Les comptes de votre cabinet

Ce que ces écrans vous montrent

Quatre écrans lisent la comptabilité de votre cabinet et vous en rendent la lecture d’un gérant, pas celle d’un comptable. La synthèse donne les six chiffres qu’on regarde en premier, et un graphique met le chiffre d’affaires, l’excédent brut d’exploitation et le résultat net de la période face à ceux de la même période l’an dernier ; un résultat négatif y descend sous l’axe. Le compte de résultat déroule la cascade complète, du chiffre d’affaires au résultat net. Le détail par poste descend compte par compte. Le bilan dit ce que le cabinet possède et ce qu’il doit.

Un cinquième écran, Méthode, explique d’où sort chaque chiffre. Il est écrit pour être lu avant de discuter d’un montant, pas après : la plupart des désaccords sur un résultat viennent d’une différence de méthode et non d’une erreur.

Les chiffres ne sont pas enregistrés d’une nuit sur l’autre, hormis les contrôles contre votre logiciel comptable que vous choisissez de garder, décrits plus bas. Chaque ouverture d’écran interroge votre comptabilité sur la période que vous avez choisie, et vous lisez ce qu’elle contient à cet instant.

Ces écrans portent sur le cabinet lui-même. Les sommes que vous détenez pour le compte des copropriétés n’en sont pas une ressource : elles y entrent uniquement pour être retirées du bilan.

Choisir la période

Vous choisissez un exercice, puis une période à l’intérieur : l’exercice à date, l’exercice jusqu’au dernier mois terminé (sur l’exercice en cours, à partir de février), un trimestre, un mois, ou une plage libre. Pour la plage, choisissez un mois de début sur la ligne « Du » et un mois de fin sur la ligne « Au » ; si le début dépasse la fin, la fin le suit, et inversement. Le mois en cours s’arrête au jour d’aujourd’hui, jamais à la fin du mois : afficher une période qui n’a pas eu lieu au-dessus de chiffres arrêtés hier serait un en-tête faux.

La période est toujours comparée à la même période de l’an dernier, et les deux dates réellement lues sont écrites au-dessus des chiffres.

Le bilan fait exception et ne suit pas la fenêtre. Il est arrêté à la date de fin et calculé depuis l’ouverture de l’exercice, parce qu’un compte de bilan porte un solde et non un mouvement.

La période choisie et les corrections actives tiennent dans l’adresse de la page. Le lien que vous envoyez à l’assistance montre donc exactement ce que vous aviez sous les yeux, corrections comprises.

Pourquoi les chiffres sont corrigés

Une comptabilité n’enregistre pas tout au fil de l’eau. La paie est passée en fin de mois, les amortissements seulement à la clôture, et une facture émise pour le trimestre à venir est encaissée d’un coup. Un mois entamé lu brut paraît donc meilleur qu’il ne sera, et c’est exactement l’erreur qu’on ne remarque pas.

Trois corrections sont donc appliquées par défaut : la paie du mois en cours est provisionnée à la moyenne des mois déjà clos, les amortissements sont reconstitués au prorata du dernier exercice complet, et ce qui est facturé d’avance est étalé sur la durée qu’il couvre. Chacune se désactive d’un clic, et l’écran Méthode dit ce que chacune fait.

Ces corrections s’appliquent à la période choisie ET à celle de l’an dernier, chacune calculée sur ses propres chiffres. Corriger un seul côté reviendrait à comparer deux méthodes plutôt que deux années, et peut faire lire une baisse là où il y a une hausse.

Le détail par poste échappe volontairement à toutes ces corrections, des deux côtés : il sert à retrouver une écriture, pas à lire une performance. Ses totaux ne recoupent donc pas ceux de la synthèse tant qu’une correction y est active, et c’est normal.

Quand une correction est demandée mais ne s’applique à rien, faute d’exercice de référence ou de compte concerné, l’écran vous le dit. Une case cochée qui ne change rien serait plus trompeuse qu’une case décochée.

Le bilan et les fonds des copropriétés

Les sommes que votre cabinet détient pour le compte des copropriétés apparaissent dans sa comptabilité, mais elles ne lui appartiennent pas. Elles sont donc retirées du bilan, et le total retraité est celui qui dit vraiment de quelles ressources le cabinet dispose. Les deux totaux sont affichés, pour que l’écart se voie.

Un compte bancaire dont le solde est négatif et dont l’intitulé ne désigne pas des fonds de tiers n’est pas retiré : c’est un découvert, donc une dette réelle du cabinet. L’écran le signale à part.

