Le référentiel Tiers

Ce que le référentiel contient

Le référentiel rassemble les personnes que votre cabinet suit : les copropriétaires, les occupants et les locataires, les syndicats, les notaires, les bailleurs, et les intervenants du quotidien. Chacune y figure une seule fois, quel que soit le nombre d’immeubles où vous la retrouvez.

Une fiche décrit une personne physique, une personne morale ou un foyer. Selon le cas, elle porte l’état civil ou l’identité de la société, l’adresse, et les moyens de vous en approcher : téléphone, mobile, adresses électroniques.

Retrouver une fiche

Un champ de recherche unique cherche en même temps dans le nom, la ville, le rôle et l’adresse électronique. Vous tapez ce dont vous vous souvenez, sans avoir à choisir où chercher, et la liste se réduit à la frappe. Chaque colonne se trie d’un clic sur son titre.

Les contacts et les fiches qui ne sont QUE mandataires sont masqués au départ : ils s’intercalent dans l’ordre alphabétique sans rien qui les distingue, et ils encombrent la recherche d’un copropriétaire. Une fiche mandataire qui est aussi copropriétaire, ou membre d’un foyer copropriétaire, reste dans la liste : c’est un copropriétaire avant tout. Un bouton affiche les autres quand vous les voulez, et dit combien de fiches il ajouterait à la liste que vous regardez, filtre « Recherche » et nature compris ; ce que vous tapez dans le champ de recherche au-dessus du tableau n’entre pas encore dans ce nombre. Un autre bouton ne garde que les personnes physiques, les personnes morales ou les foyers.

Ce que vous voyez est écrit dans l’adresse de la page. Une liste filtrée se met en favori, s’envoie à un collègue, et se rouvre exactement telle que vous l’aviez laissée.

Si votre vue compte trop de fiches pour être affichée d’un coup, l’écran vous le dit et vous propose de resserrer, plutôt que d’en montrer une partie sans vous prévenir. Les onglets Tiers, Fournisseurs et Immeubles restent en tête de cet écran, avec « Nouveau tiers » si vous pouvez créer une fiche, et une recherche lancée depuis lui se retrouve ensuite dans le champ de recherche de la liste.

Le bas de la liste vous laisse choisir combien de lignes s’affichent à la fois, de vingt-cinq à deux cent cinquante. L’option « Tout » reste affichée en permanence, mais elle est grisée tant que votre vue dépasse deux cent cinquante lignes : au-delà, elle rendrait la liste poussive à chaque frappe et à chaque tri. Resserrez la vue par la recherche ou par un filtre, et elle redevient cliquable.

Ouvrir une fiche, et la corriger

Une fiche s’ouvre en consultation, jamais en saisie : vous la lisez sans risquer de la modifier au passage. Le bouton Modifier ouvre les champs, Annuler remet tout comme c’était, et la touche Échap referme la fiche. Depuis la fiche d’un copropriétaire, « Modifier » ouvre la même fiche dans un panneau, déjà en saisie puisque votre clic l’a demandé : Enregistrer ou Annuler vous ramènent au copropriétaire.

Lire et écrire ne demandent pas les mêmes droits. Le bouton Modifier, comme la création d’une fiche, n’apparaît que si les vôtres vous permettent d’écrire : vous ne trouverez pas un formulaire grisé sans savoir pourquoi.

Un numéro faux se corrige sans chercher : depuis la liste, cliquez sur le téléphone ou sur l’adresse électronique, la fiche s’ouvre sur ce renseignement. Une fois enregistré, vous revenez à la liste telle que vous l’aviez laissée, et vous vérifiez d’un coup d’œil.

Si un collègue a modifié la même fiche pendant que vous la teniez ouverte, vous en êtes prévenu au moment d’enregistrer. Votre saisie n’est pas jetée et l’écran vous nomme ce qui a changé. Laissée ouverte dans un onglet du navigateur, la fiche se relit d’elle-même quand vous y revenez, sur son identité comme sur son onglet Banque, tant que vous n’êtes pas en train de la modifier : vous reprenez sur ce qu’elle porte aujourd’hui.

