Les clés et les badges

Ce que cet écran contient

Un trousseau, c’est ce que vous accrochez au tableau : un jeu de clés, mais aussi un badge, un bip, une télécommande ou un pass général. Chacun porte un nom, une catégorie, l’immeuble qu’il ouvre, l’agence qui le détient, et l’emplacement où il est rangé.

L’emplacement est un casier précis : un tableau mural, une feuille, une colonne et une ligne. Un casier ne contient qu’un trousseau à la fois.

L’immeuble est le rattachement qui compte : une colonne le nomme, et un champ au dessus de la liste ne garde que les trousseaux d’une copropriété. C’est par là que vous retrouvez les clés à emporter à une réunion de conseil syndical. Ce filtre se croise avec celui de l’agence, vos agences partageant leur portefeuille.

Un trousseau peut n’ouvrir aucun immeuble, la clé d’un local technique ou du coffre d’une agence par exemple. La colonne écrit alors « Sans immeuble », qui est un état normal et non une saisie oubliée.

Savoir qui a les clés

Trois pastilles en haut de la liste répondent à la question du comptoir : tout le parc, ce qui est sorti, ce qui est au tableau. Le compte de chacune reste affiché même quand vous en choisissez une autre, pour que vous sachiez ce qu’il y a derrière avant d’y aller.

Une colonne dit qui détient chaque trousseau sorti, et la recherche de la liste porte aussi sur ce nom : vous retrouvez d’un mot toutes les clés qu’un prestataire a prises. La fiche le redit, et l’historique donne la date et l’heure de chaque mouvement passé et nomme son détenteur : son nom ouvre sa fiche, avec ses coordonnées. La photo d’un trousseau se pose par le choix d’un fichier, par l’appareil photo, ou en glissant une image sur sa carte ; une photo qui n’a pas pu être enregistrée vous dit pourquoi.

Un trousseau sorti indique depuis combien de jours il l’est. Au delà d’un mois, la mention change de couleur : ce n’est pas une alerte de retard contractuel, c’est un repère pour repasser un coup de fil.

Un trousseau dont le détenteur n’est plus au référentiel reste visible dans la liste. Il vaut mieux voir une sortie dont le nom manque que de ne pas voir la sortie du tout.

Sortir un trousseau et le remettre

La fiche s’ouvre en consultation. Le formulaire de sortie ne se déplie que si vous le demandez, et il ne s’enregistre pas tant qu’un porteur n’est pas choisi : sortir une clé sans savoir à qui est exactement ce que cet écran existe pour éviter.

Le porteur se cherche par son nom, parmi vos fournisseurs comme parmi vos tiers : un prestataire qui intervient, un copropriétaire ou un locataire qui passe prendre la clé. Chaque proposition dit de quel côté elle vient et dans quelle ville, pour départager deux homonymes. La réservation d’une clé cherche ses destinataires de la même façon.

La remise se fait d’un bouton. Si un collègue l’a déjà remis pendant que vous étiez sur la fiche, le logiciel vous le dit et ne touche à rien plutôt que d’écraser la date du premier retour.

Une clé sortie peut passer directement d’un porteur au suivant, sans revenir au tableau : « Remettre à quelqu’un d’autre », sur sa fiche, vous fait choisir le nouveau porteur comme pour une sortie. L’historique garde la sortie précédente, close à l’heure de la remise et à votre nom, et le nouveau porteur reçoit le message de sortie. Si la clé a changé de main ou est revenue entre-temps, le logiciel vous le dit et n’enregistre rien.

Deux collègues qui sortent la même clé au même instant ne peuvent pas la sortir tous les deux : le second est prévenu que le trousseau vient d’être sorti par un autre collaborateur, et la fiche, relue aussitôt, lui dit qui le détient.

L’heure d’une sortie et d’un retour est celle du logiciel, pas celle de votre poste. Vous ne pouvez donc pas la saisir vous même, et c’est voulu : un ordinateur déréglé enregistrerait un retour antérieur à la sortie, et l’historique deviendrait faux sans que rien ne le signale.

