Les compteurs et leurs index

Deux écrans, parce que ce sont deux métiers

Poser un compteur est un geste de bâti : il se fait sur la fiche de l’immeuble, avec les lots et les équipements. Relever son index est un geste de clôture, qui décide de ce que paiera chaque copropriétaire. Ce ne sont pas les mêmes personnes, et les droits les séparent.

• •Sur l’immeuble : la liste des compteurs, leur pose, leur correction, leur dépose.
• •En clôture : la grille de saisie des index, énergie par énergie.

Un compteur qui en remplace un autre

Quand un compteur est changé, le nouveau garde le lien vers celui qu’il remplace. C’est ce lien qui permet de relire un décompte de l’année passée sans se demander à quel appareil il se rapportait.

Les relevés déjà reçus pour l’immeuble

Sous la liste des compteurs, la fiche de l’immeuble nomme les relevés qui lui ont été versés : leur nom, leur date, l’intervenant qui les a établis quand il est renseigné, ce que chacun contient (combien de compteurs et d’index, ou de lignes d’unités de chauffage) et son sort : en attente de lecture, en lecture, en échec, lu et en attente de la clôture, appliqué sur tel exercice, ou écarté parce que ce n’était pas un relevé. Quand la lecture d’un relevé n’a rien donné, sa raison s’écrit sous son nom. Ces mots sont ceux de la marche des index de la clôture. La question à laquelle cette section répond est « est-ce que le relevé est arrivé », avant d’ouvrir la clôture pour s’en assurer. Si vous avez accès à la comptabilité, « Voir » ouvre le relevé tel que votre prestataire l’a remis, dans un nouvel onglet ; sans cet accès, le bouton n’est pas proposé, parce qu’un relevé montre les comptes des copropriétés.

C’est souvent le gestionnaire qui sait qu’un compteur a été changé ou posé en cours d’année. La fiche liste donc aussi, sous les relevés, les numéros qu’ils portent et qu’aucun compteur de l’immeuble ne connaît, tous relevés confondus : chaque numéro n’y paraît qu’une fois, avec sa lecture la plus récente, et le nombre de relevés qui le portent. Ils se résolvent comme en clôture, par les mêmes trois issues : le rattacher à un compteur de la fiche, le créer, ou l’écarter. Quand le relevé nomme le lot ou l’énergie d’un numéro, la ligne le dit, et la création se propose sur ce lot et cette énergie plutôt que sur ceux du compteur qui lui ressemble le plus. Les numéros écartés se reprennent d’un clic, et un rattachement ou une création se défait depuis la liste des corrections des trente derniers jours, sur la fiche comme en clôture : elle se résume en une ligne, à déplier pour retrouver chaque correction.

Il suffit de pouvoir modifier l’immeuble pour résoudre ces numéros ; la comptabilité en écriture le permet aussi. Pouvoir consulter l’immeuble suffit pour les voir. Ils s’offrent même quand l’immeuble ne porte encore aucun exercice comptable. Dans un cabinet qui sépare ses agences, chacun les voit et les résout sur les immeubles de son agence, sans avoir besoin de consulter les mandats. Les index que les relevés portent, eux, se saisissent toujours en clôture.

Relever les index

La grille se remplit énergie par énergie. Elle s’ouvre sur tous les compteurs de l’énergie à la fois, jusqu’à deux cent cinquante ; au-delà, elle se parcourt page par page. Vous saisissez l’index de sortie, la consommation apparaît sous vos doigts, et chaque index s’enregistre au fil de la saisie. Un index se tape avec ou sans espace entre les milliers, avec une virgule ou un point : « 1 234,5 » vaut 1234,5. L’index d’entrée se saisit de la même façon. Un répartiteur de chauffage ne se lit pas comme un compteur : sa valeur relevée est déjà la consommation de la période, rien ne s’en soustrait, et la grille l’affiche « sans objet » dans la colonne d’entrée. Quand tous les compteurs d’une énergie sont des répartiteurs, ses colonnes s’appellent « Entrée » et « Unités relevées ». L’enregistrement part une seconde et demie après votre dernière frappe, quand vous passez à une autre énergie ou à un autre exercice, et quand vous quittez l’écran. Sur un exercice ouvert, le premier index enregistré ouvre sa procédure de clôture, arrêtée à la marche des index : vous n’avez pas à la démarrer vous-même. Il l’ouvre aussi sur l’exercice en cours et sur un exercice dont le précédent attend encore son approbation : un relevé arrive quand le releveur passe. Seule la clôture des comptes, à la cinquième marche, attend que l’exercice soit terminé et que le précédent soit approuvé.

