Les fournisseurs

Ce que cet écran contient

Les fournisseurs sont les entreprises et les artisans qui interviennent sur vos immeubles. Chaque fiche porte une raison sociale, des coordonnées, une identification, et un ou plusieurs métiers.

Un fournisseur peut porter plusieurs métiers, et beaucoup n’en portent aucun. C’est justement ce que la colonne de complétude sert à voir.

Retrouver un prestataire

Un seul champ de recherche cherche à la fois dans la raison sociale, la ville et les coordonnées, et la liste se réduit pendant que vous tapez. Chaque colonne se trie d’un clic sur son titre.

Vous pouvez restreindre la liste à un métier, ou au contraire ne garder que les fiches qui n’en portent aucun. L’adresse de la page porte ce que vous voyez : une liste filtrée se met en favori et s’envoie à un collègue.

Un métier retiré du référentiel garde son nom sur les fiches qui le portaient encore, mais il ne se propose plus quand vous ajoutez un métier.

Le référentiel des fournisseurs est plus gros que celui des tiers. Si votre vue compte trop de fiches pour tenir à l’écran, le logiciel vous propose de resserrer plutôt que de vous en montrer une partie sans le dire. Les onglets Tiers, Fournisseurs et Immeubles restent en tête de cet écran, avec « Nouveau fournisseur » si vous pouvez créer une fiche, et une recherche lancée depuis lui se retrouve ensuite dans le champ de recherche de la liste.

Les fournisseurs favoris du cabinet

Une étoile désigne les fournisseurs que votre cabinet recommande. C’est le favori du cabinet, pas celui d’un gestionnaire : tous vos collègues qui lisent le référentiel la voient, à côté du nom dans la liste et en tête de chaque onglet de la fiche. Une fiche qui n’est pas favorite n’en porte aucune.

Seule la direction du cabinet pose ou retire l’étoile, d’un clic sur celle de la fiche : pleine, le fournisseur est favori, au trait, il ne l’est pas. Le geste s’enregistre aussitôt, sans passer la fiche en saisie. Pour vos autres collègues, l’étoile se lit et ne se clique pas.

Dans la liste, la pastille « Favoris » ne garde que les fournisseurs favoris, et dit combien elle en retient. Elle se cumule avec les filtres de complétude et le métier : vous retrouvez d’un clic le plombier que le cabinet recommande. Comme les autres filtres, elle reste dans l’adresse de la page, et les flèches d’une fiche ouverte depuis cette liste passent d’un favori à l’autre. La pastille n’apparaît que lorsque la liste affichée compte au moins un favori.

Une fiche archivée ne reçoit plus d’étoile, mais celle qu’elle portait se retire toujours. Quand deux fiches sont fusionnées, l’étoile de la fiche en double passe à la fiche conservée.

Voir ce qui manque à une fiche

Chaque fiche porte un indicateur de complétude, et il ne se contente pas de dire qu’il manque quelque chose : il dit quoi. Une adresse incomplète, aucun moyen de contact, une identification absente, aucun métier renseigné. Pour l’identification, le SIREN de l’entreprise suffit : une fiche qui le porte sans SIRET n’est plus signalée comme à compléter, et l’indicateur mentionne seulement le SIRET de l’établissement en complément.

Vous pouvez ne garder que les fiches incomplètes, ou celles qui le sont gravement. C’est le geste qui permet de reprendre un référentiel hérité sans le relire ligne à ligne.

Corriger et créer

Une adresse française peut être choisie parmi les suggestions pour remplir ensemble la rue, le code postal et la ville, d’un clic ou au clavier : la flèche du bas descend dans la liste, Entrée choisit, Échap la referme. Vous pouvez toujours saisir librement une adresse étrangère ou absente des propositions.

Le SIRET se lit sur une facture, un devis ou un extrait Kbis du prestataire, et il compte quatorze chiffres. C’est lui qui ouvre le registre : le saisir en entier, à la création comme sur la fiche, retrouve l’entreprise et vous propose sa raison sociale et son numéro de TVA. Le numéro de TVA n’est donc pas à chercher séparément dans la plupart des cas. À la création, trois lettres de la raison sociale suffisent aussi : les entreprises de ce nom s’affichent sous le champ, et en choisir une reprend sa raison sociale, puis remplit le SIRET, la forme juridique et le numéro de TVA encore vides. Si aucune adresse n’est saisie, celle du siège est reprise aussi : l’écran la nomme sous le champ, et elle se vérifie sur la fiche une fois créée. Un champ que vous aviez déjà saisi n’est jamais écrasé : s’il diffère du registre, le SIRET d’un autre établissement ou un autre numéro de TVA par exemple, les deux valeurs s’affichent côte à côte, « Registre » et « Saisi », et vous choisissez pour chaque champ, puis validez, avant que le fournisseur puisse être créé. Un syndicat de copropriété ou une association syndicale, eux, ne sont pas au registre des entreprises : ils portent une immatriculation, qui se saisit à la main.

