Les mandats

Ce qu’un mandat rassemble

Un mandat est la mission que le syndicat des copropriétaires confie à votre cabinet : administrer son immeuble. Il porte une référence, un immeuble, une agence, une date de prise d’effet, une durée et des honoraires.

Trois mots voisins ne désignent pas la même chose, et les confondre coûte cher. L’immeuble est le bien, celui auquel les lots se rattachent. Le mandat est la mission, et il survit à ses renouvellements. Le contrat de syndic en porte les conditions, particulières et générales, pour une période donnée. Un quatrième objet ne se mélange pas aux trois : les contrats de prestation, ceux que la copropriété signe avec ses fournisseurs.

Un mandat vit plus longtemps que le contrat de syndic qui le porte : il se renouvelle. La liste n’affiche donc qu’une ligne par mandat, celle du contrat qui court aujourd’hui, et l’ensemble des contrats successifs se lit ensuite depuis la fiche. C’est la référence qui les rassemble, et c’est pour cela qu’elle ne se modifie plus une fois posée.

Le statut ne se saisit pas : il se déduit des dates et de l’approbation. Un mandat dont la date de fin est passée s’affiche « Échu » sans que personne ait à le déclarer.

Retrouver un mandat

La liste s’ouvre sur tout votre portefeuille : les mandats qui courent, ceux qui arrivent, sous un contrat en projet ou approuvé qui n’a pas encore pris effet, et ceux qui sont arrivés à échéance, renouvelés ou non. Seuls les mandats résiliés sont mis de côté, sauf quand un nouveau contrat, en projet ou approuvé, prend leur suite : ceux-là restent dans la liste.

Le bouton « Afficher aussi les résiliés », au-dessus du tableau, annonce combien sont mis de côté et les affiche ; « Masquer les mandats résiliés » revient à la vue de départ. La recherche, elle, les retrouve sans qu’on ait à l’actionner : dès que vous tapez, elle cherche dans tout l’historique du dossier, y compris les contrats qui n’apparaissent pas.

• •Elle porte sur l’immeuble, la référence, l’agence, l’équipe et le statut.
• •Un mandat retrouvé par le nom du gestionnaire d’un ancien contrat ressort, même si la ligne affichée montre quelqu’un d’autre aujourd’hui.
• •Les références se rangent par leur valeur et non par leur texte : 20 vient avant 100, et 013 après 7.

Dans la liste des copropriétés, un petit anneau suit le nom de l’immeuble dont l’entrée en gestion est en cours et n’est pas finie : il se remplit à mesure que les étapes de la reprise sont faites, et le survoler dit « Onboarding », le compte des étapes faites et ce qui reste. Un clic ouvre l’entrée en gestion. Une copropriété sans entrée en gestion en cours ne porte pas d’anneau : sa reprise se suit sur son tableau de bord.

Ne voir qu’un portefeuille

La liste peut se restreindre aux mandats d’un collaborateur, qu’il en soit gestionnaire, assistant ou comptable. Le filtre reste affiché au-dessus du tableau et se retire d’un clic : une liste restreinte sans moyen visible d’en sortir vous ferait chercher un dossier qui est pourtant là.

Le filtre tient aussi pendant une recherche. Vous ne verrez donc jamais ressortir les dossiers d’un collègue parce que vous avez tapé trois lettres.

Arriver depuis l’accueil sur une liste déjà filtrée

Une carte de l’accueil mène à sa propre liste, pas à la liste générale. Depuis « Mandats en préavis », la liste des mandats s’ouvre sur les seuls mandats en préavis de résiliation, ceux de votre portefeuille quand la carte ne compte que les vôtres ; depuis la carte du registre national, sur les copropriétés que le registre n’attribue plus au cabinet. Une adresse de la liste peut aussi ne montrer que les mandats échus, à renouveler.

Le filtre est nommé au-dessus du tableau et se retire d’un clic, comme le portefeuille. Il tient pendant une recherche, et il reste dans l’adresse : un lien copié ou une page rechargée rouvre la même liste. Les flèches d’une copropriété ouverte depuis une liste filtrée sur les préavis ou les échus parcourent cette liste ; depuis la liste du registre, elles parcourent tout votre portefeuille.

Créer et corriger

Un mandat se crée depuis le bouton en haut de la liste. Deux renseignements sont exigés : l’immeuble et la référence. Sans immeuble le mandat s’afficherait sans nom, et sans référence il ne pourrait jamais être rattaché à ses propres renouvellements.

La référence arrive proposée : celle qui suit la plus haute de votre portefeuille, à la même largeur, 201 après 200. Si vous la laissez telle quelle, le numéro définitif est attribué à l’enregistrement : celui qui suit la plus haute référence de tout le cabinet. Il peut donc aller plus loin que celui proposé, et un message vous le dit à l’ouverture de la fiche. Les numéros laissés libres dans la suite ne sont pas repris, parce qu’ils ont pu servir avant à des copropriétés dont les dossiers existent encore. Vous pouvez aussi saisir la référence vous-même : elle est refusée si une autre copropriété la porte déjà, et acceptée si c’est celle d’un mandat précédent du même immeuble. Une fois enregistrée, elle ne se modifie plus. Un premier mandat commence à 001. Quand vos références ne sont pas des numéros, rien n’est proposé et vous la saisissez.

Un immeuble ne porte qu’un mandat actif à la fois. À la création, le choix de l’immeuble ne propose que ceux qui n’ont pas de mandat en cours ou à venir, et dit combien sont écartés, y compris ceux qu’une agence que vous ne voyez pas gère déjà, sans la nommer. Quand vous changez l’immeuble d’un mandat existant, depuis sa fiche, seuls les immeubles retenus par les mandats que vous voyez sont écartés, le sien restant proposé : un immeuble déjà géré par une agence que vous ne voyez pas n’y est pas écarté d’avance, et c’est l’enregistrement qui le refuse, par « Cet immeuble est déjà sous mandat. » Un immeuble dont le mandat est échu ou résilié redevient proposable. L’adresse s’affiche à côté du nom, pour distinguer deux résidences qui se ressemblent, et une fois l’immeuble choisi, à la création comme en modification, son immatriculation au registre national apparaît dessous, ou la mention qu’elle manque.

Si l’immeuble n’existe pas encore, « Créer un immeuble » le crée sans quitter la saisie du mandat, à la création comme quand vous videz le champ pour changer l’immeuble d’un mandat existant : son nom, et son adresse si vous l’avez. Il est choisi aussitôt, et ce que vous aviez déjà tapé reste en place. Un nom déjà présent au portefeuille est refusé, sans tenir compte des accents ni de la ponctuation ; si cet immeuble est libre, vous pouvez le choisir directement. L’immatriculation et les lots se complètent ensuite dans la fiche de l’immeuble. Cette porte n’apparaît que si votre profil peut modifier le portefeuille ; sinon, l’écran vous le signale.

La fiche s’ouvre en consultation, avec l’adresse et l’immatriculation de l’immeuble sous son nom. Le bouton « Modifier » ouvre la saisie, et l’enregistrement vous prévient si quelqu’un a modifié la même fiche entre-temps : il vous nomme alors les renseignements qui ont changé, sans rien écraser et sans vous faire perdre ce que vous veniez de taper.

Le syndicat des copropriétaires est rattaché tout seul, à partir de l’immeuble choisi. Vous n’avez pas à le désigner, et il ne peut donc pas se retrouver rattaché à une autre copropriété.

En saisie, la date de fin se remplit toute seule dès que vous touchez à la prise d’effet ou à la durée. Elle tombe la veille de la date anniversaire : douze mois pris le 1er janvier 2026 s’achèvent le 31 décembre 2026, et le contrat suivant reprend le 1er janvier 2027, sans jour de vacance ni chevauchement. La valeur proposée reste modifiable, et rien n’est écrit avant que vous n’enregistriez.

Valider un projet, ou revenir dessus

Un mandat préparé mais pas encore soumis à l’assemblée porte le statut « Projet ». Il n’apparaît pas dans la liste et ne compte pas comme mandat en cours : il attend une décision, et sa fiche vous l’annonce en haut de page.

• •Validez-le une fois l’assemblée tenue. Il devient « Approuvé », puis « En cours » de lui-même à sa date de prise d’effet : valider date l’approbation, cela n’avance pas le début du mandat, et le mandat précédent court jusqu’à sa propre échéance.
• •Abandonnez-le si le renouvellement ne se fait pas. Le projet est supprimé, et le mandat en cours n’est pas touché.
• •Tant qu’un mandat approuvé n’a pas pris effet, l’approbation peut être reprise et le mandat redevient un projet. Une validation faite trop vite, mauvais dossier ou assemblée reportée, n’a pas à rester définitive.

Tant que le projet n’a pas pris effet, la copropriété reste représentée par le contrat en cours : les courriers et leurs pièces, l’en-tête des documents, l’agence des envois et les ventes reprises par l’assistant suivent ce contrat, et non le projet. Une assemblée en préparation ou une entrée en gestion déjà ouverte est reprise, quel que soit le contrat qui la porte, plutôt que d’en ouvrir une seconde. Quand plus aucun contrat ne court, c’est le dernier contrat qui a réellement couru, sa résiliation comprise, qui la représente.

Revenir sur une approbation demande un motif, et il est obligatoire : dans six mois, personne ne saura autrement pourquoi ce mandat est redevenu un projet. Le motif reste au journal d’activité.

Aucune de ces décisions ne passe par une boîte de dialogue du navigateur. Chacune ouvre une question qui reste sur la page, vous dit ce qui va être écrit avec les dates concernées, et se referme sans rien faire si vous revenez en arrière. Passée la prise d’effet, en revanche, un mandat produit des actes : il se résilie, il ne se défait plus. Un mandat résilié affiche sa date de fin et sa cause, puis quand et par qui la résiliation a été enregistrée.

À la date de fin d’un mandat résilié, plus aucun geste d’argent ne se fait pour sa copropriété : aucun prélèvement ne s’y prépare, ne se présente à la banque ni ne s’y signe, aucun mandat de prélèvement ne s’y modifie, aucun appel de fonds ne s’y comptabilise et aucun avis d’appel neuf ne s’y prépare. Dès que la résiliation est enregistrée, un prélèvement daté du jour de fin ou d’après est refusé, même avant cette date, et un appel daté du jour de fin ou d’après ne se comptabilise pas. Un appel daté d’avant la fin se comptabilise jusqu’à la veille de la fin, mais ses prélèvements datés du jour de fin ou d’après ne se posent pas : cette part se règle autrement. Ce qui est déjà parti à la banque suit son cours, et vous pouvez toujours écarter un prélèvement, annuler une remise ou arrêter un mandat de prélèvement. Le refus dit pourquoi, à vous comme au copropriétaire. La copropriété quitte alors l’espace de ses copropriétaires : ils n’y consultent plus ses documents, leur compte ni leurs demandes, et s’adressent au syndic désormais en charge. Quand un nouveau contrat prend la suite sous la même référence, lors d’un transfert d’agence par exemple, le mandat continue : posez le nouveau contrat avant de résilier l’ancien, car entre les deux les gestes d’argent sont refusés.

Préparer le contrat de renouvellement

Quand le dernier contrat d’un mandat court, est en préavis ou est échu, la fiche « Le contrat de syndic » propose « Préparer le contrat » aux profils qui peuvent modifier les mandats. L’écran qui s’ouvre est prérempli : le nom, l’adresse et l’immatriculation de la copropriété, son nombre de lots principaux, une prise d’effet au lendemain de la fin du contrat en cours, la même durée, et les honoraires revalorisés du taux de révision par défaut quand votre profil le lit ; sinon vous le saisissez.

• •Modifiez la durée ou la date de fin : l’autre se recalcule, la fin tombant la veille de la date anniversaire.
• •Modifiez le pourcentage de révision ou le nouveau forfait : l’autre se recalcule. Le forfait est arrondi à l’euro et fait foi, et le montant toutes taxes comprises s’affiche à côté.
• •Complétez le nombre de visites, leur durée minimum et la date de reddition des comptes, au format jour et mois.
• •Choisissez l’agence quand votre cabinet en a plusieurs : c’est elle qui désigne le modèle utilisé.
• •Si un contrat plus récent a été créé, approuvé ou abandonné entre-temps sur ce mandat, rien n’est généré et votre saisie reste à l’écran : retournez à la fiche du mandat, où le renouvellement en projet ou approuvé s’affiche avec ses décisions.

« Générer le contrat en PDF » compose le contrat depuis le modèle PDF de l’agence, importé de son contrat Word dans les documents type du cabinet, et le télécharge ; les zones sans valeur y sont en pointillés. Tant que l’agence n’a pas importé ce modèle, le bouton devient « Générer le contrat Word » et remplit le Word déposé, comme avant. La même action crée un contrat en projet sur ces dates et ce montant, quand les deux dates et le nouveau forfait sont renseignés ; sinon l’écran vous dit que le projet n’a pas été enregistré. Le projet attend l’assemblée : ses décisions s’affichent en haut de la fiche du contrat qui court, et c’est là qu’il se valide ou s’abandonne. Une fois ce projet créé, le bouton devient « Préparer de nouveau le contrat » : l’écran se rouvre sur les conditions du projet. Avec le modèle PDF de l’agence, générer de nouveau met à jour ce même projet au lieu d’en créer un second. Avec un modèle Word, le projet n’est pas mis à jour : le contrat est seulement téléchargé, et l’écran vous le dit avant que vous ne génériez ; pour changer les conditions du projet, importez le modèle en PDF ou modifiez le projet depuis sa fiche. Si ce projet a déjà été présenté aux copropriétaires, par une convocation partie ou un vote, et que vous en modifiez les conditions, l’écran vous le dit avant de générer : vous choisissez de générer quand même ou de reprendre la saisie. Composé en PDF, le contrat est aussi rangé sur ce projet et joint au point « Désignation du syndic » des assemblées à venir dont la convocation n’est pas partie : vous n’avez pas à le déposer de nouveau, et une assemblée déjà convoquée garde le contrat que les copropriétaires ont reçu. Après la génération, l’écran vous dit si le contrat a été rangé sur le projet, ou vous invite à déposer le fichier téléchargé sur la fiche quand il n’a pas pu l’être. S’il reste des éléments à compléter, il est rangé quand même et l’écran vous en avertit : complétez la saisie et préparez de nouveau le contrat avant d’envoyer la convocation, le nouveau document remplacera celui-ci. Si un collègue a modifié le contrat en projet pendant la préparation, le contrat n’y est pas rangé, pour qu’un document aux anciens termes ne parte pas avec la désignation : relisez le projet, puis recommencez. Un contrat rempli depuis le Word ne se range pas seul : enregistrez-le en PDF, puis déposez-le sur la fiche du contrat en projet.

Ce que vous corrigez sur cet écran ne vaut que pour ce contrat. Un nom, une adresse ou une immatriculation absente se complète dans la fiche de l’immeuble, pour ne pas avoir à la ressaisir au prochain renouvellement. Si le document signale des zones restées telles quelles, c’est que le modèle les a découpées en plusieurs morceaux : ressaisissez-les d’un seul tenant dans le modèle, puis déposez-le de nouveau et, s’il sert en PDF, mettez à jour le modèle PDF depuis ce Word.

Joindre le contrat en PDF à l’assemblée

Un contrat en projet porte, sous sa carte, une zone « Contrat de syndic en PDF ». Le contrat composé en PDF au renouvellement s’y dépose de lui-même, même s’il reste des éléments à compléter : l’écran du renouvellement vous en avertit alors. Pour un contrat préparé autrement, enregistrez-le en PDF, sans en retoucher la mise en page, puis déposez-le là : il est joint de lui-même au point « Désignation du syndic » de chaque assemblée à venir de la copropriété dont la convocation n’est pas encore partie. Un nouveau PDF remplace le précédent, sur le projet comme sur ce point ; le retirer le retire aussi de ces assemblées. Si vous avez réécrit l’intitulé du point « Désignation du syndic », le logiciel ne le reconnaît plus et n’y joint pas le PDF. Redonnez au point son intitulé « Désignation du syndic », puis déposez de nouveau le PDF. Une pièce que vous joignez vous-même à ce point reste à votre charge : le logiciel ne la remplace pas et ne la retire pas.

Une fois la convocation partie, la pièce jointe ne bouge plus : c’est celle que les copropriétaires ont reçue. La fiche vous prévient quand le projet a déjà été présenté à une assemblée ; vous pouvez encore modifier ses conditions ou son PDF. Enregistrer une nouvelle date de prise d’effet, une nouvelle date de fin, une nouvelle durée ou de nouveaux honoraires, ou déposer, remplacer ou retirer son PDF, vous demande alors de confirmer : l’écran rappelle l’assemblée, dit ce que vous modifiez et ce que cela engage. Ne le faites que pour une condition renégociée. Les copropriétaires gardent la pièce déjà reçue ; le nouveau PDF se joint aux seules assemblées à venir dont la convocation n’est pas encore partie. Un PDF retiré ou remplacé ne se restaure pas : déposez-le de nouveau. Un point « Désignation du syndic » que l’ordre du jour type du cabinet pose après le dépôt reçoit le PDF au moment de la pose. Un point ajouté à la main après le dépôt ne le reçoit qu’au dépôt suivant : déposez-le de nouveau pour qu’il y soit joint. Seul le format PDF est accepté ici.

Facturer les honoraires du contrat automatiquement

Sur la fiche d’un contrat de syndic qui n’est plus en projet, la zone « Facturation automatique des honoraires » s’affiche pour qui ouvre la facturation, et se règle pour qui peut y écrire. « Paramétrer » demande trois choses : la date de démarrage, préremplie par la prise d’effet du contrat ; le rythme des honoraires, annuels, trimestriels ou mensuels ; et leur facturation en début ou en fin de période. Le démarrage ne peut tomber ni avant la prise d’effet, ni avant le lendemain de ce qui est déjà facturé sur le contrat précédent : l’écran donne alors la date au plus tôt. Le logiciel calcule l’échéancier sur les périodes civiles, un prorata au jour pour une première période commencée, et vous le montre avant de valider.

« Valider la facturation » vous dit ce qui part : les échéances déjà passées sont facturées le jour même, pour le montant annoncé, les suivantes le jour de leur échéance. Si le contrat change pendant votre confirmation, rien n’est validé ni facturé, et l’écran le dit : « Le contrat a été modifié pendant votre confirmation : rien n’a été validé ni facturé. L’échéancier affiché est recalculé sur le contrat à jour ; vérifiez-le, puis validez de nouveau. »

• •Chaque facture est émise par le logiciel, au nom du cabinet et sans être rattachée à aucun collaborateur, avec son PDF : elle passe en charge de l’immeuble, sur sa clé principale, au crédit du compte du cabinet. Elle s’intitule « Honoraires forfaitaires » suivi de sa période, « 4T2026 », « 10/2026 » ou « 2026 », et le détail d’un prorata s’affiche sous elle dans l’échéancier.
• •Les factures et avoirs d’honoraires émis par le logiciel entrent directement dans la pile « À payer » des factures, avec leur écriture et leur PDF, sans bon à payer : le comptable n’a plus qu’à générer le virement.
• •La dernière période commencée se facture en entier, même au-delà de la fin du contrat. Quand le contrat suivant est validé après l’assemblée, le logiciel reprend la facturation au lendemain de la fin du précédent, au même rythme et aux nouveaux honoraires, et émet l’avoir de ce qui avait été facturé au-delà ; à la résiliation, il émet l’avoir des jours facturés après elle. L’échéancier montre chaque avoir, à émettre ou émis.
• •Quand les honoraires du contrat changent après des factures, le logiciel émet une seule pièce de régularisation, datée du jour, pour l’écart sur l’exercice en cours. L’écart sur un autre exercice s’affiche sous « Régularisations des honoraires », à régulariser à la main.
• •Une échéance qui n’a pas pu partir garde son motif dans l’échéancier, et le logiciel réessaie. « Arrêter » met fin à la facturation automatique : les factures déjà émises restent, les échéances à venir sont retirées.

Une échéance arrivée part à la première ouverture du logiciel du jour par un collaborateur de l’agence du contrat, pas à heure fixe ; une échéance échue qui reste à émettre part à la prochaine ouverture du logiciel. Avancer la date de fin d’un contrat n’émet pas d’avoir de lui-même : la dernière période commencée reste facturée en entier.

Retrouver les contrats successifs d’un mandat

Quand un mandat a été renouvelé, une barre en tête de la fiche réunit tous ses contrats, du plus ancien au plus récent : une pastille par contrat, à l’année de sa prise d’effet, encadrée d’une flèche vers le contrat précédent et d’une vers le suivant. La pastille du contrat que la fiche détaille se distingue par un filet plus marqué et un fond, et son statut se lit à côté ; un contrat en projet ou approuvé prend la couleur de sa pastille de statut. Survolez une pastille pour lire la période du contrat et son statut. C’est ainsi que vous voyez depuis quand votre cabinet tient la copropriété, sans avoir à chercher les anciens dossiers.

