Les mutations

Ce qu’une mutation rassemble

Une mutation est la vente d’un ou plusieurs lots, d’un vendeur vers un acquéreur, à la date de l’acte. Elle porte le mandat concerné, les deux personnes, les lots vendus, une date de vente envisagée, et vos notes. La date définitive, celle du transfert, se confirme dans les étapes du transfert. En consultation, la fiche résume le dossier en cinq cases : la copropriété, les lots vendus, le vendeur, l’acquéreur, et la date du transfert ou de la vente envisagée, plus sa nature pour une contre-passation ; les factures de la vente se lisent dans ses documents. Toujours en consultation, « Modifier le dossier » le passe en saisie. « Annuler la mutation » et « Supprimer » se rangent sous « Plus d’actions ».

La copropriété ne se choisit pas : elle se déduit du mandat. L’écran vous la montre et ne vous la fait pas saisir, parce que deux renseignements qui devraient s’accorder finissent toujours par diverger.

Une mutation peut être une contre-passation, la case « Contre-passation » de la création, que les messages appellent aussi mutation virtuelle. C’est une régularisation, un changement de nom, une correction de saisie, un transfert au sein d’un même groupe ou la correction d’un transfert déjà appliqué, plutôt qu’une vente. Elle ne déplace aucun fonds pour elle-même, et l’écran le rappelle sous la case, à la création comme sur la fiche. Elle se valide sans état daté, sans facture et sans acte du notaire, puisqu’il n’y en a pas, et le logiciel ne vous les réclame donc pas. Quand elle reprend les lots d’une vente déjà actée, vendeur et acquéreur inversés, le logiciel vous montre cette vente et l’écriture qui avait transféré ses fonds au moment de confirmer la date du transfert, et vous demande si la contre-passation l’annule. Si oui, le logiciel contre-passe cette écriture et chaque fiche renvoie à l’autre ; si c’est une simple régularisation, rien n’est contre-passé, et l’écran vous prévient que cette contre-passation ne pourra plus annuler la vente. Plusieurs ventes possibles n’admettent que la réponse « régularisation » : pour en annuler une, contactez le support.

Les demandes et les avis, en tête de l’écran

Les demandes reçues et les avis des notaires à rattacher s’affichent en tête de l’écran, au-dessus de la liste des ventes, et seulement quand il y en a. Les demandes réunissent les demandes de pré-état daté reçues par courrier, d’un notaire, d’une agence ou d’un copropriétaire, les commandes passées en ligne par un copropriétaire depuis son espace, et les demandes saisies au cabinet. Les avis de mutation et les notifications de transfert envoyés par les notaires et reçus dans le dépôt attendent d’être rattachés à leur vente. « Aller au registre » vous mène alors directement à la liste des ventes.

• •Chaque demande dit sa date de réception, sa copropriété, son demandeur et d’où elle vient. « Voir le courrier » ouvre la fiche du pli, « Voir la demande » la commande du copropriétaire parmi vos demandes, et le bon de commande joint s’ouvre dans un onglet à part.
• •« Créer la mutation » ouvre le formulaire de la vente déjà rempli de ce que la demande sait. À la création, la vente et son rattachement à la demande s’enregistrent d’un seul geste, et la demande quitte la liste ; si la création est refusée, aucune vente n’est créée et l’écran vous dit pourquoi. Si la réponse ne vous parvient pas, l’écran vous dit que la création n’a pas été confirmée : revenez à la liste des mutations pour vérifier avant de recommencer. Une commande passée dans l’espace ne suit que la vente du copropriétaire qui l’a passée, et de son lot : le formulaire le propose comme vendeur et vous le rappelle sous le champ.
• •« Écarter » retire une demande qui n’annonce pas de vente, et la pièce d’origine reste à sa place. Écarter une commande de l’espace demande un motif : le copropriétaire le lit dans son espace, sa commande est close, et il en est prévenu par courriel quand ce courriel peut partir ; sinon l’écran vous le dit, prévenez-le autrement.
• •Sur un avis ou une notification, « Rattacher à une vente » cherche les ventes en cours sur la copropriété du pli, et « C’est cette vente » l’y rattache, en vous disant jusqu’à quand former opposition quand le pli porte ce délai. Sans vente ouverte, « Créer la mutation » part du pli. Ces deux gestes demandent de pouvoir modifier le courrier, et la création de pouvoir modifier les mutations : sans ces droits, la carte le dit, et un collaborateur qui gère le courrier les fait.
• •Chaque liste affiche ses 200 lignes les plus récentes. Au-delà, l’écran le dit, et les plus anciennes apparaissent à mesure que celles-ci sont traitées.

« Nouvelle demande » saisit un bon de commande reçu par courriel, par téléphone ou au guichet. Choisissez la copropriété, la qualité du demandeur, notaire, agence, copropriétaire ou mandataire, puis le demandeur lui-même, les lots concernés, ceux du demandeur en tête, et le jour de réception. Versez-y le bon de commande, un PDF ou une photo de 4 Mo au plus. La demande rejoint la liste, d’où vous créez la vente.

