Traiter le courrier entrant

Où le trouver

Votre accueil vous annonce le nombre de courriers qui vous attendent, et le bouton qui ouvre exactement cette file. C’est le chemin le plus court, et il est fait pour être le premier geste de votre journée.

L’entrée Courrier du menu ouvre le même écran. Si vous ne voyez pas cette entrée, c’est que votre profil ne donne pas accès au courrier, et un responsable de votre cabinet peut modifier vos droits.

Les onglets du courrier, et les états de votre bannette

Dès que vous ouvrez Courrier, une seule rangée d’onglets, en tête de l’écran, range vos plis par pile, et le menu de gauche reste celui des modules. Sur téléphone, la rangée défile sous le doigt.

• •À traiter : votre file du jour, celle que l’accueil compte. Elle est partagée, voir ci-dessous.
• •En cours de lecture : les plis versés que le logiciel lit encore.
• •Quarantaine : les plis que le classement automatique n’a pas su rattacher, avec la raison. Elle est commune au cabinet.
• •Traités : les plis clos par le geste qui les a rangés.
• •Archivés : les plis classés sans suite.

Chaque onglet porte son nombre de plis, zéro compris, et l’onglet ouvert s’inscrit dans l’adresse : un lien vers vos archives se partage à un collègue et se met en favori. Les nombres disparaissent, et les onglets restent, le jour où ils ne peuvent pas être lus.

Si vous êtes de la direction, deux puces sous les onglets, « Ma bannette » et « Tout le cabinet », basculent la pile que vous regardez. Elles ne s’affichent pas si la vue d’ensemble ne vous concerne pas. Sur « Tout le cabinet », « À traiter », « Traités » et « Archivés » gardent leur sens et portent sur les plis de tous les gestionnaires : ce qui attend, ce qui a été traité, ce qui a été archivé. L’onglet ouvert vous suit d’une portée à l’autre, et chaque onglet porte alors le compte du cabinet.

« Tout le cabinet » s’arrête aux agences que votre compte peut voir. Si votre cabinet a demandé que ses agences restent séparées, la vue de direction d’une agence ne montre pas les plis des autres.

Chaque ligne porte ses marques, pour que vous sachiez ce qu’est un pli avant de l’ouvrir. « tampon » sous la date dit qu’elle a été lue sur le tampon d’arrivée du courrier : vérifiez-la avant d’en faire partir un délai. Sous la nature, « AG » signale une demande d’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée, et « Recommandé », « Recommandé AR » ou « Envoi particulier » disent comment le pli est arrivé. Dans la colonne « Dossier », sous la copropriété, se lisent le numéro de son mandat et la façon dont le pli y a été rangé : sur le numéro de mandat, l’immatriculation, l’adresse lue, le nom de la copropriété, ou désigné à la main.

Votre bannette est partagée, et c’est voulu. Elle vous montre aussi les plis des copropriétés dont vous avez le mandat, même affectés à quelqu’un d’autre, pour qu’un courrier ne dorme pas parce que son destinataire est absent. La colonne « Affecté à » vous dit lesquels sont les vôtres, et le filtre du même nom ne garde que ceux-là en un clic sur « Moi ».

Resserrer votre pile

Des menus se posent sur la rangée de la recherche, et ils se cumulent. « Nature » isole les factures, par « Factures » ou « Hors factures », ou ne garde qu’une nature, un sinistre, une mise en demeure. « Mandat » ne garde que les plis d’une copropriété, choisie par sa référence ou son nom. « Affecté à » ne garde que les plis d’une personne, avec deux raccourcis en tête, « Moi » et « Non affecté ». « Statut » ne garde que les plis d’un statut, et « Tous les statuts » les rend tous. Dans « Tout le cabinet », « Lecture » dit quels plis leur destinataire a déjà ouverts, « Lus » ou « Non lus ». Un menu long se filtre à la frappe. Et le champ de recherche cherche dans l’expéditeur, l’objet, la nature, la copropriété et son numéro de mandat, le statut et l’affectataire. Il suit les colonnes de l’écran que vous regardez : dans la quarantaine, il cherche le motif du blocage à la place de l’affectataire, que cette page n’affiche pas.

