Les statistiques

Ce que l’écran répond

Les statistiques répondent aux questions de pilotage que voici. Combien de ventes votre cabinet reçoit et termine, mois par mois ou année par année, et à quelle vitesse votre parc tourne. Ce que pèse réellement le portefeuille de chaque collaborateur, pour la direction. Combien de factures fournisseurs arrivent et à quel rythme elles avancent jusqu’au règlement, et combien de plis vous recevez et traitez. Ce que votre cabinet porte comme dossiers ouverts, et où ils se concentrent. Ce que votre parc de badges et de clés fait circuler. Enfin, ce que votre démarchage a produit : ce que vous signez, à quel prix au lot, et pourquoi vous perdez le reste.

L’entrée Indicateurs du menu s’ouvre sur l’onglet Métier, et celui-ci sur la charge des portefeuilles. Les mutations, le courrier, les dossiers, les factures, les paiements, les rendez-vous, les badges et les clés sont des onglets à côté. Les statistiques de votre prospection ont leur propre onglet, Prospects, à côté de Financiers. Les statistiques sont réservées à la direction du cabinet et aux administrateurs : un profil qui n’est pas de la direction ne les ouvre pas, même avec la permission, et l’écran le lui dit. Portefeuilles n’apparaît utilement qu’aux profils de direction : la charge de chacun est une donnée de pilotage et non une information d’équipe. Si vous n’avez pas droit à une vue, l’écran vous le dit en clair plutôt que de vous montrer un tableau vide, et il vous dit aussi laquelle des deux raisons s’applique, votre profil ou l’offre souscrite par votre cabinet.

Les chiffres des portefeuilles couvrent votre cabinet entier, toutes agences confondues : si vous dirigez une agence, ce n’est donc pas le périmètre de votre agence seule. Ceux des ventes aussi, sauf si votre cabinet cloisonne ses agences : ils ne comptent alors que les ventes des agences que vous servez, et le parc qui sert au calcul de la rotation est le leur. Les autres vues, dossiers, clés et prospection, vous laissent au contraire choisir une agence.

Lire le flux des ventes

Une vente est comptée « reçue » au jour où son dossier est ouvert, et « terminée » à la date du transfert de propriété. Ce sont deux dates différentes et souvent éloignées : c’est pourquoi le graphique du flux dessine deux colonnes côte à côte pour chaque période, reçues puis terminées, et pourquoi l’écart entre elles est ce qui vous apprend le plus. Sous le dessin, une phrase dit en clair le total de la période et cet écart, et « Voir les valeurs » déplie les chiffres de chaque période, sans survol. Les onglets Factures, Dossiers et Courrier rendent leur flux de la même façon.

• •Un écart positif veut dire que vous avez ouvert plus de dossiers que vous n’en avez menés au transfert : la charge du mois suivant est déjà là.
• •Un écart négatif veut dire que le stock se résorbe.
• •Un dossier abandonné compte parmi les reçus du mois où il a été ouvert et ne ressort jamais en terminé : un mois de désistements creuse donc l’écart sans que la charge ait augmenté.
• •Le compteur « en cours aujourd’hui » ne se ventile pas par mois : c’est un état à l’instant où vous regardez, pas un flux.

Les douze mois sont toujours affichés, même ceux où rien ne s’est passé. Un mois sans vente est une information, pas un trou à refermer : le masquer collerait avril à juin et laisserait croire à deux mois consécutifs.

Dès que vos ventes couvrent deux années, la pastille « Moyenne » rend une année type, pour lire la saisonnalité. Chaque mois y est divisé par le nombre d’années où ce mois-là est déjà passé : sans cela, la fin de l’année en cours creuserait la courbe sans raison. Le nombre d’années retenues est indiqué pour chaque mois, et les valeurs se lisent à une décimale.

La période que vous choisissez vit dans l’adresse de la page. Vous pouvez donc mettre une vue en favori, ou coller le lien dans un message : votre interlocuteur ouvrira exactement ce que vous regardiez.

Lire la rotation du parc

La rotation est la part des lots principaux qui ont changé de main dans l’année. Caves, garages et parkings sont exclus des deux termes : ils se vendent avec l’appartement et gonfleraient le compte sans rien dire de l’activité réelle.

Un pourcentage seul ne veut rien dire : c’est la comparaison qui parle. Le tableau par copropriété rappelle la moyenne du cabinet juste au-dessus, et « 4,5 % quand le cabinet est à 0,9 % » vous dit qu’il se passe quelque chose dans cet immeuble.

Le dénominateur est votre parc d’aujourd’hui, y compris pour les années passées : le nombre de lots que vous gériez il y a trois ans ne se reconstitue pas, et l’inventer serait pire que l’approcher. Les années anciennes sont donc à lire comme un ordre de grandeur.

Lire la charge des portefeuilles

Le nombre de copropriétés ne dit pas la charge : un portefeuille de dix-neuf immeubles peut peser plus lourd qu’un de trente-trois. Le classement se fait donc par défaut sur les lots principaux, et les deux chiffres sont affichés côte à côte pour que l’écart se voie.