Une vente annulée ou supprimée rend à la liste les demandes qu’elle portait, pour que vous les rattachiez à la bonne vente ou les écartiez. Ce qui a déjà reçu sa réponse reste où il est : une commande de l’espace déjà livrée ou close, un pli que le courrier a déjà traité. Une vente terminée rend aussi la commande de l’espace qu’elle n’a pas livrée, et une demande ne se rattache plus à une vente terminée.

Retrouver une vente

La liste s’ouvre sur les ventes en cours, rangées par urgence : d’abord ce qui presse, une opposition à trancher dont le délai court, puis ce qui attend le cabinet, puis ce qui attend le notaire. La colonne « Où en est la vente » le dit en une pastille, par exemple « État daté à envoyer », « Avis de mutation à valider », « Transfert à confirmer », « Courriel de bienvenue à envoyer » ou « Fonds du notaire attendus » ; une vente close se lit « Transfert acté » ou « Annulée ».

Quatre pastilles au-dessus de la liste choisissent les ventes, chacune avec son compte : « En cours », « À traiter », pour ce qui presse et ce qui attend le cabinet, « Chez le notaire » et « Clôturées ». Elles se combinent avec votre portefeuille et avec la recherche. Une pastille que la vue ouverte ne permet pas de compter porte un tiret gris à la place de son chiffre. Sur tout le cabinet, sans recherche ni immeuble, le compteur en tête de l’écran dit combien de ventes courent et combien le registre en porte en tout ; sur « Clôturées » resserrée à une copropriété ou à une recherche par les filtres, il compte les ventes trouvées et le dit « sur ce périmètre ». Le champ de recherche de la liste, lui, filtre les lignes affichées sans changer ce compte. Deux colonnes séparent la date de vente prévue et la date de vente définitive, et chacune se trie pour elle-même. Une ligne entière ouvre la fiche de la vente. « Nouvelle demande » enregistre une demande reçue, à côté de « Créer une mutation ».

• •La recherche porte sur la référence du mandat, l’immeuble, le vendeur et l’acquéreur, et elle ignore les accents.
• •Quand une vue compte plus de mille ventes, le logiciel vous demande de la resserrer : cherchez, choisissez un immeuble, ou choisissez « Annulées » ou « Terminées », en ajoutant une recherche si la vue reste trop large. La recherche porte sur les mêmes champs, chaque mot tapé doit s’y retrouver, et elle tient compte des accents. Hors de « Clôturées », elle ne cherche que les ventes actives : une vente terminée ou annulée se cherche dans « Clôturées ». Le statut ou la recherche choisis ainsi s’affichent au-dessus de la liste, et se retirent d’un clic.
• •Chaque colonne se trie d’un clic, et se trie aussi au clavier.
• •Ce que vous avez cherché et filtré se retrouve dans l’adresse de la page : un écran filtré se recopie dans un message à un collègue et s’ouvre chez lui tel quel.
• •Une ligne s’ouvre par un lien, qui se copie et s’ouvre dans un onglet à part.

Si votre cabinet cloisonne ses agences, la liste ne porte que les ventes des copropriétés que tiennent aujourd’hui les agences que vous servez, et « Tout le cabinet » veut dire ces agences-là. Une vente suit sa copropriété : quand une copropriété passe à une autre agence, ses ventes passent avec elle. Une vente d’une autre agence ne s’ouvre pas non plus par son adresse directe, et une vente sur une copropriété que le cabinet n’a jamais gérée n’apparaît qu’à l’administrateur.

Ne voir que votre portefeuille

Deux puces au-dessus de la liste, « Tout le cabinet » et « Mon portefeuille », choisissent les ventes que vous regardez. Votre portefeuille, ce sont les immeubles des mandats où vous êtes gestionnaire, assistant ou comptable : la liste ne garde que les ventes de ces immeubles.

Un bandeau dit alors combien de ventes restent sur combien, et un lien vous ramène à tout le cabinet d’un clic. La recherche, les filtres et le tri s’appliquent à la liste restreinte, et le choix s’inscrit dans l’adresse de la page, comme le reste.

La direction peut ouvrir le portefeuille d’un collaborateur, et le bandeau le nomme. Un autre compte ne voit jamais que le sien, quelle que soit l’adresse qu’on lui transmet.

Créer une vente et la corriger

Une mutation se crée depuis le bouton « Créer une mutation », à droite des filtres du registre des ventes, ou depuis une demande ou un avis en tête de l’écran. Le mandat et le vendeur sont exigés, l’acquéreur et la date de vente peuvent suivre, et les lots se rattachent ensuite sur la fiche : une vente se déclare souvent avant qu’on sache tout d’elle. Créée depuis une demande, elle reprend les lots de la demande que le vendeur détient, et l’écran vous l’annonce avant la création : vous les vérifiez sur la fiche, où vous ajoutez ceux qui manquent. Sur la fiche, quand l’acquéreur n’est pas encore dans votre annuaire, « Créer cette personne », sous sa recherche, ouvre la fiche complète du référentiel ; une fois créé, il revient choisi sur la vente, et il reste à enregistrer.