Tout ce que vous posez s’inscrit dans l’adresse. Vous pouvez donc envoyer votre pile resserrée à un collègue, la mettre en favori, et la retrouver telle quelle en revenant d’un pli que vous venez de traiter.

Dès qu’un filtre ou une recherche est posé, le bouton « Effacer les filtres » paraît au bout de la rangée : il retire tout d’un coup, recherche comprise, et vous laisse sur le même onglet.

Les colonnes se trient, et le plus récent est en tête par défaut, parce qu’un pli arrivé hier se traite avant un pli du mois dernier.

Changer d’onglet remet les filtres et la recherche à zéro. « Factures » dans vos archives ne répond pas à la même question que « Factures » dans la pile du jour, et un filtre qui vous suivrait sans le dire vous montrerait une liste vide dont vous chercheriez la cause ailleurs.

« Affecté à », « Nature », « Mandat » et « Statut » ne proposent, en plus de leurs raccourcis, que ce qui figure dans la pile que vous regardez, et non tout votre cabinet : choisir une valeur sans aucun courrier ici ne vous montrerait rien. Les menus « Mandat » et « Statut » ne paraissent qu’à partir de deux valeurs différentes dans la pile.

Reconnaître les factures, et les mettre de côté

Un cabinet reçoit beaucoup de factures, et elles arrivent dans la même pile que le reste. La colonne « Nature » dit ce qu’est chaque pli, facture, devis, sinistre, mise en demeure, et le menu « Nature », sur la rangée de la recherche, propose en tête « Factures » et « Hors factures » : vous ne voyez que les unes ou que les autres. « Toutes les natures » retire le filtre.

Le filtre que vous posez s’inscrit dans l’adresse. Vous pouvez donc l’envoyer à un collègue, le mettre en favori, et le retrouver en revenant d’une fiche que vous venez de traiter.

Les factures restent dans « À traiter », et c’est voulu. Tant que le logiciel ne sait pas encore les traiter, les sortir d’office de votre pile les rendrait invisibles, donc oubliées. Les deux filtres servent à les isoler pour vous en occuper d’un bloc, ou à travailler le reste tranquillement.

Quand la nature est écrite en couleur, avec une étincelle devant, c’est que le logiciel l’a lue sur le pli et vous la propose sans que personne l’ait vérifiée. Ouvrez la fiche et corrigez le champ « Nature » pour trancher : la proposition devient alors une valeur confirmée, et l’étincelle disparaît.

Un pli dont la nature n’a pas encore été reconnue compte parmi les plis « hors factures ». La question posée est « est-ce une facture », et un pli que rien ne qualifie n’en est pas une pour autant qu’on sache : le ranger ailleurs le ferait passer pour reconnu.

Une nature sans étincelle n’est pas pour autant une nature vérifiée : l’étincelle ne paraît pas sur tous les plis que le logiciel a lus, donc son absence veut dire « origine non attestée » et non « quelqu’un l’a confirmée ». Dans le doute, ouvrez la fiche : elle montre ce que le logiciel a lu du pli, et le champ « Nature » s’y corrige. Les deux filtres, eux, trouvent bien tous les plis.

Verser votre courrier

Le courrier se verse par le dépôt du logiciel : le bouton « Dépôt » du bandeau, ou un fichier lâché n’importe où sur l’écran. L’écran du courrier ne porte pas de zone de dépôt à lui.

L’onglet « En cours de lecture » liste ensuite les plis que le cabinet a versés et qui n’ont pas encore rejoint de dossier. Chaque pli s’y ouvre sur sa fiche, où ses champs se complètent.

Ouvrir un pli et lire le document

L’objet de chaque ligne ouvre la fiche du pli, au premier plan et sur tout l’écran. Le document occupe toute la hauteur d’un côté, et ce que le logiciel en a tiré, avec les gestes, se lit à côté : vous lisez et vous corrigez sans faire l’aller-retour. La barre du haut nomme la copropriété et l’expéditeur avant l’objet, et la barre du document porte son nom : « Ouvrir dans un onglet » l’affiche en grand, et « Télécharger » l’enregistre sous le nom du fichier reçu.