Les coordonnées bancaires

L’onglet Banque d’une fiche tient les comptes par lesquels cette personne règle ou se fait régler. Une fiche peut en porter plusieurs, ce qui est le cas courant d’un copropriétaire qui change de banque sans que l’ancien compte cesse d’avoir servi.

Chacun se désactive plutôt que de se supprimer : le compte reste consultable, il cesse simplement d’être proposé. L’un d’eux se désigne par défaut, et c’est celui-là que les écrans de règlement retiendront.

La clé de contrôle d’un IBAN est vérifiée pendant que vous tapez, et sa longueur, propre à chaque pays (27 caractères pour un IBAN français), au plus tard à l’enregistrement : une erreur de recopie se voit avant le virement, et non le jour même. Le code de la banque, une fois saisi, retrouve l’établissement et sa ville. Dans l’autre sens, deux lettres tapées dans le nom de l’établissement vous proposent ceux qui le portent, avec leur code et leur ville : en choisir un remplit les trois champs. Un établissement qui n’est pas proposé se saisit quand même, le nom reste libre.

Supprimer définitivement un compte bancaire demande un droit à part, qui ne s’obtient pas en pouvant modifier la fiche. Si le bouton ne vous apparaît pas, c’est cette habilitation qui vous manque, et elle se demande à votre administrateur.

Les liens entre fiches, et leur cartographie

L’onglet Cartographie montre ce qui relie une fiche aux autres : les foyers auxquels cette personne appartient, les personnes qui composent ce foyer si c’en est un, les fournisseurs dont elle est l’interlocuteur, et les liens que vous déclarez vous-même.

Un lien s’écrit du point de vue de la fiche ouverte : sur la fiche de Marie, vous déclarez que Paul est son conjoint. Le lien apparaît alors sur les deux fiches, exprimé dans l’autre sens sur celle de Paul. Vous n’avez donc jamais à le saisir deux fois.

C’est ici que se déclare le dirigeant ou le représentant d’une société, et c’est ce lien qui dit qui la représente : désigner une personne au conseil syndical au titre de la société ne le déclare pas, et l’écran du conseil vous le rappelle. Sans lui, ouvrir sa fiche ne dirait pas qui appeler.

Les dates sont facultatives. Une fois la date de fin passée, le lien quitte le dessin, qui montre le présent, et reste dans la liste, qui garde l’histoire du dossier. Une fin à venir, elle, ne change encore rien : un mandataire qui part le mois prochain est toujours en fonction.

Si votre profil ne donne pas accès au référentiel des fournisseurs, ceux-ci ne figurent pas dans le dessin, et l’écran vous le dit plutôt que de vous laisser croire qu’il n’y en a aucun.

Les interlocuteurs et les établissements d’une société

Sur la fiche d’une société, l’onglet Contacts rattache les personnes que vous appelez pour elle, prises dans votre annuaire : un gérant, un expert-comptable, un service technique. Chacune porte une fonction libre et un rôle choisi dans une courte liste, direction, comptabilité, juridique, technique ou commercial, et vous pouvez en désigner une comme interlocuteur principal. Les onglets Contacts et Établissements disent combien ils en comptent, avant même d’être ouverts.

Pour changer la personne d’un rattachement, retirez-le et recréez-en un avec la bonne fiche : ses coordonnées restent celles de sa propre fiche, l’onglet n’en garde pas de copie séparée.

En rattachant une personne, vous pouvez déclarer au passage son lien juridique avec la société : représentant, représentant légal, mandataire, associé ou autre. Ce choix est facultatif, un simple contact, comptable ou gardien, n’en a pas. Le lien apparaît alors dans la cartographie des deux fiches. S’il était déjà déclaré ou n’a pas pu l’être, l’interlocuteur est tout de même enregistré et l’écran vous le dit. Une fois le rattachement enregistré, le lien se modifie ou se retire depuis l’onglet Cartographie.