À la création comme sur la fiche d’un fournisseur qui porte le métier de syndicat de copropriétaires, la saisie propose de chercher la copropriété au registre national des copropriétés, par son nom, son adresse ou son numéro d’immatriculation. Le code postal complet de la copropriété, saisi à côté, restreint la recherche. Choisir une fiche du registre remplit ce qui est encore vide, le numéro d’immatriculation, la forme juridique et l’adresse de la copropriété, reprise d’un bloc quand ni la rue, ni le code postal, ni la ville ne sont saisis, sans jamais remplacer ce que vous avez saisi : la raison sociale reste celle sous laquelle le syndicat vous facture. À la création, l’écran nomme l’adresse reprise sous le champ. Si le courrier de ce syndicat doit partir chez son syndic plutôt qu’à l’immeuble, saisissez l’adresse du syndic avant de choisir la fiche du registre, ou corrigez-la sur la fiche une fois créée. Rien n’est enregistré tant que vous ne validez pas.

Un SIRET complet retrouve les renseignements officiels du prestataire. Vous voyez la proposition avant de reprendre sa raison sociale, ses coordonnées et son numéro de TVA ; si elle ne correspond pas ou si la recherche ne répond pas, vous gardez votre saisie. Un SIRET dont le numéro ne peut pas exister est refusé à l’enregistrement, de même qu’un numéro de TVA qui n’est pas celui de l’entreprise portée par la fiche. Le numéro officiel d’une entreprise, lui, est toujours accepté, y compris quand l’administration lui a attribué une forme inhabituelle.

Une fiche s’ouvre en consultation et ne passe en saisie que si vous le demandez. Annuler remet tout comme c’était, sauf les métiers, qui s’enregistrent à chaque geste.

L’onglet Contacts d’un fournisseur rattache les personnes que vous appelez chez lui. « Créer un contact » saisit une personne qui n’est pas encore dans votre annuaire : civilité, nom, prénom, e-mail, téléphone et mobile, puis sa fonction et son rôle chez ce fournisseur. Elle entre à l’annuaire et se rattache d’un même geste, et rien n’est créé si le rattachement ne peut pas se faire. Le geste est ouvert à qui peut modifier les fournisseurs.