Les flèches en tête de fiche passent au pli suivant ou précédent, dans la pile d’où vous venez ET avec les filtres que vous y aviez posés : si vous parcouriez vos factures, vous passez d’une facture à la suivante. Sous « Non lus », le pli que vous venez d’ouvrir garde ses flèches même une fois lu : il ne quitte le jeu qu’à votre retour à la liste. Les touches haut et bas font la même chose, et Échap vous ramène là d’où vous venez, la liste ou l’accueil.

En bas de la fiche, « Historique des actions » retrace ce qui a été fait sur le pli, dans l’ordre : son versement, les champs repris, les rattachements, les transferts, sa clôture, chacun avec sa date et la personne qui l’a fait. Un geste fait par le logiciel lui-même, la lecture du pli par exemple, ne porte pas de nom.

La carte « Donner suite à ce courrier » part du pli ouvert. « Créer un ticket » ouvre une demande déjà remplie de son objet, de son résumé, de sa copropriété et de son expéditeur, à corriger avant d’enregistrer. « Créer une tâche » la pose sur le mandat du pli, avec une échéance et un responsable. « Créer un dossier » ouvre un dossier sur le mandat du pli, un sinistre déclaré par un copropriétaire par exemple : choisissez son type et son responsable, l’intitulé est proposé depuis l’objet du pli, et « Ouvrir le dossier et y verser le courrier » le crée et y verse le pli aussitôt. « Répondre par e-mail » ouvre un message à l’expéditeur. « Répondre par courrier » prépare une lettre sur le papier à en-tête des courriers de la copropriété du pli, ou celui du cabinet quand le pli n’en a pas : destinataire et adresse lus sur le pli, objet qui cite le courrier reçu, et le signataire, vous par défaut, que vous pouvez remplacer par un collègue du cabinet. Votre signature déposée dans Mon compte figure sous votre nom ; celle d’un collègue ne s’imprime pas depuis cet écran, et la lettre porte alors son nom seul. Le courrier reçu s’affiche à gauche de la lettre, pour le relire en écrivant, et « Masquer le courrier reçu » le retire. La lettre s’imprime ou s’enregistre en PDF, et ne part pas d’elle-même : postez-la, puis rangez le pli. Dans la lettre comme dans l’e-mail, quand elle est activée pour votre cabinet, « Suggérer une réponse » propose un texte tiré de ce que le logiciel sait du pli et de sa copropriété, à relire, avec entre crochets ce qui manque ; « Revenir à mon texte » rend le vôtre.

Ouvrir un pli qui vous est affecté le marque comme lu, sans que vous ayez à le dire. Ouvrir le pli d’un collègue ne consomme pas le sien.

Clore un pli par le geste qui le range

Un pli ne se déclare pas traité : il le devient par ce que vous en faites. Le geste qui le clôt dépend de sa nature, et le cadre « Clore ce pli » de sa fiche vous dit lequel avant que vous ne le fassiez.

• •Un avis de mutation ou une notification de transfert est traité dès que vous le rattachez à sa vente. Un avis que le logiciel a rangé de lui-même dans sa vente reste dans votre pile, pour qu’un délai d’opposition ne coure jamais sans que personne l’ait lu.
• •Un devis est traité dès qu’il est classé en devis.
• •Tout autre pli est traité dès qu’il est rangé : versé au dossier d’une affaire, rattaché à une vente, classé en devis, rangé dans un contrat de prestation ou dans l’activité d’un copropriétaire.

Tous ces rangements se font depuis une seule carte de la fiche, « Ranger ce courrier » : une rangée de boutons, « Dans un dossier », « Dans un contrat », « Chez un copropriétaire », « À sa vente », « Pour l’assemblée générale », « Dans les devis », et le formulaire du choix s’ouvre dessous. Seuls les boutons qui ont un sens pour ce pli s’affichent, et un pli déjà versé à un dossier, rattaché à une vente ou à une assemblée ouvre la carte sur ce rangement. Un courrier d’information se range par « Dans un contrat » ou « Chez un copropriétaire », une fois sa copropriété désignée : choisissez un contrat de prestation de la copropriété ou l’un de ses copropriétaires, puis « Ranger et traiter ». Quand l’expéditeur est déjà relié à sa fiche, le bouton porte son nom, et cette fiche est choisie pour vous. Les autres gestes qu’un pli appelle restent proposés sans être exigés : rattacher un devis à une assemblée, par exemple, ne conditionne pas sa clôture.