Une clôture ne se fait pas d’une traite : vous pouvez partir et revenir, ce qui est saisi est en base. À côté du bouton, une mention dit s’il reste des modifications non enregistrées. Fermer l’onglet enregistre aussi ce qui attend encore. Si un enregistrement vient d’échouer ou d’être refusé, le navigateur vous demande d’abord de confirmer, et un enregistrement qui échoue vous garde sur l’exercice en cours, le temps de le reprendre ou de l’annuler. Si vous quittez l’écran des index pour un autre et que l’envoi de ce qui attendait échoue, l’écran où vous arrivez le dit : revenez sur les index pour ressaisir ce qui manque. Si votre session a expiré, la grille le dit et garde votre saisie : reconnectez-vous dans un autre onglet, puis reprenez. « Enregistrer maintenant » n’attend pas la seconde et demie, et « Annuler » efface ce qui n’est pas encore enregistré, une saisie refusée comprise, pour revenir à l’état en base. Surveillez la consommation pendant la saisie : un index à moitié tapé, si vous vous arrêtez en chemin, part tel quel et se voit tout de suite sur elle.

Ce qui paraît douteux vous est signalé, et deux estimations vous sont proposées quand un index manque, plutôt que de laisser un vide dans la répartition.

Un index qui paraît douteux se tranche de trois façons : le corriger, l’estimer, ou le garder tel quel s’il est juste. Une consommation nulle ou un compteur remplacé en cours d’année donnent souvent un index juste qui a l’air faux. « Garder l’index relevé » l’enregistre aussitôt : la ligne garde sa remarque, marquée comme gardée, et ne compte plus parmi les index à trancher. Si l’index change ensuite et paraît toujours douteux, la remarque revient et l’écran vous dit qu’elle avait été gardée. « Revenir dessus » défait ce choix.

Une consommation se dit basse ou haute par comparaison avec celle du même lot sur ses derniers exercices, jusqu’à trois. Un lot qui n’a pas encore d’exercice passé, dans un immeuble que vous venez de reprendre par exemple, n’est comparé à rien : il ne reçoit pas ces deux alertes, et un index manquant, en recul ou une consommation nulle lui restent signalés comme à tous. Une estimation déjà retenue sur un tel lot pour une consommation basse ou haute, sur un exercice encore ouvert, revient à revoir sans être retirée. « Garder l’index relevé » remet alors d’abord l’index relevé à sa place, pour un second regard, et le garde au clic suivant ; depuis les anomalies des compteurs de l’immeuble, « Revenir sur la décision » remet aussi l’index relevé. Sans index relevé à remettre, l’écran vous le dit et l’estimation reste en place.

Quand un relevé est attendu, vos copropriétaires peuvent déclarer eux-mêmes leurs index depuis leur espace. Une déclaration rejoint la grille à l’ouverture de la clôture, et s’y lit avec la mention « Déclaré par le copropriétaire, à valider » : « Valider » la retient telle quelle et vous en devenez l’auteur, ou vous corrigez le chiffre comme une saisie. Tant qu’une déclaration reste à valider, elle retient la clôture : la cinquième marche la compte parmi ce qui manque encore. Sauf sur un répartiteur de chauffage qui compte la période, un index déclaré n’est jamais inférieur au précédent : le copropriétaire est invité à vérifier sa lecture, ou à vous signaler un compteur changé.

Verser le relevé de votre prestataire

Le relevé que votre prestataire vous remet se dépose comme n’importe quelle pièce, rangé en relevé de compteurs. Il n’a pas besoin qu’on lui désigne la copropriété : ce sont les numéros de série qu’il porte qui la désignent. Vous le retrouvez ensuite sur la marche des index, dans les relevés versés de l’exercice. Un relevé dont l’immeuble n’a pas été reconnu se range à part, après ceux de la copropriété, sous une ligne repliée qui compte les relevés non attribués : il peut concerner une autre copropriété, dépliez la ligne et ouvrez-le pour le vérifier.

