Les espaces et la navigation

L’espace du cabinet

C’est votre outil de travail quotidien. Le menu de gauche liste les modules, le bandeau du haut porte la recherche et le choix de l’agence, et le fil en haut de page vous dit toujours où vous êtes. Dans le menu, la page ouverte se repère à un trait vertical à gauche de son nom, sur un fond plus sombre. Le nom de votre cabinet, tout en haut du menu, ramène à l’accueil.

Si votre cabinet a souscrit la marque blanche, tout ce que voient vos copropriétaires et vos visiteurs porte sa marque : votre site, l’espace des copropriétaires, la page de connexion et les courriels qui l’accompagnent. Tant que la messagerie de votre cabinet n’est pas branchée, ces courriels partent du logiciel sous le nom de votre cabinet. Votre espace de travail, lui, reste sous le logiciel, avec ses couleurs, sauf si votre cabinet a choisi avec son interlocuteur d’y étendre aussi sa marque. Ce que vous imprimez depuis cet espace, un procès-verbal ou un courrier remis à vos copropriétaires, reste neutre, sans les couleurs du logiciel. Et lorsque votre espace de travail a sa propre adresse, distincte de votre site, il reste ouvert même pendant une suspension de la marque blanche. L’espace des copropriétaires servi à cette même adresse reste ouvert lui aussi, présenté sous le logiciel et sans votre logo : vos copropriétaires s’y connectent et y activent leur accès avec le code de leur courrier, comme d’habitude, et le bas de l’espace garde l’adresse d’assistance de votre cabinet, ainsi que ses mentions légales : celles dont l’adresse est saisie dans Paramètres, Cabinet, ou à défaut celles de votre marque lorsqu’elles sont publiées ailleurs que sur votre site. Attendent en revanche sa reprise : votre site, la connexion à votre marque, un espace des copropriétaires installé à sa propre adresse, et les pages publiques que vous adressez à un notaire, à un acquéreur ou à un fournisseur. Dans le cas où votre marque s’étend à votre espace de travail, c’est sa marque qui occupe cette place : votre logo, accompagné du nom de votre cabinet quand le logo ne l’écrit pas déjà, ou le nom seul tant que le logo n’est pas publié. Un clic dessus vous ramène à l’accueil de votre espace. Le menu, l’icône de l’onglet, le centre d’aide servi à votre adresse et le lien vers vos mentions légales portent eux aussi votre marque. Dans les articles, les nouveautés et les résultats de recherche, les textes parlent du logiciel sans nommer le produit. Cette présentation s’applique aussi aux messages et aux explications des écrans de gestion, ainsi qu’aux en-têtes de tableau. Les couleurs du menu et des boutons sont celles de votre marque publiée, en clair comme en sombre, et une page imprimée reprend sa version claire.

Sous marque blanche, là où votre logo se présente avec le nom de votre cabinet, dans l’espace des copropriétaires, sur la page de connexion, dans le centre d’aide et dans votre espace de travail quand il porte votre marque, un logo qui écrit déjà ce nom s’affiche seul : le nom n’est pas répété à côté, et il reste lu par les lecteurs d’écran. Quand la place manque, le nom de votre cabinet passe à la ligne entre deux mots. Sur ces écrans, l’onglet du navigateur et l’icône posée sur l’écran d’accueil d’un téléphone affichent l’icône carrée de votre cabinet ; sans elle, votre logo s’il est déjà carré, ou à défaut les initiales de votre cabinet sur la couleur de votre marque. L’icône carrée et l’indication que votre logo porte votre nom ne se règlent pas encore depuis les réglages de la marque : demandez-les au support.

Dans l’espace de travail sous le logiciel, les liens, les cases cochées, l’onglet ouvert, le contour qui suit votre navigation au clavier et les boutons d’action principale portent le bleu du logiciel, en clair comme en sombre ; un bouton se reconnaît à son fond plein, un lien à son texte bleu. Quand votre espace de travail porte votre marque, aucune couleur du logiciel n’y apparaît : tant que votre palette n’est pas publiée, ces repères prennent un gris neutre. Sous marque blanche, les pages d’erreur et l’accueil public servis à votre adresse prennent ce même gris, pas encore votre palette, et leur onglet de navigateur porte encore l’icône et le titre du logiciel. Le centre d’aide suit votre espace de travail quand vous êtes connecté, et porte la marque de votre cabinet pour un visiteur qui ne l’est pas.

