Vigie

Où cet écran se trouve

La Vigie porte plusieurs surveillances, chacune sur son écran, et son menu les range les unes sous les autres. L’entrée Vigie de votre menu ouvre la première, les réclamations qui mettent le cabinet en cause. Les avis de mutation, dont parle cet article, sont l’entrée « Avis de mutation » de ce même menu, et la recherche globale y mène aussi directement.

Un lien que vous avez mis en favori avant que cet écran ait son adresse propre marche toujours. S’il portait un seuil de jours, il vous ramène aux avis à ce seuil. S’il n’en portait pas, il ouvre « Réclamations », la première entrée du menu, qui vous dit à l’arrivée où retrouver les avis. Pour mettre à jour votre favori, ouvrez les avis depuis le menu et enregistrez l’adresse qui s’affiche alors : l’adresse de cette page-ci porte le rappel, et le mettre en favori vous le ferait revoir à chaque ouverture.

Ce que la Vigie surveille

Quand un notaire prépare une vente, il adresse au cabinet un avis de mutation. À compter de sa réception, le cabinet dispose de quinze jours pour former opposition sur le prix, un arriéré de charges par exemple. Passé ce délai, l’opposition n’est plus recevable : les fonds partent au vendeur, et le syndicat ne les reverra pas.

La Vigie rassemble les avis dont ce délai court encore et que personne n’a tranchés. Elle ne remplace pas votre pile de courrier ni votre liste de ventes : elle regarde ce qui n’a bougé chez personne. L’écran dit en tête le périmètre exact sur lequel il porte, tout le cabinet ou vos seules agences, plutôt que de vous le laisser supposer.

Le compte de jours affiché ici est celui-là même que vous lisez sur la fiche de la vente et sur votre accueil. Il n’y a pas deux calculs, donc pas deux réponses possibles sur le même dossier le même jour.

Qui peut l’ouvrir

La Vigie s’ouvre à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet, qui y ont accès du fait de leur rôle. L’entrée Vigie apparaît dans leur menu, sous Pilotage, avec ses surveillances dont « Avis de mutation », et n’y figure pas pour les autres profils : le périmètre se voit avant le clic plutôt qu’à l’arrivée. Pour qui atteint l’adresse directement, l’écran le dit en une phrase au lieu d’afficher une liste vide, qui se lirait comme « tout va bien ».

Ce périmètre ne retire rien aux gestionnaires ni aux comptables : les ventes qu’ils suivent restent dans le module Mutations, et les oppositions qui les attendent figurent sur leur accueil. La Vigie regarde au-delà des portefeuilles, y compris les dossiers qui ne sont dans celui de personne.

Elle s’ouvre même à une direction qui n’a pas la permission Mutations ou Courrier : la surveillance vaut pour elle. La liste s’affiche alors en entier, et les fiches qu’elle ne peut pas ouvrir sont marquées comme telles au lieu de proposer un lien qui répondrait « accès refusé ».

Le rôle d’administrateur ouvre la Vigie, même à quelqu’un qui n’est pas de la direction. Un office manager nommé administrateur pour gérer les comptes et les coordonnées bancaires y voit donc tous les avis de mutation du cabinet, vendeurs, acquéreurs et arriérés compris. C’est à prendre en compte au moment de donner ce rôle.

Les deux situations, et les deux gestes

Une ligne est là pour l’une de deux raisons, et elles n’appellent pas le même geste ni la même personne. La colonne Situation les distingue, et le lien d’ouverture ne mène pas au même écran.

• •« Vente non rattachée » : l’avis est arrivé et aucune vente ne lui correspond dans le logiciel. Le pli dort pendant que le délai court. Le lien ouvre le courrier, pour le rattacher à la bonne vente ou en créer une.
• •« Opposition à décider » : l’avis est rattaché, et personne n’a encore dit s’il fallait former opposition. Le lien ouvre la fiche de la vente, là où la décision se prend.
• •Un avis déposé à la main sur la vente, sans pli au courrier, y figure de même : sa ligne ouvre la vente.
• •Une vente dont le transfert est acté, ou dont les quinze jours sont échus, quitte la surveillance et n’est plus relancée.

Quand vous ouvrez une ligne puis revenez, vous retombez sur la Vigie telle que vous l’aviez laissée, seuil compris.

