Le portefeuille

Ce que cet écran contient

Le portefeuille est la liste des immeubles que votre cabinet gère. Chaque immeuble porte son adresse, son immatriculation au registre national, et deux ensembles qui lui appartiennent : ses lots et ses équipements.

Un lot est l’unité que vous gérez au quotidien : un appartement, une cave, un garage, une place de stationnement. Il porte un numéro, un type, et selon les immeubles un bâtiment, une entrée, un étage et une porte. Le bâtiment dit lequel, l’entrée dit à quelle porte sonner : un numéro de rue, une montée, une orientation. Un même bâtiment peut avoir plusieurs entrées, et chacune se saisit sur la fiche du lot.

Retrouver un immeuble

Un seul champ de recherche cherche à la fois dans le nom, l’adresse, la ville et l’immatriculation, et la liste se réduit pendant que vous tapez. Chaque colonne se trie d’un clic sur son titre.

L’adresse de la page porte ce que vous voyez. Une liste filtrée se met donc en favori et s’envoie à un collègue : il rouvre exactement votre vue, sans avoir à refaire votre recherche.

Si votre portefeuille compte trop d’immeubles pour être affiché d’un coup, l’écran vous propose de resserrer plutôt que d’en montrer une partie sans le dire. Les onglets Tiers, Fournisseurs et Immeubles restent en tête de cet écran, avec « Nouvel immeuble » si vous pouvez créer une fiche, et une recherche lancée depuis lui se retrouve ensuite dans le champ de recherche de la liste.

Parcourir les lots d’un immeuble

Les lots s’ouvrent depuis la fiche de leur immeuble. Ils ne s’affichent jamais tous ensemble : un portefeuille compte des dizaines de milliers de lots, et une liste qui les chargerait tous serait illisible avant d’être lente.

Si un immeuble compte trop de lots pour tenir à l’écran, le logiciel vous propose de resserrer plutôt que de vous en montrer une partie sans le dire. Une liste tronquée en silence est pire qu’un refus, parce qu’elle vous laisse croire que vous avez tout vu.

Le type d’un lot reprend le vocabulaire déjà employé dans vos données. Si une fiche porte une valeur que la liste ne propose pas, elle est conservée telle quelle et affichée : le logiciel ne reclasse jamais une donnée que vous n’avez pas touchée.

Sur une copropriété déjà en gestion, l’assistant crée aussi les lots qui manquent et pose leurs premiers copropriétaires, celui du logiciel comme celui connecté à votre cabinet. Désignez la copropriété par la référence de son mandat approuvé ou en cours, puis donnez pour chaque lot son numéro et son type, et au besoin son bâtiment, son escalier, son étage, sa porte et son libellé, jusqu’à quatre cents lots par demande. Chaque copropriétaire est une fiche à créer, ou une personne qui possède déjà un lot de la copropriété : nommez ses lots par leur numéro, avec la date depuis laquelle il en est propriétaire. L’assistant vous montre d’abord son contrôle et n’écrit rien sans votre accord.

Un numéro déjà pris, un lot qui a déjà eu un propriétaire ou une date à venir sont refusés : un changement de propriétaire passe par une mutation. Les lots naissent sans tantièmes, posés ensuite par une nouvelle version des clés de répartition. Si le mandat est encore en projet, approuvez-le d’abord sur sa fiche, ou reprenez la copropriété par la reprise complète si elle n’a encore aucune comptabilité.

Corriger une fiche

Une adresse française peut être choisie parmi les suggestions pour remplir ensemble la rue, le code postal et la ville, d’un clic ou au clavier : la flèche du bas descend dans la liste, Entrée choisit, Échap la referme. La saisie libre reste disponible pour l’étranger, une adresse ancienne ou une recherche indisponible.

Une fiche s’ouvre en consultation et ne passe en saisie que si vous le demandez. Annuler remet tout comme c’était.

Si un collègue a modifié la même fiche pendant votre saisie, le logiciel vous prévient au moment d’enregistrer, vous dit quels renseignements ont changé, et garde votre travail à l’écran. Personne n’écrase le travail d’un autre en silence. Laissée ouverte dans un onglet du navigateur sur ses informations générales, la fiche d’un immeuble se relit d’elle-même quand vous y revenez, tant que vous n’êtes pas en train de la modifier : vous reprenez sur ce qu’elle porte aujourd’hui.

Créer un immeuble, un lot ou un équipement demande le droit d’écriture sur ce module. Sans lui, l’écran s’ouvre en lecture et vous dit pourquoi, plutôt que de vous présenter des champs que vous ne pourriez pas enregistrer.