La fiche d’une vente porte pour titre son vendeur et son acquéreur, et elle s’ouvre prête à être complétée pour qui peut la modifier : c’est un dossier de travail que vous remplissez au fil de la vente. « Enregistrer » garde ce que vous y avez changé.

Le vendeur se choisit parmi les copropriétaires actuels de l’immeuble du mandat : choisissez d’abord le mandat, puis cherchez le vendeur dans un champ qui filtre à la frappe ; le champ reste inactif tant qu’aucun mandat n’est choisi. Un copropriétaire dont la date de départ est déjà saisie reste proposé jusqu’à cette date, puisque c’est souvent lui qui vend. Si le vendeur n’apparaît pas, c’est que son lien de propriété n’est pas encore saisi : enregistrez-le d’abord sur le lot, dans Immeubles, puis revenez à la vente. Une fois le mandat choisi, ces copropriétaires s’affichent dès le clic dans le champ, avant toute frappe ; sur un immeuble trop grand pour les lister d’un coup, le clic n’ouvre rien et le nom se tape. L’acquéreur, lui, se cherche dans tout votre annuaire. Une fois choisie, la personne retenue se détache sur une carte à part, avec un bouton « Changer » pour revenir sur ce choix ; côté acquéreur, qui reste facultatif, ce bouton le retire bien du formulaire, pas seulement de l’écran. Les lots rattachés à une vente en cours doivent appartenir à son vendeur : pour changer de vendeur, retirez d’abord les lots que le nouveau ne détient pas, l’enregistrement vous le rappelle sinon. Sur une vente plus ancienne, un lot qui n’appartient plus au vendeur reste affiché, marqué comme tel, pour que l’écart se relise avant d’enregistrer.

Les lots proposés sont ceux que le vendeur détient aujourd’hui, et la liste suit le vendeur affiché à l’écran : dès que vous en choisissez un autre, elle se recharge, sans attendre que vous enregistriez. Un lot déjà rattaché à la vente qui ne lui appartient plus reste affiché, avec la mention de qui le détient désormais : c’est l’avertissement qui évite d’attribuer un lot par erreur.

Un lot ne se rattache qu’à une seule vente en cours. Un lot que porte déjà une autre vente en cours reste dans la liste, mais sa case ne se coche pas : la mention « Déjà dans une vente en cours », suivie de la date prévue de cette vente quand elle est posée, et le lien « voir cette vente » vous mènent à la vente qui le retient. Si cette autre vente ne vous est pas ouverte, l’écran ne la nomme pas, et l’enregistrement refuse quand même le lot : terminez ou annulez l’autre vente avant de le rattacher ici. Une vente créée depuis une demande ne reprend pas un lot déjà engagé dans une autre vente en cours : vérifiez sur sa fiche les lots rattachés, où ce lot se lit avec la vente qui le retient.

Une contre-passation fait exception : elle ne déplace aucun fonds, et elle se rattache à un lot déjà engagé dans une vente en cours. Rien n’est donc grisé tant que la case « Contre-passation » est cochée. Si vous la décochez sur un dossier qui porte un tel lot, l’enregistrement vous demande de retirer ce lot, ou de terminer ou d’annuler l’autre vente, avant d’en faire une vente.

Quand un lot figure déjà dans deux ventes en cours, la fiche de chacune l’annonce sous le lot : « Figure aussi dans une autre vente en cours », avec le lien vers l’autre. Le logiciel ne choisit pas pour vous laquelle garder : ouvrez-les, puis annulez celle qui est de trop.

Une vente doit porter au moins un lot, et les lots se remplacent plutôt qu’ils ne se vident : pour en retirer un, cochez celui qui le remplace dans le même geste. Si la liste est entièrement vide, l’écran dit laquelle des quatre causes s’applique et où aller la corriger, plutôt que de vous laisser devant un cadre nu.

Si quelqu’un a modifié la même vente pendant que vous la corrigiez, l’enregistrement vous prévient au lieu d’écraser son travail, et il ne vous fait pas perdre ce que vous veniez de taper.

Les pièces du dossier

Cinq pièces jalonnent une vente : le pré-état daté, l’article 20-II, l’état daté, l’avis de mutation et la notification de transfert. Elles apparaissent dès la création de la mutation, en brouillon, pour que vous voyiez ce qui reste à produire sans avoir à y penser.

Chaque pièce porte une date et un état. Le pré-état daté, l’état daté et l’article 20-II se génèrent depuis leur ligne, et leur date est celle du document généré ; une fois généré, l’intitulé de la ligne le rouvre pour qui peut modifier la vente. Validée, une pièce fait foi ; « Repasser en brouillon » revient sur ce geste.

