comptabilisation Pennylane », un message qui vous invite à prévenir le support ouvre directement votre demande, comme sur les autres écrans.
0.241.0.0
La connexion bancaire, les appels de fonds en masse et la reprise avec l’assistant
Sous Paramètres, Intégrations, la connexion bancaire accueille le relevé que vous déposez, et ses réglages EBICS et numéros TLMC se saisissent au même endroit.
Au versement d’un relevé, les mouvements que le logiciel ne sait pas affecter passent en attente sur les comptes 471 ou 472, et les règlements qu’il reconnaît se soldent.
Les appels de fonds se lancent sur plusieurs copropriétés à la fois ; « Derniers traitements » les retrouve, et un traitement s’y annule.
Sous Barèmes, les onglets « Comptabilisation Pennylane » et « Clients Pennylane » relient vos prestations et vos copropriétés à Pennylane.
Dans Mon compte, chaque collaborateur pose la photo de sa signature et sa signature d’e-mail.
Avec l’assistant, vous créez une copropriété et reprenez ses exercices passés : il prépare, vous validez chaque étape.
Pas encore
La connexion EBICS ne va pas encore chercher les relevés d’elle-même : le relevé se dépose.
Les factures de vente ne partent pas encore dans Pennylane.
Les factures historiques et les rapprochements antérieurs ne se reprennent pas encore avec l’assistant.
0.240.3.0
Le Répertoire garde ses onglets quand la liste est trop grande
Dans le Répertoire, quand une liste compte trop de fiches pour être affichée et que l’écran vous propose de resserrer les filtres, les onglets Tiers, Fournisseurs et Immeubles restent en tête de l’écran : vous passez de l’un à l’autre sans filtrer d’abord.
Sur ce même écran, le bouton « Nouveau tiers », « Nouveau fournisseur » ou « Nouvel immeuble » reste proposé si vous pouvez créer une fiche.
Après une recherche lancée depuis cet écran, le champ de recherche de la liste affiche le texte que vous avez cherché.
Pas encore
L’onglet Lots d’un immeuble n’affiche pas encore la recherche dans son champ.
Sur Fournisseurs, une recherche lancée depuis cet écran ne se retire pas encore d’un seul clic sur une puce, comme sur Tiers et Immeubles.
0.240.2.0
Les invitations et les relances du conseil syndical partent avec leur lien de réponse
Inviter ou relancer le conseil syndical depuis l’onglet Conseil syndical du mandat prépare, pour chaque membre convié, son message avec son lien personnel de réponse, et ce lien ouvre la page où il répond, sans compte à créer.
0.240.1.0
Le courriel de connexion se lit d’un coup d’œil
Le courriel qui vous apporte votre lien de connexion tient en une carte, sous le signe de votre espace : un bouton « Ouvrir mon espace » sur toute la largeur, et juste en dessous sa durée, « Valable 60 minutes, pour une seule connexion ».
Si le bouton ne s’ouvre pas, le lien est écrit en clair plus bas dans la carte : copiez-le dans votre navigateur.
Une phrase dit quoi faire si vous n’avez rien demandé : ignorez le message, sans clic rien ne se passe.
Le courriel d’invitation à rejoindre un cabinet prend la même présentation.
Pas encore
Le nouveau courriel arrive cabinet par cabinet, au fil des mises à jour de l’envoi : d’ici là, vous pouvez recevoir l’ancienne présentation, et son lien fonctionne de la même façon.
Selon votre messagerie, le signe au-dessus de la carte peut ne pas s’afficher : le bouton et le lien en clair fonctionnent de la même façon.
0.240.0.0
L’invitation d’un collaborateur règle toute sa fiche, et la Continuité s’ouvre aux administrateurs
La fenêtre « Inviter un collaborateur » prend, en plus du nom, de l’adresse et du rôle, le téléphone, les agences, le profil et la pastille de la personne, avec les mêmes champs que sa ligne dans la liste. Pour une personne qui n’a pas encore de fiche au cabinet, la première agence cochée devient son agence principale, et la fiche porte ces choix dès sa première connexion, tant que vous êtes encore administrateur ce jour-là.
Si vos choix ne peuvent pas être retenus, l’invitation part quand même : la fenêtre se ferme et l’écran vous dit de les régler sur sa ligne après sa première connexion.
Quand votre cabinet a souscrit les ressources humaines, tout administrateur du cabinet ouvre la Continuité, quel que soit le réglage de son profil, et y lit le motif des absences.
Un collaborateur qui modifie le courrier et consulte les copropriétés verse un pli au dossier d’une affaire de son mandat : modifier les copropriétés n’est pas demandé.
Les indicateurs, les KPI financiers, les statistiques et le Marché sont réservés à la direction du cabinet et aux administrateurs. Un autre profil qui porte la permission lit, à leur adresse, qu’ils sont réservés à la direction, avec la personne à qui en parler.
Pas encore
Une invitation que le logiciel met en attente avant de l’envoyer ne garde pas encore ces choix : réglez-les sur la ligne de la personne après sa première connexion.
0.239.1.0
La pastille « Indisponible » suit le premier jour de l’absence
Dans la fenêtre « Modifier l’équipe » d’une copropriété, la pastille « Indisponible » se pose à côté du nom d’un collaborateur à partir du premier jour de son absence. Une absence annulée ne la pose pas.
Quand vous ouvrez des dossiers de recouvrement depuis les relances, un dossier dont la dette affichée sur la ligne n’a pas pu être reprise s’ouvre quand même, et l’écran vous le dit : saisissez la dette depuis la fiche du dossier.
Le journal d’activité nomme « Article du site mis à la corbeille » le retrait d’un article du blog.
0.239.0.0
Une demande se ferme ou se supprime à toute étape, et ses abonnés suivent vos réponses
Sur la fiche d’une demande, « Fermer » et « Supprimer » sont proposés à toute étape, avec un motif facultatif. Le filtre « Clos » retrouve les demandes fermées.
Une demande qui porte une facture, une commande, un ordre de service, une mise en concurrence ou une contestation du conseil syndical ne se supprime pas : l’écran dit quoi faire à la place.
Les propriétaires et les membres du conseil syndical en cours de la copropriété peuvent suivre une demande. Quand vous répondez, la case « Prévenir aussi les abonnés » leur envoie votre réponse telle quelle ; elle est décochée par défaut et n’apparaît pas sur une demande interne ou réservée au demandeur.
Pas encore
Une demande supprimée ne se restaure pas encore depuis la corbeille.
La réponse d’un abonné par courriel arrive en note interne sur la demande, et non dans le fil de la conversation.
0.238.3.0
Les pièces que vous ouvrez se téléchargent d’un clic, juste à côté
« Télécharger » suit le nom des pièces que vous ouvrez sur ces écrans : factures fournisseurs, courriers, chèques, reprise des factures, relevés bancaires et relevés de compteurs, pièces des écritures, des tickets, des dossiers d’un mandat, du conseil syndical, du pré-état daté, du dépôt, des devis reçus pour une assemblée et des documents de l’immeuble. Le fichier s’enregistre sous son nom et s’ouvre dans le lecteur de votre poste, même quand votre navigateur ne l’affiche pas dans la page.
Dans l’espace copropriétaire, les documents publiés pour les lots, ceux des infos pratiques, les contrats de l’immeuble, les procès-verbaux d’assemblée, les relevés bancaires du conseil syndical et les pièces jointes d’une demande portent le même lien.
Pas encore
Le trombone des colonnes étroites, au grand livre et au relevé de banque, ouvre la pièce sans lien de téléchargement à côté : ouvrez l’écriture pour la télécharger depuis sa fiche.
Dans l’espace copropriétaire, l’icône d’une facture de l’état des dépenses et celle d’un avis d’appel sur le relevé de compte ouvrent le document sans lien de téléchargement à côté, comme les documents récents de la page d’accueil de l’espace : ouvrez la page Documents pour les télécharger.
Au cabinet, les pièces d’une rencontre du conseil syndical quand vous pouvez les modifier, les documents et les projets individuels d’une assemblée, les pièces d’une demande de mutation, la pièce d’une facture de prestation et l’œil de l’état des charges ouvrent encore le document sans ce lien.
0.238.2.0
Les écrans de gestion nomment le champ à corriger, gardent votre saisie et disent ce qu’ils comptent
Quand un enregistrement est refusé, l’écran nomme le champ à corriger et ce qu’il faut y faire, et la saisie reste à l’écran : chèque, pré-facture, opposition, pré-état daté et état daté, fiche d’immeuble, plan pluriannuel, rendez-vous de l’agenda.
Une date qui n’existe pas au calendrier, ou une heure hors de 00 h 00 à 23 h 59, se signale avec les mots du champ. Une date d’ouverture dans le futur, ou une survenance de sinistre après sa déclaration, s’accompagne d’un avertissement sans empêcher l’enregistrement.
Les libellés se lisent en français : fil d’Ariane accentué, singulier à 1, intitulé des rôles des collègues, familles de documents de la corbeille, actions du journal d’activité.
Sur une assemblée, la feuille de présence se fige sur la clé principale en vigueur au jour de l’assemblée, et l’assemblée se déclare tenue dès son jour. Quitter une résolution modifiée et pas encore enregistrée demande d’abord confirmation.
Dans les clés et badges, les champs Immeuble et Catégorie se filtrent au fil de la frappe sur tout le portefeuille, le « + » d’un casier libre ouvre une création réglée sur ce casier, et l’écran des QR compte les casiers que le tableau mural ne porte pas encore.
En comptabilité, la reprise lit le grand livre en .xlsx ou .xls. Les écrans d’une copropriété sans syndicat des copropriétaires mènent à la fiche du mandat qui le crée, et la grille du budget d’une copropriété neuve fait poser le premier poste.
Sur la fiche d’une facture fournisseur, la copropriété choisie est celle sur laquelle la facture s’enregistre, et les clés, opérations et copropriétaires proposés la suivent. Une échéance tombe le jour de l’émission ou après.
Sur un contrat, une dénonciation envoyée après la date limite s’affiche « dénoncé hors délai ». Dans « Modifier l’équipe », un collaborateur absent porte la pastille « Indisponible ».
Un dossier de recouvrement ouvert depuis les relances reprend la dette affichée sur la ligne du débiteur, et l’écran dit ce qui n’a pas pu être repris. Sur un sinistre, une indemnité compte comme reçue dès que son encaissement est affecté.
Sur une fiche de tiers, chaque IBAN n’est enregistré qu’une fois, le SIREN se lit depuis le SIRET, et « Compléter depuis SIRENE » se règle champ par champ. Une fiche reprise par une fusion s’ouvre en lecture, avec le lien de la fiche conservée.
La fiche d’un ticket nomme les contrats auxquels il est rattaché, vingt au plus puis « et N autres ». Une pièce jointe pèse 4 Mo au plus, l’écran le dit au choix du fichier, et de nouvelles pièces s’ajoutent depuis la fiche.
Chaque compte de mandats dit ce qu’il compte, à l’accueil, en RH, dans la Vigie et dans les statistiques. Les indicateurs des prospects comptent une offre réactivée une seule fois, et leur export s’ouvre dans Excel avec ses accents.
La recherche rapide retrouve un article quelle que soit l’apostrophe tapée, et « choisir la copropriété » ouvre la copropriété choisie sur l’écran demandé. Quand le service ne répond pas, la page dit quoi faire et propose de réessayer.
Le journal des nouveautés présente les trente dernières versions, et chaque mois précédent se lit sur sa propre page, à une adresse que vous pouvez citer au support.
0.238.1.0
L’avis d’appel de fonds écrit ses dates en toutes lettres, imprime votre mot en première page et nomme sa pièce jointe
La lettre de l’avis et ses mentions écrivent les dates en toutes lettres : « à régler pour le 1er octobre 2026 ». L’en-tête, le détail et l’extrait de compte gardent les dates en chiffres.
L’encart « Comment régler » imprime la mise en garde : quand l’avis porte les coordonnées bancaires du syndicat, elles ne sont communiquées que sur lui ; dans tous les cas, un message, même d’apparence officielle, qui annonce un changement d’IBAN ne se règle pas, le copropriétaire appelle son agence.
Le mot que vous préparez pour l’appel s’imprime en première page de chaque avis, sous le tableau des montants, d’un bloc, en retrait et en gris. Un mot qui porte des coordonnées bancaires ne s’imprime pas.
Quand les lots d’un copropriétaire sont découpés en plusieurs ensembles, chaque avis nomme son ensemble.
La lettre d’un avis adressé à un mandataire nomme en tête le copropriétaire dont elle porte le compte.
Le PDF de l’avis, joint au courriel et rangé sur le compte du copropriétaire, porte dans son nom les dates de l’avis, la copropriété et le nom du copropriétaire, abrégés quand ils sont longs : un mandataire distingue ses pièces d’un coup d’œil.
La page du détail rappelle que les provisions appelées sont des acomptes, régularisés une fois les charges réelles arrêtées à la clôture de l’exercice ; « Pour information » ne paraît que s’il a quelque chose à dire, et rappelle que l’avance de trésorerie est restituée à la vente du lot. Le bâtiment d’un lot, quand il est connu, se lit « bât. A ».
La troisième page porte son titre et la date de l’extrait de compte, et précise qu’un règlement récent peut mettre quelques jours à être comptabilisé.
Pas encore
Le courriel adressé au mandataire de plusieurs copropriétaires présentera ses mandants en tableau, avec le montant appelé et le solde de chacun puis le total à régler en dernière ligne, et celui d’un seul copropriétaire détachera ses montants d’un trait dans la marge, à la prochaine mise à jour de l’envoi des courriels : d’ici là, ces courriels gardent leur présentation actuelle.
0.238.0.0
Les rapprochements en une seule liste, des droits pour les sinistres, le contentieux et les e-mails, et les articles du site passent par la corbeille
Les rapprochements bancaires se lisent en une seule liste « À traiter » : les rapprochements qui ne tombent pas juste et, sous « Relevé en retard », les comptes dont des écritures attendent un relevé depuis plus de 45 jours, y compris ceux jamais rapprochés. Les relevés que le logiciel n’a pas su ranger ont leur bloc, ceux en cours de lecture une ligne qui se déplie pour les retirer.
Dans les profils, « Assurances & sinistres », « Juridique et contentieux » et « E-mails et agenda » ont chacun leur droit. Les dossiers de sinistre et de contentieux, leurs pièces et leurs tâches suivent le droit de leur espace : cachés s’il est refusé, sans geste s’il est en lecture.
« Indemnisations » et « Relances » demandent aussi de lire la comptabilité.
Une indemnité d’assurance imputée au 7131 ou au 7132 prévient le gestionnaire sinistres, ou à défaut le gestionnaire de la copropriété. Votre accueil compte les indemnités qui attendent leur dossier.
Un administrateur rédige les textes de la relance simple et des deux mises en demeure dans Paramètres, Cabinet, Relances.
Une facture archivée se supprime depuis « Archivées » et part à la corbeille avec sa pièce.
« Éditer un document » s’ouvre dans une fenêtre au premier plan.
Le virement exceptionnel se demande depuis les trois vues des virements, et l’onglet « À faire valider » n’apparaît que lorsqu’une demande attend.
Un article du blog retiré du site se met à la corbeille depuis son éditeur ou depuis la liste des articles. La corbeille le montre dans la section « Pages et articles du site » : il s’y restaure en brouillon pendant un an, et un administrateur peut le supprimer définitivement.
Un dossier rouvert reprend l’étape où il était à sa clôture. Le montant voté d’un dossier clos se corrige après sa réouverture ; sa date et sa résolution se corrigent encore sans la rouvrir.
Annuler le dernier ordre de service en cours rend à la demande le fournisseur et l’avancement qu’elle avait avant son envoi, quand vous ne les avez pas changés depuis. Une pièce classée en devis le dit sous elle, et ne se classe pas deux fois chez le même fournisseur.
La fiche d’une clé et le suivi montrent la relance qui attend son envoi, avec sa date.
Un pli qui cite le numéro de mandat de sa copropriété, ou son nom en toutes lettres, se rattache de lui-même.
Une régularisation des charges sans rien à répartir s’affiche « soldée d’office » : elle ne demande aucune écriture et ne retient plus les appels de fonds qui suivent. Dans les contrôles d’une journée d’appels, une régularisation qui retient l’appel ressort « à corriger », avec sa date.
Une pièce lue au tri du dépôt et aiguillée en facture arrive avec cette lecture, l’émetteur, la date et le montant, sans remplacer ce que vous avez déjà saisi.
Les journaux d’activité des factures et du dépôt, et le motif d’une pièce à trier à la main, s’écrivent en français accentué, anciennes lignes comprises. Le journal d’activité inscrit aussi la création et le renommage d’une agence, et la création et la suppression d’un modèle de message ou d’une résolution type.
Un poste du plan pluriannuel qui a ouvert son dossier de travaux se suit depuis ce dossier : sa fiche propose engagé, fait ou abandonné.
Une mutation créée depuis une demande reprend les lots de la demande que le vendeur détient, et l’écran l’annonce avant la création.
La feuille de présence lit les tantièmes de la clé en vigueur au jour de l’assemblée, et un refus de la feuille des votants nomme le geste en cours.
Dans Ressources humaines, un collaborateur dont l’absence n’a pas commencé n’est compté indisponible qu’à partir de son premier jour. Un intérim confié avant ce jour s’affiche « À venir » sur la fiche de l’absence, et le remplaçant prend le rôle ce jour-là.
Dans l’espace copropriétaire, une demande se dépose sur le lot choisi parmi ses lots de la copropriété, et le fil d’une demande montre chaque message une fois, un message long passant à la ligne.
Un document publié porte la même date sur chaque écran et se télécharge avec l’extension de son type. Les paiements disent une seule fois comment se règlent les appels de fonds.
La commande d’un pré-état daté ne propose que les délais dont votre cabinet a fixé le tarif, et part de l’adresse électronique que vous connaissez au copropriétaire, qu’il peut changer.
Dans un rapprochement bancaire, une écriture comptabilisée déjà pointée sur un rapprochement postérieur porte la mention « Pointée au mois suivant », expliquée sous la liste.
Au grand livre d’un compte, le même jour, la reprise des soldes vient en tête, puis les écritures par numéro et par journal ; le lettrage automatique suit le même ordre.
Dans la consultation d’un compte, les auxiliaires qui ont bougé sur l’exercice sont proposés en premier.
Dans la file des transactions, les listes de compte, de fournisseur et d’auxiliaire s’ouvrent par-dessus le tableau, quelle que soit la ligne.
Un prélèvement précédent, encore en traitement à la banque ou passé sur un exercice antérieur, ne vous empêche pas de poser un nouveau prélèvement : ce qu’il couvre déjà est retranché du montant à prélever.
Le copropriétaire peut, dans son espace, signer un prélèvement unique de son solde dans les mêmes conditions.
La régularisation prélevée propose ce copropriétaire pour ce qu’il doit encore, déduction faite de ce qu’un prélèvement en cours couvre déjà.
Une même échéance ou une même régularisation ne se prélève jamais deux fois, et une copropriété dont le mandat a pris fin n’accepte toujours aucun nouveau prélèvement.
Boîte Microsoft 365 connectée, une pièce jointe que le logiciel a copiée se télécharge directement depuis l’email ouvert, sous le message : sa carte le dit, « télécharger », à côté de son genre et de sa taille.
Une pièce que le logiciel n’a pas copiée le dit sur sa carte, « copie en cours », « trop lourde pour le logiciel » ou « non copiée », et s’ouvre dans Outlook, avec son message.
Pas encore
L’envoi des relances et des mises en demeure depuis Juridique et contentieux n’est pas encore livré : leurs textes se préparent dès maintenant.
Restaurer depuis la corbeille la pièce d’une facture archivée supprimée ne fait pas revenir la facture dans les listes.
La lecture automatique des relevés s’ouvre cabinet par cabinet.
La page de l’équipe du site ne se met pas à la corbeille : seuls les articles du blog y passent.
Vider les lignes échues de la corbeille ne concerne que les documents : un article se supprime définitivement depuis sa propre ligne.
Tant que votre cabinet n’a fixé aucun tarif de pré-état daté, la commande ne se propose pas dans l’espace copropriétaire.
Une écriture pointée au mois suivant ne se lie pas depuis le rapprochement précédent : dépointez-la d’abord sur le rapprochement postérieur.
Le relevé de compte de la fiche d’un copropriétaire et de son espace garde, le même jour, son ordre par date et par numéro.
Avant de prélever un copropriétaire dont un prélèvement est passé sous un ancien contrat de l’immeuble, vérifiez au rapprochement bancaire du nouveau contrat que la reprise de solde ne compte pas aussi la dette que ce prélèvement a payée.
Seul le titulaire de la boîte télécharge une pièce jointe depuis le logiciel : un collègue qui lit un de ses emails rattaché à une copropriété en ouvre les pièces dans Outlook.
Les images du message s’affichent dans Outlook, pas dans le logiciel.
0.237.1.0
La clôture, le budget, les travaux, les compteurs et les factures guident mieux la lecture et la saisie, et l’état de l’assistant suit ce qu’il applique
Le projet individuel de régularisation détaille chaque dossier de travaux clôturé avec l’exercice : sa résolution et sa date, sa clé, le montant voté, ses dépenses, vos tantièmes et votre part. Le tableau de vos lots compte cette part, et son total retombe sur celui de la première page.
Le relevé des compteurs de la clôture nomme l’occupant de chaque lot, c’est-à-dire son ou ses propriétaires à la fin de l’exercice.
Pour un répartiteur de chauffage relevé en unités, le relevé des compteurs laisse l’index d’entrée vide et le décompte le marque d’un tiret.
Le récapitulatif des rapprochements de la clôture dit, pour chaque arrêté, s’il est clos ou en cours.
Sur la carte d’une opération de travaux, son écran d’appels et le volet travaux de son dossier, la part de l’appelé prise sur le fonds de travaux se lit à part : « dont tant pris sur le fonds de travaux ». Elle reste comprise dans l’appelé, et les copropriétaires n’ont pas à la régler.
Dans le budget, « annuler » le vote se propose tant qu’aucun appel de fonds de ce budget n’est parti ; ensuite, l’en-tête de la colonne propose le budget modificatif. « Voter » se propose sur un budget enregistré dont le total n’est pas nul.
Sur une copropriété sans exercice, le premier exercice se propose sur l’année civile en cours, du 1er janvier au 31 décembre, et ses deux dates restent modifiables avant l’enregistrement.
Un index de compteur se tape avec ou sans espace entre les milliers, avec une virgule ou un point : « 1 234,5 » vaut 1234,5, dans la grille comme pour l’index d’entrée.
À l’imputation d’une facture, une indication sous la ligne dit où va la dépense : rattachée à une opération de travaux, elle est appelée en 702, opération par opération ; sur un compte 67 ou 68, hors budget prévisionnel, elle vous invite à rattacher l’opération si la dépense en relève, quand la copropriété en a une.
Dans Paramètres, Intégrations, l’entrée « Intelligence artificielle » dit « Connecté » dès que l’assistant a relevé ce qu’il applique pour votre cabinet, et « En erreur » seulement quand son dernier relevé a échoué : le relevé suivant qui réussit la remet à jour de lui-même.
Le bloc « Tâches de l’assistant » donne, pour chaque tâche, le fournisseur et le niveau appliqués avec la date du dernier relevé, et le bloc « Lecture des documents » se remplit à la première mesure.
Pas encore
L’état se met à jour au relevé suivant de l’assistant, qui repasse toutes les demi-heures : juste après la mise à jour, l’entrée peut encore montrer l’état du relevé précédent.
0.237.0.0
Vos emails et votre agenda Outlook dans le logiciel
Dans Mon compte, la carte « Ma boîte mail » ouvre l’écran où vous connectez votre boîte Microsoft 365. Avant le bouton, il vous dit ce que le logiciel copie, les emails et rendez-vous des 12 derniers mois, et ce qu’il efface à la déconnexion.
Boîte connectée, l’écran Emails montre vos vrais emails, dossier par dossier, les plus récents d’abord ; « Afficher les emails plus anciens » charge la suite. Un email s’ouvre avec la copropriété et le ticket auxquels il est rattaché, et son message s’affiche avec sa mise en forme, dans un cadre à part.
Un message très long ou trop chargé en mise en forme s’affiche en texte ou n’en montre que le début, et l’écran le dit ; « Ouvrir dans Outlook » le montre en entier. Les pièces jointes se listent sous le message et s’ouvrent dans Outlook.
L’agenda pose vos rendez-vous Outlook de la semaine à côté de ceux du logiciel, journées entières comprises, et chacun s’ouvre dans Outlook depuis son détail.
Quand votre boîte doit être reconnectée, les écrans Emails et Agenda le disent en tête, avec le lien pour la reconnecter.
Votre boîte et votre agenda Outlook ne s’affichent qu’à vous, y compris quand un administrateur consulte le logiciel à votre place. Les emails écrits dans le logiciel restent sur la fiche de leur destinataire, et l’écran Emails le rappelle.
Pas encore
Un email relevé ne se rattache pas encore à une copropriété ou à un ticket depuis le logiciel, et aucun ticket ne se crée encore depuis lui.
Ouvrir un email ne le marque pas lu dans Outlook, et le menu ne compte pas encore les non lus de chaque dossier.
Les pièces jointes s’ouvrent dans Outlook, et les images du message ne s’affichent pas dans le logiciel. Les sous-dossiers d’Outlook ne s’affichent pas encore.
Un email ne part pas encore depuis le logiciel, et un rendez-vous pris dans le logiciel ne part pas dans Outlook.
Seule une boîte Microsoft 365 se connecte : une boîte Gmail ne se connecte pas encore.