Le type d’un équipement suit la même règle que celui d’un lot : la liste que l’écran propose est ce qu’il vous suggère, pas ce qu’il accepte. Une fiche reprise dont le type ne figure pas dans cette liste s’ouvre, se corrige et se réenregistre, et son type est réécrit tel quel. Si vous aviez renoncé à corriger vos fiches d’équipement parce que l’enregistrement les refusait, elles se corrigent de nouveau.

Les points de livraison, les interphones et leur intervenant

Les compteurs d’électricité et de gaz d’un immeuble se déclarent parmi ses équipements, par le bouton « Nouveau point de livraison ». Choisissez l’énergie, puis saisissez le numéro tel qu’il figure sur la facture : un PDL de quatorze chiffres pour l’électricité, un PCE pour le gaz, de quatorze chiffres ou, pour un gros consommateur, GI suivi de six chiffres. Les espaces sont acceptés et retirés à l’enregistrement, et un PCE au format GI s’enregistre en majuscules. Un même numéro ne peut être déclaré qu’une fois dans votre cabinet.

Un point de livraison se rattache à un ou plusieurs contrats de l’immeuble, depuis la zone « Points de livraison couverts » de la fiche du contrat, qui apparaît dès que l’immeuble a déclaré un point. Un contrat peut en couvrir plusieurs. Une facture qui cite le numéro trouve alors d’elle-même son immeuble.

Pour un contrat dont les factures se rattachent automatiquement, la facture va au contrat qui couvre son point à sa date, quand il est seul à le couvrir. Sinon, le logiciel suit la règle habituelle, le contrat du fournisseur sur l’immeuble ; mais si ce contrat couvre d’autres compteurs que celui de la facture, elle vous est laissée pour que vous choisissiez. Un contrat qui n’a aucun point coché reçoit ses factures comme avant.

Les montées se déclarent pour chaque bâtiment de la fiche de l’immeuble, séparées par des virgules ; elles ne remplacent pas le nombre d’escaliers. Une platine d’interphone se rattache ensuite à une ou plusieurs de ces montées.

Tout équipement peut nommer son intervenant, le fournisseur à appeler en cas de panne ou pour commander une pièce, même sans contrat d’entretien. Si ce fournisseur a été fusionné avec un autre, la fiche affiche celui qui le remplace.

Une mise en concurrence d’un contrat qui couvre des points de livraison les reprend dans le cahier des charges : les entreprises consultées savent sur quels compteurs elles répondent.

La photo de l’immeuble

La fiche d’un immeuble s’ouvre sur sa photo, quand il en a une. Pour en poser une, glissez l’image sur la zone prévue en tête de la fiche, ou cliquez pour la choisir. Une photo de façade suffit à reconnaître un immeuble d’un coup d’œil.

Remplacer la photo pose la nouvelle et retire l’ancienne. Retirer la photo laisse la fiche sans image. Les deux gestes demandent le droit d’écriture sur ce module ; qui peut ouvrir la fiche voit la photo.

Une photo s’accepte en JPEG, PNG, GIF ou WebP, jusqu’à 10 Mo. Une photo prise sur un téléphone récent est parfois enregistrée dans un autre format : exportez-la d’abord en JPEG.

Supprimer un immeuble

Un immeuble se supprime depuis sa fiche, par le bouton placé sous ses informations. Le geste est réservé à l’administration du cabinet et à la direction de copropriété qui gère le portefeuille, et il est définitif : un accès en lecture seule ne permet pas de supprimer.

Seul un immeuble vide se supprime. S’il porte encore des lots, un mandat, des documents, une photo ou toute autre donnée qui s’y rattache, le logiciel refuse et vous dit ce qui le retient. C’est ce qui garantit qu’une suppression n’emporte jamais avec elle l’historique d’une copropriété : retirez d’abord ce qu’il porte, puis supprimez-le.

Le refus tient compte de tout ce que l’immeuble porte, y compris ce que votre profil ne vous montre pas. Un immeuble qui vous paraît vide peut donc être retenu par une donnée que vous ne voyez pas : la personne qui la gère saura quoi en faire.