Un pli qui ne compte pas se classe sans suite, avec son motif, depuis le cadre « Clore ce pli ». Transférer un pli à un collègue ne le clôt jamais : il reste à traiter, chez lui.

Un pli clos dit ce qui l’a clos, par exemple « Traité : versé à un dossier », et par qui. Le compte de votre accueil descend en même temps : les deux écrans ne peuvent pas vous annoncer deux nombres différents.

Aucun geste ne clôt un pli depuis la ligne de la liste, et c’est voulu. Un pli se lit, puis se range : le déclarer traité sans l’avoir ouvert laisserait une trace fausse.

Depuis « À traiter », votre bannette ou la quarantaine, le geste qui clôt un pli ouvre aussitôt le pli suivant de la même pile, filtres compris, « Classer sans suite » aussi : vous enchaînez sans repasser par la liste. Quand il n’en reste plus, la fiche se referme sur votre liste. Depuis une pile qui garde les plis clos, le pli rangé reste à l’écran, et les flèches de la fiche, ou les touches haut et bas, passent au suivant. « Transférer à un collègue » vous ramène à votre liste, à l’endroit et avec les filtres que vous aviez.

Corriger ce que le logiciel a lu du pli

La fiche porte l’expéditeur, l’objet, les dates, la nature, le périmètre et les références citées. Sur un pli déjà lu, ils sont repris de sa lecture ; sur un pli versé dans le logiciel, vous les saisissez. La fiche s’ouvre en consultation. Si votre profil peut modifier le courrier, « Modifier » ouvre ses champs : vous reprenez ce qui est faux ou ce qui manque, puis « Enregistrer », ou « Annuler les modifications » pour revenir à la consultation ; seuls les champs que vous avez touchés sont repris.

Quand tout est juste, « Tout confirmer » marque la relecture d’un geste. S’il n’y avait rien à relire, le logiciel vous le dit plutôt que de vous confirmer un enregistrement qui n’a pas eu lieu.

Chaque champ lu par l’assistant porte sa marque à droite de la valeur. « proposé » dit qu’il l’a écrit et que personne ne l’a encore relu ; « à vérifier » dit qu’il s’y donnait moins de sept chances sur dix, et c’est là que votre relecture compte le plus. Une fois confirmé, le champ garde une marque éteinte. Survolez la marque pour lire la confiance de l’assistant et l’endroit du pli où il a lu la valeur. Un champ que l’assistant n’a pas lu, saisi à la main par exemple, n’en porte aucune.

Un champ que vous avez corrigé perd sa marque, pour ne pas laisser croire que l’assistant avait raison, et la fiche rappelle dessous ce qu’il avait lu. Vous savez ainsi toujours ce que vous avez repris.

Rattacher un pli à son dossier

La carte « Le dossier » de la fiche porte la copropriété du pli, son mandat et la personne qui le suit, avec le geste pour changer les deux premiers ; la personne qui le suit change par un transfert. Chaque champ se cherche dans votre référentiel, et le résultat montre l’adresse, le mandat et son gestionnaire avant que vous ne choisissiez. La personne qui écrit se relie dans la carte « L’expéditeur », par le champ « Fiche dans le logiciel », qui cherche à la fois parmi vos tiers et vos fournisseurs. Quand l’expéditeur est relié à la fiche d’un tiers, « Fournisseur concerné », dans « Le dossier », désigne en plus le fournisseur dont parle le pli.

Tant que « Fiche dans le logiciel » est vide, la fiche propose d’emblée le tiers dont le nom ressemble à l’expéditeur lu sur le pli : un courrier signé « Paul MARTIN » fait remonter la copropriétaire Claire MARTIN, et l’écran dit sur quel mot il l’a rapprochée. Si personne ne ressort, il vous montre les copropriétaires de l’immeuble. Le fournisseur suit la même règle, sur la raison sociale lue. Ces propositions s’affichent sous le champ, qui reste ouvert à toute autre recherche.

Le classement automatique rattache de lui-même un pli qui cite le numéro de mandat de sa copropriété, ou qui porte son nom en toutes lettres. Un pli en quarantaine est un pli qu’il n’a pas su rattacher. Sa fiche dit pourquoi, et vous propose les copropriétés qu’il a trouvées sans pouvoir trancher : un clic suffit. Ces mêmes copropriétés s’affichent aussi dans la liste de la quarantaine, colonne « Pourquoi » : vous pouvez y rattacher un pli sans l’ouvrir. Si votre référentiel a changé depuis, « Relancer la résolution » redemande au logiciel de chercher.

