Les factures fournisseurs

Les sept piles, et ce qu’elles veulent dire

Une facture avance d’une pile à l’autre, et la pile où elle se trouve dit ce qu’elle attend de vous. « À codifier » attend son imputation, « À valider » attend un bon à payer, « À payer » attend son règlement, « Prélevées » suit celles qui partent en prélèvement, « Payées » et « Archivées » gardent la trace.

« En attente » est la pile des factures mises de côté : un renseignement manque, un litige court, et vous ne voulez ni la coder ni la perdre. Elle sort de votre chemin sans sortir du logiciel.

Dans « À codifier », une facture qui attend sa lecture automatique porte « À lire », et « Le logiciel lit… » pendant qu’elle est lue. Tant qu’une lecture est attendue, la liste se relit d’elle-même toutes les vingt secondes, sauf quand l’onglet est caché. Après dix minutes sans qu’aucune lecture ne change, elle cesse de se relire : rouvrez la liste pour relancer la veille. Une lecture qui n’a pas abouti porte « Lecture ratée ». Quand elle n’aboutit pas pour une raison qui ne tient pas au document, la facture garde « À lire » et sa fiche dit que la lecture reprendra d’elle-même dans quelques heures, ou, quand l’heure n’est pas connue, qu’elle est reportée et reprendra d’elle-même, sans annoncer de délai ; si elle n’aboutit toujours pas, la facture passe en « Lecture ratée » et sa fiche dit qu’elle attend un correctif de la lecture : ses champs se saisissent à la main en attendant, et le scan n’est pas en cause. Une information que le logiciel n’a pas pu reprendre de la pièce, un numéro, une date ou un IBAN, reste vide sur la fiche sans empêcher la lecture du reste : complétez-la à la main avant de valider. Un numéro de facture que le logiciel n’a pas pu reprendre se saisit avant de valider : la validation l’attend. Une date écrite en toutes lettres sur la pièce, « 29 octobre 2026 », est reprise comme une date. Quand une indication qui désigne la copropriété n’a pas pu être reprise, le logiciel ne rattache pas la facture de lui-même, même s’il a trouvé une copropriété : choisissez-la avant de valider. Quand le SIRET, le numéro de TVA ou l’IBAN du fournisseur n’a pas pu être repris de la pièce, le logiciel propose le fournisseur qu’il a trouvé sans le retenir : confirmez-le d’un clic sous le champ du fournisseur, ou choisissez-en un autre. Un fournisseur déjà retenu, au dépôt de la pièce par exemple, le reste : vérifiez-le avant de valider. Un scan de plusieurs pages se lit comme un PDF léger. Un fichier que la lecture automatique ne peut pas traiter, trop lourd, ou qui n’est ni un PDF ni une photo JPEG, PNG, GIF, BMP, WebP, AVIF ou d’iPhone, passe en « Lecture ratée » dès son premier refus, avec un motif qui dit pourquoi : la facture se saisit alors à la main. « À lire » et « Le logiciel lit… » n’apparaissent que là où la lecture automatique des pièces est en service.

Les piles se choisissent par leurs onglets, et le filtre que vous posez les suit : changer d’onglet garde votre recherche et vous ramène à la première page.

La facture d’un fournisseur missionné

Quand un fournisseur que vous avez missionné par un ordre de service dépose sa facture depuis son lien, elle arrive d’elle-même dans « À codifier », dès qu’elle est vérifiée, comme une facture déposée. Elle porte déjà la copropriété de la demande et, en « N° d’OS ou de devis », la référence de la demande ; le logiciel la lit ensuite comme les autres, fournisseur et montants compris.

Elle suit sa copropriété, comme toute facture fournisseur : elle se voit là où cette copropriété se voit, et son fichier s’y ouvre tant que les demandes font partie de votre abonnement. Si ce n’est pas une facture, renvoyez-la au dépôt comme toute autre, puis écartez-la, ou classez-la à nouveau en facture si vous vous êtes trompé.

Elle reste sur la demande, et son suivi interne vous dit pourquoi, quand la demande n’a pas de copropriété, quand cette copropriété n’a pas de contrat de syndic, quand aucune agence ne peut lui être attribuée, quand l’ordre de service a été annulé ou décliné, au-delà de trois factures pour un même ordre, ou quand les factures fournisseurs ne font pas partie de votre abonnement. Versez-la alors au dépôt si elle est attendue.

Coder une facture en la lisant

Ouvrez une facture et sa fiche passe au premier plan, sur tout l’écran : sa pièce tient toute la hauteur d’un côté, et les informations défilent à côté. Vous lisez le document et vous saisissez en même temps, sans changer de fenêtre ; la barre du haut ramène à la liste. En quittant la facture, le menu de gauche retrouve la largeur que vous lui aviez choisie. C’est le geste le plus fréquent du service comptable, et il tient sur un seul écran.

• •La fiche s’ouvre en saisie quand la facture est encore modifiable, et en lecture partout ailleurs.
• •La pièce reste téléchargeable sous son nom d’origine.
• •Une facture sans pièce, une pièce que le dépôt ne rend pas à cet instant, un format qui ne s’affiche pas en ligne : chacun de ces cas vous dit ce qu’il se passe.