Tout à gauche du bandeau, le sigle et le nom de votre cabinet disent chez qui vous travaillez. C’est une information, pas un bouton : tant que vous n’êtes rattaché qu’à un seul cabinet, il n’y a rien à y dérouler. Le choix de l’agence, juste à sa droite, reste lui un vrai filtre.

Depuis la page de présentation ou depuis ce centre d’aide, le bandeau du haut vous ramène au travail : « Mon cabinet » rouvre le vôtre. Si vous êtes rattaché à plusieurs cabinets, ce bouton devient un menu qui les nomme et vous laisse choisir lequel ouvrir. Vous n’avez donc jamais à retaper une adresse de mémoire pour revenir.

Si vous tapez une adresse qui ne mène nulle part sur le domaine de votre cabinet, l’écran vous le dit et vous propose un bouton pour ouvrir votre espace. Vous n’avez plus à corriger l’adresse à la main dans le navigateur. Et si l’adresse ne correspond à aucun cabinet, l’écran vous invite à vérifier celle que le vôtre vous a communiquée : il n’y a là rien vers quoi vous ramener.

Au bas de la page de présentation, de ce centre d’aide et des mentions légales, le pied de page propose les thèmes du centre d’aide plutôt que la liste de tous ses articles. Un thème choisi vous amène directement à sa place dans le centre d’aide, même si une recherche était en cours : elle s’efface pour vous montrer le thème, et chacun de ses articles est alors à un clic.

Les modules sont rangés en quatre familles : Portefeuille, Répertoires, Flux du cabinet et Pilotage. Le classement suit ce que vous allez chercher, et chaque module que votre cabinet a pris y a sa place, dans la famille la plus proche de son usage. Au premier affichage, seule la famille qui contient l’écran ouvert est dépliée ; un clic sur le nom d’une autre famille la déplie, un second la replie, et le logiciel s’en souvient d’un écran à l’autre et d’un jour au suivant. Un module d’une famille repliée demande donc deux gestes la première fois, un seul ensuite. La famille qui contient l’écran ouvert reste toujours dépliée, pour que le menu continue de vous dire où vous êtes.

Certains modules ont leurs propres vues, et ils les rangent en onglets en tête de l’écran, comme une copropriété range les siens en tête de sa fiche : le Courrier, la Trésorerie, la Comptabilité ou les Paramètres, par exemple. Le menu reste celui des modules. Dans les Paramètres, les onglets sont des familles, « Le cabinet », « Les journaux » et « Connexions », et une seconde rangée, juste en dessous, vous fait passer d’un réglage à l’autre ; seuls y figurent les réglages que votre profil ouvre. Dans la Comptabilité et dans la Trésorerie, un champ à côté de la rangée d’onglets, ou juste en dessous sur un petit écran, ouvre la comptabilité d’une copropriété par son numéro ou le nom de son immeuble. La pile de courrier d’une copropriété porte ses propres onglets, à traiter, traités et archivés ; le menu, lui, reste toujours celui des modules.

Quand le menu est plus long que la fenêtre, il vous dit qu’il continue au-delà du bord, en haut comme en bas, et il se tait dès qu’il n’y a plus rien à annoncer. Le module ouvert, lui, reste toujours visible : vous n’avez jamais un « vous êtes ici » peint sous le bord.

Le chemin est affiché au même endroit sur tous les écrans, pour que vous n’ayez pas à le chercher. Certaines pages, comme la fiche d’une copropriété ou la pile de courrier que vous ouvrez depuis elle, portent en plus, au-dessus de leur titre, un lien qui vous ramène d’où vous venez.