Pour un pli rattaché à une copropriété, « Dans les devis », dans la carte « Ranger ce courrier », vous fait choisir son fournisseur, puis « Classer », et le courrier se range dans les devis de sa copropriété, sous ce fournisseur, tout en restant dans le courrier. Le classer en devis le traite.

Changer la copropriété d’un pli change aussi le mandat et la personne qui en hérite : le gestionnaire du mandat, ou le gestionnaire sinistres pour un courrier d’assureur ou de sinistre. Si ce mandat n’a pas de gestionnaire et que le pli ne part pas au gestionnaire sinistres, il retourne en quarantaine et la fiche vous le dit.

Désigner le copropriétaire d’un pli qui n’a pas encore de copropriété la remplit pour vous quand ce copropriétaire n’a, ou n’a eu, de lots que dans une seule copropriété et que celle-ci est dans votre périmètre : le mandat et le gestionnaire suivent, et le pli quitte la quarantaine si un gestionnaire est affecté au mandat. S’il possède ou a possédé dans plusieurs copropriétés, même d’une autre agence, ou si la sienne n’est pas dans votre périmètre, choisissez la copropriété vous même. Un pli qui a déjà sa copropriété la garde.

Un courrier d’assureur ou de sinistre part chez le gestionnaire sinistres de votre cabinet plutôt que chez le gestionnaire de l’immeuble. Le logiciel le reconnaît à son expéditeur, un fournisseur que sa fiche confie au gestionnaire sinistres ou qui exerce le métier d’assureur, ou à sa nature, « Assurance » ou « Sinistre » : un dégât des eaux déclaré par un copropriétaire part donc lui aussi au gestionnaire sinistres. Le pli va au premier gestionnaire sinistres qui peut le traiter : son accès à votre cabinet est actif, son profil a le droit d’écriture sur le courrier ou il est administrateur, et, si votre cabinet cloisonne ses agences, il est de l’agence du pli. Un gestionnaire sinistres administrateur de votre cabinet vaut pour toutes les agences. Si vous en avez plusieurs, celui de l’agence du pli passe en premier. Sans gestionnaire sinistres qui convienne, le pli reste au gestionnaire de l’immeuble. Un pli rangé « RH » ou hors périmètre, qui concerne votre cabinet lui-même, ne part jamais au gestionnaire sinistres.

Cette règle vaut pour le classement automatique, pour « Relancer la résolution », quand vous corrigez la copropriété ou le mandat sur la fiche du pli, et quand vous le rattachez depuis la quarantaine. Un pli d’assureur dont l’immeuble ne porte aucun mandat reste en quarantaine, comme tout autre pli.

Corriger l’expéditeur, la nature ou le périmètre d’un pli déjà classé le fait changer de bannette : il part chez le gestionnaire sinistres s’il en relève désormais, et revient chez le gestionnaire de l’immeuble s’il n’en relève plus. Le nouveau destinataire le reçoit comme non lu. Un pli que quelqu’un a transféré à un collègue reste chez ce collègue.

Les primes d’assurance à payer restent dans les factures, mais c’est le gestionnaire sinistres qui les valide ou les met en attente : la facture d’un fournisseur qui exerce le métier d’assureur part à sa validation, comme celle d’un fournisseur que sa fiche confie au gestionnaire sinistres. Une fiche confiée au contentieux garde ce choix.

Un avis de mutation ou une notification de transfert échappe à ces règles, même envoyé par un assureur : il va toujours au comptable de la copropriété, pour ne pas laisser courir le délai d’opposition de quinze jours sans personne dessus. Rattaché au mandat, il part chez lui ; glissé dans un transfert de plusieurs plis, il part chez lui et le bilan du transfert le dit. Faute de comptable sur le mandat, si l’accès de ce comptable à votre cabinet a été retiré, ou si votre cabinet cloisonne ses agences et que le comptable n’est pas de l’agence du pli, il part en quarantaine, et la fiche vous dit pourquoi. Un comptable administrateur de votre cabinet vaut pour toutes les agences.