Les montants se lisent sur une rangée, de gauche à droite : HT, taux de TVA, TVA et TTC, le TTC en gras. Un taux tapé calcule la TVA et le TTC depuis le HT, ou, quand le HT est vide, le HT et la TVA depuis le TTC, dès que vous quittez le champ : il remplace alors les montants déjà écrits. À l’ouverture, le taux se déduit des montants lus quand il est l’un des taux en vigueur, 20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 %, à un centime d’arrondi près ; sinon il reste vide et les montants restent ceux de la pièce. Passer sur le HT ou sur le taux sans rien y changer ne remplace aucun montant déjà écrit.

« Plusieurs taux de TVA », sous les montants, ouvre une ligne par taux : une base HT et son taux, dont la TVA s’affiche, arrondie ligne par ligne comme sur la pièce. Le HT, la TVA et le TTC de la fiche en deviennent les totaux. « Un taux de plus » ajoute une ligne, la croix en retire une, et « Un seul taux » referme la ventilation en laissant les montants tels qu’elle les a écrits. Tant qu’une base n’a pas son taux, les montants ne bougent pas.

L’échéance se saisit à côté du « N° d’OS ou de devis ». Quand le logiciel a lu l’IBAN sur la pièce, il se lit plus bas, dans la section « L’IBAN lu sur la pièce », et la fiche ne le répète pas dans un champ : la case IBAN n’apparaît que pour saisir un IBAN que la pièce ne porte pas.

Laisser une note et prévenir un collègue

Sur la fiche d’une facture, la bulle « Commentaires », en haut à droite du bandeau, ouvre au premier plan les notes attachées à la pièce : ce que le fournisseur a dit au téléphone, ce qui reste à vérifier, la raison d’un doute. Dès qu’une note existe, la bulle se colore et dit leur nombre. Le bas de la fiche, lui, garde l’historique de la facture. Toute personne qui peut ouvrir la facture peut y écrire, même sans pouvoir la modifier.

• •Tapez @ dans la note pour citer un collègue : le logiciel propose les personnes qui peuvent elles-mêmes ouvrir cette facture, et seulement elles.
• •Le collègue cité reçoit une notification qui ouvre directement la facture.
• •Entrée saute une ligne, Ctrl+Entrée envoie. Citer quelqu’un n’est pas obligatoire.
• •Vous pouvez retirer votre propre note ; la direction peut retirer n’importe laquelle.

Une note qui cite une personne sans accès à la facture n’est pas enregistrée : retirez la mention, ou demandez à la direction d’ouvrir l’accès. La notification ne part que dans le logiciel, aucun courriel n’est envoyé.

Trier et filtrer une pile

Cliquez sur le titre d’une colonne pour trier la pile entière, et non la seule page affichée : un premier clic range dans l’ordre croissant, un deuxième inverse, un troisième revient à l’ordre de travail, l’échu d’abord.

• •Fournisseurs, copropriétés et responsables se cumulent : chaque choix pose un jeton sous son champ.
• •Le bouton ≠ d’un jeton l’écarte au lieu de le retenir : vous voyez alors tout, sauf lui. Un jeton écarté se lit « sauf » et l’emporte sur les jetons retenus.
• •L’écran s’ouvre sur « Mon portefeuille » : les factures des mandats dont vous êtes gestionnaire, comptable ou assistant, et celles qui ne sont encore rattachées à aucune copropriété, que tout le monde voit jusqu’à leur rattachement. La fiche d’une facture fait défiler la même liste.
• •« Tout le cabinet » montre les factures de tous les responsables, à un clic. Ce choix vous suit quand vous changez de pile ou de page ; revenu aux factures par le menu, vous retrouvez votre portefeuille.
• •Un lien qui mène aux factures d’une copropriété, depuis ses propres écrans par exemple, montre toute la copropriété, quel qu’en soit le responsable. La carte « Factures à valider » de l’accueil ouvre la pile sur les factures qu’elle compte.
• •« Plus de filtres » ouvre les dates, les montants et le choix des responsables, et reste ouvert tant que l’un de ces filtres est posé. « Tout effacer » retire tous les filtres d’un coup, votre portefeuille compris : la liste passe alors sur tout le cabinet.
• •Quand le filtre Copropriété n’en retient qu’une, le menu de gauche porte en haut un lien « Revenir à » suivi de son numéro : il vous ramène à son tableau de bord, ou à sa comptabilité si c’est elle que votre profil vous ouvre.

Le nombre affiché sur un onglet compte les factures de cette pile dans tout le cabinet, et vous dit où le travail attend. Il ne suit donc pas votre vue : dès qu’un filtre, un jeton, une recherche ou votre portefeuille la rétrécit, l’onglet retire son nombre plutôt que d’en annoncer un qui ne serait pas celui de votre liste. Le nombre de factures, en bas à droite de la liste, compte toujours la vue que vous avez sous les yeux.

Avant de payer

Sur la pile « À payer », deux colonnes remplacent la date d’ajout : ce que la copropriété doit encore au fournisseur, et la trésorerie de son compte bancaire courant, virements déjà décidés et pas encore partis déduits. Le vert dit que cette trésorerie couvre la facture ; survolez un chiffre pour lire son explication.