Dans les listes, un clic n’importe où sur une ligne ouvre ce qu’elle montre : la facture, le pli, la fiche du fournisseur ou du copropriétaire. Le pointeur prend la forme d’une main sur les lignes qui s’ouvrent ainsi. Avec Ctrl, Maj, ou Cmd sur un Mac, ou d’un clic de la molette, la ligne s’ouvre dans un nouvel onglet et la liste reste où elle était. Les cases à cocher, les boutons et les liens d’une ligne gardent leur propre effet, et tant que la barre de sélection est ouverte, qu’une saisie est commencée ou qu’un travail est en cours de préparation, un clic sur une ligne n’ouvre rien, pour ne pas le perdre. Au grand livre, la ligne s’ouvre même avec des lignes cochées : la sélection et le lettrage automatique en cours vous attendent quand vous revenez sur le même compte, par le retour du navigateur ou en le rouvrant. Actualiser la page les efface. Sélectionner du texte en glissant la souris pour le copier n’ouvre rien non plus ; un double clic sur un mot, lui, ouvre la ligne. Au clavier, la touche Tab atteint le lien de la ligne, la ligne entière se surligne, et Entrée l’ouvre.

Une liste paginée tient à l’écran avec tout ce qui l’accompagne : la recherche, le nombre de lignes, les lignes et la barre de pagination restent visibles ensemble, et ce sont les lignes qui défilent à l’intérieur. Les commandes posées au-dessus de la liste et le total posé en dessous restent avec elle, et dès que la page compte trois lignes, aucune des trois ne disparaît pour leur faire place. Si la barre de pagination est encore sous le bas de l’écran, le premier cran de molette sur les lignes fait glisser la page jusqu’à elle ; un cran vers le haut arrête ce glissement. Changer de page, trier une colonne ou lancer une recherche vous ramène à la première ligne, et une liste que vous retrouvez par le retour du navigateur garde l’endroit où vous en étiez. Sur un écran de moins de 640 pixels de haut, la liste garde son défilement habituel. Au clavier et au doigt, les lignes défilent d’abord, puis la page ; et quelques listes aux nombreux filtres gardent encore leur défilement habituel.

Chaque onglet de votre navigateur porte le nom de l’écran ouvert, suivi du nom de votre cabinet. Douze onglets ouverts ne se ressemblent donc plus, et un signet enregistré dit ce qu’il rouvre.

Parcourir la vitrine du cabinet

Quand une page de la vitrine prend du temps à s’ouvrir, le lien choisi affiche un repère d’attente. Un indicateur de chargement et le message « Chargement de la page… » accompagnent l’arrivée du contenu, avec le logo du cabinet dès que son site le connaît. Les documents et les liens vers d’autres sites conservent leur ouverture habituelle.

Quand l’espace des copropriétaires d’un cabinet est hébergé sur un autre site, le lien qui y mène depuis la vitrine l’ouvre dans un nouvel onglet. Le visiteur garde la vitrine derrière lui et la retrouve en fermant cet onglet. Un espace servi par le logiciel, lui, s’ouvre dans l’onglet courant.

L’extranet des copropriétaires

C’est ce que vos copropriétaires voient. Il partage le même référentiel que votre espace, donc une information corrigée une fois est corrigée des deux côtés. Vous n’avez jamais à saisir deux fois.

Vous n’y accédez pas depuis votre bandeau, et c’est voulu : l’extranet n’est pas une vue de votre travail, c’est l’écran de quelqu’un d’autre. Le bandeau ne propose que ce qui vous concerne.

Un copropriétaire ouvre lui-même son espace, avec le code et le QR d’un courrier d’activation, ou par une invitation envoyée à son adresse e-mail. Les deux se préparent depuis ses copropriétaires, dans le dossier de la copropriété : l’article « Ouvrir l’espace d’un copropriétaire » dit comment.

L’espace s’organise en cinq onglets, dans cet ordre : « Accueil », « Mon compte », « Mes demandes », « Mon immeuble » et « Comptabilité ». La copropriété consultée s’affiche en pastille au bout de la ligne des onglets. Quand le copropriétaire possède des biens dans plusieurs de vos copropriétés, un clic sur ce nom les montre et il passe de l’une à l’autre ; avec une seule, le nom se lit seul. Ses lots dans la copropriété consultée se lisent tous ensemble dans « Mon compte », « Coordonnées ». C’est utile à savoir quand l’un d’eux vous appelle pour dire qu’il ne retrouve pas un de ses biens.

L’accueil s’ouvre sur le solde du copropriétaire, avec « Payer maintenant », annonce les visites de l’immeuble que vous avez programmées et donne accès aux documents récents. Le logo et le nom du cabinet, dans le bandeau, ramènent à sa vitrine ; un logo qui écrit déjà ce nom s’y affiche seul. Depuis cette vitrine, « Mon espace » ouvre la connexion, ou votre espace si vous êtes déjà connecté.