L’onglet Établissements déclare les implantations secondaires d’une enseigne qui en compte plusieurs, chacune avec sa propre adresse, ses dates de validité et, si vous le savez, son propre interlocuteur. Une enseigne à implantation unique n’a rien à y déclarer, sa fiche suffit déjà.

Dans l’autre sens, la fiche d’une personne porte la section « Interlocuteur de fournisseurs » : les fournisseurs pour lesquels vous l’appelez, avec sa fonction et son rôle. « Rattacher à un fournisseur » l’ajoute aux contacts d’un fournisseur, et le retrait d’une carte l’en retire après confirmation ; les deux fiches sont conservées. C’est le même rattachement que l’onglet Contacts du fournisseur : il apparaît des deux côtés. Tout collaborateur du cabinet peut faire ce geste, sans droit particulier sur les fournisseurs, dès lors que votre cabinet tient ses fournisseurs dans le logiciel. La même section se remplit dès la création d’une personne physique ou morale, et le rattachement se pose une fois la fiche créée : s’il n’aboutit pas, la fiche est créée quand même et l’écran vous le dit.

La composition d’un foyer

Sur la fiche d’un foyer, la section Membres du foyer montre les personnes qui le composent. « Ajouter un membre » cherche une personne dans votre annuaire, et « Retirer », sous la carte d’un membre, le détache du foyer après confirmation. Sa fiche est conservée : seul son rattachement disparaît.

Le libellé du foyer se recompose à chaque ajout et à chaque retrait, à partir des noms de ses membres. Le libellé que vous aviez saisi à la main n’est pas perdu : il est gardé dans les notes de la fiche. Quand le dernier membre est retiré, le foyer garde son libellé du moment : corrigez-le depuis sa fiche. Ajouter une personne à un foyer en fait un copropriétaire des lots du foyer, et ses comptes bancaires peuvent alors servir à leurs prélèvements : la confirmation de l’ajout le rappelle avant d’enregistrer.

Seule une personne physique ou morale peut devenir membre : un foyer n’entre pas dans un autre, et une fiche archivée ne se rattache pas. Un foyer archivé ne change plus de composition tant qu’il n’est pas désarchivé.

Deux fiches ne décrivent jamais le même ménage : un ajout ou un retrait qui rendrait au foyer exactement les membres d’un autre foyer est refusé, et l’écran nomme ce foyer pour que vous l’ouvriez. Un foyer qui n’a encore aucune adresse reprend celle de la première personne ajoutée qui en a une ; la confirmation le dit, et l’adresse se corrige ensuite depuis la fiche. Une adresse déjà saisie n’est jamais remplacée.

Un membre d’un foyer copropriétaire est traité comme un copropriétaire de ses lots, par exemple pour choisir le compte d’un prélèvement. Ajoutez donc au foyer les personnes qui le composent vraiment.

Créer une fiche

Pour une adresse française ou un lieu de naissance, quelques caractères suffisent pour afficher des suggestions. En choisir une remplit les renseignements liés : un clic, ou la flèche du bas puis Entrée. Tant que des suggestions sont affichées, Entrée n’enregistre pas la fiche ; Échap les referme si vous préférez continuer à écrire librement, notamment pour l’étranger ou si votre adresse n’est pas proposée.

Le bouton Nouveau tiers, en haut de la liste, ouvre une saisie vide. Vous choisissez d’abord s’il s’agit d’une personne physique, d’une personne morale ou d’un foyer : le reste du formulaire s’ajuste, et ne vous demande jamais un renseignement qui n’a pas de sens pour ce cas. L’adresse, les adresses électroniques et les téléphones se saisissent dès la création, quelle que soit la nature de la fiche. Un foyer se compose aussi dès sa création : dans « Membres du foyer », « Ajouter une personne au foyer » cherche chaque membre dans votre annuaire, ou le crée avec ses propres coordonnées, à la même adresse postale que le foyer ou à la sienne.

