Les chèques reçus

Du courrier à la banque

Un chèque arrive, vous le saisissez, vous dites à qui il appartient, et il attend d’être remis. Les chèques prêts partent ensuite groupés, banque par banque.

• •À saisir : ce qui vient d’arriver et n’a pas encore été validé, y compris un chèque déposé au dépôt puis trié comme chèque. Vous complétez ce qui manque, puis vous validez.
• •En attente : les chèques dont l’encaissement a été différé. Vous y lisez leur maturité, et vous pouvez reporter une date.
• •Remises : ce qui est prêt à partir, regroupé par banque, et l’historique de ce qui est déjà parti.

Ce qu’un chèque doit porter pour être validé

Le logiciel vous dit ce qui manque plutôt que de refuser sans expliquer. Un chèque se valide quand sa copropriété, son montant et la personne qui l’a émis sont connus.

Pour retrouver un copropriétaire, choisissez d’abord sa copropriété : la liste se filtre ensuite à mesure que vous tapez. Si vous ne savez pas de quelle copropriété vient le chèque, tapez trois lettres du nom du tireur dans « Chercher le copropriétaire dans tout le cabinet » : chaque personne trouvée donne sa copropriété, ses lots et son solde, et la choisir remplit les deux à la fois. La recherche ne vous montre que les copropriétés que vous voyez déjà. Sur une liasse, les flèches en tête de la fiche, ou celles du clavier, passent au chèque précédent ou suivant de la pile à saisir sans repasser par la liste ; en saisie, enregistrez d’abord, rien ne part à votre insu.

Quand le chèque a été déposé plutôt que saisi à la main, son image s’affiche à côté des champs : vous relisez le papier et vous saisissez au même endroit. « Ouvrir à part » la montre en grand, « Télécharger » l’enregistre sur votre poste. Si l’image ne s’ouvre pas, elle reste dans le dépôt : « Réessayer » la redemande sans recharger la liasse.

Une même image peut porter plusieurs chèques, un bordereau de remise par exemple : chacun a alors sa propre ligne, et chaque fiche montre l’image entière. Sur ces lignes, « Relire » laisse place à « Saisir à la main » : relire l’image pourrait donner à la ligne le chèque d’une voisine, alors vous saisissez celui-ci en regardant l’image à côté. Quand le logiciel est en train de lire une image, ses chèques attendent : enregistrer, valider, écarter ou relire l’un d’eux répond « Lecture en cours », et il suffit de réessayer dans un instant.

Quand un chèque a été lu, sa saisie garde la lecture sous chaque champ. Un champ lu avec une confiance de 90 % ou plus ne porte rien. En dessous, ou quand la lecture n’a pas dit sa confiance, il porte « Proposé, à vérifier » ; sous 70 %, la mention passe en couleur d’alerte et dit « À vérifier », avec sa confiance. Sous une valeur que vous avez changée, la mention rappelle ce que la lecture avait trouvé. Le montant, la date, le tireur et la ligne magnétique se relisent ainsi au moment où vous les corrigez. Hors saisie, la carte de la lecture sur la fiche marque les mêmes champs, aux mêmes seuils.

« Relire » demande une nouvelle lecture de l’image d’un chèque déjà lu. Les champs que vous aviez corrigés sont gardés, les autres sont relus. La fiche dit « Relecture demandée » et compte les secondes. Si la lecture revient dans la minute et demie, la fiche se met à jour d’elle-même, en disant « Chèque relu. » ou « Rien n’a pu être lu sur cette image. ». Sinon, revenez sur le chèque dans quelques minutes.

« Au crédit de » dit où va l’encaissement. Le plus souvent, c’est le compte d’un copropriétaire. Sans copropriétaire connu, il part au compte d’attente, où il se rapproche plus tard. Un fournisseur qui vous rembourse un avoir par chèque se choisit par son nom, et l’encaissement crédite son compte. Pour tout autre cas, choisissez le compte de charge ou de produit : s’il se ventile, le logiciel vous demande la clé de répartition, parmi les clés en vigueur de la copropriété du chèque. La phrase sous le choix dit ce qui sera écrit, avant la validation.

Un chèque qui ne doit pas partir, parce qu’il ne vous revient pas ou qu’un doute reste à lever, s’écarte depuis sa fiche, ou d’un clic depuis le détail de sa banque sous l’onglet des remises, au moment où vous relisez ce qui va partir. Le logiciel vous demande pourquoi : c’est ce qu’on relira dans trois semaines. Le chèque quitte la pile à saisir et reste en bas de page avec son motif, replié avec les autres chèques écartés, d’où « Remettre en saisie » le fait repartir. Un chèque déjà passé en comptabilité, ou déjà joint à une remise, lui, ne s’écarte plus.

Préparer une remise

Une remise rassemble les chèques d’une même banque en un seul dépôt. Le logiciel vous propose ceux qui sont mûrs, vous ajustez, et la remise conserve le détail de ses bordereaux, copropriété par copropriété.

Une remise préparée par erreur s’annule : ses chèques retournent dans la pile, et vous les y retrouvez tels quels.

Envoyer une remise à la banque

Depuis la remise, « Télécharger le fichier et envoyer » produit le fichier que votre banque attend et marque la remise comme envoyée : ses chèques passent à « remis » et ses écritures sont passées en comptabilité au même moment. Il vous reste à déposer ce fichier sur le portail de votre banque.

Le fichier porte le nom de la banque, la date et l’extension que la banque attend. Si vous l’avez égaré, « Retélécharger le fichier » en redonne une copie, sans rien écrire de plus. La copie reprend les réglages actuels de la banque : si vous les avez changés depuis l’envoi, elle diffère du fichier parti.

Chaque bordereau porte une référence, écrite dans le fichier et reprise en pièce de son écriture. Quand le crédit de la remise arrive au relevé, l’onglet Transactions le reconnaît par cette référence, même tronquée ou précédée d’un libellé par la banque, et vous propose de le solder d’un geste ; si le montant reçu diffère, il vous propose d’abord un règlement du bon montant, et à défaut vous signale l’écart au lieu de solder. Deux remises du même montant se départagent ainsi. Quand le libellé du relevé ne porte pas la référence, ou qu’il en désigne plusieurs, la remise se retrouve par son montant.

Une remise envoyée par erreur s’annule encore tant qu’aucune de ses écritures n’a été rapprochée sur le relevé, pointée seule ou réunie dans un groupe : ses chèques repartent dans la pile et ses écritures sont retirées de la comptabilité, avec le motif que vous donnez. Vérifiez d’abord que la banque n’a pas reçu le fichier : si elle l’a traité, ces chèques seraient encaissés deux fois en repartant.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Un compte qui demande une opération de travaux ne se propose pas comme contrepartie d’un chèque : ce cas se saisit en écriture.
• •Un chèque rejeté par la banque ne se traite pas depuis cet écran : il se saisit en écriture, comme le cas précédent.