Les prospects

Ce que cet écran contient

Les copropriétés que votre cabinet démarche, une ligne par offre. Chaque ligne porte la copropriété, le syndic qui la gère aujourd’hui, l’étape où en est l’offre, le nombre de lots, les honoraires proposés et le responsable qui la suit.

Une nouvelle offre propose votre nom comme responsable. Changez-le si vous la saisissez pour un collègue.

La liste se met à jour seule, dans les quinze secondes, quand un collègue enregistre, crée ou supprime une offre, tant que l’onglet est affiché. Votre recherche, vos filtres et votre sélection restent en place.

Deux encarts ouvrent l’écran, et ce sont eux qui portent le travail du jour. Le premier liste les assemblées générales attendues dans les quatre-vingt-dix jours ; une assemblée déjà passée y reste affichée, marquée comme en retard, plutôt que de disparaître : c’est précisément celle qu’il faut voir. Une offre gagnée, perdue ou classée sans suite n’y remonte pas. Cliquer sur son titre filtre la liste sur ces offres, toutes années confondues. Dans la liste, la date d’une assemblée attendue dans les trente jours est écrite en gras.

Le second liste les consultations à traiter : les offres encore à l’étape « À contacter », « Contacté » ou « RDV planifié », par ordre alphabétique, avec leur étape. Cliquer sur son titre filtre la liste sur ces trois étapes, toutes années confondues.

Si votre cabinet a renommé ou remplacé ces trois étapes, l’encart le dit plutôt que d’annoncer qu’il n’y a rien à traiter : il ne reconnaît que ces trois étapes-là.

Retrouver une offre

Le champ de recherche du tableau cherche dans le nom de la copropriété, celui du syndic en place, le contact et la ville, même quand la colonne n’est pas affichée. Il retrouve aussi une offre par l’e-mail ou le téléphone de son contact, son numéro d’immatriculation, ses notes ou son motif de perte : le téléphone se tape comme on le lit, avec ou sans espaces, à partir de six chiffres. Cinq filtres complètent la recherche : l’année, l’agence, le syndic actuel, l’étape et le responsable. Chaque étape indique combien d’offres elle contient avant que vous ne la choisissiez.

L’agence, le syndic actuel, l’étape et le responsable acceptent plusieurs choix : chaque choix s’ajoute sous le champ, et la liste montre les offres qui portent l’un d’eux. Une croix retire un choix. Pour retrouver les copropriétés dont le syndic n’est pas encore connu, choisissez « Non renseigné ». Les filtres se croisent entre eux : l’agence du lac et le responsable Julie montrent les offres de Julie sur cette agence.

Le bouton « Effacer les filtres » retire tous les filtres, l’année et la recherche comprises, et rend le suivi entier.

Les filtres que vous posez se retrouvent dans l’adresse de la page. Un suivi filtré s’envoie donc à un collègue ou se met en favori tel quel, et vous le retrouvez dans le même état en revenant d’une offre.

Le suivi s’ouvre sur l’année en cours, dès qu’au moins une offre en cours la porte, et l’adresse de la page reste celle du suivi : un favori rouvre donc toujours sur l’année en cours, y compris l’an prochain. Choisissez « Toutes les années » pour tout voir, ou une année précise pour la fixer dans l’adresse. Une année choisie montre aussi les consultations précédentes faites cette année-là, celles des copropriétés redémarchées depuis : chacune porte la mention « Offre » suivie de son année, et s’ouvre sur la fiche de l’offre en cours, où se lit tout son historique.

Une offre qui a connu des consultations précédentes porte, devant son nom, une flèche et leur nombre. Un clic les déroule sous la ligne, avec leur étape, leurs lots, leurs honoraires et leur date ; un second clic les replie.

Le total du portefeuille reste affiché à côté de la liste filtrée. Vous savez donc toujours si vous regardez tout ou une partie.

Les chiffres du suivi

Au bout de la bande des filtres, un compteur dit combien de lignes vos filtres et votre recherche affichent. Les chiffres de votre prospection, taux de transformation, honoraires encore en jeu, affaires gagnées, honoraires moyens par lot, se lisent dans Indicateurs, à l’onglet Prospects, avec leurs propres filtres d’année, d’agence, de responsable et de syndic en place.