Un immeuble n’a qu’un numéro de mandat, et il le garde : chaque nouveau contrat reprend le numéro de son immeuble, et un contrat sous un autre numéro est refusé. La liste des mandats montre donc une ligne par immeuble, celle de son contrat le plus récent ; la recherche retrouve aussi les contrats plus anciens.

Cliquez sur l’année d’un contrat, ou sur une flèche, pour l’ouvrir : la fiche affiche alors ses conditions, ses échéances et ses honoraires. Un contrat ouvert ainsi se consulte sans se modifier, à une exception : le contrat de renouvellement en projet. Si votre profil permet de modifier les mandats, « Modifier » y change ses conditions, et « Modifier ses conditions », sur sa carte en haut de la fiche du contrat qui court, y mène directement. S’il a déjà été présenté à une assemblée, l’enregistrement vous demande de confirmer. Un PDF déjà déposé sur ce projet garde les conditions de son dépôt : après une modification, déposez-en un à jour dans la zone « Contrat de syndic en PDF » du contrat en cours. « Revenir au contrat en cours » vous ramène à celui sur lequel se font les autres gestes : la validation, l’abandon et le PDF du projet.

Ce ne sont pas les contrats de l’onglet « Contrats de prestation ». Ceux-là sont ceux que la copropriété signe avec ses fournisseurs, chauffage ou ascenseur ; ceux-ci sont les contrats de syndic successifs qui vous lient à elle. Un mandat qui n’a jamais été renouvelé n’affiche pas cette barre.

Ce qu’un mandat ouvre

Ouvrir un mandat ne donne plus sa fiche administrative, mais son tableau de bord : la question qu’on se pose en cliquant est « où en est ce dossier », pas « que dit sa page de garde ». La fiche du contrat de syndic reste à un clic, sous l’onglet « Gestion », à « Le contrat de syndic ».

En tête de la fiche d’une copropriété, son numéro et le nom de l’immeuble sont suivis, à droite, de deux flèches. Elles passent à la copropriété précédente ou suivante en restant sur le même écran : des copropriétaires de l’une aux copropriétaires de l’autre, sans repasser par la liste. Si la voisine n’a pas cet écran, vous arrivez sur le premier écran du même onglet, ou à défaut sur son tableau de bord ; depuis une assemblée ouverte, vous arrivez sur la liste des assemblées de la voisine. L’ordre est celui de la colonne des numéros de la liste des mandats. Ouverte depuis cette liste, la copropriété garde la liste que vous venez de quitter, avec son portefeuille, sa recherche et les mandats résiliés montrés ou non, et vous pouvez changer d’onglet, de l’assemblée générale à la balance, sans la perdre ; les pages du panneau d’une assemblée ouverte la gardent aussi. Ouverte autrement, depuis un lien direct ou la recherche générale, les flèches parcourent tout votre portefeuille. Une copropriété que votre liste ne contient pas, un mandat résilié par exemple, a pour voisines les deux copropriétés de la liste qui l’encadrent. En quittant la copropriété, vers le courrier, les factures ou un autre module, vous quittez aussi la liste. Le même en-tête vous suit dans la comptabilité de la copropriété et sur les écrans de son immeuble.

Sous l’identité de la copropriété, cinq onglets rangent ses écrans : « Tableau de bord », « Gestion », « Comptabilité », « Bâti » et « Documents ». Une seconde rangée, sous l’onglet ouvert, nomme ses écrans : les tâches, les dossiers, l’assemblée générale, le conseil syndical, les copropriétaires et les autres sous « Gestion » ; la balance, le budget, les appels de fonds, la banque et les autres sous « Comptabilité » ; les lots, l’immeuble, les équipements, les compteurs et le plan pluriannuel de travaux (PPT) sous « Bâti ». « Documents » rassemble sur une seule page tout ce qui est rattaché à la copropriété. Passer de l’assemblée générale à la balance ne change pas de fiche : seul l’onglet éclairé se déplace, et le menu de gauche garde « Copropriétés » éclairé. Chaque onglet vous ramène au dernier de ses écrans que vous avez ouvert sur ce poste. Quand la copropriété compte plusieurs immeubles, « Bâti » commence par le choix de l’immeuble. Un écran que votre profil ne vous ouvre pas n’y figure pas, et un onglet dont aucun écran ne vous est ouvert disparaît ; « Bâti » n’existe que pour une copropriété rattachée à un immeuble. Sur un téléphone ou une fenêtre étroite, la seconde rangée devient une liste de choix. Quand les onglets ne tiennent pas dans la largeur, un fondu au bord de la rangée signale qu’il en reste : faites-la glisser, du doigt ou au pavé tactile ; à l’arrivée sur la page, l’onglet ouvert s’affiche en entier. Sur un écran d’ordinateur de moins de 1280 pixels de large, ou quand le texte du navigateur est agrandi, la seconde rangée peut elle aussi défiler pour atteindre ses derniers écrans. Les factures, la facturation, le courrier, les badges et clés et les mutations d’une copropriété s’ouvrent depuis le menu des modules ou la recherche générale.

À droite du nom de la copropriété, une étoile en fait une favorite : elle se remplit, et un second clic la vide et retire la favorite. Elle reste en place sur chaque écran de la fiche, comptabilité et immeuble compris. Tant que rien n’est tapé, le champ entre les deux flèches vous propose d’abord vos copropriétés favorites, puis celles que vous avez ouvertes récemment, puis tout votre portefeuille. Une favorite ou une récente vous ramène à l’onglet où vous l’aviez laissée, ou, si votre compte n’ouvre plus cet onglet, au dossier ou à la comptabilité de la copropriété ; une copropriété de la liste s’ouvre sur l’onglet où vous êtes. Vous gardez vingt favorites au plus : la vingt et unième fait sortir la plus ancienne, et le logiciel vous dit laquelle. Vos favorites restent sur ce navigateur et ne vous suivent pas sur un autre appareil ; un collègue qui se connecte sur le même poste ne voit pas les vôtres.

Le raccourci g puis n mène à la prochaine copropriété de la liste que vous parcourez qui a quelque chose à traiter, directement sur son courrier, puis ses factures, puis sa banque, et repart du début une fois au bout. Quand il n’y a plus rien, il ne bouge pas et le dit. Quand ce raccourci vous mène au courrier ou aux factures d’une copropriété, le lien « Revenir à » suivi de son numéro, au-dessus du titre de la pile de courrier ou en haut du menu sur les factures, vous ramène dans la copropriété avec la même liste, et g puis n continue dans cette liste. Si vous changez d’onglet, de filtre, de page, de tri ou de recherche sur ces écrans, ou ouvrez un pli ou une facture, « Revenir à » vous ramène dans la copropriété sans votre liste ; le bouton Précédent du navigateur la retrouve.

À droite de l’équipe, le bouton « Actions » rassemble les gestes qui engagent toute la copropriété : « Clôturer les comptes », « Éditer un document », « Éditer le carnet d’entretien », « Convoquer une assemblée », « Ouvrir un dossier (sinistre, travaux…) », « Écrire un courrier » et « Modifier l’équipe ». Chacun vous mène à l’écran qui le porte, déjà ouvert sur son formulaire ; « Modifier l’équipe » ouvre une fenêtre sur place, depuis n’importe quel onglet de la copropriété. « Éditer le carnet d’entretien » télécharge directement le carnet de la copropriété en PDF, sans rien à choisir : interlocuteurs, descriptif, compte bancaire, assurances, contrats d’entretien, travaux votés et diagnostics. Ce que le logiciel ne connaît pas encore s’y écrit « Non renseigné ». Le droit de lire les mandats suffit pour l’éditer. Le menu ne propose que ce que votre compte peut faire ; sans aucun de ces droits, le bouton n’apparaît pas.

Entre les deux flèches de l’en-tête, un champ mène à une autre copropriété par son numéro de mandat ou par le nom de l’immeuble, sans vous soucier des accents ; les numéros qui commencent par ce que vous tapez viennent en tête.

Le tableau de bord rassemble les priorités et les repères du dossier dans une même grille. Ce qui appelle une décision vient en premier : les cartes distinguent un travail à faire, une liste vide et une lecture momentanément indisponible. Laissé ouvert dans un onglet, il se relit quand vous y revenez.

La carte des tâches, en tête, se coche sur place : une tâche faite se coche d’un clic sans quitter le tableau de bord, et se décoche aussitôt si le clic était mal placé. Il faut pour cela le droit de modifier le dossier ; sans lui, la carte se lit et renvoie à la liste des tâches. Sous la liste, « Voir les tâches closes » montre à leur place les tâches faites ou écartées, la plus récemment close en tête : une tâche faite se décoche pour la rouvrir, une tâche écartée affiche son motif et se rouvre depuis la liste des tâches. « Revenir aux tâches à faire » replie la carte. Quand rien n’appelle de décision sur le dossier, la carte laisse place à ce constat, et le même lien figure dessous dès qu’une tâche est close.

L’équipe qui répond de la copropriété, le gestionnaire, l’assistant et le comptable, se lit en pastilles dans l’en-tête de la fiche : chacune donne le rôle et le nom au survol. Les profils de direction l’affectent par « Modifier l’équipe », dans le menu « Actions », depuis n’importe quel onglet : une fenêtre s’ouvre, où l’on cherche un collègue par son nom, et où un poste peut rester vacant. Un collaborateur dont une absence déclarée n’est ni close ni annulée ne peut pas recevoir de nouveau mandat, même avant le premier jour de cette absence, et l’écran vous en donne la raison à l’enregistrement. Dans la liste de la fenêtre, la pastille « Indisponible » se pose à côté de son nom à partir du premier jour de l’absence ; une absence annulée ne la pose pas. Quand un rôle est tenu par intérim, la fenêtre le dit sous le nom du remplaçant : « par intérim », avec le nom du titulaire et sa date de retour prévue, ou « à une date non fixée ». L’intérim se confie et se termine depuis la fiche de l’absence, dans Ressources humaines, où le lien « Gérer l’intérim » vous mène si votre profil y a accès. Un intérim confié avant le premier jour de l’absence s’y lit « À venir », avec sa date : le remplaçant prend le rôle ce jour-là, et le titulaire le garde jusque-là. Une absence s’y déclare avec son motif, arrêt maladie, congé maternité, congé prolongé, départ, ou autre avec une précision en quelques mots, et seuls la direction et les administrateurs du cabinet lisent ce motif, sur la liste comme sur la fiche. Un motif déclaré ne se modifie pas : pour le changer, clôturez l’absence et déclarez-la de nouveau. Remplacer ou retirer depuis la fenêtre une personne qui assure un intérim est une décision définitive, et l’écran vous le dit avant d’enregistrer : au retour du titulaire, ce rôle ne lui revient pas d’office.

« Éditer un document », dans le menu « Actions » en tête de la copropriété, produit sa balance, son grand livre ou son état des dépenses, en PDF ou en tableur, sans passer par la comptabilité : le droit de la lire suffit, sans celui de la modifier. Il ouvre une fenêtre au premier plan, sans décaler la page, qui se ferme par « Fermer », par Échap ou d’un clic à côté, et vous rend au bouton « Actions ». Elle s’ouvre sur la balance arrêtée à la fin de l’exercice en cours, ou du plus récent si aucun ne court aujourd’hui : une écriture déjà passée pour une date à venir de cet exercice y figure donc, et la date se corrige dans la fenêtre. Un autre exercice se choisit dans la fenêtre, et ses dates se posent seules. Le document se télécharge, il ne se range nulle part. Une copropriété qui n’a pas encore d’exercice comptable n’a rien à éditer, et la fenêtre ne s’y ouvre pas. L’article sur la comptabilité détaille ce que contient chaque document.

La carte des factures fournisseurs y dit où en sont les factures de la copropriété, pile par pile : combien sont à codifier, à valider, en attente et à payer. Chaque nombre ouvre la page des factures sur sa pile, déjà filtrée sur cette copropriété. Une pile vide affiche son zéro sans mener nulle part. Le nombre des factures en attente passe en rouge quand l’une d’elles attend depuis plus de trente jours. Dessous, les cinq factures à valider ou en attente les plus pressées sont listées. La carte ne s’affiche que si les factures fournisseurs vous sont ouvertes.