Les documents d’une copropriété

L’onglet Documents rassemble sur une seule page tout ce que la copropriété porte, d’où que la pièce vienne. « Documents de l’immeuble » range ses pièces de référence par catégorie, chacune dans sa case : le règlement de copropriété, l’état descriptif de division, les plans, les photos, le diagnostic de performance énergétique, l’audit énergétique, les autres diagnostics, le diagnostic technique global, le plan pluriannuel de travaux, l’immatriculation, puis « Autre ». Les autres catégories du référentiel n’apparaissent que lorsqu’elles portent une pièce. Le logiciel nomme chaque pièce d’après sa catégorie et sa date, et rappelle dessous le nom du fichier déposé ; elle s’ouvre d’un clic. La zone « Devis » de la même page range les devis de l’immeuble par fournisseur : l’article « Les devis d’un immeuble » la décrit.

Viennent ensuite « Versés depuis les autres écrans », les pièces des assemblées, des dossiers, des contrats et du courrier, et « Comptabilité », les pièces comptables rangées en un dossier par exercice, puis par rubrique : factures, relevés de banque et rapprochements, chèques, appels de fonds et décomptes des lots, décomptes de répartition, relevés de compteurs. C’est ce qui se transmet au syndic suivant.

Le champ de recherche en haut de la page porte sur le nom donné par le logiciel, le nom du fichier et le nom de son dossier, dans les trois parties à la fois. Taper « DPE », « PV 2025 » ou une année est plus rapide que de parcourir la page, et les dossiers qui contiennent ce que vous cherchez s’ouvrent d’eux-mêmes.

Les catégories proposées sont un référentiel commun à tout le cabinet. Une pièce reprise dont la catégorie n’y figure pas reste affichée telle quelle : rien n’est reclassé sans que vous l’ayez demandé.

Mettre en ligne sur l’espace des copropriétaires

La case « Extranet » de chaque pièce de l’immeuble dit ce que les copropriétaires voient depuis leur espace. Cochez-la pour mettre la pièce en ligne, décochez-la pour la retirer : elle paraît ou disparaît aussitôt de leur rubrique « Infos pratiques », rangée sous sa catégorie, le règlement, l’état descriptif, les plans, le diagnostic de performance énergétique ou les autres diagnostics. Rien n’y paraît sans votre geste.

• •Un procès-verbal d’assemblée n’a pas de case ici : il se publie depuis la page de son assemblée, case « Publié sur l’extranet des copropriétaires », et les copropriétaires le lisent depuis la rubrique « Assemblées générales » de leur espace.
• •Les pièces de l’envoi des appels de fonds, l’avis d’un copropriétaire comme l’édition papier du jour, n’ont pas de case non plus. Elles nomment des copropriétaires et leurs montants, et ne se mettent jamais en ligne pour tout l’immeuble.
• •Mettre en ligne ou retirer demande le droit de modifier le portefeuille. Sans lui, une pièce en ligne porte la mention « En ligne », sans case à cocher.
• •Si le geste n’aboutit pas, le logiciel vous dit ce que voient les copropriétaires à cet instant, la pièce encore absente ou encore visible, et la case revient à son état : cochez ou décochez de nouveau.

Déposer, retirer et restaurer une pièce

Si votre profil peut modifier le portefeuille, chaque case de « Documents de l’immeuble » reçoit ses pièces : glissez vos fichiers sur la case de leur catégorie, ou cliquez sur « Ajouter… » dans son coin. Plusieurs fichiers partent ensemble dans la même catégorie, et chacun paraît aussitôt dans la case. Sont acceptés les PDF, les documents Word et les images, jusqu’à 10 Mo par fichier. Si l’un d’eux est refusé, le logiciel vous dit lequel et pourquoi, et les autres sont bien déposés. Pendant une recherche, les cases ne reçoivent rien : videz le champ pour déposer.

Une exception : si la catégorie d’une pièce n’a pas pu être vérifiée, l’envoi s’arrête à cette pièce, parce que la suivante buterait au même endroit. Le logiciel nomme la pièce arrêtée et celles qui n’ont pas été envoyées, pour que vous sachiez quoi renvoyer, et signale à part celles qui dépassent 10 Mo. Les pièces passées avant elle sont bien déposées. Réessayez dans un instant ; si le dépôt reste refusé, signalez-le au support avec la référence affichée, une seule pour tout l’envoi.

Il arrive que les cases ne proposent plus d’ajouter et qu’un avis dise « Le dépôt d’une pièce n’est pas disponible ». Les documents de la copropriété restent alors consultables et téléchargeables, et la corbeille reste accessible. Si l’avis dit que la liste des catégories n’a pas pu être lue, « Réessayer » la redemande en gardant votre recherche. S’il dit qu’aucune catégorie n’est proposée à votre compte, un nouvel essai n’y changera rien : signalez-le au support avec la référence affichée.