Cochez des factures pour voir ce que deviendraient les soldes une fois ces paiements partis : chaque ligne d’un même compte montre le solde qui resterait après toutes les factures cochées de ce compte. Trois factures qu’un compte couvre une par une peuvent ne plus être couvertes ensemble, et la barre nomme alors les copropriétés concernées. Seules les factures qui partiront au paiement entrent dans ce calcul.

Sur la fiche d’une facture à payer, quatre contrôles se résument en une ligne : le compte du fournisseur, la trésorerie, l’IBAN sur lequel le paiement partira (celui lu sur la pièce s’il y en a un, sinon le compte par défaut du fournisseur, y compris quand un IBAN saisi à la main a été vérifié), approuvé par une autre personne que celle qui l’a saisi, et une adresse pour l’avis de paiement. Seuls ceux qui demandent un regard se déplient d’eux-mêmes.

Un avoir se lit dans ces piles comme une facture, mais il ne s’y juge pas comme elle : c’est de l’argent que le fournisseur vous rend. Il ne se compare pas à ce que la copropriété lui doit, et il ne pèse pas sur la trésorerie du compte avant d’être encaissé, donc les deux contrôles le disent sans objet. Coché dans une pile, il ne compte ni dans le total de la sélection ni dans le solde que vous simulez, puisqu’il ne part pas au paiement.

Affecter un règlement déjà passé

Une facture saisie après son règlement laisse le compte du fournisseur débiteur, soldé, ou créditeur de moins que la facture : un règlement déjà passé attend d’être lettré avec elle. Les trois cas passent au rouge, le dernier avec le montant de la facture dans sa phrase. Sur la fiche d’une facture à payer, si vous pouvez passer des écritures comptables, le solde rouge du compte fournisseur s’ouvre dans ces trois cas sur l’extrait de son compte dans cette copropriété : les règlements et avoirs pas encore lettrés, en négatif sous le montant de la facture.

• •Cochez un ou plusieurs règlements : le bas de la fenêtre dit le montant de la facture, ce que vous affectez, et ce qui reste dû ou l’excédent.
• •Si les règlements couvrent toute la facture, elle passe en « Payées » sans virement, lettrée avec eux. S’ils la dépassent, l’excédent reste au débit du fournisseur, et vous pourrez l’affecter à une prochaine facture.
• •La personne qui a donné le bon à payer de la facture, ou désigné son prélèvement, ne lui affecte pas de règlement : ce geste revient à une autre personne, comme la mise au paiement.
• •S’il reste une somme due, le virement ne porte que ce reste, et les règles de la mise au paiement s’appliquent : l’IBAN doit être approuvé.
• •Un lettrage partiel se présente en une seule ligne, à son reste : c’est tout le groupe qui rejoint la facture. Un seul lettrage partiel par affectation : dès que vous en cochez un, les autres se grisent.
• •Une facture prélevée par le fournisseur ne part jamais en virement : elle ne reçoit que des règlements qui la couvrent en entier, et la fenêtre le dit tant qu’il reste une somme due.
• •Un règlement passé sur un exercice clôturé ou approuvé n’apparaît pas dans l’extrait, et une facture dont l’écriture est sur un tel exercice ne reçoit pas d’affectation.
• •La facture quitte la pile « À payer », et la fiche passe à la suivante de votre sélection en vous disant ce qui vient de se passer : le virement du solde préparé, l’excédent laissé au débit du fournisseur, ou la facture payée sans virement.
• •« Retirer du paiement » défait l’affectation : les règlements redeviennent libres, un lettrage partiel posé avant l’affectation est rendu tel quel, un virement du reste est annulé, et la facture revient à payer.
• •Tant que la facture reste payée par ce règlement, ni le règlement ni la ligne de la facture ne se délettrent depuis le grand livre : le lettrage est la trace du paiement. Retirez d’abord la facture du paiement.

Affecter un règlement à plusieurs factures

Un seul règlement couvre parfois plusieurs factures du même fournisseur. Sur la pile « À payer », cochez ces factures, puis « Affecter un règlement » dans la barre de sélection : le bouton s’ouvre si vous pouvez passer des écritures comptables et si les factures cochées sont d’un seul fournisseur et d’une seule copropriété ; sinon, la barre le dit à sa place. La fenêtre montre chaque facture, puis les règlements et avoirs pas encore lettrés de ce fournisseur, en négatif.

• •Les règlements couvrent les factures dans l’ordre de leur date, la plus ancienne d’abord, quel que soit l’ordre dans lequel vous les avez cochées.
• •Une facture couverte en entier passe en « Payées » sans virement. Celle qui n’est couverte qu’en partie part en virement pour son seul reste. Celles qui ne sont pas couvertes du tout partent en virement pour leur montant entier.
• •Si les règlements dépassent le total des factures, l’excédent reste au débit du fournisseur, et vous pourrez l’affecter plus tard.
• •Une facture prélevée par le fournisseur ne part pas en virement : si les règlements ne la couvrent pas en entier, la fenêtre la nomme et le geste reste fermé ; couvrez-la ou décochez-la.
• •Tout passe ou rien ne passe : si une facture est refusée, par exemple parce que vous avez donné son bon à payer ou qu’elle est déjà lettrée, aucune n’est touchée, et le message nomme la facture en cause.
• •« Retirer du paiement » sur l’une d’elles ne défait que sa part : les autres restent lettrées avec le règlement, et la somme libérée redevient affectable.