Réserver les clés pour une rencontre du conseil

Une visite ou une réunion du conseil syndical se prépare depuis l’onglet Conseil syndical du mandat. Chaque rencontre y porte un bloc « Clés de l’immeuble » : replié, il dit combien de trousseaux sont retenus pour elle ; un clic déplie la liste des trousseaux de l’immeuble.

Cochez ceux à emporter et retenez-les. Ils sont réservés à votre nom pour le jour de la rencontre, ou pour le jour que vous choisissez sous la liste, la veille par exemple si vous passez les prendre en avance. Rien n’est coché d’avance, sauf ce qui est déjà retenu pour cette rencontre.

Pour rendre un trousseau aux collègues, décochez-le et enregistrez. Décocher tout libère toutes les clés de la rencontre.

Un trousseau déjà retenu par un collègue sur la même période ne se coche pas : la ligne dit par qui et pour quel jour. Une clé ne se réserve pas deux fois, c’est à la personne qui l’a retenue de libérer sa réservation.

Annuler une rencontre libère ses clés. Une clé libérée par quelqu’un d’autre que la personne qui l’avait retenue prévient cette personne et l’assistant du mandat dans les notifications, jamais celui qui a fait le geste ; libérer une clé que vous aviez retenue pour vous-même ne prévient personne. Rétablir la rencontre ne reprend pas les clés, car elles ont pu être réservées entre-temps : réservez-les de nouveau si la visite a lieu.

Réserver demande l’accès en écriture aux mandats et aux badges et clés. Avec un accès en consultation aux badges et clés, vous voyez ce qui est retenu sans pouvoir le changer. Sans accès aux badges et clés, le bloc n’apparaît pas.

Ajouter un trousseau

Le bouton « Nouveau trousseau » demande le nom, la catégorie, l’agence, le nombre de clés et, si vous le savez déjà, le casier où il sera accroché.

Le casier se tape comme vous le lisez sur le mur : tableau, feuille, colonne, ligne. Tapez « 21E4 », le logiciel écrit « 2-1-E-4 » et vous dit tout de suite si ce casier existe et s’il est libre. Vous pouvez aussi laisser l’emplacement vide : le trousseau sera créé sans être placé, ce qui est le cas d’un quart du parc.

Un casier ne porte qu’un trousseau. Si celui que vous visez est déjà pris, le logiciel le dit sur le champ plutôt que de créer le trousseau ailleurs sans vous prévenir.

Voir le mur

« Tableaux et grilles », l’un des onglets en tête du module, affiche la feuille telle qu’elle est accrochée : les colonnes en haut, les lignes à gauche, et chaque casier à sa place. Un clic sur une case ouvre la fiche du trousseau qui s’y trouve.

Si vous pouvez modifier les clés, trois boutons en tête de l’écran construisent le mur : « Nouveau tableau », avec son numéro et son agence, « Nouvelle feuille », qui propose le numéro suivant et une grille de douze colonnes sur dix lignes, et « Modifier la feuille », qui change son numéro ou son libellé, et l’agrandit ou la réduit de colonnes ou de lignes. Un numéro déjà pris se signale sous le champ. Pour agrandir, le plus court est le « + » au bord de la grille : celui de droite ajoute une colonne, celui du bas une ligne, d’un clic et sans rien déplacer.

Réduire une feuille ne déplace aucune clé et n’en décroche aucune : le logiciel refuse la réduction dès qu’une seule clé posée sortirait de la nouvelle grille, et vous dit combien. Déplacez-les d’abord. Le compte porte sur toutes les clés accrochées à la feuille, y compris une clé mise à la corbeille, qui retrouverait sa place si vous la restauriez, et celles d’une agence que vous ne voyez pas : le refus en donne alors le nombre, sans dire lesquelles ni à qui elles sont.