0.236.0.0
Les invitations en cours se suivent dans Utilisateurs et droits, et la barre de l’assistant vous suit d’un écran à l’autre
Dans Paramètres, Utilisateurs et droits, la section « Invitations en cours » s’affiche au-dessus de la liste des comptes : elle montre les personnes invitées depuis trente jours qui ne se sont pas encore connectées à votre cabinet, avec leur nom, leur adresse, le rôle proposé et la date d’envoi.
Chaque ligne porte le même état, « Invitation envoyée ». À sa première connexion, la personne quitte la section et rejoint la liste des comptes.
La section affiche au plus les cent invitations les plus récentes, et elle le dit quand une invitation plus ancienne peut attendre sans y figurer.
Inviter de nouveau une personne qui n’a pas encore suivi son lien lui envoie un nouveau message.
Vous pouvez passer d’un écran à l’autre aussi souvent que vous le voulez : la barre de l’assistant et sa fenêtre restent disponibles.
Pas encore
Une invitation ne s’annule ni ne se renvoie encore depuis sa ligne : pour renvoyer un lien, invitez de nouveau la même adresse.
« Invitation envoyée » ne dit pas si la personne a ouvert le message, ni si son lien vaut encore : passé quatorze jours, invitez-la de nouveau.
Avec un grand nombre d’onglets du logiciel ouverts en même temps, l’assistant peut se mettre en retrait ; fermez quelques onglets et il revient dans les minutes qui suivent.
0.235.1.0
Un exercice clôturé garde les réglages d’énergie de sa clôture, et l’eau et le chauffage se chiffrent sur leurs charges courantes
À la clôture d’un exercice, les comptes et les réglages de l’eau, du chauffage et de l’électricité de l’immeuble sont gardés avec lui. Vous pouvez les changer pour l’exercice suivant : l’étape des prix de l’énergie et la régularisation d’un exercice clôturé restent celles de sa clôture.
Un exercice rouvert reprend les réglages de l’immeuble, que vous pouvez corriger, et les garde de nouveau à sa clôture.
Un changement du réglage « Répartition de l’électricité relevée » s’inscrit au journal d’activité, avec le choix d’avant et celui d’après.
Un compte de l’eau, du chauffage ou de l’électricité se règle sur trois chiffres au moins.
Sur un exercice ouvert, une dépense d’eau ou de chauffage rattachée à une opération de travaux passe par son opération et n’entre pas dans le prix au m³ ou au kWh. Une facture de gaz et d’électricité ne donne au chauffage et à l’eau chaude que les kWh de leur énergie. La part récupérable d’un compteur se lit sur les sous-comptes de l’eau ou du chauffage.
Un exercice déjà clôturé garde le calcul de sa clôture.
0.235.0.0
Le branchement de l’assistant sur votre nom de domaine se suit dans vos paramètres
Dans Paramètres, Intégrations, le bloc « Branchement de l’assistant » dit en un mot où en est l’assistant pour votre cabinet : « Prêt », « Une action vous attend » ou « En cours de branchement ».
Quand une action vous attend, le bloc donne l’enregistrement à créer chez l’hébergeur de votre nom de domaine, avec ses trois valeurs à recopier telles quelles, et constate de lui-même sa mise en place.
Il ne vous montre que ce que vous pouvez faire : le reste du branchement est suivi par l’éditeur.
Pas encore
« Prêt » dit que le branchement ne vous demande plus rien ; il ne vérifie pas encore que l’assistant répond de bout en bout depuis vos outils.
0.234.0.0
L’électricité relevée se répartit au kWh ou aux tantièmes, et le bouton Dépôt sert toute l’équipe
La fiche du cabinet porte un réglage « Répartition de l’électricité relevée ». « Aux tantièmes de la clé » reste le choix de départ : rien ne change dans vos décomptes tant que vous ne le touchez pas.
« Au kWh relevé » : à la clôture, l’étape des prix de l’énergie propose un prix du kWh, le prix moyen de vos factures d’électricité, que vous pouvez remplacer par le tarif de votre contrat. Quand vos factures sont réparties sur les clés de bâtiments distincts, chaque bâtiment a son prix. Chaque lot équipé d’un compteur paie sa consommation à ce prix ; le reste de la dépense, abonnement et écart avec les relevés compris, reste réparti aux tantièmes de la clé.
Tant qu’une facture d’électricité ne donne pas ses kWh, l’étape attend que vous saisissiez les kWh facturés avant de proposer un prix, et elle vous prévient quand les compteurs relevés dépassent ce qui a été facturé. Un compteur général ne se facture à aucun lot.
Le décompte de chaque copropriétaire montre la ligne de son électricité relevée, ses kWh et le prix retenu, à côté de sa part aux tantièmes. L’état des dépenses déduit les consommations relevées de la clé qui porte l’électricité.
Un exercice clôturé garde la répartition de sa clôture, même rouvert : changer le réglage ne touche jamais une régularisation passée.
Le bouton « Dépôt » du bandeau s’affiche pour tout collaborateur du cabinet, quel que soit son profil. Chacun dépose ses pièces au même endroit ; le tri reste à ceux qui ont le droit du courrier.
Le dépôt est réservé à l’équipe du cabinet : un copropriétaire qui en suit le lien arrive sur son espace.
0.233.1.0
Un virement qui retrouve un encaissement déjà saisi attend votre décision
Dans « Mouvements à traiter », un virement dont le montant correspond à un encaissement déjà saisi à la main pour le même copropriétaire, dans la même copropriété et sans lettrage, n’est pas inscrit d’office. Il attend dans la file, et la ligne nomme cet encaissement, sa date et son libellé.
S’il s’agit du même paiement, laissez le virement : l’encaissement saisi le compte déjà. Si c’est un second paiement, cochez « Ce virement est un second paiement, distinct de l’encaissement déjà saisi » avant « Confirmer l’inscription » : le virement passe au compte du copropriétaire, sans lettrage.
Un prélèvement prévu sur l’avis ou une date hors de tout exercice ouvert reste la raison affichée, même quand un tel encaissement existe.
Pas encore
Un virement qui fait double emploi avec un encaissement saisi reste dans la file : il ne s’en retire pas encore.
Un encaissement saisi à la main après l’inscription d’office d’un virement n’est pas encore signalé : si les deux comptent le même paiement, défaites l’inscription.
0.233.0.0
Les factures des ordres de service, les virements et les rejets du relevé, et l’espace d’une copropriété après la fin de votre mandat
Quand un fournisseur missionné par un ordre de service dépose sa facture depuis son lien, elle entre d’elle-même dans « À codifier », dès qu’elle est vérifiée, comme une facture déposée. Elle porte déjà la copropriété de la demande et sa référence, et le logiciel la lit ensuite comme les autres, fournisseur et montants compris.
Elle suit sa copropriété, comme toute facture fournisseur. Le suivi interne de la demande note son entrée, et les factures déjà déposées et vérifiées avant cette version y entrent aussi.
Dans Paramètres, Intégrations, l’onglet « Connexion bancaire » inscrit d’office au compte du copropriétaire un virement lu sur le relevé que votre banque verse, quand son libellé porte une seule référence d’avis et que son montant règle exactement ce qui reste dû sur tout l’avis, et lettre l’avis dans le même geste.
Les autres virements attendent dans « Mouvements à traiter », avec la raison pour laquelle le logiciel ne les a pas inscrits seul et, quand il le reconnaît, le copropriétaire qu’il propose, d’après la référence de l’avis ou d’après le montant seul. Vous validez par « Inscrire à ce copropriétaire », ou vous laissez.
Un débit reconnu comme le retour d’un prélèvement impayé se traite par « Rejeter le prélèvement » : la dette du copropriétaire est rouverte, l’ordre est marqué « rejeté par la banque », et les frais réels lus sur le relevé vous sont proposés, avec la case « Imputer les frais au copropriétaire » cochée d’office. Décochée, les frais attendent au compte d’attente, ou leur ligne reste à traiter quand la banque les a débités à part.
Sous « Inscrits depuis le relevé », chaque virement ou rejet inscrit se défait avec un motif, et le mouvement redevient à traiter. Une inscription défaite ne revient jamais d’office.
Les prélèvements rejetés se relisent dans la liste élargie des prélèvements, avec leur pastille.
Ces gestes sont réservés à l’administrateur, et à la direction qui a le droit d’écrire la comptabilité.
Quand votre mandat sur une copropriété a pris fin, son espace copropriétaires ne reçoit plus de demande ni de commande de documents. À la place du formulaire, une phrase dit au copropriétaire depuis quand vous ne gérez plus la copropriété et l’invite à s’adresser au syndic désormais en charge.
Le copropriétaire consulte toujours ses documents, son compte et ses demandes passées, et peut répondre dans une demande en cours. Une demande résolue ou close ne se rouvre plus depuis l’espace.
Ses autres copropriétés chez vous ne changent pas, et l’espace reçoit de nouveau les demandes si un nouveau contrat de syndic prend la suite.
Pas encore
Une facture reste sur la demande quand celle-ci n’a pas de copropriété, quand cette copropriété n’a pas de contrat de syndic, quand aucune agence ne peut lui être attribuée, quand son ordre de service est annulé ou décliné, au-delà de trois factures pour un même ordre, ou quand les factures fournisseurs ne font pas partie de votre abonnement : son suivi interne vous le dit.
Une facture de ce type renvoyée au dépôt s’écarte ou se classe à nouveau en facture : classée en courrier ou en relevé, le logiciel ne la lirait pas, et retirée de la demande entre-temps, elle ne se classe plus en facture. Son fichier s’ouvre tant que les demandes font partie de votre abonnement.
Seules les lignes de relevé versées depuis cette version se traitent ainsi : les lignes plus anciennes restent au rapprochement habituel.
Un virement déjà saisi à la main n’est pas reconnu comme tel : laissez le relevé l’inscrire plutôt que de le saisir, et si une inscription double une saisie, défaites l’une des deux.
Un débit qui n’est ni un rejet de prélèvement reconnu ni des frais de rejet se lit dans la file, mais ne s’y traite pas encore.
0.232.3.0
L’imputation des factures, l’ouverture des dossiers, les modèles de courriels et la fin d’un mandat
Pour imputer une facture d’achat, le choix du compte propose les comptes de charges en service qui reçoivent des écritures et le compte du copropriétaire, pour une charge privative. Un compte qu’une facture porte déjà reste affiché et se garde à l’enregistrement.
Sous les courbes de l’évolution du marché, un tableau donne pour chaque syndic suivi sa valeur au début et à la fin de la période, l’écart et la variation en pourcentage, sur la mesure choisie. Le nom d’un syndic ouvre sa fiche.
Depuis la fiche d’un pli ouvert dans « À traiter », la bannette ou la quarantaine, le geste qui le clôt ouvre le pli suivant du même filtre ; la fiche se ferme quand il n’en reste plus.
Ouvrir un dossier sur une copropriété dont l’équipe n’est pas renseignée le dit avant la création et demande de choisir son responsable. Quand une personne recevra le dossier sans choix de votre part, l’écran la nomme.
Le suivi des travaux affiche en tête ses tuiles de cumul pour toute la copropriété.
La balance s’ouvre sur l’exercice en cours, ou à défaut sur le plus récent.
La fiche d’un courrier aux copropriétaires affiche le jour de sa validation à côté de son statut.
L’avis d’appel de fonds, l’invitation au conseil syndical et ses rappels, la relance des coordonnées bancaires et les mouvements d’un trousseau partent avec le modèle de votre cabinet quand il en a un. La section « Envois automatiques » du Centre d’envoi dit, pour chacun, quel texte part aujourd’hui, et « Personnaliser » crée le modèle à partir du texte du logiciel.
Les montants, les dates, les références et le lien à suivre restent ceux du logiciel, dans un marqueur que vous placez où vous voulez, et l’objet garde la référence de l’envoi ; seuls les marqueurs de l’envoi sont proposés, et l’aperçu montre le texte exact qui partirait.
Un modèle qui ne peut pas s’appliquer, vide, désactivé ou porteur d’une mise en forme ou d’un marqueur inconnu, laisse partir le texte du logiciel, et sa fiche dit pourquoi. Un marqueur inconnu est refusé dès l’enregistrement.
À la date de fin d’un mandat résilié, aucun prélèvement ne se prépare, ne se présente à la banque ni ne se signe pour sa copropriété, aucun mandat de prélèvement ne s’y modifie, aucun appel de fonds ne s’y comptabilise et aucun avis d’appel neuf ne s’y prépare. Dès que la résiliation est enregistrée, un prélèvement daté du jour de fin ou d’après est refusé et un appel daté du jour de fin ou d’après ne se comptabilise pas ; un appel daté d’avant se comptabilise jusqu’à la veille de la fin.
La pile des prélèvements retient l’ordre d’une copropriété dont le mandat a pris fin, et dit pourquoi : il ne partira plus, il s’écarte. Ce qui avait été transmis à la banque avant la fin suit son cours ; une remise préparée et pas encore transmise ne part plus.
Les copropriétaires gardent leur espace sans limite de durée pour consulter leurs documents, leur compte et leur historique. Un geste de prélèvement leur est refusé avec la raison, en mots simples, et revenir au virement reste possible.
Pas encore
Les courriers papier et les autres courriels du logiciel gardent leur texte : seuls les envois listés dans la section « Envois automatiques » lisent le modèle du cabinet.
0.232.2.0
Le répertoire des tiers se charge rapidement
Le répertoire des tiers s’ouvre rapidement et affiche le nombre de fiches de chaque bascule, y compris celle des mandataires, même sur un portefeuille de plusieurs milliers de fiches. Les fiches que vous voyez, et celles qui sont rangées sous les mandataires, restent les mêmes.
0.232.1.0
L’état des appels de travaux, les pièces jointes des demandes et la suppression d’un rapprochement
Dans l’échéancier d’une opération de travaux, ouvert par « Appels et financement », chaque appel porte la même pastille que les appels de fonds : « Planifié », « Comptabilisé » ou « Envoyé ». Ce qui lui vaut cet état se lit au survol, et les lecteurs d’écran l’entendent sans rien survoler.
Un appel repris de votre syndic précédent qui porte son écriture est marqué « Envoyé ». La mention « Hors du logiciel », sous la pastille, signale un appel repris dont la date d’envoi n’est pas connue. « Modification indisponible » ne s’affiche que sous un appel qui ne se modifie plus.
Sur la fiche d’une demande, le nom d’une pièce jointe l’ouvre dans un nouvel onglet, qu’elle vienne du demandeur, de votre cabinet ou du fournisseur missionné, et le panneau des ordres de service fait de même. Elle s’ouvre pour qui peut lire la demande.
Un nom qui reste sans lien est celui d’une pièce que vous ne pouvez pas ouvrir : encore en vérification ou bloquée, mise à la corbeille, ou dossier d’une vente, réservé à qui peut modifier les ventes.
Sur l’écran du rapprochement, « Supprimer » ne s’offre que sur l’arrêté le plus récent du compte, s’il est ouvert. Pour défaire un arrêté plus ancien, supprimez d’abord ceux qui le suivent, du plus récent au plus ancien : sur un arrêté qui n’est pas le dernier, l’écran le dit à la place du bouton.
Les arrêtés plus anciens et les arrêtés clos gardent ainsi l’écart et le pointage avec lesquels ils ont été arrêtés.
0.232.0.0
Les actions rapides de l’assistant s’affichent en cartes
Les actions rapides de l’assistant s’affichent en cartes : un titre, une icône, une ligne par élément avec l’essentiel (date, montant, délai). Une ligne qui désigne une fiche l’ouvre d’un clic, et un chiffre de votre journée ouvre l’écran où il se traite ; une ligne qui regroupe plusieurs éléments se lit sans s’ouvrir. Quand la liste dépasse ce qui est montré, la carte l’indique.
Pas encore
Les recherches (copropriété, personne, fournisseur) restent des réponses rédigées.
0.231.0.0
Les relances des débiteurs et les indemnités d’assurance se suivent sur tout le portefeuille
Sous « Juridique et contentieux », l’onglet « Relances » liste les copropriétaires débiteurs de toutes vos copropriétés, classés par dette totale : leurs lots, leur dette détaillée à la demande en charges et fonds, travaux et créances douteuses, leur retard en trimestres sur leur dernier appel de fonds, leur dernière relance et leur dossier de recouvrement ouvert. Elle se filtre par copropriété, par montant minimal ou par trimestres de retard, et un gestionnaire y lit les soldes sans accès à la comptabilité.
Les débiteurs se cochent, et le menu « Actions » ouvre un dossier de recouvrement pour chacun de ceux qui n’en ont pas encore.
Sous « Assurances & sinistres », l’onglet « Indemnisations » liste les indemnités d’assurance comptabilisées qu’aucun dossier n’a encore reçues, et « Affecter » range chacune dans un dossier sinistre ou dommage-ouvrage de sa copropriété, sans toucher à l’écriture. La fiche du dossier montre les indemnités reçues, et l’indemnité s’y retire.
Le compte 713 porte deux sous-comptes, « Indemnités sinistres » (7131) et « Indemnités dommages-ouvrage » (7132), sur lesquels une indemnité s’impute.
Les listes de sinistres, de dommages-ouvrage et de contentieux du portefeuille montrent l’étape de chaque dossier, et l’indemnité reçue pour les deux premières ; elles se trient, se cherchent et se restreignent à une copropriété depuis la rangée de la recherche.
La consultation de compte montre le solde d’ouverture de chaque exercice, se resserre sur un copropriétaire, un fournisseur, une clé ou un compte bancaire, et la recherche d’écritures se filtre par débit ou crédit.
Le budget modificatif ouvre une colonne neuve à côté du budget voté, l’échéancier d’un budget remplacé se consulte, et un budget ne se vote qu’une fois son échéancier complet.
Les charges courantes se lisent par exercice ; le libellé d’une dépense non lettrée se corrige en place, et une dépense se réimpute en la glissant sur un autre poste ou une autre clé.
Les pièces d’un dossier se rangent en grille d’aperçus qui grossissent au survol, et la dernière tuile reçoit les fichiers. Sur ordinateur, la chronologie du dossier redevient une frise.
Une transaction s’ouvre en panneau à droite de sa file, et les listes de tiers, de fournisseurs, de mandats et de copropriétaires s’allègent de leurs phrases d’en-tête.
Pas encore
La relance simple et les deux mises en demeure, avec leur prix au barème de votre cabinet, s’affichent dans le menu « Actions » mais ne partent pas encore.
0.230.3.0
La relance d’un IBAN dit qui l’a saisi, et vos courriels portent la signature de l’agence
La relance quotidienne d’un IBAN qui attend votre approbation dit qui l’a saisi en dernier, et vous invite, en cas de doute sur ce RIB, à vous adresser à cette personne avant d’approuver. Quand l’auteur n’est pas connu, elle dit « un collaborateur ».
Les courriels envoyés par la messagerie de votre cabinet portent le logo du cabinet, ou celui que l’agence de l’envoi s’est réservé, puis « Cordialement, », le nom de l’expéditeur, l’adresse, le téléphone et le courriel de l’agence. Un avis d’appel déjà signé ne répète pas sa formule.
Un courrier aux copropriétaires porte la date du jour où il a été validé, la même sur le papier, sur le PDF joint à son courriel et quand il accompagne un avis d’appel.
Pas encore
Certaines messageries masquent les images d’un courriel tant que le lecteur ne les a pas autorisées : le logo y apparaît après ce geste, et le nom de l’agence, ou celui de l’expéditeur, s’affiche à sa place en attendant.
0.230.2.0
L’avis d’appel dit sur quoi repose la cotisation au fonds de travaux
L’avis qui appelle les provisions courantes avec la cotisation au fonds de travaux cite le budget prévisionnel de l’exercice et, quand elle est connue, la date de l’assemblée générale qui l’a voté. Un avis qui réunit plusieurs appels cite chacun de ses budgets.
Une mention dédiée dit sur quoi repose la cotisation au fonds de travaux : l’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 et la date de l’assemblée générale qui l’a fixée, ou la loi seule quand cette date n’est pas connue. Une assemblée tenue après la date de l’appel ne se cite ni pour le budget ni pour la cotisation.
Le décompte de clôture d’un copropriétaire qui a une part de travaux clôturés avec l’exercice précise que ces travaux font l’objet de leur propre régularisation, et qu’il ne porte que les charges courantes.
Sur le décompte, la part récupérable d’un compteur réparti sur plusieurs clés s’arrondit une seule fois, sur le total du compteur. Les montants comptabilisés ne changent pas.
0.230.1.0
Les décomptes, l’état des dépenses et la feuille de rapprochement se lisent ligne à ligne
Sur le décompte et le projet de répartition, chaque consommation relevée nomme son fluide, sa quantité dans son unité, son prix unitaire jusqu’au dix-millième, les index du compteur et la clé où elle revient : le copropriétaire refait le calcul sur le papier. Chaque lot y est désigné avec son bâtiment, son étage et son escalier.
L’état des dépenses de la clôture porte, pour chaque ligne, la TVA et la part récupérable auprès des locataires, totalisées clé par clé, et chaque clé dit la part de son budget voté que la dépense représente, ou à défaut sa part de la dépense totale, comme l’état d’« Éditer un document ».
La feuille de rapprochement explique l’écart entre le relevé et la comptabilité, liste les opérations rapprochées groupe par groupe, rappelle les écritures reprises en bloc quand le compte a commencé avant le logiciel, et si le solde d’ouverture concordait, et dit si elle est close et à quelle date. Une annexe, sur sa propre page, détaille le pointage, puis, quand le solde de début est saisi, le déroule du solde de début du relevé jusqu’à son solde à l’arrêté.
0.230.0.0
Reprendre une copropriété depuis une IA externe, en un seul accord
Une IA externe reliée à votre cabinet peut reprendre une copropriété : elle prépare le plan, le logiciel le contrôle, puis vous le validez une fois dans cette IA. Le logiciel crée alors la copropriété, ses lots, ses copropriétaires, son mandat et son exercice, et, quand le plan les porte, la banque du syndicat et les soldes d’ouverture, tout ou rien.
Ce qui est créé est exactement le plan que le logiciel a contrôlé, pour vous et pour ce cabinet. La validation est réservée à un administrateur du cabinet, et une reprise déjà faite pour une même référence de mandat est refusée sans rien écrire.
Pas encore
Le relais vers une IA externe s’ouvre cabinet par cabinet, à la configuration : tant qu’il n’est pas ouvert pour votre cabinet, une IA externe ne peut pas reprendre de copropriété.
Une très grande copropriété ne tient pas dans un seul accord depuis une IA externe : le logiciel le dit dès le contrôle, avant toute validation.
0.229.3.0
Le thème sombre prend le bleu du logiciel, et les demandes de mutation se lisent comme des tickets
Sous la marque le logiciel, le thème sombre prend le bleu du thème clair : liens, contour de navigation au clavier, filtres actifs et boutons d’action principale, « Facturer » compris, en bleu plein et texte blanc. Dans le texte d’une résolution, le bleu tire vers l’indigo pour se distinguer d’un lien, et les articles d’aide sur les couleurs décrivent ce bleu, boutons compris.
La file des tickets et la carte des demandes de mutation présentent chaque demande en une ligne façon ticket, sans défilement horizontal : une référence longue se coupe à douze signes et se lit entière au survol, le motif d’un écart se saisit sous sa ligne, et les lecteurs d’écran entendent « Copropriété » et « Demandeur » devant chaque nom.
Dans l’espace copropriétaire, la liste des lots et la balance des copropriétaires se cherchent, se filtrent et se classent comme les contrats et les dossiers : par nature du lot, par situation du solde. Sous un filtre, la balance le dit et recompte ses totaux sur les lignes retenues, une liste vide nomme le filtre posé, et les sous-sols se rangent dans l’ordre de leurs étages.
Quand toute la dette d’une copropriété est en créances douteuses, la balance dit « Aucun copropriétaire ne doit hors créances douteuses ». Un filtre que la liste ne compte plus, après un changement de copropriété, laisse la liste entière.
Une carte de RIB porte en haut à droite le logo de sa banque quand son IBAN la désigne. Sur les pages Banque, le logo se reconnaît d’abord à l’IBAN, puis au BIC.
Une carte de RIB signale « BIC à vérifier » quand son BIC désigne une autre banque que son IBAN, ou un autre pays, la France, Monaco et l’outre-mer comptant pour un seul ; une phrase le redit au-dessus d’« Approuver ». Le nom de banque saisi, lui, se compare à l’œil, au logo de la carte.
Pendant le chargement, Mes demandes, les modèles de message et la carte des demandes de mutation dessinent déjà la page qui arrive.
Une rangée de sous-onglets qui n’en compterait qu’un ne s’affiche pas ; celle que vos droits réduisent à une seule entrée reste, pour dire ce qui vous est ouvert. L’espace copropriétaire dit « Mes demandes » partout.
0.229.2.0
La fusion de deux fournisseurs emporte leurs rendez-vous, ordres de service et tickets
Fusionner deux fiches de fournisseur fait aussi suivre à la fiche conservée les rendez-vous, les ordres de service et les tickets de la fiche en double, et l’aperçu les annonce avant que vous validiez. Quand les deux fiches ont chacune un ordre de service en cours sur le même ticket, le plus avancé reste en cours : l’annulation de l’autre s’inscrit au fil du ticket, et son fournisseur en est prévenu quand cet ordre avait été envoyé à une autre adresse.
Sur un ticket, ouvrir la fiche n’efface « Nouveau message » que pour les réponses qu’elle vous a montrées : une réponse arrivée pendant que vous la lisiez reste signalée.
Depuis son lien, le fournisseur missionné ouvre jusqu’à cent vingt pièces jointes par quart d’heure, et son navigateur suit l’avancement de chaque téléchargement.
