Les modèles de message

Le texte qui part par email ou par courrier : le relire, le corriger, y poser les marqueurs.

Ce que cet écran couvre

Le Centre d’envoi porte le texte de ce que votre cabinet envoie : la relance de charges, l’ordre de service au prestataire, l’accusé de réception, l’appel de fonds. Vous y relisez ce qui part en votre nom, et vous le corrigez.

Un modèle, deux canaux. Le même texte part par email ou par courrier postal, et le choix du canal se fait au moment de l’envoi, pas ici. Vous n’avez donc jamais à écrire deux fois la même lettre.

Un modèle n’a pas à porter la signature du cabinet : les courriels qui partent par la messagerie de votre cabinet l’ajoutent eux-mêmes. Ils portent en tête le logo du cabinet, ou celui que vous avez réservé à l’agence de l’envoi dans les paramètres du cabinet, puis, sous le texte, « Cordialement, », le nom de l’expéditeur, l’adresse et le téléphone de l’agence, et l’adresse de courriel de l’expéditeur. Ce qui n’est pas renseigné ne s’écrit pas. Un texte dont le dernier paragraphe commence déjà par « Cordialement, », comme celui de l’avis d’appel, ne répète ni sa formule ni le nom qui la suit. Certaines messageries masquent les images tant que le lecteur ne les a pas autorisées : le nom de l’agence, ou celui de l’expéditeur, s’affiche alors à la place du logo.

Où le trouver

Centre d’envoi, dans le menu, sous Flux du cabinet. Vous y arrivez aussi en tapant « modèle », « relance » ou « lettre type » dans la recherche générale, celle qui s’ouvre au clavier depuis n’importe quel écran.

Relire un modèle

La liste donne, pour chaque modèle, sa catégorie, les canaux par lesquels il peut partir, l’adresse d’expédition qu’il utilise et son état. Le champ de recherche en haut cherche dans les noms, les descriptions et les objets.

Ouvrir un modèle vous le montre en lecture, jamais en saisie : on ouvre un modèle bien plus souvent pour vérifier ce qui part que pour le réécrire. Le bouton Modifier fait passer la fiche en saisie quand vous en avez besoin.

Si un modèle en saisie a changé sans être enregistré, quitter la fiche vous demande d’abord de confirmer : en fermant l’onglet ou en quittant la page par le navigateur, c’est votre navigateur qui pose la question ; avec le bouton Retour aux modèles, la fiche vous propose d’abandonner la saisie ou de la continuer. Les liens du menu et du fil d’Ariane, en revanche, ne demandent rien : enregistrez avant.

Un modèle marqué « aucun canal » ne partira nulle part : ni par email, ni par courrier. C’est un défaut à corriger, pas un réglage. Ouvrez-le et cochez au moins un canal.

Les marqueurs, et pourquoi ils ne se tapent pas

Un modèle ne nomme personne : à la place du nom, du montant ou de l’immeuble, il porte un marqueur, que l’envoi remplace par la valeur réelle du dossier. Sous la zone de texte, les marqueurs disponibles sont rangés par sujet ; cliquer sur l’un d’eux l’insère à l’endroit du curseur.

Les taper à la main est le seul moyen de se tromper : un marqueur mal orthographié n’est pas remplacé, et il part tel quel dans la lettre du copropriétaire. Le bouton Aperçu vous montre le texte rempli avec des valeurs d’exemple avant que vous n’enregistriez. Sur le modèle d’un envoi automatique, un marqueur que cet envoi ne connaît pas est refusé dès l’enregistrement.

Les envois automatiques

Certains courriels partent d’eux-mêmes : l’avis d’appel de fonds, l’invitation à une réunion du conseil syndical et ses rappels, la relance des coordonnées bancaires à valider, les mouvements d’un trousseau de clés. La section « Envois automatiques », en haut du Centre d’envoi, les liste tous et dit, pour chacun, ce qui part aujourd’hui : le texte de Marty, ou le modèle de votre cabinet.Certains courriels partent d’eux-mêmes : l’avis d’appel de fonds, l’invitation à une réunion du conseil syndical et ses rappels, la relance des coordonnées bancaires à valider, les mouvements d’un trousseau de clés. La section « Envois automatiques », en haut du Centre d’envoi, les liste tous et dit, pour chacun, ce qui part aujourd’hui : le texte du logiciel, ou le modèle de votre cabinet.