Le montant détenu pour les copropriétés jour par jour, celui qui sert à dimensionner votre garantie financière, ne se lit pas ici : il ne vient pas de la comptabilité du cabinet. Il a son propre écran, « Pointe des fonds », décrit plus bas.

La pointe des fonds et votre garantie financière

Cet écran additionne, jour par jour, la trésorerie que votre cabinet détient pour le compte des copropriétés. Il en donne le point haut de la période, le point bas, la moyenne journalière et le montant détenu au dernier jour. C’est le point haut qui commande le montant de la garantie financière à souscrire : une moyenne ou un solde de clôture le sous-estiment toujours.

La période se choisit : trois, douze ou vingt-quatre mois, deux dates que vous saisissez, ou « Tout », qui part de la première écriture de vos copropriétés. Si votre cabinet cloisonne ses agences, un compte rattaché à une agence part de la première écriture des mandats de ses agences. Quand l’historique dépasse dix ans, « Tout » couvre les dix dernières années, et l’écran dit à quelle date la comptabilité commence : le solde du premier jour affiché reprend tout ce qui précède, pour les copropriétés alors à votre portefeuille.

Une copropriété ne compte que pendant qu’elle est à votre portefeuille : à partir de la date de début de son premier contrat de syndic approuvé daté, ou, si aucun contrat n’est approuvé, de son plus ancien contrat, et jusqu’à la date de résiliation saisie sur son mandat. Les fonds repris d’une gestion antérieure entrent donc dans la pointe le jour où le mandat entre au portefeuille, d’un seul coup, et jamais avant. Le lendemain de la résiliation, la copropriété sort de la courbe et de la répartition, sauf si un nouveau contrat approuvé relaie le contrat résilié, par exemple lors d’un transfert d’agence ou d’un nouveau mandat : la copropriété reste alors au portefeuille. Un projet de contrat qui n’a pas été approuvé ne la retient pas après la résiliation de son contrat approuvé, et un renouvellement annulé avant son début ne la fait pas sortir. Un mandat échu reste compté tant que sa résiliation n’est pas saisie, et une copropriété dont un contrat sans date de début a été approuvé au plus tard le jour du début de tout contrat approuvé daté qui a pris effet est comptée dès la première écriture de sa comptabilité, même si un renouvellement approuvé et daté l’a suivi. Un contrat sans date approuvé après le début d’un contrat approuvé daté qui a pris effet ne change pas cette date d’entrée.

La garantie en vigueur est comparée aux fonds détenus chaque jour, et pas seulement au dernier. L’écran nomme le jour du pire dépassement et son écart, parce que c’est ce jour-là qui dit ce qu’il aurait fallu souscrire. Il compte aussi les jours de la période qu’aucune garantie ne couvrait, ce qui n’est pas permis.

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir l’écran pour être prévenu : un contrôle compare chaque matin les fonds détenus à la garantie du jour. Dès qu’ils la dépassent, le directeur financier reçoit une alerte dans sa cloche, qui mène à cet écran. Il en reçoit une relance par semaine tant que le dépassement dure, un nouvel avis si l’écart s’aggrave de plus de 10 % depuis le précédent, et un mot quand les fonds repassent en dessous. Si la dernière période enregistrée a pris fin sans être remplacée, l’alerte revient chaque semaine jusqu’à ce que la période en cours soit saisie. Tant qu’aucune période n’est enregistrée, le contrôle n’a rien à comparer et ne prévient personne : saisissez la garantie du cabinet pour qu’il vous protège. Ce contrôle compte encore les fonds restés sur un mandat résilié : il peut signaler un dépassement que la courbe de cet écran, qui ne garde que les copropriétés à votre portefeuille, ne montre pas.

L’alerte ne part qu’à qui peut lire la garantie. Si votre cabinet a cloisonné ses agences et que le directeur financier n’est pas administrateur, ou si son profil ne donne pas accès aux indicateurs ni à la comptabilité, elle va aux administrateurs du cabinet, comme lorsque le poste est vacant. Quand un directeur financier quitte le cabinet, changez aussi son profil : tant qu’il le garde, l’alerte lui reste adressée et ne revient pas aux administrateurs.

Le détail se lit copropriété par copropriété, pour celles qui sont au portefeuille au dernier jour de la période, avec la part de chacune dans le total et la part de son fonds de travaux dans ce qu’elle détient, et un graphique montre la courbe des fonds détenus face à celle de la garantie. Le fonds de travaux, les avances et les provisions pour travaux décidés sont compris dans le total : la garantie couvre tout ce que le cabinet détient, elle ne s’arrête pas aux charges courantes.