Le taux de transformation rapporte les offres gagnées aux offres décidées, gagnées ou perdues. Une offre classée sans suite n’y entre pas : une consultation qui s’est éteinte n’est pas une affaire perdue face à un confrère. Les honoraires moyens par lot se calculent sur les seules offres qui portent à la fois un montant et un nombre de lots.

Agir sur plusieurs offres à la fois

Si vous pouvez modifier le suivi, chaque ligne porte une case à cocher, et « Tout cocher » sélectionne les offres qu’affichent vos filtres et votre recherche. Dès qu’une offre est cochée, une barre propose de réaffecter la sélection à une agence, de la confier à un responsable, de changer son syndic actuel ou son étape. Le syndic se choisit parmi ceux que le suivi nomme déjà, pour ne pas créer une seconde orthographe du même confrère ; un syndic encore inconnu du suivi se tape à côté. Quand toutes les offres cochées partagent une étape perdue ou sans suite, elle propose aussi d’en changer le motif.

Chaque action se confirme en nommant le nombre d’offres concernées. Passer des offres à l’étape perdue demande un motif : une offre qui n’en porte pas déjà et pour laquelle vous n’en choisissez pas reste à son étape.

Chaque offre est traitée pour elle-même. Le bilan dit combien ont été mises à jour, et nomme chacune de celles qui ne l’ont pas été avec la raison : une offre en gestion bénévole n’a pas de syndic à désigner, une affaire gagnée doit être rattachée à une copropriété du répertoire, une offre modifiée entre-temps par un collègue garde sa version. Une offre refusée reste telle quelle et reste cochée, pour que vous puissiez la reprendre.

Après une action sur la sélection, le bouton « Annuler » au-dessus de la liste la défait : chaque offre retrouve ce qu’elle portait avant, et seulement ce que l’action avait changé. Plusieurs actions se défont l’une après l’autre, de la plus récente à la plus ancienne. Une offre que quelqu’un a modifiée depuis, vous compris depuis sa fiche, garde ce qu’elle porte, et le bilan la nomme : l’annulation ne recouvre jamais le travail d’un collègue.

Ce retour vit dans votre page : il disparaît si vous la rechargez ou la quittez. Une offre qui n’avait pas d’agence garde celle que l’action lui a donnée, pour qu’elle reste rangée dans un portefeuille.

Reprendre une copropriété du registre national

En saisie d’une offre, le champ Registre national des copropriétés retrouve la copropriété démarchée par son nom d’usage, son adresse ou son numéro d’immatriculation. Chaque proposition montre son adresse, son nombre de lots principaux et son syndic, de quoi départager deux homonymes. Un code postal ou une ville déjà saisis restreignent la recherche ; sans eux, elle porte sur toute la France.

En choisir une reprend son nom et remplit ce qui est encore vide : immatriculation, adresse, code postal, ville, nombre de lots, mode de gestion et syndic en place. Ce que vous aviez déjà saisi n’est jamais remplacé, le nom excepté. Une ligne sous le champ dit ce qui a été repris, et la date de fin du mandat déclaré du syndic.

Une copropriété que votre portefeuille connaît déjà est signalée « déjà au répertoire » dans les propositions. Si une seule copropriété de votre portefeuille porte ce numéro, l’offre s’y rattache ; si aucune ne le porte, celle qui a le même nom dans la même ville s’y rattache, à condition qu’elle soit la seule et qu’elle ne soit pas immatriculée sous un autre numéro ; de même pour le syndic, quand une seule fiche de votre annuaire porte son numéro d’entreprise. Rien n’est enregistré avant que vous n’enregistriez l’offre, et un rattachement déjà choisi n’est jamais remplacé.

Vous pouvez aussi taper le numéro d’immatriculation dans son propre champ. Dès qu’il est complet, la copropriété que le registre lui associe s’annonce sous le champ, avec son adresse, ses lots et son syndic, et « Reprendre cette fiche » fait la même reprise que le champ du registre. Rien n’est repris sans ce clic : un numéro mal tapé désignerait une autre copropriété.

Quand aucune fiche de votre répertoire ne porte le numéro d’entreprise du syndic, le logiciel le cherche par son nom ; si plusieurs fiches le portent, rien n’est rattaché et vous choisissez vous-même. Un nom qui correspond sans ambiguïté, une fois écartées les majuscules, les accents, la ponctuation, la forme juridique et le mot « cabinet », rattache l’offre. Un nom qui ne fait que ressembler, ou deux fiches du répertoire qui se ressemblent entre elles, ne rattachent rien : l’écran propose ces confrères sous le champ du syndic, et « Rattacher ce syndic » rattache celui que vous reconnaissez. Une proposition disparaît dès qu’un syndic est rattaché, et elle ne remplace jamais celui que vous avez choisi.