« Personnaliser » crée le modèle de cet envoi, parti du texte que Marty envoie déjà, et ouvre sa fiche. Ensuite, chaque envoi part avec votre texte : la formule d’appel et ce qui entoure le détail sont les vôtres. La formule de politesse et la signature de l’agence sont ajoutées par Marty sous votre texte, comme pour tous les courriels du cabinet : n’en écrivez pas une seconde. L’objet aussi, autour du marqueur « Objet que Marty aurait écrit », qui reste : il porte le numéro du rappel, la date de l’appel ou le nom de la réunion. Le modèle vaut pour tout le cabinet, toutes agences comprises.« Personnaliser » crée le modèle de cet envoi, parti du texte que le logiciel envoie déjà, et ouvre sa fiche. Ensuite, chaque envoi part avec votre texte : la formule d’appel et ce qui entoure le détail sont les vôtres. La formule de politesse et la signature de l’agence sont ajoutées par le logiciel sous votre texte, comme pour tous les courriels du cabinet : n’en écrivez pas une seconde. L’objet aussi, autour du marqueur « Objet que le logiciel aurait écrit », qui reste : il porte le numéro du rappel, la date de l’appel ou le nom de la réunion. Le modèle vaut pour tout le cabinet, toutes agences comprises.

Ce que Marty impose ne se réécrit pas : les montants, les dates, les références, le lien à suivre. Ils tiennent dans le marqueur « Détail imposé par Marty », que vous placez seul sur sa ligne, où vous voulez dans le texte ; si vous ne le placez pas, il s’ajoute à la fin. Le lien personnel d’une invitation en fait partie : n’en collez pas un autre dans votre texte. Seuls les marqueurs de cet envoi sont proposés sous la zone de texte, et chaque valeur remplacée est insérée comme du texte simple, jamais comme une mise en forme.Ce que le logiciel impose ne se réécrit pas : les montants, les dates, les références, le lien à suivre. Ils tiennent dans le marqueur « Détail imposé par le logiciel », que vous placez seul sur sa ligne, où vous voulez dans le texte ; si vous ne le placez pas, il s’ajoute à la fin. Le lien personnel d’une invitation en fait partie : n’en collez pas un autre dans votre texte. Seuls les marqueurs de cet envoi sont proposés sous la zone de texte, et chaque valeur remplacée est insérée comme du texte simple, jamais comme une mise en forme.

L’aperçu d’un envoi automatique est le texte exact qui partirait, composé sur un dossier d’exemple, détail imposé compris ; le logo et la signature de l’agence s’ajoutent dessous. Le modèle refuse une adresse web ou un numéro de compte ou de téléphone écrit dans le texte : les coordonnées de l’agence sont dans sa signature, celles du syndicat sur les pièces jointes. « Repartir du texte par défaut » remet dans la fiche le texte de Marty, à enregistrer ensuite.L’aperçu d’un envoi automatique est le texte exact qui partirait, composé sur un dossier d’exemple, détail imposé compris ; le logo et la signature de l’agence s’ajoutent dessous. Le modèle refuse une adresse web ou un numéro de compte ou de téléphone écrit dans le texte : les coordonnées de l’agence sont dans sa signature, celles du syndicat sur les pièces jointes. « Repartir du texte par défaut » remet dans la fiche le texte du logiciel, à enregistrer ensuite.