Pour compléter une fiche existante, « Compléter depuis SIRENE », en saisie, cherche l’entreprise par sa raison sociale, dans le département de la fiche quand elle porte un code postal ; si rien n’y répond, la recherche s’élargit à toute la France et l’écran vous le signale. Le bandeau d’une fiche incomplète propose le même geste, « Chercher dans SIRENE ». Choisir une entreprise remplit les champs encore vides : adresse, SIRET, numéro de TVA et forme juridique. Quand une valeur de la fiche diffère de celle du registre, c’est vous qui tranchez, champ par champ, et la valeur de la fiche est gardée par défaut : l’adresse d’une agence locale est souvent la bonne, là où le registre donne le siège de l’entreprise. La raison sociale n’est jamais remplacée. Rien n’est enregistré avant « Enregistrer » : jusque-là, les champs repris restent modifiables, et un champ que vous changez ne compte plus comme repris de SIRENE. Un SIRET d’une autre entreprise saisi après un choix qui a rempli la fiche fait refuser l’enregistrement, et l’écran vous le dit, jusqu’à ce que vous remettiez un SIRET de l’entreprise reprise ou utilisiez « Retirer l’entreprise reprise de SIRENE ». Une fiche de syndicat de copropriétaires ne se vérifie pas dans SIRENE, et ajouter ce métier à une fiche déjà vérifiée efface l’état relevé, sa date de fermeture et la date du relevé : le bandeau « cessé » disparaît, et l’effacement est inscrit au journal du cabinet. Retirer ensuite ce métier rétablit l’état effacé, et le bandeau revient s’il y était. La vérification, elle, est gardée sur la fiche : son état au registre, actif ou cessé, et la date du dernier relevé se lisent dans son identité. Au moment du choix, l’écran vous dit combien de champs sont complétés ou remplacés depuis SIRENE, et la mention « Fiche pré-remplie depuis la base SIRENE » reste affichée jusqu’à l’enregistrement. L’état est relu au registre au moment de l’enregistrement, jamais recopié de l’écran. Si SIRENE ne répond pas à ce moment-là, la fiche est enregistrée et sa vérification reste en attente : « Réessayer » la relance avec les mêmes champs repris, et l’écran nomme alors ces champs, complétés ou remplacés depuis SIRENE. La vérification en attente tombe si la fiche est modifiée entre-temps : relancez alors « Compléter depuis SIRENE ». Sur une fiche qui ne porte ni SIREN ni SIRET, rien ne dit quelle entreprise elle est : si l’état donné par le registre contredit celui de la fiche, ou si son numéro de TVA désigne une autre entreprise, la fenêtre vous montre les deux et vous demande de choisir l’état à retenir, celui du registre, qui est alors enregistré, ou celui de la fiche, qui reste tel quel pendant que les champs choisis sont repris. Garder l’état de la fiche ne reprend ni l’état donné par le registre, ni le SIRET, ni le numéro de TVA du registre : ils désignent l’entreprise dont l’état n’a pas été retenu. Quand le choix ne complète rien, la vérification est enregistrée aussitôt, ou avec la fiche si vous avez modifié son SIRET sans l’enregistrer ; sinon, elle l’est avec la fiche. Une fois une entreprise reprise dans la saisie, une autre ne peut l’être qu’après « Retirer l’entreprise reprise de SIRENE » : les champs que l’entreprise a remplis et que vous n’avez pas retouchés reprennent leur valeur enregistrée, ceux que vous avez retouchés gardent votre saisie, comme le reste du formulaire, et l’écran vous dit combien de champs ont repris leur valeur. Sa vérification en attente est abandonnée avec elle. Si l’entreprise choisie n’est pas celle que désigne la fiche, par son SIRET ou par le SIREN qu’un rapprochement lui a donné, rien n’en est repris, son état n’est pas enregistré, et l’écran vous dit lequel des deux diffère. Quand c’est le SIREN qui désigne une autre entreprise, un administrateur du cabinet peut corriger le SIREN depuis la fiche, par « Corriger le SIREN », ou l’effacer s’il ne connaît pas le bon, une fois vidé ou corrigé le SIRET qui désignait la même entreprise : l’état relevé pour l’autre entreprise, sa date de fermeture et la date du relevé sont effacés, la correction est inscrite au journal du cabinet, et la vérification redevient possible. Si le SIRET de la fiche désigne lui aussi l’autre entreprise, il se corrige en même temps.

Les métiers se classent en saisie sur la fiche, ou dès la création, avant même que la fiche existe. Un champ de recherche les trouve par leur nom, leur code ou leur famille ; « Autre » se propose d’un clic quand l’activité n’est pas encore déterminée. Le premier métier ajouté devient le principal, celui que la liste affiche. L’étoile en désigne un autre, la croix en retire un, et retirer le principal fait passer le suivant dans l’ordre alphabétique. Sur la fiche, chaque geste s’enregistre aussitôt, sans attendre Enregistrer. Choisir le métier de syndicat de copropriétaires remplace le SIRET par le numéro d’immatriculation.

À la création, les métiers choisis partent avec la fiche. Si l’un d’eux n’est plus proposé au moment de créer, rien n’est créé : rechargez la page et choisissez à nouveau. Quand la liste des métiers ne peut pas être lue, l’écran le dit au lieu de vous proposer un champ vide ; la fiche se crée alors sans métier, et se classe ensuite depuis la fiche. Si la fiche est créée mais que ses métiers n’ont pas pu y être rattachés, l’écran vous le dit et vous donne le lien vers la fiche pour les ajouter, plutôt que de vous laisser la créer une seconde fois.

Si un collègue a modifié la même fiche pendant votre saisie, le logiciel vous prévient au moment d’enregistrer, vous dit quels renseignements ont changé, et garde votre travail à l’écran. Laissée ouverte dans un onglet du navigateur, la fiche se relit d’elle-même quand vous y revenez, sur son identité comme sur son onglet Banque, tant que vous n’êtes pas en train de la modifier : vous reprenez sur ce qu’elle porte aujourd’hui.

Passer d’une fiche à la suivante

Une fiche de fournisseur porte, au-dessus de son nom, son rang dans la liste, « Fiche 3 sur 120 », entre deux boutons qui ouvrent la fiche précédente et la suivante. Les flèches gauche et droite du clavier font la même chose, sauf pendant une saisie.