0.229.1.0
Le menu déplié et les gestes principaux portent leur icône
Menu déplié, chaque entrée porte son icône à côté de son nom, et les dossiers de la boîte (Réception, Envoyés, Brouillons, Archives, Corbeille) la leur.
« Nouveau message » se trouve en tête de la boîte, menu déplié comme replié.
Les gestes principaux d’un écran portent une icône qui dit ce qu’ils font : créer, envoyer, enregistrer, classer, déposer. Les boutons répétés à chaque ligne d’une liste restent sans icône, pour que la page se lise sans bruit.
Dans l’agenda, des flèches passent d’une semaine à l’autre, et le détail d’un rendez-vous reprend les icônes de sa fenêtre de saisie : quand, où, copropriété, participants, notes.
0.229.0.0
Un ordre de service part au fournisseur avec son lien, et l’agenda montre vos collègues
Sur la fiche d’un ticket, « Fournisseurs à missionner » envoie à chaque fournisseur choisi un ordre de service avec son propre lien. Sans compte, il y accepte ou décline l’intervention, indique sa date, écrit au gestionnaire, ajoute photos, documents, devis et facture, puis déclare l’intervention terminée ; chaque geste s’inscrit sur le ticket et vous prévient. Un ordre se retire d’un clic, « Annuler l’ordre de service ».
Les tickets se filtrent dans une colonne à côté de la file, et chacun porte un statut d’avancement propre à son type. Quand un copropriétaire répond à sa demande, le gestionnaire qui la suit est prévenu.
L’agenda reçoit les assemblées générales et les conseils syndicaux. Un rendez-vous se crée d’un clic sur un créneau ou dans une fenêtre de premier plan, et porte sa copropriété et son interlocuteur ; le pilotage en tire le rapport des rendez-vous. Les agendas de vos collègues se cochent dans le menu, sous « Agenda », et s’affichent chacun dans sa couleur ; dans un cabinet qui cloisonne ses agences, seuls ceux de vos agences vous sont proposés.
Un courrier se clôt par le geste qui le range : rattaché à un dossier, une vente, un contrat ou un copropriétaire, ou classé en devis, il passe en traité de lui-même. Le bouton « Traiter » disparaît ; un pli qui ne compte pas se classe sans suite, avec son motif.
L’accueil se range à votre goût : une vignette se déplace d’un clic maintenu et les autres se replacent seules, et « Ma journée » annonce les rendez-vous du jour et l’heure du prochain.
Les factures prennent la mise en page du portail, leur fiche s’ouvre au premier plan, les champs lus par l’intelligence artificielle portent ses étoiles et les commentaires s’ouvrent par une bulle. L’interrogation comptable réunit en trois onglets la consultation d’un compte, l’interrogation des soldes et la recherche d’une écriture sur tout le portefeuille.
Tous les écrans du menu Syndic partagent un même haut de page ; la facturation quitte ce menu et s’ouvre par le bouton « Facturer », et le fil d’Ariane range Tiers, Fournisseurs et Immeubles sous « Répertoire ».
Pas encore
L’ordre de service part par la messagerie de votre cabinet, quand elle est en service et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement : sans elle, le fournisseur ne reçoit pas son lien.
L’espace fournisseurs et ses appels d’offres ne sont plus proposés pour l’instant, ni dans les menus ni au catalogue ; « Mettre en concurrence » reste sur la fiche d’un contrat.
0.228.0.0
Un contrat se met en concurrence depuis sa fiche, et vos fournisseurs répondent à vos appels d’offres
Sur la fiche d’un contrat de prestation, « Mettre en concurrence » ouvre une demande rattachée au contrat, dont vous devenez responsable, et y conduit la consultation en quatre temps : les fournisseurs du même domaine proposés à cocher, un cahier des charges rédigé par le logiciel d’après le contrat, sans prix ni nom du titulaire, à relire et valider, l’envoi d’une demande de devis séparée à chaque fournisseur avec sa date limite, puis les offres reçues avec leur montant hors taxes.
Le fournisseur consulté ouvre la demande par le lien de son courriel, sans compte : il y lit votre cabinet, l’adresse de l’immeuble, le cahier des charges et la date limite, jamais le prix actuel, le titulaire ni les autres fournisseurs consultés, et dépose son devis avec son montant, qu’il peut remplacer jusqu’à la date limite.
Chaque offre reçue rejoint un projet de résolution, devis joints, qui attend dans les demandes de la prochaine assemblée générale ordinaire de la copropriété. Un contrat en cours de mise en concurrence le dit d’une pastille, dans la liste et sur sa fiche, dont le bouton devient « Voir la mise en concurrence » ; vos copropriétaires le lisent aussi dans les contrats de leur immeuble.
Sous « Répertoire », l’onglet « Appels d’offres » publie une demande de devis, un cahier des charges ou une mise en concurrence dans l’espace fournisseurs, avec son immeuble, son métier, sa date limite et ses pièces. « Fournisseurs de l’espace » invite un fournisseur du répertoire : il choisit sa ville, son rayon d’intervention et ses métiers, puis reçoit un courriel à chaque appel qui lui correspond. Ses réponses, montant, délai, mot et devis, arrivent sur l’appel, où vous en retenez une, ou closez l’appel sans retenir.
Une mise en concurrence se publie aussi au catalogue de l’espace fournisseurs, d’une case à l’envoi ou d’un bouton ensuite : les inscrits du même métier dont la zone couvre l’immeuble sont prévenus et déposent leur offre avec les autres.
Sur la page Documents d’une copropriété, la zone « Devis » range tous les devis de l’immeuble, un dossier par fournisseur, le plus récent en tête. Un devis s’y dépose directement, fournisseur choisi d’abord, ou y arrive par « Classer en devis » depuis une pièce de demande, un courrier ou le dépôt.
L’espace de vos copropriétaires suit l’ordre « Accueil », « Mon compte », « Mes demandes », « Mon immeuble » et « Comptabilité ». « Comptabilité » réunit les dépenses, les travaux et, pour le conseil syndical, la banque et la balance des copropriétaires. Un badge, une clé, une télécommande, un changement de nom sur l’interphone ou un pré-état daté se commandent depuis « Mes demandes », par l’objet « Commande », et les demandes s’y présentent comme vos tickets : leur état en couleur, leur échéance, et une frise à deux colonnes, le copropriétaire d’un côté, votre cabinet de l’autre.
Dans « Mon immeuble », les contrats et les dossiers se cherchent, se filtrent par métier ou par type et se classent, et le copropriétaire ouvre le contrat signé et ses avenants en PDF.
Le membre du conseil syndical voit aussi les dossiers de recouvrement et les procédures, par leur type, leur état, leurs montants et leurs étapes, sans le nom du copropriétaire concerné, et chaque dossier s’ouvre sur sa fiche. Un sous-onglet « Tickets » lui montre les travaux et les nuisances signalés dans l’immeuble, avec leur origine et leur état, sans dire qui les a signalés.
La bibliothèque des résolutions porte « Information sur les procédures en cours », point sans vote posé après le rapport du conseil syndical : à la pose, le logiciel rédige le compte rendu des procédures judiciaires et des recouvrements ouverts de la copropriété, chaque débiteur nommé avec ses lots et son impayé du jour. Le texte d’une résolution prend aussi sa taille, Petit, Normal, Grand ou Titre, gardée dans le procès-verbal et les courriers.
L’état daté se prépare et se génère depuis sa ligne, comme le pré-état daté, et reprend de lui-même les procédures en cours de la copropriété, à relire, modifier ou compléter : il part chez le notaire et l’acquéreur, et un recouvrement s’y dit contre « un copropriétaire », sauf quand c’est le vendeur.
Sur la page Banque d’une copropriété, la carte du solde porte le logo de la banque du compte, ou ses initiales quand le logiciel la reconnaît sans en avoir le logo.
Un devis déposé par un fournisseur, depuis sa demande ou l’espace fournisseurs, reste « En vérification » le temps d’être vérifié : son montant et son mot se lisent tout de suite, mais le fichier ne s’ouvre pas et ne se classe pas en devis avant d’avoir été vérifié, et le projet de résolution le cite sans son montant d’ici là.
Pas encore
Les demandes de devis, les invitations, les liens de connexion et les alertes des fournisseurs partent par la messagerie de votre cabinet, quand elle est en service et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement : sans elle, les fournisseurs ne sont pas prévenus.
« Classer en devis » depuis un email de l’Inbox ne range encore rien : déposez la pièce au dépôt ou directement dans la zone « Devis ».
Le logiciel ne rédige le point sur les procédures en cours que dans la résolution qu’il a lui-même ajoutée à votre bibliothèque : une résolution du même nom venue d’ailleurs reste la vôtre, telle que vous l’avez écrite.
0.227.0.0
Les contrats se refondent, les demandes racontent leur histoire, et Mon immeuble montre contrats et dossiers
Deux pages du menu Syndic, « Assurances & sinistres » et « Juridique et contentieux », listent les dossiers de toutes vos copropriétés, les ouverts d’abord.
Une demande se saisit en une fois : type Intervention ou Générique, responsable, déclarant, fournisseur et métier, pièces jointes et tags colorés. Sous sa fiche, une frise raconte sa création, sa prise en charge, ses changements de statut et ses échanges.
Une demande se diffuse dans l’espace des copropriétaires au moment de sa création, avec un déclarant copropriétaire de l’immeuble.
Un contrat de prestation porte ses conditions générales, sa durée, sa reconduction, son prix et son PDF signé, et rassemble interventions, courriers, tickets et factures. Il peut préparer seul les factures de son fournisseur pour cette copropriété : elles arrivent rattachées et pré-remplies, à relire et à valider.
Le bouton « Nouveau message » de l’Inbox enregistre un email à un copropriétaire, rattaché à sa copropriété, et l’email remonte sur sa fiche. L’onglet Activités d’un copropriétaire rassemble ses emails, ses demandes, ses courriers, ses tickets et ses dossiers.
Sous la marque le logiciel, le portail prend en thème clair les couleurs de la nouvelle maquette : un fond gris, des liens et des boutons bleus.
Vos copropriétaires retrouvent « Contrats » et « Dossiers » dans Mon immeuble : les contrats en cours de l’immeuble, et tous ses dossiers sauf le recouvrement et le contentieux.
Pas encore
Les emails écrits dans le logiciel sont enregistrés sans partir : la connexion à Outlook ou Gmail viendra ensuite, et l’écran le rappelle.
0.226.0.0
Inviter un collaborateur depuis le cabinet, plusieurs dates d’appel en un seul avis, et le courrier filtré par statut
Depuis Utilisateurs et droits, un administrateur du cabinet invite désormais un collaborateur dans une fenêtre : la personne reçoit aussitôt par e-mail un lien de connexion, et sa fiche porte le nom et le rôle saisis dès sa première connexion. Passé quatorze jours sans connexion, invitez-la de nouveau.
Une personne qui travaille déjà comme collaborateur dans un autre cabinet reçoit une invitation à accepter : elle n’entre dans le vôtre qu’après avoir cliqué sur « Accepter l’invitation », dans les quatorze jours.
« Supprimer », sur la fiche, retire l’accès, le profil de droits, les agences et la qualité d’administrateur, et sort la personne de la liste des comptes, sans rien effacer d’autre : son nom reste sur l’historique, et une nouvelle invitation la fait réapparaître sans droits, à redonner dans la liste.
« Envoyer le lien de connexion » renvoie à un collaborateur un nouveau lien par courriel.
En tête de la fiche d’un copropriétaire, deux boutons mènent au copropriétaire précédent et au suivant, avec un compteur et les flèches du clavier ; vous restez sur le même onglet, et « Retour à la liste » vous ramène là d’où vous étiez parti.
Plusieurs dates d'appel peuvent désormais partir ensemble : préparez l'envoi depuis la date la plus récente, il réunit les dates précédentes déjà comptabilisées et pas encore envoyées, en un seul avis par copropriétaire et un seul montant à régler. L'avis rappelle chaque appel avec sa date d'exigibilité, et pour un copropriétaire au prélèvement il annonce les prélèvements prévus aux dates réunies. Une date réunie ne se prépare plus seule : son écran mène à l'envoi qui l'emporte.
Pour un copropriétaire qui a un prélèvement en cours, l’avis, qu’il porte une date ou plusieurs, et son courriel ne donnent pas les coordonnées de virement : ils annoncent les prélèvements prévus aux dates de l’envoi et invitent à contacter l’agence avant tout autre règlement. Le courriel d’un mandataire de plusieurs copropriétaires nomme ces copropriétaires hors du total à régler.
Un courriel d’appel de fonds encore en file au moment où le copropriétaire met en place un prélèvement ne part pas, pour ne pas lui demander un virement : le journal d’envoi le dit « Retenu », avec la mention « Retenu : prélèvement en cours », et vous l’envoyez de nouveau depuis l’appel de fonds.
Dans la liste du courrier, le champ « Statut » ne montre que les plis au statut choisi, et « Tous les statuts » les rend tous. Le filtre se garde dans l’adresse de la page, donc d’un pli à l’autre avec les flèches de la fiche et au retour sur la liste.
Sur l’évolution du marché, chaque syndic suivi a sa puce, même hors des trente plus gros : la croix de la puce cesse de le suivre.
En établissant une facture, le catalogue des prestations se range par famille, « Hors contrat » puis chaque paragraphe du contrat, et se cherche aussi par le paragraphe.
Les noms s’écrivent en casse normale au classement des portefeuilles, dans la colonne « Affecté à » du courrier et sur les fiches des personnes ; un nom saisi en minuscules reste tel quel.
Sur la fiche de l’immeuble, un relevé de compteurs versé dont la lecture n’a rien donné en dit la raison sous sa ligne.
Quand deux collaborateurs relancent le même trousseau au même moment, une seule relance part, et le second est prévenu qu’elle vient d’être enregistrée.
Au journal des envois, « Réinitialiser » reste affiché en permanence.
Sur la fiche d’une vente, le transfert est refusé pour un lot que le vendeur ne détient plus à la veille de l’acte : le message nomme le lot, et un lien vers le support accompagne l’invitation à retirer le lot de la vente ou à faire corriger la date de départ du vendeur.
L’adresse de contact donnée par le site, les mentions légales, le centre d’aide et le formulaire de rappel est une boîte relevée par l’équipe du logiciel.
Quand votre cabinet n’a pas sa propre adresse d’aide, celle qui s’affiche dans le logiciel et dans ses courriels est elle aussi relevée par l’équipe du logiciel.
Pas encore
Si votre cabinet est servi sous sa propre marque, l’invitation à accepter ne part pas encore par e-mail : contactez le support.
Le premier envoi d'une copropriété préparé sur cet écran part avec sa seule date ; les appels repris de votre outil précédent restent au solde antérieur.
Une date de départ du vendeur saisie trop tôt ne se corrige pas encore depuis la fiche : signalez-la au support, qui la rectifie.
Dans l’espace copropriétaire d’un cabinet sans adresse d’aide propre, « Besoin d’aide ? » renvoie encore à l’adresse du logiciel plutôt qu’à celle du cabinet.
0.225.1.0
Le rangement automatique des plis du notaire suit le cloisonnement de votre cabinet
Si votre cabinet ne cloisonne pas ses agences, un pli du notaire se range de lui-même dans la vente qui porte le lot qu’il cite, quelle que soit l’agence qui l’a reçu. Si votre cabinet cloisonne ses agences, il ne s’y range que lorsque la copropriété est gérée par l’agence du pli ; sinon, il se rattache depuis sa fiche.
0.225.0.0
La vente se mène jusqu’au transfert depuis sa fiche, et les honoraires du contrat se facturent seuls
Sur la fiche d’une vente, le pré-état daté généré se facture puis s’envoie depuis sa ligne. « Facturer » adresse la facture au vendeur, au tarif de la commande quand il l’a passée en ligne, en traitement normal ou express ; la facture se rouvre ensuite en PDF. « Envoyer » vous fait valider les adresses, celles du vendeur, du notaire et de la commande, l’objet et le message : le pré-état daté part en pièce jointe, le dossier complet par un lien valable trente jours, et la ligne dit la date d’envoi.
L’état daté se prépare et se génère comme le pré-état daté, avec ce que lui seul porte : ce qui est intervenu depuis l’avant-contrat et le certificat de l’article 20. Il se facture au tarif du barème du mandat, puis s’envoie en pièce jointe.
Le certificat de l’article 20-II se génère depuis sa ligne : vous confirmez, s’il y a lieu, que l’acquéreur déjà copropriétaire ne fait pas l’objet d’une mise en demeure restée sans effet.
L’avis de mutation et la notification de transfert reçus du notaire arrivent à valider sur la fiche, et ouvrent le transfert de propriété.
Les documents d’une copropriété tiennent sur une seule page : les pièces de l’immeuble rangées par catégorie, diagnostic technique global et plan pluriannuel de travaux compris, où vous déposez un fichier en le glissant sur sa case, puis les pièces versées depuis les autres écrans, et la comptabilité rangée par exercice.
Dans « Badges et clés », « Vente aux copropriétaires » réunit deux onglets. « Commandes » suit chaque commande d’étape en étape : le prix d’un article sur devis que le copropriétaire accepte depuis son espace, l’ordre de service au fournisseur, la réception, la remise avec son bon de retrait, puis la facture au copropriétaire. « Stocks et tarifs » tient l’offre et le stock de chaque résidence, qui suit seul les réceptions et les remises, et le stock commun de l’agence pour les badges et télécommandes vierges.
Dans son espace, « Mes commandes » montre au copropriétaire ses commandes et leur état, et le pré-état daté s’y télécharge dès que vous l’avez établi.
Tout collaborateur du cabinet établit les factures d’honoraires des copropriétés qu’il sert, sans avoir besoin du droit d’écriture sur la comptabilité.
Dans les barèmes, les prestations du contrat de syndic et les prestations hors contrat ont chacune leur onglet. Le pré-état daté y est une prestation hors contrat, dont vous changez le prix à tout moment, et le taux de TVA d’une prestation hors contrat se choisit.
La liste des ventes se range par urgence, sans onglets : la colonne « Où en est la vente » dit ce qui attend, et les pastilles « En cours », « À traiter », « Chez le notaire » et « Clôturées » choisissent les ventes.
Sur la fiche d’une vente, le transfert se suit en quatre étapes : confirmer la date du transfert, qui fait de l’acquéreur le propriétaire, ses coordonnées et son courriel de bienvenue, les fonds du notaire lus sur le compte du vendeur, et l’opposition sur le prix.
Le courriel de bienvenue invite l’acquéreur à confirmer son adresse d’un clic, sans compte, par un lien valable sept jours. La fiche et la liste disent si le courriel est parti, et un envoi qui n’a pas abouti se renvoie.
L’avis de mutation ou la notification de transfert reçus hors du courrier se déposent en PDF sur leur ligne, avec leur date de réception, et se retirent tant que le transfert n’est pas acté. Un pli du notaire se range de lui-même dans la vente qui porte le lot qu’il cite, quand la copropriété est gérée par l’agence du pli.
Un dossier de travaux s’ouvre en enregistrant le vote de l’assemblée, depuis les dossiers du mandat, un poste du plan pluriannuel ou un autre dossier, une intervention par exemple : il naît avec son budget et sa comptabilité, et reçoit ensuite les votes complémentaires.
Chaque dossier porte une frise de ses étapes, et votre administrateur règle les étapes de chaque type dans Paramètres, Cabinet, Dossiers.
Votre cabinet tient sa bibliothèque de résolutions dans Paramètres, Cabinet, Résolutions types, et ses résolutions cochées forment le modèle d’ordre du jour. Depuis l’ordre du jour, « Piocher dans la bibliothèque » propose les résolutions qui manquent, dont une par devis rattaché à l’assemblée, et une résolution s’ouvre directement en saisie.
Un devis reçu au courrier se rattache à une assemblée à venir depuis la fiche du pli, et figure dans les devis rattachés de l’assemblée.
Sur la fiche d’un contrat de syndic, la zone « Facturation automatique des honoraires » se paramètre une fois : date de démarrage, honoraires annuels, trimestriels ou mensuels, facturés en début ou en fin de période. L’échéancier s’affiche avant de valider. Le logiciel émet ensuite lui-même chaque facture d’honoraires forfaitaires avec son PDF, intitulée par sa période, « 4T2026 » par exemple, et la range dans « À payer » des factures. La dernière période commencée se facture en entier ; au renouvellement ou à la résiliation, le logiciel émet l’avoir de ce qui dépasse la fin du contrat.
Quand vous confirmez la date du transfert d’une vente, le logiciel passe lui-même l’écriture qui porte au compte de l’acquéreur la part des lots vendus dans les fonds de travaux et les avances du vendeur, et dans les appels de fonds datés du jour de la vente ou après. Si l’exercice de la vente est arrêté, la fiche vous demande d’accepter que ces écritures passent au premier jour de l’exercice suivant.
À l’étape des fonds, les encaissements en attente d’imputation de la copropriété s’ouvrent dans une fenêtre et s’affectent au compte du vendeur d’un geste.
Une mutation virtuelle qui reprend les lots d’une vente actée, vendeur et acquéreur inversés, vous demande avant le transfert si elle annule cette vente. Si oui, le logiciel passe l’écriture inverse des fonds et chaque fiche renvoie à l’autre.
Un transfert est refusé quand une des parties a déjà, dans la même copropriété, un transfert confirmé daté après lui : le message nomme la vente ou la mutation virtuelle en cause, et dit s’il faut l’annuler ou corriger les dates.
Les dossiers d’un mandat portent un numéro qui dit leur type, leur mandat et leur rang, et l’ancien numéro reste affiché dessous, « anciennement », et retrouvable à la recherche, dossiers clos compris. La liste s’affiche en cartes rangées par type ou en tableau, chaque type avec sa couleur, et un dossier clos s’efface en pointillés.
Un dossier sinistre, dommages-ouvrage, recouvrement ou judiciaire porte son volet, assureur, expert, dette, audiences ou indemnités. Tickets, factures et e-mails envoyés de la copropriété se rattachent au dossier, et chaque dossier neuf est confié au binôme qui gère la copropriété, avec un second responsable que la fiche change.
Le conseil syndical présente sa composition en pastilles et ses rencontres sur une roue, qui tourne au clic sur une voisine, à ses flèches ou au clavier ; une rencontre se programme dans une fenêtre, et la fiche d’un membre s’ouvre au premier plan.
Une facture ou un avoir fournisseur déjà réglé en partie n’affiche dans « À payer » que son reste, et un avoir entièrement soldé quitte la pile.
Dans la comptabilité, les opérations de travaux clôturées se rangent à part et se déplient à la demande, et la balance sur plusieurs exercices se saisit « du … au … ».
Quand un montant ne peut pas être établi avec certitude à partir de la comptabilité, la préparation du pré-état daté le laisse vide et vous dit ce qu’il faut saisir : une échéance de travaux à venir déjà comptabilisée, une échéance financée en partie par le fonds de travaux, nette de la part du fonds, ou les charges réelles d’un exercice qui n’a pas été réparti. Tant que vous ne l’avez pas saisi, le dossier imprime « non déterminé ».
Quand le vendeur ne vend qu’une partie de ses lots, les échéances à venir et l’annexe des deux derniers exercices portent sur les seuls lots vendus ; un montant que la comptabilité ne permet pas d’isoler pour ces lots reste à saisir.
Il en va de même quand un lot vendu est, ou a été, tenu avec un autre propriétaire, ou en a changé depuis le début des deux derniers exercices : les montants de l’annexe, et ceux du budget à venir qui dépendent du propriétaire, se saisissent pour le lot entier ; la dernière cotisation au fonds de travaux se saisit aussi dans ces cas, comme pour une vente d’une partie des lots.
« Créer la mutation » depuis une demande ouvre la vente et la relie à la demande en un seul geste. Si la réponse ne vous parvient pas, l’écran vous dit que l’opération n’a pas été confirmée et comment vérifier ce qui a été enregistré avant de recommencer.
Pas encore
L’avis de mutation et la notification de transfert se reçoivent du notaire et se valident sur la fiche : le logiciel ne les rédige pas.
Le carnet d’entretien n’existe pas encore dans le logiciel : le pré-état daté le dit au lieu de le joindre.
La contre-passation d’un transfert appliqué se crée depuis la liste, case « Contre-passation » cochée, vendeur et acquéreur inversés : la fiche de la vente ne la prépare pas encore.
L’entrée « Facturation » du menu et le bouton « Facturer » ne paraissent qu’avec la comptabilité : sans elle, la facturation s’ouvre depuis un lien vers une pièce.
La pièce du notaire déposée à la main se limite à 4 Mo : un PDF plus lourd se compresse avant d’être déposé.
Le dossier de travaux ne porte pas encore l’entreprise à désigner quand l’assemblée a délégué son choix, et l’espace des copropriétaires présente encore les travaux de l’immeuble sans leurs étapes.
Une facture d’honoraires dont l’échéance est arrivée part à la première ouverture du logiciel du jour par un collaborateur de l’agence du contrat, pas encore à heure fixe.
Avancer la date de fin d’un contrat n’émet pas d’avoir de lui-même : la dernière période commencée reste facturée en entier.
Les ordres de service ne se rattachent pas encore à un dossier.
0.224.1.0
Un dépôt qui n’aboutit pas vous dit pourquoi, et les listes filtrées pendant la frappe trouvent plusieurs mots
Au dépôt, à l’entrée en gestion et sur la photo d’un trousseau, un fichier qui n’a pas pu être enregistré dit pourquoi : le service de stockage ne répond pas pour le moment, et vous pouvez réessayer dans quelques minutes ; le fichier est trop lourd ; son type n’est pas accepté à cet endroit. Au dépôt, un fichier déjà présent dans le logiciel est signalé comme tel.
