Ouvrir l’espace d’un copropriétaire

Deux façons d’ouvrir un espace

Un copropriétaire ouvre lui-même son espace en ligne. Vous lui en donnez la clé de deux façons : un courrier postal qui porte un code personnel et un QR, utile surtout quand vous ne connaissez pas son adresse e-mail, ou une invitation envoyée à l’adresse e-mail de sa fiche. Dans les deux cas, c’est lui qui choisit l’adresse sous laquelle il se connectera, et il la confirme par un lien reçu à cette adresse.

Ces gestes sont réservés aux administrateurs du cabinet. Ils se font depuis un dossier de copropriété, dans ses copropriétaires, sous la carte « Espace copropriétaire ».

Le courrier d’activation et l’invitation par e-mail s’ouvrent cabinet par cabinet, à la mise en place de votre espace copropriétaire. Tant qu’ils ne le sont pas pour votre cabinet, l’écran vous le dit et aucun courrier n’est préparé ; un copropriétaire qui saisit un code est invité à vous contacter.

Générer les courriers d’activation

• •Pour toute une copropriété : sur la liste de ses copropriétaires, « Générer les courriers d’activation » prépare un courrier par copropriétaire en cours, à son adresse postale, dans un seul PDF à imprimer. Un code encore valable ressort à l’identique, et l’écran vous dit combien de courriers sont prêts.
• •Pour une seule personne : sur sa fiche, onglet Informations, « Générer le courrier d’activation ».
• •Le code est personnel, il vaut 90 jours et ne sert qu’une fois. Le courrier explique au copropriétaire comment s’en servir : scanner le QR avec son téléphone, ou saisir le code à l’adresse indiquée.
• •Le code et le QR ne figurent que sur l’exemplaire adressé au copropriétaire lui-même.

Un copropriétaire sans courrier est nommé sous le bouton, avec sa raison : adresse postale incomplète sur sa fiche, espace déjà ouvert, ou aucun lot en cours. C’est une liste de fiches à compléter, elle reste à l’écran après l’annonce. Quand une copropriété compte trop de copropriétaires pour un seul envoi, l’écran vous invite à préparer les courriers depuis la fiche de chacun.

Suivre l’accès depuis la fiche

La carte « Espace copropriétaire » de la fiche dit où en est l’accès, et propose le geste qui convient.

• •« Courrier envoyé, code valable jusqu’au » une date : « Réimprimer le courrier » ressort le même code, par exemple pour un second envoi ; « Régénérer le code » en crée un nouveau, par exemple après un courrier égaré, et vous demande confirmation, car l’ancien cesse de fonctionner, y compris sur un courrier déjà posté.
• •« Le code est échu », ou « Le code a servi, mais l’espace n’est pas ouvert » : « Générer un nouveau courrier d’activation ».
• •« Activation en cours » : le copropriétaire a saisi son code, l’ouverture se termine.
• •« Espace ouvert » : la carte dit s’il l’a activé avec son code, et à quelle date. Pour lui envoyer un nouveau code, retirez d’abord l’accès.

Si le copropriétaire a activé son espace sous une adresse e-mail différente de celle de sa fiche, la carte vous le signale et vous invite à vérifier auprès de lui qu’il en est bien à l’origine. Elle ne montre pas cette adresse : demandez-la-lui.

« Retirer l’accès » ferme son espace à sa prochaine connexion, après confirmation. Ses demandes d’activation en cours sont annulées, et le rouvrir demande un nouveau courrier d’activation, à générer depuis la fiche.

Quand un copropriétaire ne détient plus aucun lot en cours dans votre cabinet, après une vente par exemple, son accès se ferme de lui-même, au plus tard le lendemain.

Inviter par e-mail

Quand la fiche porte une adresse e-mail et que l’invitation est ouverte pour votre cabinet, la carte propose « Inviter par courriel ». Après confirmation, un e-mail part à l’adresse de sa fiche : en suivant son lien, il ouvre son espace sans code à saisir. La carte suit l’invitation, préparée, confiée à l’envoi, puis « Espace ouvert » une fois le lien suivi.

Le journal d’activité du cabinet garde chaque espace activé avec un code, sous « Espace copropriétaire activé », et chaque invitation partie, sous « Invitation à l’espace copropriétaire envoyée ».

• •Une fiche sans adresse e-mail, ou dont l’adresse porte des accents, ne reçoit pas d’invitation : corrigez l’adresse par « Modifier », ou générez-lui un courrier d’activation.
• •Une invitation qui n’a pas abouti se retire, puis se renvoie. Une invitation déjà partie ne se remplace pas par une autre : retirez l’accès, puis générez-lui un courrier d’activation.
• •Après un retrait d’accès, une invitation ne rouvre pas l’espace : c’est un nouveau courrier d’activation qui le fait.
• •Un accès que votre cabinet a retiré à cette personne, depuis cette fiche ou depuis une autre de ses fiches, tient sur toutes : la carte le dit, « Inviter par courriel » n’est plus proposé et aucun e-mail ne part. Seul votre cabinet le lève, en lui générant un nouveau courrier d’activation.

Ce que voit le copropriétaire

Le QR mène à la page d’activation de votre espace, à vos couleurs, avec le code déjà rempli. Il peut aussi y arriver par la page de connexion, « Vous avez reçu un code par courrier ? Activer mon espace ». Il saisit le code, dix caractères, lettres et chiffres, puis son adresse e-mail, et reçoit un lien à usage unique. En le suivant, il confirme son adresse et son espace s’ouvre, ce qui peut prendre une minute. S’il ouvre le lien sur un autre appareil que celui de sa demande, la page lui redemande son code.

Chaque refus lui dit quoi faire. Un code qui ne permet pas d’ouvrir un espace le renvoie à son courrier, puis vers vous. Un courrier qui a déjà servi le renvoie à la connexion. Après trop d’essais, la page lui demande d’attendre un quart d’heure. Si plusieurs adresses e-mail différentes ont déjà été saisies avec son courrier, ou plusieurs liens déjà demandés pour la même adresse, elle lui demande de réessayer dans quelques heures ou de vous contacter ; pour une même adresse, elle l’invite d’abord à utiliser le dernier lien reçu, en regardant aussi ses courriers indésirables. Sa saisie est conservée, il n’a rien à retaper. Un lien expiré lui propose de se connecter si son espace est ouvert, ou de ressaisir le code pour en recevoir un nouveau.

Les fournisseurs depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de créer une fiche fournisseur, de corriger son identité ou son SIREN, de changer ses métiers, de l’archiver ou de la rendre de nouveau active, de reprendre ses informations du registre des entreprises, d’enregistrer son assurance ou son circuit de validation des factures, de rattacher, créer ou retirer un interlocuteur, de la mettre en favori, d’accepter, d’écarter ou de remettre en file une proposition du registre, et de fusionner deux fiches.

Sur l’onglet Banque, il supprime un compte bancaire ou retire son approbation. Enregistrer ou modifier un compte, l’activer, le désactiver ou en faire le compte par défaut se fait depuis l’écran.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre la carte et votre validation, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez le geste sur la version à jour.

Un geste qui change l’endroit où part l’argent, un compte bancaire, un paiement ou un mode de règlement, demande toujours votre validation sur une carte qui nomme le titulaire du compte, la fin de son IBAN et le compte touché. Un compte ou un IBAN de fournisseur que l’assistant enregistre reste à approuver : seule une personne habilitée l’approuve, depuis l’écran.

Approuver, enregistrer, modifier ou réactiver le compte bancaire d’un fournisseur se fait depuis l’écran seul.