• •« Mon compte », « Coordonnées » : ses lots dans la copropriété choisie, son adresse e-mail, sa seconde adresse, ses téléphones et son adresse postale, qu’il met à jour lui-même. Une nouvelle adresse e-mail ne sert qu’une fois confirmée par le lien qu’elle reçoit ; d’ici là, vos courriers continuent de partir à l’ancienne.
• •« Mon compte », « Relevé de compte » : les mouvements de son compte, à partir de l’exercice en cours ; « Charger les opérations plus anciennes » ajoute les exercices précédents un à un, du plus récent au plus ancien. L’exercice s’ouvre par le « Solde antérieur », la reprise du solde de l’exercice précédent, même avant que celui-ci soit clôturé : le solde affiché, « Solde de votre compte : … à votre débit » ou « à votre crédit », est donc complet. L’avis d’un appel de fonds qui lui a été adressé s’ouvre depuis sa ligne ; un avis qui n’existe pas pour son lot le lui dit, et lui indique à qui le demander.
• •« Mon compte », « Paiements » : il signe en ligne son mandat de prélèvement, avec un code reçu par e-mail, change de compte ou de fréquence, ou revient au virement. Sur le compte d’un membre de son foyer, c’est le titulaire du compte qui signe : il reçoit une invitation à son adresse e-mail, et rien n’est prélevé avant sa signature.
• •« Mon compte », « Paiements », « Payer maintenant » : un prélèvement unique, sur un compte à son nom, de tout ou partie de ce qui lui a été appelé et reste dû, jamais davantage. La carte « Votre situation » l’annonce par « À régler aujourd’hui » : c’est le montant appelé, qui peut différer du solde du relevé, puisqu’un appel dont l’avis ne lui est pas encore parvenu n’est pas à régler et n’y entre pas. Ce qu’un prélèvement en cours couvre déjà est retiré, et l’écran le dit : « déjà couverts par un prélèvement en cours ». Il le signe par un code reçu par e-mail, qui rappelle le montant, la date et le compte débité ; le prélèvement part au premier jour qui suit un préavis de quatorze jours, un par jour au plus. Un prélèvement précédent encore en traitement à la banque, ou passé sur un exercice antérieur, ne l’empêche pas d’en signer un nouveau : ce qu’il couvre déjà est retranché du montant. Arrêter son prélèvement automatique écarte aussi un prélèvement unique qui n’est pas encore parti à la banque, et annule une invitation à signer encore en attente. Il le voit « en cours », en italique, sur son relevé jusqu’à son encaissement, et vous le reconnaissez dans la liste des prélèvements à traiter à sa pastille « prélèvement unique ».
• •« Mon compte », « Préférences d’envois » : pour les courriers simples comme pour les recommandés, il choisit l’e-mail ou le papier, et l’adresse où les recevoir. Pour les recommandés, il peut aussi les confier à l’un de ses mandataires, séparément pour les mises en demeure et pour les convocations et notifications de procès-verbal.
• •« Mon immeuble », « Infos pratiques » : les personnes à joindre, la résidence, ce qu’il faut pour payer par virement, et les documents que vous avez mis en ligne.
• •« Comptabilité », « Dépenses » : les dépenses de la copropriété, exercice par exercice, poste par poste face au budget voté, avec leur cumul mois par mois ; chaque dépense dit si elle est payée, et sa facture s’ouvre quand elle est jointe. « Travaux » : les dossiers de travaux, même sans dépense, avec leurs dépenses.
• •« Mon immeuble », « Contrats » : les contrats d’entretien et de service en cours dans l’immeuble, rangés par famille, chacun avec sa prestation, son prestataire et son téléphone, son échéance et sa reconduction, tacite, sans reconduction, ou dénoncé et prenant fin à l’échéance, et son montant annuel hors taxes ; le pied du tableau donne le coût annuel de l’ensemble, ou des contrats affichés quand la liste est filtrée. Un contrat payé à l’intervention, ou dont le prix n’est pas renseigné, est signalé sous le tableau. Le contrat signé et ses avenants s’ouvrent en PDF depuis sa ligne, et un contrat que vous mettez en concurrence porte la mention « Mise en concurrence en cours ». La liste se cherche par contrat ou par prestataire, se filtre par métier et se classe par métier, par échéance ou par montant.
• •« Mon immeuble », « Dossiers » : les dossiers en cours puis les dossiers clos de l’immeuble, sinistres, travaux et interventions, avec leur date d’ouverture ou de clôture, en consultation seulement. Tous y figurent sauf le recouvrement et le contentieux, que seul le conseil syndical y voit. La liste se cherche par dossier ou par numéro, se filtre par type et se classe du plus récent au plus ancien, ou par type. De votre côté, à la saisie d’un dossier qui paraîtra ici, l’objet porte la mention « Visible des copropriétaires de l’immeuble. »
• •« Mon immeuble », « Assemblées générales » : l’historique des assemblées que vous avez publiées, sur les trois dernières années, chacune avec son procès-verbal une fois que vous l’avez coché « Publié sur l’extranet des copropriétaires » sur la page de l’assemblée ; d’ici là, sa ligne dit « pas encore disponible ».
• •« Mes demandes » : les demandes qu’il vous adresse, et leur suivi, présentées comme vos tickets : chacune porte son état en couleur, son objet, sa date de dépôt et son échéance. Sa fiche raconte l’échange sur une frise à deux colonnes, ce qu’il a écrit d’un côté et ce que votre cabinet a répondu de l’autre, le plus récent en tête, avec la zone de réponse au-dessus.
• •« Documents de vos lots » : les documents que vous avez publiés pour ses lots, un pré-état daté ou une attestation par exemple. L’accueil y mène par « Tout voir » ; les procès-verbaux restent sous « Assemblées générales », les documents de l’immeuble sous « Infos pratiques ».
• •« Mes demandes », « Mes compteurs » : ce sous-onglet n’apparaît que quand un relevé est attendu. À l’approche de la clôture de l’exercice, il déclare l’index lu sur chacun de ses compteurs. Sur un compteur dont l’index s’additionne d’une année sur l’autre, un index inférieur au précédent lui est refusé, avec ce qu’il doit vérifier ; un répartiteur de chauffage qui compte la période peut, lui, baisser. Sa déclaration rejoint la grille des index à l’ouverture de la clôture, marquée « Déclaré par le copropriétaire, à valider » : vous la validez telle quelle, ou vous corrigez le chiffre.
• •« Mes demandes », objet « Commande » : le dépôt d’une demande ouvre alors le catalogue de l’immeuble au lieu du message libre. Il commande l’un des articles que sa résidence met en ligne, sous le nom et au prix que vous leur avez donnés, « Badge Vigik » ou « Clé de cave » par exemple, ou un changement de nom sur l’interphone là où vous l’avez mis en ligne, à son prix, pour l’un de ses lots, en supplément ou en remplacement ; vous suivez les badges, clés et télécommandes dans « Commandes badges » et les changements de nom dans « Maj interphones », sous « Badges et télécommandes ». Avant une vente, il commande aussi un pré-état daté, dès que vous en avez fixé le tarif dans vos honoraires hors contrat : l’écran ne lui propose que les délais, normal ou express, dont le tarif est fixé, il voit ce tarif avant de confirmer et s’engage à le régler. L’adresse où recevoir le dossier part de celle que vous lui connaissez, et il peut la changer. Le pré-état daté vous arrive comme une demande, dans vos demandes et en tête de l’écran des mutations, d’où vous créez la vente qui lui répond. Le dossier que vous générez pour cette vente lui est transmis dans « Mes demandes », tant qu’il reste le vendeur du lot commandé, et se télécharge sur la fiche de sa commande. Chaque commande se suit dans la liste de ses demandes. Pour un article proposé sur devis, il accepte ou refuse depuis sa demande le prix que vous lui avez transmis.