« Supprimer le tableau » retire un tableau et ses feuilles. L’écran vous demande de confirmer, en nommant le tableau et le nombre de feuilles qui partent avec lui, et il refuse tant qu’une clé y est encore placée, y compris une clé mise à la corbeille depuis ce tableau : déplacez-les d’abord, aucune clé ne perd sa place sans que vous l’ayez voulu.

Chaque case dit son état en toutes lettres, pas seulement par sa couleur : au tableau, sortie, réservée, ou le crochet est libre. Une clé réservée pour demain n’est pas disponible, même si elle est encore là.

L’adresse de la page porte le tableau et la feuille que vous regardez : une grille se met en favori et s’envoie à un collègue.

Les QR codes

Un QR ne désigne pas une clé, il désigne un casier. Vous imprimez des étiquettes avant de savoir quelle clé ira où, vous les collez sur les crochets, et le jour où un trousseau y est accroché vous scannez son QR pour lier les deux.

Au comptoir, le bouton « Scanner un porte-clés », en tête de la liste, ouvre directement la fiche du trousseau dont vous présentez le QR à la caméra. Un QR qu’aucun trousseau ne porte, ou celui d’un trousseau supprimé, se signale au lieu d’ouvrir une fiche. Ce geste ne demande que le droit de consulter les clés.

Pour associer : scannez le QR avec la caméra, ou collez son identifiant, puis saisissez l’emplacement inscrit au-dessus. Les champs se vident après chaque association pour que vous puissiez enchaîner toute une planche.

Pour imprimer : indiquez un casier de début et un de fin, et le pas de découpe, c’est-à-dire la taille du carton qui entre dans vos porte-clés, de 15 à 60 mm (31 mm par défaut). Le logiciel produit une étiquette par casier du rectangle, avec son emplacement au-dessus, et les range feuille par feuille à ce pas. Chaque feuille porte un trait témoin : imprimez à 100 %, sans ajuster à la page, et vérifiez à la règle que le trait mesure bien le pas avant de découper. L’impression ne sort que les étiquettes, pas l’écran autour.

Si votre poste n’a pas de caméra, ou si le navigateur la refuse, le champ d’identifiant reste saisissable à la main et tout le reste fonctionne pareil.

Prévenir le porteur

Quand la messagerie du cabinet est en service et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement, le porteur reçoit un message quand la clé part et quand elle revient. Quand le trousseau a une photo, elle est jointe à ces messages et aux relances, pour que le porteur reconnaisse la clé ; une photo trop lourde reste à l’écran et le message part sans elle. S’il ne l’a pas rendue, le bouton « Relancer par courriel » lui envoie une relance, qui s’inscrit au dossier du trousseau avec son numéro une fois remise. Sous le nom du détenteur, la fiche donne son téléphone, son adresse électronique et le nombre de relances déjà faites avec la date de la dernière : vous savez avant d’appeler si un collègue l’a déjà relancé. Deux collègues qui relancent le même trousseau au même instant n’envoient pas deux relances : le second lit « Une relance vient d’être enregistrée pour ce trousseau : elle partira au porteur, inutile d’en envoyer une autre. »

En tête de la liste, l’encart « Clés dehors à relancer » rassemble les clés sorties depuis au moins le nombre de jours choisi (au choix 1, 3, 7, 14 ou 30 jours ; 7 par défaut), la plus ancienne en premier, avec le téléphone et l’adresse du détenteur et la dernière relance. Le bouton « Relancer » confie la relance à la messagerie du cabinet, depuis la ligne et sans ouvrir la fiche, après vous avoir demandé de confirmer en nommant le détenteur et son adresse ; il n’apparaît que si le détenteur a une adresse électronique et que vous pouvez modifier les clés. Une relance confiée qui n’est pas encore partie se lit sur la fiche de la clé et dans le suivi, « en file d’envoi » avec sa date.

Une clé réservée se signale au moment de la sortir : la fiche dit pour qui et à quelle date, et prévient quand la réservation tombe dans les deux jours, parce que la clé devra alors être rendue dès le lendemain.