Verser un pli au dossier d’une affaire

Un devis de travaux à proposer en assemblée se rattache à elle depuis la fiche du pli, par « Pour l’assemblée générale » dans la carte « Ranger ce courrier », dès que la copropriété du pli est connue : « Rattacher à l’assemblée du » et sa date, pour chaque assemblée à venir de la copropriété. Il figure alors dans les devis rattachés, sur l’accueil de l’assemblée, et le logiciel vous suggère d’en faire une résolution. Un pli se rattache à une seule assemblée à la fois : « Rattacher plutôt à » le déplace, « Détacher de l’assemblée » l’en retire. Une assemblée déjà tenue n’en reçoit pas. Il faut pour cela le droit de modifier le courrier et les mandats.

Un courrier qui appartient à une affaire qui dure, un sinistre, un contentieux, des travaux, se verse au dossier de cette affaire : il rejoint ses pièces et son journal, et la suite se lit au même endroit. Sur la fiche du pli, « Dans un dossier », dans la carte « Ranger ce courrier », cherche les dossiers de son mandat et les range par ce qui les rapproche du pli : l’expéditeur est un intervenant du dossier, des mots en commun avec son objet, un résumé qui parle du même sujet. Un dossier de sinistre, de dommage-ouvrage, de contentieux ou de recouvrement n’y est proposé que si votre profil peut écrire dans son espace, « Assurances & sinistres » ou « Juridique et contentieux ».

Choisissez « Verser à ce dossier » : le pli versé est traité. Un dossier qui porte déjà ce pli le dit, et « Ouvrir le dossier » vous y conduit. Quand vous revenez sur un pli déjà versé, la fiche vous le dit à chaque ouverture, avec « Ouvrir le dossier » et « Changer de dossier » : le pli rejoint alors le nouveau dossier, et reste dans les pièces de l’ancien. Un avis de mutation ou une notification de transfert ne passent pas par là : ils se rattachent à leur vente. Il faut pour verser un pli le droit de modifier le courrier et celui de consulter les copropriétés : modifier les copropriétés n’est pas demandé.

Sur un avis de mutation ou une notification de transfert, « À sa vente », dans la carte « Ranger ce courrier », cherche les ventes en cours sur la copropriété du pli. Un avis ouvre quinze jours pour s’opposer à la délivrance des fonds : l’écran vous dit jusqu’à quand avant même que vous choisissiez, et vous le redit une fois le pli rattaché, à chaque ouverture de sa fiche, avec « Ouvrir la mutation ». Choisissez « C’est cette vente » : la pièce et sa date de réception rejoignent le dossier de mutation, où elle attend d’être validée sur la fiche de la vente, et le pli est traité. Si le notaire a notifié avant que la vente ne soit ouverte, « Créer la mutation depuis ce pli » ouvre son formulaire avec le mandat du pli déjà choisi : il vous reste à désigner le vendeur, et à la création le pli est rattaché à la nouvelle vente, puis vous revenez à sa fiche. Si le rattachement est refusé, la mutation reste créée et l’écran vous dit pourquoi, sans vous laisser la créer une seconde fois.

Traiter plusieurs plis à la fois

Chaque ligne de la liste porte une case, et la case de l’en-tête coche d’un coup tous les plis que la liste montre, recherche comprise : un pli que votre recherche écarte n’est pas coché. Dès qu’un pli est coché, une barre apparaît au-dessus de la liste avec les gestes qui s’appliquent à la sélection : transférer à un collègue ou classer sans suite pour des plis ouverts, rouvrir pour des plis déjà traités ou classés. Chaque geste demande son motif une fois pour tout le lot, sauf la réouverture.

Le logiciel vous dit ensuite combien de plis ont suivi et combien ont été refusés, avec la raison. Un pli déjà traité ne se transfère pas sans avoir été rouvert : il compte alors parmi les refus plutôt que de disparaître en silence. Ranger un pli, et donc le traiter, reste un geste de sa fiche, puisqu’il suppose de l’avoir lu.