À l’entrée en gestion, un fichier qui n’est pas un PDF, ou qui dépasse 4,5 Mo, est signalé avant l’envoi. Si un versement reste sans confirmation, l’écran vous invite à l’ouvrir dans un nouvel onglet pour vérifier si la pièce y figure avant de la déposer de nouveau.
Dans une liste qui se filtre pendant la frappe, tapez plusieurs mots dans l’ordre qui vous vient : « ascenseur tech » trouve l’ascenseur rangé sous Technique, sur le libellé comme sur la ligne en dessous. Ce que vous avez tapé d’un seul tenant passe en tête de liste.
Sous un champ d’adresse, la flèche du bas descend dans les propositions et Entrée choisit celle qui est désignée. Tant que des propositions sont affichées ou qu’une recherche est en cours, Entrée n’enregistre pas la fiche : choisissez une adresse, ou appuyez sur Échap pour garder votre saisie telle quelle.
Pas encore
À l’entrée en gestion, une pièce de plus de 4,5 Mo ne se dépose pas encore : réduisez-la ou découpez-la.
0.224.0.0
La file des transactions se traite entière, et le relevé d’un compte propose les auxiliaires de la copropriété
L’écran des transactions montre toute la file de votre portefeuille, jusqu’à cinq mille mouvements. Un envoi comptabilise trois cents lignes au plus : le bouton dit combien partent, et les autres lignes prêtes gardent leur préparation pour l’envoi suivant.
Dans le menu de la comptabilité, sous « Tout le portefeuille », « Transactions », « Prélèvements » et « Chèques » disent combien de mouvements, de prélèvements et de chèques vous attendent.
Sur l’écran Comptes, la carte « Détail » propose d’abord les comptes qui ont bougé sur l’exercice, avec leur nombre de mouvements. Sa troisième case ne propose que les auxiliaires de la copropriété choisie, ceux qui ont bougé en premier, les autres marqués « aucune écriture ».
Le relevé d’un copropriétaire, d’une clé ou d’un compte bancaire qui n’a encore aucune écriture sur le compte se lit à zéro, sous son nom.
Une copropriété sans compte bancaire vous mène à ses paramétrages par « Ouvrir les paramétrages ». L’écran des relevés dit l’heure de ses données, et pendant une facture, sur un grand écran, le bandeau du haut s’efface pour laisser la place à la pièce.
0.223.0.0
Deux tiers se fusionnent depuis la liste, et un envoi se relit tel qu’il est parti
Sur la liste des tiers, cochez deux fiches : « Fusionner ces deux fiches » ouvre leur arbitrage, en gardant la plus ancienne, et l’écran d’arbitrage permet d’inverser. Une fiche déjà créée se complète depuis SIRENE en tapant la raison sociale : seuls les champs vides sont remplis, et une ligne sous le nom dit ce qui a été repris et ce qui a été gardé.
Quand vous changez l’immeuble d’un mandat, « Créer un immeuble » le crée sans quitter la fiche, et l’immatriculation de l’immeuble choisi s’affiche dessous. Un mandat résilié dit quand et par qui la résiliation a été enregistrée.
Dans le journal d’envoi, un message mis en forme se relit tel que son destinataire l’a reçu, sans les images qu’il irait chercher ailleurs, et « Réinitialiser » lève d’un clic la période, le canal, le statut et la recherche.
Au-dessus d’un pli, « Ouvrir dans un onglet » l’affiche en grand et « Télécharger » l’enregistre sous le nom du fichier reçu. La case de l’en-tête coche tous les plis que la liste montre. Un pli retiré du logiciel emporte son document, qui ne se récupère pas. Sur l’écran des appels de fonds, « Voir le PDF » ouvre un courrier joint tel qu’il part.
Les projets individuels de répartition portent la mention « PROJET » en travers de chaque page.
En comptabilité, « voir le détail » sur la ligne de l’à-nouveau du grand livre ouvre le report en écritures. Un copropriétaire ou un fournisseur sans mouvement sur l’exercice garde son relevé. L’état des dépenses se replie, se déplie et s’imprime depuis la page, et un budget remplacé par un modificatif reste lisible sous la grille. Les rapprochements, les comptes, les copropriétés et les appels de fonds du portefeuille disent l’heure de leurs données.
La synthèse des indicateurs du cabinet met le chiffre d’affaires, l’excédent brut d’exploitation et le résultat net face à ceux de la même période l’an dernier, en barres.
Sur le marché, quatre cartes situent votre cabinet au-dessus du classement, et « Ajouter un syndic » propose les confrères à mesure que vous tapez. Dans le suivi des prospects, la recherche retrouve aussi une offre par l’e-mail ou le téléphone du contact, l’immatriculation, les notes ou le motif de perte.
Sur la fiche d’un fournisseur, « Créer un contact » saisit une personne avec son téléphone, son mobile et son e-mail, et la rattache d’un même geste.
Sur la fiche de l’immeuble, chaque relevé de compteurs versé dit ce qu’il contient et où il en est. L’ouvrir reste réservé à qui a accès à la comptabilité.
Une clé sortie passe directement à un autre porteur par « Remettre à quelqu’un d’autre ». Sur le tableau des clés, le « + » au bord de la grille ajoute une colonne ou une ligne d’un clic.
Sur la fiche d’une analyse, la direction relance un rejeu sorti en échec par « Relancer ce rejeu ». Les noms de l’accueil s’écrivent en casse normale, et le menu de gauche se replie à l’ouverture d’une facture pour laisser la place à la pièce.
Pas encore
La section « Suivi du prestataire » de la fiche d’un message ne reçoit pas encore les avis du service d’envoi, remis ou ouvert : elle indique la référence sous laquelle le retrouver chez lui.
0.222.1.0
L’avis de messagerie de l’accueil vous prévient aussi quand vos liens partent par le logiciel
En tête de l’accueil, l’administrateur du cabinet voit l’avis sur la messagerie quand les derniers liens de connexion n’ont pas pu être confiés à la messagerie du cabinet, même active et testée, et sont partis par le logiciel, toujours au nom du cabinet. Personne n’est privé de son lien, et l’avis disparaît dès qu’un lien repart par votre messagerie.
Pas encore
Dans ce cas, le lien « Ouvrir la messagerie » de l’avis mène à une messagerie qui peut être en ordre : si l’avis reste affiché, signalez-le à l’assistance.
0.222.0.0
Vos copropriétaires ouvrent leur espace avec un code reçu par courrier
Un copropriétaire dont vous ne connaissez pas l’adresse e-mail ouvre lui-même son espace : il scanne le QR de son courrier d’activation, ou saisit son code sur la page d’activation de votre espace, puis choisit son adresse e-mail et la confirme par le lien qu’il y reçoit. La page de connexion de votre espace le lui propose aussi : « Vous avez reçu un code par courrier ? Activer mon espace ».
Sur la liste des copropriétaires d’une copropriété, un administrateur du cabinet génère en un seul PDF les courriers d’activation de tous les copropriétaires en cours, à leur adresse postale, ou celui d’une seule personne depuis sa fiche. Le code est personnel et vaut 90 jours ; ceux qui n’ont pas pu recevoir de courrier sont nommés sous le bouton, avec leur raison.
La fiche du copropriétaire dit où en est son accès, courrier envoyé, code échu ou espace ouvert, et propose le geste qui suit : réimprimer le courrier, régénérer le code après un courrier égaré, l’inviter par e-mail à l’adresse de sa fiche, ou retirer son accès.
Un copropriétaire sans aucun lot en cours dans votre cabinet, après une vente par exemple, perd l’accès à son espace au plus tard le lendemain.
Pas encore
Le courrier d’activation et l’invitation par e-mail s’ouvrent cabinet par cabinet, à la mise en place de votre espace copropriétaire : tant que ce n’est pas fait pour le vôtre, l’écran vous le dit et aucun courrier n’est préparé.
Un nouveau code se régénère fiche par fiche, pas pour toute une copropriété d’un coup.
Une adresse e-mail qui porte des accents ne reçoit pas d’invitation : le courrier d’activation reste possible.
0.221.0.0
Les demandes de pré-état daté arrivent dans les mutations, et le dossier part au copropriétaire
En tête de l’écran des mutations, « Demandes de mutation » réunit les demandes de pré-état daté reçues par courrier, les commandes passées par vos copropriétaires depuis leur espace et les demandes que vous saisissez avec « Nouvelle demande », bon de commande compris. « Créer la mutation » ouvre la vente qui leur répond ; « Écarter » retire une demande qui n’annonce pas de vente, et le copropriétaire lit votre motif quand c’est sa commande.
« Avis et notifications à traiter » présente les avis de mutation et les notifications de transfert des notaires : « Rattacher à une vente » les relie à la vente en cours de la copropriété et, quand le pli le précise, vous dit jusqu’à quand former opposition, ou « Créer la mutation » part du pli.
La fiche d’une vente porte pour titre son vendeur et son acquéreur, s’ouvre prête à être complétée, et une frise y range les faits de la vente à leur date, avec ce qui reste à réaliser avant elle.
Le pré-état daté se prépare depuis la fiche, dans les quatre parties du modèle : le logiciel propose les sommes au jour et les pièces trouvées dans les documents de l’immeuble et les assemblées générales, vous vérifiez, puis « Générer le dossier » produit un seul PDF rangé dans la mutation. Pour une commande passée dans l’espace, « Générer et transmettre » l’envoie au copropriétaire, dans « Mes demandes », et clôt sa commande, tant qu’il reste le vendeur du lot. Si le courriel qui l’en prévient n’a pas pu partir, la fiche de la vente le signale et « Envoyer le courriel » l’envoie à nouveau.
Sur une copropriété, « Suivante à traiter » quitte l’en-tête.
Pas encore
Seul le pré-état daté se génère : l’état daté, l’avis de mutation, la notification de transfert et l’article 20-II se suivent sur la fiche sans s’y fabriquer.
Les montants proposés se vérifient ligne à ligne avant de générer. Certaines lignes, comme les provisions encaissées pour les périodes postérieures, ne sont pas encore calculées et se saisissent si elles s’appliquent.
Le carnet d’entretien n’existe pas encore dans le logiciel : le pré-état daté le dit au lieu de le joindre.
Les PDF déposés pour compléter le dossier pèsent ensemble 4 Mo au plus, et le bon de commande d’une demande saisie aussi.
0.220.0.0
Le motif d’une absence, l’entrée d’un lot et le compte auxiliaire
Une absence se déclare avec son motif : arrêt maladie, congé maternité, congé prolongé, départ, ou autre avec une précision. Seule la direction du cabinet lit ce motif.
Un lot porte son entrée, distincte de son bâtiment, sur sa fiche et dans son formulaire.
L’interrogation d’un compte va jusqu’au compte auxiliaire : après la copropriété et le compte, une troisième case cherche le copropriétaire, le fournisseur, la clé de répartition ou le compte bancaire, selon le compte choisi.
Un formulaire de vote par correspondance s’enregistre encore après l’ouverture d’un premier vote : il compte à partir du vote suivant. Seul un formulaire qui a déjà compté ne se modifie plus.
Le vendeur d’une vente se choisit parmi les copropriétaires actuels de l’immeuble, une fois le mandat choisi, et seuls les lots qu’il détient se rattachent à la vente. Un copropriétaire dont la date de départ est déjà saisie reste proposé jusqu’à cette date.
La file des transactions se borne à une copropriété, et vous le propose d’elle-même quand le portefeuille entier dépasse ce que l’écran montre d’un tenant.
Un avis de fonds dont le détail ne totalise pas l’appel s’ouvre et s’imprime avec son alerte, pour être relu avant l’envoi.
La grille des index distingue un répartiteur d’un compteur : son entrée est « sans objet », et sa valeur relevée est la consommation.
Pas encore
Le motif d’une absence déjà déclarée ne se modifie pas : pour le changer, clôturez l’absence et déclarez-la de nouveau.
Une copropriété dont les mouvements dépassent à eux seuls ce que la file montre d’un tenant ne s’ouvre pas encore sur cet écran.
0.219.1.0
La fiche d’une demande dit qui ne recevra pas votre réponse par courriel
Quand le demandeur n’est pas propriétaire en cours du lot de sa demande, la fiche le dit sous le champ de réponse, avant que vous n’enregistriez : il ne voit pas la demande dans son espace en ligne et aucun courriel ne lui annonce votre réponse. Pour le prévenir, contactez-le directement.
0.219.0.0
La période vous suit de la Balance aux Charges, et un membre du conseil s’ajoute au clavier
En comptabilité, la période choisie sur la Balance comptable vous suit sur les Charges courantes, et inversement : l’autre onglet s’ouvre sur les mêmes dates.
Le chiffre à côté de « Relevés bancaires », dans le menu, compte pour la direction tous les comptes qui attendent un rapprochement dans ce qu’elle voit ; pour un autre collaborateur, ceux des copropriétés dont il est le comptable désigné, et il n’apparaît pas tant qu’aucun comptable n’est désigné dans ses agences.
Pendant la confirmation d’une remise à zéro des index, la grille se lit sans se saisir jusqu’à la fin de l’effacement. Si des index ou le relevé ont changé depuis l’aperçu, le refus nomme ce qui a changé et vous invite à recliquer sur « Réinitialiser les index ».
La page d’une écriture s’ouvre et reste consultable même quand ses pièces ne peuvent pas être lues pour l’instant : la zone de la pièce propose alors « Relire la pièce ».
Sur le conseil syndical, un membre s’ajoute par un champ de recherche qui signale « siège déjà » pour un copropriétaire au conseil, en cours ou à venir, et ouvre sa désignation avec lui. Le lieu d’une nouvelle rencontre se propose seul : l’adresse de l’immeuble pour une visite, celle de l’agence ou du siège du cabinet sinon, tant que vous ne le retouchez pas.
Dans le suivi des prospects, rétablir une offre nomme les fiches de copropriété, de syndic ou de contact qui ne reviennent pas avec elle, pour que vous les rattachiez de nouveau. Les homonymes d’un contact se cherchent sur le nom exact, et la liste dit combien il en reste au-delà de ceux affichés.
Sur la liste des tiers, les nombres portés par « Afficher les contacts » et « Afficher les mandataires » suivent le filtre « Recherche » et la nature de fiche retenue.
Pas encore
Les nombres des bascules de la liste des tiers ne tiennent pas encore compte de ce que vous tapez dans le champ de recherche au-dessus du tableau.
0.218.1.0
La pastille d’un prélèvement retenu nomme son motif d’un seul trait
Dans les prélèvements à traiter, la pastille d’une ligne retenue sépare le mot de son motif par un point : « retenue · IBAN du débiteur », ou « retenue · déjà réglé : … au-delà de ce qui reste dû ». L’article d’aide des prélèvements cite la pastille telle qu’elle s’affiche.
0.218.0.0
Des pièces de dossier jusqu’à 30 Mo, et une offre gagnée qui se fête
Sur la fiche d’un dossier, une pièce peut peser jusqu’à 30 Mo. Pendant l’envoi, chaque fichier montre où il en est ; si la connexion est coupée pendant l’assemblage, la liste des pièces est relue et le logiciel vous invite à y vérifier le fichier avant de le déposer à nouveau.
Dans les prélèvements à traiter, un prélèvement d’appel de fonds qui dépasse ce que le copropriétaire doit encore porte « retenue · déjà réglé : … au-delà de ce qui reste dû » avant que vous ne le cochiez, et la génération de la remise le refuse en nommant le copropriétaire, le montant en trop et ce qu’il doit encore. La carte des prélèvements de l’accueil le compte avec les prélèvements incomplets de sa copropriété.
Sous le bilan d’un import du suivi commercial, « Annuler cet import » retire les offres que l’import a ajoutées ; celles qui ont été modifiées depuis restent au suivi, et l’écran les nomme.
Dans la liste du suivi commercial, « Annuler » défait aussi une suppression, de la plus récente action à la plus ancienne.
Une offre qui passe à l’étape gagnante de votre cabinet est saluée d’un feu d’artifice et d’une bannière, une seule fois pour une sélection entière. Si votre appareil demande de réduire les animations, seule la bannière s’affiche.
Le contrat de renouvellement en projet d’un mandat se modifie depuis les contrats successifs. S’il a déjà été présenté à une assemblée, l’enregistrement vous demande de confirmer, et un PDF déjà déposé garde les conditions de son dépôt : déposez-en un à jour après une modification.
Pas encore
Un règlement saisi après la génération d’une remise ne la retient pas : le fichier est déjà prêt pour la banque, et seule l’annulation de la remise l’arrête, tant que son crédit n’a pas été rapproché.
0.217.0.0
Un contrat de renouvellement se prépare de nouveau sur son projet
Un contrat de renouvellement déjà préparé se prépare de nouveau sur le même projet, et le logiciel vous prévient s’il a déjà été présenté aux copropriétaires.
Le panneau de l’assemblée affiche les présents, les représentés et les formulaires de vote reçus. La recherche d’un syndicat au registre national reprend son adresse.
La roue des rencontres du conseil syndical tourne aussi à la molette et d’un glissé du doigt. Les prélèvements indiquent l’heure de lecture de leurs données.
Sur le tableau de bord d’une copropriété, le lien du bas de la carte des mutations ouvre ses ventes en cours.
Pas encore
Avec un modèle de contrat Word, préparer de nouveau ne met pas à jour le projet : le contrat est seulement téléchargé. Importez le modèle en PDF, ou modifiez le projet depuis sa fiche.
0.216.5.0
Tous les modules sont proposés d’emblée, et une messagerie à l’arrêt vous est signalée
Au démarrage, l’étape « Vos besoins » arrive avec tous les modules déjà cochés : vous pouvez continuer sans rien toucher, ou décocher ceux dont vous ne voulez pas.
Quand la messagerie de votre cabinet est réglée mais ne fonctionne pas, l’accueil le dit aux administrateurs du cabinet, comme l’écran des Intégrations, avec un lien qui ouvre directement la messagerie. Les liens de connexion continuent de partir jusqu’à sa réparation : personne n’est empêché d’entrer.
Le niveau que vous choisissez pour un outil sur un profil, « aucun accès » compris, est celui qui s’applique quand cet outil s’ouvre pour votre cabinet, même s’il a été réglé avant.
Pas encore
Au démarrage, rien ne vous dit encore ce que décocher un module change à votre contrat : demandez-le à votre interlocuteur avant de valider.
0.216.4.0
Le premier administrateur d’un cabinet entre dans son espace dès sa première connexion
Le premier administrateur d’un cabinet qui vient d’ouvrir arrive dans son espace de gestion dès sa première connexion. Avec l’option marque blanche, le Studio de marque s’ouvre sur un premier brouillon au nom du cabinet, à compléter puis à soumettre à validation.
Sur l’écran qui vous demande quel espace ouvrir, vos espaces restent listés même quand l’un d’eux ne peut pas être affiché. L’écran vous le signale, vous invite à écrire au support en nommant le cabinet, et vous laisse choisir vous-même parmi les autres, même s’il n’en reste qu’un.
Un collaborateur du cabinet qui ouvre l’adresse de l’espace des copropriétaires est ramené à l’accueil de son espace de gestion.
0.216.3.0
L’écran d’accès refusé dit pourquoi un module vous est fermé
Quand un module n’est pas activé pour votre cabinet, l’écran le dit : son activation dépend de l’abonnement du cabinet, pas de votre profil. Un administrateur y lit comment la demander, un collaborateur est invité à en parler à la direction de son cabinet.
Quand le module est activé mais que votre profil n’y donne pas accès, ou ne permet que de le consulter, l’écran le distingue, et rappelle qu’un responsable de votre cabinet peut modifier vos droits.
0.216.2.0
Votre lien de connexion arrive même avant que votre messagerie soit réglée
Tant que l’envoi des courriels de votre cabinet n’est pas encore en place, les liens de connexion partent quand même, au nom de votre cabinet, et ramènent sur votre adresse habituelle. Une fois votre messagerie active et testée, et votre espace servi sous votre propre nom de domaine, c’est elle qui les envoie.
Sur l’écran de connexion de votre cabinet et dans l’espace des copropriétaires, si un lien ne peut pas partir, l’écran vous invite à réessayer dans une minute, puis, si le message revient, à le signaler à la personne qui vous a ouvert l’accès.
0.216.1.0
Votre logo, votre nom et votre icône s’affichent sans se répéter
Quand votre logo écrit déjà le nom de votre cabinet, il s’affiche seul en tête de l’écran de vos gestionnaires, de l’espace de vos copropriétaires, de la page de connexion et du centre d’aide : le nom n’est pas répété à côté. Il reste lu par les lecteurs d’écran.
Quand la place manque, le nom de votre cabinet passe à la ligne entre deux mots.
L’onglet du navigateur et l’icône posée sur l’écran d’accueil d’un téléphone affichent l’icône carrée de votre cabinet. Si vous n’en avez pas fourni, ils affichent les initiales de votre cabinet sur la couleur de votre marque, ou votre logo s’il est déjà carré.
Pas encore
L’icône carrée et l’indication que votre logo porte votre nom ne se règlent pas encore depuis les réglages de la marque : demandez-les au support.
0.216.0.0
Le conseil syndical consulte les comptes de sa copropriété et vérifie les charges
Dans l’espace des copropriétaires, la personne qui siège au conseil syndical consulte et imprime la balance et le grand livre de sa copropriété, la balance des copropriétaires, la banque et les relevés des rapprochements. Elle vérifie les charges ligne par ligne : elle marque une facture vérifiée, ou signale une erreur par un mot qui vous arrive comme une demande, que seule la personne qui l’a déposée relit. Un avis donné sur une écriture que vous modifiez ensuite reste lisible au conseil, avec ce qu’il a vérifié. Ces pages lui sont réservées tant qu’elle siège et possède un lot dans l’immeuble.
Mon immeuble présente l’historique des assemblées que vous avez publiées, sur trois ans, avec leur procès-verbal. L’accueil de l’espace s’ouvre sur le solde du copropriétaire et « Payer maintenant », et annonce les visites de l’immeuble que vous avez programmées.
Vous fixez le prix de chaque badge, clé ou télécommande et choisissez ceux que chaque résidence propose : le copropriétaire ne commande que ce que sa résidence offre, au prix affiché.
À la clôture, l’approbation des comptes tient compte des appels de fonds déjà partis : la régularisation se place après le dernier d’entre eux, et elle paraît comme une ligne des appels de fonds. Tant qu’elle n’est pas comptabilisée, les appels qui la suivent attendent, et sa date ne peut pas dépasser celle du premier d’entre eux.
La fiche d’une copropriété se présente comme sur votre ancien portail : en-tête, onglets, balance en colonnes, grand livre, budget qui défile dans le temps et charges courantes. Une écriture s’ouvre dans un panneau à droite de la balance, de la banque ou des charges, et les éditions comme l’équipe se règlent depuis le menu Actions.
0.215.1.0
Ouvrir votre cabinet commence par un lien reçu par e-mail
À l’étape « Votre accès » de l’ouverture d’un cabinet, « Recevoir mon lien » vous envoie par e-mail le lien qui crée votre compte et vous ramène à la suite du parcours. Si vous demandez plusieurs liens coup sur coup pour la même adresse, l’écran vous invite à réessayer dans quelques instants.
0.215.0.0
L’espace copropriétaire s’organise en Mon immeuble, Mon compte et Mes démarches
L’espace de vos copropriétaires s’organise en quatre onglets, Accueil, Mon immeuble, Mon compte et Mes démarches, et la copropriété consultée se choisit depuis l’en-tête ; ses lots se lisent ensemble dans ses coordonnées.
Le relevé de compte s’ouvre sur l’exercice en cours, par le solde antérieur repris de l’exercice précédent, même avant sa clôture, et remonte à la demande aux exercices précédents ; l’avis d’un appel de fonds adressé au copropriétaire s’ouvre depuis sa ligne. Ses documents de lot, un pré-état daté ou une attestation, se retrouvent tous dans « Documents de vos lots ».
Le copropriétaire signe en ligne son mandat de prélèvement, change de compte ou revient au virement. Sur le compte d’un membre de son foyer, c’est le titulaire du compte qui signe : il reçoit une invitation à son adresse e-mail, rien n’est prélevé avant sa signature, et vous voyez l’invitation en attente dans l’onglet Paiements de la fiche.
Il met à jour ses coordonnées : une nouvelle adresse e-mail ne sert qu’une fois confirmée par le lien qu’elle reçoit. Il choisit l’e-mail ou le papier pour ses courriers, ou confie ses recommandés à un mandataire, et vous lisez sur sa fiche ce qui a changé, avant et après.
Il règle d’un coup tout ou partie de ce qui lui a été appelé et reste dû par un prélèvement unique, sur un compte à son nom, signé par un code reçu par e-mail et prélevé après quatorze jours de préavis. Il le voit « en cours » sur son relevé, et vous le reconnaissez à sa pastille dans la liste des prélèvements à traiter.
Dans Mes démarches, il déclare ses index de compteurs quand un relevé est attendu, et vous les validez sur la grille des index ; la clôture de l’exercice attend que chaque déclaration soit validée ou corrigée. Il commande un badge, une clé ou une télécommande, que vous suivez avec vos stocks dans Badges et clés, ou un pré-état daté, qui vous arrive dans vos demandes avec le tarif de votre contrat quand il en fixe un.
Le mandataire qu’un copropriétaire vous a déclaré consulte son compte et ses documents, et règle ses appels par virement ; les gestes qui engagent le copropriétaire restent les siens, et pour le reste l’écran l’invite à vous joindre par téléphone ou par courriel. Confier ses convocations à ce mandataire demande l’accord exprès du copropriétaire.
Mon immeuble réunit les infos pratiques, les dépenses de l’exercice face au budget voté, les dossiers de travaux et les procès-verbaux publiés. Depuis la fiche du cabinet, vous pouvez y montrer aux propriétaires la liste des lots de leur résidence et le nom de leurs propriétaires ; elle reste fermée tant que vous ne l’ouvrez pas.
