Brancher votre standard téléphonique
Laisser l’accueil de vos appels reconnaître qui vous appelle et vers qui l’orienter, et choisir l’adresse professionnelle de chaque collaborateur.
À quoi il sert
Un assistant téléphonique, celui de votre prestataire de standard, peut répondre aux appels de votre cabinet. Branché sur votre référentiel, il reconnaît l’appelant à son numéro, retrouve son immeuble et son lot, et l’oriente vers le gestionnaire, l’assistant ou le comptable de l’immeuble concerné.
Un numéro enregistré sur plus de vingt fiches, le standard d’une entreprise par exemple, ne désigne personne en particulier : l’assistant n’y reconnaît alors aucun appelant et l’accueille sans l’identifier.
Il ne fait que lire. Il ne crée, ne modifie et ne supprime rien dans vos fiches.
Le brancher
Le branchement se fait dans Paramètres, Intégrations, sur la carte « Assistant téléphonique », par un administrateur du cabinet. Gardez la configuration de votre assistant ouverte à côté : le jeton ne s’affiche qu’une fois.
- Copiez l’adresse de l’API affichée sur la carte, et collez-la dans la configuration de votre assistant.
- Cliquez sur « Générer le jeton ». Une fenêtre affiche le jeton d’accès : copiez-le, collez-le dans la configuration de votre assistant, puis fermez la fenêtre par « J’ai copié le jeton ». Le logiciel n’en garde qu’une empreinte et ne peut pas vous le réafficher.
- Cliquez sur « Activer l’assistant ». Tant que l’intégration est inactive, aucune lecture n’est permise, même avec un jeton valable.
- Lancez le test de connexion depuis la configuration de votre assistant.
Une fois le jeton généré, la carte affiche son début, sa date de création et la date de son dernier usage par l’assistant : c’est là que vous vérifiez qu’il lit bien votre référentiel.
Si la carte ne peut pas afficher l’adresse de l’API, vérifiez que vous êtes sur l’adresse habituelle de votre cabinet, puis demandez-la au support : elle vous sera communiquée.
Régénérer, révoquer, désactiver
- « Régénérer le jeton » remplace le jeton en place. L’ancien est refusé à l’instant même, et votre assistant se met en pause : collez le nouveau jeton dans sa configuration, puis relancez son test de connexion. Choisissez un moment calme de votre standard, ou prévenez votre prestataire.
- « Révoquer le jeton » le supprime. Votre assistant se met en pause ; pour le rebrancher, générez un nouveau jeton, collez-le dans sa configuration et relancez son test de connexion.
- « Désactiver l’assistant » coupe toute lecture sans toucher au jeton. Pour reprendre, réactivez l’intégration, puis relancez le test de connexion de votre assistant : la réactivation seule ne le sort pas de sa pause.
Chacun de ces gestes vous demande une confirmation, puisqu’il coupe l’accueil téléphonique du cabinet. Si vous avez perdu le jeton, régénérez-en un : c’est le seul moyen d’en obtenir un nouveau.
Ce que l’assistant lit, et ce qu’il ne lit pas
- Les contacts : vos copropriétaires, et ceux qui appellent pour eux, leurs représentants, leurs interlocuteurs et les membres de leur foyer, rattachés à la personne pour qui ils appellent. Pour chacun, son nom ou sa raison sociale, ses numéros de téléphone, ses adresses e-mail et son adresse postale.
- Les immeubles, leur adresse et leur équipe de gestion : le gestionnaire, l’assistant et le comptable.
- Les lots, leur numéro, leur emplacement dans l’immeuble et leurs propriétaires.
- Vos collaborateurs : leur nom, leur rôle et leur adresse professionnelle.
Il ne lit ni la comptabilité, ni les soldes, ni les appels de fonds, ni les coordonnées bancaires, ni les documents. Il ne reçoit jamais l’adresse de connexion d’un collaborateur.
Le jeton donne accès à l’ensemble de votre cabinet, toutes agences comprises, y compris si vous avez demandé le cloisonnement de vos agences : l’assistant lit les contacts, les immeubles, les lots et les collaborateurs de toutes vos agences. La carte le rappelle avant que vous ne génériez le jeton.
L’adresse professionnelle de vos collaborateurs
Dans Paramètres, Utilisateurs et droits, chaque compte porte une adresse professionnelle, distincte de l’adresse de connexion. C’est elle que l’assistant reçoit, et elle seule : l’adresse de connexion ne lui est jamais transmise.
Elle s’affiche en consultation. « Modifier l’adresse professionnelle » ouvre la saisie, et « Enregistrer l’adresse » l’enregistre à part du reste du compte. Laissez le champ vide pour la retirer. Elle ne se remplit jamais d’elle-même à partir de l’adresse de connexion.
Un collaborateur sans adresse professionnelle est transmis à l’assistant sans adresse e-mail. Un compte qui n’a pas de fiche de collaborateur dans votre cabinet ne porte pas d’adresse professionnelle, et l’écran vous le dit.