• •Les tâches du dossier, à cocher directement, avec l’urgence et le retard visibles sans ouvrir. Une échéance se tape au format français ou se choisit dans le calendrier, au clavier comme sur mobile.
• •Les copropriétaires, déduits des lots de l’immeuble, regroupés par personne et non par lot.
• •Depuis cette liste, la balance des copropriétaires et les courriers de l’immeuble s’ouvrent selon vos droits. Le compte, les modalités de paiement et les préférences d’envoi restent accessibles dans chaque fiche.
• •Les convocations à envoyer et les tâches post-assemblée encore ouvertes ont leurs cartes sur le tableau de bord. La carte des convocations s’allume dès que les comptes d’un exercice clos sont prêts pour l’assemblée, validés au contrôle des comptes ou leurs corrections validées, et tant que l’assemblée n’est pas convoquée. Elle le dit aussi quand l’assemblée reste à créer ou à dater, et compte les jours jusqu’à la date limite d’envoi. Les liens ouvrent les paramètres de l’assemblée concernée, où se saisit la date d’envoi de la convocation, la liste des assemblées ou les tâches ; une lecture indisponible n’est jamais présentée comme une liste vide.
• •Le conseil syndical : sa composition, en pastilles, une par membre, la présidence mise en avant, qui en fait partie depuis quand, quand cette date est connue, et les rencontres passées et à venir. Si votre profil peut modifier le conseil, un clic sur une pastille ouvre la fiche du membre au premier plan, où sa désignation se modifie, et la corbeille de la pastille le retire du conseil. Le champ « + Ajouter un membre », après les pastilles, cherche un copropriétaire de l’immeuble au fil de la frappe : « siège déjà » signale celui au titre duquel quelqu’un siège en ce moment ou siégera, et le choix ouvre la désignation avec ce copropriétaire déjà posé. Désigner une personne au titre d’un copropriétaire n’en fait pas son représentant : quand ce lien n’est pas encore déclaré dans la fiche du copropriétaire, la désignation est enregistrée et l’écran vous rappelle de l’y déclarer. Quand l’immeuble n’a pas encore de liens de propriété, la pastille en pointillés ouvre la désignation, où la personne se cherche dans l’annuaire. Les rencontres se présentent sur une roue : la rencontre courante au centre, entière, ses voisines de part et d’autre, et la couleur de chaque carte dit si la rencontre est à venir, tenue sans compte rendu, complète ou annulée. La roue tourne au clic sur une voisine, à ses flèches, au glissé de côté du doigt ou du pavé tactile, sur les cartes comme sur la frise, et au clavier, flèches de gauche et de droite, Début et Fin ; ces deux touches frappées dans un champ de la carte restent à votre saisie, et un défilement vers le bas reste à la page. Dès que le conseil compte au moins deux rencontres, une frise sous la roue donne un point par rencontre, dans l’ordre du temps, avec la marque d’aujourd’hui : un clic sur un point amène sa rencontre au centre, et « Compte rendu à faire » saute à la prochaine rencontre tenue dont le compte rendu manque. Une rencontre se programme et se modifie dans une fenêtre ; si quelqu’un d’autre l’a changée pendant votre saisie, la fenêtre garde ce que vous avez tapé et vous invite à vérifier avant d’enregistrer de nouveau. Quand vous programmez une rencontre, la date et l’heure se tapent ou se choisissent, et le lieu se remplit selon la nature : l’adresse de la copropriété pour une visite, celle de l’agence pour une réunion ou un contrôle des comptes, ou celle du cabinet quand l’agence n’en a pas. Changer de nature change ce lieu tant que vous ne l’avez pas retouché, et le logiciel propose aussi les adresses de la copropriété, de l’agence et du cabinet ; vous pouvez toujours écrire un autre lieu librement, et il n’est jamais remplacé. Une rencontre que vous programmez à une date déjà passée vous demande confirmation avant d’être enregistrée : c’est le moyen de rattraper une faute d’année, et de saisir quand même une rencontre déjà tenue. Si la personne qui siège n’existe pas encore dans votre annuaire, « Créer cette personne » ouvre sa fiche complète ; une fois créée, la désignation se rouvre telle que vous l’aviez laissée, avec elle déjà choisie, et il ne reste qu’à l’ajouter. Cette porte n’apparaît que si votre profil peut créer une fiche dans l’annuaire.
• •Le contrôle des comptes : quand le comptable vous a notifié que les comptes sont clôturés, l’onglet Conseil syndical le dit au-dessus des rencontres et liste les documents qui attendent : chacun s’ouvre d’un clic, avant même la réunion. « Programmer le contrôle » ouvre une rencontre de nature « Contrôle des comptes », son objet déjà rempli avec l’exercice : les documents se joignent d’eux-mêmes à cette réunion, datée après la fin de l’exercice. Une réunion déjà programmée sous une autre nature les reçoit si vous la passez en « Contrôle des comptes ». Une fois la réunion tenue, vous y confirmez le verdict du conseil : sans correction, les pièces rejoignent la prochaine assemblée ordinaire, et l’écran dit combien y sont jointes, ou qu’elles attendent encore la prochaine assemblée ordinaire ; avec corrections, le comptable désigné sur le mandat est prévenu, et vous l’êtes à votre tour quand il les a validées. Si aucun comptable n’est désigné sur le mandat, l’écran vous le dit plutôt que d’affirmer qu’il est prévenu. Le conseil peut demander des corrections sans les détailler : le verdict s’enregistre quand même, et le comptable n’aura alors que la synthèse et le compte rendu de la réunion pour savoir quoi reprendre. Une correction dont vous donnez une précision ou un montant demande son objet. Quand votre cabinet a souscrit l’assistance et que le compte rendu de la réunion est saisi ou déposé, l’écran demande de lui-même au logiciel de le lire, une seule fois, et le logiciel propose le verdict, marqué « Proposé par le logiciel, à relire », avec la phrase du compte rendu sur laquelle il s’appuie. La lecture se fait en arrière-plan, une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, l’écran dit que la demande attend son tour. Sa proposition remplit le formulaire s’il est encore vide, « Reprendre dans le formulaire » la remet, et « Relire » redemande une lecture ; une lecture fermée ne revient pas d’elle-même. Une lecture redemandée par « Relire » vous prévient de sa fin par une vignette en bas à droite de l’écran, où que vous soyez dans le logiciel, avec un lien vers le conseil syndical ; celle que l’écran demande de lui-même n’en a pas. Rien n’est enregistré avant « Enregistrer le verdict », et le compte rendu déposé est alors joint au verdict : le comptable l’ouvre depuis la clôture.
• •Les suites d’une rencontre : quand votre cabinet a souscrit l’assistance, une rencontre tenue dont le compte rendu est saisi ou déposé propose « Relever les suites à donner ». Le logiciel lit le compte rendu et propose des tâches pour le mandat, avec leur échéance quand le texte en donne une, et des points à inscrire à la prochaine assemblée. La lecture se fait en arrière-plan, une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, l’écran dit que la demande attend son tour ; elle se poursuit même si vous quittez l’écran. Une vignette vous prévient aussi de sa fin en bas à droite de l’écran, où que vous soyez dans le logiciel, avec un lien vers le conseil syndical ; sans clic, elle s’efface d’elle-même au bout de quelques secondes. L’écran dit ensuite ce que la lecture a relevé, en tâches et en points pour la prochaine assemblée, y compris quand elle n’en a relevé aucun. Tout est coché : décochez ce que vous ne voulez pas, puis « Enregistrer ce qui est coché » crée d’un coup les tâches et les demandes d’inscription, qui attendent ensuite au-dessus de l’ordre du jour de l’assemblée. Une tâche marquée « déduite du compte rendu » est à vérifier : le texte ne la demandait pas en toutes lettres. « Ne rien garder » écarte la proposition sans rien créer.
• •Les invitations d’une rencontre à venir se préparent depuis cette même page, une par membre convié, chacune avec son lien personnel de réponse. Chaque message salue le membre par son prénom, ou par son nom quand sa fiche n’en porte pas, et date la rencontre en toutes lettres, « mardi 8 septembre 2026 à 18h30 ». Une relance se prépare ensuite pour les seuls membres qui n’ont pas répondu, et pas deux fois dans la même journée. Ces messages sont confiés à la messagerie du cabinet, qui les remet quand elle est en service : l’écran vous dit après chaque préparation s’ils partent, ou s’il vaut mieux prévenir vous-même les membres. Une invitation qui ne peut pas être remise rend le membre à inviter de nouveau ; c’est aussi le cas d’une invitation restée plus d’une semaine sans partir, et d’une invitation préparée avant la mise en service de l’envoi automatique du cabinet. La liste des conviés marque alors le membre « invitation non envoyée », et le bouton « Renvoyer l’invitation » la prépare de nouveau en un geste, avec celle de chaque autre membre encore à inviter : avant de confirmer, l’écran vous dit si elle partira. Une relance ou un avis d’annulation qui n’ont pas pu partir, restés plus d’une semaine en attente ou préparés avant la mise en service, sont abandonnés, et le membre redevient à relancer ou à prévenir : il suffit de les préparer de nouveau. Un avis de modification n’est pas abandonné, lui : quand l’envoi automatique est en service, un avis resté plus d’une semaine sans partir attend au journal d’envoi, sous « Retenu », que la direction le renvoie ou l’abandonne ; s’il ne peut pas être remis, ou s’il est abandonné, le membre redevient à prévenir, et l’avis suivant lui dit ce qui a changé depuis ce qu’on lui avait réellement annoncé. Une relance remise garde le membre invité, même quand son invitation n’a pas pu partir : elle porte le même lien. Une invitation qu’un avis de modification plus récent remplace ne part pas, l’avis portant le même lien, et aucun message ne part pour une rencontre déjà passée. Un membre sans adresse e-mail est nommé comme tel plutôt que sauté en silence.
• •Quand vous changez la date, l’heure ou le lieu d’une rencontre déjà annoncée, les réponses déjà données sont effacées, puis le logiciel vous propose de préparer un avis de modification pour les membres déjà invités. L’avis dit ce qui change et ce qui était prévu avant, et il reprend le lien de réponse. Annuler une rencontre annoncée vous propose de même un avis d’annulation, avec votre motif s’il y en a un ; il rappelle la date et l’heure annoncées à chaque membre. Rétablir une rencontre dont l’annulation a été annoncée vous propose un avis qui dit aux mêmes membres qu’elle est maintenue. Une relance ne tient pas lieu d’avis : un membre qui n’a pas été prévenu du dernier changement ne reçoit pas de relance, et le logiciel vous propose de lui préparer l’avis de modification. Vous pouvez toujours répondre « Ne pas prévenir », par exemple pour une faute de frappe corrigée dans le lieu, et un membre déjà prévenu ne reçoit pas le même avis deux fois.
• •Pour une réunion de contrôle des comptes, l’invitation, la relance et l’avis de modification emportent les documents de la clôture joints à la réunion, l’état des dépenses dans sa version sans les factures, et le message invite les membres à consulter les factures depuis leur espace personnel. Seuls les documents que la clôture de cette copropriété a joints à la réunion partent. Un document trop lourd pour partir par e-mail ou qui ne tient plus dans le message, une copie pas encore disponible ou à joindre de nouveau depuis la clôture, un état des dépenses sans factures qui reste à générer ou un document ajouté à la réunion en dehors de la clôture ne sont pas joints, et le logiciel vous les nomme.
• •Les clés de l’immeuble se réservent depuis la rencontre elle-même, pour le jour de la visite ou un autre jour : l’article sur les clés et les badges détaille ce geste. Ce sont les immeubles qui portent les trousseaux, donc une rencontre qui n’est rattachée à aucun immeuble n’en propose aucun, et l’écran le dit à la place du panneau plutôt que de rester muet.
• •Les assemblées générales, leur cycle de vie, et les demandes de résolution reçues. Une assemblée se crée depuis cet écran. Tant qu’elle reste à convoquer, son ordre du jour se tient : il part du modèle du cabinet ou se compose point par point, les points s’ajoutent, se corrigent, se retirent, et ils se montent et se descendent au clavier autant qu’à la souris. Une fois la convocation partie, il ne bouge plus. Une assemblée encore à convoquer se supprime, ses pièces allant à la corbeille ; convoquée, elle s’annule avec un motif et reste consultable ; le jour venu, une assemblée qui n’a rien décidé se déclare non tenue.
• •Les dossiers du mandat, filtrés par type, avec leur chronologie, qui porte aussi la vie de leurs tâches : créées, faites, écartées, rouvertes, rattachées au dossier ou déplacées vers un autre. La liste s’ouvre en cartes rangées par type, dans l’ordre du quotidien : intervention, travaux, divers, sinistre, dommages-ouvrage, judiciaire, recouvrement, puis les types propres à votre cabinet, par ordre alphabétique. Les puces du filtre par type suivent le même ordre. « Tableau » la passe en un tableau qui se trie par colonne : numéro, type, objet, étape en frise miniature, responsables, chiffre clé, budget voté, dommages estimés ou dette selon le type, et activité, c’est-à-dire la date de la dernière pièce versée, ou à défaut celle de l’ouverture. Chaque type a sa couleur, au tableau comme en cartes, et un clic sur une ligne ou une carte ouvre le dossier. Sous la liste, le lien des dossiers clos en donne le nombre avant de les déplier, et il suit le type que vous avez filtré ; les dossiers clos suivent la même vue, éteints, en pointillés, le numéro barré, avec « Clos le » et leur motif de clôture.
• •Le numéro d’un dossier dit son type, le numéro de mandat de la copropriété et son rang, compté par type et par mandat à partir de 101 : « SIN-C-00001-101 », par exemple, pour le premier sinistre du mandat C-00001. Un dossier de travaux porte le numéro de son opération comptable. Les dossiers ouverts avant cette numérotation ont été renumérotés, et leur ancien numéro reste affiché sous le nouveau, « anciennement », sur le tableau, sur la carte et sur la fiche : la recherche du tableau, dossiers clos compris, retrouve un dossier par l’un comme par l’autre. Un dossier ne change ni de mandat ni de type.
• •Un sinistre, une dommages-ouvrage, un recouvrement ou une procédure judiciaire porte sur sa fiche un volet propre à son type : nature, assureur, numéros de police et de sinistre, expert, dommages estimés et indemnités reçues pour un sinistre ; position de l’assureur pour une dommages-ouvrage ; dette, mise en demeure, actes et relances pour un recouvrement ; juridiction, avocat, audiences et décision pour une procédure. Il se lit en consultation et passe en saisie d’un clic, et ses listes font leur total. Si ces informations ont été enregistrées ailleurs depuis l’ouverture de la fiche, dans un autre onglet ou par un collègue, le logiciel n’enregistre rien et le dit : votre saisie reste à l’écran, notez-la, puis annulez la saisie pour lire ce qui a été enregistré, et reportez ce qui manque. Dans la zone « Tickets et e-mails rattachés », « Rattacher un ticket » et « Rattacher un e-mail envoyé » joignent au dossier un ticket ou un e-mail envoyé de la même copropriété, et sous les pièces de la carte « Documents », « Rattacher une facture » y joint une facture fournisseur, chacun s’il vous est ouvert. La zone montre les tickets et les e-mails rattachés, et chacun se détache d’un geste. Un ticket ou une facture rattaché s’ouvre sur sa fiche.
• •Sur la chronologie d’un dossier, « Aujourd’hui » sépare ce qui est à venir de ce qui a eu lieu, et le journal des actions se déplie à la demande. Une demande de résolution portée par un dossier y dit son état réel, inscrite à une assemblée, écartée ou ajournée, avec qui l’a demandée et quand, et le motif de la décision se lit sous elle. Tant qu’elle attend une assemblée, elle se retire depuis le dossier ; un dossier clos garde ses demandes, rouvrez-le pour en retirer une. Un courrier déjà reçu pour ce mandat, et que vous pouvez ouvrir, se verse au dossier depuis sa fiche, même s’il est rattaché à un autre sujet, et il s’en retire ; il faut pour cela le droit de lire le courrier. Pour que le pli dise sur sa fiche le dossier qui le porte, et qu’il retourne à sa bannette une fois retiré, il faut aussi le droit de modifier le courrier.
• •« Ouvrir un dossier » demande son type, son objet et sa date d’ouverture, qui part du jour et se corrige pour reprendre un dossier à sa date d’origine. Sur un recouvrement, le copropriétaire débiteur est obligatoire, et l’écran le demande avant d’ouvrir le dossier ; le choisir remplit l’objet par « Impayés » et son nom, si vous ne l’avez pas déjà écrit.
• •Un dossier de travaux naît du vote de l’assemblée, et de lui seul. Choisir le type Travaux change le panneau : « Voté en assemblée le », qui sert de date d’ouverture, la résolution si vous la connaissez, et le « Montant voté », qui devient le budget du dossier, puis « Enregistrer le vote ». Le dossier naît avec sa comptabilité, prête à suivre les appels et les factures, sans rien ouvrir d’abord en comptabilité. La saisie vaut aussi pour une assemblée tenue avant le logiciel ou en dehors de lui.
• •Sur la fiche d’un dossier de travaux, le volet « Travaux votés » donne le budget voté, somme de ses votes, et la liste des votes avec leur date, leur résolution et leur montant. Pour qui ouvre la comptabilité, il montre aussi l’appelé, le dépensé et le reste à régler, avec un lien vers les appels et les factures. Quand une partie de l’appelé a été prise sur le fonds de travaux, le volet le dit sous ces chiffres : « dont tant pris sur le fonds de travaux ». Un dépassement ou un avenant voté à une assemblée suivante complète le même dossier : « Enregistrer un vote complémentaire ». Un vote se corrige par « Corriger », réservé à qui peut écrire en comptabilité, tant que l’opération n’est pas clôturée en comptabilité. Sur un dossier clos, la date et la résolution se corrigent encore, mais le montant voté ne se corrige qu’après la réouverture du dossier. Un dossier de travaux ouvert avant le vote, sans budget ni suivi comptable, le dit sur sa fiche.
• •Tout autre dossier peut donner naissance à des travaux : une intervention, un sinistre, un contentieux. « Enregistrer un vote de travaux à la suite de ce dossier » ouvre le dossier de travaux avec son budget, et le laisse lié à son origine : chaque fiche montre l’autre, « Issu du dossier » d’un côté, « Suite en travaux » de l’autre. La case « Clore ce dossier : la suite se suit dans les travaux » ferme l’origine dans le même geste, si vous le souhaitez ; si elle ne peut pas l’être, une tâche restant à faire par exemple, les travaux sont quand même ouverts et l’écran dit pourquoi l’origine reste ouverte. Le type Intervention, une fuite, une panne, sert justement d’origine.
• •Chaque dossier porte une frise de ses étapes, réglées par votre cabinet pour chaque type. L’étape en cours est mise en avant ; un clic sur une autre étape y passe le dossier, en avant comme en arrière, et chaque changement entre dans la chronologie avec sa date et son auteur. La frise montre où en est l’affaire, elle ne bloque rien. La dernière étape ne se clique pas : on y arrive en clôturant le dossier avec son motif, et une réouverture le ramène à l’étape où il était à sa clôture, ou à l’avant-dernière si cette étape n’existe plus. Un dossier resté sur une étape que le cabinet a retirée la garde, et la frise vous invite à en choisir une autre quand il avancera. Changer d’étape demande le droit de modifier les dossiers du mandat ; un administrateur trouve sous la frise le lien « Régler les étapes ».
• •Sur la fiche d’un dossier, la carte « Documents » range les pièces en grille d’aperçus et dit leur nombre ; le nom de chaque pièce se lit sous sa tuile, sur deux lignes au plus, et au survol la tuile grossit et donne son nom entier et sa date. Les aperçus se remplissent dans l’ordre de la grille, de haut en bas ; celui que le logiciel n’a pas pu dessiner tout de suite se redemande de lui-même quelques secondes plus tard. Des fichiers s’y déposent : glissez-les sur la dernière tuile, marquée « + », ou cliquez-la pour les choisir, plusieurs à la fois. Chacun devient une pièce datée du jour ; tout type de fichier est accepté, 30 Mo au plus par fichier, et le logiciel nomme ceux qu’il refuse sans bloquer les autres. Un scan plus lourd se rescanne en 200 dpi ou se compresse avant d’être déposé. Pendant l’envoi, chaque fichier montre où il en est, et le logiciel dit à la fin ce qui a été versé. Si la connexion est coupée pendant l’assemblage d’un fichier, le logiciel ne sait pas s’il a été versé : il relit la liste des pièces à la fin de l’envoi et vous invite à y vérifier sa présence avant de le déposer à nouveau. Un PDF ou une photo JPEG, PNG, GIF ou WebP s’ouvre dans un onglet d’un clic sur sa tuile, un autre fichier se télécharge, une photo HEIC d’iPhone comprise, et un courrier, un ticket ou une facture s’ouvre sur sa fiche. Une telle photo se reconnaît à son aperçu, un PDF à celui de sa première page, un autre fichier à la pastille qui dit sa nature, document, tableur, courriel, archive, ou simplement fichier ; un PDF que le logiciel ne sait pas dessiner, un PDF protégé, abîmé ou un très gros PDF par exemple, garde sa pastille « PDF » et s’ouvre comme les autres. La corbeille, dans l’angle de la tuile, dit avant d’agir ce que le retrait emporte : un fichier déposé au dossier part à la corbeille, d’où il se restaure ; un document venu d’ailleurs n’est que détaché. Il faut pour cela le droit de modifier les dossiers du mandat et les documents de la copropriété.
• •Depuis la fiche d’un dossier encore ouvert, « Créer une tâche » en ajoute une qui lui est rattachée : ce qu’il y a à faire, pour quand, et des précisions si besoin. Elle apparaît aussitôt sur la fiche du dossier et dans les tâches du mandat, où l’on choisit qui s’en charge. Un dossier clos n’en reçoit plus : rouvrez-le si le sujet repart. Il faut pour cela le droit de modifier le dossier.
• •Quand votre cabinet a souscrit l’assistance, « Écrire le résumé » ou « Refaire le résumé » demande au logiciel de relire les pièces PDF d’un dossier encore ouvert, puis d’en écrire le résumé : où en est l’affaire, ce qui bloque, la prochaine échéance, ce qui manque au dossier. Il en relève aussi les faits datés, qui rejoignent la chronologie. La demande se traite en arrière-plan, une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, la fiche dit que la demande attend son tour. Elle se poursuit même si vous quittez l’écran, et la fiche se met à jour seule quand elle se termine. Une vignette vous prévient aussi de sa fin en bas à droite de l’écran, où que vous soyez dans le logiciel, avec un lien vers cet écran ; sans clic, elle s’efface d’elle-même au bout de quelques secondes. Un fait que vous avez écarté ne revient pas à la relecture suivante. Si les faits n’ont pas pu être relevés, le résumé est quand même posé et la fiche le dit ; si le résumé lui-même n’a pas pu être écrit, la fiche en donne la raison et le bouton revient. Une pièce dont la lecture n’a pas abouti est dite « non lue pour l’instant » : le logiciel la retentera à une prochaine demande de résumé, quelques fois au plus, puis elle attendra que vous demandiez sa relecture. « Relire cette pièce » la remet en lecture tout de suite et redemande le résumé ; si un résumé était déjà en cours, la fiche vous dit quoi faire pour qu’elle y compte.
• •Un intervenant s’ajoute au dossier depuis sa fiche : cherchez-le parmi les copropriétaires, les fournisseurs du cabinet ou tous les tiers du référentiel, ou saisissez son seul nom s’il n’y figure pas, puis dites son rôle, et notez au besoin ce qui servira ensuite, le numéro de dossier de l’expert par exemple. La fiche montre sous chaque intervenant ses notes, et à côté de son rôle s’il vient des fournisseurs, des tiers ou d’une saisie libre. Sous chaque tâche, la fiche dit quand elle a été faite, pourquoi elle a été écartée ou son échéance, puis qui la porte. Avec l’assistance souscrite, le logiciel peut aussi, sur un dossier encore ouvert, proposer les intervenants que citent ses pièces et les tâches qu’elles appellent : « Demander au logiciel », sous les intervenants ou sous les tâches, lance la relecture, en arrière-plan une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, la fiche dit que la demande attend son tour, et la fiche se met à jour seule quand elle se termine. Une vignette vous prévient aussi de sa fin en bas à droite de l’écran, où que vous soyez dans le logiciel, avec un lien vers cet écran ; sans clic, elle s’efface d’elle-même au bout de quelques secondes. Chaque intervenant proposé dit son rôle et pourquoi il est proposé ; quand le référentiel connaît déjà cette personne, la fiche le dit et « Rattacher » l’ajoute en un geste, sinon « Chercher au répertoire » ouvre l’ajout déjà rempli, la recherche lancée sur son nom. Une tâche proposée se crée d’un clic sur « Créer », avec son échéance quand les pièces en donnent une. Rien n’est ajouté sans votre geste, et ce qui est déjà au dossier n’est plus proposé : la fiche le dit sous la liste, comme elle dit quand deux mentions d’une même personne n’en font qu’une.
• •Un dossier neuf est confié au binôme qui gère la copropriété, le gestionnaire et l’assistant du mandat ; quand le cabinet n’a qu’un seul gestionnaire contentieux ou sinistres, un dossier de ce type va à lui. Quand la copropriété n’a ni gestionnaire ni assistant(e) en place, l’écran d’ouverture le dit avant de créer quoi que ce soit et vous demande de choisir le responsable parmi les collaborateurs de l’agence : un dossier ne s’ouvre jamais sans personne pour le suivre. La fiche nomme les deux responsables, et la liste aussi. Sur la fiche d’un dossier ouvert, « Ajouter un second responsable » ou « Changer le second responsable », à côté du responsable, choisit l’autre moitié du binôme ou la retire. Un dossier ne se confie pas à son second responsable : « Ce collaborateur est déjà le second responsable du dossier : changez ou retirez le second responsable avant de lui confier le dossier. »
• •« Changer le responsable », ou « Attribuer un responsable » quand le dossier n’en a pas, se trouve en tête de la fiche, à côté du numéro, et change le responsable d’un dossier ouvert. Le logiciel propose d’abord les collaborateurs que le type du dossier désigne, le gestionnaire du mandat pour des travaux, le gestionnaire contentieux ou sinistres selon le cas, avec la raison de chaque proposition ; viennent ensuite tous les autres collaborateurs qui peuvent suivre le mandat. Un dossier dont le type ne désigne personne se confie donc quand même. Si votre cabinet cloisonne ses agences, un collaborateur d’une autre agence n’est pas proposé ; sinon, tout le cabinet l’est. Un dossier clos se rouvre avant de changer de mains.
• •Les clés de répartition, lisibles à une date choisie et non seulement aujourd’hui, et modifiables depuis cet écran : créer une clé, corriger son code et son nom, désigner celle qui sert de clé principale, la refermer à une date, la rouvrir, la supprimer tant qu’elle ne porte aucune répartition, et ranger l’ordre du tableau.
• •Les contrats de prestation de l’immeuble et leurs échéances, qui se créent, se corrigent et se suppriment depuis cet écran.
• •Les documents, et la résiliation pour qui en a le droit.

Une adresse recopiée à la main ouvre le même écran qu’un lien cliqué. C’est volontaire : ce que vous collez dans un message à un collègue le mène là où vous êtes.

Envoyer la convocation d’une assemblée générale

La section « Convocation » d’une assemblée à venir dresse la liste de ceux qui la reçoivent : chaque copropriétaire, ou la personne à qui ses préférences d’envoi confient ses convocations, avec son adresse et ses lots. Relisez-la, décochez qui ne doit pas la recevoir, puis « Envoyer ». Chaque destinataire reçoit un seul pli : la lettre de convocation sous l’en-tête de votre agence, l’ordre du jour avec les projets de résolution, le formulaire de vote par correspondance, le pouvoir, puis les pièces jointes aux résolutions.

• •Le recommandé électronique est la règle ; le papier part pour qui l’a demandé dans ses préférences d’envoi. Vous pouvez changer le mode d’une ligne avant l’envoi, vers l’électronique seulement si la fiche porte une adresse électronique.
• •Le recommandé électronique n’est pas encore branché : un pli demandé en électronique part aujourd’hui en recommandé papier, et la liste des envois le dit.
• •Ce qui empêcherait l’envoi se dit avant : un lieu ou une heure manquants, un ordre du jour vide, une adresse d’agence incomplète, un copropriétaire sans adresse postale. Une assemblée à moins de vingt-six jours vous est signalée : vingt et un jours légaux depuis la présentation de la lettre, plus cinq jours d’impression et d’acheminement.
• •Avant l’envoi, le logiciel compose un premier pli pour s’assurer que les pièces jointes s’ouvrent et que le pli ne dépasse ni deux cents pages ni 40 Mo. Une pièce à reprendre vous est nommée, et rien ne part tant qu’elle ne l’est pas.
• •Une fois la convocation partie, la date, l’heure, le lieu, la nature de l’assemblée, l’ordre du jour, ses textes et ses pièces jointes ne se modifient plus jusqu’à l’ouverture de la séance, le jour venu : tous les copropriétaires doivent recevoir le même document. Pour en changer, annulez l’assemblée et convoquez-en une nouvelle.
• •Les plis se préparent par petits paquets, sous vos yeux. Si vous quittez la page avant la fin, « Reprendre la préparation des plis » termine ceux qui manquent : les convocations déjà enregistrées sont gardées.
• •La liste des convocations envoyées dit où en est chaque pli. Un pli revenu, en échec ou seulement simulé se renvoie, une fois la fiche corrigée, à son adresse actuelle, tant que l’assemblée attend sa convocation.
• •Un copropriétaire arrivé après l’envoi apparaît seul dans la liste à convoquer : sa convocation part sans changer la date d’envoi des autres.

