Le registre national et ce qu’il dit de votre cabinet

Ce que cet écran surveille

Le registre national des copropriétés est public. N’importe qui y lit, copropriété par copropriété, qui la gère et jusqu’à quand. Une copropriété qui y est déclarée sans mandat en cours paraît, vue de l’extérieur, sans syndic : le copropriétaire qui vérifie, le notaire qui instruit une vente et le confrère qui prospecte n’y trouvent personne.

Cet écran confronte votre portefeuille à ce que le registre publie, et ne retient que ce qui met le cabinet en défaut au vu de tous. Il porte sur vos copropriétés, que vous les gériez encore ou non, et non sur le registre entier.

C’est la seule alerte de la Vigie que n’importe qui peut constater avant vous, et la mise à jour du registre est une obligation du syndic. Une ligne qui dort ici est donc lue ailleurs pendant qu’elle dort.

Deux situations, et elles n’appellent pas le même geste

La colonne Situation les sépare, et c’est la lecture la plus importante de l’écran : l’une se répare au registre, l’autre se tranche dans votre portefeuille.

• •« Le registre a du retard » : le mandat court dans le logiciel, et le registre le déclare expiré. C’est une mise à jour à porter au registre, et elle vous incombe. C’est aussi la situation qui vous expose le plus, puisque vous gérez une copropriété que le public croit sans syndic.
• •« À trancher » : le registre déclare le mandat expiré, et le logiciel n’en porte pas non plus. Ce n’est pas le registre qu’il faut corriger : la copropriété est-elle partie, ou le renouvellement n’a-t-il jamais été saisi ?

Les deux sont rappelées sous le tableau, avec leur explication en clair : une pastille de trois mots ne peut pas porter deux gestes différents.

Qui peut l’ouvrir

Comme le reste de la Vigie, cet écran s’ouvre à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet, qui y ont accès du fait de leur rôle. Il apparaît dans leur menu, sous Pilotage, et n’y figure pas pour les autres profils.

Ouvrir le mandat depuis une ligne demande en plus le droit de consulter les mandats. Quand votre profil ne l’ouvre pas, la ligne reste affichée et le lien est retiré, plutôt que de vous mener à un refus.

Si la colonne « Ce que dit le logiciel » est vide pour vous, un bandeau rouge vous le dit en tête d’écran : toutes les lignes s’affichent alors comme étant à trancher, et le compte des copropriétés que le cabinet gère pourtant reste à zéro. Ne tranchez aucune situation depuis cet écran tant que ce bandeau est là.

Lire l’écran

Trois nombres ouvrent la page : combien de vos copropriétés sont déclarées sans mandat en cours, combien de lots cela représente au registre, et combien d’entre elles vous gérez pourtant. Le tableau se cherche, sur le nom de la copropriété, sa commune ou son numéro, et il se pagine.

• •Copropriété : le nom et la commune. C’est la commune qu’on tape quand on veut voir ce qui expose le cabinet sur un secteur.
• •N° d’immatriculation : le numéro tel qu’il se recopie pour aller vérifier ailleurs. Un numéro plus long que la norme s’affiche tel quel et porte la mention qui le dit, plutôt que d’être rogné en un numéro qui n’existe pas.
• •Ce que dit le registre : l’état publié, mot pour mot, et la date de fin déclarée quand elle est connue. Il n’est pas retraduit en vocabulaire maison, pour que votre lecture et celle d’un notaire restent la même.
• •Ce que dit le logiciel : la référence du mandat, son statut et jusqu’à quelle date il court. Un mandat en préavis est signalé comme tel : il court encore, mais il s’arrête. Un mandat sans référence est nommé comme une anomalie de votre référentiel, pas laissé en case vide.
• •Lots : le nombre de lots que le registre connaît. Une copropriété dont il l’ignore n’affiche rien, et n’ajoute rien au total.

La liste arrive classée : ce que vous gérez encore d’abord, puis les plus grosses copropriétés. C’est l’ordre de ce qui vous expose le plus. Les en-têtes restent cliquables si vous préférez l’alphabet.

Quand l’écran ne peut rien constater

Une liste vide se lirait « tout va bien », et quatre situations très différentes y mèneraient. L’écran les nomme séparément plutôt que de les confondre.

• •Le registre a bien été confronté à votre portefeuille et n’a rien trouvé : c’est un constat, et c’est le bon état. L’écran le dit en toutes lettres.
• •Le registre n’a pas encore été versé dans le logiciel : aucune comparaison n’a eu lieu. Ce n’est pas un portefeuille à jour.
• •La comparaison n’a trouvé aucune copropriété à confronter : soit aucune des vôtres ne porte encore son numéro, soit votre profil n’ouvre pas le portefeuille du cabinet. Un responsable de votre cabinet peut trancher lequel des deux.
• •Cette surveillance n’est pas dans le contrat de votre cabinet : rien ne vous est refusé et rien n’est en panne, elle ne s’allume pas tant que ces données n’en font pas partie. Un responsable de votre cabinet peut le faire évoluer.
• •Une recherche sans résultat le dit comme telle, et ne prétend jamais que la surveillance est vide.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Il ne rend pas la confrontation complète au registre : les copropriétés immatriculées au nom d’un confrère, les numéros que le registre ne connaît pas et les immeubles sans numéro n’y figurent pas. Cette confrontation-là est celle du Marché, sous Pilotage, qui en fait son dernier écran.
• •Il ne se rafraîchit pas tout seul. Il lit la dernière publication versée dans le logiciel, et ne va pas chercher de lui-même une publication plus récente.
• •Il ne corrige rien au registre depuis ici : la mise à jour se fait auprès du registre lui-même.
• •Il ne se filtre ni par agence ni par collaborateur, et il ne prévient personne de lui-même : rien ne part automatiquement quand une ligne apparaît.