L’avis de mutation et la notification de transfert viennent du notaire, et se disent « À recevoir », « À valider » ou « Validée ». Un pli reçu au courrier se range de lui-même dans sa vente quand il cite un lot qu’elle porte et, si votre cabinet cloisonne ses agences, que la copropriété est gérée par l’agence du pli ; sinon, il se rattache depuis sa fiche. Une pièce reçue autrement se dépose à la main sur sa ligne : glissez le PDF sur la zone, ou « Choisir le fichier », puis dites la date du document et sa date de réception, qui part du jour. C’est la date de réception qui fait courir le délai d’opposition. La pièce déposée attend ensuite votre « Valider ». Un PDF de 4 Mo au plus se dépose ici : au-delà, compressez-le avant de le déposer.

Tant que le transfert n’est pas acté, « Retirer » rend la pièce à recevoir : un fichier déposé part à la corbeille des documents, d’où il se restaure, et un pli retourne au courrier, détaché de la vente. Le nom d’un pli reçu ouvre son PDF.

Une vente peut être validée après coup. La notification de transfert, par exemple, se valide une fois la vente faite : le dossier et les lots se figent quand la vente quitte l’état « en cours », les pièces restent modifiables jusqu’à l’annulation.

Le fil de la vente

En tête de la fiche, une frise range dans l’ordre ce qui s’est passé sur la vente, chaque fait à sa date : la commande du pré-état daté, sa délivrance, la demande d’état daté reçue, la délivrance de l’état daté, la vente, l’avis de mutation reçu, la notification de transfert, l’article 20-II, la décision d’opposition, l’enregistrement de la mutation et sa clôture. Un document est délivré le jour où il est envoyé. Le repère « Aujourd’hui » sépare ce qui est passé de ce qui vient. La date de vente envisagée s’y lit en italique, jusqu’à ce que la date définitive la remplace.

Tant que la vente est en cours, ce qui reste à faire s’y place sans date. Avant la vente : le pré-état daté et l’état daté, « À réaliser » puis « À envoyer » une fois validés, et la demande d’état daté « À recevoir ». Après elle : l’avis de mutation « À recevoir » et la mutation « À enregistrer ». Une contre-passation n’en porte pas.

Préparer et générer le pré-état daté

« Générer », sur la ligne du pré-état daté, ouvre sa préparation. Elle suit le modèle en quatre parties : les sommes dues par le vendeur, celles que le syndicat pourrait lui devoir, avec le remboursement des avances selon la solution que vous retenez, celles qui incomberont à l’acquéreur, et les informations sur la copropriété, ses assurances et ses renseignements complémentaires. « Sur cette page » mène à chaque partie.

Le logiciel calcule les sommes au jour, dans les comptes de la copropriété, et vous les propose : vérifiez-les ligne à ligne et corrigez-en une si besoin, le pré-état daté reprend exactement ces montants. Une ligne que le logiciel ne calcule pas encore le dit, et se saisit si elle s’applique. Quand un montant ne peut pas être établi avec certitude à partir de la comptabilité, la préparation le laisse vide et vous dit ce qu’il faut saisir : la quote-part des seuls lots vendus pour une échéance de travaux à venir déjà comptabilisée, la même quote-part nette de la part du fonds pour une échéance financée en partie par le fonds de travaux, ou les charges réelles d’un exercice qui n’a pas encore été réparti. Tant que vous ne l’avez pas saisi, le dossier imprime « non déterminé ». Quand le vendeur ne vend qu’une partie de ses lots, les échéances à venir et l’annexe des deux derniers exercices portent sur les seuls lots vendus ; un montant que la comptabilité ne permet pas d’isoler pour ces lots reste à saisir. Il en va de même quand un lot vendu est, ou a été, tenu avec un autre propriétaire, ou en a changé depuis le début des deux derniers exercices : les montants de l’annexe, et ceux du budget à venir qui dépendent du propriétaire, se saisissent pour le lot entier ; la dernière cotisation au fonds de travaux se saisit aussi dans ces cas, comme pour une vente d’une partie des lots. Les sommes appelées de l’annexe sont celles demandées au copropriétaire, nettes de la part du fonds de travaux et des remboursements. Pour une commande passée dans l’espace, les honoraires proposés sont le prix que le copropriétaire a accepté en commandant, et non le barème du jour ; sans prix confirmé, l’écran vous demande les honoraires convenus avec lui.

Le logiciel cherche aussi les pièces à joindre dans les documents de l’immeuble et les assemblées générales : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières années, fiche synthétique, diagnostic technique global, diagnostic de performance énergétique, plan pluriannuel de travaux. Vérifiez ce qu’il a trouvé, décochez une pièce qui ne convient pas, ou déposez la bonne en PDF, 4 Mo au plus pour tous les PDF déposés ensemble.