La personne qui siège au conseil syndical trouve dans « Comptabilité » ce que le conseil contrôle. Sous « Dépenses », les boutons « Balance » et « Grand livre » impriment ceux de l’exercice affiché, et chaque facture porte un bouton « Vérifier » : elle la marque « Vérifiée », ou signale une erreur par un mot au comptable, qui vous arrive comme une demande ; la facture passe alors à « Signalée », puis à « Traitée » quand la demande est close. Cette demande n’est lue que par la personne qui l’a déposée, et pas par les autres propriétaires de son lot ; les autres membres du conseil voient la facture « Signalée », sans ouvrir l’échange. Quand vous modifiez ou supprimez une écriture après sa vérification, l’avis du conseil n’est pas perdu : il se relit sous « Vérifications sur des écritures modifiées depuis », avec le libellé, la date et le montant vérifiés. « Balance copropriétaires » montre ce que chacun doit, et « Banque » les comptes de la copropriété avec leurs « Relevés bancaires ». Dans « Mon immeuble », « Dossiers », elle voit aussi les dossiers de recouvrement et les procédures, par leur type, leur état, leurs montants et leurs étapes, sans le nom du copropriétaire concerné : un intervenant copropriétaire s’y dit « un copropriétaire », et chaque dossier s’ouvre sur sa fiche, avec sa frise, ses dates, son montant engagé et le gestionnaire qui le suit. Le sous-onglet « Tickets » lui montre les travaux et les nuisances signalés dans l’immeuble, avec leur origine, « Déposé à l’extranet », « Ouvert par le syndic » ou « Signalé au syndic », et leur état, sans dire qui les a signalés : les échanges restent entre votre cabinet et la personne qui a signalé, et les demandes personnelles restent privées. Ces pages sont réservées à la personne qui siège elle-même, tant que son mandat au conseil court, que le vôtre court aussi, et qu’elle possède un lot dans l’immeuble, à son nom, par le foyer dont elle est membre ou par la société dont elle est la représentante légale déclarée : le gérant élu pour sa société et le membre élu pour son foyer y ont donc accès, mais le copropriétaire qu’elle représente, les autres membres du foyer et l’interlocuteur d’une société ne les voient pas.