Pour retirer une pièce, cliquez sur la corbeille au bout de sa ligne, puis sur « Placer dans la corbeille ». Elle n’est pas détruite : elle passe dans la corbeille de la copropriété, en bas de la page, et y reste récupérable pendant un an.

La corbeille se déplie par « Afficher ». Elle rassemble tout ce qui a été retiré de la copropriété : les pièces de référence, mais aussi les pièces de ses dossiers, les procès-verbaux et pièces de ses assemblées, les documents de ses contrats et les comptes rendus de son conseil syndical. Chaque pièce y dit d’où elle vient, la date de son retrait et la personne qui l’a retirée. « Restaurer » la remet en place : ce geste revient à la personne qui l’a retirée ou à l’administrateur du cabinet. La suppression définitive, qui efface la pièce et son fichier, est réservée à l’administrateur.

Une pièce de dossier restaurée retrouve son dossier : elle reparaît parmi ses pièces, et le logiciel vous dit dans lequel elle est revenue. La remettre dans son dossier demande le droit d’écriture sur les mandats : sans lui, même la personne qui l’a retirée ne voit pas « Restaurer » sur cette pièce. Si le dossier n’existe plus, le fichier est restauré sans rattachement, et le logiciel le dit aussi.

Une pièce de référence est visible par tous les collaborateurs qui ont accès au portefeuille, quelle que soit leur agence : le portefeuille est partagé entre les agences du cabinet. Elle ne s’ouvre que pour eux.

Les pièces des dossiers, des assemblées, des contrats et du conseil syndical n’apparaissent dans la corbeille que si votre profil a accès aux mandats. Quand le cabinet cloisonne ses agences, celles des dossiers, des assemblées et du conseil d’une copropriété gérée par une autre agence n’y figurent pas ; les documents des contrats, partagés entre les agences comme le portefeuille, y restent.

Le plan pluriannuel de travaux

Le plan pluriannuel de travaux est obligatoire pour les copropriétés de plus de quinze ans. L’étude est faite par un diagnostiqueur, présentée à l’assemblée, et vaut dix ans. L’onglet PPT affiche le plan en cours, l’étude si elle est jointe, et chacun de ses postes.

Au-dessus des postes, une bande donne ce que le plan engage année par année, puis le total. C’est la question posée en assemblée : combien l’an prochain, combien dans cinq ans.

Deux précisions qui changent le chiffre lu à voix haute. Les postes abandonnés n’entrent ni dans les colonnes ni dans le total, puisqu’ils ne coûteront rien. Les postes sans année entrent dans le total mais dans aucune colonne, et l’écran le dit sous la bande : sans cela le total ne serait pas la somme des colonnes, et personne ne saurait pourquoi.

Quand une copropriété porte plusieurs plans, le plan en cours s’ouvre d’office et les précédents se retrouvent par les dates affichées au-dessus. Un plan échu le dit, en rouge, avec sa date d’échéance.

Enregistrer un plan et saisir ses postes

• •Sur une copropriété qui n’a pas encore de plan, cliquez sur « Enregistrer un plan ». Renseignez l’intitulé, l’auteur de l’étude, la date de l’étude, celle de l’assemblée qui l’a reçue et la date jusqu’à laquelle elle vaut, puis enregistrez.
• •Cliquez sur « Ajouter un poste » pour chaque ligne de l’étude : son intitulé, son lot technique, l’année prévue, le montant estimé hors taxes, sa priorité et son état. Le poste rejoint le tableau et la bande de ce que le plan engage.
• •Pour relire ou corriger un poste, cliquez sur son intitulé dans le tableau. Sa fiche s’ouvre en lecture, avec son détail ; « Modifier » la passe en saisie.
• •Quand une nouvelle étude remplace l’ancienne, cliquez sur « Nouveau plan ». Archivez ensuite l’ancien depuis « Modifier le plan » : il reste consultable par sa date, au-dessus du plan en cours.
• •Pour supprimer un plan saisi par erreur, ouvrez « Modifier le plan » et cliquez sur « Supprimer le plan ». La confirmation nomme le plan, prévient que la suppression est définitive et dit combien de postes partent avec lui. Les dossiers de travaux déjà ouverts depuis ses postes restent dans leur mandat.

Une étude dépassée s’archive plutôt qu’elle ne se supprime : archivée, elle dit encore à l’assemblée ce qui était prévu. La suppression est définitive, pour le plan comme pour ses postes.