« Générer le dossier » produit un seul PDF, le pré-état daté puis les pièces cochées, et le range dans la mutation, où « Télécharger le dossier » le rouvre. Pendant la génération, la préparation reste figée jusqu’à la réponse. « Générer à nouveau » remplace le dossier précédent.

Quand la vente répond à une commande passée dans l’espace, le bouton devient « Générer et transmettre » : le dossier part aussitôt au copropriétaire qui l’a commandé, qui le retrouve dans « Mes demandes », sa commande est close et il en est prévenu par courriel. Si ce courriel n’a pas pu partir, la fiche de la vente le signale et « Envoyer le courriel » l’envoie à nouveau, une seule fois même si deux personnes cliquent en même temps. Pour un copropriétaire dont aucune adresse n’est connue, ou une vente déjà appliquée, l’écran vous invite à le prévenir par un autre moyen. Seul un collaborateur qui gère les demandes envoie ce courriel : si vous ne gérez que les ventes, l’écran vous le dit. Dans l’espace, seuls les propriétaires actuels du lot et leurs mandataires le lisent. Si le demandeur n’est plus le vendeur, ou que son lot n’est plus parmi les lots vendus, la commande ne reçoit rien et revient dans la liste des demandes, et l’écran vous le dit.

Le pré-état daté se prépare pendant la vente : une vente qui n’est plus en cours, ou qui ne porte encore aucun lot, ne génère pas de pré-état daté, et sa ligne dit pourquoi. Si le vendeur, les lots ou le mandat changent pendant la préparation, l’écran vous invite à la rouvrir pour repartir de l’état actuel de la vente.

Facturer et envoyer le pré-état daté

Une fois le pré-état daté généré, sa ligne porte deux colonnes de plus, « Facturation » et « Envoi », dont les boutons avancent avec le document. « Facturer » ouvre la facturation : la facture est adressée au vendeur et imputée à son compte de copropriétaire. Pour une commande passée en ligne, la formule et le prix sont ceux de la commande, en traitement normal ou express ; sans commande, vous choisissez la formule facturée. « Confirmer la facturation » émet la facture, et la cellule laisse alors place à son PDF. Une pièce ne se facture qu’une fois. Une vente déclarée facturée hors du logiciel le dit à la place du bouton.

Facturé, le pré-état daté s’envoie par « Envoyer ». La fenêtre propose le vendeur, le notaire et l’adresse donnée à la commande, chacun avec son adresse, que vous cochez, corrigez ou complétez par « Ajouter une adresse », puis l’objet et le message, que vous pouvez reprendre. « Envoyer les e-mails » les fait partir : le pré-état daté en pièce jointe, et le dossier complet par un lien valable trente jours. Ce lien cesse de servir si la vente est annulée ou le dossier régénéré : renvoyez alors le nouveau dossier. La ligne dit ensuite la date d’envoi, et « Envoyer à nouveau » le renvoie. Quand l’envoi automatique est en service, un envoi resté plus de sept jours sans partir attend au journal d’envoi, sous « Retenu », et ne s’y renvoie pas : son lien ne part plus avec lui. Renvoyez alors le dossier depuis la fiche de la vente, il partira avec un lien neuf.

Préparer et envoyer l’état daté

« Générer », sur la ligne de l’état daté, ouvre sa préparation, qui demande l’acquéreur enregistré sur la vente. Le logiciel relit les sommes au jour, pour les seuls lots vendus, sans les reprendre du pré-état daté : entre les deux, des appels sont tombés et des règlements sont arrivés. Vérifiez-les et corrigez une ligne si besoin, l’état daté reprend exactement ces montants. Complétez ensuite ce que seul l’état daté porte : ce qui est intervenu depuis l’avant-contrat, les procédures en cours où le syndicat est partie, une nouvelle assemblée générale et les nouveaux travaux votés, puis le certificat de l’article 20, avec la date de signature envisagée, le règlement attendu et, quand le vendeur garde d’autres lots dans l’immeuble, ce qu’il doit encore sur eux. Les honoraires proposés sont le tarif d’état daté du barème du mandat, et l’écran vous prévient s’ils dépassent le plafond réglementaire : au-delà, l’état daté ne se génère pas.

La rubrique « Procédures en cours où le syndicat est partie » reprend d’elle-même les dossiers judiciaires et de recouvrement ouverts de la copropriété, avec leur objet et leur état. Relisez-les : vous pouvez les modifier, en retirer ou en ajouter une, pour une action suivie hors du logiciel. L’état daté part chez le notaire et chez l’acquéreur : un recouvrement s’y dit contre « un copropriétaire », sans nom ni numéro de lot, et « le vendeur » quand c’est lui le débiteur. Si les dossiers n’ont pas pu être lus, l’écran le dit et la rubrique se saisit à la main.

