Le dépôt

Une seule porte pour tout ce qui arrive au cabinet : déposez, Marty regarde, vous dites où ça va.Une seule porte pour tout ce qui arrive au cabinet : déposez, le logiciel regarde, vous dites où ça va.

Une porte, et une seule

Le dépôt reçoit tout ce qui arrive au cabinet sans avoir à décider d’abord ce que c’est : une facture de fournisseur, un courrier recommandé, un relevé de banque, un devis, un diagnostic. Vous déposez, la pièce attend dans la pile « À trier », et c’est là qu’on dit où elle va.

L’intérêt est de ne plus se tromper de porte. Avant, une pièce mal rangée repartait au bon endroit à la main ; ici, elle n’est rangée qu’une fois quelqu’un a regardé.

Déposer

Faites glisser vos fichiers sur la zone de dépôt, ou cliquez pour les choisir. Les PDF et les photos des formats courants sont acceptés, photo d’iPhone comprise, plusieurs à la fois, jusqu’à 32 Mo par fichier. Une photo d’iPhone s’affiche en aperçu quel que soit votre navigateur, au dépôt comme sur la fiche de la facture ou du courrier qu’elle devient. Il arrive qu’une photo reste sans aperçu, une photo très lourde par exemple : « Télécharger » rend toujours le fichier d’origine. Le dessin vectoriel SVG est refusé : il peut contenir autre chose qu’une image.

Sur un ordinateur, vous n’avez pas besoin d’ouvrir le dépôt d’abord : un fichier lâché n’importe où sur l’écran y part, et le dépôt s’ouvre pour le recevoir. Seule exception : lâché sur la zone de dépôt propre à un écran, celle d’une facture ou d’un document par exemple, il reste à cet écran. Sur un téléphone ou une tablette, ouvrez le dépôt par le bouton « Dépôt » du bandeau ou par la recherche, puis « Choisir des fichiers ».

L’écran du dépôt compte les pièces qui attendent un tri de votre part, dans « À trier ».

Une boîte d’agence désignée boîte des factures verse aussi ses pièces jointes au dépôt, sans geste de votre part : la ligne dit alors qui a envoyé la pièce et quand. Voir l’article « Les boîtes d’agence ».

Le compte rendu se lit ligne par ligne, et il vaut la peine d’être regardé : chaque fichier y dit s’il est entré, s’il était déjà dans Marty, ou pourquoi il ne l’a pas été. Un scan lourd part en plusieurs parties : pendant l’envoi, sa ligne dit où il en est, « 3 sur 9 parties » par exemple, puis l’assemblage. En tête, le versement compte les fichiers déposés, ceux déjà connus, ceux en échec et ceux à vérifier.Le compte rendu se lit ligne par ligne, et il vaut la peine d’être regardé : chaque fichier y dit s’il est entré, s’il était déjà dans le logiciel, ou pourquoi il ne l’a pas été. Un scan lourd part en plusieurs parties : pendant l’envoi, sa ligne dit où il en est, « 3 sur 9 parties » par exemple, puis l’assemblage. En tête, le versement compte les fichiers déposés, ceux déjà connus, ceux en échec et ceux à vérifier.

Un fichier qui n’a pas pu être enregistré dit pourquoi : il est trop lourd, son type n’est pas accepté, son envoi a été interrompu avant la fin, ou le service de stockage des documents ne répond pas pour le moment. Un fichier trop lourd ou d’un type refusé est signalé dès que vous lâchez la sélection, et les autres fichiers partent sans l’attendre. Après une interruption ou une panne du stockage, rien n’a été enregistré : déposez-le de nouveau, dans quelques minutes si le stockage ne répondait pas.

« À vérifier » n’est pas un échec : l’envoi n’a pas été confirmé, mais le fichier a pu entrer. Regardez la pile avant de le déposer à nouveau : il y est peut-être déjà.

« Déjà dans Marty » n’est pas un échec. Marty reconnaît un fichier au contenu et non au nom : reverser le même scan ne crée pas de doublon, et l’écran vous dit où la pièce se trouve déjà, en facture, en courrier, ou dans la pile.« Déjà dans le logiciel » n’est pas un échec. Le logiciel reconnaît un fichier au contenu et non au nom : reverser le même scan ne crée pas de doublon, et l’écran vous dit où la pièce se trouve déjà, en facture, en courrier, ou dans la pile.