« Voir » ouvre le relevé versé tel que votre prestataire l’a remis, dans un nouvel onglet, pour le relire à côté de la grille.

L’index d’entrée d’un compteur est l’index de sortie de l’exercice précédent. Quand le logiciel n’en a rien enregistré, l’entrée vaut zéro et la consommation devient l’index entier.

Un index d’entrée se corrige aussi à la main, directement dans sa colonne de la grille, avec ou sans l’option d’assistance : la consommation se recalcule pendant que vous tapez. Un répartiteur de chauffage, qui n’a pas d’index d’entrée, n’a pas de champ. Il s’enregistre au fil de la saisie, comme la grille, dans l’exercice précédent, et ne se corrige donc que tant que cet exercice-là est encore ouvert.

Le premier exercice d’une copropriété reprise d’un autre syndic n’a pas d’exercice précédent. Son index d’entrée est alors l’index de reprise, relevé avant son début, par exemple l’index de sortie laissé par le syndic précédent. Sur ce premier exercice, il se saisit à la main, compteur par compteur, au même endroit : un relevé versé ne propose pas de le reprendre. Il s’enregistre daté de la veille du début de l’exercice ; une correction garde la date de l’index qu’elle remplace si cette date précède le début, la veille du début sinon. Il se corrige tant que ce premier exercice est ouvert. La grille le montre avec sa date, par exemple « index de reprise du 31/03/2026 ». Dès qu’un exercice précédent porte un index pour ce compteur, c’est lui qui fait foi. Quand le mandat d’un immeuble change de référence, ou passe d’une agence à l’autre, chaque mandat a son propre index de reprise pour un même compteur : le premier exercice de chacun lit le sien, et le saisir ou le corriger depuis un mandat ne touche jamais celui d’un autre. Un index de reprise repris d’un ancien portail sans mandat est rattaché au mandat qui l’avait saisi, ou à défaut au mandat dont le premier exercice commence le premier après sa date. Quand deux mandats commencent le même jour, la grille le montre aux deux comme « index de reprise à rattacher », jusqu’à ce que chacun saisisse le sien. La saisie est refusée quand un exercice déjà clos du même mandat lit cet index en entrée : rouvrez cet exercice, s’il peut l’être, pour le corriger.

Si la saisie ou le rapprochement part de travers, « Réinitialiser les index », sous la grille, remet les index de l’exercice à zéro, avec ou sans l’option d’assistance. L’écran vous dit d’abord combien d’index partiront, combien d’entre eux avaient été saisis à la main et ne se retrouveront nulle part ailleurs, combien d’index d’entrée posés depuis cet écran seront retirés de l’exercice précédent et si des relevés appliqués redeviendront à rapprocher ; vous confirmez ou vous annulez. Si des index ont été saisis ou modifiés, ou un relevé appliqué ou défait, entre cet aperçu et votre confirmation, le logiciel refuse la remise à zéro sans rien retirer et vous dit ce qui a changé : cliquez de nouveau sur « Réinitialiser les index » pour relire ce qui partira, puis confirmez. Pendant que la remise à zéro s’exécute, la grille se lit sans se saisir. Les compteurs créés et les numéros corrigés ne sont pas touchés. Tant que la grille porte des saisies pas encore enregistrées, le geste attend : enregistrez-les ou annulez-les d’abord. Un aperçu déjà affiché se referme dès qu’une saisie attend : relancez-le ensuite, pour qu’il compte ce qu’elle a ajouté.

La lecture automatique des relevés de compteurs n’est pas encore en service : un relevé versé reste « En attente de lecture », et les index se saisissent à la main dans la grille. « Saisir les index à la main » vous amène directement sur le premier index qui manque, dans son énergie et sur sa page. Si votre cabinet n’a pas souscrit l’option d’assistance, l’écran vous la propose, et la saisie à la main répond comme d’habitude.

Ce que ces écrans ne font pas encore

• •Un relevé se rapproche sur le numéro de série, quel que soit le fluide compté. Les unités relevées sur un répartiteur de frais de chauffage ne sont pas reprises : la fiche du compteur ne les porte pas.
• •Un relevé versé n’est pas encore lu d’office : sa carte reste « En attente de lecture », et « Relire » n’en rend pas encore de lecture. En attendant, les index se saisissent à la main dans la grille, et « Voir » ouvre le relevé à côté.