Passer d’un copropriétaire à l’autre sans revenir à la liste

En tête de la fiche d’un copropriétaire, à droite de « Retour à la liste », deux boutons mènent au copropriétaire précédent et au suivant, et un compteur dit où vous en êtes, par exemple « Fiche 3 sur 40 ». Le nom du copropriétaire voisin s’affiche au survol, et le suivant est nommé en clair à côté des boutons. Les flèches gauche et droite du clavier font le même geste, sauf pendant une saisie ou dans une fenêtre ouverte.

• •Vous restez sur le même onglet : depuis le compte d’un copropriétaire, vous arrivez sur le compte du suivant, pour comparer la même chose chez plusieurs.
• •L’ordre est celui de la liste des copropriétaires de l’immeuble à son ouverture, par nom. Une recherche ou un tri posé dans la liste n’est pas suivi par les boutons.
• •Seuls les copropriétaires que votre profil vous laisse voir y figurent, comme dans la liste. Un immeuble d’un seul copropriétaire n’a pas de boutons.
• •« Retour à la liste » vous ramène toujours là d’où vous étiez parti, quel que soit le nombre de fiches parcourues.

Voir d’un coup d’œil qu’un copropriétaire est en recouvrement

Quand un dossier de recouvrement ouvert nomme un copropriétaire, une pastille « Contentieux » s’affiche à côté du sous-titre de sa fiche, sur tous les onglets. Elle porte le numéro du dossier, ou le nombre de dossiers quand il y en a plusieurs.

• •Un clic mène à une page qui montre le dossier : sa fiche quand il est seul, la liste des dossiers de la copropriété quand ils y sont tous, sinon la liste « Recouvrement » de « Juridique et contentieux ». Depuis la fiche du dossier, le retour vous ramène sur celle du copropriétaire.
• •Pour un foyer, la pastille s’allume dès qu’un dossier de recouvrement ouvert nomme l’un de ses membres.
• •Seul un dossier de recouvrement ouvert l’allume : ni une procédure judiciaire, ni une mise en demeure envoyée sans dossier. Elle s’allume pour toute personne que le dossier nomme, quel que soit son rôle.
• •Elle suit le droit « Juridique et contentieux » de votre profil : sans lui, elle ne s’affiche pas.
• •Une fiche sans pastille ne suffit pas à conclure qu’aucun recouvrement n’est en cours : si la vérification n’a pas pu se faire, la pastille ne s’affiche pas. En cas de doute, consultez l’onglet Activités, sous « Dossiers », ou la liste « Recouvrement ».

Corriger les coordonnées d’un copropriétaire sans quitter sa fiche

Sur la fiche d’un copropriétaire, que vous ouvrez depuis les copropriétaires du dossier, l’onglet Informations rappelle ses coordonnées. Elles appartiennent à sa fiche du référentiel Tiers, le seul endroit qui fait autorité : « Modifier », sur le bloc Coordonnées, ouvre cette fiche dans un panneau à droite, directement en saisie, sans quitter le copropriétaire.

• •Pour un foyer, chaque membre a aussi son bouton « Modifier » : le téléphone et le courriel sont ceux de chacun, pas ceux du foyer.
• •C’est la fiche du tiers elle-même : si un collègue l’a modifiée entre-temps, elle vous le dit avant d’écrire, comme depuis le référentiel.
• •Enregistrez pour revenir à la fiche du copropriétaire, qui affiche aussitôt les nouvelles coordonnées. Annuler referme toujours sans rien enregistrer. La croix, Échap ou un clic à côté du panneau referment aussi, tant que vous n’avez rien saisi ; une saisie commencée s’enregistre ou s’annule.
• •Le bouton n’apparaît qu’avec le droit de modifier le référentiel Tiers, qui ne se confond pas avec celui des mandats. Sans lui, les coordonnées se lisent et se corrigent par la personne qui a ce droit.
• •Une fiche archivée s’ouvre en lecture : désarchivez-la depuis le référentiel pour la corriger.

Regrouper les lots d’un copropriétaire

Un copropriétaire qui détient plusieurs lots dans la même copropriété reçoit, par défaut, un seul avis d’appel de fonds pour l’ensemble. Vous pouvez découper ses lots en plusieurs ensembles, le plus souvent parce qu’il n’en confie qu’une partie à un mandataire, et chaque ensemble donne alors son propre avis. Chacun de ces avis nomme son ensemble.

Le découpage ne touche pas la comptabilité : le copropriétaire garde UN compte et UN solde, et un virement unique apure le tout. C’est la raison pour laquelle le découpage se décide ici, sur sa fiche, et non dans la comptabilité.

Le geste se fait depuis l’onglet Regroupement de sa fiche, que vous ouvrez depuis les copropriétaires du dossier. Un tableau donne ses lots en lignes et les ensembles en colonnes : chaque lot appartient à un ensemble et à un seul, et un clic le déplace. L’ensemble principal n’est pas un ensemble que vous créez, c’est ce qui reste ; supprimer un ensemble lui rend ses lots plutôt que de les perdre. Le nom d’un ensemble tient en 60 caractères.

• •Un ensemble porte un nom libre, « Lots confiés », « Commerces », « Bâtiment B », et il peut désigner un mandataire parmi ceux déjà rattachés au copropriétaire.
• •Un copropriétaire qui ne détient qu’un lot dans cette copropriété n’a rien à découper, et l’écran le dit au lieu de proposer un geste sans effet.
• •Modifier le découpage demande le droit d’écriture sur les mandats. Sans lui, le tableau se lit mais aucun geste n’est proposé.

Le découpage décide de la façon dont les appels de fonds se présentent. Il ne change ni les tantièmes, ni le solde, ni ce que le copropriétaire doit.

Régler l’envoi des courriers d’un copropriétaire

L’onglet Envoi des courriers de sa fiche, que vous ouvrez depuis les copropriétaires du dossier, dit comment chacun reçoit ses courriers. Il se lit en trois temps : ce que reçoit chaque mandataire, comment chaque boîte de réception le reçoit, puis un récapitulatif qui ne se règle pas mais se lit.

Un mandataire reçoit certains courriers à la place du copropriétaire. Par défaut, ce sont les appels de fonds, les soldes de charges, les relances, les courriers simples et les mises en demeure. La convocation et le procès-verbal d’assemblée restent au copropriétaire, sauf demande expresse, parce qu’ils touchent à son droit de vote. Vous cochez ce que chaque mandataire reçoit, et un bouton ramène aux règles par défaut.

• •Pour chaque boîte, celle du copropriétaire et celle de chacun de ses mandataires, les courriers simples et les recommandés partent par courriel ou par la poste. Par défaut, le courriel est retenu partout où une adresse est connue.
• •Quand plusieurs adresses électroniques sont connues, vous cochez celles qui reçoivent les courriers simples. Si vous les décochez toutes, choisissez la poste.
• •Un recommandé n’a qu’un seul destinataire, chacun étant facturé à la copropriété : vous choisissez l’adresse qui le reçoit.
• •Sans aucune adresse électronique connue, tout part par la poste. Renseignez-en une sur la fiche du tiers, par « Modifier » dans l’onglet Informations, pour passer au courriel.
• •Régler l’envoi demande le droit d’écriture sur les mandats. Sans lui, l’onglet se lit, récapitulatif compris, mais aucun choix n’est proposé.

Ce réglage ne déclenche aucun envoi par lui-même : il décide de la façon dont chacun reçoit les courriers que vous lui écrivez depuis la copropriété.

Écrire un courrier depuis une copropriété

Depuis la fiche d’une copropriété, le menu Actions propose « Écrire un courrier », qui ouvre la saisie d’un courrier par-dessus la liste des courriers déjà écrits pour elle, avec leur statut ; « Nouveau courrier », sur cette liste, en ouvre un aussi. Un courrier s’ouvre en lecture, tel qu’il sera imprimé ; « Modifier » rouvre la saisie tant qu’il est en brouillon.

La saisie se fait sur le papier à en-tête du courrier, le même que celui du PDF qui part : le logo du cabinet, et à droite les coordonnées de l’agence qui gère la copropriété ; sous eux, les blocs « Copropriété », avec la référence du mandat, « Votre gestionnaire » et, quand votre cabinet en a un, « Votre espace copropriétaire » ; puis le destinataire, la date, précédée de la ville de l’agence et qui sera celle de la validation, l’objet sous son étiquette « Objet », le texte entre « Madame, Monsieur, » et la formule de politesse, la signature, suivie du nom du cabinet et de son agence, et le pied de page. Vous tapez l’objet, le texte et la formule de politesse sur la feuille même. En mode sombre, la feuille reste blanche, comme le papier. Le panneau de gauche, « Destinataires », demande « À qui écrivez-vous ? » : « Copropriétaires », « Fournisseur » ou « Tiers ».

• •Aux copropriétaires, vous écrivez à tous, ou à ceux que vous cochez dans « Une sélection », où un champ les cherche par leur nom. Chaque destinataire reçoit son exemplaire, à son nom et à son adresse.
• •À un fournisseur de votre référentiel ou à un tiers, vous écrivez à un seul destinataire, cherché par son nom dès deux lettres tapées : le fournisseur se présente avec son métier, le tiers avec son adresse. Ce courrier part par la poste, à l’adresse de la fiche du destinataire, et jamais par courriel. Il ne se joint pas à un appel de fonds.
• •Un courrier « Tiers » s’enregistre pour un copropriétaire des copropriétés que vous voyez, y compris celui qui a vendu son lot ou qui n’est pas encore entré, ou pour une personne de votre répertoire qui n’a jamais tenu de lot et n’est rattachée à aucun copropriétaire. La recherche les montre tous, mais l’enregistrement refuse une personne rattachée à un copropriétaire : membre de son foyer, destinataire désigné de ses courriers, représentant d’une société copropriétaire, contact de l’un de ses établissements, ou liée à lui sur sa fiche, conjoint ou mandataire par exemple. Écrivez alors au copropriétaire lui-même, par « Copropriétaires ». Une fiche archivée, ou fusionnée dans une autre, est refusée aussi. Le destinataire se vérifie de nouveau à la préparation de l’envoi et au départ du pli : s’il ne remplit plus ces conditions, le courrier n’a plus de destinataire et ne part pas.
• •Sous « Mise en forme », le panneau met en forme le texte que vous sélectionnez sur la feuille, à la manière d’un traitement de texte : la taille en points, de 9 à 24, ou « Normal », avec deux boutons qui l’agrandissent ou la réduisent d’un cran ; le gras, l’italique et le souligné, Ctrl+B, Ctrl+I et Ctrl+U, Cmd sur un Mac ; la couleur, sous le « A » souligné, « Automatique » rendant l’encre du texte ; la gomme, qui retire la mise en forme ; annuler et rétablir. Une ligne qui commence par un tiret devient une puce, et un texte collé arrive sans sa mise en forme.
• •Le signataire se choisit parmi vos collègues, et la feuille dit le nom et la fonction imprimés avec sa signature, tels que sa fiche les porte. Quand il a déposé la photo de sa signature dans Mon compte, elle s’imprime au bas du courrier, posée sur son nom, sa fonction et son agence comme un tampon apposé à la main ; le blanc de la photo ne s’imprime pas et le texte reste lisible dessous. À l’écran, seule votre propre signature s’affiche, et la feuille vous le dit. Sans signataire choisi, vous tapez le nom et la fonction à imprimer.
• •Sous votre texte, la formule de politesse a sa propre zone sur la feuille, préremplie de la formule habituelle : « Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. » Vous la modifiez comme le texte, sans retour à la ligne ; videz-la, et la lettre n’en porte aucune. Si votre texte finit déjà par sa propre formule, « Veuillez agréer… » par exemple, la lettre imprime celle de votre texte et non la zone, et la feuille vous le dit sous la zone : une lettre ne porte jamais deux formules. Rouvert, un brouillon montre dans la zone la formule qu’il porte, et la garde si vous n’y touchez pas. La formule et la signature restent sur la même page.
• •Un courrier qui part par courriel ne porte aucun IBAN, ni dans son objet, ni dans son texte, ni dans sa formule de politesse, ni sous le nom de son signataire : s’il en porte un, l’envoi par courriel est refusé, et l’écran vous demande de le retirer.
• •« Échap » pendant la saisie vous demande de confirmer avant de fermer sans enregistrer un objet ou un texte modifié, et ne ferme rien pendant l’enregistrement. Un champ refusé est signalé dans la fenêtre, sous sa saisie.
• •La fiche dit combien de destinataires recevront le courrier par la poste et combien par courriel, selon le réglage d’envoi de chacun. Un copropriétaire dont le réglage ne se lit pas depuis vos agences le reçoit par la poste, à l’adresse de sa fiche, et la fiche du courrier le dit. Un destinataire sans adresse postale est signalé avant l’envoi papier.
• •Le courrier se relit en PDF avant d’être validé ; son aperçu porte la date du jour. Validé, il porte la date du jour de sa validation, la même sur le papier, sur le PDF joint à son courriel et quand il accompagne un avis d’appel, et il ne se modifie plus ; « Rouvrir » le ramène en brouillon, et « Supprimer » le retire, tant qu’aucun pli n’est marqué posté et qu’aucun courriel n’est confié.
• •La fiche du courrier affiche le jour de sa validation à côté de son statut.
• •« Préparer l’envoi » fixe ensuite les destinataires du moment et le canal de chacun. C’est cette liste que suivent l’envoi papier et les courriels.
• •L’envoi commence par le papier : un PDF unique réunit tous les exemplaires, à imprimer en recto verso. Une fois les plis déposés, « Marquer comme postés » le note. Si la liste des plis change entre-temps, l’écran vous demande d’éditer le PDF de nouveau.
• •Les courriels viennent après le papier, une fois tous les plis marqués postés. L’écran dit l’adresse d’expédition qui enverra les courriels. Cochez « J’ai relu le message et l’aperçu du courrier », puis « Confier les courriels au journal d’envoi » : chacun est confié avec son exemplaire en PDF joint, et part de lui-même depuis le journal d’envoi de votre agence, à son adresse d’expédition. La fiche dit « confié » tant qu’il attend son départ, puis « envoyé » avec sa date ; le courrier passe à « Envoyé » quand tous ses envois sont partis. Un courriel que la messagerie du destinataire n’a pas pu recevoir est dit « non remis ». Quand l’envoi automatique est en service, un courriel resté plus de sept jours sans partir ne part plus seul : il attend au journal d’envoi, sous « Retenu », que votre agence le renvoie ou l’abandonne ; abandonné, il est dit non parti sur la fiche du courrier, qui propose la poste. Un courrier confié à plusieurs adresses reste en attente tant que l’une d’elles est encore retenue.
• •« Envoyer par la poste » remplace par un pli un courriel pas encore confié, ou que le journal n’a pas pu remettre : ses destinataires rejoignent les envois papier. Un courriel confié qui attend son départ, lui, ne se rappelle pas.
• •Quand la connexion du courrier postal de votre cabinet est testée, un seul bouton « Envoyer » remplace l’impression : les plis papier sont confiés à Merci Facteur, qui les imprime, les met sous pli et les poste, et les courriels partent au journal d’envoi, chacun avec son exemplaire en PDF. Avant de confirmer, la fiche dit combien partent par la poste et combien par courriel. Cochée, la case « En recommandé avec accusé de réception » envoie le courrier en recommandé à tous ses destinataires : par voie électronique, sauf pour ceux qui ont demandé le papier ou n’ont pas d’adresse électronique, qui le reçoivent en recommandé papier. Chaque destinataire dit ensuite « Confié à Merci Facteur le » puis où en est son pli : « Voir le suivi » déplie les étapes du pli, son numéro, la preuve de dépôt et l’accusé de réception, ajouté dès que La Poste l’a numérisé. Un envoi en échec dit son motif quand il est connu, et un pli que Merci Facteur n’a pas pu poster rend son destinataire de nouveau envoyable.
• •En recommandé, un fournisseur et un tiers suivent la même règle, avec les coordonnées de leur fiche : par voie électronique, sauf pour un tiers dont la fiche de copropriétaire règle ses recommandés sur le papier. Ils le reçoivent en recommandé papier quand ils n’ont pas de quoi recevoir l’électronique, et tous le reçoivent ainsi quand votre cabinet envoie tous ses recommandés en papier. Le destinataire accepte ou refuse le recommandé électronique à sa réception.
• •Plutôt qu’un envoi à part, un courrier aux copropriétaires validé peut se joindre à un appel de fonds de la copropriété : la fiche propose les dates d’appel à venir, une par bouton. Le courrier part alors avec les avis, derrière le premier avis de chaque destinataire, dans le pli comme en pièce jointe du courriel, et un copropriétaire qui reçoit plusieurs avis ne le reçoit qu’une fois. Si un de ses destinataires, ou pour un courrier à tous un copropriétaire à la date de l’appel, n’a pas d’avis à cette date, les avis de l’appel ne partent pas tant qu’aucun n’est parti ni en file d’envoi, et l’écran des appels dit qui et comment en sortir : un collaborateur qui a le droit d’écriture sur les mandats détache le courrier, puis retire ces personnes de ses destinataires avant de le joindre de nouveau, ou l’envoie directement à tous ses destinataires. Une fois des avis partis ou en file d’envoi, le courrier ne se détache plus : les avis suivants partent, et l’écran nomme ceux qui ne le recevront pas, à qui écrire à part. Un appel dont des avis sont déjà partis, ou dont les courriels attendent leur départ, ne se propose pas. Le courrier se détache tant qu’aucun avis n’est parti ni en file d’envoi ; une édition papier de l’appel faite avant de le joindre ou de le détacher est à refaire, et l’écran le dit. Sur l’écran des appels, « Voir le PDF », à côté de chaque courrier joint, l’ouvre tel qu’il part chez son premier destinataire ; il faut pour cela le droit de lecture sur les mandats, comme pour l’ouvrir depuis sa fiche. Il faut la comptabilité souscrite.
• •Écrire et envoyer demande le droit d’écriture sur les mandats : le menu Actions ne propose « Écrire un courrier » qu’avec ce droit. Sans lui, les courriers se lisent depuis la recherche, sans aucun geste.

Le courrier porte l’en-tête de votre cabinet, tel que la feuille le montre pendant la saisie.

Mettre en place le prélèvement d’un copropriétaire

L’onglet Paiements de sa fiche, que vous ouvrez depuis les copropriétaires du dossier, tient son mandat de prélèvement sur cette copropriété : son état, sa référence, sa date de signature, sa fréquence, le compte débité, et si le prochain prélèvement sera présenté pour la première fois ou à la suite des précédents. Un copropriétaire sans mandat règle ses appels de fonds par un autre moyen, et l’onglet le dit.

« Mettre en place le prélèvement » ouvre le réglage sous le mandat. Vous choisissez le compte à débiter, la fréquence et la date de signature. Le compte proposé est celui du copropriétaire ou celui d’un membre de son foyer, et aucun autre : un ménage paie souvent depuis le compte de l’un d’eux. Seul un compte actif dont le numéro est renseigné est proposé, et seuls ses quatre derniers caractères s’affichent. S’il manque le bon compte, « Ajouter un IBAN » l’enregistre sur la fiche sans quitter l’onglet, et il est aussitôt proposé à débiter : le geste s’offre pendant le réglage du mandat, ou quand le copropriétaire n’a encore aucun compte, à qui peut modifier sa fiche de tiers.