Un mandataire que le copropriétaire a déclaré auprès de vous ouvre son propre espace sur les biens de son mandant. Il lit les coordonnées, le relevé, les paiements et les documents, et règle les appels de fonds par virement, aux coordonnées de la copropriété portées sur chaque avis. Il ne modifie ni l’identité ni le compte de son mandant : ni ses coordonnées, ni son mandat de prélèvement, ni un prélèvement unique. Il ne dépose pas non plus de demande, ne déclare pas d’index de compteur et ne passe pas de commande. L’écran lui dit à chaque fois que ces gestes appartiennent au copropriétaire, depuis son propre espace, et sinon de vous joindre par téléphone ou par courriel, à vos coordonnées affichées dans « Mon immeuble », « Infos pratiques ». Une relation de mandataire datée dans l’avenir n’ouvre l’espace qu’à sa date. Quand le mandataire est une société, son représentant légal et les interlocuteurs que vous avez déclarés sur sa fiche ouvrent chacun ce même espace ; retirer un interlocuteur de la fiche le lui ferme.

Quand votre mandat sur une copropriété a pris fin, c’est-à-dire quand tous ses contrats de syndic portent une date de résiliation atteinte, elle quitte l’espace de ses copropriétaires : ses lots, ses documents, son compte, ses paiements et ses demandes n’y paraissent plus, et rien ne s’y dépose plus. Ses copropriétaires s’adressent au syndic désormais en charge. Leurs autres copropriétés chez vous ne changent pas, et la copropriété revient dans leur espace si un nouveau contrat de syndic prend la suite.

Un copropriétaire qui ne tient plus aucun bien chez vous, parce qu’il a vendu, qu’il a quitté le foyer propriétaire ou que vous ne gérez plus sa copropriété, lit à la place de son espace « Vous n’avez plus de bien suivi par ce cabinet », avec l’adresse de votre cabinet pour vous écrire. Rien d’autre ne s’y ouvre.

Un copropriétaire voit dans son espace les lots de sa fiche, ceux du foyer dont sa fiche est membre et ceux de la société dont il est le représentant légal. Il y règle et y demande pour eux comme pour ses propres lots. L’adresse postale et l’adresse e-mail d’un foyer ne se modifient pas depuis l’espace d’un de ses membres : l’écran l’invite à vous écrire, et ses numéros de téléphone s’enregistrent toujours. Retirer une personne du foyer, ou mettre fin à la représentation d’une société, lui retire les lots correspondants dès sa connexion suivante.