Lire les colonnes

• •Jours restants : le nombre de jours qu’il reste pour s’opposer. Zéro se lit « dernier jour », et un délai dépassé se dit « délai expiré » plutôt que par un nombre négatif que personne ne lit correctement.
• •Limite : la date après laquelle l’opposition n’est plus recevable, soit quinze jours après la réception.
• •Comptable : le collaborateur en charge du pli, avec la mention du chef comptable quand c’est lui. Un avis que personne ne suit s’affiche « Personne n’est affecté », en rouge : ce n’est pas une donnée manquante, c’est un dossier sans propriétaire.
• •Remontée : le logiciel prévient de lui-même chaque matin le chef comptable désigné dans Utilisateurs et droits, celui de l’agence dont relève l’immeuble quand votre cabinet cloisonne ses agences, ou la direction financière quand c’est déjà lui qui suit le dossier ou que l’agence n’en a aucun. Cette colonne dit si l’alerte est partie et vers qui. Vide, elle veut dire que personne n’a encore été prévenu.
• •Parties : le vendeur et l’acquéreur ne s’affichent que sur un avis déjà rattaché à une vente. Sur l’autre situation, la colonne reste vide parce qu’il n’y a pas encore de vente, pas parce que le renseignement manque.

La Vigie affiche la remontée, elle ne la déclenche pas. Aucun bouton ne relance ici : l’alerte part toute seule, une seule fois par dossier et par motif, pour ne pas réveiller le même chef comptable chaque matin sur le même pli. Si la colonne dit qu’aucun chef comptable n’est désigné, désignez-en un : l’alerte lui parvient au matin qui suit, tant que le délai d’opposition court encore. Passé ce délai, l’avis reste ici, à traiter par la direction. Si elle dit qu’aucun directeur financier n’est désigné, c’est le chef comptable lui-même qui suit le pli, et l’alerte attend un directeur financier.

Choisir jusqu’où regarder

L’écran s’ouvre sur les avis à sept jours ou moins de leur limite, c’est-à-dire ce qui brûle cette semaine. Le champ en haut de page change ce seuil, de un à trois cent soixante-cinq jours, et la valeur voyage dans l’adresse : une Vigie à trente jours se met en favori et se transmet telle quelle.

Élargir le seuil est le bon réflexe avant une absence ou un pont : il montre le stock qui arrive et non seulement ce qui presse. Un seuil très large peut ramener plus d’avis que l’écran n’en affiche d’un seul tenant ; il vous le dit alors avec le nombre, et vous propose de resserrer, plutôt que d’afficher une liste incomplète.

Quand l’écran n’a rien à montrer

Une Vigie vide est le bon état, et c’est même celui que vous verrez le plus souvent. L’écran le nomme plutôt que de rester blanc, en rappelant le seuil courant : « rien en souffrance » ne veut pas dire la même chose à sept jours et à trente.

• •Vide, avec le seuil rappelé : aucun avis n’approche de sa limite. Élargissez le seuil pour voir plus loin.
• •Réservée à la direction : votre profil n’ouvre pas cette surveillance, et le module Mutations vous reste ouvert.
• •Le cabinet n’a pas le module Mutations : l’écran le nomme, au lieu d’afficher une liste vide.
• •Une lecture qui échoue le dit et ne se déguise jamais en liste vide.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Les recommandés qui mettent le cabinet en cause ont désormais leur propre écran, Réclamations, à côté de celui-ci parmi les onglets de la Vigie. Cette page-ci ne montre que les avis de mutation.
• •La présence des gestionnaires auprès des conseils syndicaux a désormais son propre écran, Présence CS, à côté de celui-ci parmi les onglets de la Vigie. Cette page-ci ne montre que les avis de mutation.
• •Un fournisseur qui passe en redressement ou en liquidation ne remonte pas encore ici.
• •Celles de vos copropriétés que le registre national déclare sans mandat en cours ont désormais leur propre écran, Registre national, à côté de celui-ci parmi les onglets de la Vigie. Cette page-ci ne montre que les avis de mutation.
• •Les copropriétés sous mandat sans multirisque en vigueur, et les courriers de résiliation d’assurance reçus pour elles, ont désormais leur propre écran, Assurances, à côté de celui-ci parmi les onglets de la Vigie. Cette page-ci ne montre que les avis de mutation.
• •Le délai de quinze jours ne se règle pas : il est le même pour tous les cabinets.
• •La liste se cherche déjà, sur la copropriété, le notaire ou le comptable, et la recherche porte sur les avis affichés. Ce qui manque est un filtre par agence et un choix de collaborateur qui se règlent et se gardent ; le cloisonnement par agence, lui, n’est pas un réglage d’écran.
• •Sur un cabinet qui cloisonne par agence, elle porte sur les agences que vous servez et sur les avis qui n’en portent aucune, et non sur l’ensemble du cabinet. L’écran le dit en tête, et un avis d’une autre agence n’y figure pas, même si son délai expire. L’alerte adressée automatiquement au chef comptable suit la même frontière : elle va aux chefs comptables de l’agence de l’immeuble, et au directeur financier quand cette agence n’en a aucun.

Consulter la vigie depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander ce que la vigie vous montre : les avis de mutation en souffrance, les réclamations qui mettent le cabinet en cause, la présence auprès des conseils syndicaux, la vigie des assurances et les copropriétés du registre national sans mandat.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. La vigie lui reste fermée si votre profil ne l’ouvre pas. Une longue liste se lit page par page. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.