Les barèmes

Ce que cet écran contient

Les barèmes sont les tarifs et les pourcentages décidés par la direction de votre cabinet. Ils sont écrits une fois ici, et ils alimentent les autres modules.

Un barème porte un libellé, parfois un commentaire qui en précise l’usage, et une valeur qui est soit un montant en euros, soit un pourcentage. Un montant porte en plus le taux de TVA qui lui est appliqué. Chaque ligne dit enfin son unité de facturation, c’est-à-dire ce que la facture multipliera : par prestation, par heure, par copropriétaire, par mois, par lot, ou sur le montant hors taxes des travaux.

Deux zones, et elles ne se corrigent pas pareil

L’écran sépare deux familles de tarifs, chacune dans son onglet, « Contrat de syndic » et « Hors contrat », parce qu’elles n’obéissent pas aux mêmes règles : un bandeau rappelle en tête de chacune comment elle se modifie. Les honoraires hors contrat sont ceux que votre direction fixe seule : un badge, une télécommande, le pré-état daté, le taux de révision. Vous les corrigez à tout moment, et le nouveau tarif vaut partout dès qu’il est enregistré. Le taux de TVA d’une prestation hors contrat en montant se choisit en modification, ou reste « Non renseignée » : le montant toutes taxes comprises reste alors vide.

Les prestations annexes au contrat de syndic sont autre chose. Leur liste est celle du contrat type réglementaire, groupée par article : vous ne pouvez ni en ajouter ni en retirer, seuls les montants se négocient. L’état daté y est même plafonné par décret, et l’écran vous prévient avant l’enregistrement si le montant que vous tapez dépasse ce plafond.

Un changement de tarif sur ces prestations ne s’applique pas d’un coup. Il suit les assemblées, copropriété par copropriété, au rythme des renouvellements de mandat : plusieurs barèmes vivent donc en même temps, et chaque copropriété paie celui qu’elle a voté.

Changer un tarif du contrat de syndic

Un barème en vigueur ne se corrige pas : ses tarifs sont ceux que des syndicats ont votés en approuvant leur mandat. Pour en changer un, vous créez un nouveau barème. Il naît copie conforme de celui qui est en vigueur, vous n’avez donc qu’à modifier ce qui bouge.

Tant qu’il est un projet, il ne s’applique à rien et vous le travaillez librement. Quand il est prêt, vous le mettez en vigueur : à partir de là il est figé, et les contrats qui démarrent après sa date d’effet le porteront. Les contrats en cours gardent le leur jusqu’à leur propre renouvellement.

La barre en tête de cette zone répond à trois questions dans cet ordre : quel barème vous regardez, si vous pouvez le modifier, et combien de contrats le portent encore. La troisième est la plus utile : un barème remplacé que trente copropriétés portent toujours n’est pas du passé, c’est à ces tarifs-là que vous leur facturez.

Une prestation facturée à l’heure que vous laissez vide n’est pas gratuite : elle reprend le coût horaire de l’article 7.2.1, et l’écran vous le rappelle avec son montant. Y écrire une valeur en fait un forfait, ce que le contrat autorise. Pour revenir d’un forfait au tarif horaire, le bouton « Au tarif horaire » sous le champ vide la valeur en un geste : taper un zéro ferait au contraire une prestation gratuite.

Une ligne que vous avez modifiée porte « Revenir à la valeur enregistrée ». Il défait cette ligne seule, son montant comme ses cases, et laisse intactes les autres corrections en cours : « Annuler », lui, défait toute la grille.

Vider un tarif est une décision que l’écran respecte : un champ que vous laissez vide part bien effacer la valeur. Une saisie qui n’est pas un nombre complet, en revanche, retient l’enregistrement entier plutôt que de partir à moitié. L’écran vous le dit, et le champ concerné vous annonce ce qu’il vaut réellement à ce moment là, vide ou la dernière valeur complète que vous y avez laissée.

Lire un tarif

Les barèmes s’affichent tous ensemble, dans l’ordre décidé pour votre cabinet. Il n’y a ni recherche ni pagination : le catalogue est court, il tient à l’écran, et l’œil descend.