Sur la page Documents de l’immeuble, vous choisissez les pièces mises en ligne sur l’espace des copropriétaires.
Sur la fiche d’un copropriétaire, le relevé se lit par exercice, et un IBAN s’ajoute depuis l’onglet Paiements.
À la septième marche de la clôture, le copropriétaire que le prélèvement de la régularisation écarte est nommé avant la validation, avec ce qui le retient : un prélèvement encaissé à rapprocher en comptabilité, ou un prélèvement passé sous un autre contrat ou une autre activité de l’immeuble, dont vous vérifiez le report dans l’exercice. D’ici là, il peut régler par virement.
Pas encore
Si un prélèvement précédent est encore en cours de traitement par la banque, le copropriétaire ne peut pas en signer un nouveau avant son traitement : il peut régler par virement.
La régularisation d’un copropriétaire dont un prélèvement est passé sous un autre contrat ou une autre activité de l’immeuble ne se prélève pas encore, même une fois son report vérifié : il la règle par virement.
0.214.1.0
Une écriture porte une seule pièce jointe, et un remboursement en attente laisse partir la journée d’appels
Une assemblée remise en préparation après la levée de sa séance rouvre cette séance : la feuille de présence et les votes clos restent, « Lever la séance » revient, et le procès-verbal porte l’heure de cette nouvelle levée. Une demande de résolution ne se porte qu’à une seule assemblée à la fois ; elle redevient à traiter si cette assemblée ne se tient pas.
Un remboursement dont la part du fonds de travaux ne peut pas revenir reste programmé : la journée d’appels comptabilise les autres appels et nomme ce remboursement avec ce qui le retient.
« Réinitialiser les index » efface ce que l’aperçu a montré, et rien d’autre : si un relevé ou une saisie a changé entre-temps, rien ne part et l’écran vous invite à relire l’aperçu.
Une écriture porte une seule pièce jointe. Rattacher le PDF d’une facture émise à son écriture remplace la pièce déjà jointe, qui passe à la corbeille, et l’écran vous le dit.
0.214.0.0
Chaque copropriétaire reçoit un seul avis d’appel à la fois
Sur l’écran des appels de fonds, quand l’avis d’une date précédente d’un copropriétaire n’est pas encore parti, celui de la journée attend : le bloc « Avis par copropriétaire » le nomme, avec la date de l’avis qui le retient.
Un avis qui n’est pas encore parti s’abandonne depuis ce bloc, avec un motif obligatoire qui reste affiché ; ses montants sont repris au solde du prochain avis de ce copropriétaire. Un avis parti ou en cours d’envoi ne s’abandonne pas.
Une fois l’avis qui retenait envoyé ou abandonné, « Compléter l’envoi » produit les avis qui attendaient.
0.213.2.0
La régularisation se prélève une fois les prélèvements encaissés retrouvés en comptabilité
« Prélever la régularisation » écarte un copropriétaire dont un prélèvement encaissé n’est pas encore rapproché en comptabilité.
Une validation qui comprend encore ce copropriétaire est refusée sans rien poser : le message le nomme et vous demande de rapprocher ce prélèvement avant de le régulariser.
Pas encore
La marche ne nomme pas encore, avant la validation, le copropriétaire écarté pour cette raison : si son décompte lui a annoncé le prélèvement, prévenez-le.
0.213.1.0
L’assistant sait de quelle fiche vous lui parlez
Depuis une fiche ouverte, celle d’un mandat, d’une copropriété, d’un lot, d’un copropriétaire, d’un fournisseur, d’une facture, d’un ticket ou d’un courrier par exemple, l’assistant sait de quel dossier vous parlez et répond à partir de son résumé.
Pas encore
Depuis une liste ou un écran sans fiche, l’assistant répond sans connaître la page ouverte.
0.213.0.0
Cinq écrans disent ce qu’ils vont faire avant de le faire
Sur la page du conseil syndical, un membre dont l’invitation n’est pas partie porte « invitation non envoyée » et un bouton « Renvoyer l’invitation », qui dit à qui elle part et ce que l’envoi en fera.
Un remboursement programmé sur un appel de travaux annulé annonce le montant qu’il rendra au fonds de travaux, puis dit ce qu’il a rendu. La part rendue suit ce qui est remboursé aux copropriétaires, la carte de l’appel annulé la donne, et le solde du fonds en tient compte.
Un contrat successif s’ouvre en lecture, et un projet de contrat déjà présenté en assemblée demande confirmation avant qu’on change ses dates, ses honoraires ou son PDF. La carte des contrats à dénoncer de l’accueil dit qu’elle porte sur les quinze jours qui viennent.
Sur une séance ouverte, « Lever la séance » remplace « Déclarer tenue », et le panneau de l’assemblée dit l’état de chaque section et l’issue de chaque vote. Une résolution demandée depuis un dossier dit qui l’a demandée et quand, et un dossier clos garde ses demandes.
La clôture rouvre sur l’étape laissée. Sous la grille des index de compteurs, « Réinitialiser les index » dit ce qui partira avant de confirmer, et « Saisir les index à la main » amène au premier index manquant. Une écriture porte sa pièce justificative, qui se dépose, se remplace ou se retire depuis l’écriture. Avant de comptabiliser une journée d’appels, l’aperçu montre le journal, les comptes mouvementés et le nombre d’écritures et de lignes.
Pas encore
Sur une écriture née d’une pièce, la pièce jointe ne se remplace ni ne se retire depuis l’écriture.
L’aperçu d’une journée d’appels ne compte pas les mouvements du fonds de travaux, et donne la date des appels, pas celle d’un appel reporté dans l’exercice ouvert suivant.
0.212.0.0
Des gestes plus directs dans six écrans du quotidien
Dans le suivi des prospects, une offre supprimée depuis la liste se rétablit d’un clic avec ses consultations précédentes, et l’export porte aussi les consultations précédentes de l’année choisie. Une assemblée générale à moins de trente jours ressort en gras, le motif d’une perte se lit au survol de l’étape, et le syndic d’une sélection se choisit parmi ceux déjà saisis. En saisie, les honoraires par lot s’affichent dès la frappe, l’immatriculation et la reddition se mettent en forme seules, le registre signale une copropriété déjà connue du cabinet, et un contact créé depuis l’offre part du nom tapé en signalant ses homonymes.
La liste des tiers dit, sur ses boutons « Afficher les contacts » et « Afficher les mandataires », combien de fiches ils feraient apparaître. Sur la fiche d’une société, les onglets Contacts et Établissements portent leur nombre. Une fiche fournisseur se fusionne avec son doublon directement depuis la fiche, et la création d’une société ou d’un fournisseur reprend l’adresse du siège donnée par SIRENE, ou cherche un syndicat au registre des copropriétés.
Sur un mandat, un mandat de prélèvement arrêté qui n’a jamais été présenté en banque se supprime depuis « Les mandats arrêtés », et remplacer le mandat SEPA signé demande confirmation. Le nom d’un ensemble de lots tient en 60 caractères. Sur le tableau de bord du mandat, factures et ventes s’ouvrent depuis leur ligne, et une vente se nomme « vendeur → acquéreur ».
La liste des dossiers donne la date d’ouverture d’un dossier sans pièce, et le nombre des dossiers clos, par type filtré, avant de les déplier ; sur un recouvrement, elle demande le copropriétaire débiteur avant d’ouvrir le dossier. La fiche d’un dossier montre pour chaque tâche son état, sa date faite ou son motif d’écartement et son responsable, et pour chaque intervenant ses notes et son origine. La chronologie marque aujourd’hui et distingue ce qui est à venir.
Le relevé d’un compte signale sur sa ligne un règlement émis que la banque n’a pas encore passé, et clore un rapprochement enregistre d’abord le pointage en attente ; la frise des arrêtés se parcourt par ses flèches et au clavier. L’état des dépenses se lit à l’écran sur une période de plusieurs exercices, le nom d’un relevé à traiter ouvre son PDF, un appel de travaux comptabilisé ouvre son écriture, et une ligne d’écriture s’insère sous une ligne donnée. Les écrans comptables disent à quelle heure leurs données ont été lues, avec un bouton pour les relire.
Un collaborateur qui n’a que la lecture sur un module voit « Lecture seule » sous le fil d’Ariane. La carte « Mes tâches » de l’accueil dit l’échéance en mots, la priorité, le rappel et la marque IA. Avant de confier les courriels d’un courrier aux copropriétaires, l’écran dit de quelle adresse ils partiront. L’historique d’un trousseau donne l’heure de chaque mouvement et mène à la fiche de chaque ancien détenteur, et sa photo se pose en glissant une image.
Pas encore
Seule une offre retirée depuis la liste des prospects se rétablit : la suppression depuis sa fiche reste définitive.
0.211.4.0
Un relevé joint à un arrêté reste à celui qui l’a déposé jusqu’à sa lecture
Dans un cabinet qui sépare ses agences, un relevé joint à un arrêté et pas encore lu s’ouvre pour celui qui l’a déposé et pour ceux qui voient toutes les agences du cabinet. Une fois lu, il s’ouvre pour ceux qui voient l’arrêté, comme avant.
Un collègue qui ne peut pas encore ouvrir ce relevé en voit la raison sur l’écran de l’arrêté, avec la personne à qui le demander ; il ne peut ni le remplacer ni supprimer l’arrêté qui le porte, et la feuille de rapprochement le dit aussi.
« Ouvrir un arrêté » refuse un relevé de plus de 3 Mo et vous dit quoi faire ; le dépôt sur un arrêté déjà ouvert garde sa limite.
Pas encore
La lecture automatique des relevés n’est pas encore activée : un relevé déposé reste à lire.
0.211.3.0
La file des rapprochements mène au rapprochement de la copropriété
Dans la file des rapprochements bancaires, les lignes dont la copropriété a un mandat portent un lien « Ouvrir » qui mène à son rapprochement, sur l’arrêté de la ligne.
Les comptes qui attendent encore leur rapprochement portent le même lien quand leur copropriété a un mandat, et il ouvre le rapprochement de ce compte.
0.211.2.0
Un contrat de prestation se reconduit à son propre rythme, et le contrat de syndic préparé se range seul sur le projet
Le formulaire d’un contrat de prestation porte « Reconduit ensuite par, en mois » : un contrat de trois ans fermes reconduit d’année en année s’y saisit tel quel, et la liste le dit « 36 mois puis annuel ». Son échéance en cours et sa date limite de dénonciation avancent au rythme de ses reconductions.
Pendant la saisie d’un contrat, une note dit l’échéance en cours et la date avant laquelle envoyer la dénonciation, avec les jours qui restent, ou ce qui manque pour les calculer. Pour un contrat déjà dénoncé, elle dit sa fin, ou prévient quand la lettre est partie après la date limite.
Un contrat à dénoncer est mis en avant quatre-vingt-dix jours avant sa date limite, dans la note de saisie, dans la liste des contrats et sur la carte des contrats à dénoncer du mandat.
Si l’un de vos contrats repris se reconduit par une période plus courte que son engagement, relisez sa date limite de dénonciation dans la liste des contrats du mandat.
Le contrat de syndic composé en PDF au renouvellement, quand il est complet, est rangé sur le contrat en projet et joint au point « Désignation du syndic » des assemblées à venir dont la convocation n’est pas partie, sans redépôt. L’écran vous le confirme. Si le contrat en projet a été modifié pendant la préparation, rien n’y est rangé et l’écran vous dit comment recommencer.
Pas encore
Un contrat de renouvellement rempli depuis le Word de l’agence ne se range pas seul : enregistrez-le en PDF et déposez-le sur la fiche du contrat en projet.
0.211.1.0
Chaque copropriétaire prélevé pour la régularisation reçoit son avis
Quand vous validez les prélèvements de la régularisation, chaque copropriétaire prélevé reçoit par courriel un avis de prélèvement : le montant, la date, la référence de son mandat et le motif. L’avis part de l’adresse de votre agence, vers les adresses retenues pour le solde de charges sur sa fiche.
La septième marche vous dit combien d’avis partent et nomme les copropriétaires à prévenir par un autre moyen. Sous « Déjà posés pour cette régularisation », chaque prélèvement dit où en est son avis, et un bouton fait partir les avis manquants. Valider de nouveau n’envoie pas un second avis à qui l’a déjà reçu.
Le décompte annonce désormais que le solde pourra être prélevé sur le compte du copropriétaire, et qu’il recevra un avis indiquant le montant et la date.
Pas encore
L’avis part uniquement par courriel, et seulement si votre cabinet a le centre d’envoi : un copropriétaire sans adresse électronique se prévient par un autre moyen.
Un prélèvement dont la date est atteinte sans que son avis soit parti ne le reçoit plus.
0.211.0.0
La régularisation des charges se prélève, sur votre validation
Une fois les décomptes de régularisation envoyés, la septième marche de la clôture vous permet de déclarer leur envoi, « Déclarer l’envoi des décomptes ». La régularisation quitte alors les appels de fonds à traiter, et la marche passe au vert.
Le décompte d’un copropriétaire dont la régularisation est en sa défaveur et qui a un mandat de prélèvement actif lui annonce que ce solde sera prélevé sur son compte.
Après la déclaration d’envoi, « Prélever la régularisation » vous propose, pour chacun de ces copropriétaires, le plus petit de sa régularisation et de ce qu’il doit encore le jour même, en regard de ses prélèvements déjà prévus. Vous pouvez baisser un montant, jamais le dépasser, et vous validez tout en une fois. Les prélèvements partent au premier jour de prélèvement de votre cabinet qui respecte le préavis de ses mandats, et arrivent dans la pile marqués « régularisation ».
Pas encore
Un copropriétaire que vous ne cochez pas n’est pas prélevé, même si son décompte lui a annoncé le prélèvement : prévenez-le, ou posez son prélèvement plus tard depuis la même marche.
La déclaration d’envoi ne se défait pas.
0.210.1.0
Testez l’envoi des courriels de votre cabinet avant qu’ils partent
Paramètres, Intégrations : la connexion de messagerie porte « Tester l’envoi ». Le logiciel envoie un vrai courriel d’essai à votre adresse, et la connexion ne se dit testée que si votre prestataire l’a accepté ; sinon l’écran dit pourquoi.
Quand vous changez la clé, le prestataire ou l’adresse d’expédition, le test précédent ne compte plus : l’écran vous le dit après l’enregistrement, retestez l’envoi avant que les courriels repartent. Changer seulement le nom d’expéditeur garde le test.
Pas encore
Le test se lance depuis le compte d’un administrateur du cabinet, et le courriel d’essai part à son adresse.
0.210.0.0
Un appel de travaux peut être négatif, pour rembourser un appel annulé
Quand l’assemblée annule un appel de travaux déjà lancé, le remboursement se programme comme un appel : un montant négatif sur chaque clé, une ou plusieurs dates, et le bloc « Ce qui sera programmé » le découpe au centime.
Un remboursement programmé se modifie comme un autre appel tant qu’il n’est pas comptabilisé.
Quand l’avis se solde en faveur du copropriétaire, il annonce un remboursement, son montant en sa faveur, sans les mentions qui ne concernent qu’un paiement en retard ou contesté. Sinon, l’avis dit que le remboursement est déjà déduit du total à régler.
Un remboursement nomme l’appel qu’il annule : la saisie le fait choisir parmi les appels du dossier, et l’échéancier le rappelle sur sa carte.
Un remboursement se comptabilise une fois l’appel qu’il annule comptabilisé, et tant qu’aucun prélèvement de cet appel, saisi à la main compris, n’attend sa remise à la banque : l’aperçu de la journée le dit avant le clic, nomme les prélèvements en cause et dit de les écarter d’abord dans Trésorerie, onglet Prélèvements.
Une fois le remboursement comptabilisé, l’appel annulé ne prépare plus de prélèvement.
Sur l’échéancier des travaux, un appel négatif se lit « Remboursement de » et son montant.
Un remboursement ne prend rien sur le fonds de travaux : laissez à zéro la part prise sur le fonds.
Pas encore
Le courriel qui accompagne l’avis d’un remboursement reprend encore la formule d’un appel de fonds ; l’avis joint fait foi.
0.209.6.0
Le journal d’activité garde la passation du rang de super administrateur
Le rang de super administrateur de votre cabinet est tenu par l’opérateur de la plateforme. Vos administrateurs gardent leur qualité.
Quand l’opérateur change, le rang passe au nouveau compte dès qu’il est administrateur de votre cabinet, et le journal d’activité de votre cabinet porte « Rang de super administrateur retiré » puis « Rang de super administrateur posé ».
0.209.5.0
La corbeille nomme les pièces de factures fournisseurs
Une pièce de facture fournisseur retirée apparaît dans la corbeille avec son origine, « Facture fournisseur », comme les autres pièces du cabinet.
0.209.4.0
Une fiche de tiers encore engagée ne s’archive pas, et le message dit quoi faire d’abord
Une fiche de tiers encore propriétaire d’un lot, ou qui porte un mandat de syndic, un mandat de prélèvement ou un contrat en cours, ne s’archive pas. L’encart « Archiver la fiche » le rappelle avant le geste.
Si vous archivez quand même une telle fiche, un message nomme ce qui la retient et le geste à faire d’abord : enregistrer la vente ou la cession du lot depuis la copropriété, clôturer ou résilier le mandat, arrêter le mandat de prélèvement, ou mettre fin au contrat. La fiche s’archive ensuite.
La fiche d’un tiers montre ses mandats de prélèvement encore actifs ou suspendus, dans l’encart « Mandats de prélèvement à arrêter », et permet de les arrêter, même après la vente de son lot. La vente, elle, n’arrête pas le mandat.
Une vente se valide vers une fiche d’acquéreur active : si la fiche choisie est archivée ou a été reprise par une fusion, le message dit de la désarchiver, ou de choisir celle qui l’a reprise.
Pas encore
Un fournisseur s’archive toujours depuis sa propre fiche, sans cette vérification : c’est la fiche de tiers qui lui est liée qui reste retenue tant qu’un contrat court.
0.209.3.0
Les fiches archivées s’affichent sur demande dans les listes des tiers et des fournisseurs
Les listes des tiers et des fournisseurs portent une bascule « Afficher les fiches archivées ». Les fiches archivées rejoignent alors la liste, chacune marquée « Archivée », et « Masquer les fiches archivées » les retire. Une fiche retirée par erreur se retrouve ainsi sans connaître son adresse.
Quand une liste ne trouve aucune fiche active, elle vous propose de créer la première, ou d’afficher les fiches archivées si celle que vous cherchez l’a été.
À la création d’un fournisseur, le panneau des doublons possibles marque « fusionnée » une fiche reprise par une fusion, et « archivée » une fiche archivée.
Sur un tiers archivé, les onglets Interlocuteurs, Établissements et Cartographie s’ouvrent en lecture seule et disent comment en sortir : désarchiver la fiche pour les tenir à jour. Sur un tiers repris par une fusion, ils vous invitent à continuer sur la fiche qui l’a reprise.
Une personne archivée se détache d’une société active comme tout autre interlocuteur.
Dans la Vigie, si un associé vient d’écarter la réclamation que vous écartez, l’écran vous le dit : son motif est conservé, et vous le lisez dans l’onglet « Écartées ».
Pas encore
Les fiches reprises par une fusion n’apparaissent pas sous la bascule : ce qu’elles portaient suit la fiche conservée, et c’est là que vous le retrouvez.
0.209.2.0
Remises de prélèvements : ce qu’il faut corriger vous est montré avant l’envoi
À la génération, une référence de mandat que la banque refuserait vous est montrée avec le nom du copropriétaire : corrigez-la sur sa fiche avant sa première présentation.
Le pays de l’adresse se lit en toutes lettres ou par son code à deux lettres, et un pays que le logiciel ne reconnaît pas vous est signalé au lieu d’être deviné.
Le nom du fichier porte un code propre à chaque remise : deux remises générées le même jour ne portent jamais le même nom.
Si un collègue vient de présenter le même mandat, la génération vous demande simplement de la relancer.
Pas encore
Un prélèvement rejeté par la banque reste affiché comme remis : il n’existe pas encore de geste qui le marque rejeté.
0.209.1.0
Les statistiques des prospects comptent chaque consultation à son année
Une copropriété qui vous a consulté plusieurs fois figure, dans la demande annuelle et le prix au lot, à chacune de ses années, y compris les offres relancées depuis et celles reprises d’une sauvegarde de votre suivi.
Sans année choisie, les chiffres du bandeau portent sur l’offre en cours de chaque copropriété. Choisissez une année : ils portent sur toutes les consultations de cette année, et une campagne se relit entière.
Les filtres proposent aussi les années et les responsables qui ne vivent plus que dans l’historique des offres.
Pas encore
Le motif de perte d’une consultation passée n’est pas conservé : elle se range sous « Non précisé ».
0.209.0.0
Votre standard téléphonique peut reconnaître qui vous appelle
Dans Paramètres, Intégrations, la carte « Assistant téléphonique » permet à un administrateur du cabinet de générer un jeton d’accès, affiché une seule fois, et de copier l’adresse à donner à votre prestataire de standard. Elle permet aussi de régénérer ou de révoquer le jeton, et d’activer ou de désactiver l’assistant.
Une fois branché, l’assistant lit vos contacts, avec ceux qui appellent pour un copropriétaire, vos immeubles, vos lots et l’équipe de gestion de chaque immeuble, pour reconnaître l’appelant et l’orienter vers le bon interlocuteur.
Dans Paramètres, Utilisateurs et droits, chaque compte porte une adresse professionnelle, distincte de l’adresse de connexion. C’est elle, et jamais l’adresse de connexion, que reçoit l’assistant ; un collaborateur sans adresse professionnelle lui est transmis sans adresse.
Le champ téléphone propose désormais les indicatifs d’outre-mer (La Réunion, Mayotte, la Guadeloupe, la Martinique, la Guyane, Saint-Pierre-et-Miquelon, la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française, Wallis-et-Futuna) et celui d’Andorre.
Pas encore
L’assistant ne fait que lire : il ne crée ni ne modifie rien dans le logiciel. La prise de message et la création d’une demande depuis un appel viendront plus tard.
Le jeton donne accès à tout le cabinet, toutes agences comprises, même quand vous avez demandé le cloisonnement de vos agences.
0.208.0.0
Votre cabinet choisit le jour du mois où il prélève et le préavis de ses mandats
L’administrateur du cabinet règle le jour de prélèvement en tête de l’écran des prélèvements, entre le 1er et le 28 du mois. Il vaut le 4 tant que personne ne l’a changé. À côté, il règle le préavis que prévoient les mandats du cabinet, de 1 à 14 jours, 14 tant que personne ne l’a changé.
Un appel de fonds se prélève au premier de ces jours qui tombe au moins le préavis après l’avis, c’est-à-dire après le jour de l’appel, ou après celui où il est saisi s’il l’est plus tard : avec le 4 et 14 jours, un appel du 15 janvier se prélève le 4 février, un appel du 22 janvier le 4 mars. Un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire passe au jour ouvré suivant. En mensuel, ce jour et le même jour des deux mois suivants.
Un appel de travaux hors budget se prélève en une seule fois, même pour un copropriétaire prélevé chaque mois.
Un prélèvement déjà préparé garde sa date quand le jour ou le préavis du cabinet change.
Un prélèvement dont le mandat est suspendu reste dans la pile, avec sa raison, et ne part dans aucune remise ; il repart quand le mandat redevient actif, redaté si besoin au premier jour de prélèvement qui respecte de nouveau le préavis, ou, si une autre part du même appel tombe déjà ce mois-là, au premier mois suivant qui n’en porte pas. Sous un mandat arrêté, qui ne redevient jamais actif, il ne partira plus : écartez-le de la pile.
L’avis d’appel et le courriel qui l’accompagne disent à chaque copropriétaire sous mandat le jour où il sera prélevé et le montant de ses prélèvements préparés. Quand aucun prélèvement n’est annoncé pour lui sur cet appel, y compris sous un mandat suspendu, son avis et son courriel l’invitent à contacter son agence avant tout autre règlement. L’estimation de l’onglet Paiements place chaque prélèvement à ce jour.
Quand aucun copropriétaire de la copropriété n’a de mandat actif, « Nouveau prélèvement » vous indique que le prélèvement se met en place depuis l’onglet Paiements de la fiche du copropriétaire, avec son mandat signé.
0.207.1.0
Une harmonisation des libellés en attente s’annule
Dans la vue « Lettrage », « Annuler la demande » retire une harmonisation des libellés tant que l’assistant n’a pas rendu ses propositions. Aucun libellé n’est changé, et une relecture déjà commencée s’arrête sans rien proposer.
0.207.0.0
Le contrôle des comptes se prépare depuis l’onglet Conseil syndical
Quand le comptable vous a notifié la clôture des comptes, les documents qui attendent le contrôle s’ouvrent d’un clic depuis l’onglet Conseil syndical, avant même la réunion.
« Programmer le contrôle » ouvre une rencontre de nature « Contrôle des comptes », son objet déjà rempli avec l’exercice : les documents se joignent d’eux-mêmes à cette réunion.
Une frise montre toutes les rencontres du conseil dans l’ordre du temps, et « Compte rendu à faire » vous mène à celles dont le compte rendu reste à saisir.
Le conseil peut demander des corrections sans les détailler : le verdict s’enregistre avec un avertissement. Sans comptable désigné sur le mandat, l’écran vous prévient que personne n’a été averti des corrections.
Pas encore
La frise se parcourt au clic et au clavier, pas encore à la molette ni d’un glissement du doigt.
0.206.1.0
Les courriels d’appel de fonds partent au solde relu à l’envoi
À l’envoi des courriels, une ligne « Soldes mis à jour » nomme les copropriétaires dont le solde a changé depuis la fabrication des avis, par exemple après un règlement enregistré entre-temps.