Un message qui ne part pas n’annule jamais le geste. Si le porteur n’a pas d’adresse, si le Centre d’envoi ne fait pas partie de votre abonnement, ou si le message n’a pas pu être confié à la messagerie du cabinet, la sortie ou la remise reste enregistrée et le logiciel vous dit ce qui s’est passé. Le registre compte plus que le message.

Les commandes des copropriétaires et les stocks

La page « Commandes badges », sous « Badges et télécommandes », réunit les badges, clés et télécommandes que vos copropriétaires commandent depuis leur espace, ou que le cabinet commande pour eux. Leurs changements de nom sur l’interphone ont leur page, « Maj interphones », sous la même entrée. Les commandes se rangent par étape : « À chiffrer », « Accord attendu », « À commander », « Chez le fournisseur », « À remettre », « À facturer », puis « Terminées ». « Voir la fiche » ouvre une commande sur le geste qui l’attend. Une commande déposée par un copropriétaire dans son espace se suit depuis cette page et sa fiche, et non depuis la file des demandes : pour qui voit cet écran, elle n’entre pas dans la file. La demande du copropriétaire garde les échanges avec lui : elle dit « Cette commande se suit depuis sa fiche » et y mène par « Ouvrir la commande » ; sur la fiche, « Voir les échanges avec le copropriétaire » ramène à la demande. Les pré-états datés, eux, arrivent dans vos demandes. La page suit les agences que vous voyez.

Pour un copropriétaire qui appelle ou passe à l’agence, « Nouvelle commande » passe la commande en son nom, sans le renvoyer vers son espace : vous choisissez la copropriété, puis le copropriétaire, cherché par son nom ou par son lot, l’article, par son nom, la quantité et, au besoin, une note. Seuls les propriétaires actuels d’un lot sont proposés. Tous les articles de la résidence sont offerts, à leur prix, ceux qui ne sont pas en ligne sur l’espace des copropriétaires marqués « hors ligne », et un article sans prix ou « sur devis » part « À chiffrer ». Une résidence qui n’a encore aucun article propose un badge, une clé et une télécommande, à chiffrer. La commande suit ensuite les mêmes étapes que celles de l’espace, où le copropriétaire la retrouve, et sa fiche dit qui l’a passée. Sur « Maj interphones », « Nouveau nom à l’interphone » enregistre de la même façon un changement de nom, dans une résidence que l’onglet « Tarifs » rend réalisable : le nom à afficher, et celui affiché aujourd’hui si vous le connaissez. Ces deux boutons demandent l’écriture sur les badges et clés.

Un article proposé « sur devis » se commande sans prix. Vous demandez le prix à votre fournisseur, puis vous le saisissez et le transmettez : le copropriétaire l’accepte ou le refuse depuis sa demande, au prix qu’il a vu. « Demander le prix » et « Transmettre le prix » s’ouvrent sur la fiche de la commande elle-même, et « Corriger le prix » reste possible tant que le copropriétaire n’a pas répondu. « Demander le prix » propose le prestataire de l’article, que vous pouvez remplacer pour cette seule commande par un autre fournisseur de votre référentiel, et lui envoie, par « Envoyer la demande », un courriel avec son lien pour déposer son devis. Le devis déposé remplit le prix à transmettre, toutes taxes comprises, et la carte dit « Devis reçu de » avec son montant : vérifiez-le, puis transmettez-le au copropriétaire. Une fois l’accord donné, « Passer commande au fournisseur » prépare l’ordre de service, un courriel adressé de même au prestataire de l’article, ou au fournisseur que vous choisissez, dont vous relisez l’objet et le texte avant l’envoi. Il ne se renvoie que si le courriel n’a pas pu partir ou est revenu sans être remis : vous le corrigez, ou l’adressez à un autre fournisseur, et la commande retient le dernier.