Pour une personne morale, un SIRET complet retrouve les renseignements officiels de l’entreprise. L’écran vous montre la proposition avant de reprendre son nom et ses coordonnées ; si elle ne correspond pas, vous gardez votre saisie. Pour une société, trois lettres du nom suffisent aussi : les entreprises de ce nom s’affichent sous le champ, et en choisir une reprend son nom, puis son SIRET et sa forme juridique quand ces champs sont encore vides. Si aucune adresse n’est saisie, celle de son siège est reprise aussi : l’écran la nomme sous le champ, et elle se vérifie sur la fiche une fois créée. Si vous en aviez déjà saisi un qui diffère du registre, le SIRET d’un autre établissement par exemple, les deux valeurs s’affichent côte à côte, « Registre » et « Saisi » : vous choisissez pour chaque champ, puis validez, et le tiers ne se crée pas avant. La même recherche par le nom complète une fiche déjà créée, en saisie : le SIRET, la forme juridique et l’adresse du siège ne remplissent que ce qui est vide, ce que la fiche portait déjà est gardé, et une ligne sous le nom dit ce qui a été repris, ce qui a été gardé, et si l’entreprise est signalée cessée. Un syndicat de copropriétaires se cherche au registre national, plus bas.

Pour un syndicat de copropriétaires, le champ Registre national des copropriétés retrouve la copropriété par son nom d’usage, son adresse ou son numéro d’immatriculation. En choisir une reprend son nom et son numéro d’immatriculation, qui sont ceux de la copropriété choisie, puis sa forme juridique et son adresse s’ils sont encore vides ; une ligne sous le champ dit ce qui a été repris. Un code postal déjà saisi sur la fiche restreint la recherche. Le registre est mis à jour chaque jour, mais il est déclaratif et incomplet : une copropriété introuvable se saisit à la main.

Quand la recherche d’une personne, pour un interlocuteur, un membre de foyer ou un membre du conseil syndical, ne trouve personne, « Créer cette personne » ouvre la saisie complète avec le nom déjà tapé : le premier mot va au prénom et le reste au nom, à corriger si besoin. Une fois le tiers créé, vous revenez à l’écran que vous aviez quitté : le rattachement se rouvre avec cette personne déjà choisie et ce que vous aviez saisi, fonction, rôle, dates ou qualité. Rien n’est encore enregistré : vérifiez, puis confirmez comme pour une personne trouvée. Le retour ne se fait que si la personne convient à ce rattachement, une personne physique pour siéger au conseil, et jamais un foyer ; sinon la fiche créée s’ouvre. Si la recherche n’aboutit pas, l’écran le dit et propose de réessayer plutôt que de créer : la personne existe peut-être déjà.

Si une fiche porte déjà ce nom, l’écran vous la montre avant d’en créer une seconde. Vous l’ouvrez, ou vous créez quand même en le sachant. Si vous venez d’un foyer pour y ajouter un membre, « L’utiliser comme membre du foyer », sous chaque fiche qui peut y entrer, vous ramène au foyer avec cette personne déjà choisie, sans créer de seconde fiche : vérifiez, puis confirmez comme pour une personne trouvée. Une fiche archivée ne se propose pas, elle se désarchive d’abord. C’est le moment où un doublon se rattrape sans effort, une fois créé il coûte beaucoup plus cher : il faut alors réunir les deux fiches, comme l’article « Fusionner deux fiches de tiers » l’explique.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Attacher un document à une fiche.

Consulter les tiers depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander la fiche d’un tiers, la composition d’un foyer, les interlocuteurs et les établissements d’une personne morale, la cartographie de ses liens, le nombre de fiches du répertoire, et, si vous pouvez fusionner des fiches, l’aperçu d’une fusion avant de la faire.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.