Quand la fiche du syndic rattaché n’a pas de SIRET et que le registre en donne un valide, il est ajouté à sa fiche si le rattachement était sûr ; sinon, « Ajouter ce SIRET à sa fiche » vous le propose. Un SIRET déjà saisi n’est jamais remplacé, un SIRET n’est pas recopié quand une autre fiche porte déjà un numéro de la même société, et une ligne dit ce qui a été fait. Cet ajout demande le droit d’écrire au répertoire des tiers, et il est enregistré tout de suite, sans attendre l’offre.

Le registre est mis à jour chaque jour, mais il est déclaratif et incomplet : une copropriété introuvable se saisit à la main, comme avant.

Créer la fiche immeuble depuis une offre

Quand une affaire se gagne, la copropriété entre dans votre portefeuille. En saisie de l’offre, sous le champ « Copropriété du répertoire », « Créer la fiche immeuble » prépare sa fiche : elle naît quand vous enregistrez l’offre, avec le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation que l’offre porte à ce moment, et l’offre s’y rattache. La fiche naît sans lot ni mandat : elle se complète ensuite dans le portefeuille.

Tant que l’offre n’est pas enregistrée, rien n’est créé : si vous quittez la saisie ou l’annulez, le portefeuille reste tel qu’il était.

Si une copropriété du portefeuille porte déjà le même nom, la même adresse ou la même immatriculation, elle vous est proposée avant toute création, avec ce qui la rapproche de l’offre. Rattachez-la d’un geste ; « Créer quand même une nouvelle fiche » reste possible pour deux copropriétés distinctes qui se ressemblent. La vérification se refait à l’enregistrement : si une fiche ressemblante est apparue entre-temps, rien n’est enregistré et elle vous est signalée.

Créer une fiche immeuble est un geste du portefeuille : le lien n’apparaît qu’aux collaborateurs qui peuvent aussi modifier le portefeuille. Les autres rattachent l’offre à une copropriété existante.

Générer le contrat de syndic d’une offre

Sur la fiche d’une offre, dans la section des conditions proposées, « Générer le contrat » produit le contrat de syndic et le télécharge. Il sort en PDF quand l’agence de l’offre a importé son modèle PDF dans les documents type du cabinet, et en Word, rempli depuis le modèle déposé, tant qu’elle ne l’a pas fait : c’est le même modèle que celui du renouvellement d’un mandat.

Le contrat reprend ce que l’offre porte : la copropriété, son adresse et son immatriculation, le nombre de lots, la durée du mandat, le nombre et la durée des visites, la reddition des comptes, et les honoraires hors taxes et toutes taxes comprises. Une durée, un nombre de visites ou une durée de visite non renseignés partent à douze mois, quatre visites d’une heure. Ce qui manque, et les dates du mandat, qu’une offre ne connaît pas encore, restent en pointillés dans le document, et l’écran vous dit quoi compléter.

Le contrat demande le nom de la copropriété, les honoraires et l’agence de l’offre. Une fois le document téléchargé, si vous pouvez modifier le suivi, un bouton propose de passer l’offre à l’étape « Offre envoyée » : c’est un second geste, parce que produire le contrat ne veut pas dire qu’il est parti.

Si l’écran signale des zones du modèle restées telles quelles, relisez le document avant de l’envoyer : le modèle déposé porte une zone que le remplissage ne reconnaît pas, et l’administrateur de votre cabinet peut le corriger.

Les étapes du suivi

Les étapes affichées sont celles de votre cabinet, dans l’ordre que votre cabinet leur a donné, et non une liste imposée par le logiciel. La colonne se trie donc dans l’ordre du cycle de vente, du premier contact à la décision, et pas dans l’ordre alphabétique des intitulés.

Quand une offre passe à l’étape gagnante de votre cabinet, depuis sa fiche, depuis la barre de sélection de la liste ou dès sa création, l’écran le salue d’un feu d’artifice et d’une bannière « Mandat gagné », qui nomme la copropriété quand l’offre en porte une. Une action sur une sélection n’en lance qu’un, et la bannière dit combien de mandats sont gagnés. Une offre déjà gagnée que vous enregistrez de nouveau ne le relance pas. Si votre appareil demande de réduire les animations, seule la bannière s’affiche.

