Les réclamations qui mettent le cabinet en cause

Ce que cet écran rassemble

Un recommandé arrive, et son auteur y reproche une faute. La question qui décide de tout est de savoir à qui : au syndicat des copropriétaires, au conseil syndical, à un prestataire, ou au cabinet lui-même. Seul le dernier cas remonte ici.

La distinction est étroite à dessein. Une alerte ne vaut que si elle est rare : noyée dans les réclamations ordinaires, elle cesse d’être lue au bout de trois jours, et c’est toute la surveillance qu’on perd. L’écran ne remplace donc ni votre bannette ni la liste des dossiers en litige.

L’alerte part dès que la lecture du courrier repère la mise en cause, sans attendre qu’un collaborateur la confirme : sur ce sujet, un reproche découvert trois semaines plus tard a déjà fait son chemin. La contrepartie est assumée, vous verrez parfois une fausse alerte, et vous l’écartez d’un geste en disant pourquoi.

Qui y a accès

Comme le reste de la Vigie, cet écran s’ouvre à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet, qui y ont accès du fait de leur rôle. Il apparaît dans leur menu, sous Pilotage, et n’y figure pas pour les autres profils.

Pour qui atteint l’adresse directement, l’écran dit en une phrase que la surveillance est réservée à la direction, au lieu d’afficher une liste vide. La nuance compte : une liste vide se lirait « rien à traiter », ce qui est exactement le contraire de ce qu’un écran de veille doit dire.

Ce que chaque ligne vous dit

• •Depuis quand le pli est arrivé, en clair : reçue aujourd’hui, il y a huit jours, il y a quatre mois. Une mise en cause de trois semaines ne se lit pas comme celle d’hier.
• •Qui écrit, et sur quelle copropriété. Quand le pli n’a rejoint aucune copropriété, l’écran le dit plutôt que de laisser la case vide : c’est un dossier que personne n’ira chercher au bon endroit.
• •Ce qui est reproché, tel que la lecture l’a relevé. Quand elle n’a pas su le nommer, l’écran vous invite à ouvrir le courrier au lieu de laisser croire qu’il n’y a rien.
• •Qui suit le pli. Personne de nommé est une anomalie, pas une case vide, et l’écran la peint comme telle.

Le bouton d’ouverture mène au courrier lui-même, dans sa propre pile : la Vigie signale, elle ne double pas la bannette. Si votre profil n’ouvre pas les courriers, l’écran vous liste quand même les réclamations et retire le lien, plutôt que de vous mener à un refus.

Écarter une alerte, et la rétablir

Quand un recommandé n’est pas une mise en cause du cabinet, vous l’écartez. Un motif vous est demandé, et il n’est pas facultatif : sans lui, l’alerte disparaîtrait sans que personne ne sache pourquoi.

Le motif donné est conservé tant que l’alerte reste écartée. Si un associé écarte la même réclamation juste avant vous, l’écran vous le dit et vous renvoie à l’onglet « Écartées », où se lit son motif.

Le courrier reste dans la bannette : écarter le sort de la surveillance, cela ne le supprime nulle part. Les alertes écartées se relisent dans leur propre vue, avec la date et le motif, et l’adresse de cette vue se met en favori ou s’envoie à un associé.

Rétablir une alerte la ramène dans la liste en cours, sans rien demander : corriger une appréciation ne doit pas coûter plus cher que la porter. Le motif donné précédemment n’est alors plus conservé.

Quand l’écran n’a rien à montrer

Aucune réclamation en cours est le bon état, et c’est celui que vous verrez le plus souvent. L’écran le nomme plutôt que de rester blanc.

• •Vide, en cours : aucun recommandé ne met le cabinet en cause aujourd’hui.
• •Vide, écartées : personne n’a encore eu à corriger une alerte, ce qui n’est ni bon ni mauvais.
• •Une recherche sans résultat le dit comme telle, et ne prétend jamais que la surveillance est vide.
• •Réservée à la direction : votre profil n’ouvre pas cette surveillance, et le reste du logiciel vous demeure ouvert.
• •Une lecture qui échoue le dit et ne se déguise jamais en liste vide.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Il ne se filtre ni par agence ni par collaborateur : la recherche réduit la liste affichée, elle ne se règle pas et ne se garde pas.
• •Il ne prévient personne de lui-même. L’avertissement adressé à la direction part de la lecture du courrier, pas de cet écran.
• •Il ne permet pas de répondre au recommandé depuis ici : la réponse se prépare dans le courrier lui-même.
• •Sur un cabinet qui cloisonne par agence, il porte sur les agences que vous servez et sur les plis qui n’en portent aucune. L’écran le dit en tête, et une réclamation reçue par une autre agence n’y figure pas.