• •Trimestriel, un prélèvement par échéance d’appel, au jour de prélèvement du cabinet (le 4 du mois, sauf réglage contraire) qui tombe au moins le préavis de ses mandats (14 jours, sauf réglage contraire) après le jour de l’appel, ou après celui où il est saisi s’il l’est plus tard. Mensuel, le trimestre étalé sur trois mois, ce même jour de chacun. Un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire passe au jour ouvré suivant. Un appel de travaux hors budget se prélève en une seule fois, quelle que soit la fréquence.
• •Changer le compte à débiter remet le prochain prélèvement en première présentation : la banque du copropriétaire ne connaît pas encore ce mandat sur ce compte. L’écran vous le dit avant que vous n’enregistriez.
• •Pour suspendre le prélèvement sans perdre le mandat, ouvrez « Modifier » et décochez « Activer le prélèvement automatique ». Il reprend quand vous la cochez de nouveau. La fréquence se change à part, depuis sa propre carte, « Fréquence des prélèvements ».
• •Un mandat sur lequel aucun prélèvement n’a encore été préparé se supprime, après confirmation, et s’efface sans trace. Un mandat arrêté qui n’a jamais servi se supprime de la même façon, depuis « Les mandats arrêtés ».
• •Un mandat déjà présenté en banque ne se supprime pas, il s’arrête, avec sa date et un motif. Il reste consultable sous « Les mandats arrêtés », parce qu’un prélèvement ancien peut encore être contesté, et sa référence ne se réutilise pas. Un prélèvement unique que le copropriétaire a signé depuis son espace n’y figure pas : il ne vaut qu’une fois, et vous le retrouvez, tant qu’il n’est pas parti à la banque, dans la liste des prélèvements à traiter, à sa pastille « prélèvement unique ».
• •Une fois ses lots de la copropriété vendus, le copropriétaire ne figure plus parmi ceux du dossier : son mandat encore actif ou suspendu s’arrête alors depuis sa fiche de tiers, dans l’encart « Mandats de prélèvement à arrêter ». La vente n’arrête pas le mandat d’elle-même.

Sous « Références SEPA », l’onglet donne la référence du mandat et, quand le copropriétaire n’a aucun mandat en cours, celle que prendra le prochain. Tant que la copropriété n’a pas d’identifiant créancier, aucun prélèvement ne peut être présenté en banque, et l’écran vous le signale au-dessus du mandat.

« Éditer le mandat à signer » télécharge le mandat de prélèvement SEPA en PDF, sur le papier de l’agence : la référence unique du mandat, l’identifiant créancier et le nom du syndicat, le titulaire du compte, son IBAN et son BIC, la périodicité, le texte d’autorisation et le cadre de signature. Quand le compte débité est celui d’un membre du foyer, le mandat dit pour quel copropriétaire il règle. Le geste est proposé dès qu’un mandat est en place, et pendant sa mise en place, avec le compte et la fréquence que vous êtes en train de choisir : vous pouvez faire signer avant d’enregistrer.

Une fois signé, le mandat se dépose sous « Mandat signé », sur le mandat en place : il s’ouvre dans un onglet, se remplace par un nouveau dépôt, après confirmation, et se retire à la corbeille. Un seul papier fait foi par mandat. C’est lui qui prouve l’autorisation du copropriétaire en cas de contestation, la banque ne l’ayant jamais reçu. Le dépôt et le retrait demandent le droit de modifier les mandats.

Quand un mandat est actif, l’onglet estime ses douze prochains prélèvements, mois par mois, à partir de la part que ce copropriétaire doit sur chaque échéance d’appel, calculée sur les tantièmes de ses lots et le budget qui porte l’échéance, en plaçant chaque part au mois où elle sera prélevée : le premier jour de prélèvement du cabinet qui tombe au moins le préavis de ses mandats après le jour de l’appel, ou après celui où il est saisi s’il l’est plus tard ; un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire passe au jour ouvré suivant. En trimestriel, une fois ; en mensuel, étalée sur trois mois à partir de ce jour, le centime d’arrondi allant au premier. Un appel de travaux hors budget se prélève en une seule fois, même en mensuel. Un prélèvement déjà préparé est estimé à sa date. Pendant que vous modifiez la fréquence, l’estimation suit votre choix avant même que vous n’enregistriez.

• •Une part qui ne peut pas être calculée, faute de budget sur l’échéance, de montant par clé sur un appel de travaux, ou parce que la répartition ne retombe pas sur le montant de l’appel, n’est jamais remplacée par un autre chiffre : l’estimation dit combien d’échéances elle laisse de côté, et son total ne les compte pas.
• •L’estimation se lit avec le droit de lecture sur la comptabilité, dans un cabinet qui a souscrit la comptabilité.

• •Sans compte actif au numéro renseigné, ni pour le copropriétaire ni pour son foyer, le réglage reste fermé, et l’écran le dit à qui a le droit de régler le prélèvement. Le compte s’ajoute alors par « Ajouter un IBAN », ou se complète dans l’onglet Banque de sa fiche de tiers.
• •Régler le prélèvement demande le droit d’écriture sur les mandats ou sur la comptabilité. Sans l’un ni l’autre, l’onglet se lit en entier mais aucun geste n’est proposé.

Ce réglage décide qui est prélevé, sur quel compte et à quel rythme. Il ne présente rien à la banque : les prélèvements eux-mêmes se préparent sur l’écran des prélèvements de la comptabilité.

Le copropriétaire voit le même écran depuis son espace, à la rubrique « Paiements » : il y signe lui-même son mandat avec un code reçu par e-mail, sur un compte que vous connaissez déjà ou sur un nouvel IBAN, change de fréquence ou de compte, ou arrête le prélèvement pour revenir au virement ou au chèque. Un mandat que vous avez suspendu ne se reprend pas depuis son espace : il est invité à vous contacter. Tant que la suspension dure, il n’y signe ni nouveau mandat ni prélèvement unique sur cette copropriété.

Depuis son espace, un copropriétaire signe lui-même le mandat d’un compte à son nom. S’il choisit le compte d’un membre de son foyer, ou s’il saisit l’IBAN d’un compte que vous connaissez au nom de ce membre, c’est le titulaire de ce compte qui signe : une invitation part à l’adresse e-mail que vous connaissez pour lui, avec un lien et un code, et rien n’est prélevé avant sa signature. L’invitation vaut sept jours, et cesse de valoir si le code est trop souvent mal saisi ; le copropriétaire peut la renvoyer ou l’annuler, quelques fois par jour au plus. Tant qu’elle attend, l’onglet Paiements de sa fiche la montre, avec l’adresse à laquelle elle est partie. Si vous ne connaissez pas d’adresse pour le titulaire, ou s’il partage celle du copropriétaire, l’invitation ne part pas : son espace l’invite à vous communiquer l’adresse du titulaire, que vous saisissez sur la fiche de ce dernier. Le choix d’un compte du foyer depuis la fiche, par vous, ne change pas.

Le copropriétaire peut aussi régler d’un coup, par un prélèvement unique, tout ou partie de ce qui lui a été appelé et reste dû. Vous le reconnaissez dans la liste des prélèvements à traiter, en comptabilité, à sa pastille « prélèvement unique », et il part avec la remise comme les autres. S’il arrête son prélèvement automatique depuis son espace, un prélèvement unique qui n’est pas encore parti à la banque est écarté avec lui, et une invitation à signer qui attend encore le titulaire d’un compte de son foyer est annulée.

Lire le compte d’un copropriétaire, exercice par exercice

L’onglet Compte de sa fiche réunit tous ses comptes dans un seul relevé : un règlement réparti entre plusieurs comptes s’y lit sur une ligne qui se déplie. Le relevé s’ouvre sur l’exercice en cours ; quand la copropriété en connaît plusieurs, le choix des dates, en haut du relevé, ouvre un exercice antérieur. Chaque exercice s’ouvre par la reprise du solde du précédent dès son premier jour : tant que ce précédent n’est pas clôturé, la reprise est calculée, provisoire, et le solde la compte déjà. L’encart « Ce qu’il doit », sur l’onglet Informations, le signale par « Comprend un à-nouveau provisoire. », et il compte les créances douteuses avec le reste de la dette : une créance douteuse reste due.

Pour remonter dans son compte sans quitter l’exercice choisi, « Afficher l’exercice précédent », en tête du tableau, ajoute au-dessus l’exercice qui le précède. La ligne se propose de nouveau tant qu’un exercice plus ancien reste à lire, puis dit « Début de l’historique de son compte ». Seul l’exercice le plus ancien affiché s’ouvre par sa reprise de solde : le solde du relevé reste le même quand vous remontez. Sur une copropriété reprise d’un précédent syndic, la remontée s’arrête à l’exercice qui s’ouvre sur le solde repris, qui résume déjà ce passé. Choisir un exercice dans le choix des dates revient à un seul exercice.

Un trombone dans la colonne Pièce ouvre, dans un nouvel onglet, la pièce rangée sur la ligne, et d’abord l’avis d’un appel de fonds une fois parti et rangé sur les lignes de ce copropriétaire.

Le copropriétaire lit son relevé depuis son espace, à la rubrique « Relevé de compte » : il s’ouvre sur l’exercice en cours, et « Charger les opérations plus anciennes » y ajoute les exercices précédents, un à un. L’avis d’un appel de fonds qui lui a été adressé s’ouvre depuis sa ligne.

Ouvrir son espace à un copropriétaire

Sur la liste des copropriétaires d’une copropriété, et sur la fiche de chacun, la carte « Espace copropriétaire » réservée aux administrateurs prépare le courrier d’activation, avec son code et son QR, ou l’invitation par e-mail, et retire un accès. La fiche dit où en est l’accès : courrier envoyé, code échu, espace ouvert. L’article « Ouvrir l’espace d’un copropriétaire » détaille chaque geste.

Son activité, et ce qu’il change depuis son espace

Depuis son espace, un copropriétaire met à jour ses coordonnées, règle ses préférences d’envoi et son prélèvement. Vous le lisez sur sa fiche, dans l’onglet Activités, sous l’étiquette « Depuis son espace » : chaque changement avec sa date, le champ touché, la valeur d’avant et celle d’après. Un avis revenu se comprend ainsi d’un coup d’œil, si l’adresse a changé la veille.

L’onglet Activités rassemble en un seul fil, les plus récents d’abord, tout ce qui concerne ce copropriétaire dans cette copropriété : les emails qui lui ont été écrits depuis le logiciel, ses gestes et ses demandes depuis son espace, ses courriers, les tickets dont il est le demandeur et les dossiers qui le nomment. Des pastilles au-dessus du fil, « Tout », « Emails », « Espace copropriétaire », « Appels », « Courriers », « Tickets » et « Dossiers », disent combien chacun en compte et ne gardent que lui ; un champ cherche dans l’activité. Chaque courrier, ticket ou dossier s’ouvre d’un clic, et le retour vous ramène sur l’onglet. La catégorie « Appels » reste vide pour l’instant. Les éléments marqués « exemple » illustrent ce que la messagerie apportera une fois connectée. Quand une source ne peut pas être lue avec votre profil, le fil le dit et montre le reste.

Sa fiche dans le référentiel des tiers porte le même fil, sous « Activité », toutes copropriétés confondues.

Sous « Courriers », le fil montre aussi ce qui est parti vers lui : les courriers d’« Écrire un courrier », par la poste ou par courriel, les avis d’appel de fonds, les décomptes de régularisation et les convocations d’assemblée confiés à Merci Facteur. Chaque envoi dit sa voie, courriel, courrier simple ou recommandé, et son statut, « Envoyé », « Remis », « Retour » ou « Échec », le même qu’au journal d’envoi, avec le motif d’un échec quand il est connu. Un courrier d’« Écrire un courrier » s’ouvre d’un clic. Les envois d’un appel ou d’un décompte ne s’y lisent que si votre profil ouvre la comptabilité.

Une nouvelle adresse e-mail saisie par le copropriétaire ne sert qu’une fois confirmée par le lien qu’elle reçoit. D’ici là, l’onglet Informations la montre en attente de confirmation, avec la date de la demande, et vos courriers, recommandés et codes de signature compris, continuent de partir à l’adresse précédente. Si le lien a expiré, le copropriétaire en demande un nouveau depuis ses coordonnées.

Les clés de répartition

Une clé garde son code et son nom ; ce sont ses VERSIONS, datées, qui portent les tantièmes. On lit donc toujours la répartition à une date, et une régularisation de charges de 2024 se recalcule avec les tantièmes de 2024, pas avec ceux d’aujourd’hui. Le champ en tête de l’écran choisit ce jour, et l’adresse le retient : ce que vous collez dans un message à un collègue le mène exactement là où vous êtes.

Une clé naît sans répartition. Vous lui donnez un code et un nom, sa fiche s’ouvre, et vous y ajoutez la première version de tantièmes. C’est la seule fenêtre où elle se supprime : dès qu’elle porte une version, la supprimer effacerait la répartition de tous les exercices, y compris ceux déjà régularisés, et le logiciel refuse. Il vous dit alors combien de versions partiraient.

Refermer une clé n’est pas la supprimer, et c’est presque toujours le geste juste. Elle quitte les répartitions à venir sans rien perdre : toutes ses versions restent lisibles aux dates antérieures, donc un exercice passé la retrouve avec les tantièmes d’alors. Une clé refermée se réactive.

Pour changer une répartition, vous ajoutez une version datée, jamais vous ne réécrivez une version passée : des charges ont pu être réparties dessus, et les rejouer sous une régularisation déjà envoyée changerait des comptes arrêtés. La dernière version posée fait exception, pour la faute de frappe qu’on voit juste après avoir enregistré : elle se corrige tant que sa date reste postérieure à celle de toutes les autres versions. Un tantième négatif ou une base nulle se signalent sous la grille avant l’enregistrement.

• •La somme des tantièmes doit être exactement égale à la base : l’écran le dit avant le clic, et l’enregistrement le refuse. Une répartition déséquilibrée répartit des charges de travers sans que rien ne le signale.
• •Un lot laissé vide ne participe pas à cette charge ; un lot à zéro y participe pour une quote-part nulle. Ce n’est pas la même chose, et l’écran garde la différence.
• •Un immeuble n’a qu’une clé principale. La désigner sur une autre clé la retire à la première, et l’écran vous dit laquelle avant que vous ne cliquiez.
• •L’ordre du tableau se range à la souris comme au clavier, et « Reclasser de A à Z » le remet dans l’ordre des codes. Il porte sur toutes les clés de l’immeuble, y compris celles qui ne s’appliquent pas à la date lue.
• •Si un collègue a modifié la même clé ou la même version pendant votre saisie, rien n’est écrit et votre saisie reste à l’écran. Un encadré nomme les renseignements qu’il a changés, et vous choisissez : « Garder ma saisie » referme l’encadré et laisse votre saisie à l’écran : en l’enregistrant, vous la posez par-dessus sa version, les champs changés vous ayant été nommés ; « Reprendre la version à jour » remplit le formulaire avec la sienne.

Ces gestes demandent le droit d’écriture sur le portefeuille de l’immeuble, et non sur les mandats : les clés appartiennent au patrimoine. Un profil qui lit le dossier sans le portefeuille voit les clés et ne peut pas les modifier, et l’écran le lui dit plutôt que d’afficher des boutons qui refuseraient.

Les tâches d’un dossier

Une tâche se coche d’un clic, sans confirmation et sans attendre : l’écran vous croit tout de suite, et vous prévient si l’enregistrement a échoué. Cocher une tâche est le geste le plus fréquent de la journée, il ne mérite pas une boîte de dialogue.

« Ajouter une tâche » propose d’emblée le gestionnaire de la copropriété dans « Qui s’en charge », ou vous-même si elle n’a pas de gestionnaire : une tâche sans responsable est une tâche que personne ne fait. Le champ se change ou se vide avant d’ajouter.

Écarter une tâche demande un motif, et c’est la seule contrainte de cet écran. Une tâche qui disparaît sans raison écrite revient six mois plus tard sous la forme d’une question à laquelle personne ne sait répondre.

« Me rappeler le » pose un rappel sur la tâche. Le matin de cette date, la personne qui s’en charge en est prévenue dans ses notifications, une seule fois ; un matin manqué ne perd pas le rappel, il sonne le suivant. Une tâche déjà faite ou écartée ne sonne plus.

Le lendemain d’une visite ou d’une réunion du conseil syndical, tant qu’aucun compte rendu n’y est saisi ni déposé, le gestionnaire et l’assistant du mandat en sont prévenus dans leurs notifications, une fois chacun, jusqu’à sept jours après la rencontre. Une rencontre annulée ne rappelle rien.

L’ordre des tâches ne se règle pas à la main, et ce n’est pas un oubli : il se calcule à partir de l’urgence, de l’échéance et du retard, exactement comme dans le portail que vous connaissez.

Les tâches et le conseil syndical depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander d’ajouter une tâche sur un mandat, de la modifier, de la terminer, de la rouvrir ou de l’écarter avec son motif. Vous pouvez aussi lui demander de désigner un membre du conseil syndical, avec le copropriétaire qu’il représente, sa qualité et ses dates, ou de corriger un membre déjà désigné.

Désigner au conseil une personne au titre d’un copropriétaire, une société par exemple, n’en fait pas son représentant : ce lien se déclare dans la fiche du copropriétaire. Quand il n’y est pas encore déclaré, le membre est bien désigné, et l’assistant vous rappelle de le déclarer, comme l’écran du conseil syndical. Avant de désigner ou de corriger un membre, l’assistant vous fait approuver la personne qui siège en la nommant : s’il ne peut pas la nommer, il n’enregistre rien, et la désignation se fait alors depuis l’onglet du conseil syndical du mandat.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire sur l’écran du mandat. Une tâche d’un dossier de sinistre ou de contentieux suit le droit de son espace, comme à l’écran.

Si quelqu’un a changé la tâche ou le membre entre votre demande et l’enregistrement, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous reformulez votre demande sur la version à jour.

Supprimer une tâche se fait aussi depuis l’assistant connecté à votre cabinet, après une carte à valider. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces gestes, seul l’assistant connecté à votre cabinet les fait.

Les dossiers, les assemblées et les contrats depuis l’assistant connecté

L’assistant connecté à votre cabinet fait aussi les gestes des dossiers, des assemblées, du conseil syndical et des contrats d’un mandat. Vous lui demandez en mots simples, il vous présente une carte à valider qui dit ce qu’il va faire, et rien n’est enregistré avant votre validation. Il agit sous vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire sur l’écran du mandat.

• •Les dossiers : ouvrir un dossier, le confier à un collaborateur, changer son étape ou son second responsable, le clôturer ou le rouvrir, enregistrer ses informations, ajouter ou retirer un intervenant, y verser un courrier, y rattacher ou en détacher un ticket, une facture ou un e-mail, écarter un fait de sa chronologie, retirer un fichier, ajouter une tâche ou accepter une tâche proposée, demander une résolution d’assemblée ou la retirer, faire refaire son résumé à partir de ses pièces ou proposer ses intervenants et ses tâches.
• •Les travaux d’un dossier : enregistrer un vote de travaux, en ajouter un, le corriger, et enregistrer les travaux votés à la suite d’un dossier.
• •Les assemblées : en créer une, modifier ses paramètres, la déclarer tenue ou non tenue, supprimer une assemblée au brouillon ou annuler une assemblée convoquée ; ajouter, modifier, déplacer ou retirer un point de l’ordre du jour, poser l’ordre du jour type ; ajourner, écarter ou rétablir une demande, la porter à l’ordre du jour ; faire rédiger un projet de résolution, l’accepter ou le jeter ; préparer les projets individuels de répartition ; retirer une pièce.
• •Le conseil syndical : programmer, enregistrer, annuler, rétablir ou effacer une rencontre, réserver les clés de l’immeuble pour elle, retirer un membre, faire lire un compte rendu, jeter cette lecture ou en garder les suites, retirer une pièce d’une rencontre, rendre le verdict du contrôle des comptes.
• •Les contrats de prestation : en créer un, le modifier ou le supprimer, cocher ou décocher « à dénoncer », rattacher ou détacher un élément, poser les points de livraison, compléter un contrat d’assurance, tracer une demande de relevé de sinistralité, paramétrer la comptabilisation, retirer une pièce.
• •Le contentieux et les sinistres : ouvrir un dossier de recouvrement pour les débiteurs choisis dans la liste des relances, affecter une indemnité reçue au dossier de sinistre qu’elle règle, ou l’en retirer.

Si ce que le geste touche a changé entre la carte et votre validation, un point déplacé par un collègue ou un contrat modifié par exemple, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez le geste sur la version à jour. Un dossier de sinistre ou de contentieux suit le droit de son espace, comme à l’écran.

Certains gestes se font depuis l’écran du mandat : envoyer la convocation d’une assemblée, composer les plis qui manquent, renvoyer un pli de convocation, poser une résolution de la bibliothèque du cabinet, envoyer les invitations d’une rencontre du conseil syndical, écrire à l’assureur d’un contrat et déposer des fichiers. Un texte de résolution plus long que ce que la carte à valider affiche en entier, autour de trois cents caractères, s’accepte depuis l’écran de l’assemblée.

Consulter un mandat depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander ce que les écrans d’un mandat vous montrent : sa fiche et son tableau de bord, ses tâches et son équipe, son contrat de syndic, sa facturation d’honoraires, la préparation de son renouvellement, ses courriers et leurs envois, sa résiliation, ses dossiers avec leur historique et leurs pièces, ses assemblées générales de l’ordre du jour au procès-verbal, son conseil syndical et ses rencontres, les contrats de prestation de la copropriété et la situation d’un copropriétaire.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les mandats, les agences et les espaces que vous voyez, un mandat que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, un dossier de sinistre ou de contentieux suit le droit de son espace, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées, réduites à leurs derniers caractères. Une longue liste se lit page par page, et un long texte, un procès-verbal ou un compte rendu par exemple, lui parvient en plusieurs parties. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.