Une offre perdue ou classée sans suite affiche son motif sur sa fiche, et dans la liste, au survol de son étape, marquée d’un astérisque. Ce motif ne s’affiche que là où il a un sens : ni une offre en cours ni une affaire gagnée n’en portent, et l’écran ne laisse pas un champ vide donner à croire le contraire.

Ouvrir une offre

Le nom d’une copropriété ouvre sa fiche, en consultation. Vous y trouvez la copropriété et son adresse, la gestion en place, l’offre et ses honoraires, les conditions proposées, et vos notes. Les honoraires par lot y sont calculés à partir des honoraires annuels et du nombre de lots : ils ne se saisissent pas, et en saisie ils s’affichent dès que ces deux montants sont tapés. Le numéro d’immatriculation prend ses tirets à la frappe, et la reddition des comptes s’écrit jour et mois, par exemple 30/06 : un jour qui n’existe pas est refusé, puisqu’il partirait tel quel dans le contrat.

Quand la personne cherchée comme contact n’est pas au répertoire, « Créer la fiche de » suivi de ce que vous avez tapé ouvre sa fiche déjà remplie : la civilité, le prénom et le nom sont repris du texte, à vérifier avant de créer. Si le répertoire connaît déjà une personne du même nom, l’écran la montre avant toute création : rattachez-la d’un clic, ou créez quand même une nouvelle fiche s’il s’agit de quelqu’un d’autre. Sur un nom très répandu, les douze premières fiches sont listées et l’écran dit combien d’autres portent le même nom : si la personne n’y est pas, cherchez-la avec son prénom dans le champ Contact.

Une copropriété signalée comme à ne plus consulter porte ce signalement en toutes lettres, avec sa raison, et pas seulement une marque de couleur. Le signalement engage votre cabinet vis-à-vis d’un conseil syndical : il mérite une phrase.

Supprimer une offre, et revenir sur un geste de la fiche

Si vous pouvez modifier le suivi, « Supprimer », au bout de chaque ligne de la liste, retire l’offre après une confirmation qui nomme ce qui part avec elle : ses consultations précédentes. Une consultation précédente, affichée sous son offre, n’a pas ce bouton : elle se détache depuis la fiche. Juste après, le bouton « Annuler » au-dessus de la liste rétablit l’offre avec ses consultations précédentes, tant que vous restez sur la page. Si la copropriété, la fiche du syndic en place ou celle du contact a été supprimée ou n’est plus accessible à votre profil, l’offre revient sans ce rattachement et l’écran le nomme : ouvrez l’offre pour la rattacher de nouveau si besoin. Ses dates de création et de relance ne reviennent pas. Ce même bouton défait aussi les actions sur la sélection : suppressions et actions se défont l’une après l’autre, de la plus récente à la plus ancienne, et la ligne à côté du bouton dit laquelle partira au prochain clic.

Sur la fiche d’une offre, « Annuler cette modification » défait trois gestes : la réactivation pour une nouvelle consultation, le détachement d’une consultation précédente, et le passage à l’étape « Offre envoyée » après le contrat. Ils se défont du plus récent au plus ancien, et chacun d’un seul tenant : l’offre reprend ce qu’elle portait et la consultation retrouve sa place, ou rien ne bouge. Une offre que quelqu’un a modifiée depuis, vous compris, reste telle quelle, et l’écran le dit.

Après un détachement, la fiche reste ouverte et propose d’ouvrir l’offre détachée. Ce qui peut s’annuler vit le temps de la page : recharger la fiche ou la quitter l’oublie.

Exporter, sauvegarder et réimporter le suivi

Ces trois gestes ne sont pas sur la liste des prospects, pour qu’elle garde le moins de boutons possible : ils ont leur propre page, les fichiers du suivi. Pour l’ouvrir, tapez dans la recherche, Ctrl+K ou Cmd+K, « Exporter le suivi des prospects », « Sauvegarder le suivi des prospects » ou « Importer un suivi de prospects » : chacune mène à la page, sur le geste demandé.