Trois lectures se choisissent à côté de la période, qu’elles gardent. « Total détenu » donne la pointe, le montant détenu, le point bas et la moyenne. « Fonds de travaux » donne le fonds détenu au dernier jour, sa part dans le total, son propre point haut et ce qu’il pesait le jour de la pointe du total ; le graphique pose son aire sous la courbe des fonds détenus, à la même échelle. « Fonds affectés » détaille le fonds de travaux (compte 105), les avances (compte 103), les provisions pour travaux décidés (comptes 102 et 106) et leur total, rapporté au montant détenu ; le graphique ajoute leur aire au-dessus de celle du fonds de travaux. Ces lectures disent quelle part de la trésorerie ne bougera pas : elles ne réduisent pas la garantie à souscrire, qui reste comparée au total.

L’écran ne compte que les copropriétés dont la comptabilité est tenue dans le logiciel, et il vous dit combien de mandats cela représente sur l’ensemble de votre portefeuille. Tant que la reprise d’antériorité n’est pas achevée, ne dimensionnez pas votre garantie sur ce chiffre : il est forcément en dessous.

Si votre compte est rattaché à une agence, les montants ne portent que sur les mandats de vos agences, et la garantie n’est pas affichée : elle porte sur le cabinet entier, et la comparer à une partie du portefeuille donnerait un chiffre rassurant qui ne veut rien dire. Vous lisez alors les fonds détenus sans comparaison, et non « aucune garantie ».

La garantie financière se saisit dans les paramètres du cabinet, avec son garant et son attestation, jamais depuis cet écran : deux endroits pour un même chiffre finiraient par en donner deux versions.

Contrôler le compte de résultat contre votre logiciel comptable

Sous le compte de résultat, un tableau vous laisse recopier les montants que votre logiciel comptable publie pour la même période : chiffre d’affaires, achats, charges externes, impôts et taxes, salaires, charges sociales, résultat d’exploitation, résultat financier et résultat net. Chaque poste saisi est confronté au calcul du logiciel à un euro près, et le tableau dit pour chacun s’il est conforme ou de combien il s’écarte.

La comparaison porte sur les chiffres bruts de la comptabilité, sans les corrections décrites plus haut : c’est ce que votre logiciel publie lui aussi. Un écart positif veut dire que le logiciel compte plus que votre logiciel. Un poste laissé vide n’est pas contrôlé. Changer de période vide la saisie : les montants de votre logiciel se recopient pour la période affichée.

« Enregistrer ce contrôle » le garde dans l’historique de l’exercice, sous le tableau : la date, l’auteur, la période et, poste par poste, ce que disaient votre logiciel et le logiciel. Le logiciel refait le calcul au moment d’enregistrer, sur la comptabilité du jour : le contrôle enregistré est celui de cet instant, et il ne se recalcule plus ensuite. Un contrôle enregistré ne se supprime pas.

L’historique se lit et s’enregistre par les collaborateurs qui ont accès à la comptabilité du cabinet. Pour les autres, le contrôle reste ponctuel et la saisie se perd en quittant l’écran. Le contrôle ne s’affiche pas sur les chiffres de démonstration, qui ne correspondent à aucune comptabilité.

Le contrôle et la synchronisation depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander d’enregistrer un contrôle du compte de résultat, avec les montants de votre logiciel comptable que vous lui donnez, et de relancer la synchronisation des indicateurs sans attendre la nuit, quatre fois par jour au plus. L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux, et vous montre une carte à valider avant d’écrire. Le contrôle enregistré suit la même règle qu’à l’écran : le logiciel refait son calcul au moment d’enregistrer.

Si les écrans sont vides

Ces écrans lisent votre comptabilité chez le prestataire que votre cabinet utilise. Tant que cette connexion n’a pas été renseignée dans vos réglages, il n’y a rien à afficher, et l’écran vous dit où la renseigner plutôt que de vous annoncer une panne.

Si l’écran indique que la lecture comptable n’est pas encore disponible, le raccordement reste à mettre en service : contactez votre interlocuteur habituel. Réessayer ne suffit pas dans ce cas. Une erreur de lecture après raccordement est signalée séparément.

L’exercice est supposé suivre l’année civile. Si celui de votre cabinet est décalé, signalez-le : le bilan serait arrêté sur la mauvaise période et les amortissements reconstitués sur le mauvais exercice.