Un envoi ne part jamais sur un texte vide ou incompréhensible. Si votre modèle ne peut pas être appliqué, parce qu’il est désactivé, vide, ou qu’il porte une mise en forme ou un marqueur que cet envoi ne connaît pas, le courriel part avec le texte de Marty, et la liste comme la fiche du modèle vous disent pourquoi. Un écart qui ne se voit qu’à l’envoi, un texte rendu trop long par exemple, se lit dans le journal d’envoi de ce courriel. Un modèle repris de votre ancien outil peut être dans ce cas : ouvrez-le, corrigez-le ou repartez du texte par défaut.Un envoi ne part jamais sur un texte vide ou incompréhensible. Si votre modèle ne peut pas être appliqué, parce qu’il est désactivé, vide, ou qu’il porte une mise en forme ou un marqueur que cet envoi ne connaît pas, le courriel part avec le texte du logiciel, et la liste comme la fiche du modèle vous disent pourquoi. Un écart qui ne se voit qu’à l’envoi, un texte rendu trop long par exemple, se lit dans le journal d’envoi de ce courriel. Un modèle repris de votre ancien outil peut être dans ce cas : ouvrez-le, corrigez-le ou repartez du texte par défaut.

Les textes repris de votre ancien portail

Si votre cabinet a été repris de son ancien portail, les textes que vous y aviez retouchés pour ces envois ont été convertis en texte simple à la reprise. Leur mise en forme devient des paragraphes et des lignes, un lien garde son libellé et son adresse, la formule d’appel devient celle de Marty, et la formule de politesse et la signature, que Marty ajoute à chaque courriel, sont retirées. Les lignes que votre texte portait avant les montants, les dates ou le lien sont gardées, sauf celle qui les annonçait en finissant par deux-points ; à partir de la première ligne qui en porte un, c’est le détail imposé par Marty qui part, et l’objet est celui que Marty aurait écrit. Si vous aviez déjà personnalisé cet envoi dans Marty, c’est votre modèle qui part, et le texte de l’ancien portail n’est pas repris.Si votre cabinet a été repris de son ancien portail, les textes que vous y aviez retouchés pour ces envois ont été convertis en texte simple à la reprise. Leur mise en forme devient des paragraphes et des lignes, un lien garde son libellé et son adresse, la formule d’appel devient celle du logiciel, et la formule de politesse et la signature, que le logiciel ajoute à chaque courriel, sont retirées. Les lignes que votre texte portait avant les montants, les dates ou le lien sont gardées, sauf celle qui les annonçait en finissant par deux-points ; à partir de la première ligne qui en porte un, c’est le détail imposé par le logiciel qui part, et l’objet est celui que le logiciel aurait écrit. Si vous aviez déjà personnalisé cet envoi dans le logiciel, c’est votre modèle qui part, et le texte de l’ancien portail n’est pas repris.

La section « Envois automatiques » dit « repris de l’ancien portail » pour un texte converti qui part tel quel. Elle dit « à refaire » pour un texte qui n’a pas pu l’être, avec la raison : un marqueur que Marty ne connaît pas, une adresse web, celle d’un lien comprise, ou un numéro dans le texte, un caractère codé que Marty ne sait pas relire, ou une formule d’appel écrite sur la même ligne que les montants ou les dates, qui partirait avec eux. Une ligne en tête de la section compte les textes repris et ceux à refaire. Tant qu’il n’est pas réécrit, cet envoi part avec le texte de Marty. Ouvrez le modèle, corrigez-le ou repartez du texte par défaut, puis enregistrez. Un texte repris que vous réécrivez se dit ensuite « modèle du cabinet ».La section « Envois automatiques » dit « repris de l’ancien portail » pour un texte converti qui part tel quel. Elle dit « à refaire » pour un texte qui n’a pas pu l’être, avec la raison : un marqueur que le logiciel ne connaît pas, une adresse web, celle d’un lien comprise, ou un numéro dans le texte, un caractère codé que le logiciel ne sait pas relire, ou une formule d’appel écrite sur la même ligne que les montants ou les dates, qui partirait avec eux. Une ligne en tête de la section compte les textes repris et ceux à refaire. Tant qu’il n’est pas réécrit, cet envoi part avec le texte du logiciel. Ouvrez le modèle, corrigez-le ou repartez du texte par défaut, puis enregistrez. Un texte repris que vous réécrivez se dit ensuite « modèle du cabinet ».