En regard d’un montant hors taxes, l’écran calcule le montant toutes taxes comprises et rappelle le taux appliqué. Un barème en pourcentage n’a pas de TVA, et l’écran l’écrit plutôt que de laisser une case vide que vous auriez à interpréter.

Chaque ligne indique la date de sa dernière modification. En haut de l’écran figurent le nombre de barèmes et, s’il y en a, le nombre de ceux dont la valeur n’est pas renseignée : c’est le seul point de cet écran qui appelle une action, et il est annoncé au lieu d’être cherché.

Corriger une valeur

L’écran s’ouvre en consultation, jamais en saisie : les valeurs se lisent en texte, et une frappe distraite ne change rien. Le bouton Modifier les barèmes passe la grille entière en saisie.

Vous corrigez autant de lignes qu’il le faut, puis vous enregistrez une seule fois. Pendant la saisie, une barre reste visible au bas de l’écran : elle compte ce que vous avez changé, porte l’enregistrement, et nomme le raccourci clavier qui fait la même chose.

Le montant toutes taxes comprises suit votre frappe. Vous n’avez pas à enregistrer pour savoir ce que le nouveau tarif donnera au client.

Annuler vous demande de confirmer dès que vous avez quelque chose à perdre, et la touche Échap fait de même. Un geste réflexe ne jette pas une grille que vous venez de retaper.

Si un collègue a modifié un barème pendant que vous teniez l’écran ouvert, vous en êtes prévenu au moment d’enregistrer, avec les lignes concernées et leur valeur à jour. Votre saisie n’est pas jetée, et c’est vous qui décidez.

Les barèmes sont enregistrés un par un. Si l’un d’eux est refusé, ceux qui sont passés le restent : l’écran vous laisse devant ce qui reste à faire, vous dit combien l’ont été, et ne vous demande pas de tout ressaisir.

Un tarif négatif est refusé, sous le champ qui le porte, avant tout enregistrement. Un tarif à zéro reste accepté : c’est une gratuité que vous décidez, et elle ne se confond pas avec une valeur que personne n’a renseignée.

Si vous fermez l’onglet ou rechargez la page alors que des valeurs modifiées ne sont pas enregistrées, votre navigateur vous le demande avant de quitter.

Qui peut les modifier

Lire et écrire ne demandent pas les mêmes droits, et cet écran est celui où l’écart est le plus net : un tarif engage votre cabinet. Sans le droit d’écriture, vous voyez la grille en lecture et un bandeau vous le dit en une phrase. Vous ne cherchez pas un bouton qui n’existe pas pour vous.

Barèmes figure dans le menu de tout le monde, parce que le menu annonce le périmètre du produit et non vos droits. Si les vôtres n’ouvrent pas ce module, l’écran vous l’explique en une phrase quand vous y entrez. C’est à l’administrateur de votre cabinet qu’il faut le demander.

Où une prestation atterrit dans les livres

L’onglet « Comptabilisation le logiciel » dit, pour chaque prestation que vous facturez, dans quel compte elle se comptabilise dans les livres de la copropriété. C’est une décision de rangement comptable, pas un tarif : changer un compte ne change rien à ce qui a déjà été facturé, et personne n’a à voter un numéro de compte.

Une prestation n’y figure que si elle est marquée facturable. Cette case se coche dans l’onglet Tarifs, en modification, à côté du destinataire de la facture : le syndicat, ou un copropriétaire à qui la charge se refacture. Tant qu’aucune prestation n’est cochée, l’onglet vous le dit et vous renvoie là où se fait le geste.

Chaque prestation reçoit un compte de charge, que vous cherchez par son numéro ou par son libellé, et un compte de copropriétaire quand la charge se refacture. L’écran rappelle en tête le circuit des deux cas, parce que c’est lui qu’on oublie : une charge refacturée transite par la charge avant de repartir vers le copropriétaire, et sans ce passage elle n’apparaîtrait nulle part dans les charges de l’immeuble. Le compte de copropriétaire se choisit parmi 4501 (budget prévisionnel), 4502 (travaux et opérations exceptionnelles), 4503 (avances), 4504 (emprunts), 4505 (fonds de travaux) et 4508.