Déposer est ouvert à tout collaborateur connecté. Trier demande le même droit que le courrier : si vous ne l’avez pas, vous voyez vos propres dépôts et ce qu’ils sont devenus, et le tri revient à ceux qui l’ont.

Ce que Marty proposeCe que le logiciel propose

Marty regarde chaque pièce déposée et dit ce qu’il croit y reconnaître, avec une confiance et les indices qu’il a lus : l’émetteur, la date, le montant, une phrase de résumé. Quand il est sûr, la pièce part toute seule et vous la retrouvez dans « Aiguillées ». Quand il l’est moins, elle reste devant vous et le bouton qu’il propose est signalé.Le logiciel regarde chaque pièce déposée et dit ce qu’il croit y reconnaître, avec une confiance et les indices qu’il a lus : l’émetteur, la date, le montant, une phrase de résumé. Quand il est sûr, la pièce part toute seule et vous la retrouvez dans « Aiguillées ». Quand il l’est moins, elle reste devant vous et le bouton qu’il propose est signalé.

Une proposition n’est jamais une décision prise à votre place : rien n’est présélectionné, le bouton proposé se clique comme un autre. Et si quelqu’un a déjà refusé une nature pour cette pièce, Marty ne la propose plus.Une proposition n’est jamais une décision prise à votre place : rien n’est présélectionné, le bouton proposé se clique comme un autre. Et si quelqu’un a déjà refusé une nature pour cette pièce, le logiciel ne la propose plus.

Marty reconnaît aussi le compte rendu d’une réunion du conseil syndical et le procès-verbal d’une assemblée générale. Il y lit la copropriété et la date de la réunion, et la ligne vous les montre. Quand il est sûr de la pièce et qu’une seule réunion, ou une seule assemblée, correspond, il la range seul sur elle ; sinon, la pièce attend votre tri avec une phrase qui dit pourquoi. Un procès-verbal arrivé par une boîte d’agence attend toujours votre clic. Dans un cabinet qui sépare ses agences, Marty ne range seul que dans une copropriété suivie par l’agence de la personne qui a déposé la pièce.Le logiciel reconnaît aussi le compte rendu d’une réunion du conseil syndical et le procès-verbal d’une assemblée générale. Il y lit la copropriété et la date de la réunion, et la ligne vous les montre. Quand il est sûr de la pièce et qu’une seule réunion, ou une seule assemblée, correspond, il la range seul sur elle ; sinon, la pièce attend votre tri avec une phrase qui dit pourquoi. Un procès-verbal arrivé par une boîte d’agence attend toujours votre clic. Dans un cabinet qui sépare ses agences, le logiciel ne range seul que dans une copropriété suivie par l’agence de la personne qui a déposé la pièce.

Dans un cabinet qui sépare ses agences, une pièce que Marty range seul est rangée pour l’agence de la personne qui l’a déposée. Dans ce cas, une pièce déposée par un compte rattaché à aucune agence ne part jamais seule : elle attend votre tri, Marty dit pourquoi, et c’est vous qui la rangez.Dans un cabinet qui sépare ses agences, une pièce que le logiciel range seul est rangée pour l’agence de la personne qui l’a déposée. Dans ce cas, une pièce déposée par un compte rattaché à aucune agence ne part jamais seule : elle attend votre tri, le logiciel dit pourquoi, et c’est vous qui la rangez.

La lecture automatique demande que votre cabinet ait réglé son assistance. Tant que ce n’est pas fait, la pièce attend simplement votre tri : rien n’est perdu, c’est la proposition qui manque.

Quand la lecture immédiate est activée pour votre cabinet, une pièce déposée reçoit sa proposition en une minute environ. Sinon, elle peut attendre davantage. Dans tous les cas, vous pouvez la trier vous-même sans attendre la proposition.