• •Chaque mandat compte pour son contrat courant : celui qui court, ou à défaut le dernier terminé. Les contrats en projet sont écartés, sans quoi un mandat renouvelé serait compté deux fois.
• •Les totaux portent sur les mandats qui ont un gestionnaire désigné. Un mandat qui n’en a pas n’y figure pas, même s’il a un assistant ou un comptable.
• •Les honoraires par lot se calculent ligne par ligne, sur les totaux du collaborateur, et jamais en moyennant des moyennes, ce qui donnerait un chiffre faux.

Un tiret dans une case signifie « pas encore saisi », jamais « zéro ». La nuance compte : un immeuble sans copropriétaire enregistré n’est pas un immeuble sans copropriétaires, et une assemblée peut parfaitement décider de n’instituer aucun conseil syndical. Quand une colonne est partiellement reprise, l’écran vous dit combien d’immeubles sont déjà saisis sur le total.

Lire les factures et le courrier

Une facture n’est pas « traitée » d’un seul coup : elle est reçue, comptabilisée, validée par son gestionnaire, puis réglée. L’onglet Factures rend les quatre étapes, parce que le comptable, le gestionnaire et la direction ne lisent pas la même. Une facture compte une fois par étape, à la date de cette étape : reçue en janvier et réglée en mars, elle pèse sur le janvier des réceptions et sur le mars des règlements. C’est ce qui vous montre un mois où l’équipe a rattrapé du retard.

Les tuiles portent sur les factures reçues dans la période : combien, combien sont déjà réglées, la part payée par prélèvement, et le délai moyen de la réception au règlement. Le tableau par portefeuille range les factures sous le gestionnaire qui les valide, filière comprise, et celui par comptable sous le comptable du mandat, avec ses propres délais : la codification et la mise au paiement.

L’onglet Courrier suit la même logique : un pli compte au mois où il arrive et au mois où il est traité. Un mois qui reçoit beaucoup et traite peu annonce la charge du suivant. Les plis en quarantaine, qu’aucune copropriété n’a encore reconnus, sont comptés à part : ils ne sont ni traités ni en retard, ils attendent qu’on dise à qui ils sont.

Les deux onglets se lisent par mois sur une année, ou par année sur les cinq dernières. La direction peut en plus choisir un responsable, pour lire le portefeuille d’un collaborateur : ce choix n’apparaît qu’aux profils qui voient la charge des portefeuilles.

Les statistiques du courrier demandent aussi l’accès au courrier. Si votre profil lit les statistiques sans lire le courrier, l’onglet vous le dit plutôt que de vous montrer des compteurs à zéro.

Lire les paiements

L’onglet Paiements dit comment vos copropriétaires règlent leurs charges, pour le cabinet puis copropriété par copropriété, sur l’année que vous choisissez. Chaque copropriétaire compte une seule fois par copropriété, sous un seul moyen : le prélèvement d’abord, puis le chèque, puis le virement. Celui dont aucun règlement n’est identifié compte à part.

• •Un copropriétaire compte en prélèvement s’il a réellement été prélevé dans l’année, pas parce qu’un mandat est signé. Le détail sépare le mensuel, le trimestriel et le prélèvement unique.
• •Un lot détenu à plusieurs en même temps se règle comme son meilleur payeur : si l’un des indivisaires paie par prélèvement, l’autre compte en prélèvement aussi. Le vendeur et l’acheteur d’un lot, eux, comptent chacun pour lui-même.
• •Le taux de rejet rapporte les prélèvements rejetés à ceux présentés à la banque. L’écran dit à partir de quel jour il se compte.

Les chèques, les virements et les rejets ne sont connus du logiciel que depuis la mise en service de leur suivi dans votre cabinet. « Aucun règlement identifié » ne veut donc pas dire impayé : c’est souvent un règlement que le logiciel n’a pas encore vu passer.

Ce que l’écran ne fait pas encore

Les vues décrites ici sont livrées, et nous préférons nommer ce qui manque plutôt que de vous le laisser chercher.

• •Le flux des ventes et la charge des portefeuilles ne se filtrent pas encore par agence, contrairement aux dossiers, aux clés et à la prospection.
• •Les factures et le courrier ne se resserrent pas encore sur une agence ni sur une copropriété : le tableau par copropriété les détaille, il ne les filtre pas.
• •Les paiements ne se lisent qu’à l’année, à partir de 2026, et ne se resserrent pas encore sur une agence.
• •Aucun de ces tableaux ne s’exporte encore.

Consulter les indicateurs depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander les indicateurs que ces écrans vous montrent : la charge des portefeuilles, les mutations, les dossiers, les clés et badges, les factures, le courrier, les rendez-vous, les paiements des copropriétaires et la prospection. Il les reçoit comme l’écran les montre, en totaux et en répartitions, jamais fiche par fiche quand l’écran ne montre que des totaux.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.