Les contrats de prestation

Ce ne sont pas les contrats de syndic. Ce sont ceux que la copropriété signe avec ses fournisseurs, chauffage, ascenseur, entretien, et que votre cabinet suit pour elle. L’onglet les liste avec leur échéance, et c’est là qu’un contrat se crée ; un clic sur son objet ouvre sa fiche, où il se corrige, se dénonce et se supprime.

Deux renseignements sont exigés : l’objet, parce que c’est ce qui se lit dans la liste, et le domaine de prestation, parce qu’un contrat mal classé ne se retrouve plus. Dans ce champ comme dans les autres listes qui se filtrent pendant la frappe, plusieurs mots se tapent dans l’ordre qui vous vient : « ascenseur tech » trouve l’ascenseur rangé sous Technique. Le fournisseur et l’équipement concerné se choisissent dans le référentiel, et se laissent vides tant qu’ils ne sont pas connus.

• •Les dates de signature, de prise d’effet et de première échéance se tapent au format français ou se choisissent dans le calendrier.
• •La tacite reconduction, la durée d’engagement et le préavis de dénonciation se renseignent ensemble : ce sont eux qui font remonter le contrat dans les échéances à surveiller.
• •Un contrat signé pour trois ans fermes puis reconduit d’année en année porte 36 mois d’engagement et 12 mois dans « Reconduit ensuite par » : son échéance en cours et sa date limite de dénonciation avancent alors d’un an à chaque reconduction, et la liste le dit « 36 mois puis annuel ». Laissé vide, ce champ reconduit le contrat par périodes égales à son engagement.
• •Pendant la saisie, une note sous ces champs dit l’échéance en cours et la date avant laquelle envoyer la dénonciation, avec les jours qui restent, calculées comme la fiche les lira une fois le contrat enregistré. Elle dit aussi ce qui manque pour les calculer : une première échéance ou une prise d’effet, une durée, un préavis. Quand la date limite tombe dans les quatre-vingt-dix jours, la note passe en alerte.
• •« À dénoncer » est une décision, pas une date. Sur la fiche, la case « À dénoncer à la prochaine échéance » se coche d’un clic, en cours d’année : le contrat remonte alors dans les contrats à dénoncer de l’accueil et du tableau de bord du mandat à l’approche de sa date limite, et la liste le dit « à dénoncer », avec « dénoncer avant le » et la date. Un contrat non coché dont la date limite tombe dans le mois s’affiche seulement « à échéance » : il se reconduira si personne ne décide rien. Un contrat coché dont la date limite est passée se dit « dénonciation hors délai » ; après son échéance, la case reste cochée et le contrat remonte à l’échéance suivante. Les contrats dont la date limite tombait dans les quinze jours, ou était déjà passée, quand la case est arrivée, ont été cochés pour vous : décochez ceux que vous gardez.
• •Le montant hors taxes, la périodicité et l’indexation disent ce que la copropriété paie et à quel rythme. Une valeur illisible est refusée plutôt que ramenée à zéro.
• •Un contrat à remettre en concurrence se signale d’une case, et la date de la dernière consultation se note à côté. Un contrat que vous mettez en concurrence depuis sa fiche porte la pastille « mis en concurrence » dans la liste.
• •Le numéro de contrat ou de police, les conditions générales et vos notes se saisissent avec le reste. Le contrat signé fait foi ; les conditions générales recopient ce que vous voulez relire sans l’ouvrir : périmètre, visites, délais d’intervention, pénalités.
• •La fin d’un contrat se renseigne au même endroit : le jour où il a été dénoncé, sa fin effective, et le motif qui l’explique. Ces trois champs n’apparaissent qu’une fois le contrat créé, une dénonciation avant signature n’ayant pas de sens.
• •Si un collègue a modifié le même contrat pendant votre saisie, rien n’est écrit et votre saisie reste à l’écran. Un encadré nomme les renseignements qu’il a changés : « Garder ma saisie » referme l’encadré et laisse votre saisie à l’écran : en l’enregistrant, vous la posez par-dessus sa version ; « Reprendre la version à jour » remplit le formulaire avec la sienne.
• •Quand un enregistrement est refusé pour une raison technique, le message porte une référence, « réf. » suivie de huit caractères : citez-la au support, le formulaire de signalement la reprend.

Supprimer un contrat se propose depuis sa fiche comme depuis la liste, et la question reste sur la page : elle vous dit ce qui va partir, et se referme sans rien faire si vous revenez en arrière.

La fiche d’un contrat de prestation

La fiche rassemble tout ce que le contrat engage, zone par zone :

• •« Conditions » : le fournisseur, l’équipement, les dates de signature et de prise d’effet, la durée, la reconduction, puis l’échéance courante et la date avant laquelle le dénoncer, toutes deux calculées.
• •« Prix » : le montant hors taxes et sa périodicité, le coût annuel hors taxes, l’indexation, la dernière mise en concurrence et la case « À remettre en concurrence ».
• •« Contrat signé et avenants » : l’exemplaire signé, en PDF, et ses avenants.
• •« Conditions générales » et « Notes » : ce que vous en avez saisi.
• •« Interventions et dossiers », « Factures », « Courriers » et « Tickets » : ce qui se rattache au contrat. Chaque zone propose de rattacher un élément de la même copropriété, cherché par sa référence, son objet, son numéro ou son fournisseur, et de le détacher. « Créer un ticket pour ce contrat » ouvre la saisie d’une demande qui s’y range d’elle-même.
• •« Fin du contrat », une fois le contrat dénoncé ou terminé : le jour de la dénonciation, la fin effective et son motif.
• •« Mettre en concurrence » consulte d’autres fournisseurs sur ce contrat : le logiciel ouvre une demande rattachée au contrat et y conduit la consultation, jusqu’au projet de résolution de l’assemblée. Tant qu’elle vit, la fiche porte la pastille « mis en concurrence » et le bouton devient « Voir la mise en concurrence ». L’article « Mettre un contrat en concurrence » décrit chaque temps.
• •« Modifier, dénoncer, supprimer » : « Modifier le contrat » rouvre la saisie, où la dénonciation se renseigne, et « Supprimer le contrat » le retire après confirmation. Ces gestes demandent le droit de modifier le mandat.
• •La case « À dénoncer à la prochaine échéance », pour qui peut modifier le contrat.

La zone « Comptabilisation des factures » prépare les factures du fournisseur à votre place. Une fois la comptabilisation automatique activée, vous y réglez le compte de charge, la répartition sur les clés de la copropriété avec la part de chacune, le règlement, par prélèvement, par virement ou comme les autres factures, et l’écart toléré sur le prix. Dès lors, une facture à codifier de ce fournisseur pour cette copropriété se rattache seule au contrat, arrive avec ses lignes et son règlement déjà remplis, et se range sous « Factures » de la fiche. Elle reste à codifier : un comptable la relit et la valide, comme toute autre facture.

Quand plusieurs contrats en cours du même fournisseur, sur la même copropriété, portent la comptabilisation automatique, un ascenseur et une porte de garage chez le même ascensoriste par exemple, le logiciel ne choisit pas : la facture reste à codifier à la main, et vous la rattachez au bon contrat depuis sa fiche.

Le contrat d’assurance de l’immeuble, et les demandes à l’assureur

Un contrat classé dans le domaine des assurances porte, sur sa fiche, une zone « Assurance » : le type de contrat, multirisque immeuble, protection juridique ou dommages-ouvrage, la compagnie, l’intermédiaire, courtier ou agent général, ou aucun quand la compagnie est en direct, la valeur de reconstruction, le capital assuré, la franchise et les autres risques couverts. Tant que le type n’est pas renseigné, la fiche le propose d’après l’intitulé du contrat, et le dit. La zone dit aussi à qui partent les demandes : à l’intermédiaire, ou à défaut à la compagnie, avec son adresse e-mail ou l’absence d’adresse sur sa fiche. La zone des interventions et dossiers y devient « Sinistres ».

• •Le gestionnaire sinistre du cabinet tient ces contrats, avec la direction : « Modifier les garanties » ouvre leur saisie, et la case « À dénoncer » comme le reste du contrat se règlent par eux. Un collègue qui n’a pas ce rôle les consulte, et la fiche le lui dit. Quand le cabinet n’a pas de gestionnaire sinistre, ces contrats se tiennent avec le droit de modifier le mandat.
• •Les pièces, la comptabilisation des factures et le ticket d’un contrat d’assurance demandent, eux, le droit de modifier le mandat, comme pour tout contrat : chacun ne voit que les gestes que son profil permet.
• •Sur la fiche d’un dossier sinistre, la carte « Contrat d’assurance » liste les contrats d’assurance de l’immeuble, et « Déclarer le sinistre » prépare la déclaration à l’assureur, un courriel dont l’objet et le texte sont proposés, que vous relisez et corrigez avant l’envoi. Il part par la messagerie du cabinet, et la réponse vous revient à votre adresse professionnelle.
• •Si la réponse à une déclaration se perd, par une coupure de réseau par exemple, renvoyer la même déclaration ne fait pas partir un second courriel. Si elle a déjà servi pour un texte différent, ou n’a pas été remise, l’écran vous le dit : renvoyer crée alors un nouveau courriel.

« Demander un relevé de sinistralité », en tête de la fiche d’un contrat d’assurance, prépare la demande à l’intermédiaire du contrat, ou à défaut à sa compagnie ; sans compagnie renseignée, la fiche vous demande de la saisir d’abord. Vous choisissez comment l’envoyer, et vous relisez toujours avant l’envoi. Sous le bouton, la fiche rappelle la dernière demande, son canal, son destinataire et sa date.

• •« Ticket » ouvre une demande déjà remplie, adressée à l’assureur et rattachée au contrat, pour suivre la réponse comme toute demande.
• •« E-mail » ouvre le module E-mails, le message déjà écrit : destinataire, copropriété, objet et texte. Il part de votre propre boîte, qui doit être connectée au logiciel pour écrire ; sinon le choix est grisé et dit comment la connecter.
• •« Courrier papier » ouvre « Écrire un courrier » dans les courriers de la copropriété, déjà adressé à l’assureur ou à l’intermédiaire, sur la feuille à en-tête du cabinet, et envoyé par la poste. Il s’offre à qui tient le contrat : le gestionnaire sinistre l’écrit, le valide et l’envoie sans avoir le droit de modifier le mandat, et les autres courriers de la copropriété lui restent en consultation. Ce courrier est rattaché au contrat : seul un courrier à l’assureur ou à l’intermédiaire du contrat peut l’être.
• •Chaque demande se note à l’historique du contrat, « Relevé de sinistralité demandé par ticket », « par e-mail » ou « par courrier », avec son destinataire : le ticket quand il est créé, l’e-mail quand il part, le courrier quand il est confié à Merci Facteur ou marqué posté, une seule fois par pli. Si la note n’a pas pu s’écrire, l’écran vous le dit.
• •Le bouton s’offre à qui tient les contrats d’assurance : le gestionnaire sinistre quand le cabinet en a un, avec la direction, et sinon qui a le droit de modifier le mandat.

La carte « Historique », au bas de la fiche de tout contrat, garde ce qui lui est arrivé, du plus ancien au plus récent, avec qui l’a fait, la date et l’heure : un élément rattaché ou détaché, la comptabilisation automatique posée ou suspendue, une facture à laquelle le contrat ne s’est pas appliqué, un sinistre déclaré, un relevé demandé. Elle se lit avec le droit de lire les mandats.

Assurances, sinistres et contentieux de tout le portefeuille

Un gestionnaire sinistres ou contentieux suit ses affaires sur toutes les copropriétés à la fois. Le menu Syndic lui donne deux pages pour cela, « Assurances & sinistres » et « Juridique et contentieux ». Chacune se découpe en onglets ; aucune ne crée de dossier, qui s’ouvre toujours depuis les dossiers de sa copropriété, et chaque ligne mène à la fiche, dans la copropriété concernée.

• •« Assurances & sinistres », « Contrats » : les contrats d’assurance de toutes vos copropriétés, avec le numéro de mandat, l’assureur, le numéro de contrat, son intitulé, l’échéance, la date avant laquelle le dénoncer et le montant hors taxes. Un contrat dénoncé, résilié ou échu le dit sous son intitulé. Un clic sur un en-tête trie la liste, la recherche porte sur toutes les colonnes, et trois menus la filtrent : « Contrats », les contrats actuels, en vigueur ou dénoncés, par défaut, les anciens, résiliés ou échus, ou tous ; « Assureur » ; « À dénoncer avant », pour ne garder que les contrats à dénoncer sous trente jours, dates dépassées comprises, ou ceux dont la date est dépassée. La date avant laquelle dénoncer un contrat en cours et pas encore dénoncé passe en orange dans les trente jours qui la précèdent, et en rouge une fois dépassée. Un contrat s’ouvre dans sa copropriété.
• •« Assurances & sinistres », « Sinistres » et « Dommage-ouvrage » : les dossiers de ces deux types.
• •« Juridique et contentieux », « Dossiers judiciaires » et « Recouvrement » : les procédures judiciaires et les dossiers de recouvrement.
• •« Assurances & sinistres », « Indemnisations » : les indemnités d’assurance comptabilisées, sur le 713 ou ses sous-comptes, qu’aucun dossier n’a encore reçues.
• •« Juridique et contentieux », « Relances » : les copropriétaires débiteurs de tout le portefeuille.

Chaque onglet de dossiers s’ouvre sur les dossiers ouverts ; les pastilles « Ouverts » et « Clos » passent de l’une à l’autre liste, et celle qui est choisie dit combien elle en compte. Une ligne donne le numéro et l’objet du dossier avec son type, la copropriété, l’étape où il en est, la date d’ouverture ou de clôture, le montant engagé et la date de la dernière activité ; les sinistres et les dommages-ouvrage disent en plus l’indemnité déjà reçue, les dossiers judiciaires et de recouvrement leur responsable. La liste se trie par colonne, se cherche, et se restreint à une copropriété par le menu « Copropriété » posé à côté de la recherche. Un clic sur le dossier ouvre sa fiche, avec ses pièces, ses intervenants et ses étapes.

« Indemnisations » liste chaque montant avec sa copropriété, sa date, son libellé, sa contrepartie (l’assureur quand il est saisi) et son montant, et en dit le total. « Affecter » range l’indemnité dans un dossier sinistre ou dommage-ouvrage de sa copropriété : elle quitte la liste et s’affiche sur la fiche du dossier, sous les indemnités reçues, d’où elle se retire. L’écriture comptable ne change pas.

Quand un comptable impute une indemnité d’assurance reçue au 7131 ou au 7132, à la saisie de l’écriture comme en réimputant un mouvement depuis Transactions, le logiciel prévient les gestionnaires sinistres du cabinet, ou à défaut le gestionnaire de la copropriété, par une notification qui ouvre « Indemnisations ». Ne sont prévenus que ceux qui voient la copropriété et lisent la comptabilité. Les reports à nouveau, la clôture et la reprise d’un historique ne préviennent personne. Votre accueil compte de son côté les indemnités qui attendent encore leur dossier.

« Relances » classe les débiteurs par dette totale, avec ses lots, sa dette détaillée à la demande en charges et fonds, travaux et créances douteuses, son retard compté en trimestres sur son dernier appel de fonds, sa dernière relance et son dossier de recouvrement ouvert. Elle se filtre par copropriété, par montant minimal ou par trimestres de retard. Les débiteurs se cochent : le menu « Actions » ouvre un dossier de recouvrement pour chacun de ceux qui n’en ont pas. Le dossier reprend la dette affichée sur la ligne ; si elle ne peut pas l’être, il s’ouvre quand même et l’écran vous le dit : saisissez-la alors depuis la fiche du dossier. Le même menu propose la mise en demeure et la mise en demeure n° 2, avec leur prix au barème de votre cabinet ; la relance simple y figure comme à venir. Leurs textes se rédigent dans les réglages du cabinet.

La fenêtre d’une mise en demeure liste chaque copropriétaire coché avec sa dette, ses frais toutes taxes comprises et son courrier, que « Voir » ouvre pour le relire. Elle dit pour chacun s’il partira en recommandé électronique ou en recommandé papier, avec la raison quand il ne peut pas recevoir l’électronique ; quand votre cabinet envoie tous ses recommandés en papier, elle le dit une fois. Un copropriétaire dont le courrier ne serait pas complet, ses lots ou le nom du cabinet qui resteraient vides par exemple, est écarté avec son motif. « Valider l’envoi et facturer les frais » envoie les courriers par Merci Facteur et facture les frais à chaque copropriétaire : une facture du cabinet par copropriétaire, à payer sur le compte de la copropriété. Un pli que Merci Facteur n’a pas pu poster rend la mise en demeure de nouveau envoyable.

Chaque page suit son propre droit dans les profils, « Assurances & sinistres » ou « Juridique et contentieux », et demande en plus de lire les copropriétés. « Indemnisations » et « Relances » montrent des montants de la comptabilité : elles demandent aussi de la lire, et l’écran vous le dit sinon.

Ce droit suit aussi les dossiers eux-mêmes, dans chaque copropriété. Un dossier de sinistre, de dommage-ouvrage, de contentieux ou de recouvrement, ses pièces et ses tâches n’apparaissent pas à un profil qui n’ouvre pas son espace, ni dans l’onglet des dossiers du mandat, ni sur son tableau de bord, ni dans ses tâches. Ouvert en lecture seule, le dossier se consulte en entier, sans aucun geste, et ses tâches se lisent sans case à cocher. Un dossier de ces types ne se crée qu’à qui écrit dans son espace : sinon, son type n’est pas proposé à l’ouverture d’un dossier. Les dossiers de travaux et les dossiers divers ne relèvent que du droit sur les copropriétés, et l’administrateur du cabinet voit tous les dossiers.

Vous y voyez les dossiers que votre profil ouvre dans les copropriétés : si votre cabinet cloisonne ses agences, ceux de vos seules agences. Quand une liste compte plus de dossiers que l’écran ne peut en montrer, il le dit plutôt que d’en taire une partie.

Le gestionnaire contentieux fait exception, même quand votre cabinet cloisonne ses agences : il suit les dossiers de recouvrement et les procédures judiciaires de toutes les agences, avec leurs étapes, leur volet, actes et relances compris, leurs intervenants et la liste de leurs pièces. C’est sa spécialité qui traverse les agences, et elle seule : la copropriété d’une autre agence, sa comptabilité, ses tickets et ses autres dossiers lui restent fermés. Une pièce du dossier qui renvoie à un courrier ou à un ticket de cette agence se lit dans la liste, mais ne s’ouvre pas pour lui. Il ouvre un dossier de recouvrement depuis les copropriétés de ses agences ; ailleurs, c’est l’agence qui tient la copropriété qui l’ouvre ou le supprime, et il le suit ensuite. La liste des débiteurs de l’onglet « Relances » et les tâches de ces dossiers restent, elles, limitées à ses agences. Sur la fiche d’un dossier d’une autre agence, il ne change ni le responsable ni le second responsable, ne crée pas de tâche et n’enregistre pas de vote de travaux à la suite : ces gestes restent à l’agence qui tient la copropriété. Il ne clôt pas non plus un dossier de cette agence qui porte encore des tâches à faire : c’est elle qui le clôt, une fois ses tâches terminées ou écartées.

Un dossier de recouvrement ou une procédure judiciaire que vous voyez dans votre liste s’ouvre toujours, même quand la fiche de sa copropriété ne vous est pas accessible, que votre cabinet cloisonne ses agences ou non : le dossier s’ouvre alors sans elle, avec ses étapes, son volet et ses pièces, et les gestes qui demandent la copropriété restent à ceux qui la lisent.

Si la liste des débiteurs ou des indemnités ne s’est pas encore mise en place sur votre base, l’onglet le dit et invite à y revenir quelques minutes plus tard.

Se déplacer dans une assemblée

Ouvrir une assemblée remplace les onglets de la copropriété par un panneau, à gauche de la page ; sur un écran d’au moins 1024 pixels de large, il reste en place pendant que vous faites défiler. Sur ordinateur, le nom de la copropriété et ses flèches s’affichent au-dessus de chaque page. Sur téléphone, ils s’affichent au-dessus des pages de gestion ; une résolution s’ouvre seule, et le retour vers le panneau les ramène.