Pour ceux-là, l’avis joint et le courriel sont refaits ensemble au solde relu à l’envoi, à la date de l’appel : ils disent toujours le même montant. L’avis de la fabrication reste archivé.
Si l’avis d’un copropriétaire ne peut plus être relu, ou si son détail ne correspond plus aux écritures, ses courriels sont retenus, tous ses avis du jour ensemble, et il est nommé : les autres partent, et les siens repartent une fois son compte vérifié.
Quand deux envois de la même journée se croisent, un avis et son courriel disent toujours le même montant : l’avis refait entre-temps est retenu, nommé, et repart au solde relu.
Pas encore
Un avis dont un exemplaire est déjà parti, par la poste notamment, part par courriel au solde de sa fabrication, et l’écran le signale.
Les envois papier partent au solde de la fabrication des avis.
0.206.0.0
La recherche mène à la situation d’un copropriétaire dans sa copropriété
Dans la recherche (Cmd+K), tapez le nom d’un copropriétaire, celui d’un membre de son foyer, son adresse électronique ou son numéro de copropriétaire : la ligne « Copropriétaire » ouvre directement son compte et ses lots dans la copropriété, une ligne par copropriété.
Un ancien copropriétaire reste trouvable : sa ligne indique la date de vente et ouvre sa fiche de tiers. Une sortie déjà programmée est annoncée avec sa date.
Depuis l’écran d’un copropriétaire, son nom mène à sa fiche du référentiel Tiers.
Au courrier, désigner le copropriétaire d’un pli sans immeuble remplit l’immeuble, le mandat et le gestionnaire quand il n’a, ou n’a eu, de lots que dans une seule copropriété, et que celle-ci est dans votre périmètre.
Pas encore
Un copropriétaire qui a, ou a eu, des lots dans plusieurs copropriétés ne remplit pas l’immeuble du pli : choisissez-le vous-même.
0.205.3.0
Les invitations du conseil syndical, les courriels des clés et les réponses aux demandes passent par la messagerie du cabinet
Préparer les invitations d’une rencontre du conseil syndical les confie à la messagerie du cabinet. L’écran vous dit ensuite si elle est en service, ou s’il vaut mieux prévenir vous-même les membres.
Un membre que son invitation ne peut pas atteindre redevient à inviter, et l’écran vous le montre. C’est aussi le cas d’une invitation restée plus d’une semaine sans partir : vous pouvez la renvoyer. Une invitation qu’un avis de modification plus récent remplace ne part pas, l’avis porte le même lien, et aucun message ne part pour une rencontre déjà passée.
La remise et la restitution d’une clé, comme la relance de son détenteur, partent par la messagerie du cabinet. Une relance s’inscrit au dossier du trousseau une fois remise.
La réponse que vous destinez au demandeur lui est signalée par courriel quand la messagerie du cabinet est en service, s’il a une adresse et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement. Sur une demande en suivi interne, que le demandeur ne voit pas, aucun courriel ne part, et la fiche vous le dit. Un demandeur qui n’est pas propriétaire du lot de la demande, un vendeur après la vente par exemple, n’en reçoit pas non plus.
Pas encore
Tant que la messagerie du cabinet n’est pas en service, ces messages attendent. L’écran du conseil syndical vous le dit ; pour une clé ou une demande urgente, prévenez vous-même la personne.
0.205.2.0
Fusionner deux fiches fournisseur fait suivre leur comptabilité
Quand vous fusionnez deux fiches fournisseur, les écritures de la fiche en double passent sur la fiche conservée, avec leurs lettrages. Le solde d’un exercice arrêté y est reporté par une écriture qui porte la mention de la fusion.
Avant de valider, l’écran annonce combien de lignes d’écriture et combien de soldes vont suivre, et il le rappelle une fois la fusion faite.
La comptabilité suit en entier ou pas du tout. Quand elle ne peut pas suivre, par exemple parce qu’une écriture est à la corbeille ou qu’aucun exercice n’est ouvert pour recevoir un solde, la fusion s’arrête, dit pourquoi et ne modifie rien.
Une fiche complétée depuis la liste des fiches à compléter garde ses flèches vers la fiche précédente et la suivante, qui sont désormais nommées.
Pas encore
Une fiche en double qui porte une facture déjà émise ne se fusionne pas encore.
Les fiches fusionnées avant cette version gardent leur comptabilité sur la fiche archivée.
Une fiche complétée ne garde ses flèches que sous le tri par numéro ou par raison sociale.
0.205.1.0
Se déconnecter de l’espace éditeur ferme la session sur ce navigateur
« Se déconnecter », depuis l’espace éditeur, ferme votre session sur le navigateur où vous cliquez, comme la même commande depuis un cabinet.
Si vous êtes aussi connecté sur un autre poste ou sur votre téléphone, ces accès restent ouverts : déconnectez-vous aussi depuis chacun d’eux.
0.205.0.0
Les coordonnées d’un copropriétaire se corrigent sans quitter sa fiche
Sur la fiche d’un copropriétaire, « Modifier » ouvre sa fiche du référentiel Tiers dans un panneau à droite, directement en saisie : adresse, téléphone, courriel. Un foyer offre le même geste pour chacun de ses membres.
Enregistrez, et la fiche du copropriétaire affiche aussitôt les nouvelles coordonnées. Une saisie commencée ne se perd pas en refermant le panneau par erreur.
Le bouton n’apparaît qu’avec le droit de modifier le référentiel Tiers.
Pas encore
Les mandataires et les représentants d’une société se corrigent toujours depuis leur propre fiche.
0.204.1.0
Le rejeu du journal des analyses s’étend aux pièces de dossier, procès-verbaux, comptes rendus et courriers de résolution
La direction du cabinet peut rejouer, avec un autre fournisseur ou un autre niveau, la fiche d’une pièce de dossier, la lecture d’un procès-verbal, celle d’un compte rendu du conseil syndical et le courrier d’une demande de résolution, comme elle le faisait déjà pour une facture.
Pour ces lectures, le journal garde la fiche et la longueur du texte lu, jamais le texte lui-même.
Pas encore
Les relevés de compteurs, les chèques, les courriers reçus et les factures de reprise ne se rejouent pas encore depuis le journal.
0.204.0.0
La lecture d’une facture se rejoue depuis le journal des analyses, pour comparer
Sur la fiche d’une lecture de facture, la direction du cabinet choisit un autre fournisseur ou un autre niveau et lance un rejeu. L’écran rappelle avant le clic qu’il s’agit d’un appel facturé.
Le résultat du rejeu s’ajoute à côté de celui d’origine, sans le remplacer, et « Retenir ce résultat » marque celui que vous gardez.
Le journal garde la réponse de chaque lecture de facture pour la comparaison, sans les coordonnées bancaires qu’il y reconnaît, et l’efface avec la pièce.
Pas encore
Seules les lectures de factures se rejouent. Les relevés de compteurs, les chèques, les courriers, les factures de reprise, les pièces de dossier, les procès-verbaux et les comptes rendus suivront.
Une lecture faite avant cette version ne se rejoue pas : rien n’assure qu’elle porte sur le fichier que la pièce désigne aujourd’hui. Relancez la lecture depuis la pièce.
0.203.2.0
Rapprochement bancaire : « Confronter » respecte votre pointage sur un relevé déjà lu
Sur un relevé déjà lu, « Confronter » laisse pointée une ligne que vous avez pointée vous-même, même quand le relevé ne la porte pas. Il vous la signale à la fin de la confrontation, pour que vous la vérifiiez.
Les lignes que le logiciel a cochées pour vous, à l’ouverture de l’arrêté ou lors d’une confrontation, restent décochables : « Confronter » les retire du pointage quand le relevé ne les porte pas.
Quand un relevé couvre plusieurs périodes du même compte, « Confronter » retient celle qui se termine à la date de l’arrêté. Un relevé placé à la corbeille ne sert à aucune confrontation.
Pas encore
Le logiciel ne lit pas encore lui-même la date, le solde et les opérations d’un relevé que vous déposez : « Confronter » s’appuie sur les relevés déjà lus.
L’écran du rapprochement ne dit pas encore ce qui a été lu sur le relevé, la date d’arrêté, le solde final et le nombre d’opérations, et ne propose pas encore de reprendre le solde lu : la lecture du relevé par le logiciel n’est pas encore allumée.
0.203.1.0
Rapprochement bancaire : si le dépôt d’un relevé n’est pas confirmé, l’écran dit quoi vérifier
Si le dépôt d’un relevé n’est pas confirmé, le message vous dit quoi vérifier sur l’arrêté, et, s’il n’est pas joint, comment le déposer de nouveau sans le laisser en double dans la file des relevés.
Quand le relevé déposé devait en remplacer un autre, le message vous dit de vérifier sur la feuille de rapprochement si le nouveau est joint.
Si le dépôt n’a pas abouti, le message le dit : le fichier n’est pas joint, déposez-le de nouveau.
0.203.0.0
Un courrier aux copropriétaires part avec l’appel de fonds, et ses courriels partent
Écrire aux copropriétaires : un courrier validé se joint à un appel de fonds à venir de la copropriété, choisi par sa date. Il part alors avec les avis, derrière le premier avis de chaque destinataire, dans le pli comme en pièce jointe du courriel ; un copropriétaire qui reçoit plusieurs avis ne le reçoit qu’une fois.
Un appel dont des avis sont déjà partis, ou dont les courriels attendent leur départ, ne se propose pas : le courrier part alors directement, ou avec un appel suivant. Il se détache tant qu’aucun avis n’est parti ni en file d’envoi, et la fiche dit « Parti avec les avis de l’appel » une fois l’appel envoyé.
Appels de fonds : la carte de l’envoi nomme les courriers joints à la journée, et les destinataires de ces courriers qui n’ont pas d’avis à cette date ; tant qu’aucun avis n’est parti ni en file d’envoi, les avis attendent qu’il n’en reste plus. Une édition papier faite avant qu’un courrier soit joint ou détaché est à refaire, et l’écran le dit.
Les courriels d’un courrier aux copropriétaires partent depuis le journal d’envoi de l’agence, son exemplaire en PDF joint. La fiche passe de « confié » à « envoyé » avec sa date, et dit « non remis » quand la messagerie du destinataire ne l’a pas reçu : il peut alors partir par la poste.
Pas encore
Un courrier ne s’envoie pas encore aux seuls destinataires sans avis : détachez-le et envoyez-le directement à tous, ou retirez-les de ses destinataires.
Il faut la comptabilité souscrite pour joindre un courrier à un appel de fonds.
0.202.0.0
Appels de fonds : l’avis parti rangé sur le compte du copropriétaire
Chaque avis d’appel de fonds parti se range sur les lignes de son copropriétaire dans l’écriture de l’appel, celles de son ensemble de lots quand il en reçoit un par ensemble : il s’ouvre depuis son relevé de compte et depuis le grand livre.
Les avis papier se rangent quand les plis sont marqués postés, ceux des courriels à la clôture de la journée.
Un avis parti qui n’est pas encore rangé est compté sur la journée, et « Ranger les avis sur les comptes » le range d’un geste, y compris pour les journées envoyées auparavant.
Pas encore
La pièce se lit depuis le relevé de compte par qui consulte aussi les documents de la copropriété.
Envoyer ensemble les avis de plusieurs dates d’appel.
0.201.2.0
L’identité reprise d’un cabinet peut inclure la typographie de son ancien outil
Quand l’identité visuelle d’un cabinet a été reprise à son ouverture, l’écran de ses gestionnaires peut aussi reprendre la typographie de son ancien outil : une police plus fine pour le texte, une autre pour les titres et les grands chiffres.
Les petits textes, les textes pâles et le mode sombre gardent une graisse lisible, et les montants et références restent alignés en chasse fixe.
L’espace copropriétaires, le site public, les aperçus de ces surfaces dans les réglages et les documents imprimés gardent la typographie du logiciel.
0.201.1.0
Les listes longues tiennent à l’écran, pagination comprise
Sur un écran d’au moins 640 pixels de haut, une liste paginée reste entière à l’écran : la recherche, le nombre de lignes, les lignes et la barre de pagination sont visibles ensemble, et les lignes défilent à l’intérieur.
Si la barre de pagination est encore sous le bas de l’écran, le premier cran de molette sur les lignes fait glisser la page jusqu’à elle. Un cran vers le haut arrête ce glissement.
Changer de page, trier une colonne ou lancer une recherche vous ramène à la première ligne. Une liste que vous retrouvez par le retour du navigateur garde l’endroit où vous en étiez.
Les commandes légères posées au-dessus d’une liste et les totaux posés en dessous restent avec elle, et dès que la page compte trois lignes, aucune des trois ne disparaît pour leur faire place.
Pas encore
Au clavier et au doigt, les lignes défilent d’abord, puis la page : la barre de pagination n’arrive qu’au bout des lignes.
Quelques listes aux nombreux filtres gardent encore leur défilement habituel.
0.201.0.0
Appels de fonds : les avis partent par courriel depuis la journée d’appels
Appels de fonds, journée dont les courriers sont produits : « Préparer l’envoi des courriels » montre qui reçoit quoi, sous quel expéditeur, avec quelles pièces jointes, et le courriel rendu du premier destinataire et d’un mandataire. Cochez que vous avez relu, puis envoyez.
Chaque copropriétaire reçoit son avis en PDF, avec la lettre jointe s’il y en a une. Un mandataire reçoit un seul courriel pour tous ses mandants, avec l’avis de chacun et le total à régler pour ceux dont l’avis qui porte le compte est joint ; un mandant dont le solde figure sur un autre de ses avis y est signalé sans entrer au total.
Le courriel reprend la date d’exigibilité de l’avis joint : un copropriétaire ne lit qu’une date pour la même somme.
Les courriels partent après les envois papier marqués postés. Chaque avis est daté à son départ ; un avis qui n’a pas pu partir est nommé avec son motif et se renvoie. Quand tous les avis sont partis, « Clore la journée » la passe à envoyée et date ses appels.
Un avis sans adresse électronique est signalé avant l’envoi : complétez la fiche puis produisez de nouveau les courriers, ou passez-le par la poste.
Pas encore
Les courriels partent quand le service d’envoi du cabinet est en service. D’ici là, ils ne partent pas et la journée ne se clôt pas ; ceux mis en file avant ne partent pas d’eux-mêmes ensuite, ils s’envoient de nouveau.
Plusieurs dates d’appel ne s’envoient pas encore ensemble en un seul avis.
L’avis parti n’est pas encore rangé comme pièce de l’écriture de l’appel.
0.200.0.0
Écrivez aux copropriétaires par la poste et par courriel, et le rapprochement bancaire s’édite en cours d’exercice avec le relevé de la banque
Copropriétés, menu Actions de la fiche : « Écrire aux copropriétaires » ouvre les courriers de la copropriété. « Nouveau courrier » en rédige un, adressé à tous les copropriétaires ou à ceux que vous cochez, avec son objet, son texte mis en forme et son signataire.
Chaque destinataire reçoit son exemplaire, à son nom et à son adresse. La fiche dit combien partiront par la poste et combien par courriel, selon le réglage d’envoi de chacun (un réglage qui ne se lit pas depuis vos agences vaut la poste), et signale qui n’a pas d’adresse postale.
Le courrier se relit en PDF avant d’être validé. Validé, il ne se modifie plus : « Rouvrir » le ramène en brouillon et « Supprimer » le retire, tant qu’aucun pli n’est marqué posté et qu’aucun courriel n’est confié. « Préparer l’envoi » fixe ensuite les destinataires et le canal de chacun.
L’envoi commence par le papier : « Éditer les envois papier » réunit tous les plis en un seul PDF à imprimer en recto verso, puis « Marquer comme postés » le note. Les courriels suivent, chacun avec son exemplaire en PDF joint, confiés au journal d’envoi de votre agence.
« Envoyer par la poste » fait passer au papier un destinataire prévu par courriel, tant que son courriel n’a pas été confié ou s’il n’a pas pu être remis.
Taper « écrire aux copropriétaires », « publipostage » ou « envois papier » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) ouvre les courriers de la copropriété à l’écran, ou la liste où en choisir une, et mène à l’article sur les mandats.
« Éditer la feuille (PDF) » télécharge la feuille de rapprochement de l’arrêté affiché, à tout moment de l’exercice. Le relevé joint la suit, recopié en images quand la banque a protégé son PDF.
Après le téléchargement, une phrase vous dit si le relevé a suivi la feuille, et sinon quoi faire : le déposer, le déposer de nouveau, ou le transmettre avec la feuille en pièce séparée.
Sur un arrêté ouvert, déposez le PDF du relevé de la banque, un seul fichier de 25 Mo au plus. Il se joint à l’arrêté et entre dans la file des relevés. Un relevé déjà joint est remplacé et reste dans la file des relevés.
Chaque ligne du pointage s’ouvre sur son écriture par « Ouvrir », et « Revenir au rapprochement » vous ramène à l’arrêté.
Pas encore
L’en-tête du cabinet ne figure sur le courrier que si votre profil a aussi accès à la comptabilité.
Le relevé déposé n’est pas lu : la date et le solde de l’arrêté restent ceux que vous avez saisis, et ses mouvements ne sont pas repris.
Le logiciel ne confronte pas encore de lui-même le relevé déposé au pointage : les mouvements du mois se pointent à la main.
0.199.0.0
Grand livre : les mouvements de banque d’un même jour se lisent en une ligne
Comptabilité, balance, un compte ouvert : la case « regrouper les mouvements de banque d’un même jour » réunit en une ligne les mouvements voisins d’un même journal de banque à la même date, un prélèvement passé en provisions, fonds de travaux et avance par exemple. Le solde n’avance qu’une fois pour la journée.
Les écritures et les totaux du pied ne changent pas. La flèche devant le libellé déplie le jour, et chaque mouvement y garde son libellé, sa pièce et le lien vers son écriture.
La case paraît sur le compte de banque, sur un compte ordinaire, et sur un compte tenu par copropriétaire ou par fournisseur une fois celui-ci choisi, là où elle change quelque chose.
Sous un copropriétaire ou un fournisseur choisi, si vous avez le droit d’écrire en comptabilité, la case d’un jour regroupé choisit tous ses mouvements pour le lettrage ou la réimputation.
L’option reste cochée d’un compte à l’autre, et le retour d’une écriture retrouve les jours que vous aviez dépliés.
Taper « mouvements du même jour » ou « prélèvements du même jour » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) mène à l’article sur la comptabilité.
Pas encore
Le grand livre produit par « Éditer un document », en PDF ou en tableur, garde une ligne par écriture : le regroupement ne vaut qu’à l’écran.
0.198.1.0
Appels de fonds : classer sans appel, et une sortie proposée à chaque refus d’annulation
Chaque journée d’appels de fonds se comptabilise à sa date. Un appel plus ancien resté à comptabiliser est signalé, sans vous empêcher de comptabiliser la journée.
Un appel de travaux ou de fonds de travaux daté dans un exercice clôturé est comptabilisé dans l’exercice ouvert qui contient sa date.
Un appel de provisions d’un exercice clos se classe sans appel depuis sa journée, et se remet au calendrier tant que l’exercice peut encore être modifié et qu’aucun avis de sa date n’est parti. Si l’exercice est seulement clôturé, vous pouvez aussi le rouvrir pour comptabiliser l’appel à sa date.
Annuler une journée d’appels fonctionne quel que soit l’ordre de ses appels. Quand un avis déjà parti ou un prélèvement empêche l’annulation, le message vous invite à saisir l’opération inverse dans la balance et vous y mène d’un lien ; quand c’est le fonds de travaux, il nomme l’appel de travaux à annuler d’abord.
0.198.0.0
Les envois papier des appels de fonds s’éditent en un seul PDF avec leur lettre jointe, puis se marquent comme postés
Appels de fonds, journée comptabilisée : joignez aux avis une lettre en PDF de 4 Mo au plus, choisie parmi les documents de la copropriété ou déposée sur place.
« Éditer les envois papier » compose en un seul PDF l’avis de chaque destinataire papier suivi de la lettre jointe, avec une page blanche quand il le faut pour que chaque envoi commence sur un recto. Imprimez-le en recto verso : l’adresse tombe dans la fenêtre de l’enveloppe. Le PDF est rangé dans les documents de la copropriété.
Une fois les plis postés, « Marquer comme postés » date les avis papier. Quand tous les avis de la journée sont partis, la journée est envoyée et ses appels sont datés.
Sur une journée qui porte aussi des courriels, le message, la lettre jointe et les courriers non expédiés restent modifiables après le poste : produire de nouveau ne remplace que ce qui n’est pas parti, et un destinataire déjà servi ne reçoit pas l’avis une seconde fois.
Après un avis papier posté, la journée ne s’annule plus : l’écran le dit et mène à l’écriture de l’appel et à « Nouvelle écriture », pour saisir l’écriture inverse dans la balance.
Si une autre opération touche le même exercice au même moment, l’écran vous demande de réessayer, sans rien avoir enregistré.
Pas encore
L’envoi des avis par courriel n’est pas encore proposé : sur une journée mixte, les courriels partiront avec cette seconde étape.
Aucun geste ne contre-passe encore un appel posté : l’écriture inverse se saisit à la main.
0.197.9.0
La pointe des fonds suit votre portefeuille, vos compteurs repartent de l’index de reprise, et un enregistrement sans réponse vous dit où vérifier
La pointe des fonds compte chaque copropriété pendant qu’elle est à votre portefeuille : du début de son premier contrat de syndic approuvé daté (sans contrat approuvé, de son plus ancien contrat) à la résiliation saisie sur son mandat.
Une copropriété dont un contrat sans date de début a été approuvé au plus tard le jour du début de tout contrat approuvé daté qui a pris effet compte dès sa première écriture.
Les fonds repris d’une gestion antérieure entrent dans la courbe le jour où le mandat entre au portefeuille.
Un contrat résilié que relaie un nouveau contrat approuvé, lors d’un transfert d’agence par exemple, garde la copropriété au portefeuille.
Compteurs : sur le premier exercice d’un mandat repris, l’index d’entrée se saisit comme index de reprise, celui que le syndic précédent a laissé. La première consommation ne compte plus tout l’historique du compteur.
Chaque mandat a son propre index de reprise : quand l’immeuble change de mandat, le nouveau saisit le sien sans toucher à celui du précédent. Il se corrige tant que ce premier exercice est ouvert.
Sur les assemblées et les contrats, quand un enregistrement, une suppression ou un retrait ne reçoit pas de réponse, l’écran dit que le geste a peut-être abouti. Il garde votre saisie et vous dit quelle liste ouvrir dans un autre onglet pour vérifier.
La création d’une assemblée restée sans réponse nomme la ligne à chercher : sa date, la mention « Spéciale » ou son absence, et l’état où elle doit figurer. Ces indications restent affichées si vous refermez le formulaire.
Tant qu’une modification est ouverte sur un point, un contrat ou une agence, la suppression ou le retrait reste fermé, et l’écran dit pourquoi.
Le lien vers le support s’ouvre dans un nouvel onglet, sans quitter l’écran où se trouve votre saisie.
Pas encore
Le contrôle quotidien de la garantie compte encore les fonds restés sur un mandat résilié : il peut signaler un dépassement que la courbe ne montre pas.
La création d’un contrat et l’ajout d’un point, une fois le formulaire refermé, disent ce qu’il ne faut pas refaire, mais pas encore quoi vérifier dans le nouvel onglet.
0.197.8.0
Un clic sur une ligne l’ouvre, et votre espace de travail aux couleurs du logiciel
Dans les listes, un clic n’importe où sur une ligne ouvre ce qu’elle montre : la facture, le pli, la fiche du fournisseur ou du copropriétaire, l’appel de fonds, le compte, la pièce. Le pointeur prend la forme d’une main sur les lignes qui s’ouvrent ainsi.
Avec Ctrl, Maj, ou Cmd sur un Mac, ou d’un clic de la molette, la ligne s’ouvre dans un nouvel onglet et la liste reste où elle était. Au clavier, Tab atteint le lien de la ligne et Entrée l’ouvre.
Les liens « ouvrir » et « Consulter » en bout de ligne des factures, des lots, des équipements et des mutations disparaissent : la ligne entière les remplace.
Tant que la barre de sélection est ouverte, qu’une saisie est commencée ou qu’une action est en cours, un clic sur une ligne n’ouvre rien, pour ne pas perdre votre travail. Les cases, les boutons et les liens d’une ligne gardent leur propre effet.
Grand livre : la ligne s’ouvre même avec des lignes cochées. La sélection, le lettrage automatique en cours et le compte choisi pour une réimputation vous attendent quand vous revenez sur le même compte.
Sauf si votre marque s’étend à votre espace de travail, celui-ci prend les couleurs du logiciel.
Ce que vous imprimez pour vos copropriétaires reste neutre quand votre cabinet a souscrit la marque blanche, et garde vos couleurs sinon.
Quand votre espace de travail a sa propre adresse, il reste ouvert pendant une suspension de la marque blanche. Seuls votre site, l’espace des copropriétaires et la connexion à votre marque attendent alors sa reprise.
0.197.7.0
Votre espace de travail sous le logiciel, votre marque pour vos clients
Si votre cabinet a souscrit la marque blanche, tout ce que voient vos copropriétaires et vos visiteurs porte sa marque : votre site, l’espace des copropriétaires, la page de connexion et les courriels qui l’accompagnent.
Votre espace de travail est présenté sous le logiciel : le menu, l’icône et le titre de l’onglet, le centre d’aide et les nouveautés. Votre cabinet peut demander à son interlocuteur d’y étendre aussi sa marque.
Le centre d’aide porte la marque de votre cabinet pour un visiteur qui n’est pas connecté.