Généré, l’état daté est rangé dans la mutation avec, à sa suite dans le même document, le carnet d’entretien de la copropriété. Si le carnet n’a pas pu être composé, l’état daté est rangé seul et l’écran vous invite à éditer le carnet depuis la copropriété, par son menu « Actions ». L’état daté se facture depuis sa ligne au tarif du barème du mandat, plafonné à 380 € TTC par mutation : sans tarif au barème, l’écran vous demande de le renseigner d’abord. Facturé, il s’envoie par la même fenêtre que le pré-état daté, seul en pièce jointe.

Si la vente a changé entre l’ouverture de la préparation et la génération, le logiciel refuse de générer, garde votre saisie et vous dit quoi faire.

Générer le certificat de l’article 20-II

Le certificat atteste que l’acquéreur n’est pas copropriétaire dans l’immeuble ou, s’il l’est déjà, qu’il ne fait pas l’objet d’une mise en demeure de payer restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours. « Générer », sur sa ligne, ouvre une fenêtre : le logiciel vérifie lui-même si l’acquéreur est déjà copropriétaire, et vous confirmez l’absence de mise en demeure quand c’est le cas. « Générer le certificat » le produit en PDF et le range dans la vente ; « Générer à nouveau » le refait.

S’opposer à la délivrance des fonds

La décision d’opposition est la quatrième étape du transfert. Votre cabinet dispose de quinze jours à compter de la réception de l’avis de mutation pour s’opposer à la délivrance des fonds au vendeur, un arriéré de charges par exemple. Le décompte s’affiche, avec sa date limite, et il court depuis la réception du pli, pas depuis la date portée sur le document. Sans avis validé, aucun délai ne court ; quand le compte du vendeur est soldé, il n’y a rien à trancher.

• •Faire opposition demande le montant réclamé et le motif.
• •Renoncer demande un motif écrit lui aussi, et c’est délibéré : c’est ce motif qu’on relira le jour où le syndicat demandera pourquoi rien n’a été réclamé.
• •Vous pouvez revenir sur votre décision, dans un sens comme dans l’autre, tant que la vente n’est pas annulée.
• •La décision n’attend pas le transfert, et le transfert ne l’attend pas : confirmer la date du transfert reste possible pendant que le délai court.

Un avis resté sans décision au bout d’une semaine vous est signalé, et il l’est une fois et non chaque matin : une alerte qui se répète cesse d’être lue au troisième jour. Le signalement ne vaut que pour une vente dont le transfert n’est pas acté et dont les quinze jours courent encore, que l’avis soit arrivé au courrier ou déposé à la main. La direction, elle, voit d’un seul tenant tous les avis dont le délai court encore, sous Pilotage, à l’entrée « Avis de mutation » du menu de la Vigie : cet article-là décrit ce qu’elle y lit.

Le transfert de propriété, en quatre étapes

La section « Transfert de propriété » s’ouvre quand l’avis de mutation ou la notification de transfert du notaire est reçu et validé ; d’ici là, elle dit qu’elle les attend. Elle suit la vente en quatre étapes : la date du transfert, l’acquéreur, les fonds du notaire et l’opposition sur le prix.

Première étape, la date du transfert : c’est le geste central de l’écran, et le seul qui ne se défait pas. Saisissez la date, puis « Confirmer la date du transfert » : une confirmation vous dit combien de lots changent de mains, à quelle date et au profit de qui. Confirmer la date acte le transfert, que les fonds soient arrivés ou non : l’acquéreur devient propriétaire. Tant qu’il manque quelque chose, l’acquéreur, un lot, l’état daté validé ou l’avis du notaire validé par exemple, le bouton n’est pas là, et la phrase « Avant de confirmer, il manque » nomme ce qui manque. Un geste empêché n’est pas un bouton grisé, c’est un bouton absent et une explication. Un lot qui n’appartient pas au vendeur, lui, ne bloque pas le transfert : l’écran le signale, et c’est à vous de vérifier le dossier avant de confirmer.

Quand la copropriété tient sa comptabilité dans le logiciel, confirmer la date du transfert passe aussi, sans autre geste de votre part, une opération diverse de mutation, au journal ODM, datée du jour de la vente. Elle porte au compte de l’acquéreur la part des lots vendus dans les fonds de travaux et les avances du vendeur, calculée sur leurs tantièmes, et dans les appels de fonds et régularisations datés du jour de la vente ou après. La fiche dit ensuite ce que cette écriture a passé. Si l’exercice de la date de la vente est arrêté, la fiche le dit au-dessus du bouton et vous demande de cocher « J’accepte que les écritures de la vente soient passées le », suivi du premier jour de l’exercice suivant : sans cet accord, le transfert ne part pas, et la case se décoche si vous changez la date. Si aucun exercice ouvert ne peut recevoir ces écritures, ouvrez d’abord l’exercice comptable.