Mettre au paiement

Sur la fiche d’une facture à payer, « Mettre au paiement » passe le règlement dans la comptabilité de la copropriété et prépare le virement dans la même action. Sur la pile « À payer », cochez plusieurs factures puis « Mettre au paiement » dans la barre de sélection : chacune part ou attend pour elle-même, et le logiciel vous dit ensuite lesquelles attendent encore, et pourquoi.

• •Le geste est réservé aux personnes qui tiennent la comptabilité.
• •Sur la pile, le logiciel vous demande de confirmer avec le nombre de factures et le total sous les yeux. Tant qu’une copropriété cochée n’a pas de quoi couvrir ses factures, la barre ne propose pas la mise au paiement : décochez ses factures pour mettre les autres au paiement.
• •La personne qui a donné le bon à payer ne met pas elle-même la facture au paiement : une autre main s’en charge.
• •Le virement part sur un compte du fournisseur approuvé au référentiel. Sans compte approuvé, la facture attend : faites d’abord approuver ses coordonnées sur sa fiche.
• •Un avoir, une facture réglée par prélèvement du fournisseur et une facture à rembourser à un copropriétaire ne se mettent pas au paiement. Cochés sur la pile, ils ne sont ni comptés dans le total ni envoyés, et la barre annonce combien de factures partiront sur combien de cochées. Sur la fiche d’un avoir ou d’une facture prélevée, la trésorerie les dit sans objet, et la fiche explique pourquoi à la place du bouton. Une facture à rembourser a son propre geste, décrit ci-dessous.
• •Une facture ou un avoir déjà lettré en partie, par une affectation, un règlement ou un lettrage passé en comptabilité, reste dans « À payer » mais n’y montre que son solde, « Reste » suivi du montant restant et du total d’origine, reste à virer pour une facture, reste à déduire pour un avoir ; le total des factures cochées prend le solde des factures entamées, jamais celui d’un avoir. Une facture lettrée ainsi en partie se met au paiement pour son seul solde. Restent refusées la facture entièrement lettrée, et celle dont le lettrage partiel réunit plusieurs factures du fournisseur.
• •Un avoir dont la ligne est entièrement lettrée, imputé sur une facture ou remboursé par le fournisseur, passe en « Payées », et revient dans « À payer » si le lettrage se défait.
• •Les factures et avoirs d’honoraires que le logiciel émet pour le cabinet arrivent directement dans « À payer », avec leur écriture et leur PDF, sans bon à payer.

Rembourser un copropriétaire qui a avancé la dépense

Un membre du conseil syndical paie parfois lui-même un artisan ou une fourniture pour le compte de la copropriété. Le fournisseur est déjà payé : il n’y a rien à virer, c’est le copropriétaire qui doit être remboursé. Sur la fiche de la facture, « Autres actions » puis « Elle est à rembourser à un copropriétaire… » vous fait choisir qui a avancé la dépense, par son nom ou un numéro de lot.

• •Seul un copropriétaire actuel de l’immeuble de la facture peut être choisi. Un avoir ne se rembourse pas à un copropriétaire.
• •Le copropriétaire se choisit avant le bon à payer, pour que la personne qui valide la facture voie qui sera crédité. Son nom s’affiche sur la fiche de la facture à toute personne qui peut la lire, même sans accès aux copropriétaires ni à la comptabilité : son nom seul, rien d’autre sur lui ni sur son compte.
• •Le bouton de validation devient « Valider (remboursement) ». Au bon à payer, le compte du copropriétaire est crédité du montant de la facture, le fournisseur est soldé, et la facture passe directement en « Payées », sans passer par « À payer ». Rien ne part en banque ; le crédit s’impute sur les prochains appels du copropriétaire.
• •Cette validation passe elle-même l’écriture comptable du remboursement : il suffit de pouvoir modifier les factures et de suivre la copropriété, sans droit d’écriture sur la comptabilité. Le montant, les comptes et le journal sont fixés par le logiciel, vous ne pouvez rien y changer.
• •Il faut deux personnes : celle qui a choisi le copropriétaire à rembourser ne donne pas le bon à payer, comme celle qui a comptabilisé la facture ou qui en a changé le fournisseur. Un collègue qui suit la copropriété, ou le comptable, le donne à sa place.
• •Quand la validation ou son retrait est fait par une personne qui n’a pas le droit d’écriture sur la comptabilité, le logiciel le note dans un registre que personne ne peut modifier ni effacer : qui, quand, quelle facture et quelle écriture, et qui avait choisi le copropriétaire. Seules les personnes qui tiennent la comptabilité de la copropriété y ont accès : elles le lisent sur la fiche de la facture, dans la partie « Remboursement sans droit comptable ».
• •Si vous voulez y regarder à deux fois avant de créditer le copropriétaire, mettez d’abord la facture en attente.
• •« Retirer du paiement » défait le remboursement : le crédit du copropriétaire est annulé et la facture revient à valider, où le copropriétaire peut être changé avant un nouveau bon à payer. Sans droit d’écriture sur la comptabilité, ce retrait revient au comptable quand le lettrage du remboursement a été complété par la comptabilité.