Marty regarde les PDF et les images enregistrées en JPEG, en PNG, en GIF, en BMP, en WebP, en AVIF ou en HEIC, le format des photos d’iPhone ; d’une image animée, seule la première image est regardée. Une image abîmée, ou trop grande pour être regardée, se trie à la main. Une image TIFF se dépose et se trie normalement, simplement sans proposition : c’est vous qui dites ce que c’est.Le logiciel regarde les PDF et les images enregistrées en JPEG, en PNG, en GIF, en BMP, en WebP, en AVIF ou en HEIC, le format des photos d’iPhone ; d’une image animée, seule la première image est regardée. Une image abîmée, ou trop grande pour être regardée, se trie à la main. Une image TIFF se dépose et se trie normalement, simplement sans proposition : c’est vous qui dites ce que c’est.

Une pièce de la pile « À trier » que Marty a déjà lue, qu’il n’a pas reconnue ou qu’il a laissée au tri à la main peut lui être redonnée à lire. « Relancer la lecture », sur sa ligne, relit cette pièce. « Relancer la lecture de la pile », à côté des piles, relit toutes les pièces à trier qu’il a déjà lues ou essayé de lire, y compris celles que la liste n’affiche pas. Une confirmation vous le demande d’abord et rappelle que chaque lecture est facturée à votre cabinet. Relancer demande le même droit que le tri.Une pièce de la pile « À trier » que le logiciel a déjà lue, qu’il n’a pas reconnue ou qu’il a laissée au tri à la main peut lui être redonnée à lire. « Relancer la lecture », sur sa ligne, relit cette pièce. « Relancer la lecture de la pile », à côté des piles, relit toutes les pièces à trier qu’il a déjà lues ou essayé de lire, y compris celles que la liste n’affiche pas. Une confirmation vous le demande d’abord et rappelle que chaque lecture est facturée à votre cabinet. Relancer demande le même droit que le tri.

Une pièce que Marty est en train de lire ne se relance pas. La relance de la pile laisse de côté un fichier dont Marty ne sait pas lire le format, qui ne propose pas non plus de relance sur sa ligne, et une lecture interrompue trois fois, que vous pouvez relancer seule depuis sa ligne. Les pièces déposées entre-temps sont lues avant les pièces relancées.Une pièce que le logiciel est en train de lire ne se relance pas. La relance de la pile laisse de côté un fichier dont le logiciel ne sait pas lire le format, qui ne propose pas non plus de relance sur sa ligne, et une lecture interrompue trois fois, que vous pouvez relancer seule depuis sa ligne. Les pièces déposées entre-temps sont lues avant les pièces relancées.

Aiguiller une pièce

Les destinations : facture, courrier, chèque, relevé bancaire, relevé de compteurs, devis, compte rendu du conseil, PV d’AG, pièce d’immeuble. La pièce entre alors dans la brique qui la traite exactement comme si elle y avait été versée par sa propre porte, et la suite se passe là-bas.