Les transferts d’une copropriété se confirment dans l’ordre de leurs dates. Un transfert est refusé quand une de ses parties, le vendeur, un autre propriétaire des lots vendus ou l’acquéreur, a déjà dans la même copropriété un transfert confirmé daté après lui. Le message nomme ce transfert : « Un transfert plus récent du vendeur est déjà confirmé dans cette copropriété : la vente du », sa date et ses deux parties, puis « Annulez-la d’abord par une contre-passation, ou corrigez les dates, avant de confirmer ce transfert. » Quand le transfert plus récent est lui-même une contre-passation, le message dit « la mutation virtuelle du » et vous demande de corriger les dates. Une vente saisie en retard se rattrape donc en annulant la vente plus récente par sa contre-passation, en confirmant la vente oubliée, puis en ressaisissant la vente annulée, chacune dans l’ordre de ses dates. La vente annulée et sa contre-passation doivent alors tomber dans le même exercice comptable : de part et d’autre d’une clôture, elles comptent toujours, et le transfert reste refusé.

Deuxième étape, l’acquéreur, une fois le transfert acté : ses coordonnées se saisissent sur la vente, adresse postale, adresse électronique et téléphones, et « Envoyer le courriel de bienvenue » lui écrit au nom du cabinet. L’objet et le message se relisent et se corrigent avant l’envoi. La section suivante dit ce que reçoit l’acquéreur.

Troisième étape, les fonds du notaire : l’écran montre le compte du vendeur sur les six derniers mois et son solde, dû, soldé ou au crédit, avec le relevé des lignes qui le composent. Le règlement annoncé par le notaire se note par « Indiquer ». L’étape est faite quand le compte du vendeur est soldé. Sa lecture demande l’accès à la comptabilité, et l’écran le dit plutôt que d’afficher un solde nul.

Un règlement du notaire arrive souvent en banque avant d’être reconnu, et attend sur le compte d’attente de la copropriété (472). À cette étape, « Encaissements en attente d’imputation (472) » ouvre une fenêtre qui les liste, du plus ancien au plus récent ; un encaissement entièrement lettré sur le compte d’attente n’y figure plus, puisqu’il n’a plus rien à imputer ; lettré en partie, il reste listé, et il se délettre avant d’être imputé. Affecter l’un d’eux au vendeur le fait quitter le compte d’attente et le porte sur ses comptes de copropriétaire, à hauteur de ce qu’il doit sur chacun ; ce qui dépasse ce qu’il doit reste à son crédit. Ce geste demande aussi le droit d’écriture sur la comptabilité, et la fiche nomme ce droit à qui ne l’a pas.

Quatrième étape, l’opposition sur le prix, décrite plus haut. Dans la liste des ventes, « Fonds du notaire attendus » signale une vente transférée dont le vendeur doit encore.

Le transfert vérifie aussi que le vendeur détient encore chaque lot à la veille de l’acte. Un vendeur dont le départ est saisi à cette veille vend normalement. Si ce n’est plus le cas, le transfert est refusé et le message nomme le lot. Retirez le lot de la vente s’il n’en fait pas partie ou s’il a déjà été vendu par une autre vente ; si la date de départ du vendeur a été saisie trop tôt, signalez-le au support pour la faire corriger, puis revenez valider la vente.

Une fois appliqué, le transfert est définitif : la vente ne s’annule pas et ne se supprime pas. La correction passe par une contre-passation, vendeur et acquéreur inversés, sur les mêmes lots, datée après la vente : créez-la en cochant « Contre-passation », puis, en confirmant la date de son transfert, répondez qu’elle annule la vente. Le logiciel rend alors les lots au vendeur et passe l’écriture inverse des fonds. C’est la seule sortie, et l’annulation d’une vente ainsi confirmée ne se défait pas.

Le courriel de bienvenue et l’adresse de l’acquéreur

Le courriel de bienvenue souhaite la bienvenue à l’acquéreur dans la copropriété. Quand son adresse électronique n’est pas encore confirmée, le message porte un bouton « Confirmer mon adresse e-mail » : l’acquéreur l’ouvre sans compte ni mot de passe, sur une page aux couleurs de votre cabinet, et confirme d’un clic. Le lien vaut sept jours à partir de l’envoi et ne sert qu’une fois ; un nouvel envoi remplace le précédent. Une adresse qui n’est pas confirmée ne sert à rien d’autre qu’à ce courriel.