Au démarrage, l’option de marque blanche décrit désormais ce qu’elle couvre : ce que voient vos copropriétaires et vos visiteurs.
Pas encore
L’extension de votre marque à l’espace de travail se demande à votre interlocuteur ; elle ne se règle pas depuis l’écran.
0.197.6.0
Une charge passée sur une opération de travaux suit ses travaux à la clôture
Clôture d’un exercice : une charge rattachée à une opération de travaux, un remboursement d’emprunt par exemple, se solde avec les travaux de cette opération et ne se répartit plus dans les charges courantes.
L’état des dépenses et l’annexe des travaux comptent toutes les charges passées sur l’opération, et plus seulement les travaux votés.
Saisie d’une facture : passer une ligne sur un compte de charges courantes retire son opération ; sur un compte d’emprunt, de charges exceptionnelles ou de dotations, l’opération reste.
Pas encore
L’écran des charges, l’état des dépenses courantes et le suivi du budget comptent encore une charge rattachée à une opération comme une charge courante.
0.197.5.0
Une écriture neuve va dans l’exercice de sa date, et les flèches parcourent les comptes de la balance
Comptabilité, balance : « Nouvelle écriture » est proposée dès qu’un exercice est ouvert, même si vous consultez un exercice arrêté ou une période. L’écriture va dans l’exercice ouvert qui contient sa date, et l’éditeur le dit sous la date avant l’enregistrement.
Si la date ne tombe dans aucun exercice ouvert, l’éditeur le signale en rouge, rappelle les exercices ouverts et ne permet pas d’enregistrer. Une écriture déjà enregistrée reste dans son exercice.
Le retour de l’éditeur vous ramène à l’écran que vous aviez quitté, exercice arrêté ou période compris.
Balance, un compte ouvert : les flèches haut et bas du clavier ouvrent le compte, le copropriétaire ou le sous-compte précédent ou suivant, dans l’ordre de la liste. Elles restent sans effet pendant que vous tapez dans un champ, sauf dans la recherche des comptes.
Factures, fiche d’une facture à payer : le solde du compte fournisseur passe aussi au rouge quand il est créditeur de moins que la facture. Soldé ou créditeur de moins que la facture, il s’ouvre désormais, comme un solde débiteur, sur l’affectation d’un règlement déjà passé.
Taper « flèches du clavier », « compte suivant » ou « compte précédent » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) mène à l’article sur la balance.
0.197.4.0
Une copropriété s’ouvre directement sur son tableau de bord
Ouvrir une copropriété depuis l’accueil mène directement à son tableau de bord, en un seul chargement.
0.197.3.0
Une erreur garde votre saisie et dit quoi faire
Sur la fiche du mandat, les contrats, les assemblées, la fiche du cabinet, les agences et les adresses d’expédition, un enregistrement qui n’aboutit pas laisse votre saisie à l’écran, dit ce qui est en cause et ce que vous pouvez faire.
Quand la réponse ne revient pas, l’écran dit que l’enregistrement a peut-être abouti et vous donne un lien pour vérifier dans un nouvel onglet, sans toucher à votre saisie.
Une saisie qui ne peut plus rejoindre sa ligne s’affiche en lecture, prête à être recopiée.
Pas encore
Sur une adresse d’envoi de l’outil, l’écran ne signale pas encore qu’un collègue l’a modifiée pendant votre saisie.
0.197.2.0
Un avis d’appel en faveur du copropriétaire le dit, et l’avis comme le décompte présentent votre gestionnaire et votre agence
Avis d’appel de fonds : quand le compte du copropriétaire est en sa faveur, l’avis imprime « Solde en votre faveur » en montant positif, avec la mention « Vous n’avez rien à régler, ce solde sera déduit de votre prochain appel de fonds. », sans encadré « Comment régler ».
L’écran de lecture de l’avis et la campagne du jour affichent ce solde en positif, « en sa faveur ».
Avis d’appel et décompte définitif de régularisation : le bloc « Votre gestionnaire » donne le nom de votre gestionnaire, puis l’adresse postale de l’agence, son téléphone écrit par paires de chiffres et son courriel.
Avis d’appel : le bloc « Copropriété » porte l’immatriculation de la copropriété sous son nom.
Avis d’appel et décompte définitif : le pied de page porte votre cabinet et l’agence, son adresse, son téléphone, son courriel et votre carte professionnelle, sans les autres mentions légales. Si ni le nom de votre cabinet ni l’adresse de l’agence ne sont renseignés, le pied de l’avis présente la copropriété et celui du décompte garde vos mentions légales. Les autres documents, projet de répartition compris, gardent toutes vos mentions légales.
Taper « avis créditeur » ou « solde en votre faveur » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) mène à l’article qui l’explique.
Pas encore
Un décompte définitif fabriqué avant cette version garde sa mise en page d’origine, alors que son aperçu à l’écran montre la nouvelle. Refabriquez les décomptes d’une campagne qui n’est pas partie pour obtenir la nouvelle mise en page.
0.197.1.0
Les pièces du relevé bancaire s’ouvrent d’un clic
Dans le relevé d’un compte bancaire, chaque pièce jointe à une ligne s’ouvre d’un clic depuis la colonne Pièce.
Sur la balance, le détail d’un compte (auxiliaires, sous-comptes) se lit un cran en retrait sous lui.
0.197.0.0
Approuver les exercices antérieurs d’une copropriété reprise
Comptabilité, Paramétrages : un exercice ouvert et terminé s’approuve depuis sa ligne. Saisissez sous « Approuvé le » la date de l’assemblée qui a approuvé ses comptes, puis « Approuver » : une confirmation rappelle que le geste est définitif et que le logiciel ne fera pas la régularisation de ses charges. Plusieurs exercices s’approuvent ensemble, du plus ancien au plus récent, et la clôture de l’exercice courant n’est plus retenue par eux.
Un exercice clôturé dans le logiciel, ou dont la clôture est en cours, s’approuve toujours à la septième marche de la clôture, qui range la régularisation à traiter.
Les dates d’un exercice clôturé ne se modifient plus, comme celles d’un exercice approuvé. Aucune ligne ne s’ajoute plus à une écriture d’un exercice clôturé ou approuvé : l’écriture se contre-passe sur un exercice ouvert.
Pas encore
Une date d’approbation saisie depuis les paramétrages ne se corrige plus : relisez-la sur la confirmation.
L’écran propose encore l’approbation d’un exercice dont la clôture a été rejetée par l’assemblée ; le logiciel la refuse à la confirmation et renvoie à la septième marche.
0.196.2.0
Le menu de gauche se parcourt sans barre de défilement, et son fondu annonce la suite
Sur un écran d’ordinateur, quand le menu de gauche est plus long que la fenêtre, aucune barre de défilement ne se dessine à son bord : le fondu posé du côté où la liste continue suffit à dire que le menu va plus loin, et il s’éteint quand il n’y a plus rien à annoncer.
La liste défile comme avant, à la molette, au pavé tactile ou au clavier, menu déplié comme menu replié.
Si vous avez demandé à votre système un contraste accru ou des couleurs forcées, la barre de défilement reste affichée au bord du menu, dans un navigateur récent : ce repère ne vous manque pas.
Sans molette ni pavé tactile, le menu se parcourt au clavier, par la recherche ou en repliant une famille : il n’offre pas de barre à saisir, y compris quand votre système est réglé pour toujours afficher les barres de défilement.
Taper « barre de défilement » ou « défiler le menu » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) mène à l’article sur les espaces et la navigation.
Pas encore
Sur un téléphone ou une fenêtre étroite, le menu qui s’ouvre en tiroir garde pour l’instant la barre de défilement de votre système.
0.196.1.0
La fenêtre de l’assistant se redimensionne par un pied, sous le panneau
Assistant : la poignée qui redimensionne la fenêtre se trouve dans un pied, sous le panneau, à droite. Le bouton « Envoyer » et toute la zone de saisie restent entièrement à vous.
La poignée se saisit sur une cible plus large, et se manœuvre toujours au clavier avec les flèches.
0.196.0.0
Un règlement déjà passé s’affecte à une ou plusieurs factures, et chaque prélèvement remis passe son écriture
Factures, fiche d’une facture à payer : si vous pouvez passer des écritures comptables, le solde rouge du compte fournisseur s’ouvre sur l’extrait de son compte dans la copropriété, avec les règlements et les avoirs pas encore lettrés. Cochez ceux qui règlent la facture, puis affectez-les.
Si les règlements couvrent toute la facture, elle passe en « Payées » sans virement. S’ils n’en couvrent qu’une partie, le virement ne porte que le reste. S’ils la dépassent, l’excédent reste au débit du fournisseur, et vous pourrez l’affecter à une prochaine facture.
Pile « À payer » : cochez plusieurs factures d’un même fournisseur et d’une même copropriété, puis « Affecter un règlement ». Les règlements couvrent les factures par date, la plus ancienne d’abord. Si l’une d’elles est refusée, aucune n’est touchée, et le message la nomme.
La personne qui a donné le bon à payer d’une facture, ou désigné son prélèvement, ne lui affecte pas de règlement : ce geste revient à une autre personne, comme la mise au paiement.
« Retirer du paiement » défait l’affectation : les règlements redeviennent libres, le virement du reste est annulé, et la facture revient à payer. Tant qu’elle reste payée par un règlement, ce règlement ne se délettre pas depuis le grand livre.
La fiche d’une facture dit où elle en est et qui l’a fait avancer : le motif d’un renvoi, la réponse à la question du bon à payer, son écriture complète, et la carte « Le paiement », qui résume le virement, le prélèvement ou les règlements affectés.
Prélèvements : chaque prélèvement remis passe son écriture au moment de la remise. Quand le crédit arrive au relevé, l’onglet Transactions le reconnaît par sa référence, par son montant ou par le total de la remise, et le solde d’un geste. Si la copropriété n’a pas de journal de banque relié à un compte, ou pas d’exercice ouvert à cette date, l’écran vous signale les prélèvements partis sans écriture.
Annuler une remise de prélèvements retire aussi les écritures de ses prélèvements. Une remise dont un crédit est déjà arrivé en banque et rapproché ne s’annule plus.
Le fichier d’une remise de prélèvements porte le sigle de votre cabinet à la fin de son nom, comme celui des virements. Sans sigle enregistré, ce sont les initiales du nom du cabinet.
Remises de chèques : le crédit d’une remise se reconnaît au relevé par la référence de son bordereau. Remises de virements : la liste indique, pour chaque remise, si son débit est passé au relevé.
Taper « affecter un règlement », « facture déjà réglée », « virer le reste » ou « un règlement pour plusieurs factures » dans la recherche (Cmd+K ou Ctrl+K) mène à l’article qui l’explique.
Pas encore
Un prélèvement que la banque rejette reste affiché comme remis : vous imputez son retour depuis l’onglet Transactions au compte du copropriétaire, et sa dette redevient due.
Un règlement repris par un report à nouveau ne s’affecte que sur le premier exercice où le fournisseur a des écritures.
Un règlement ou une facture d’un exercice clôturé ou approuvé ne s’affecte pas, et la fiche de la facture le dit.
Aucun écran ne saisit encore le sigle du cabinet.
0.195.0.0
L’assemblée se tient dans le logiciel, de l’ouverture de la séance au procès-verbal
Séance : ouvrez la séance, tenez la feuille de présence et les pouvoirs, composez le bureau, puis faites voter chaque résolution. Le logiciel calcule la majorité des articles 24, 25 et 26 et propose le second vote de l’article 25-1.
Votes par correspondance : saisissez les formulaires reçus avec leur date de réception, ils se versent au vote de chaque résolution.
Procès-verbal : composez-le en PDF à la fin de la séance, faites-le signer sur la tablette et déposez le procès-verbal signé.
Ordre du jour : l’approbation des comptes, le quitus et les budgets des deux exercices suivants se remplissent quand les pièces de la clôture rejoignent l’assemblée, et ces pièces se retrouvent sous l’approbation avec le total des dépenses.
La désignation du syndic suit la fiche du cabinet et le contrat en projet, et un point créé sans clé reçoit la clé principale de l’immeuble.
Une résolution soumise au vote ne se modifie plus et ne se supprime plus, et l’ordre du jour se ferme à l’ouverture de la séance.
Dossiers travaux : rattachez le dossier à son opération, y compris depuis le poste du plan pluriannuel.
Pièces d’un dossier : un PDF s’affiche en vignette.
Pas encore
La date, l’heure et le lieu d’une assemblée restent modifiables après l’ouverture de la séance.
0.194.1.0
Le PDF d’une facture émise est la copie rangée à son émission, pour tout collègue qui la lit
Facturation : le bouton « PDF » du journal et la fiche d’une facture émise ouvrent la copie rangée à son émission, la même pour tout collègue qui peut lire la facture, qu’il lise la comptabilité ou les seuls mandats. Un scan ou un justificatif joint ensuite à l’écriture depuis la comptabilité reste consultable depuis l’écriture.
Une facture émise avant votre arrivée garde la copie que l’ancien outil a rangée à son émission, et elle s’ouvre aussi avec le seul accès aux mandats. Si son fichier est introuvable, la fiche propose à qui peut modifier la comptabilité d’en composer une nouvelle copie, à l’en-tête du jour.
Quand une facture n’a pas de copie rangée, la fiche ouvre le dernier PDF glissé sur son écriture et le dit à tout lecteur ; le bouton « PDF » du journal ouvre alors la fiche. À qui peut modifier la comptabilité, la fiche propose de composer la copie de la facture, qui le remplace.
Factures fournisseurs : sur une facture lue par l’assistant, un champ lu avec moins de 90 % de confiance porte « Proposé » dans la couleur de l’assistant, et la mention passe en couleur d’alerte sous 70 % ou quand la valeur manque. L’encart en tête de fiche sépare ce qui est proposé de ce qui est douteux, et la pastille de la liste des factures porte le signe de l’assistant.
La fiche d’une facture et l’aide parlent de « catégorie de prestation », le mot de l’écran Paramètres, Imputation des factures.
0.194.0.0
Les dossiers, les assemblées et le conseil syndical avec le logiciel, et le contrat de syndic en PDF
Dossiers : déposez des fichiers au dossier, ouvrez-les et retirez-les. Quand votre cabinet a souscrit l’assistance, le logiciel écrit le résumé du dossier, relève ses faits datés et propose ses intervenants et ses tâches, depuis la fiche.
Mandats : la référence d’un mandat neuf est attribuée d’office, et un immeuble ne porte qu’un mandat actif. La création ne propose que les immeubles libres, et un immeuble se crée depuis la saisie.
Onglet Paiements d’un copropriétaire : la part de chaque échéance à venir, l’estimation des douze prochains prélèvements, le mandat SEPA à signer en PDF et le dépôt du mandat signé.
Assemblées : le texte d’une résolution se met en forme, gras, italique, souligné et cinq couleurs ; les projets individuels de répartition se préparent, un PDF par copropriétaire.
Une demande d’inscription devient une résolution d’un geste, ou le logiciel en rédige le projet, que vous acceptez ou jetez.
Depuis la liste des assemblées, posez une question aux procès-verbaux de l’immeuble : la réponse cite l’assemblée qui porte la décision et ouvre son procès-verbal.
Conseil syndical : créez la personne qui siège depuis la désignation. Le logiciel lit le compte rendu d’une rencontre, en relève les suites et propose le verdict du contrôle des comptes.
Paramètres du cabinet : importez le contrat de syndic Word d’une agence comme modèle et voyez-en l’aperçu. Le contrat se compose ensuite en PDF, au renouvellement comme à l’offre.
Dans le dépôt, une pièce « À trier » que Marty a déjà lue, qu’il n’a pas reconnue ou qu’il a laissée au tri à la main porte un lien « Relancer la lecture » : Marty la relit comme une pièce qui vient d’arriver.
Une confirmation vous le demande d’abord et rappelle que chaque lecture est facturée à votre cabinet. Une pièce que Marty lit en ce moment ne se relance pas.
La relance de la pile laisse de côté un fichier dont Marty ne sait pas lire le format, qui ne propose pas non plus de relance sur sa ligne, et une lecture interrompue trois fois, qui se relance seule depuis sa ligne. Les pièces déposées entre-temps sont lues avant les pièces relancées.
Une copropriété créée directement dans Marty garde sa vignette tant que ces étapes ne sont pas faites.
Les aperçus se remplissent dans l’ordre de la grille, de haut en bas. Un aperçu que Marty n’a pas pu dessiner tout de suite se redemande de lui-même quelques secondes plus tard.
Les règlements que Marty propose en face d’un mouvement bancaire, et les raisons pour lesquelles un rapprochement reste en attente, restent les mêmes. Quand deux remises correspondent au même montant, la plus petite est proposée.
Sur une journée d’appels de fonds, « Voir l’avis » ouvre l’avis d’un copropriétaire parti lors des premiers envois préparés dans Marty tel qu’il l’a reçu, en PDF, dans un nouvel onglet.
Un avis dont Marty n’a conservé aucun exemplaire personnel ne s’ouvre pas depuis la journée : un avis parti par la poste se retrouve alors dans le PDF commun de l’édition papier, rangé dans les documents de la copropriété.
Dans les cabinets où Marty écrit dans votre agenda Outlook, un rendez-vous dont la création dans Outlook n’est pas encore confirmée ne se modifie ni ne s’annule depuis Marty : l’écran vous invite à la terminer depuis son détail, en attendant quelques minutes si son envoi est encore en cours, puis à refaire votre geste.
Quand Marty ne peut plus écrire dans votre agenda Outlook, la modification se fait dans Marty seulement.
Si un rendez-vous ou un événement a changé dans Outlook pendant que vous le modifiiez et que Marty n’a pas pu relire sa nouvelle version, l’écran vous invite à fermer la modification, à la rouvrir un instant plus tard et à refaire vos changements : rien n’a été écrit entre-temps.
Un rendez-vous annulé dans Marty seulement, quand Marty ne peut plus écrire dans votre agenda Outlook, y reste : supprimez-le aussi dans Outlook.
Sur l’onglet Copropriétaires d’une copropriété, la colonne « Qui agit » nomme les membres d’un foyer que vous avez composé dans Marty, comme ceux d’un foyer repris de votre ancien portail.
Les copies (Cc) d’un nouveau message s’enregistrent avec son brouillon, dans Marty et dans votre boîte Outlook, et reviennent quand vous le reprenez.
Le premier envoi d’appels de fonds d’une copropriété préparé dans Marty réunit, comme les suivants, chaque appel comptabilisé qui n’est jamais parti, par exemple un trimestre comptabilisé sans être envoyé puis le trimestre suivant. L’écran de la journée nomme les dates réunies.
Un appel déjà envoyé, depuis Marty ou en dehors, et un appel repris de votre syndic précédent restent au solde antérieur de l’avis : un appel comptabilisé n’est jamais demandé deux fois.
Sur certaines copropriétés dont les premiers avis sont partis de Marty il y a longtemps, un appel daté d’avant le dernier de ces avis reste au solde antérieur : avant de produire, vérifiez les dates réunies que l’écran de la journée nomme.
Marty 1.0 : tous les modules du logiciel historique répondent dans Marty
Tous les modules du logiciel historique répondent dans Marty, écran par écran. L’article « Bienvenue dans Marty », à la section « Où en est l’ouverture », le dit désormais.
Quelques gestes du logiciel historique ne sont pas repris dans Marty. Si l’un d’eux vous manque, dites-le au support.
Quand Marty lit une facture et qu’une information ne peut pas être reprise de la pièce, un numéro, une date ou un IBAN, ce champ reste vide et tout le reste arrive prérempli : il n’y a qu’à compléter le champ à la main avant de valider.
Un numéro de facture que Marty n’a pas pu reprendre de la pièce se saisit avant de valider : la validation l’attend, et la recherche des doublons le vérifie ensuite comme tout numéro.
Quand une indication qui désigne la copropriété n’a pas pu être reprise de la pièce, Marty ne rattache pas la facture de lui-même, même s’il a trouvé une copropriété : vous la choisissez avant de valider.
Quand le SIRET, le numéro de TVA ou l’IBAN du fournisseur n’a pas pu être repris de la pièce, Marty propose le fournisseur qu’il a trouvé sans le retenir : confirmez-le d’un clic sous le champ du fournisseur, ou choisissez-en un autre. Un fournisseur déjà retenu, au dépôt de la pièce par exemple, le reste : vérifiez-le avant de valider.
Les photos d’iPhone se lisent comme les images JPEG, PNG, GIF, BMP, WebP et AVIF : Marty propose leur classement au tri, et lit la facture, le courrier ou le chèque qu’elles deviennent. Une image TIFF se dépose et se trie à la main.
Quand vous lancez le résumé d’un dossier, les intervenants ou les tâches proposés par Marty, un projet de résolution ou la lecture d’un compte rendu, puis partez travailler ailleurs, une vignette remonte en bas à droite de l’écran dès que c’est prêt, où que vous soyez dans Marty.
La vignette ne vient que sur le navigateur où vous avez lancé la tâche, et pour une tâche terminée dans les trois heures qui suivent son lancement, Marty ouvert ou à votre retour. Après une déconnexion, elle ne vient plus : le résultat se lit sur l’écran de la tâche.
Une boîte d’agence se désigne « boîte des factures » : les pièces jointes des emails qu’elle reçoit entrent d’elles-mêmes au dépôt, où Marty les trie et les range comme celles que vous y déposez, sans téléchargement ni second dépôt.
À la désignation, vous choisissez la date de départ, jusqu’à douze mois en arrière, et une ou plusieurs agences, ou aucune pour tout le cabinet ; Marty propose l’agence de chaque pièce parmi celles-ci.
Sur un email de la boîte, chaque pièce jointe dit ce qu’elle est devenue : au dépôt, déjà dans Marty, format non pris, trop lourde, en cours, en attente ou en échec. Une pièce en échec se relance par « Réessayer ».
Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces gestes : seulement l’assistant connecté à votre cabinet.
Un nouvel email apparaît en quelques minutes, même pendant que Marty relit en entier un dossier de votre boîte Outlook.
Un email récent supprimé définitivement dans Outlook pendant cette relecture disparaît de Marty dans le même délai.
Un email supprimé définitivement dans Outlook disparaît aussi de Marty
Un email que vous supprimez définitivement dans Outlook, y compris en vidant les éléments supprimés, disparaît aussi de votre boîte dans Marty au relevé suivant.
Marty ne retire un email que lorsque Microsoft confirme qu’il n’est plus dans votre boîte : en cas de doute, il reste affiché et se vérifie au relevé suivant.
Une facture envoyée vers Factures depuis le dépôt arrive remplie de ce que le dépôt a lu, l’émetteur, la date et le montant TTC, puis Marty la lit en entier et complète le reste : numéro, HT, TVA, copropriété, contrat, IBAN, échéance et imputation.
Le nom de la personne qui retire n’est pas enregistré dans Marty : il ne figure que sur le bon imprimé.
Si votre texte finit par sa propre formule de politesse, « Veuillez agréer… », « Cordialement » ou « Bien à vous » par exemple, c’est la vôtre qui reste : Marty n’en ajoute pas une seconde. Elle passe à la page suivante avec la signature plutôt que d’en être séparée.
Un mot de politesse au milieu d’une phrase, « nous comprenons vos sentiments », ne compte pas comme une formule : Marty ajoute alors la sienne.
La vignette « Onboarding en cours » du tableau de bord suit toute copropriété dont la reprise n’est pas finie, et nomme la prochaine étape. Ses étapes comptent les contrats et le conseil syndical, et seuls les exercices commencés avant l’arrivée dans Marty restent à reprendre.
Le courrier part par Merci Facteur, les contrats d’assurance se tiennent dans Marty
« Qui paie les frais postaux » dit, type de courrier par type de courrier, à qui Marty refacture l’envoi ; chaque mois clos, la refacturation se fait d’elle-même. Ce réglage s’ouvre aux cabinets qui ont les barèmes.
Archiver, déplacer et catégoriser vos emails depuis Marty
Les catégories Outlook de vos emails s’affichent en petites étiquettes de couleur sur leurs lignes, à côté de la copropriété, se posent ou se retirent depuis Marty, et un champ filtre la liste par catégorie.
Ces gestes ne s’offrent que dans les cabinets où Marty écrit dans votre boîte Outlook, ce qui n’est encore le cas d’aucun cabinet en service.
Dans une boîte déjà reliée à Marty, les catégories posées depuis Outlook peuvent ne pas s’afficher encore sur toutes ses lignes.
« Rafraîchir » relit ce que Marty a reçu de votre boîte : un email qu’Outlook n’a pas encore transmis arrive de lui-même, un peu plus tard.
Depuis le panneau de l’assistant dans Marty, comme depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez verser un grand livre déposé, voter le budget d’un exercice repris avec son échéancier, déclarer des appels partis hors de Marty ou les ramener au calendrier, annuler les écritures reprises sans lot et abandonner un dépôt de grand livre.
Un budget dont toutes les lignes, le total et l’échéancier ne tiennent pas sur la carte de validation ne se vote pas depuis le panneau de l’assistant dans Marty.
L’assistant connecté à votre cabinet reprend un grand livre en un seul envoi, jusqu’à quinze mille écritures : après votre validation, Marty contrôle tout le fichier puis le verse dans la reprise de l’exercice, en quelques minutes au lieu d’un long échange.
Depuis le panneau de l’assistant dans Marty, le grand livre se reprend encore par parties.
Avant d’envoyer depuis votre boîte, Marty vous prévient d’une pièce jointe annoncée mais absente, d’un destinataire hors du cabinet, d’une réponse que le message demande d’adresser hors du cabinet, à un autre domaine que celui de son expéditeur, d’une réponse automatique d’absence ou d’une adresse inhabituelle. Si un avertissement paraît au moment du clic, ou si les destinataires n’ont pas pu être vérifiés à temps, cliquez de nouveau sur Envoyer pour envoyer tel quel.