Confier les convocations aux assemblées générales et les notifications de procès-verbal à un mandataire demande au copropriétaire son accord exprès : l’écran le lui demande avant d’enregistrer, et son accord est daté.

« Mon immeuble », « Infos pratiques » peut montrer aux propriétaires la liste des lots de leur résidence et le nom de leurs propriétaires, sans aucune coordonnée. Elle est fermée tant que vous ne l’ouvrez pas, depuis « Paramètres », « Informations générales » du cabinet, carte « Espace copropriétaire », et un mandataire ne la voit jamais. Au-delà de deux mille lots, seuls les deux mille premiers s’affichent, et l’écran le dit.

Ce que le copropriétaire change lui-même se lit sur sa fiche, dans votre espace, avec la valeur d’avant et celle d’après. Vos copropriétaires reçoivent leurs courriers par e-mail et peuvent à tout moment demander le papier.

Quand il change de copropriété, de lot ou de rubrique, des formes d’attente remplacent les informations concernées pendant leur chargement. Le bandeau du cabinet reste visible, puis les données de son choix apparaissent. Une ancienne adresse de l’espace, gardée en favori, le ramène à la rubrique qui en a pris la place.

Quand un copropriétaire ouvre, depuis la liste de ses documents ou l’accueil de son espace, un document qu’il ne peut pas obtenir, il reste dans son espace, aux couleurs de votre cabinet, sur une page qui lui dit pourquoi en mots simples. Si le document a été retiré ou n’est plus ouvert à son lot, la page l’invite à retrouver dans la liste ceux qui lui sont publiés, et à vous écrire si celui-ci lui manque. Si le document ne s’ouvre pas pour le moment, elle l’invite à réessayer un peu plus tard, puis à vous écrire si l’échec se répète. S’il a enchaîné beaucoup d’actions en quelques secondes, elle lui demande de patienter une minute. Et si son espace ne répond pas, elle le lui dit sans l’inviter à réessayer : ses données ne sont pas en cause, et l’accès sera rétabli.

Dans chaque cas, « Revenir aux documents » le ramène à « Documents de vos lots », dans la copropriété qu’il consultait, avec le lot qu’il avait choisi.

Découvrir le showroom Atlas et nous écrire

Atlas est notre cabinet de démonstration : sa vitrine présente les services d’un cabinet et son espace copropriétaire se consulte avec des données fictives. « Mon espace » mène à « Ouvrir la démonstration », sans adresse électronique ni mot de passe. L’espace reste en lecture seule : vous pouvez le parcourir sans modifier ses données.

Le showroom s’ouvre en clair. Si vous changez son apparence, votre choix reste propre à cette démonstration. Le logo permet de revenir à la vitrine depuis l’espace copropriétaire.

La page Contact sert à donner un avis ou à demander une présentation à l’équipe qui a créé le produit. Choisissez le motif, indiquez votre nom et votre adresse électronique, écrivez votre message puis acceptez l’utilisation de ces informations pour répondre à votre demande. Le nom de votre cabinet ou organisation est facultatif. « Continuer la démonstration » vous ramène à son ouverture.

Une confirmation apparaît quand le message a été transmis. Si l’envoi échoue, votre saisie reste dans le formulaire ouvert : suivez le message affiché pour réessayer. Un nouvel essai du même contenu reprend la même demande. Après un rechargement dans le même onglet, il faut ressaisir les champs ; si le navigateur le permet, ce même contenu retrouve votre demande précédente.

Si l’écran annonce que l’envoi doit être vérifié par notre équipe, ne renvoyez pas votre message. La collecte d’avis et de demandes de présentation à l’équipe du produit est propre au showroom Atlas.

Écrire depuis le site d’un cabinet

Quand le formulaire de contact de votre cabinet est activé, remplissez les champs obligatoires, marqués d’une étoile à côté de leur intitulé, et acceptez l’utilisation des informations pour répondre à votre demande. « Envoi en cours… » confirme la prise en compte du clic. Pendant cette attente, les champs ne se modifient plus et le bouton ne permet pas de lancer un second envoi. Un lecteur d’écran annonce toujours la mention « obligatoire » en toutes lettres.

Si l’envoi échoue, votre saisie reste visible et redevient modifiable. Réessayer le même contenu reprend votre demande. La confirmation apparaît seulement après transmission ; si le message affiché demande une vérification par l’équipe, ne renvoyez pas votre demande.

