Les indicateurs

Où cet écran se trouve

Le module KPI financiers porte plusieurs écrans, rangés en onglets en tête de page. L’entrée KPI financiers de votre menu ouvre « Coût de l’IA », le premier onglet. Le coût de l’intelligence artificielle, dont parle cet article, est l’onglet « Coût de l’IA », et la recherche globale y mène aussi directement. Les comptes du cabinet sont l’onglet suivant, que l’article « Les comptes de votre cabinet » décrit.

Un lien que vous avez mis en favori avant que cet écran ait son adresse propre marche toujours. S’il portait une période, il vous ramène au coût de l’intelligence artificielle sur cette période. S’il n’en portait pas, il ouvre « Coût de l’IA », la première entrée du menu. Pour mettre à jour votre favori, ouvrez l’écran depuis le menu et enregistrez l’adresse qui s’affiche alors.

Ce que cet écran vous montre

Le logiciel confie certains travaux à de l’intelligence artificielle : lire un document, en extraire des informations, préparer un texte. Chacun de ces appels est payant, et chacun est enregistré. Cet écran vous rend ce compte, sans que vous ayez à le demander à qui que ce soit.

Vous y lisez quatre chiffres : ce qui a été dépensé sur la période, ce que coûte un appel en moyenne, le volume traité, et le nombre d’analyses qui n’ont rien rendu. Puis le détail : à quoi l’intelligence artificielle a servi, quel prestataire a été sollicité, et quel modèle a travaillé.

Les lectures automatiques des pièces déposées comptent dans les appels et dans le volume, mais leur prix n’est pas encore connu. La dépense ne les additionne pas à zéro : elle dit combien d’appels elle ne couvre pas, et le coût moyen se calcule sur les seuls appels dont le prix est connu. Une ligne dont aucun appel n’a de prix connu affiche un tiret plutôt qu’un montant.

Les indicateurs sont réservés à la direction du cabinet : ils s’ouvrent à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété quand votre cabinet leur a donné cette permission, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet, qui y ont accès du fait de leur rôle. Un gestionnaire n’y accède pas, même si son profil porte la permission : l’écran lui dit qu’il est réservé à la direction. L’entrée KPI financiers apparaît dans leur menu, sous Pilotage, avec ses écrans dont « Coût de l’IA », et n’y figure pas pour les autres profils : le périmètre se voit avant le clic plutôt qu’à l’arrivée.

Le rôle d’administrateur ouvre cet écran, même à quelqu’un qui n’a pas la permission des indicateurs. Un office manager nommé administrateur pour gérer les comptes y voit donc ce que l’intelligence artificielle coûte au cabinet. C’est à prendre en compte au moment de donner ce rôle.

Choisir la période

Quatre fenêtres vous sont proposées : sept jours, trente jours, douze mois, trois ans. Elles changent tout l’écran, y compris les tableaux du bas. Le pas des graphiques suit la fenêtre : au jour sur les deux premières, au mois sur la troisième, à l’année sur la dernière.

La période choisie s’inscrit dans l’adresse de la page. Vous pouvez donc la mettre en favori, ou la coller dans un message : votre interlocuteur verra exactement le même écran que vous.

Les deux dates de la fenêtre sont écrites au-dessus des chiffres, et les journées se comptent à l’heure de Paris. Un chiffre sans sa période ne veut rien dire, donc il n’y en a aucun ici qui ne porte la sienne.

Lire les deux graphiques

Le premier montre la dépense, le second les volumes traités. Ils sont séparés volontairement : une dépense et un volume ne se mesurent pas dans la même unité, et les superposer sur deux échelles fabriquerait des croisements qui ne veulent rien dire.

Sur le second, ce qui est donné à lire et ce qui est rendu sont empilés plutôt que comparés : ce sont deux parts d’un même total. Ce que l’on fait lire pèse l’essentiel du volume, ce qui est rendu pèse l’essentiel du prix.

Une tranche sans aucun appel vaut zéro et reste visible, qu’il s’agisse d’un jour, d’un mois ou d’une année selon la fenêtre choisie. Elle n’est pas retirée du graphique : une courbe qui saute les tranches creuses relierait deux points éloignés et mentirait sur la pente.

Le graphique de la dépense ne compte que les appels dont le coût est connu en euros, et il le dit sous ses barres dès que la période en contient d’autres : lectures automatiques de pièces déposées au prix encore inconnu, ou coûts facturés dans une devise sans taux applicable. Une barre basse n’est donc pas forcément une journée calme : en la survolant, vous lisez combien de ses appels n’ont pas de coût en euros, parce que leur prix n’est pas encore connu ou parce que leur devise n’a pas de taux applicable.

La première tranche est plus courte que les autres

Sur « 12 mois » et sur « 3 ans », la fenêtre commence à une date, pas au premier jour d’un mois ou d’une année. La première barre du graphique ne couvre donc qu’une partie de sa tranche, et elle est plus basse pour cette raison, pas parce que la dépense a baissé.

Avant de comparer deux années, laissez de côté la première barre : c’est la seule qui ne porte pas douze mois.

Les listes sont entières

Quand la période contient des appels, les tableaux du bas affichent tout ce qu’elle contient, et chacun annonce son nombre de lignes. Rien n’y est coupé à un maximum, et l’écran le dit plutôt que de vous laisser vous demander si le nombre affiché est un total ou le début d’une liste. Une période sans aucun appel n’affiche ni graphique ni tableau : elle vous le dit en une phrase.

Les lignes sont classées de la plus coûteuse à la moins coûteuse. À coût égal, elles sont rangées par ordre alphabétique, ce qui leur donne une place stable : deux consultations de suite vous montrent le même ordre.

Les montants en devise

Certains prestataires facturent dans une autre monnaie que l’euro. Les montants affichés sont donc convertis, et l’écran vous dit toujours à quel taux il l’a fait, ainsi que la date à laquelle ce taux a été enregistré. Un coût facturé dans une devise qui n’a pas de taux applicable à votre cabinet n’est pas converti : il reste hors des totaux en euros, et l’écran le compte parmi les appels sans coût en euros.

Ce taux s’applique à toute la période affichée, y compris aux appels les plus anciens : l’écran convertit le passé au cours d’aujourd’hui. Sur une fenêtre de trois ans, tenez-en compte avant de comparer deux années. Conserver l’historique des taux est une évolution à venir.

Ce que cet écran ne fait pas encore

Les états financiers de votre cabinet, c’est-à-dire la synthèse, le compte de résultat, le bilan et le détail par poste, ne sont pas sur cet écran : ils ont les leurs, dans le même module, et c’est la synthèse que l’entrée KPI financiers du menu ouvre. L’article « Les comptes de votre cabinet » les décrit, et dit notamment ce qu’ils affichent tant que la comptabilité du cabinet n’est pas raccordée. Cet écran-ci ne porte que le coût de l’intelligence artificielle, qui ne se lit pas dans votre comptabilité.

Le taux de change se corrige aujourd’hui hors de cet écran, par un administrateur. Cet écran l’affiche et le date, il ne le modifie pas.