L’ordre est celui de la liste que vous avez quittée, avec sa recherche, ses filtres et le tri choisi en cliquant sur le titre d’une colonne, et l’onglet ouvert reste le même d’une fiche à l’autre : vous pouvez relire les coordonnées bancaires de tous les plombiers sans revenir à la liste.

Une fiche ouverte par un lien direct ou par la recherche globale circule dans la liste complète des fournisseurs.

Qui valide les factures d’un fournisseur

L’onglet des informations professionnelles porte le circuit de validation des factures du fournisseur. Par défaut, elles suivent le circuit habituel : le bon à payer revient au gestionnaire de la copropriété. Un fournisseur qui exerce le métier d’assureur fait exception : sans réglage, ses factures, les primes d’assurance notamment, partent au gestionnaire sinistres.

Pour un avocat ou un expert d’assurance, vous pouvez indiquer que le fournisseur relève du gestionnaire contentieux ou du gestionnaire sinistres. Le choix s’enregistre dès le clic et se lit sur la fiche.

Ses factures partent alors directement à ce gestionnaire, dès que le fournisseur est porté sur la facture. Sans titulaire pour ce poste dans votre cabinet, elles reviennent au gestionnaire de la copropriété. Changer ce réglage fait suivre les factures du fournisseur qui ne sont pas encore réglées ; celles qui sont réglées, prélevées ou archivées restent où elles sont. Une facture que vous avez transférée à la main reste où vous l’avez mise.

Ce réglage vaut pour tout le cabinet : si votre cabinet cloisonne ses agences, les factures du fournisseur suivent aussi dans les autres agences. Vous ne voyez pas pour autant leurs factures, qui restent réservées à leur agence.

Chaque facture qui suit le note dans sa section « Activité », avec la date et le nouveau circuit, par exemple « Circuit changé le 25/09/2026 : le fournisseur est passé en contentieux ». La ligne ne nomme personne, dans aucune agence : elle dit ce qui a changé, pas qui l’a décidé. Une facture qui n’a pas bougé ne reçoit aucune ligne.

Un fournisseur signalé comme fermé

Quand le registre des entreprises signale l’établissement comme cessé, la fiche porte un bandeau avec la date de fermeture : ne plus commander ni régler sans vérifier. Si vous savez que l’entreprise travaille toujours, « Marquer comme actif » retire le bandeau et date votre vérification. « Revérifier » relance la recherche dans SIRENE et enregistre l’état que le registre donne aujourd’hui.

Qualifier une fiche depuis le registre des entreprises

Un écran séparé, « Qualifier depuis le registre », vous présente les entreprises que le registre officiel propose de rattacher à vos fiches. Vous y arrivez depuis la liste des fournisseurs.

Chaque proposition se lit en vis-à-vis : votre fiche d’un côté, ce que le registre a trouvé de l’autre. Entre les deux, ce qui concorde et ce qui ne concorde pas est écrit en clair, même commune, même département, raison sociale qui diffère, plutôt que résumé par une note. Ce qui se tranche vite remonte en premier.

• •Accepter rattache l’entreprise à la fiche. Les métiers se choisissent au même moment, dans un champ de recherche : l’écran reprend ceux que la fiche portait déjà, y ajoute celui que le registre suggère, et vous ajustez avant de valider. Ce que vous validez est donc ce que vous voyez, et rien ne se décide dans votre dos.
• •Écarter demande un motif. Il reste attaché à la proposition et explique votre décision à qui la relira plus tard.
• •Remettre en file vaut pour une proposition sans suite, quand le registre n’a rien trouvé ou que vous l’avez écartée : corrigez d’abord la raison sociale sur la fiche si c’est elle qui égarait la recherche, puis remettez la fiche en file. Elle est aussitôt interrogée de nouveau, et une nouvelle proposition apparaît si le registre la reconnaît. Le motif de l’ancienne proposition n’est pas conservé.
• •Les propositions certaines s’acceptent par lots de cinquante, sans les ouvrir une par une. L’écran vous dit combien il en reste après chaque lot. Une fiche qui porte le métier de syndicat de copropriétaires ne s’accepte pas : elle ne se rattache pas à une entreprise du registre, et l’écran vous le dit. Écarter la proposition reste possible.

Consulter cette file demande l’accès aux fournisseurs, trancher demande le droit d’y écrire. Un collègue en lecture voit les propositions et lit pourquoi il ne peut pas décider, plutôt que des boutons grisés sans explication.