Quand l’article arrive à l’agence, vous enregistrez sa réception : le stock de l’article commandé monte de la quantité commandée, et le copropriétaire est prévenu que sa commande l’attend. Une commande que le stock couvre déjà se prépare sans passer par le fournisseur : elle est mise de côté à l’agence et le copropriétaire est prévenu. À la remise, le stock descend de la quantité remise, et le logiciel refuse une remise que le stock ne couvre pas. La fiche imprime le bon de retrait, que le copropriétaire signe sur papier quand il reçoit l’article. Quand une autre personne vient chercher la commande, un locataire ou un proche par exemple, « Imprimer le bon de retrait » vous laisse choisir « Une autre personne » et taper son nom et prénom, avec sa qualité si vous le souhaitez : le bon la nomme sur une ligne « Remis à », dit qu’elle reçoit l’article pour le compte du copropriétaire, et c’est elle qui signe. Ce nom n’est pas enregistré dans le logiciel, il ne figure que sur le bon imprimé.

« Facturer au copropriétaire » prépare une pré-facture au prix accepté sur devis, ou, sans devis, au prix de l’article commandé multiplié par la quantité. Vous la contrôlez, puis vous l’émettez comme toute facture du cabinet, avec son numéro et son PDF. Un prix transmis et pas encore accepté ne se facture pas.

Le changement de nom à l’interphone a son tarif résidence par résidence, dans « Maj interphones », onglet « Tarifs ». Chaque mandat de votre portefeuille y figure, cherché par son numéro ou sa résidence, marqué « Non réalisable » tant que vous ne l’avez pas inscrit. « Rendre réalisable » fixe le prix toutes taxes comprises facturé au copropriétaire, le prestataire à qui l’ordre de service est adressé par défaut, et la commande « En ligne sur l’espace des copropriétaires » ; une résidence en ligne doit avoir un prix. Tant qu’une résidence n’est pas inscrite, personne n’y commande le changement de nom, ni le copropriétaire ni le cabinet ; inscrite mais hors ligne, seul le cabinet le commande. « Rendre non réalisable » la retire, après confirmation. La commande porte le nom à afficher et, si on les connaît, les numéros de téléphone que l’interphone appelle. Sur sa fiche, l’ordre de service part au prestataire de la résidence, ou à celui que vous choisissez, et reprend ce nom et ces numéros : relisez-le et retirez ce qui ne sert pas au prestataire. Il est facultatif : si vous mettez la platine à jour vous-même, « Marquer faite » suffit. Une fois faite, la commande se facture au copropriétaire au prix de sa résidence, par « Facturer au copropriétaire » ; une résidence sans prix ne facture rien.

« Annuler la commande », sur sa fiche, ferme une commande de badge, de clé ou de télécommande à toute étape, avec un motif facultatif que le copropriétaire lit dans sa demande et dans le courriel qui le prévient. Le geste demande l’écriture sur les badges et clés ; un changement de nom sur l’interphone ne s’annule pas ainsi. Une commande annulée ne se rouvre pas et ne se facture plus. La fenêtre dit avant de confirmer ce que l’annulation va produire, et « Garder la commande » la referme sans rien changer. Une commande déjà facturée propose d’émettre un avoir du montant de la facture, qui part dans votre comptabilité et, si votre cabinet y est relié, vers Pennylane comme toute facture ; une pré-facture sans numéro est simplement abandonnée. Si l’avoir ne peut pas être émis tout de suite, ou si vous décochez l’avoir dans la fenêtre, la commande reste annulée et la carte de la facture dit qu’elle attend son avoir et propose « Émettre l’avoir ». Une commande passée au fournisseur et pas encore reçue propose aussi de l’annuler chez lui : un courriel d’annulation, dont vous relisez et corrigez l’objet et le texte dans la fenêtre, part à l’adresse de l’ordre de service. Si l’ordre de service n’avait pas encore quitté la file d’envoi, il en est retiré et rien ne part. Si vous gardez la commande chez lui, sa livraison s’ajoute au stock à la main, dans « Stocks et tarifs » : une commande annulée ne se reçoit plus. Un prix qui attendait la réponse du copropriétaire lui est retiré. Côté stock, un article reçu du fournisseur reste dans le stock de la résidence, un article préparé sur le stock y redevient disponible, et un article déjà remis n’y revient que si vous indiquez que le copropriétaire l’a rendu.

