L’assurance des copropriétés sous mandat

Ce que cet écran rassemble

Une copropriété sans multirisque est exposée au premier dégât des eaux, et le cabinet avec elle. L’onglet « Assurances » de la Vigie réunit les deux signaux qui doivent vous alerter : les copropriétés sous mandat en cours dont aucun multirisque n’est en vigueur, et les courriers de résiliation d’assurance reçus pour elles.

Seules les copropriétés dont le mandat est en cours ou en préavis y figurent. Une copropriété que le cabinet a quittée n’y remonte plus, ni ses courriers.

Qui y a accès

Comme le reste de la Vigie, l’écran s’ouvre à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet. Il demande aussi de voir les mandats et les contrats : sans cet accès, l’écran le dit en une phrase plutôt que d’afficher une liste où chaque copropriété paraîtrait sans assurance.

Sur un cabinet qui cloisonne par agence, un directeur ne voit que les copropriétés et les courriers des agences qu’il sert.

Les copropriétés sans multirisque en vigueur

Chaque ligne nomme la copropriété, son mandat et son gestionnaire, puis dit où en est son multirisque, avec son assureur quand un contrat existe : aucun contrat, résilié avec sa date de fin, signé mais pas encore en vigueur avec sa date d’effet, échu ou terminé. Un multirisque résilié remonte même avant sa date de fin, pour laisser le temps d’en trouver un autre.

La ligne mène aux contrats du mandat, où se saisit le nouveau multirisque. Une fois enregistré et en vigueur, la copropriété quitte la liste d’elle-même.

Les courriers de résiliation

Remontent ici les courriers d’assurance ou de sinistre, et ceux d’un assureur, dont l’objet parle de résiliation, de dénonciation, de non-reconduction, ou de fin ou de suspension de garantie. Chaque ligne dit quand le pli a été reçu, qui l’envoie, sur quelle copropriété et avec quel objet. Si votre profil ouvre les courriers, elle mène au pli lui-même.

Un courrier reste dans la liste tant qu’un directeur ne l’a pas écarté. Pour l’écarter, un motif vous est demandé, par exemple « nouvel assureur trouvé » : il reste attaché au courrier et explique la décision à vos associés. Les courriers écartés se relisent dans leur propre vue, avec leur date et leur motif, et se rétablissent d’un geste s’ils ont été écartés trop tôt.

Écarter un courrier le sort de la surveillance, pas de la bannette : il reste à sa place dans le courrier de la copropriété.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Le logiciel reconnaît un multirisque à l’objet du contrat d’assurance : tout contrat d’assurance qui n’est ni une dommages-ouvrage ni une protection juridique compte comme multirisque. Une responsabilité civile seule peut donc cacher une copropriété sans multirisque ; vérifiez l’objet de vos contrats d’assurance pour qu’il dise ce qu’ils couvrent.
• •Un courrier se reconnaît à son objet : une lettre de résiliation dont l’objet n’en dit rien ne remonte pas.
• •Les courriers n’ont pas de limite de date : à l’ouverture de l’onglet, les plis déjà reçus remontent tous, et s’écartent un par un.