• •« Assemblées », en haut du panneau, ramène à la liste des assemblées de la copropriété.
• •La gestion de l’assemblée tient en cinq pages : l’accueil, avec son état, les gestes qui la font avancer (la déclarer tenue ou non tenue, par exemple, ou lever sa séance une fois ouverte) et, tant qu’elle se prépare, les demandes d’inscription et les devis rattachés ; les paramètres et les jalons ; la convocation et la feuille de présence ; les pouvoirs ; le procès-verbal. Une assemblée d’archive n’en garde que trois : l’accueil, les paramètres et le procès-verbal, où toutes ses pièces restent rangées. Dans le panneau, sous chaque page, une ligne dit où elle en est : sous l’accueil, la séance, non ouverte ou avec ses présents et ses représentés ; puis le lieu, la date d’envoi de la convocation, les formulaires de vote par correspondance reçus et les pouvoirs déposés, le procès-verbal déposé, attendu ou à déposer.
• •Sur une assemblée tenue, l’accueil signale le procès-verbal ou la feuille de présence qui manque encore, avec un lien vers la page qui le recevra. Une assemblée d’archive ne réclame que son procès-verbal.
• •L’ordre du jour suit, numéroté, avec la majorité de chaque résolution et ses sous-résolutions en retrait ; une fois la séance ouverte, l’issue du vote s’y ajoute : en cours, adoptée, rejetée ou second vote. Un clic ouvre la résolution à droite, et le panneau la marque comme ouverte.
• •Au pied de l’ordre du jour, tant que la convocation n’est pas partie ni la séance ouverte, et si vous avez le droit de modifier les assemblées, « Ajouter un point », « Piocher dans la bibliothèque », et « Partir du modèle du cabinet » sur un ordre du jour encore vide.
• •Une résolution s’ouvre directement en saisie tant que l’ordre du jour se modifie : ses sous-résolutions, son titre et sa description, ses modalités de vote, puis ses documents, et « Retirer de l’ordre du jour » en dernier. « Enregistrer » se tient en haut de la page, et montre que l’envoi est en cours le temps qu’il aboutisse. Une fois l’ordre du jour figé, ou sans le droit de le modifier, la résolution se lit en consultation.

Le panneau se parcourt au clavier : la touche Tab passe d’une page à l’autre puis d’un point à l’autre, Entrée ouvre celui que vous avez atteint, et la page ou le point ouvert reste marqué ; une fois la page ouverte, le clavier repart de son entrée dans le panneau. Sur un long ordre du jour, le panneau défile de lui-même jusqu’au point que vous avez ouvert. Pour changer l’ordre des points, tant que la convocation n’est pas partie ni la séance ouverte, et dès que l’ordre du jour compte au moins deux résolutions principales, « Réordonner » fait paraître deux flèches sur chaque résolution principale, « Monter » et « Descendre », qui se prennent au clavier comme à la souris ; les sous-résolutions suivent la leur. Vous pouvez aussi glisser une résolution à sa place. Il faut pour cela le droit de modifier les assemblées.

Sur un téléphone ou une fenêtre étroite, l’accueil de l’assemblée montre le panneau en liste, avec des lignes assez hautes pour se prendre au doigt. Ce qui attend votre geste, une pièce qui manque à une assemblée tenue ou les demandes d’inscription d’une assemblée en préparation, s’affiche au-dessus de cette liste, sans avoir à la faire défiler. Une page de gestion s’ouvre sous le nom de la copropriété, une résolution seule, chacune avec un lien pour revenir à la gestion et à l’ordre du jour.

Préparer une assemblée

Une assemblée se crée depuis l’onglet du mandat, ordinaire ou spéciale. Elle s’ouvre en préparation : c’est la période pendant laquelle son ordre du jour se tient et ses paramètres se règlent. Un mandat en cours a toujours le dossier de sa prochaine assemblée ordinaire : il s’ouvre de lui-même quand vous ouvrez l’onglet, sans date, et recueille les demandes d’inscription en attendant. Créer une ordinaire à convoquer lui donne sa date plutôt que d’en ouvrir un second. Une assemblée d’archive range les documents d’une assemblée déjà tenue : datée dans le futur, l’écran vous le signale avant la création, et le bouton devient « Créer l’archive quand même ».

La liste des assemblées d’une copropriété réunit celles de tous ses contrats de syndic successifs : un renouvellement n’en retire aucune, qu’elle soit tenue, d’archive ou à venir, et chacune s’ouvre depuis la liste. Si votre cabinet cloisonne ses agences et que la copropriété change d’agence, les assemblées de ses contrats sous l’agence précédente ne restent visibles que des collaborateurs de celle-ci et des administrateurs du cabinet. La prochaine assemblée ordinaire se prépare dans le dossier déjà ouvert pour la copropriété, même s’il l’a été sous un contrat précédent (sous la même agence, si votre cabinet cloisonne ses agences). Quand vous abandonnez un projet de renouvellement, ses assemblées passent à l’autre contrat le plus actuel de la copropriété s’il est tenu par la même agence ; sinon, elles sont supprimées avec le projet, et une assemblée publiée à l’espace des copropriétaires se retire d’abord de la publication. Si le projet et la copropriété portent chacun la prochaine assemblée ordinaire à préparer, celle du projet part avec lui tant qu’elle n’a reçu ni résolution, ni pièce, ni courrier, ni aucune autre écriture (une date ou un lieu saisis partent avec elle) ; sinon, l’écran vous le dit, et vous supprimez l’une des deux depuis sa fiche avant d’abandonner.

• •Une résolution s’ajoute à l’ordre du jour, avec son intitulé, sa majorité, le montant qu’elle engage et la clé de répartition qui la portera. Un point neuf part sur la clé principale de la copropriété, et les points posés par le modèle aussi ; videz le champ quand la résolution n’en porte aucune. Elle se corrige ensuite, et un point se retire.
• •Les demandes d’inscription reçues, courriers de copropriétaires et points soulevés par le conseil, s’affichent au-dessus de l’ordre du jour tant que l’assemblée n’est pas convoquée. « En faire une résolution » porte une demande à l’ordre du jour d’un geste, avec son objet pour titre et la majorité de l’article 24 ; vous la complétez ensuite comme tout point. Quand votre cabinet a souscrit l’assistance, « Rédiger avec le logiciel » demande au logiciel un projet de résolution : il relit la demande et son courrier, écrit le titre et le texte soumis au vote, propose une majorité avec l’article qui la fonde, et écrit « […] » à la place de ce que la demande ne dit pas, en le listant sous « À compléter ». La rédaction se fait en arrière-plan, une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, l’écran dit que la demande attend son tour ; elle se poursuit même si vous quittez l’écran. Une vignette vous prévient aussi de sa fin en bas à droite de l’écran, où que vous soyez dans le logiciel, avec un lien vers cet écran ; sans clic, elle s’efface d’elle-même au bout de quelques secondes. Le projet s’affiche sous la liste, marqué « Proposé par le logiciel, à relire » : vous corrigez le titre, le texte et la majorité, puis « Créer la résolution » l’ajoute à la fin de l’ordre du jour. « Jeter » l’écarte sans rien créer. Un seul projet se rédige à la fois pour une assemblée. Dans les deux cas, la demande passe à « inscrite à l’ordre du jour » et ne se propose plus.
• •Le texte soumis au vote se met en forme depuis la barre posée au-dessus de lui : gras, italique, souligné, la couleur et la taille, disposées comme dans Word. Sélectionnez les mots, puis choisissez la marque. Le « A » souligné ouvre la liste des couleurs, bleu, rouge, orange, vert et gris, et « Automatique » rend l’encre du texte ; la gomme retire toute la mise en forme de la sélection. Les raccourcis Ctrl+B, Ctrl+I et Ctrl+U font de même, Cmd sur un Mac. Le petit menu de la taille la règle en points, de 9 à 24, et « Normal » rend la taille du texte ; les deux boutons à côté l’agrandissent ou la réduisent d’un cran. La mise en forme se retrouve sur la fiche, dans le procès-verbal en PDF et en Word et dans le courrier aux copropriétaires. Un texte collé depuis un traitement de texte ou un courriel arrive sans sa mise en forme, que vous reposez ici. La résolution s’affiche ensuite sur l’écran de l’assemblée telle que vous l’avez mise en forme.
• •« Piocher dans la bibliothèque » ouvre la bibliothèque des résolutions de votre cabinet. Le logiciel y suggère d’abord ce qui manque : une résolution de travaux pour chaque devis rattaché à l’assemblée sans résolution qui le porte, posée à l’article 24 avec l’entreprise et la date du devis et des zones « […] » pour le montant et les appels de fonds, les résolutions du modèle absentes de l’ordre du jour, et les demandes d’inscription qui attendent. Plus bas, toute la bibliothèque se cherche par l’intitulé ou le texte, et une résolution déjà posée le dit. « Ajouter » pose le point en fin d’ordre du jour, rempli comme au modèle ; vous l’adaptez ensuite à cette assemblée sans toucher à la bibliothèque.
• •La bibliothèque porte « Information sur les procédures en cours », un point sans vote que le logiciel y a ajouté, juste après le rapport du conseil syndical. Quand vous le posez, le logiciel remplace sa zone par le compte rendu des procédures en cours de la copropriété, comme un état du syndic : une phrase d’ouverture qui les compte, puis une fiche par dossier. Chaque procédure judiciaire ouverte dit le rôle du syndicat, la partie adverse, la juridiction et son numéro, l’avocat, l’étape, l’audience et la décision ; chaque recouvrement nomme le copropriétaire débiteur et ses lots, ou ses anciens lots s’il a vendu, la dette à l’ouverture, l’intervenant, l’étape et l’impayé du jour, et le compte rendu en donne le total. Quand l’impayé d’un débiteur est nul ou ne se lit pas, aucun montant n’est écrit pour lui. Le texte se relit et se corrige comme tout point, et se réécrit en reposant le point. Une résolution du même nom reprise d’une autre bibliothèque reste la vôtre : le logiciel ne la remplit pas.
• •Sur un ordre du jour encore vide, « Partir du modèle du cabinet » pose d’un geste l’ordre du jour type de votre cabinet, c’est-à-dire les résolutions cochées « Dans le modèle » de sa bibliothèque, dans leur ordre ; la résolution qui désigne les membres du conseil syndical reçoit une sous-résolution par membre en cours. Une confirmation vous prévient avant que rien ne s’écrive : les zones à compléter sont écrites « […] » et s’affichent en gras. Quand le modèle porte les phrases types, l’approbation des comptes reçoit d’elle-même les dates de l’exercice clôturé dont l’assemblée approuve les comptes et le total de ses dépenses, le quitus sa date de fin, et le vote du budget prévisionnel N+1 et N+2 les dates de chaque exercice, la somme imprimée en annexe 3 et une ligne par appel, payable quinze jours après son exigibilité. Le total des dépenses s’écrit pour tout gestionnaire qui prépare l’assemblée, même sans accès à la comptabilité du mandat : ce seul montant lui est ouvert, les écritures restent réservées à la comptabilité. Ces résolutions se remplissent de nouveau quand les pièces de la clôture rejoignent l’assemblée, quand un document de clôture est régénéré et à chaque édition des annexes, tant que la convocation n’est pas partie et que la séance n’est pas ouverte. Les pièces comptables de l’exercice sont alors jointes à l’approbation des comptes, sous « Pièces comptables de l’exercice », et une pièce régénérée y remplace l’ancienne, y compris après l’envoi de la convocation, jusqu’à l’ouverture de la séance ou jusqu’à ce que la résolution soit soumise au vote ; elles quittent l’ordre du jour avec la résolution. Les autres zones restent à compléter. La désignation du syndic reçoit de même ce que porte la fiche du cabinet, capital, siège social, numéro SIREN, carte professionnelle et organisme qui l’a délivrée, garant financier et montant de la garantie de la période en vigueur, ainsi que la durée et les dates du contrat en projet de la copropriété ; ce qui manque reste tel que votre modèle l’écrit, et rien n’est inventé. La dénomination complète du cabinet, suivie de sa forme juridique, et son représentant légal viennent aussi des informations légales de la fiche du cabinet ; la ville du greffe, saisie au même endroit, complète l’immatriculation « au RCS de » ; sans elle, cette zone reste à compléter dans la résolution. Tant que la convocation n’est pas partie et que la séance n’est pas ouverte, la désignation du syndic se remet à jour d’elle-même quand la fiche du cabinet est enregistrée et quand les dates ou la durée du contrat en projet changent : seules ces informations sont réécrites, et une phrase que vous avez ajoutée reste. Le PDF du contrat en projet se joint lui aussi au point « Désignation du syndic » : déjà déposé, il le rejoint au moment où le modèle est posé, et l’écran vous le dit ; déposé ensuite, par vous ou par la préparation du renouvellement, il le rejoint à son dépôt. Si l’écran dit que le contrat n’a pas pu être joint, déposez-le de nouveau dans le mandat, zone « Contrat de syndic en PDF ». Si vous corrigez une résolution, les zones en gras y restent en gras. La composition du conseil syndical s’écrit en gras, un membre par ligne. Le modèle ne s’ajoute jamais à des points déjà posés, et il ne se propose plus dès le premier point.
• •Les paramètres regroupent la catégorie, la date, l’heure de début, le lieu et les notes de préparation.
• •Les jalons de la préparation vont de l’arrêté des comptes à l’envoi du procès-verbal. Les trois premiers se déduisent d’eux-mêmes dès que la clôture et le contrôle des comptes ont eu lieu : l’arrêté des comptes au jour de la clôture, ou à défaut à la fin de l’exercice, la mise à disposition au premier envoi de l’invitation au contrôle des comptes, ou à défaut à la notification des comptes au binôme, et le contrôle du conseil syndical au jour de sa réunion. Chacun dit d’où il vient, se lit et ne se corrige pas ici, et suit sa source quand elle change, par exemple une réunion de contrôle reportée. Une date que vous avez saisie et qui diffère de la date déduite n’est jamais remplacée : l’écran la garde, la signale comme un écart et indique à côté la date déduite et sa provenance ; il suffit de vider le champ pour reprendre cette dernière. Dès que l’assemblée n’est plus à venir, ou une fois archivée, rien ne se déduit plus, et chaque jalon se saisit. Un exercice rouvert ne donne plus de jalons tant qu’il n’est pas de nouveau clos. Les autres se posent un par un ; aucun ne se déduit de la date de l’assemblée.
• •Juste avant de convoquer, « Préparer les projets individuels » établit un projet de répartition par copropriétaire, d’après les lots et les copropriétaires du jour, puisqu’une vente a pu passer depuis le contrôle des comptes. Le geste demande un exercice clos, porte la part de chacun sur les charges de l’exercice, travaux compris, et dit le sens de sa régularisation : à régler, en sa faveur ou compte soldé. Chaque dossier de travaux clôturé avec l’exercice y a sa ligne, avec la résolution qui l’a voté et sa date, sa clé, le montant voté, ses dépenses, les tantièmes et la part du copropriétaire ; le tableau de ses lots compte cette part, et son total retombe sur celui de la première page. Chaque projet s’ouvre en PDF depuis sa ligne, la mention « PROJET » en travers de chaque page ; il ne demande aucune somme avant l’appel qui suivra l’approbation. Des projets préparés un autre jour sont signalés comme à refaire, et « Préparer de nouveau » les remplace après confirmation. Ils ne sont pas joints d’eux-mêmes à la convocation.
• •L’ordre des points se range au clavier autant qu’à la souris.
• •Tant qu’elle n’est pas convoquée, une assemblée se supprime, en bas de son accueil, après une confirmation qui dit ce qui part : son ordre du jour disparaît avec elle, ses pièces et les annexes de ses points vont à la corbeille, et les demandes portées à ses points redeviennent à traiter. Il faut pour cela le droit de modifier les assemblées.

Une fois la convocation partie, l’ordre du jour ne bouge plus : les copropriétaires ont reçu ce qu’ils vont voter. Et une assemblée déjà convoquée, ou déjà tenue, ne perd pas sa date. Elle ne se supprime plus non plus : elle reste consultable avec son ordre du jour. Ouvrir la séance ferme l’ordre du jour de la même façon, même si aucune date d’envoi de la convocation n’a été saisie : les points ne s’ajoutent, ne se corrigent, ne se retirent et ne se déplacent plus, et l’assemblée ne se supprime plus. Une résolution déjà soumise au vote, en séance ou par un formulaire de vote par correspondance, ne se modifie plus et ne se retire plus.

Si un collègue a modifié les paramètres de l’assemblée ou un point de son ordre du jour pendant votre saisie, rien n’est écrit et votre saisie reste à l’écran. Un encadré nomme les renseignements qu’il a changés, et vous choisissez : « Garder ma saisie » referme l’encadré et laisse votre saisie à l’écran : en l’enregistrant, vous la posez par-dessus sa version, en connaissance de cause ; « Reprendre la version à jour » remplit le formulaire avec la sienne. Un point qu’un collègue a déjà retiré vous est dit comme tel, et l’écran vous ramène à l’assemblée.

Annuler une assemblée convoquée

Une assemblée convoquée qui n’aura pas lieu s’annule, en bas de son accueil. Le motif est obligatoire : écrivez-le dans le champ prévu, le bouton « Annuler l’assemblée » n’apparaît qu’une fois qu’il est donné, et une confirmation vous dit ce qui va se passer avant que rien ne s’écrive. Il faut pour cela le droit de modifier les assemblées.

• •L’assemblée reste dans la liste, marquée « Annulée ». Sa fiche dit le jour de l’annulation et cite votre motif tel que vous l’avez écrit.
• •Son ordre du jour reste consultable, et les demandes d’inscription qu’elle portait redeviennent à traiter : elles se présenteront à la prochaine assemblée.
• •Elle quitte le tableau de bord et l’accueil, qui ne suivent que les assemblées à préparer et à convoquer.
• •Une assemblée annulée ne se modifie plus et ne se remet pas en préparation : pour réunir les copropriétaires, convoquez une nouvelle assemblée. Ses pièces restent ouvertes, pour y ranger par exemple le courrier d’annulation.

Le logiciel ne prévient pas les copropriétaires à votre place : les convocations sont parties par vos envois, l’annulation part par le même canal. Seule une assemblée convoquée s’annule. Encore à convoquer, elle se supprime ; tenue, elle a délibéré et son procès-verbal fait foi. Le jour venu, une assemblée qui n’a rien décidé, faute de quorum par exemple, se déclare non tenue.

Tenir la séance

Le jour de l’assemblée, ouvrez sa page « Tenue de séance », depuis le lien sous son titre. Elle se saisit en direct, sur tablette comme sur ordinateur : chaque geste est enregistré aussitôt. Il faut pour cela le droit de modifier les assemblées ; un lecteur voit la feuille sans pouvoir la pointer.

• •« Ouvrir la séance » fige la feuille de présence : les copropriétaires à la date de l’assemblée, avec leurs voix sur chaque clé de répartition. Ceux qui détiennent ensemble les mêmes lots, en indivision par exemple, ne font qu’une ligne et qu’un vote. La date doit être fixée, et la copropriété doit avoir une clé principale en vigueur ce jour-là.
• •« Recalculer la feuille » relit les copropriétaires, après une vente enregistrée tardivement par exemple. Les pointages et les pouvoirs déjà saisis sont conservés ; une personne pointée qui n’est plus copropriétaire reste pour mémoire, sans voix.
• •Chaque ligne se pointe « Présent », « Pouvoir » ou « Absent ». L’heure d’arrivée et celle du départ sont gardées. Un présent qui s’en va laisse ses pouvoirs sans porteur : l’écran le signale, confiez-les à un autre présent.
• •Un pouvoir se confie à un copropriétaire présent, choisi dans la liste, ou à une personne extérieure, dont vous tapez le nom. Trois pouvoirs au plus par mandataire, sauf si ses voix et celles de ses mandants ne dépassent pas 10 % des voix du syndicat ; le syndic et ses collaborateurs n’en reçoivent pas (article 22 de la loi du 10 juillet 1965). La base refuse ce que la loi refuse, et l’écran vous dit pourquoi.
• •Les compteurs donnent les présents, les représentés et les absents, avec leurs voix, et la part des voix du syndicat réunie. Un copropriétaire qui détient plus de la moitié des voix est signalé : ses voix seront réduites au décompte.
• •La recherche trouve un copropriétaire par son nom, ou par le numéro exact d’un de ses lots ; le filtre n’affiche que les présents, les représentés ou les absents.
• •Le bureau se désigne parmi les présents : le président de séance, qui ne peut pas être aussi scrutateur, deux scrutateurs au plus, et le secrétaire, le syndic par défaut. Un président qui s’en va quitte le bureau.

Une assemblée déclarée tenue ou non tenue ne se pointe plus, et une assemblée d’archive n’a pas de séance : sa feuille de présence se range avec son procès-verbal.

Faire voter les résolutions

Une fois la séance ouverte, le « Déroulé des votes » liste les résolutions de l’ordre du jour qui se votent, avec leur majorité, leur issue et le nombre de résolutions déjà votées. Choisissez une résolution pour la faire voter. Un seul vote est en cours à la fois : l’écran vous ramène au vote en cours d’un clic.