« Exporter (Excel) » produit un fichier qui s’ouvre dans Excel, une ligne par offre, dans l’ordre par défaut de la liste, l’offre la plus récente en tête. Choisissez d’abord une année si vous le souhaitez : ses offres sortent alors avec les consultations précédentes faites cette année-là, chacune sur sa propre ligne, comme la liste sous la même année. Le fichier reprend la copropriété, sa ville et son numéro d’immatriculation, l’agence, le syndic en place, le contact avec ses coordonnées quand il est rattaché à une fiche du répertoire et son appartenance au conseil syndical, l’étape, le nombre de lots, les honoraires, les dates, le responsable, l’année, le motif de perte, vos notes et le nombre de consultations antérieures. L’export est ouvert à tous ceux qui voient le suivi, et il ne contient rien de plus que ce qu’ils peuvent déjà consulter.

« Sauvegarder » et l’import sont réservés aux administrateurs du cabinet. La sauvegarde télécharge tout le suivi que votre compte voit, avec les consultations précédentes de chaque offre, dans un fichier que le logiciel sait relire. Ce n’est pas l’export : l’export se lit dans un tableur, la sauvegarde sert à reprendre le suivi.

L’import relit une sauvegarde et ajoute au suivi les offres qu’il n’a pas. Il ne remplace ni ne supprime jamais rien : une offre déjà présente, par sa référence ou parce que la même copropriété y est suivie la même année, est signalée et laissée telle quelle. Les offres ajoutées entrent dans votre agence, celle que vous choisissez si votre compte en sert plusieurs. Une copropriété ou une fiche du répertoire que votre compte ne voit pas n’est pas rattachée, et le bilan vous le dit, comme il nomme chaque offre laissée de côté avec sa raison.

Sous le bilan, « Annuler cet import » retire du suivi, après une confirmation, les offres que cet import a ajoutées, avec leurs consultations précédentes. Une offre modifiée depuis l’import, par un collègue ou par vous, reste au suivi telle qu’elle est, et l’écran la nomme. Ce bouton vit le temps de la page : la quitter l’oublie.

Excel peut lire un numéro de téléphone comme un nombre et lui retirer son zéro initial. Pour le garder, ouvrez le fichier par l’import de données d’Excel et déclarez cette colonne en texte.

Qui voit ce suivi

Le suivi commercial ne s’ouvre qu’aux collaborateurs à qui votre cabinet a donné ce droit, et il ne figure pas dans le menu des autres. C’est le seul écran du logiciel dont le contenu ne parle pas de vos copropriétés mais de celles que vous cherchez à gagner, et il est traité comme tel.

Si votre cabinet travaille en agences cloisonnées, vous ne voyez que les offres de la vôtre. Une offre d’une autre agence ne s’affiche pas, et son adresse directe ne la révèle pas davantage : elle répond exactement comme une offre qui n’existe pas.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Reprendre l’historique des étapes d’une offre : savoir à quelle date elle est passée d’une étape à la suivante.
• •Annuler une suppression faite depuis la fiche, ou un enregistrement de la fiche : ne se défont que les actions sur la sélection, la suppression depuis la liste et les trois gestes de la fiche nommés plus haut.

Le suivi des offres et la continuité RH depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de créer une offre, de créer la fiche de contact de son interlocuteur, d’enregistrer la fiche d’une offre, de la supprimer, de la réactiver, de détacher une consultation passée en offre à part, de modifier plusieurs offres d’un coup, et de défaire une réactivation, un détachement, une modification de plusieurs offres ou un import, comme l’écran le permet.

Sur la continuité des ressources humaines, il déclare, corrige, annule ou clôt une indisponibilité, et confie à un intérimaire, rôle par rôle, les mandats d’un collaborateur indisponible pendant son absence. Il n’y a accès que si vous y avez accès à l’écran.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré ; une carte qui ne pourrait pas tout montrer n’est pas proposée. Si l’offre ou l’indisponibilité a changé entre la carte et votre validation, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez le geste sur la version à jour.

Rétablir une offre supprimée depuis la liste et importer un fichier du suivi se font depuis l’écran seul. Le suivi des offres ne s’exporte pas, depuis l’assistant comme depuis l’écran.

Consulter les prospects et l’équipe depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander le suivi des prospects, filtré comme à l’écran, la fiche d’une offre avec ses notes et ses consultations précédentes, les statuts et les responsables, ainsi que l’équipe, les indisponibilités et les synthèses des ressources humaines. La liste des prospects se lit page par page, comme l’écran : l’assistant ne la sort pas d’un bloc et aucun export n’existe. L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que ce que cet écran vous montre, dans vos agences, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Une note très longue peut lui parvenir en plusieurs parties. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.