Deux signaux valent une action. Une prestation sans compte ne peut pas se comptabiliser, et leur nombre est annoncé en tête. Une prestation dont le compte ne figure plus au plan comptable de votre cabinet est signalée sur sa ligne : elle serait refusée à la première facture.

Comme pour les tarifs, l’onglet s’ouvre en consultation, s’enregistre d’un bloc, et vous prévient si un collègue a changé une imputation pendant que vous teniez l’écran ouvert.

La comptabilité du cabinet sur Pennylane

Deux onglets préparent le passage de vos factures de vente dans la comptabilité de votre cabinet, quand elle est tenue sur Pennylane. « Comptabilisation Pennylane » donne à chaque prestation facturée son compte de produit, un compte de classe 7, et sa catégorie analytique ; le taux de TVA reste celui du tarif. L’affranchissement fait exception : c’est un débours, des frais postaux que le cabinet avance et refacture à l’euro, et il se passe en compte de tiers, de classe 4, le 467 d’ordinaire, ce que sa ligne signale. L’affranchissement électronique, un service facturé avec sa TVA, reste un produit. L’écran compte les prestations réglées et dit combien attendent encore un compte ou une catégorie. Tant que Pennylane n’est pas connecté dans Paramètres, Intégrations, ou ne répond pas, le compte se saisit par son numéro et la catégorie se choisira une fois la connexion faite.

« Clients Pennylane » donne à chaque copropriété sous mandat son compte client dans Pennylane. Rattachez celles que vous facturiez déjà, en cherchant leur client dans la liste ; une copropriété laissée sans client en recevra un créé par le logiciel à sa première facture. « Proposer les correspondances » remplit les lignes encore vides quand le numéro de mandat ou le nom désigne un seul client : chaque proposition est à vérifier avant d’enregistrer. Les filtres « Toutes », « Sans client » et « Rattachées » disent combien de lignes ils gardent, et un client choisi pour deux copropriétés est signalé sur la ligne.

Si votre cabinet cloisonne ses agences, un collaborateur limité aux copropriétés de ses agences ne se voit proposer que les clients Pennylane déjà rattachés à l’une d’elles : un client qui n’est encore rattaché à aucune copropriété se rattache par un administrateur du cabinet, et l’écran le dit.

Ces réglages servent à l’envoi de vos factures d’honoraires dans Pennylane, qui part de lui-même à la finalisation de chaque facture, sous le client de sa copropriété : l’article de la facturation décrit ce que sa fiche en dit. Les modifier demande le même droit que les barèmes.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Modifier autre chose que la valeur d’un barème, sa case facturable, son destinataire et, hors contrat, son taux de TVA. Le libellé, la nature, le commentaire et le taux de TVA d’une prestation du contrat se lisent, ils ne se saisissent pas encore.
• •Regrouper les prestations par article du contrat de syndic. La liste des imputations s’affiche à plat.
• •Créer un barème, ou en supprimer un. Le catalogue est posé à l’ouverture de votre espace, et le support y ajoute une ligne quand un tarif vous manque.
• •Dire qui a modifié un barème. L’écran dit quand, pas par qui.
• •Garder l’historique des valeurs précédentes, ni la date à laquelle un nouveau tarif prend effet.
• •Faire coexister plusieurs grilles de tarifs. Sur votre logiciel historique, les prestations annexes au contrat de syndic vivent dans une grille datée que chaque assemblée vote, et une grille mise en vigueur est figée : un changement de tarif suit alors les assemblées, copropriété par copropriété. Ici, une valeur corrigée vaut tout de suite et pour tout le portefeuille.
• •Revenir en arrière sur une seule ligne, ou rendre une prestation à l’heure au coût horaire après lui avoir fixé un forfait. Annuler défait toute la saisie, en deux temps.
• •Vous avertir si vous quittez l’écran par le menu de gauche ou par le fil d’Ariane sans avoir enregistré. L’avertissement ne joue aujourd’hui qu’à la fermeture ou au rechargement de la page.
• •Rechercher, trier ou filtrer les barèmes. Le catalogue s’affiche d’un bloc.