Le texte d’origine est gardé tel quel : la fiche du modèle le montre sous « Texte de l’ancien portail, gardé tel quel », pour que vous puissiez reprendre une phrase. Un modèle que vous aviez désactivé sur l’ancien portail reste désactivé.

Ce qui peut vous empêcher de modifier

Votre profil ouvre le Centre d’envoi en lecture seule. Vous relisez tous les modèles, aucun bouton de modification ne s’affiche, et une phrase vous le dit plutôt que de vous laisser devant un formulaire grisé. Le droit d’écriture s’accorde depuis les comptes et droits du cabinet.
Le modèle est verrouillé. Son texte engage le cabinet, et seule sa direction peut le rouvrir. Vous le lisez, vous ne le corrigez pas.
Vous avez retiré les deux canaux. Un modèle doit partir par email, par courrier, ou par les deux : l’enregistrement vous le rappelle plutôt que de vous laisser un modèle qui ne sert à rien.

Supprimer un modèle

La suppression est réservée à la direction du cabinet : le président, le directeur financier, le directeur de la copropriété et l’administrateur. Pour eux, le bas de la fiche porte « Supprimer ce modèle », qui demande une confirmation avant d’agir. Les messages déjà partis gardent leur texte ; le modèle, lui, ne pourra plus être appelé.

Un modèle verrouillé ne se supprime pas, même par la direction. Il se déverrouille d’abord. Pour simplement ne plus s’en servir, décochez « Actif » : il reste consultable.

Retrouver une version précédente

Chaque correction du texte conserve la version d’avant, en bas de la fiche, avec sa date. Vous relisez ce que disait la lettre l’an dernier sans avoir à le demander à personne. L’historique se remplit à partir de la première modification : un modèle jamais retouché n’en a pas.

Les modèles depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de créer un modèle, d’en corriger un, de personnaliser un envoi automatique ou de supprimer un modèle. L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte le texte entier, ligne par ligne, et vous dit quand le modèle est celui d’un message d’accès à votre espace : chaque invitation ou lien de connexion partira ensuite avec ce texte. Si le modèle a changé entre la carte et votre validation, rien n’est enregistré.

Ce que cet écran ne fait pas encore

Il n’envoie rien. Écrire un modèle ne déclenche aucun message ; l’envoi part des écrans du métier, depuis le dossier concerné.
Il ne vous montre pas ce qui est réellement parti : c’est l’historique des envois, dans les réglages, et un lien de cet écran y mène. Si votre cabinet a demandé que ses agences soient cloisonnées, vous n’y lisez que les envois de vos agences, et un envoi qui ne relève d’aucune agence n’y figure que pour les responsables du cabinet ; sinon, vous y lisez ceux de tout le cabinet. Les invitations adressées au conseil syndical n’y figurent que pour les responsables du cabinet, parce qu’elles contiennent le lien personnel de réponse de chaque membre, comme les messages qui ouvrent à un copropriétaire l’accès à son espace ou l’y connectent. Les réponses aux demandes et aux tickets n’y figurent que si vous avez aussi accès aux tickets. Seuls les envois d’accueil, de relance, de comptabilité, de travaux, les envois généraux et les réponses aux demandes y figurent pour les collaborateurs qui ne sont pas responsables du cabinet ; toute autre nature d’envoi reste réservée aux responsables.
Les adresses d’expédition, elles, ne se choisissent pas ici. Un modèle désigne l’usage auquel il s’adresse, et l’adresse exacte se décide à l’envoi, d’après cet usage et l’agence du dossier. Elle se règle dans les services extérieurs du cabinet. L’historique des envois la montre ensuite, dans sa colonne Expéditeur : vous y voyez de quelle adresse chaque envoi est parti sans avoir à l’ouvrir.