L’envoi doit être activé pour chaque cabinet. Si le formulaire indique qu’il n’est pas activé sur ce site, utilisez les coordonnées affichées sur la page.

Le choix de l’agence

Un cabinet à plusieurs agences partage un seul portefeuille. L’agence est une façon de filtrer votre travail, pas une cloison : vous changez d’agence sans changer d’espace et sans perdre votre place.

Quand le filtre ne retient pas toutes vos agences, le bouton du haut prend la couleur d’accent et dit la proportion, « 1 sur 2 » : un coup d’œil suffit pour savoir que vous ne regardez pas tout le portefeuille. Ouvrez son menu pour cocher les autres agences.

Le filtre range vos listes, il ne cache pas les pièces d’une fiche que vous ouvrez. La facture, le relevé, le devis ou le document joint à une fiche s’affichent, se listent sur elle et se retirent selon vos droits, même quand ils ont été déposés par une agence que le filtre ne retient pas.

Ouvrir ou télécharger un document

La plupart des pièces, relevés, factures et documents publiés s’ouvrent d’un clic sur leur nom, dans la page ou dans un nouvel onglet, et « Télécharger », juste à côté, enregistre le fichier sur votre poste sous son nom. Les deux gestes servent le même fichier, aux mêmes personnes : un document que vous ne pouvez pas ouvrir ne se télécharge pas davantage.

Si un document reste blanc ou affiche une page bloquée dans votre navigateur, par exemple quand une visionneuse de PDF ajoutée au navigateur le prend en charge, téléchargez-le : il s’ouvre alors dans le lecteur de votre poste. Vos copropriétaires disposent du même lien dans leur espace, sur leurs documents, leurs contrats, les procès-verbaux et les pièces de leurs demandes. Quelques écrans ouvrent encore un document sans ce lien, comme l’icône d’une colonne étroite ou les documents d’une assemblée ; pour une pièce comptable, la fiche de l’écriture le propose.

Sur téléphone et sur tablette

Le logiciel est le même produit sur un petit écran. Le menu de gauche cède la place au contenu et se rouvre par le bouton en haut à gauche du bandeau : vous y retrouvez les mêmes modules, dans le même ordre, et l’aide au même endroit. Il se referme par la touche Échap, par la croix, ou en touchant à côté.

Sur un téléphone, le bandeau du haut tient dans l’écran et chaque commande y garde une case d’icône à la taille du doigt : le menu, le filtre d’agence, la recherche, « Facturer » quand il vous est proposé, la cloche et vos initiales. « Dépôt » n’y tient pas : sur un téléphone, il se retrouve dans la recherche, et sur un très petit téléphone « Facturer » l’y rejoint. Pour déposer une pièce, ouvrez le dépôt, puis « Choisir des fichiers ». Quand vous ne regardez pas toutes les agences, l’icône du filtre d’agence prend la couleur d’accent et porte un point. Le mode sombre ou clair se choisit dans le menu de votre compte, sous vos initiales. Le filtre d’agence en cours se relit en ouvrant son menu, où chaque agence retenue est cochée.

Sur un grand écran, le menu se replie en une colonne d’icônes par le bouton placé dans la barre du haut, juste à droite de votre logo (sur une fiche ouverte en plein écran, il passe en tête du menu), quand vous voulez rendre toute la largeur à un tableau. Votre choix est retenu : vous le retrouvez au prochain écran et à la prochaine session, sur ce navigateur.

Installer le logiciel comme une application

Depuis votre navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, le logiciel s’installe sur le bureau ou sur l’écran d’accueil. Il s’ouvre alors dans sa propre fenêtre, sans barre d’adresse ni onglets, et gagne la hauteur que le navigateur prenait.

L’installation ne change rien à vos données ni à vos droits : c’est la même application, ouverte autrement. Une connexion reste nécessaire, le logiciel ne fonctionne pas hors ligne.

Un troisième espace, qui n’est pas le vôtre

Un espace d’administration est réservé à l’éditeur du logiciel. Il n’est accessible ni à votre cabinet, ni à aucun autre.

C’est là que l’équipe du support lit les demandes que vous lui adressez par le bouton « Support ». L’article « Demander au support » dit ce qui part avec elles et comment suivre leur état.