La présence auprès des conseils syndicaux

Ce que cet écran mesure

Ce que les copropriétaires reprochent le plus souvent à un syndic n’est pas « vous venez peu », c’est « on ne vous voit jamais ». Cet écran ne compte donc pas des rendez-vous, il mesure une couverture : combien de copropriétés, sur celles qu’un gestionnaire suit, ont vu quelqu’un du cabinet sur la période, et combien n’ont vu personne.

La norme du cabinet est écrite en tête de l’écran : deux rencontres par an, sur site ou à l’agence, plus un contrôle des comptes. L’assemblée générale n’est pas comptée. Tout le monde la tient, la compter relèverait le taux de chacun et écraserait précisément l’écart qu’on cherche à voir.

Une moyenne masquerait ce que vous venez chercher : un gestionnaire peut voir six fois le même conseil bavard et jamais les vingt autres. C’est pourquoi les zéros sont affichés, colonne par colonne, plutôt que fondus dans un chiffre unique.

Choisir la période

Trois fenêtres sont offertes : douze mois, qui est la période de référence, vingt-quatre pour voir une tendance, et six pour resserrer. Chaque fenêtre a sa propre adresse : celle que vous regardez se met en favori et s’envoie à un associé, et vous la retrouvez telle quelle après une reconnexion.

Changer de fenêtre recalcule tout, les quatre chiffres comme le détail de chaque gestionnaire. Rien de ce que vous aviez ouvert n’est conservé d’une fenêtre à l’autre : un portefeuille lu sur douze mois ne reste jamais affiché sous un titre qui en annonce vingt-quatre.

Lire le tableau

Une ligne par gestionnaire, le moins présent en premier. Ce classement est celui de la mesure elle-même et ne se change pas depuis l’écran.

• •Couverture : la part des copropriétés du portefeuille qui atteignent la norme, avec le compte exact à côté du pourcentage. Sous la moitié, elle est signalée en rouge ; entre la moitié et quatre cinquièmes, en orange.
• •Jamais vues : les copropriétés qui n’ont eu aucune rencontre sur la période. C’est le chiffre qui compte le plus, et il passe en rouge dès qu’il n’est pas nul.
• •Sans contrôle : celles qui ont bien été rencontrées mais dont les comptes n’ont pas été revus avec le conseil.
• •La plus ancienne : depuis combien de jours la copropriété la plus délaissée du portefeuille n’a vu personne. Un tiret veut dire qu’aucune n’a jamais été rencontrée, et jamais zéro jour.

Ouvrir une ligne montre le portefeuille du gestionnaire, copropriété par copropriété : le nombre de rencontres sur deux attendues, si le contrôle des comptes est fait, la date de la dernière visite et son ancienneté, et si la norme est atteinte. Une copropriété jamais rencontrée est nommée « jamais » plutôt que datée. Un seul portefeuille reste ouvert à la fois, et il n’est demandé qu’au moment où vous l’ouvrez.

Il n’y a ni classement ni note, et c’est délibéré : un portefeuille de trente-trois copropriétés dispersées ne se compare pas à trois en centre-ville. Ce tableau sert à ouvrir une conversation sur des noms, pas à désigner un dernier.

Qui peut l’ouvrir

Comme le reste de la Vigie, cet écran s’ouvre à la présidence, à la direction financière et à la direction copropriété, ainsi qu’aux administrateurs du cabinet, qui y ont accès du fait de leur rôle. Il apparaît dans leur menu, sous Pilotage, et n’y figure pas pour les autres profils.

Un gestionnaire n’y voit donc pas son propre taux, et cette réserve est assumée : cet écran montre le travail de collaborateurs nommés, ce qui n’est pas une lecture que chacun doit pouvoir faire sur son voisin. Pour qui atteint l’adresse directement, l’écran le dit en une phrase au lieu d’afficher une liste vide, qui se lirait comme « personne n’a rien à se reprocher ».

Sur un cabinet qui cloisonne par agence, l’écran porte sur les agences que vous servez et sur les mandats qui n’en portent aucune. Il le dit en tête plutôt que de vous le laisser supposer, et une copropriété gérée depuis une autre agence n’y figure pas, même délaissée.

Quand l’écran n’a rien à montrer

Deux écrans vides ne disent pas la même chose, et l’écran ne les confond pas.

• •Aucune rencontre enregistrée sur la période : ce n’est pas un constat de non-présence, c’est une absence de saisie. L’écran le dit en toutes lettres, au-dessus des chiffres, et ceux-ci ne devraient servir à convoquer personne tant que ce message est là.
• •Aucun gestionnaire : aucun mandat en cours n’a de collaborateur désigné, et c’est le référentiel des équipes qu’il faut reprendre avant d’attendre quoi que ce soit de cet écran.
• •Un portefeuille vide sous un nom : ce collaborateur figure au tableau parce qu’il porte une ligne d’équipe, mais aucun mandat en cours ne lui est rattaché aujourd’hui.
• •Réservée à la direction : votre profil n’ouvre pas cette surveillance, et le reste du logiciel vous demeure ouvert.
• •Une lecture qui échoue le dit et ne se déguise jamais en liste vide.

Ce que cet écran ne fait pas encore

• •Il ne se filtre ni par agence ni par collaborateur, et il ne se trie pas : seule la période se règle. Le classement, lui, ne sera pas ajouté, pour la raison écrite plus haut.
• •Il ne montre que ce qui a été saisi : une visite tenue mais non notée n’existe pas pour lui, et une copropriété apparaîtra comme délaissée à tort.
• •Il ne compte pas les rencontres annulées parmi les rencontres tenues, et il ne les affiche pas non plus.
• •Il ne permet pas de noter une rencontre depuis ici : elle se saisit sur la copropriété.
• •Il ne prévient personne de lui-même. Rien ne part automatiquement à un gestionnaire dont la couverture baisse.