Transférer, rouvrir, supprimer

« Transférer à un collègue » demande à qui et pourquoi. Le motif est obligatoire : un transfert sans motif ne s’explique plus trois semaines après, et le pli disparaît de la pile de quelqu’un. Un avis de mutation ou une notification de transfert fait exception : il ne va qu’au comptable de la copropriété. Transféré seul à un autre collègue, depuis sa fiche ou depuis la liste, il est refusé, et le refus vous dit à qui l’envoyer : un bouton l’envoie au comptable du mandat en un clic. S’il n’y a pas de comptable, si son accès à votre cabinet a été retiré, ou si celui du mandat n’est pas de l’agence du courrier, un lien mène à l’équipe du mandat pour en affecter un. Un comptable administrateur de votre cabinet vaut pour toutes les agences. Glissé dans un transfert de plusieurs plis, il part au comptable, ou en quarantaine s’il n’y en a pas, s’il n’a plus accès ou s’il n’est pas de l’agence du courrier, et le bilan du transfert le compte à part des courriers transférés.

Un pli clos par erreur se rouvre depuis sa fiche, et retrouve sa file. Un pli classé sans suite peut ensuite être retiré du logiciel ; cela demande un motif, qui reste au journal de votre cabinet quand le pli, lui, n’est plus accessible. Son document part avec lui : il ne s’ouvre plus depuis le logiciel et ne se récupère pas.

Un recommandé qui met en cause votre cabinet ne se supprime pas, et un pli qui fonde une résolution d’assemblée non plus : la résolution doit pouvoir montrer sa source.

Si votre profil consulte le courrier sans pouvoir le modifier

Un profil peut ouvrir le courrier en lecture seule. Vous voyez alors la bannette et ses onglets, la quarantaine, les plis en cours de lecture et chaque fiche en entier, document compris, mais aucun geste qui modifie un pli : ni clôture, ni classement sans suite, ni correction des champs, ni rattachement, ni transfert, ni réouverture, ni suppression, ni versement.

Les boutons ne sont pas grisés, ils sont absents, et la fiche vous dit en une phrase pourquoi. Ouvrir un pli qui vous est affecté le marque toujours comme lu : c’est un accusé de lecture, pas une modification.

Pour traiter le courrier, il faut le droit d’écriture sur le courrier, ou celui du tri de la bannette. Un administrateur de votre cabinet l’accorde depuis Utilisateurs et droits.

Ne voir que les courriers d’une copropriété

Depuis le tableau de bord d’une copropriété, la carte des courriers ouvre la pile de cette copropriété seule. Vous n’avez plus à retrouver ses plis au milieu de ceux de tout votre portefeuille.

Cette pile porte trois onglets, à traiter, traités et archivés, et chacun compte les plis de cette copropriété. Le nom de la copropriété s’affiche sous les onglets, pour que vous sachiez d’un coup d’œil laquelle vous regardez. La recherche et les filtres de nature et d’affectataire s’y appliquent comme ailleurs.

Ce que vous y voyez n’est pas votre seule pile : « À traiter » rassemble aussi les plis de vos mandats sur cette copropriété suivis par un collègue. C’est voulu, un courrier ne doit pas dormir parce que son destinataire est absent. Les flèches d’un pli ouvert depuis cette pile restent dans la copropriété, le pli suivant est le sien.

Cette pile ne vous montre que les plis que vous pouvez ouvrir : ceux qui vous sont affectés, ceux que vous avez traités, et ceux des mandats dont vous faites partie. La direction du cabinet y voit tout le courrier de la copropriété. Il en va de même de la famille « Courrier » dans les documents d’une copropriété.

Au-dessus du titre de la pile, un lien « Revenir à » suivi du numéro de la copropriété vous ramène à son tableau de bord, ou à sa comptabilité si c’est elle que votre profil vous ouvre. Il apparaît un instant après la page, le temps de retrouver la copropriété dans votre portefeuille. Le menu de gauche, lui, reste celui des modules.

Un mandat auquel aucune copropriété n’est rattachée n’a pas de pile à ouvrir, et la carte ne propose alors aucun lien plutôt que de vous renvoyer vers la file de tout le cabinet.

Écrire un email depuis l’Inbox

L’espace Inbox porte, à côté du courrier, l’entrée « Emails ». Quand votre boîte Microsoft 365 est connectée, sa boîte de réception, ses messages envoyés, ses brouillons, ses archives et sa corbeille montrent vos vrais emails : l’article « Votre boîte mail dans le logiciel » dit comment la connecter et ce que l’écran en montre. Sans boîte connectée, ils montrent des exemples, et un bandeau en tête de l’écran propose de la connecter ; seuls les emails que vous écrivez vous-même dans le logiciel y sont alors réels.