Vérifier un IBAN saisi

Quand une facture a été codée à la main, sans que le logiciel lise sa pièce, l’IBAN qu’elle porte a été saisi, et le logiciel ne le compare pas aux comptes du fournisseur. Sa mise au paiement attend alors qu’une personne qui approuve les comptes bancaires des fournisseurs le vérifie. La section de l’IBAN, sur la fiche, le dit et propose « Vérifier l’IBAN » à ces personnes.

• •Avant de confirmer, appelez le fournisseur sur un numéro que vous connaissez, jamais celui de la facture.
• •Qui a vérifié l’IBAN ne met pas lui-même la facture au paiement : la fiche vous le rappelle.
• •Si l’IBAN saisi ou le fournisseur de la facture change ensuite, la vérification est à refaire. S’il a changé pendant votre appel, le logiciel refuse la confirmation : rechargez la fiche et vérifiez celui qu’elle porte.
• •Vérifier l’IBAN ne choisit pas le compte payé : le virement part sur le compte approuvé du fournisseur, et le contrôle « Avant de payer » vous le montre.

Traiter une pile à la suite

Ouverte depuis une pile, la fiche vous dit où vous en êtes, par exemple « 3 / 120 », et les flèches vous mènent à la facture précédente ou suivante, au clavier comme à la souris. Échap vous ramène à la liste, là où vous l’aviez laissée. La touche Entrée lance le geste principal de la fiche, celui du bouton plein de la barre : Comptabiliser, Bon à payer (ou Valider, pour une facture prélevée ou à rembourser), Mettre au paiement ou Rouvrir. Elle ne fait rien quand vous êtes dans un champ, sur un bouton ou un lien, dans le menu des autres actions ou dans un volet ouvert, ni derrière une fenêtre ouverte, celle du support par exemple, ni pendant qu’un geste est en cours, ni quand la fiche n’a pas de geste plein pour vous.

Quand un geste fait quitter la pile à la facture, par exemple un bon à payer, la suivante s’ouvre d’elle-même à sa place. Au bout de la pile, vous retrouvez la liste.

Enregistrer, sur une facture à codifier, garde vos saisies et ouvre lui aussi la facture suivante de la pile, comme Comptabiliser. Au bout de la pile, la fiche enregistrée reste ouverte, relue avec ce que vous venez d’y porter.

Une imputation plus fine

• •Changer la copropriété d’une facture à codifier met à jour aussitôt ce que l’imputation propose, sans attendre l’enregistrement : les clés de répartition en vigueur à la date de la facture, les opérations de travaux et les copropriétaires de la copropriété choisie. Les clés se lisent avec le seul accès aux factures, dans les copropriétés de votre périmètre.
• •Une ligne peut se rattacher à une opération de travaux votée : elle quitte alors les charges du budget courant, et un compte de charges courantes passe de lui-même aux travaux décidés par l’assemblée. Choisir ensuite un autre compte pour la ligne garde son opération sur un compte d’emprunt, de charges exceptionnelles ou de dotations, un remboursement d’emprunt par exemple, et la retire sur un compte de charges courantes : la ligne revient alors au budget courant. Sous le compte, une indication dit où va la dépense : rattachée à une opération, elle est appelée en 702, opération par opération ; un compte qui exige une opération la réclame ; un compte 67 ou 68, hors budget prévisionnel, vous invite à rattacher l’opération si la dépense en relève, quand la copropriété en a une.
• •Le compte d’une ligne se choisit parmi les comptes de charges en service qui reçoivent des écritures, et le compte du copropriétaire pour une charge privative : une banque, un fournisseur ou un compte de produits ne s’imputent pas sur une facture d’achat. Un compte qu’une facture porte déjà reste affiché et se garde quand vous l’enregistrez.
• •« Une charge privative » refacture la dépense à un seul copropriétaire au lieu de la répartir : choisissez-le parmi les copropriétaires de la copropriété de la facture, par son nom ou un numéro de lot, et vérifiez qu’il détient toujours son lot.
• •Une facture électronique se lit en PDF ou dans son XML d’origine : c’est le XML qui fait foi.

Ce que le logiciel a lu, et où il a douté

Sur une facture lue par le logiciel, un encart en tête de fiche dit par quoi la copropriété a été reconnue, sa référence, son immatriculation, l’adresse de livraison ou le nom de la résidence, et quel compte de charges est proposé, avec ce qui l’a fait choisir. Il finit par ce qui reste à vérifier : en couleur d’alerte les champs où la lecture a douté, par exemple « À vérifier : le TTC et l’IBAN », et en dessous, dans la couleur de l’assistant, ceux qu’il propose sans en être tout à fait sûr, par exemple « Proposé, à vérifier : le numéro ».