• •« Ouvrir le vote » inscrit « pour » les présents et les représentés qui ont des voix sur la clé de la résolution, ou sur la clé générale quand elle n’en a pas. Il ne reste qu’à saisir les contre, les abstentions et ceux qui ne prennent pas part au vote, qui deviennent défaillants. Un copropriétaire arrivé après l’ouverture vote dès qu’il est pointé présent.
• •Le décompte se tient en direct selon la majorité de la résolution : majorité des voix exprimées (article 24), des voix de tous les copropriétaires (article 25), double majorité (article 26) ou unanimité. Les voix d’un copropriétaire qui en détient plus de la moitié sont réduites à la somme des voix des autres (article 22), et l’écran le dit.
• •Cochez « Résolution amendée en séance » quand le texte change pendant l’assemblée : les votes par correspondance ne comptent plus, leurs auteurs deviennent défaillants.
• •« Clore le vote » fige le résultat, adoptée ou rejetée, avec les votes nominatifs des opposants, des abstentionnistes et des défaillants, pour le procès-verbal.
• •Quand la majorité de l’article 25 n’est pas atteinte mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix, ou quand celle de l’article 26 manque dans les conditions de la loi, l’écran propose le second vote immédiat, à la majorité de l’article 24 ou de l’article 25.
• •Une erreur de saisie se corrige en rouvrant le vote clos : un second vote qui en découlait est alors supprimé. Un vote en cours peut aussi être annulé ; les voix saisies sont effacées et la résolution redevient à voter.

Un lecteur suit le décompte sans pouvoir voter. Une assemblée déclarée tenue ne vote plus, et un point porté pour information ne passe pas au vote.

Enregistrer les votes par correspondance

Les formulaires de vote par correspondance arrivent avant la séance. Depuis l’assemblée, ouvrez « Votes par correspondance ». Tant que la séance n’est pas ouverte, « Préparer la feuille des votants » relève les copropriétaires à la date de l’assemblée et leurs voix, sans ouvrir la séance ; ouvrir la séance, le jour venu, recalcule cette feuille sans perdre les formulaires.

• •« Enregistrer un formulaire » : choisissez le copropriétaire, indiquez la date de réception, puis son choix sur chaque résolution soumise au vote, pour, contre, abstention ou sans réponse. Une question sans réponse, ou à plusieurs réponses, compte comme un vote contre.
• •Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion (décret du 17 mars 1967, article 9 bis) : l’écran donne la date limite, et un formulaire reçu après, ou daté d’un jour qui n’est pas encore arrivé, est refusé.
• •« Modifier » reprend un formulaire en entier ; « Retirer » l’efface après confirmation, et son auteur redevient absent. Un formulaire déjà versé à un vote ne se modifie ni ne se retire : annulez d’abord ce vote.
• •À l’ouverture de chaque vote, les formulaires sont versés au scrutin, sur la clé de la résolution, et vous les lisez « vote par correspondance » dans la liste ; ils ne se changent pas en séance. Ils valent aussi pour le second vote immédiat. Un formulaire enregistré après l’ouverture d’un vote compte à partir du vote suivant, y compris au second vote de la même résolution s’il s’ouvre, mais pas pour le vote en cours ni pour ceux déjà passés ; seul un formulaire qui a déjà compté se fige, sauf à annuler ces votes. Sa ligne porte alors « Déjà compté à un vote ». Un copropriétaire qui a déjà voté lui-même en séance ne se propose plus au formulaire.
• •Si la résolution est amendée en séance, cochez « Résolution amendée en séance » : les votes par correspondance tombent et leurs auteurs deviennent défaillants, au second vote aussi. Décocher la case les rend.

Un copropriétaire qui a voté par correspondance et vient finalement à l’assemblée se pointe présent et vote lui-même : son formulaire est ignoré. Il ne se pointe ni absent ni représenté tant que son formulaire n’est pas retiré. Les pouvoirs, eux, s’enregistrent dans la tenue de séance.

Lever la séance, retoucher et signer le procès-verbal

Depuis l’assemblée ou la tenue de séance, ouvrez « Procès-verbal ». Il part de la feuille de présence et des votes : il ne s’ouvre qu’une fois la séance ouverte.

• •« Lever la séance », une fois l’ordre du jour épuisé et après confirmation : l’heure de levée est portée au procès-verbal et l’assemblée passe « tenue ». La feuille de présence, le bureau et les votes ne se modifient plus. Un vote encore ouvert l’empêche : clôturez-le ou annulez-le d’abord. Sur l’accueil d’une assemblée dont la séance est ouverte, « Lever la séance » remplace « Déclarer tenue », pour que l’heure de levée figure toujours au procès-verbal.
• •« Retouches du procès-verbal » : dépliez une résolution. « Texte adopté » ne se remplit que si la résolution a été modifiée en séance ; « Partir du texte convoqué » le recopie pour le reprendre. Vide, ou identique au texte convoqué, il s’efface et le procès-verbal reprend le texte de la convocation. « Observations » rapporte les échanges et les réserves. Les retouches restent ouvertes après la levée.
• •« Signatures » : une fois la séance levée, le président de séance, chaque scrutateur et le secrétaire signent au doigt ou au stylet dans le cadre, puis « Valider la signature ». Le nom vient du bureau désigné en séance. « Signer de nouveau » remplace la signature précédente. « Complètes » s’affiche quand chacun a signé. Les signatures recueillies sur votre ancien portail sont reprises : elles figurent dans le cadre de chacun, sur le procès-verbal et dans ses téléchargements, et une signature refaite dans le logiciel les remplace. Si l’une d’elles ne se charge pas, sa place l’indique et le procès-verbal ne se dépose pas sans elle : refaites-la dans le logiciel, ou réessayez dans un instant.

Un cadre vide n’est pas une signature : l’écran le refuse avant d’envoyer. Le bureau se modifie dans la tenue de séance, tant que la séance n’est pas levée. Tant que le procès-verbal n’est pas signé de tous, une retouche qui change le texte adopté ou les observations efface les signatures recueillies, puisqu’elles portaient sur l’ancien texte : l’écran le dit, et le bureau signe de nouveau. Un procès-verbal signé de tous ne se retouche plus, ni dans le logiciel ni par un dépôt retouché dans Word : ses retouches passent en lecture, et une erreur se corrige par un nouveau procès-verbal ou un rectificatif. Un procès-verbal garde les noms sous lesquels il a été signé : le nom de l’immeuble, ceux du bureau et, quand le procès-verbal le nomme, le nom du cabinet sont retenus dès qu’il porte une signature, et le procès-verbal s’imprime avec eux, même si l’un d’eux change ensuite ailleurs. Si l’un de ces noms change avant la dernière signature, tant que la séance peut encore se signer dans le logiciel, les signatures déjà recueillies sont annulées : l’écran dit quel nom a changé, et chaque place signe de nouveau sous le nouveau nom. Une fois le procès-verbal signé de tous, un changement de nom ne le touche plus. Une assemblée dont le procès-verbal porte une signature ne se remet plus en préparation. Remise en préparation après la levée, elle rouvre sa séance : l’heure de levée s’efface, la feuille de présence et les votes déjà clos restent, et « Lever la séance » revient pour que le procès-verbal porte l’heure de la nouvelle levée.

Éditer et déposer le procès-verbal

La carte « Documents » de la page « Procès-verbal » compose le procès-verbal sur le modèle habituel du cabinet : page de garde, ordre du jour avec le folio de chaque résolution, accueil, récapitulatif des tantièmes à l’ouverture, listes des présents, représentés, votants par correspondance, absents, entrés et partis en cours de séance, puis chaque résolution avec son texte adopté, ses observations, le décompte, les noms de chaque camp et la conclusion ; enfin la levée, l’article 42 et les signatures. Quand le secrétariat de séance revient au syndic, la résolution qui le désigne nomme votre cabinet « en sa qualité de syndic ». Quand un seul scrutateur siège, sa signature se lit sous « Scrutateur(s) », et les heures s’écrivent « 18h » ou « 9h05 ». Le procès-verbal téléchargé porte dans son nom la date de l’assemblée et la copropriété, accents compris.

• •« Aperçu du PV » télécharge le procès-verbal en PDF, avec les signatures déjà recueillies. « Feuille de présence » télécharge la feuille certifiée par le président de séance. « Télécharger en Word » donne le même procès-verbal à retoucher. Les trois se téléchargent dès l’ouverture de la séance, en lecture comme en écriture.
• •« Déposer le PV et la feuille de présence », une fois la séance levée : les deux documents rejoignent les pièces de l’assemblée, à la place de ceux déjà déposés. Une signature manquante ou un procès-verbal déjà déposé se confirment avant le dépôt. Le bouton devient « Déposer le PV signé » quand chacun a signé.
• •« Déposer un PV retouché dans Word (PDF) » : dans Word, enregistrez le procès-verbal retouché en PDF (Fichier, Enregistrer sous, PDF), puis déposez-le ici. Une page avec les signatures recueillies y est ajoutée, et la feuille de présence est déposée avec lui.

Seul un PDF de 10 Mo au plus est accepté pour un procès-verbal retouché ; un PDF protégé par un mot de passe est refusé, comme un PDF que le logiciel n’arrive pas à vérifier : enregistrez-le de nouveau en PDF depuis Word, puis déposez-le. La page de garde porte le nom et l’adresse de l’immeuble dès que votre profil lit les mandats, même sans accès à la fiche des immeubles.

Déposer les pièces d’une assemblée, d’une rencontre ou d’un contrat

Une pièce se range là où elle se consulte, et non dans un dossier à part. Chaque zone de dépôt accepte un fichier glissé ou choisi, jusqu’à 10 Mo, et la pièce apparaît aussitôt dans la liste, avec un bouton pour la voir.

• •Une assemblée reçoit son procès-verbal, sa feuille de présence, ses pouvoirs et ses autres documents, convocations comprises, chacun sur la page de son panneau : la feuille de présence, les convocations et les autres documents ensemble, les pouvoirs à part, le procès-verbal sur la sienne. Une assemblée d’archive les range tous sur la page du procès-verbal. Le procès-verbal peut se ranger avant la séance, dès qu’il existe : aucune zone n’est fermée par l’état de l’assemblée. Les pièces que la clôture des comptes joint d’elle-même à la prochaine assemblée, état des dépenses, relevés de compteurs et annexes comptables, se lisent à part sous « Comptes de l’exercice », avec la période de l’exercice, sur la page qui porte les autres documents : elles se remplacent quand le comptable les régénère et ne se retirent pas d’ici.
• •Chaque résolution de l’ordre du jour reçoit ses annexes, un devis ou un plan par exemple.
• •Une rencontre du conseil syndical reçoit son compte rendu et ses pièces jointes.
• •Un contrat de prestation reçoit son exemplaire signé et ses avenants.

Un compte rendu du conseil ou un procès-verbal déposé au dépôt arrive aussi ici, sur la réunion ou l’assemblée tenue à sa date. S’il y a déjà le sien, il ne le remplace pas : il est rangé dans les documents de l’immeuble. Voir l’article « Le dépôt ».

Sous le procès-verbal en place, la case « Publié sur l’extranet des copropriétaires » décide de ce que lisent les copropriétaires : ils ne voient le procès-verbal, depuis la rubrique « Assemblées générales » de leur espace, qu’une fois la case cochée par un collaborateur, quelle que soit la façon dont il a été déposé. Décochée, l’écran rappelle que les copropriétaires ne le voient pas encore, et leur espace dit « pas encore disponible ». Un procès-verbal déposé à nouveau, ou remplacé, arrive décoché : cochez-le quand il est prêt à être lu. Les procès-verbaux déjà en place avant l’arrivée de la case ont été cochés, et restent en ligne.

Cocher ou décocher demande le même droit que déposer la pièce. Leur espace ne montre que les assemblées tenues que vous y avez publiées, sur les trois dernières années et hors assemblées d’archive : cocher le procès-verbal d’une autre assemblée ne la fait pas paraître.

Le procès-verbal, la feuille de présence, le compte rendu et le contrat signé n’ont qu’une place chacun. Une fois la pièce déposée, la zone propose « Remplacer » : la nouvelle version prend la place, et l’ancienne part à la corbeille. Les pouvoirs, les annexes, les pièces jointes et les avenants s’empilent, autant qu’il en faut.

« Retirer » demande une confirmation qui reste sur la page, et la pièce part à la corbeille, d’où elle se restaure. Rien n’est détruit par ce geste.

Déposer une pièce demande le droit d’écriture sur les mandats. La retirer ou la remplacer demande en plus le droit d’édition sur le portefeuille : un profil qui ne porte que le premier dépose, mais ne retire pas. Sans droit d’écriture, les pièces se lisent et s’ouvrent, sans aucune zone de dépôt. Les pièces reprises de votre ancien portail apparaissent aux mêmes endroits, pour chaque collaborateur autorisé à lire le dossier.

Quand un écran n’a rien à montrer

Un écran vide et un écran en panne ne se disent jamais pareil, et un écran auquel votre profil n’a pas droit ne se dit comme aucun des deux. C’est le point sur lequel nous avons le plus travaillé, parce que l’inverse fait perdre des heures à chercher une donnée qui était là.

• •« Aucun copropriétaire n’est rattaché » veut dire qu’il n’y en a pas, et jamais qu’on n’a pas pu le lire.
• •Quand une lecture échoue, l’écran le dit, précise que rien n’a été modifié, et vous invite à réessayer dans un instant, puis à prévenir le support si cela persiste.
• •Quand votre profil n’ouvre pas la donnée demandée, l’écran le nomme au lieu d’afficher une liste vide.
• •Quand un dossier porte trop de lignes pour être affiché d’un coup, l’écran le dit avec le nombre et vous invite à prévenir le support : réessayer n’y changerait rien.
• •Sur la fiche du mandat, et à la création d’un contrat, d’une assemblée ou d’un point de l’ordre du jour, quand un enregistrement ne reçoit pas de réponse, l’écran dit qu’il a peut-être abouti, garde votre saisie, et vous dit comment recommencer, et quoi vérifier quand c’est nécessaire ; sur la fiche du mandat, un lien ouvre la même fiche dans un nouvel onglet pour lire ce qui est enregistré. Sur la fiche du mandat, si un collègue l’a modifiée entre-temps, l’écran nomme ce qui a changé et garde votre saisie.
• •Après la création d’un contrat, d’une assemblée, d’un point de l’ordre du jour ou d’une sous-résolution restée sans réponse, votre saisie reste affichée et l’écran ne renvoie plus rien, pour ne pas créer deux fois la même chose. Un lien ouvre le même écran dans un nouvel onglet : si ce que vous venez de saisir y figure, il n’y a rien à refaire ; sinon, reportez-y votre saisie. Le logiciel ne touche pas à l’écran d’origine : votre saisie y reste tant que vous ne le fermez pas.
• •Si l’outil a été mis à jour pendant que l’un de ces formulaires restait ouvert, l’écran vous dit que rien n’a été envoyé ni enregistré, laisse votre saisie affichée, et vous propose le même lien vers un nouvel onglet pour l’y reporter.
• •« Partir du modèle du cabinet » obéit au même principe, sans retenir le bouton. Quand votre écran ne reçoit pas de réponse, il dit que la pose a peut-être abouti ; quand une réponse revient sans poser le modèle, il la dit. Dans les deux cas, l’ordre du jour affiché n’est pas relu, et un lien ouvre l’assemblée dans un nouvel onglet pour le lire à jour. Tant qu’une pose restée sans réponse n’a pas été suivie d’une pose réussie, l’écran continue de vous le rappeler.
• •Supprimer une assemblée ou retirer un point de l’ordre du jour obéit au même principe. Quand la réponse ne revient pas, l’écran dit que le geste a peut-être abouti et ne relit rien de lui-même : il vous dit quelle liste ouvrir dans un autre onglet pour constater ce qui est enregistré, et quoi refaire si le geste n’y apparaît pas. Un refus, lui, se dit tel quel. Si l’outil a été mis à jour pendant que l’écran restait ouvert, une suppression ou un retrait vous dit que rien n’a été envoyé, et où rouvrir la ligne pour recommencer.
• •Tant qu’une modification est ouverte sur un point de l’ordre du jour ou sur un contrat, son retrait ou sa suppression reste fermé, et l’écran dit pourquoi : enregistrez ou annulez d’abord la modification. Pendant la suppression d’un contrat, « Modifier ce contrat » attend la réponse.
• •Quand vous datez la prochaine assemblée ordinaire et que la réponse ne revient pas, l’écran nomme la date envoyée et vous demande de vérifier, dans un nouvel onglet, si la prochaine assemblée la porte déjà. Pour une assemblée spéciale ou une archive, il dit quelle ligne chercher dans la liste des assemblées : sa date, la présence ou l’absence de la mention « Spéciale », et l’état où elle doit y figurer. Si vous refermez le formulaire, la date ou l’assemblée concernée reste nommée tant que vous restez sur cet écran.
• •Quand vous ajoutez un point en choisissant « Aucune » clé de répartition, et que la résolution est créée mais que la clé principale n’a peut-être pas pu en être retirée, l’écran vous le dit et ne renvoie rien : ne recréez pas la résolution, ouvrez-la dans un nouvel onglet et retirez-y la clé si elle y figure encore.
• •Si l’écran n’a pas pu lire correctement l’assemblée, la résolution ou le contrat que vous modifiez, le logiciel refuse l’enregistrement plutôt que de risquer d’effacer le travail d’un collègue, et l’écran vous dit quoi faire.
• •Sur ces écrans, quand votre saisie reste affichée, le lien vers le support s’ouvre dans un nouvel onglet : vous ne quittez pas l’écran où elle se trouve.
• •Une adresse qui ne correspond à aucun mandat vous dit que la page est introuvable. Elle ne dresse plus le menu ni le fil d’un dossier qui n’existe pas, et le retour à la liste des modules reste à un clic.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Le résumé d’un dossier ne relit que ses pièces PDF : une photo ou un document d’un autre format est compté comme non lu. Les courriers versés au dossier y entrent par ce qui en a été lu à leur arrivée : leur date, leur objet, leur expéditeur et leur résumé. La fiche dit où en est la lecture : combien de pièces sont lues, combien n’ont pas pu l’être, et, quand une lecture est en cours, son avancement, qui se met à jour seul tant que la fiche reste ouverte.
• •Sans l’assistance souscrite, le résumé ne se demande pas : la fiche le dit, et aucun bouton ne vous est proposé.
• •Un devis déposé par un fournisseur dans une mise en concurrence reste « En vérification » le temps d’être vérifié : son montant se lit, mais le fichier ne s’ouvre pas avant d’avoir été vérifié.
• •L’ordre du jour type du cabinet se tient dans Paramètres, Cabinet, Résolutions types, par un administrateur. Un cabinet qui n’en a pas encore pose ses points un par un, ou les pioche dans sa bibliothèque.
• •La convocation et le procès-verbal d’une assemblée se rangent sur elle, mais ne s’envoient pas depuis le logiciel.
• •Verser une pièce à un dossier depuis le courrier n’est pas encore proposé.
• •Les types de dossier sont posés à l’ouverture de votre espace : tant qu’aucun n’est déclaré, la liste vous le dit et la création reste fermée.
• •Le contrat de renouvellement rempli depuis le Word de l’agence se télécharge sans se ranger : enregistrez-le en PDF et déposez-le sur la fiche du contrat en projet. Composé depuis le modèle PDF de l’agence, il se range seul.
• •Sur un mandat jamais présenté en banque mais qui porte déjà un prélèvement préparé, l’onglet Paiements propose encore « Supprimer », et l’effacement est alors refusé. Suspendez ce mandat plutôt : aucun nouveau prélèvement ne s’y prépare plus. Celui qui l’était déjà reste dans la pile des prélèvements avec la mention « mandat non actif » et ne part dans aucune remise ; il repart, redaté si besoin, quand le mandat redevient actif.

Les courriers aux copropriétaires depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander d’enregistrer le brouillon d’un courrier, avec ses destinataires, son objet, son texte, son signataire et sa formule de politesse, puis de le valider, de le rouvrir ou de le supprimer. Il prépare l’envoi, édite les envois papier, les marque comme postés, fait passer des courriels par la poste et joint un courrier à un appel de fonds.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre votre demande et l’enregistrement, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous reformulez votre demande sur la version à jour.

L’envoi du courrier et de ses courriels se fait depuis l’onglet Courriers du mandat, pas depuis l’assistant.

Consulter les sinistres et le contentieux depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander les contrats d’assurance du portefeuille, les dossiers de sinistre et de contentieux, les indemnités qui attendent leur dossier et les débiteurs du portefeuille.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Chaque consultation suit le droit de son espace, « Assurances & sinistres » ou « Juridique et contentieux », en plus de celui de l’écran : un dossier d’un espace que votre profil n’ouvre pas lui paraît inexistant. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.