Les boîtes d’agence se lisent et se rangent dans Marty
Une boîte partagée de Microsoft 365, comme l’accueil ou le syndic de l’agence, s’ajoute depuis « Boîtes d’agence », sur l’écran de votre boîte : ses emails des douze derniers mois arrivent dans Marty, puis se relèvent toutes les cinq minutes environ.
Seules les personnes à qui Microsoft ouvre déjà la boîte la voient dans Marty, chacune avec sa propre connexion et dossier par dossier : un dossier que Microsoft ne vous ouvre pas ne s’affiche pas pour vous, et un email déplacé dans un tel dossier quitte votre écran. Quand Microsoft retire l’accès à quelqu’un, la boîte quitte son écran au plus tard un jour après.
Répondre depuis Marty au nom de l’agence n’est pas encore ouvert sur votre cabinet : répondez depuis Outlook en attendant.
Dans le volet « Ranger » d’un email de votre boîte, une fois la copropriété choisie, le champ « Fournisseur (facultatif) » propose les fournisseurs qui interviennent sur elle : un contrat, une facture, une écriture comptable, un dossier, un ticket, une réponse à un appel d’offres, ou un nouvel email que vous leur avez déjà écrit pour elle depuis Marty, une réponse ou un transfert ne suffisant pas.
Un fournisseur sans lien avec la copropriété ne se propose pas : écrivez-lui d’abord un nouvel email depuis Marty pour cette copropriété, ou reliez-le-lui par un contrat ou un dossier.
Un appel de fonds repris de votre syndic précédent et marqué comme parti hors de Marty se lit « Envoyé », qu’une écriture de Marty l’accompagne ou non : sur la liste des appels, dans l’échéancier et dans les appels de travaux.
Ces e-mails affichent comme expéditeur le nom de votre cabinet suivi de « via » et du nom de Marty, pour dire d’où ils partent.
Quand votre cabinet n’a pas encore sa propre messagerie, l’e-mail d’invitation que Marty envoie pour vous porte le nom de votre cabinet comme expéditeur, et commence par « Message de » suivi de ce nom.
Les copropriétaires et l’équipe de Marty reçoivent encore le texte standard : votre texte ne part qu’à vos collaborateurs et aux personnes que vous invitez à rejoindre votre équipe.
Dans Paramètres, Intégrations, le contrôle des adresses d’expédition dit désormais si le service d’envoi est réglé pour prévenir Marty de la remise, de l’ouverture et des retours de vos courriels : en place, à reposer, ou absent.
Sur un cabinet dont le réglage n’a jamais été posé, la repose attend une première intervention de l’équipe Marty.
Envoyer la convocation d’une assemblée depuis Marty
L’espace des copropriétaires reste ouvert, au nom de Marty
Quand votre cabinet n’affiche pas sa marque sur son adresse, l’espace des copropriétaires servi à cette adresse reste ouvert : il se présente au nom de Marty, sans votre logo, et vos copropriétaires y retrouvent leurs comptes, leurs documents et leurs demandes.
La fiche d’une facture se remplit de ce que Marty a lu
La fiche ne se met pas à jour seule pendant la lecture : si ses champs vous paraissent vides alors que Marty a fini de lire la pièce, rouvrez-la avant de l’enregistrer.
Au-dessus de la liste des emails, « Chercher dans tous vos emails » cherche dans tous les emails que vous voyez dans Marty : ceux de votre boîte, et ceux que vos collègues ont rangés sur les copropriétés que vous gérez. Les accents et les majuscules ne comptent pas.
L’assistant de Marty cherche dans les mêmes emails que vous et cite chacun par un bouton qui l’ouvre. Dès qu’il a lu un email dans une conversation, il n’y prépare plus d’action : ouvrez-en une nouvelle pour agir.
L’assistant cherche dans vos emails depuis Marty seulement : un assistant relié à votre cabinet depuis l’extérieur n’y a pas encore accès.
Vos nouveaux emails apparaissent dans Marty en général dans les secondes qui suivent leur arrivée dans Outlook, tant que l’onglet est visible.
Quand vous revenez sur la fenêtre de Marty, par exemple depuis un second écran, la liste se relit aussitôt.
Ouvrir ou marquer un email dans Marty ne l’écrit pas encore dans Outlook : l’écriture vers Outlook s’ouvrira cabinet par cabinet, et cette page le dira.
Un onglet de Marty caché ne se tient pas à jour : il se relit dès que vous y revenez.
Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, un appel déclaré par erreur parti hors de Marty revient au calendrier : un appel à venir repart dans les envois de Marty, un appel échu revient parmi ceux à statuer. Seuls les appels que vous désignez bougent.
Ramener un appel, annuler les écritures sans lot et abandonner un dépôt ne se font pas encore depuis le panneau de l’assistant dans Marty : seulement depuis l’assistant connecté à votre cabinet.
Le marquage comme lu ou non lu ne se reporte dans Outlook que pour les cabinets où Marty écrit dans votre boîte ; ailleurs, il ne vaut que dans Marty, et l’écran le dit.
Archiver, supprimer ou déplacer des conversations depuis Marty n’est pas encore possible.
Sur une copropriété déjà en gestion, désignée par la référence de son mandat approuvé ou en cours, l’assistant de Marty et l’assistant connecté à votre cabinet créent les lots qui manquent, jusqu’à quatre cents par demande : numéro, type, et au besoin bâtiment, escalier, étage, porte et libellé. Un numéro déjà pris ou cité deux fois est refusé.
Quand l’assistant reprend une copropriété, saisit une écriture ou prépare une facture, il désigne chaque fournisseur par son numéro dans Marty, le numéro 0 compris. C’est souvent celui de la fiche de votre cabinet lui-même : ses écritures, ses pièces et ses lettrages se reprennent comme ceux des autres fournisseurs.
Au clic sur « Clôturer », Marty relit une dernière fois les index de l’exercice et des exercices précédents encore ouverts : un index saisi ou corrigé juste avant, depuis un autre onglet ou un autre poste pendant que l’écran était ouvert, est pris en compte.
Dix gestes de Marty se font depuis l’assistant, avec votre validation
L’IA ne peut faire que ce que vos droits vous permettent dans Marty, et vous montre ce qu’elle va faire avant de le faire : la fiche visée, ce qui change, et les conséquences. Rien n’est écrit avant votre validation.
Les autres gestes de Marty arriveront dans l’assistant et dans une IA externe par lots successifs : tant qu’un geste n’y est pas, il se fait à l’écran.
L’assistant connecté au cabinet propose les écritures contrôlées de l’assistant de Marty
L’assistant connecté à votre cabinet propose aussi les soldes et la banque d’une reprise, les fournisseurs, le rapprochement, les dépôts de pièces, de relevés, de factures et de documents de l’immeuble, et le lettrage. Marty contrôle chaque écriture avant que vous la validiez.
Répondre à un ticket, l’affecter ou changer son statut, créer une copropriété geste par geste, classer sans suite ou rouvrir un courrier et mettre une facture en attente se font encore depuis l’assistant de Marty, pas depuis l’assistant connecté.
Sous le compte de résultat, recopiez les montants que publie votre logiciel comptable pour la même période : chaque poste saisi est confronté au calcul de Marty à un euro près, et le tableau dit s’il est conforme ou de combien il s’écarte.
Enregistrez le contrôle pour le garder : l’historique de l’exercice dit qui l’a fait, quand, sur quelle période, et poste par poste ce que disaient votre logiciel et Marty.
Quand Marty garde une invitation en attente avant de l’envoyer, le profil, les agences, le téléphone et la pastille choisis dans la fenêtre sont retenus : ils s’appliquent, aux mêmes conditions que les autres invitations, à la première connexion qui suit son envoi.
Les textes que votre cabinet avait retouchés sur son ancien portail pour les envois automatiques deviennent vos modèles dans Marty, en texte simple : la formule d’appel, la formule de politesse, la signature et le détail des montants, des dates et des liens sont ceux de Marty.
Dans le Centre d’envoi, chaque envoi automatique dit « repris de l’ancien portail » ou « à refaire ». Un texte à refaire porte sa raison, et l’envoi part avec le texte de Marty en attendant.
Ce que votre ancien texte disait après les montants et les dates ne figure pas dans le modèle repris : le détail de Marty le remplace.
Quand deux factures du même montant pourraient répondre à une même réimputation et que celle-ci ne nomme pas son fournisseur, Marty ne choisit pas : la paire se lettre à la main, depuis la vue « Lettrage » de l’état des dépenses.
Un procès-verbal signé de tous ne se retouche plus, ni dans Marty ni par un dépôt retouché dans Word : ses retouches passent en lecture, et une erreur se corrige par un nouveau procès-verbal ou un rectificatif.
Les pièces de vos emails s’affichent dans Marty, et la fiche d’un fournisseur montre ses emails
Dans votre boîte, une pièce jointe PDF ou une image que Marty a copiée s’affiche dans Marty d’un clic sur sa carte, « afficher », sans passer par Outlook. « Télécharger » reste à côté de l’aperçu, et les autres pièces se téléchargent comme avant.
Un email ne part pas encore depuis Marty par votre boîte Outlook, et un rendez-vous pris dans Marty ne part pas encore dans votre agenda Outlook : l’écriture vers Outlook s’ouvrira cabinet par cabinet, et cette page le dira.
Seul le titulaire de la boîte affiche ou télécharge une pièce jointe depuis Marty : un collègue l’ouvre dans Outlook.
Ouvrir un email dans Marty ne le marque pas lu dans Outlook.
Les soldes et la banque d’une reprise, les fournisseurs, le rapprochement, les dépôts et le lettrage se font encore depuis l’assistant de Marty, pas depuis l’assistant connecté.
Quand l’immeuble a déjà sa fiche dans Marty, parce que votre offre y a été préparée, l’assistant reprend la copropriété ou la crée sur cette fiche, sans en créer une seconde.
Au versement d’un relevé, les mouvements que Marty ne sait pas affecter passent en attente sur les comptes 471 ou 472, et les règlements qu’il reconnaît se soldent.
Une invitation que Marty met en attente avant de l’envoyer ne garde pas encore ces choix : réglez-les sur la ligne de la personne après sa première connexion.
Les rapprochements bancaires se lisent en une seule liste « À traiter » : les rapprochements qui ne tombent pas juste et, sous « Relevé en retard », les comptes dont des écritures attendent un relevé depuis plus de 45 jours, y compris ceux jamais rapprochés. Les relevés que Marty n’a pas su ranger ont leur bloc, ceux en cours de lecture une ligne qui se déplie pour les retirer.
Boîte Microsoft 365 connectée, une pièce jointe que Marty a copiée se télécharge directement depuis l’email ouvert, sous le message : sa carte le dit, « télécharger », à côté de son genre et de sa taille.
Une pièce que Marty n’a pas copiée le dit sur sa carte, « copie en cours », « trop lourde pour Marty » ou « non copiée », et s’ouvre dans Outlook, avec son message.
Seul le titulaire de la boîte télécharge une pièce jointe depuis Marty : un collègue qui lit un de ses emails rattaché à une copropriété en ouvre les pièces dans Outlook.
Les images du message s’affichent dans Outlook, pas dans Marty.
Vos emails et votre agenda Outlook dans Marty
Dans Mon compte, la carte « Ma boîte mail » ouvre l’écran où vous connectez votre boîte Microsoft 365. Avant le bouton, il vous dit ce que Marty copie, les emails et rendez-vous des 12 derniers mois, et ce qu’il efface à la déconnexion.
L’agenda pose vos rendez-vous Outlook de la semaine à côté de ceux de Marty, journées entières comprises, et chacun s’ouvre dans Outlook depuis son détail.
Votre boîte et votre agenda Outlook ne s’affichent qu’à vous, y compris quand un administrateur consulte Marty à votre place. Les emails écrits dans Marty restent sur la fiche de leur destinataire, et l’écran Emails le rappelle.
Un email relevé ne se rattache pas encore à une copropriété ou à un ticket depuis Marty, et aucun ticket ne se crée encore depuis lui.
Les pièces jointes s’ouvrent dans Outlook, et les images du message ne s’affichent pas dans Marty. Les sous-dossiers d’Outlook ne s’affichent pas encore.
Un email ne part pas encore depuis Marty, et un rendez-vous pris dans Marty ne part pas dans Outlook.
Avec un grand nombre d’onglets de Marty ouverts en même temps, l’assistant peut se mettre en retrait ; fermez quelques onglets et il revient dans les minutes qui suivent.
Quand un fournisseur missionné par un ordre de service dépose sa facture depuis son lien, elle entre d’elle-même dans « À codifier », dès qu’elle est vérifiée, comme une facture déposée. Elle porte déjà la copropriété de la demande et sa référence, et Marty la lit ensuite comme les autres, fournisseur et montants compris.
Les autres virements attendent dans « Mouvements à traiter », avec la raison pour laquelle Marty ne les a pas inscrits seul et, quand il le reconnaît, le copropriétaire qu’il propose, d’après la référence de l’avis ou d’après le montant seul. Vous validez par « Inscrire à ce copropriétaire », ou vous laissez.
Une facture de ce type renvoyée au dépôt s’écarte ou se classe à nouveau en facture : classée en courrier ou en relevé, Marty ne la lirait pas, et retirée de la demande entre-temps, elle ne se classe plus en facture. Son fichier s’ouvre tant que les demandes font partie de votre abonnement.
L’avis d’appel de fonds, l’invitation au conseil syndical et ses rappels, la relance des coordonnées bancaires et les mouvements d’un trousseau partent avec le modèle de votre cabinet quand il en a un. La section « Envois automatiques » du Centre d’envoi dit, pour chacun, quel texte part aujourd’hui, et « Personnaliser » crée le modèle à partir du texte de Marty.
Les montants, les dates, les références et le lien à suivre restent ceux de Marty, dans un marqueur que vous placez où vous voulez, et l’objet garde la référence de l’envoi ; seuls les marqueurs de l’envoi sont proposés, et l’aperçu montre le texte exact qui partirait.
Un modèle qui ne peut pas s’appliquer, vide, désactivé ou porteur d’une mise en forme ou d’un marqueur inconnu, laisse partir le texte de Marty, et sa fiche dit pourquoi. Un marqueur inconnu est refusé dès l’enregistrement.
Les courriers papier et les autres courriels de Marty gardent leur texte : seuls les envois listés dans la section « Envois automatiques » lisent le modèle du cabinet.
Un appel repris de votre syndic précédent qui porte son écriture est marqué « Envoyé ». La mention « Hors Marty », sous la pastille, signale un appel repris dont la date d’envoi n’est pas connue. « Modification indisponible » ne s’affiche que sous un appel qui ne se modifie plus.
La feuille de rapprochement explique l’écart entre le relevé et la comptabilité, liste les opérations rapprochées groupe par groupe, rappelle les écritures reprises en bloc quand le compte a commencé avant Marty, et si le solde d’ouverture concordait, et dit si elle est close et à quelle date. Une annexe, sur sa propre page, détaille le pointage, puis, quand le solde de début est saisi, le déroule du solde de début du relevé jusqu’à son solde à l’arrêté.
Une IA externe reliée à votre cabinet peut reprendre une copropriété : elle prépare le plan, Marty le contrôle, puis vous le validez une fois dans cette IA. Marty crée alors la copropriété, ses lots, ses copropriétaires, son mandat et son exercice, et, quand le plan les porte, la banque du syndicat et les soldes d’ouverture, tout ou rien.
Ce qui est créé est exactement le plan que Marty a contrôlé, pour vous et pour ce cabinet. La validation est réservée à un administrateur du cabinet, et une reprise déjà faite pour une même référence de mandat est refusée sans rien écrire.
Une très grande copropriété ne tient pas dans un seul accord depuis une IA externe : Marty le dit dès le contrôle, avant toute validation.
Le thème sombre prend le bleu de Marty, et les demandes de mutation se lisent comme des tickets
Sous la marque Marty, le thème sombre prend le bleu du thème clair : liens, contour de navigation au clavier, filtres actifs et boutons d’action principale, « Facturer » compris, en bleu plein et texte blanc. Dans le texte d’une résolution, le bleu tire vers l’indigo pour se distinguer d’un lien, et les articles d’aide sur les couleurs décrivent ce bleu, boutons compris.
Sur la fiche d’un contrat de prestation, « Mettre en concurrence » ouvre une demande rattachée au contrat, dont vous devenez responsable, et y conduit la consultation en quatre temps : les fournisseurs du même domaine proposés à cocher, un cahier des charges rédigé par Marty d’après le contrat, sans prix ni nom du titulaire, à relire et valider, l’envoi d’une demande de devis séparée à chaque fournisseur avec sa date limite, puis les offres reçues avec leur montant hors taxes.
La bibliothèque des résolutions porte « Information sur les procédures en cours », point sans vote posé après le rapport du conseil syndical : à la pose, Marty rédige le compte rendu des procédures judiciaires et des recouvrements ouverts de la copropriété, chaque débiteur nommé avec ses lots et son impayé du jour. Le texte d’une résolution prend aussi sa taille, Petit, Normal, Grand ou Titre, gardée dans le procès-verbal et les courriers.
Sur la page Banque d’une copropriété, la carte du solde porte le logo de la banque du compte, ou ses initiales quand Marty la reconnaît sans en avoir le logo.
Marty ne rédige le point sur les procédures en cours que dans la résolution qu’il a lui-même ajoutée à votre bibliothèque : une résolution du même nom venue d’ailleurs reste la vôtre, telle que vous l’avez écrite.
Sous la marque Marty, le portail prend en thème clair les couleurs de la nouvelle maquette : un fond gris, des liens et des boutons bleus.
Les emails écrits dans Marty sont enregistrés sans partir : la connexion à Outlook ou Gmail viendra ensuite, et l’écran le rappelle.
L’adresse de contact donnée par le site, les mentions légales, le centre d’aide et le formulaire de rappel est une boîte relevée par l’équipe de Marty.
Quand votre cabinet n’a pas sa propre adresse d’aide, celle qui s’affiche dans Marty et dans ses courriels est elle aussi relevée par l’équipe de Marty.
Dans l’espace copropriétaire d’un cabinet sans adresse d’aide propre, « Besoin d’aide ? » renvoie encore à l’adresse de Marty plutôt qu’à celle du cabinet.
Sur la fiche d’un contrat de syndic, la zone « Facturation automatique des honoraires » se paramètre une fois : date de démarrage, honoraires annuels, trimestriels ou mensuels, facturés en début ou en fin de période. L’échéancier s’affiche avant de valider. Marty émet ensuite lui-même chaque facture d’honoraires forfaitaires avec son PDF, intitulée par sa période, « 4T2026 » par exemple, et la range dans « À payer » des factures. La dernière période commencée se facture en entier ; au renouvellement ou à la résiliation, Marty émet l’avoir de ce qui dépasse la fin du contrat.
Quand vous confirmez la date du transfert d’une vente, Marty passe lui-même l’écriture qui porte au compte de l’acquéreur la part des lots vendus dans les fonds de travaux et les avances du vendeur, et dans les appels de fonds datés du jour de la vente ou après. Si l’exercice de la vente est arrêté, la fiche vous demande d’accepter que ces écritures passent au premier jour de l’exercice suivant.
Une mutation virtuelle qui reprend les lots d’une vente actée, vendeur et acquéreur inversés, vous demande avant le transfert si elle annule cette vente. Si oui, Marty passe l’écriture inverse des fonds et chaque fiche renvoie à l’autre.
L’avis de mutation et la notification de transfert se reçoivent du notaire et se valident sur la fiche : Marty ne les rédige pas.
Le carnet d’entretien n’existe pas encore dans Marty : le pré-état daté le dit au lieu de le joindre.
Une facture d’honoraires dont l’échéance est arrivée part à la première ouverture de Marty du jour par un collaborateur de l’agence du contrat, pas encore à heure fixe.
Au dépôt, à l’entrée en gestion et sur la photo d’un trousseau, un fichier qui n’a pas pu être enregistré dit pourquoi : le service de stockage ne répond pas pour le moment, et vous pouvez réessayer dans quelques minutes ; le fichier est trop lourd ; son type n’est pas accepté à cet endroit. Au dépôt, un fichier déjà présent dans Marty est signalé comme tel.
Au-dessus d’un pli, « Ouvrir dans un onglet » l’affiche en grand et « Télécharger » l’enregistre sous le nom du fichier reçu. La case de l’en-tête coche tous les plis que la liste montre. Un pli retiré de Marty emporte son document, qui ne se récupère pas. Sur l’écran des appels de fonds, « Voir le PDF » ouvre un courrier joint tel qu’il part.
L’avis de messagerie de l’accueil vous prévient aussi quand vos liens partent par Marty
En tête de l’accueil, l’administrateur du cabinet voit l’avis sur la messagerie quand les derniers liens de connexion n’ont pas pu être confiés à la messagerie du cabinet, même active et testée, et sont partis par Marty, toujours au nom du cabinet. Personne n’est privé de son lien, et l’avis disparaît dès qu’un lien repart par votre messagerie.
Le pré-état daté se prépare depuis la fiche, dans les quatre parties du modèle : Marty propose les sommes au jour et les pièces trouvées dans les documents de l’immeuble et les assemblées générales, vous vérifiez, puis « Générer le dossier » produit un seul PDF rangé dans la mutation. Pour une commande passée dans l’espace, « Générer et transmettre » l’envoie au copropriétaire, dans « Mes demandes », et clôt sa commande, tant qu’il reste le vendeur du lot. Si le courriel qui l’en prévient n’a pas pu partir, la fiche de la vente le signale et « Envoyer le courriel » l’envoie à nouveau.
Le carnet d’entretien n’existe pas encore dans Marty : le pré-état daté le dit au lieu de le joindre.
Sur la fiche d’un dossier, une pièce peut peser jusqu’à 30 Mo. Pendant l’envoi, chaque fichier montre où il en est ; si la connexion est coupée pendant l’assemblage, la liste des pièces est relue et Marty vous invite à y vérifier le fichier avant de le déposer à nouveau.
Un contrat de renouvellement déjà préparé se prépare de nouveau sur le même projet, et Marty vous prévient s’il a déjà été présenté aux copropriétaires.
Paramètres, Intégrations : la connexion de messagerie porte « Tester l’envoi ». Marty envoie un vrai courriel d’essai à votre adresse, et la connexion ne se dit testée que si votre prestataire l’a accepté ; sinon l’écran dit pourquoi.
Le pays de l’adresse se lit en toutes lettres ou par son code à deux lettres, et un pays que Marty ne reconnaît pas vous est signalé au lieu d’être deviné.
L’assistant ne fait que lire : il ne crée ni ne modifie rien dans Marty. La prise de message et la création d’une demande depuis un appel viendront plus tard.
Les lignes que Marty a cochées pour vous, à l’ouverture de l’arrêté ou lors d’une confrontation, restent décochables : « Confronter » les retire du pointage quand le relevé ne les porte pas.
Marty ne lit pas encore lui-même la date, le solde et les opérations d’un relevé que vous déposez : « Confronter » s’appuie sur les relevés déjà lus.
L’écran du rapprochement ne dit pas encore ce qui a été lu sur le relevé, la date d’arrêté, le solde final et le nombre d’opérations, et ne propose pas encore de reprendre le solde lu : la lecture du relevé par Marty n’est pas encore allumée.
L’espace copropriétaires, le site public, les aperçus de ces surfaces dans les réglages et les documents imprimés gardent la typographie de Marty.
Marty ne confronte pas encore de lui-même le relevé déposé au pointage : les mouvements du mois se pointent à la main.
Un clic sur une ligne l’ouvre, et votre espace de travail aux couleurs de Marty
Sauf si votre marque s’étend à votre espace de travail, celui-ci prend les couleurs de Marty.
Votre espace de travail sous Marty, votre marque pour vos clients
Votre espace de travail est présenté sous Marty : le menu, l’icône et le titre de l’onglet, le centre d’aide et les nouveautés. Votre cabinet peut demander à son interlocuteur d’y étendre aussi sa marque.
Comptabilité, Paramétrages : un exercice ouvert et terminé s’approuve depuis sa ligne. Saisissez sous « Approuvé le » la date de l’assemblée qui a approuvé ses comptes, puis « Approuver » : une confirmation rappelle que le geste est définitif et que Marty ne fera pas la régularisation de ses charges. Plusieurs exercices s’approuvent ensemble, du plus ancien au plus récent, et la clôture de l’exercice courant n’est plus retenue par eux.
Un exercice clôturé dans Marty, ou dont la clôture est en cours, s’approuve toujours à la septième marche de la clôture, qui range la régularisation à traiter.
L’écran propose encore l’approbation d’un exercice dont la clôture a été rejetée par l’assemblée ; Marty la refuse à la confirmation et renvoie à la septième marche.
L’assemblée se tient dans Marty, de l’ouverture de la séance au procès-verbal
Séance : ouvrez la séance, tenez la feuille de présence et les pouvoirs, composez le bureau, puis faites voter chaque résolution. Marty calcule la majorité des articles 24, 25 et 26 et propose le second vote de l’article 25-1.
Les dossiers, les assemblées et le conseil syndical avec Marty, et le contrat de syndic en PDF
Dossiers : déposez des fichiers au dossier, ouvrez-les et retirez-les. Quand votre cabinet a souscrit l’assistance, Marty écrit le résumé du dossier, relève ses faits datés et propose ses intervenants et ses tâches, depuis la fiche.
Une demande d’inscription devient une résolution d’un geste, ou Marty en rédige le projet, que vous acceptez ou jetez.
Conseil syndical : créez la personne qui siège depuis la désignation. Marty lit le compte rendu d’une rencontre, en relève les suites et propose le verdict du contrôle des comptes.