Les statistiques de vos dossiers

Deux lectures, et elles ne répondent pas à la même question

Un dossier n’a que deux états : ouvert, ou clos. L’écran en tire deux lectures. Le stock dit combien sont ouverts en ce moment. Le flux dit combien vous en avez ouvert et combien vous en avez clos sur l’année choisie, et l’écart entre les deux dit si le stock enfle ou se résorbe, ce qu’aucun des deux chiffres ne dit seul.

« Vingt dossiers » ne veut rien dire tout seul : vingt dossiers sur un immeuble de trente lots est une situation, vingt dossiers sur huit cents lots en est une autre. C’est pourquoi presque tous les tableaux affichent une densité, le nombre de dossiers ouverts pour cent lots principaux.

Caves, garages et parkings ne comptent pas dans les lots principaux, et donc pas dans les densités : ils n’écrivent pas de courrier et n’appellent pas le syndic.

Choisir le périmètre que vous regardez

Trois filtres se combinent en haut de l’écran : l’agence, le portefeuille, et l’année. Ils vivent dans l’adresse de la page, vous pouvez donc mettre une vue en favori ou coller le lien dans un message, et votre interlocuteur ouvrira exactement ce que vous regardiez.

• •Le champ Portefeuille propose deux familles dans une seule liste, et le libellé sous chaque nom vous dit laquelle. Un portefeuille de mandats restreint aussi le parc : vous voyez les dossiers de ce gestionnaire, rapportés à ses immeubles.
• •Un portefeuille transversal, contentieux ou sinistres, ne restreint que les dossiers : il ne retire aucune copropriété du parc auquel la densité les rapporte. Sans cela, choisir votre chargée de contentieux afficherait celle des sinistres à zéro, un zéro faux qui ne dirait que « je l’ai filtrée ».
• •L’agence, elle, restreint les deux à la fois, comme le fait un portefeuille de mandats : les dossiers que vous comptez et les lots auxquels vous les rapportez viennent du même périmètre. Une densité affichée sous un filtre est donc celle de ce que vous regardez, jamais celle du cabinet entier.
• •L’année s’ouvre sur l’année en cours, jamais sur la dernière de la liste : une date de clôture prévisionnelle saisie loin dans le futur vous ferait sinon atterrir sur un écran vide.

Un filtre qui ne désigne plus rien est ignoré plutôt qu’appliqué. Si vous rouvrez un favori portant le nom d’un collaborateur parti, l’écran vous rend le cabinet entier au lieu de vous montrer des zéros sous un critère mort.

Ce qui est écarté, et pourquoi c’est dit

Les dossiers portés par un mandat résilié sont écartés de tous les comptes : ils ne sont plus une charge pour vous, et leur immeuble ne compte plus dans vos lots. Leur nombre est néanmoins rappelé en bas de l’écran, pour qu’ils ne disparaissent pas en silence.

Le tableau des portefeuilles part de votre parc et non de vos dossiers : un gestionnaire sans aucun dossier ouvert y apparaît à zéro. C’est souvent l’information la plus utile de la table, et partir des dossiers l’aurait fait disparaître.

Les portefeuilles transversaux se comptent sur tous les dossiers du périmètre que vous regardez, même quand vous en avez sélectionné un : c’est ce qui vous laisse les comparer entre eux. Ils suivent en revanche l’agence et le portefeuille de mandats, comme le reste de l’écran.

Les deux classements des immeubles

Le dernier tableau vous donne les quinze immeubles les plus chargés, et vous laisse choisir le classement. Par nombre, vous voyez où il y a le plus à faire ; par densité, où c’est le plus lourd à porter. Un immeuble de six lots avec trois dossiers épuise davantage qu’un immeuble de deux cents lots qui en a cinq, et choisir à votre place aurait privilégié soit les gros immeubles, soit les minuscules.

Un tiret dans une colonne de densité signifie que les lots de cet immeuble ne sont pas encore relevés, jamais que la densité est nulle. Un zéro affirmerait quelque chose que la donnée ne dit pas.

Ce que cette vue ne fait pas encore

• •Elle couvre tout l’historique de votre cabinet et n’a pas de fenêtre glissante : au-delà d’un volume très élevé de dossiers, elle vous le dit et vous invite à en parler à votre interlocuteur habituel plutôt que d’afficher un chiffre à moitié calculé.
• •Les tableaux ne s’exportent pas encore.
• •Le détail d’un dossier ne s’ouvre pas depuis cette vue : elle compte, elle ne liste pas.