Un poste reporté ou abandonné se garde, avec son motif : il dit à l’assemblée suivante ce qui a été décidé. Retirez un poste seulement s’il a été saisi par erreur.

Enregistrer le vote des travaux d’un poste

Quand l’assemblée a voté les travaux d’un poste, ouvrez sa fiche et cliquez sur « Enregistrer le vote des travaux » : la date de l’assemblée, la résolution et le montant voté. Le vote ouvre le dossier de travaux sur le mandat en cours de la copropriété, avec l’intitulé du poste, son budget et sa comptabilité : vous n’avez rien à ouvrir en comptabilité avant. Le poste passe à l’état engagé, son numéro de dossier s’affiche dans le tableau, et la fiche du dossier dit « Inscrit au plan pluriannuel » avec le poste dont il vient. Cliquez sur ce numéro pour ouvrir la fiche du dossier. Le poste se suit ensuite depuis son dossier : sa fiche ne propose plus que engagé, fait ou abandonné.

Enregistrer un vote demande de pouvoir écrire dans les mandats, en plus de consulter le plan. Un poste abandonné n’en reçoit pas, un poste a un seul dossier, et un poste qui en a un ne se retire pas : passez-le à l’état « abandonné » avec son motif. Sans mandat en cours sur la copropriété, le vote ne s’enregistre pas : enregistrez ou reprenez le mandat, puis revenez au poste.

Si votre cabinet a choisi de cloisonner ses agences, le plan d’une copropriété se modifie depuis l’agence qui tient son mandat, et une copropriété sans mandat attend qu’il soit enregistré. Sans ce choix, toute personne autorisée à modifier le portefeuille peut le faire, quelle que soit son agence.

Retrouver une pièce sans savoir où elle a été déposée

La partie « Versés depuis les autres écrans » de l’onglet Documents rassemble tout ce qui est rattaché à la copropriété depuis un autre écran : les dossiers, la correspondance des copropriétaires, les assemblées, les contrats du syndicat, le conseil syndical et les courriers reçus. Elle remplace l’ancienne GED, et une adresse de la GED gardée en favori mène à cette page.

C’est l’endroit à ouvrir quand vous cherchez une pièce sans vous rappeler où elle a été rangée. Le champ de recherche de la page déplie d’office les dossiers qui contiennent ce qu’il trouve.

Sous chaque dossier, vous trouvez toutes les pièces qui y ont été versées, courriers, documents, contrats et notes, rangées sous le nom du type de dossier. Sous chaque copropriétaire, vous trouvez sa correspondance : les courriers qui le concernent et ceux versés à un dossier où il intervient, y compris pour un ancien copropriétaire, que la page signale comme tel. Une assemblée porte aussi les pièces de ses résolutions.

On ne dépose rien dans cette partie : chaque pièce se verse là où elle vit, et se retrouve ici. Ce que vous y voyez dépend de vos droits, branche par branche : une famille que votre profil n’ouvre pas n’apparaît simplement pas, et le nombre affiché est celui des pièces visibles avec vos droits, pas un inventaire complet. La correspondance d’un copropriétaire, par exemple, ne montre que les courriers que vous pouvez ouvrir et ceux versés à un dossier que vous pouvez lire.

Un courrier saisi à la main existe sans fichier joint. La page l’affiche en le marquant « fichier absent » plutôt que de le masquer : le pli a bien été reçu, et le cacher laisserait croire le contraire.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Afficher les millièmes ou les clés de répartition d’un lot. Ils se saisissent par clé de répartition, depuis la fiche du mandat, où la clé se crée et sa répartition se pose lot par lot.
• •Dire qui est propriétaire d’un lot, ni depuis quand.
• •Joindre le fichier de l’étude à un plan pluriannuel, ni rattacher son auteur à une fiche du répertoire : l’auteur se saisit en toutes lettres.
• •Attacher un document à un lot ou à un équipement.
• •Lister les contrats de prestation d’un équipement depuis sa fiche, ni dire quel prestataire l’entretient. Les contrats de prestation d’une copropriété nomment l’équipement qu’ils couvrent, et se lisent depuis le mandat.

Consulter le portefeuille depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander ce que les écrans du portefeuille vous montrent : la fiche d’un immeuble avec ses bâtiments et ses adresses, la fiche d’un lot, ses équipements, ses compteurs et leurs relevés, ses documents et son plan pluriannuel de travaux.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.