• •Un champ que le logiciel a lu et rempli porte ses étoiles, à droite de la valeur : dans la couleur de l’assistant quand il s’y donnait 70 % de confiance ou plus, en couleur d’alerte en dessous. Survolez-les, ou atteignez-les au clavier, pour lire « Proposé par l’IA, à vérifier » avec sa confiance, ou « Confiance non indiquée » quand le logiciel n’a pas dit à quel point il en était sûr. Une valeur qu’il n’a pas trouvée sur la pièce ne porte pas d’étoile : elle se lit dans l’encart, en couleur d’alerte.
• •Dans la liste, une facture dont des valeurs proposées par le logiciel n’ont pas encore été enregistrées porte la pastille « Proposé par le logiciel ».
• •Si vous ouvrez une facture avant que le logiciel ait fini de la lire, rouvrez-la une fois la lecture terminée : ses champs se remplissent des valeurs lues, numéro, dates, montants, copropriété, fournisseur et lignes. Un champ que vous avez déjà saisi garde votre valeur. Si vous avez saisi un montant, ceux de la lecture ne le complètent que si HT plus TVA font bien le TTC ; sinon vos trois montants restent à l’écran. Si la lecture contredit une date que vous avez saisie, ou si l’échéance tombait avant la date de la facture, vos deux dates restent à l’écran. Si vous avez saisi un montant, le sens de la pièce, facture ou avoir, reste aussi le vôtre. Les lignes se reprennent toutes ensemble, avec la copropriété et le fournisseur : si vous avez modifié une ligne, ou choisi une autre copropriété ou un autre fournisseur que ceux lus, vos lignes restent à l’écran. L’enregistrement retient ce que l’écran montre : rouvrez la facture avant de l’enregistrer si sa lecture s’est terminée pendant que vous l’aviez ouverte.
• •Sur une facture envoyée du dépôt, la lecture complète, que le logiciel lance de lui-même à son arrivée, ne remplace ni ce que le dépôt a posé ni ce que vous avez saisi entre-temps. Si elle voit un avoir là où la fiche porte une facture, ou l’inverse, le choix « Pièce » porte sa marque, « La lecture complète y voit un avoir, à vérifier » par exemple, et la fiche garde le sens posé jusqu’à ce que vous en choisissiez un : cochez l’autre, ou « Garder « Facture » » (« Garder « Avoir » » sur un avoir) sous le choix, puis enregistrez. Si la lecture complète n’aboutit pas, la fiche dit que les champs repris du dépôt sont à vérifier et que le reste est à saisir à la main.
• •Les étoiles d’un champ disparaissent dès que vous enregistrez la facture : ce que vous avez confirmé, corrigé ou saisi n’est plus une proposition de la lecture.
• •Une fois la facture comptabilisée, l’encart et les étoiles disparaissent : la fiche ne se corrige plus, et il n’y a plus rien à vérifier à la lecture.
• •Quand la fiche du fournisseur n’a ni SIRET ni SIREN et que la lecture en a trouvé un sur la pièce, reconnaissant le fournisseur par son nom, la fiche de la facture vous montre ce numéro et propose de compléter le fournisseur. Une question vous demande de confirmer qu’il s’agit bien de la même entreprise : ses factures suivantes se rapprocheront par ce numéro. Ce geste demande aussi le droit d’écrire au référentiel des fournisseurs.
• •Sur une facture d’eau, de gaz, d’électricité ou de chauffage, la lecture relève aussi les mètres cubes et les kilowattheures facturés. Ils ne s’affichent pas sur la fiche.

Le compte de charges proposé à la lecture

Quand le logiciel lit une facture et que la ligne d’imputation est encore vide, il propose un compte de charges, dans cet ordre : le compte que votre cabinet a déjà utilisé pour ce fournisseur, puis celui que votre cabinet a choisi pour la catégorie de la prestation, nettoyage, électricité, ascenseur, et seulement ensuite celui que l’assistant choisit d’après le libellé de la facture.

• •La direction règle le compte de chaque catégorie de prestation dans Paramètres, Imputation des factures. Une catégorie dont la case « Utiliser cette catégorie » est décochée ne propose plus rien ; ce que l’assistant propose ne sert alors que si rien d’autre ne répond.
• •Une ligne dont le compte vient de l’assistant porte ses étoiles dans le champ du compte. Un compte venu de la catégorie de prestation ou des factures passées du fournisseur les porte aussi quand le logiciel en est sûr à moins de 90 %. Sous 70 %, elles passent en couleur d’alerte. Leur infobulle dit d’où vient le compte et la confiance du logiciel. Elles disparaissent dès que vous enregistrez la facture ou que vous changez le compte de la ligne.
• •Quelle que soit son origine, un compte proposé se vérifie avant la comptabilisation, clé de répartition comprise : la catégorie de prestation et l’assistant n’en choisissent aucune.
• •D’après une facture seule, l’assistant ne devine ni des travaux votés en assemblée ni des travaux sur sinistre : dans le doute, il retient l’entretien. Une dépense de travaux votés se rattache à son opération, comme le décrit « Une imputation plus fine ».