« Nouveau message » ouvre la saisie. Dans le champ « À », tapez au moins deux lettres du nom ou de l’adresse du copropriétaire : seuls ceux qui ont une adresse email sont proposés, une ligne par copropriété où ils possèdent un lot. La copropriété de l’email se déduit du destinataire choisi, et elle est toujours renseignée. Saisissez ensuite l’objet et le message, puis « Enregistrer l’email ». L’email est enregistré dans le logiciel et rattaché au copropriétaire et à sa copropriété : il apparaît sur la fiche du copropriétaire, dans le fil de l’onglet Activités. Tant que votre boîte n’est pas connectée, il apparaît aussi dans vos messages envoyés ; boîte connectée, « Messages envoyés » montre ceux d’Outlook, où cet email ne figure pas.

Depuis la fiche d’un pli, « Répondre par e-mail » ouvre cette même saisie avec l’adresse ou le nom de l’expéditeur déjà tapé dans « À », et un objet qui cite le courrier reçu, « Votre courrier du » suivi de sa date et de son objet.

Quand le logiciel écrit dans votre boîte Outlook, « Répondre par e-mail » et un clic sur l’adresse email d’une fiche ouvrent plutôt l’écriture de l’écran Emails, l’adresse déjà dans « À » et, depuis un pli, son objet et la suggestion de réponse : le message part alors de votre boîte, comme une réponse écrite depuis vos emails.

Hors de ce cas, l’email ne part pas encore, même quand votre boîte est connectée : rien n’arrive chez le copropriétaire, et l’écran de saisie le dit avant que vous n’enregistriez. Pour le joindre aujourd’hui, passez par votre messagerie habituelle ou par un courrier.

L’entrée « Emails » suit le droit « E-mails et agenda » de votre profil, et demande en plus de lire le courrier. Écrire un email demande d’écrire à la fois les e-mails et le courrier. Un collaborateur qui n’a que ces droits écrit aux copropriétaires des copropriétés de son agence.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Les colonnes ne se filtrent pas une par une. La nature et l’affectataire ont leur filtre, et le reste passe par le champ de recherche.
• •Une file de plus de mille plis refuse de s’afficher plutôt que de se montrer incomplète, et les filtres ne la débloquent pas : ils resserrent ce qui a été lu, et c’est la lecture elle-même qui bute.
• •Le courrier d’un fournisseur ne se retrouve pas encore depuis sa fiche.
• •Un pli versé dans le logiciel n’est pas encore lu d’office : ses champs se saisissent sur sa fiche.
• •Le nom de la copropriété se lit sur ses plis. Une copropriété dont aucun pli n’est encore arrivé n’affiche donc pas son nom au-dessus de la liste.
• •Un email écrit dans le logiciel ne part pas encore, même boîte connectée. Il ne porte pas encore de pièce jointe, et il ne s’adresse qu’à un copropriétaire. Ce que la lecture de votre boîte ne fait pas encore est dit dans l’article « Votre boîte mail dans le logiciel ».

Le courrier reçu depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de traiter le courrier reçu : rattacher un pli à une copropriété, à une assemblée ou à une vente, le verser au dossier d’une affaire, le ranger pour information, le transférer à un collègue, le classer sans suite ou le rouvrir, relancer sa lecture, valider ou corriger les champs lus, et traiter plusieurs plis d’un coup. Depuis un pli, il crée aussi une tâche, ouvre un dossier ou classe le pli en devis.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre votre demande et l’enregistrement, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous reformulez votre demande sur la version à jour.

Supprimer un pli depuis l’assistant est définitif, et la carte à valider vous le dit avant.

Consulter le courrier depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander les plis de vos piles, à traiter, dans votre bannette, à lire ou en quarantaine, leurs compteurs, la fiche d’un pli, son historique et sa clôture, le papier à en-tête de vos lettres et les fournisseurs à qui confier une demande de devis.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une fiche que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et une consultation ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long lui parvient en plusieurs morceaux. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.