La trésorerie
Regrouper ce qui sort et ce qui rentre : les virements aux fournisseurs et les prélèvements des copropriétaires.
Regrouper avant d’envoyer
Une remise rassemble plusieurs ordres en un seul envoi à la banque. Vous choisissez ce qui part, le logiciel prépare le fichier, et garde la trace de ce qui a été remis, par qui et quand.
- Les virements règlent vos fournisseurs : une facture mise au paiement pose son ordre dans la pile, écrit le règlement dans la comptabilité de la copropriété et solde le compte du fournisseur dans la foulée. La dépayer annule les trois.
- Les prélèvements appellent l’argent des copropriétaires, depuis leur propre pile.
- Un virement exceptionnel se pose hors facture, pour ce qui ne passe pas par le circuit ordinaire, avec son motif. Il se demande par le chef comptable, le directeur financier ou le président, depuis le bouton « Virement exceptionnel… », en haut à droite de chacune des trois vues des virements, et se valide par un autre signataire que celui qui l’a demandé : la personne qui l’a demandé ne se voit pas proposer de le valider. L’onglet « À faire valider » n’apparaît que lorsqu’une demande attend.
- Dans « Remises déposées », chaque remise dit qui l’a générée, qui a téléchargé son fichier, et ce que le relevé confirme. Un virement devient « passé » quand l’onglet Transactions l’a soldé contre le mouvement de la banque : la remise devient alors « partiellement exécutée », puis « exécutée », avec le jour où le relevé l’a vue passer. Tant que rien n’est soldé, elle reste « déposée », en attente de la banque. Un virement émis sans écriture de règlement en cours, comme ceux repris de votre ancien outil, ne se suit pas ici : un tiret le marque dans la colonne « Au relevé », et c’est le relevé de la banque qui fait foi pour lui. Une remise qui mêle les deux ne devient pas « exécutée » : une fois ses virements suivis passés, elle reste « déposée », dit combien sont passés en banque et renvoie au relevé pour les autres.
Ce que cet écran ne fait pas encore
- La banque ne renvoie aucun accusé directement : une remise n’avance qu’une fois ses mouvements soldés depuis l’onglet Transactions.
- Les chèques ont leur propre écran, décrit par l’article « Les chèques reçus ».