La page « Stocks et tarifs », à côté, liste tous les mandats de votre portefeuille, cherchés par leur numéro ou leur résidence, chacun avec son nombre d’articles et ceux qui sont en ligne. Un mandat ouvert montre les articles de sa résidence, et « Ajouter un article » en crée un. Chaque article porte un nom que vous choisissez, « Badge Vigik », « Bip parking » ou « Clé de cave » par exemple, et un type, badge, télécommande ou clé : une résidence en propose autant qu’il lui en faut, plusieurs du même type, mais deux articles d’une même résidence ne portent pas le même nom. Pour chacun, vous fixez son prix toutes taxes comprises, ou « Sur devis », son stock et son seuil d’alerte, et s’il est « En ligne sur l’espace des copropriétaires » : le copropriétaire voit l’article sous son nom et à ce prix au moment de commander, et un article hors ligne n’apparaît pas dans son espace. Le « Prestataire » est le fournisseur à qui la demande de prix et le bon de commande de cet article sont adressés par défaut ; seuls les fournisseurs de votre référentiel qui ont une adresse électronique se proposent. Le stock suit seul la réception et la remise des commandes ; vous ajustez aussi les quantités vous-même, après un inventaire par exemple. Un article déjà commandé ne se supprime pas : mettez-le hors ligne pour qu’il quitte l’espace des copropriétaires. Une résidence qui n’a encore aucun article propose dans l’espace un badge, une clé et une télécommande, sans prix.

Les badges et télécommandes vierges qui se programment à l’agence peuvent se tirer du stock commun de l’agence : un article coché « Pris sur le stock commun de l’agence » garde l’offre et le prix de sa résidence, mais sa quantité se lit et se décompte dans le stock commun, à la réception, à la préparation et à la remise. Les clés n’y entrent pas : une clé se taille pour un immeuble.

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez aussi demander où en est le stock commun de badges et de télécommandes vierges de chacune de vos agences : la quantité en stock, le seuil d’alerte, et si ce seuil est atteint. L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les agences que vous voyez sur cet écran, et il ne modifie rien. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore cette consultation.

Les relances des clés qui ne sont pas revenues

Quand la messagerie du cabinet est en service et que le Centre d’envoi fait partie de votre abonnement, le logiciel relance chaque matin, par courriel, les détenteurs des clés pas encore revenues : à partir de trois jours de sortie puis tous les trois jours, et dès le lendemain de la sortie puis chaque jour, avec la date, quand une intervention réservée sur le trousseau approche ou a commencé. La fiche d’une clé sortie signale cette relance quotidienne, et « Revenir à la relance ordinaire » la retire pour cette intervention. Une relance part aussi à la main, depuis l’encart des clés dehors ou depuis la fiche. Un détenteur sans adresse électronique n’est relancé par aucun courriel : complétez sa fiche, ou appelez-le.

Les clés et les badges depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de créer ou de modifier un tableau de clés et ses feuilles, de créer, modifier, mettre à la corbeille ou restaurer un trousseau, de réserver un trousseau ou d’annuler une réservation, d’associer un QR au trousseau d’un casier, et de tenir le stock et ses articles. Il passe une commande pour un copropriétaire, change son statut, note la demande de prix, enregistre sa remise et prépare puis émet sa facture.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre votre demande et l’enregistrement, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous reformulez votre demande sur la version à jour.

Ce qui prévient quelqu’un hors du cabinet se fait depuis l’écran seul : sortir, remettre ou transmettre un trousseau et relancer son porteur, enregistrer l’arrivée ou la préparation d’une commande, transmettre son prix, envoyer son ordre de service ou demander le prix par le lien du fournisseur.

Consulter les clés et badges depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez aussi demander le parc des trousseaux d’une copropriété et ceux qui sont sortis, les commandes de badges ou de télécommandes passées par les copropriétaires avec leur ordre de service et le montant des devis reçus, et les stocks et tarifs de chaque article.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et une consultation ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.