« Lancer le rapprochement » interroge le registre pour les fiches qui ne l’ont pas encore été, par lots de quarante, jusqu’à la dernière ou jusqu’à ce que vous l’arrêtiez : l’arrêt prend effet à la fin du lot en cours. L’écran compte au fur et à mesure les fiches interrogées, celles qui donnent une proposition à relire et celles pour lesquelles le registre ne trouve rien. Le registre est un service public, interrogé posément : comptez une vingtaine de secondes par lot, et gardez l’écran ouvert. Le bouton est réservé à qui peut modifier le référentiel.

Une proposition peut arriver sans code postal, et la carte ne peut alors pas vous dire si l’entreprise est dans votre département. « Retrouver les codes postaux manquants » relit ces propositions au registre par leur numéro SIREN et complète le code postal de la commune affichée, sans rien changer d’autre. Quand le registre ne donne pas de code postal pour cette commune, la proposition reste sans code postal et l’écran vous le dit. Seules les propositions de la liste affichée sont relues ; s’il en reste au-delà, l’écran vous le dit : traitez celles de la liste, puis relancez.

Le rapprochement ne tourne pas tout seul : la file ne se remplit que quand quelqu’un le lance. Une file vide ne veut donc pas dire que tout votre répertoire est rattaché : les fiches dont la commune manque, et celles dont vous avez déjà écarté une proposition, ne sont pas comptées ici, et l’écran vous dit combien de fiches attendent encore d’être interrogées.

Les coordonnées bancaires, et pourquoi elles s’approuvent

L’onglet Banque d’une fiche de fournisseur tient les comptes sur lesquels vous le réglez. Un compte y arrive toujours « à approuver », et tant qu’il n’est pas approuvé, aucun paiement ne peut partir dessus. L’établissement se retrouve par son code ou par deux lettres de son nom, comme sur une fiche de tiers.

La clé de contrôle d’un IBAN est vérifiée pendant que vous tapez, et sa longueur, propre à chaque pays (27 caractères pour un IBAN français), au plus tard à l’enregistrement : une erreur de recopie se voit avant que le compte arrive « à approuver ».

Chaque carte de compte porte en haut à droite le logo de la banque que désigne son IBAN, quand le logiciel la reconnaît. Si le BIC saisi désigne une autre banque ou un autre pays que l’IBAN, la France, Monaco et l’outre-mer comptant pour un seul, la carte porte « BIC à vérifier » et le dit en toutes lettres au-dessus d’« Approuver » : reprenez le relevé d’identité bancaire avant d’approuver. Le nom de banque saisi, lui, se compare à l’œil, au logo de la carte.

Saisir un compte et l’approuver sont deux habilitations distinctes, qui se donnent séparément dans les paramètres. C’est la parade la plus efficace contre la fraude au virement : quelqu’un qui obtiendrait le droit de saisir un relevé d’identité bancaire ne peut pas, du même geste, le rendre payable.

Modifier le numéro de compte ou le code d’un compte déjà approuvé le fait retomber « à approuver », et les personnes habilitées à approuver en sont prévenues. C’est voulu : changer le relevé d’identité bancaire d’un fournisseur déjà validé est justement le scénario classique de la fraude.

Une même personne peut porter les deux habilitations, et approuver alors un compte qu’elle a saisi elle-même. C’est admis, parce qu’un cabinet de deux personnes n’a pas toujours quelqu’un d’autre à mettre dessus. Le compte porte dans ce cas la mention « Même personne qu’à la saisie », et le journal d’activité garde cette approbation à part des autres : vous pouvez donc le laisser faire tout en voyant sur quels comptes la saisie et l’approbation sont venues du même compte.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Lister les contrats de prestation d’un fournisseur depuis sa fiche : ils se lisent copropriété par copropriété, depuis le mandat de la copropriété qui les a signés.
• •Attacher un devis, une attestation ou un document à une fiche.
• •Interroger le registre de lui-même, à intervalles réguliers : le rapprochement se lance depuis l’écran « Qualifier depuis le registre ».

Consulter les fournisseurs depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander ce que l’écran des fournisseurs vous montre : la liste filtrée par métier ou par favoris, la fiche d’un fournisseur, ses interlocuteurs, ses comptes bancaires, les fiches à rapprocher du registre des entreprises et les rapprochements à relire, les doublons possibles d’une fiche et l’aperçu de leur fusion.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Un compte bancaire lui parvient réduit à ses derniers caractères, et les doublons comme l’aperçu de fusion demandent le droit de modifier les fournisseurs, comme à l’écran. Une longue liste se lit page par page. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.