Mettre un contrat en concurrence

Lancer la consultation

Sur la fiche d’un contrat de prestation, « Mettre en concurrence » prépare la consultation et vous y conduit. Le logiciel ouvre une demande rattachée au contrat, dont vous devenez responsable, et elle se range sous « Tickets » sur la fiche du contrat. Un contrat ne porte qu’une mise en concurrence à la fois : tant qu’elle vit, le bouton devient « Voir la mise en concurrence » et y ramène.

Le contrat le dit d’une pastille « mis en concurrence », dans la liste des contrats comme sur sa fiche, et vos copropriétaires lisent « Mise en concurrence en cours » dans les contrats de leur immeuble.

Le geste demande le droit de modifier les contrats de la copropriété. En tête du panneau, le domaine du contrat, son titulaire actuel et l’immeuble rappellent ce que vous consultez, et l’état de la consultation : « En préparation », puis « Demandes envoyées » avec la date de réponse attendue.

Les quatre temps de la consultation

• •« Fournisseurs à consulter » : le logiciel propose les fournisseurs actifs qui exercent dans le domaine du contrat, autres que le titulaire, ceux que l’on peut joindre par courriel d’abord. Rien n’est coché : vous choisissez. « Ajouter un fournisseur » en consulte un autre, cherché dans votre répertoire. Un fournisseur sans adresse électronique est signalé, sa demande ne pourrait pas partir. Une fois les demandes parties, la liste se replie : « Afficher la liste » la rouvre.
• •« Cahier des charges » : le logiciel le rédige d’après le contrat en cours, sans aucun prix ni le nom du titulaire. Relisez-le, corrigez-le, enregistrez un brouillon ou « Repartir de la rédaction du logiciel », puis « Valider le cahier des charges ». Il se fige à l’envoi.
• •« Demandes de devis » : choisissez la date limite de réponse, relisez l’objet et le texte du courriel, puis « Envoyer » adresse à chaque fournisseur coché sa propre demande, avec son propre lien de dépôt. L’écran compte les caractères, l’objet en tient deux cents et le courriel entier, cahier des charges compris, a sa limite affichée. Ceux qui n’ont pas pu recevoir la leur, faute d’adresse, vous sont nommés. Sur un fournisseur déjà consulté, « Renvoyer le lien » lui adresse un nouveau lien, et le précédent cesse de fonctionner.
• •« Offres reçues » : chaque offre déposée s’y ajoute, avec le fournisseur, son montant hors taxes, son mot et l’heure du dépôt, et rejoint les pièces de la demande.

« Abandonner la mise en concurrence » ferme les liens de dépôt des fournisseurs, après confirmation. Le projet de résolution, s’il existe, reste dans les demandes de l’assemblée, où vous décidez de son sort.

Ce que voit le fournisseur consulté

Il n’a pas besoin de compte : le lien de son courriel ouvre la demande de devis de votre cabinet, avec l’adresse de l’immeuble, le cahier des charges et la date limite. Il n’y voit jamais le prix actuel du contrat, son titulaire, ni les autres fournisseurs consultés.

Il y dépose son devis, en PDF, JPEG ou PNG, avec son montant total hors taxes et, s’il le souhaite, un mot pour le gestionnaire. Il peut le remplacer par le même lien jusqu’à la date limite. Passé ce jour, ou une fois la consultation close, la page le lui dit et ne reçoit plus d’offre.

Un lien tronqué par sa messagerie ne s’ouvre pas : la page l’invite à rouvrir le lien en entier, ou à répondre directement au courriel reçu.

Du devis à l’assemblée générale

Dès la première offre, le logiciel prépare un projet de résolution, devis joints, et le place dans les demandes de la prochaine assemblée générale ordinaire de la copropriété, même si elle n’est pas encore ouverte. Le texte se recompose à chaque offre, en laissant en blanc le prestataire retenu et le montant, que l’assemblée choisira.

Sur l’assemblée, la demande affiche chaque devis avec son fournisseur et son montant. En faire une résolution la porte à l’ordre du jour, et les devis deviennent ses annexes. À partir de là, le panneau de la consultation le dit, et le dépôt des offres se ferme : le dossier soumis au vote ne change plus sous vos yeux.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Un devis déposé par un fournisseur reste « En vérification » le temps d’être vérifié : son montant et son mot se lisent tout de suite, mais le fichier ne s’ouvre pas et le projet de résolution le cite sans son montant tant qu’il n’a pas été vérifié. L’écran dit qui l’a déposé et quand.
• •Les demandes de devis partent par la messagerie de votre cabinet, quand elle est en service et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement : sans elle, les fournisseurs cochés ne reçoivent pas leur lien.