Un devis ou une pièce d’immeuble demande d’abord la copropriété : tapez son nom dans le champ, la liste se filtre à mesure. Un devis demande aussi son fournisseur, et se range dans la zone « Devis » de la copropriété, sous son dossier.
Un compte rendu du conseil syndical ou un procès-verbal d’assemblée générale se range sur la réunion qu’il raconte. « Compte rendu du conseil » et « PV d’AG » demandent la copropriété, et Marty y cherche la réunion du conseil, ou l’assemblée, tenue à la date lue sur la pièce. S’il en trouve une seule, la pièce s’y range : le compte rendu sur la page du conseil syndical, le procès-verbal sur la fiche de l’assemblée, et la ligne de la pile « Aiguillées » les ouvre d’un clic. S’il n’en trouve aucune, ou plusieurs, la pièce reste à trier et la ligne dit pourquoi. Si la réunion a déjà son compte rendu, ou l’assemblée son procès-verbal, rien n’est remplacé : la pièce est rangée dans les documents de l’immeuble, et la ligne le dit.Un compte rendu du conseil syndical ou un procès-verbal d’assemblée générale se range sur la réunion qu’il raconte. « Compte rendu du conseil » et « PV d’AG » demandent la copropriété, et le logiciel y cherche la réunion du conseil, ou l’assemblée, tenue à la date lue sur la pièce. S’il en trouve une seule, la pièce s’y range : le compte rendu sur la page du conseil syndical, le procès-verbal sur la fiche de l’assemblée, et la ligne de la pile « Aiguillées » les ouvre d’un clic. S’il n’en trouve aucune, ou plusieurs, la pièce reste à trier et la ligne dit pourquoi. Si la réunion a déjà son compte rendu, ou l’assemblée son procès-verbal, rien n’est remplacé : la pièce est rangée dans les documents de l’immeuble, et la ligne le dit.
Un chèque rejoint la pile des chèques à saisir : c’est là qu’on relève son montant et qu’on le rattache au copropriétaire, avant de le remettre en banque.
Un relevé de compteurs ne demande pas de copropriété : ce sont les numéros de compteurs qu’il porte qui la désignent. Si votre cabinet a souscrit l’option d’assistance, il est versé pour lecture, mais la lecture automatique des relevés de compteurs n’est pas encore en service : en attendant, les index se saisissent à la main dans la grille de la marche des index de compteurs. Sans cette option, il reste rangé au dépôt et les index se saisissent à la main.
Depuis la pile « Aiguillées », un lien ouvre la facture, le courrier ou le chèque que la pièce est devenue. Une pièce lue au tri et aiguillée en facture arrive avec cette lecture, l’émetteur, la date et le montant TTC, que vous vérifiez sur la fiche : ce que vous y avez déjà saisi n’est jamais remplacé. Là où la lecture automatique des pièces est en service, Marty lit ensuite la facture en entier et ne remplit que ce qui manque : numéro, HT, TVA, copropriété, contrat, IBAN, échéance et imputation.Depuis la pile « Aiguillées », un lien ouvre la facture, le courrier ou le chèque que la pièce est devenue. Une pièce lue au tri et aiguillée en facture arrive avec cette lecture, l’émetteur, la date et le montant TTC, que vous vérifiez sur la fiche : ce que vous y avez déjà saisi n’est jamais remplacé. Là où la lecture automatique des pièces est en service, le logiciel lit ensuite la facture en entier et ne remplit que ce qui manque : numéro, HT, TVA, copropriété, contrat, IBAN, échéance et imputation.
Vous n’avez pas besoin du droit de la brique de destination pour aiguiller : le tri suffit.
Une pièce aiguillée reste visible sept jours dans la pile « Aiguillées », avec l’heure et, le cas échéant, la mention qu’elle est partie toute seule.

Une pièce aiguillée s’ouvre pour ceux qui voient ce qu’elle est devenue (la facture, le courrier, le chèque ou le relevé), et pour eux seuls. Cela vaut aussi pour la personne qui l’a déposée : sans accès à la destination, elle garde la ligne dans « Aiguillées », sans aperçu. Dans un cabinet qui sépare ses agences, la pile « Aiguillées » ne montre que les pièces rangées pour vos agences, et celles qui ne relèvent d’aucune agence, comme les documents d’immeuble. Les piles « À trier » et « Écartées » montrent les pièces de tout le cabinet à ceux qui trient, car une pièce n’appartient à aucune agence tant qu’elle n’est pas rangée.

Une pièce peut revenir. Si la brique des factures renvoie une facture au dépôt parce que ce n’en était pas une, elle réapparaît dans « À trier » avec un bandeau qui dit d’où elle vient et pourquoi.

Écarter une pièce

Une publicité, un doublon papier, une page blanche : « Écarter » sort la pièce de la pile sans la faire entrer nulle part. Le fichier est conservé, rien n’est effacé, et la pièce se relit dans la pile « Écartées ».

Le motif est demandé, et c’est voulu : une pièce écartée sans raison ne se distingue plus, trois semaines après, d’une erreur de clic.

Consulter le dépôt depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander la pile du dépôt, avec la provenance de chaque document, comme l’écran de tri vous la montre.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Le document lui-même ne lui parvient pas : il se trie depuis l’écran. Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations.L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Le document lui-même ne lui parvient pas : il se trie depuis l’écran. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.