Les gestes de la fiche

La fiche ne vous propose que les gestes que le statut de la facture permet : ce que vous voyez est ce que vous pouvez faire.

• •Mettre en attente une facture à valider, en disant ce qui bloque chez le fournisseur. Le motif s’affiche ensuite sur la fiche.
• •Faire sortir une facture de l’attente : la valider quand le litige est levé, ou la renvoyer au comptable.
• •Transférer une facture à la filière contentieux ou sinistres, qui la valide alors seule, ou la rendre au gestionnaire de l’immeuble. Sans titulaire pour ce poste dans votre cabinet, elle reste au gestionnaire de l’immeuble.
• •Dire si une facture est réglée par prélèvement, par virement ou par remboursement à un copropriétaire, avant qu’elle soit payée. Le prélèvement et le remboursement se déclarent avant le bon à payer.
• •Archiver une facture en attente dont le litige se clôt sans paiement, avec un motif : sa dette est retirée de la comptabilité de la copropriété dans le même geste. Il est réservé aux personnes qui tiennent la comptabilité. Rouverte, la facture revient dans « À codifier ».
• •Supprimer une facture archivée, depuis sa ligne dans « Archivées » : après confirmation, elle quitte la liste et part à la corbeille avec sa pièce, rien n’est effacé. Le geste demande le même droit que l’archivage. Une facture que porte encore une écriture, une dette ou un paiement dont elle est le justificatif, ne se supprime pas. Restaurer sa pièce depuis la corbeille ne fait pas revenir la facture dans les listes.
• •À la saisie des montants, le troisième se déduit des deux autres quand vous quittez le champ.
• •Une facture sans échéance est due à sa date d’émission : quand l’échéance est vide, saisir la date d’émission la remplit de la même date, que vous corrigez si la pièce dit autre chose. La lecture d’une pièce qui ne donne qu’un délai de paiement, « à 30 jours » par exemple, compte l’échéance à partir de la date d’émission ; sans date ni délai, elle applique la même règle.
• •Relire la pièce, dans « Autres actions », sur une facture à codifier qui porte sa pièce et n’est pas encore comptabilisée, là où la lecture automatique des pièces est en service : la facture repasse « À lire », puis le logiciel la lit de nouveau. Une facture déjà lue n’est pas relue d’elle-même ; une facture envoyée du dépôt, dont le tri n’a lu que l’émetteur, la date et le TTC, est en revanche lue en entier à son arrivée, sans votre geste.

Lire le circuit d’une facture

La fiche dit où en est la facture, qui l’a fait avancer et quand, sans avoir à descendre dans l’historique.

• •Une facture renvoyée au comptable revient dans « À codifier » avec le motif du renvoi, sous le nom du fournisseur : c’est la première chose que lit la personne qui la reprend.
• •Sur une facture à valider, la fiche vous pose la seule question qui compte : la prestation a-t-elle été faite ? Elle rappelle la prestation lue sur la pièce, sa date et l’ordre de service ou le devis. Si oui, donnez le bon à payer ; sinon, renvoyez-la au comptable en disant pourquoi.
• •Sous le nom du fournisseur, l’étape en cours se lit avec son auteur et sa date : qui l’a comptabilisée, qui a donné le bon à payer, quand elle a été payée et par quel moyen, ou pourquoi elle a été archivée. La ligne « Circuit » de la facture reprend toutes les étapes passées.
• •Sur une facture payée ou archivée, l’écriture comptable s’affiche d’emblée, en entier : journal, date, pièce, exercice, libellé, chaque ligne avec son compte et sa clé, et les totaux. Une écriture déséquilibrée est signalée.
• •Une facture payée porte la carte « Le paiement » : quand il a été décidé, par qui, par quel moyen, et vers quel IBAN le virement est parti. Le décaissement s’inscrit ensuite par le relevé bancaire, au rapprochement. Une facture soldée par un règlement ou un avoir déjà passé ne passe pas par la banque : la carte le dit, et aucun relevé n’est attendu.
• •La section « Activité » donne l’heure de chaque geste et, pour une modification, chaque champ touché avec sa valeur d’avant et d’après. « Total TTC modifié de 0,00 euros vers 444,00 euros » dit qu’une valeur a été corrigée ; « Fournisseur vers Plomberie Martin » dit qu’un vide a été rempli.

Ce qui attend, avant même d’ouvrir le module

Votre accueil porte une carte des factures fournisseurs, et elle ne compte pas tout : elle nomme les copropriétés qui vous retiennent, celles dont une facture attend une décision depuis plus de trente jours, et combien. Un gestionnaire de quarante immeubles ne lit pas quarante factures, il lit les immeubles qui le retiennent.

Sur le tableau de bord d’une copropriété, la même carte répond à l’autre question : ce qui attend ici. Elle liste les factures en attente de décision avec leur fournisseur, leur montant et leur ancienneté, et signale celles qui sont échues.

La carte ne montre jamais un compteur qu’elle n’a pas pu mesurer. Sans chiffre affiché, c’est que la mesure n’a pas abouti, et non qu’il n’y a rien à traiter.