• •La fiche dit l’état de l’adresse : « Confirmée le », ou « En attente de confirmation » avec la date d’envoi du lien et sa date de fin.
• •Elle dit aussi où en est le courriel : en file d’envoi, envoyé avec sa date, ou pas parti. Un courriel qui n’est pas parti se renvoie par « Envoyer à nouveau le courriel de bienvenue », après avoir vérifié l’adresse par « Modifier les coordonnées ». Un courriel qui attend déjà de partir ne se double pas.
• •Une adresse changée pendant qu’un courriel attendait de partir retient ce courriel : vérifiez l’adresse, puis envoyez de nouveau.
• •L’adresse confirmée remplit la fiche de la personne quand celle-ci n’en porte pas. Si la fiche en garde une autre, la vente le signale : les deux adresses sont à départager, sur la fiche de la personne.
• •Quand l’état de l’envoi ne peut pas être lu, la fiche et la liste disent « à vérifier » plutôt que d’affirmer que le courriel est parti, et la saisie des coordonnées attend que l’adresse déclarée soit lue.
• •Dans la liste des ventes, une vente transférée dont le courriel reste à envoyer, attend en file ou n’est pas parti demeure dans « À traiter ». Les ventes transférées avant le 14 octobre 2026 ne réclament ni courriel ni fonds.

Annuler ou supprimer une vente

Une vente qui ne se fera pas s’annule, tant que son transfert n’est pas acté. Elle reste dans l’historique, visible par les filtres, et elle ne se rouvre pas : une annulation par erreur se corrige en supprimant puis en recréant. Une vente dont le transfert est acté ne s’annule ni ne se supprime : le message vous renvoie à une contre-passation, vendeur et acquéreur inversés, datée après la vente, décrite plus haut.

La suppression, elle, efface le dossier. Avant de la confirmer, le logiciel vous nomme les pièces déjà validées : ce sont elles qui ont pu être facturées, et les effacer sans le dire ferait disparaître la trace de ce que vous avez produit.

Quand un écran n’a rien à montrer

Un écran vide, un écran en panne et un écran auquel votre profil n’a pas droit ne se disent jamais pareil. C’est la règle de tout le logiciel, et elle vaut ici comme ailleurs.

• •« Aucune mutation enregistrée » veut dire qu’il n’y en a pas, et jamais qu’on n’a pas pu les lire.
• •Quand une lecture échoue, l’écran le dit et vous invite à recharger.
• •Quand votre profil n’ouvre pas les mutations, l’écran le nomme au lieu d’afficher une liste vide.
• •Quand la liste porte trop de lignes pour être affichée d’un coup, l’écran le dit avec le nombre et vous propose de resserrer par copropriété ou par état.
• •Si votre profil n’ouvre pas les mandats, la vente s’affiche quand même et c’est le seul mandat qui vous manque, nommément.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •L’avis de mutation et la notification de transfert viennent du notaire : le logiciel ne les rédige pas. Ils se reçoivent au courrier, ou se déposent à la main en PDF de 4 Mo au plus : un fichier plus lourd se compresse avant d’être déposé.
• •Le pré-état daté ne joint pas encore le carnet d’entretien : il le dit, au lieu de le joindre. L’état daté, lui, le porte à sa suite, et le carnet s’édite depuis le menu « Actions » de la copropriété.
• •Le bouton qui préparerait depuis la vente la contre-passation d’un transfert appliqué n’existe pas encore : elle se crée depuis la liste, case « Contre-passation » cochée, vendeur et acquéreur inversés.
• •Les propriétaires d’un lot ne se consultent pas encore depuis la fiche de l’immeuble. Ils se lisent depuis le mandat, et depuis la vente elle-même.
• •Deux ventes en cours qui portent déjà le même lot ne se départagent pas d’elles-mêmes : chaque fiche le signale, et c’est à vous d’annuler celle qui est de trop.
• •Les indicateurs de mutations ne se ventilent pas encore par agence. Si votre cabinet cloisonne ses agences, ils ne comptent que les ventes des agences que vous servez.
• •Le portefeuille d’un collègue ne se choisit pas encore dans une liste : la direction l’ouvre depuis un lien qui le désigne.
• •Le portefeuille se lit dans les affectations des mandats. Un compte qui ouvre les mutations sans ouvrir les mandats voit donc toutes les ventes qu’il peut atteindre, celles du cabinet ou, si le cabinet cloisonne ses agences, celles des siennes, et l’écran le lui dit.

Les ventes depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de créer une mutation, y compris depuis une demande ou depuis un pli, de modifier son dossier, de choisir ses lots, d’enregistrer ou de retirer une pièce, de trancher l’opposition, de retenir le règlement annoncé par le notaire, d’enregistrer les coordonnées de l’acquéreur, d’affecter un encaissement au vendeur, de facturer l’état daté ou le pré-état daté, de générer le certificat de l’article 20-II, ou d’annuler et de supprimer une vente.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre votre demande et l’enregistrement, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous reformulez votre demande sur la version à jour.

Valider le transfert de propriété, envoyer l’état daté, le pré-état daté ou la bienvenue à l’acquéreur, prévenir les commandes livrées et écarter une demande se font depuis l’écran seul.

Consulter les ventes depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander les demandes de mutation reçues, les ventes en cours et leur fiche, avec ses étapes, ses lots, ses pièces et les contrôles avant transfert, la préparation du pré-état daté si vous pouvez l’établir, et les avis de mutation.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et une consultation ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.