Les factures prélevées

Quand la lecture de la pièce trouve une mention explicite de prélèvement (prélèvement automatique, « ne pas régler », mandat SEPA suivi d’une date), la facture à codifier passe d’elle-même en règlement par prélèvement, avec la date annoncée. Un IBAN imprimé sur la facture ne suffit pas. Un mode que vous avez fixé à la main n’est jamais repris par une relecture. Un prélèvement lu sur la pièce se confirme ensuite par une personne, depuis la fiche, « Autres actions », puis « Confirmer le prélèvement ». Vous pouvez aussi le déclarer vous-même, « Autres actions », puis « Cette facture est prélevée ».

Sa validation, le bouton « Valider (réglée par prélèvement) », revient comme tout bon à payer à la personne qui suit la copropriété. Il faut deux personnes : celle qui a déclaré ou confirmé le prélèvement ne donne pas cette validation, pas plus que celle qui a changé le fournisseur de la facture ; un collègue qui suit la copropriété ou le comptable s’en charge, et tant que personne ne l’a confirmé, la validation attend. Elle passe l’écriture du prélèvement à la date que la fiche affiche : la date annoncée, sinon l’échéance, sinon la date d’émission, au compte d’attente 5115 de la banque de la copropriété, solde la dette sur le compte où elle se trouve, le 408 par exemple si elle y a été réimputée, et range la facture dans « Prélevées », sans passer par « À payer » ni par un fichier de virement. Elle ne demande pas le droit d’écriture sur la comptabilité : une validation donnée sans ce droit est tracée, avec son auteur et sa date, et la fiche de la facture la montre à qui tient la comptabilité. Une exception : quand la dette de la facture a été réimputée hors du compte 401, la validation demande ce droit, et le logiciel vous le dit en vous demandant de la faire donner par un comptable. Le prélèvement se déclare donc avant le bon à payer : une facture déjà dans « À payer » ne peut plus être déclarée prélevée, renvoyez-la d’abord.

Quand la ligne du relevé est rapprochée de ce prélèvement, la facture passe dans « Payées ». Si vous défaites ce rapprochement, elle redevient prélevée. Une facture payée par son prélèvement ne se retire pas du paiement : c’est le rapprochement de sa ligne de relevé qu’on défait.

Un prélèvement déclaré à tort, ou que le fournisseur ne présente finalement jamais, s’annule depuis la fiche de la facture, « Autres actions », puis « Annuler le prélèvement ». Ce geste revient au comptable, avec le droit d’écriture sur la comptabilité, et il demande un motif. L’écriture du prélèvement est supprimée, la facture revient à valider et partira en virement après son bon à payer. Tant que la ligne de banque du prélèvement est rapprochée d’un relevé, même en partie, l’annulation est refusée : défaites d’abord ce rapprochement.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Un IBAN saisi et vérifié ne devient pas pour autant un compte du fournisseur : pour payer sur ces coordonnées, enregistrez-les sur la fiche du fournisseur et faites-les approuver.
• •Un virement déjà transmis à la banque n’est plus déduit de la trésorerie affichée, même s’il n’apparaît pas encore sur le relevé : tenez-en compte juste après une remise.
• •Le logiciel ne reconnaît pas encore seul une facture de contentieux ou de sinistre : c’est vous qui la transférez.
• •Quand la lecture ne sait pas dire si la pièce est une facture ou un avoir, la facture entre comme une facture, et l’encart ne le signale pas encore parmi ce qui reste à vérifier : une pièce qui vous paraît être un avoir se vérifie avant validation.

Consulter les factures fournisseurs depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander la liste des factures fournisseurs, filtrée comme à l’écran, la fiche d’une facture avec les montants que l’écran affiche, ses clés de répartition, les copropriétés et les copropriétaires concernés, et ses commentaires.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Elle demande l’accès à la comptabilité en plus de celui des factures. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées, et un texte très long peut lui parvenir abrégé : l’écran le montre entier. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.

Les factures fournisseurs depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander d’enregistrer ou de comptabiliser une facture, d’annuler son écriture, de donner le bon à payer, de la renvoyer au comptable, de la mettre en attente, de la transférer à une autre filière, de poser son mode de règlement, de la renvoyer au dépôt, de l’archiver ou de la rouvrir, de relancer sa lecture, de compléter la fiche de son fournisseur avec ce qui a été lu, et d’enregistrer sur cette fiche l’IBAN lu sur la pièce.

Il met aussi une facture ou une sélection de factures au paiement, affecte des règlements ou des avoirs déjà passés à une facture ou à plusieurs, retire une facture du paiement, annule un prélèvement, laisse ou retire une note, et supprime une facture archivée.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre la carte et votre validation, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez le geste sur la version à jour.

Un geste qui change l’endroit où part l’argent, un compte bancaire, un paiement ou un mode de règlement, demande toujours votre validation sur une carte qui nomme le titulaire du compte, la fin de son IBAN et le compte touché. Un compte ou un IBAN de fournisseur que l’assistant enregistre reste à approuver : seule une personne habilitée l’approuve, depuis l’écran.

Vérifier l’IBAN saisi d’une facture se fait depuis l’écran seul.