La facturation

Établir une facture

L’onglet « Établir une facture » prépare une pièce pour une copropriété. Choisissez la copropriété, puis à qui la facture est adressée : le syndicat des copropriétaires, ou un copropriétaire que vous retrouvez par son nom ou par son lot. En haut de la pièce, « Émise par » montre le papier à en-tête qu’elle portera, avec le logo et l’adresse de l’agence qui gère la copropriété, et « À destination de » montre à qui elle part : le syndicat, à l’adresse de l’immeuble, ou le copropriétaire choisi avec ses lots.

La facturation n’a pas d’entrée dans le menu de gauche : vous l’ouvrez depuis n’importe quel écran par le bouton « Facturer », en haut de l’écran, ou par Ctrl+Maj+F (Cmd+Maj+F sur Mac), avec la copropriété que vous consultiez déjà. La recherche globale l’ouvre aussi : tapez « facturer » et choisissez « Facturer une prestation ». Ouverte ainsi, la saisie vous demande la copropriété.

Ajoutez les prestations depuis le catalogue : un clic dans le champ montre la liste, un mot la resserre. La liste se range par famille, « Hors contrat » d’abord puis chaque paragraphe du contrat, et le numéro du paragraphe la resserre aussi. Les prix sont ceux du contrat de cette copropriété, et non le barème du jour : une copropriété qui n’a pas encore renouvelé son mandat paie les tarifs qu’elle a votés. Une ligne libre sert à ce que le catalogue ne porte pas. Des honoraires en pourcentage se facturent en saisissant le montant des travaux comme quantité : le taux du contrat s’y applique.

Chaque ligne dit où elle s’impute dans la comptabilité de la copropriété : un compte de charge et, quand ce compte se répartit, une clé de répartition, proposée d’office sur la clé principale de l’immeuble. Sans eux, la facture ne peut pas être émise, et l’écran nomme ce qui manque à la place du bouton.

Les totaux se recalculent pendant la saisie, avec le détail de la TVA par taux. Au moment de l’enregistrement, ce sont les montants retenus par le cabinet qui font foi.

De la pré-facture à la pièce émise

Tant que vous la remplissez, la pièce est une pré-facture : elle n’a pas de numéro, n’entre dans aucun journal, et se supprime sans rien trouer. « Enregistrer la pré-facture » la garde telle quelle.

Dès qu’une pré-facture est enregistrée, « Éditer le PDF de contrôle » vous montre dans un nouvel onglet ce que le destinataire recevra, sur le papier de votre cabinet, marqué « PRÉ-FACTURE » en travers de la page. Si vous avez modifié la saisie depuis le dernier enregistrement, le logiciel l’enregistre d’abord : le PDF montre toujours la version que vous avez sous les yeux. Ce PDF n’est rangé nulle part et ne vaut pas facture ; la pièce n’a toujours pas de numéro.

« Finaliser » l’enregistre une dernière fois, tire son numéro et écrit son écriture dans la comptabilité de la copropriété, d’un seul geste. La date de la facture doit tomber dans un exercice ouvert de la copropriété. Une fois émise, la pièce ne se réécrit plus. Au même moment, le logiciel compose le PDF de la pièce et le range avec son écriture, où la comptabilité le retrouve. L’écran reste sur la saisie, vidé pour la pièce suivante mais toujours sur la même copropriété, et un lien au-dessus ouvre la pièce que vous venez d’émettre. Si le PDF n’a pas pu être rangé, la confirmation le dit : la pièce est bien émise, et son PDF se complète depuis sa fiche.

Une pré-facture à la fois. Si vous en laissez une en attente, elle reprend l’écran à votre retour : finalisez-la ou supprimez-la avant d’en commencer une autre. En la reprenant, si le contrat de la copropriété a changé de barème depuis que vous l’avez ouverte, chaque ligne venue du catalogue reprend le prix et le taux de TVA du nouveau barème, et l’écran le signale. Sous le même barème, les lignes du contrat gardent leur prix et leur taux de TVA, et chaque ligne hors contrat reprend le tarif et le taux de TVA actuels de la copropriété : l’écran le signale. Une ligne dont vous avez retouché le prix ou le libellé ne suit plus le barème : elle ne porte plus la mention « au barème », et elle garde son prix et son taux de TVA à chaque reprise, même si le barème a changé. Si l’écran signale qu’une ligne hors contrat a été reprise au tarif actuel alors que vous en aviez retouché le prix, vérifiez-la et retouchez-la de nouveau : elle gardera ensuite son prix. Un avoir, lui, garde toujours ses prix. Une pré-facture n’est visible que de celui qui l’a préparée, et elle lui reste accessible même si la copropriété passe entre temps à une autre agence : il peut donc toujours la finaliser ou la supprimer.

Corriger une facture émise : l’avoir

Une facture émise ne s’annule pas. Sur sa fiche, « Passer un avoir » prépare une pièce qui reprend ses lignes en négatif, avec un motif si vous le souhaitez, et l’ouvre en pré-facture : retirez les lignes que vous ne remboursez pas, puis émettez-la. Son destinataire reste celui de la facture corrigée.

Des prix négatifs font d’une pièce un avoir, et son titre le dit. Une même pièce ne peut pas mélanger des prix positifs et négatifs : pour une remise, baissez le prix ; pour un remboursement, passez toutes les lignes en négatif.

Facturer en masse

L’onglet « Facturer en masse » pose la même prestation sur plusieurs copropriétés, par exemple une assemblée supplémentaire tenue dans douze immeubles, ou sur plusieurs copropriétaires d’une même copropriété. Cochez les cibles, choisissez la prestation, la quantité et la date, puis préparez.

Chaque copropriété paie le tarif de son propre contrat. Les honoraires exprimés en pourcentage n’y sont pas proposés : ils s’établissent facture par facture. Une copropriété dont le contrat n’a pas de tarif pour cette prestation, ou qui n’a pas d’exercice ouvert à la date choisie, sort du lot au lieu de le bloquer, et l’écran dit combien sont sorties.

Rien ne part tout seul. Les factures naissent en pré-facture et forment une pile que vous relisez avec ses montants. Écartez une facture d’un clic, puis finalisez le lot, qui tire les numéros à la suite, ou jetez ses pré-factures. L’adresse de la page garde le lot : vous pouvez la recharger et y revenir.

Établir une facture, seule ou en masse, est ouvert à tout collaborateur du cabinet, sans le droit d’écriture sur la comptabilité : ce sont les factures que le cabinet émet pour son propre compte. Le reste de la comptabilité reste réservé à qui en a le droit, et une pré-facture n’est visible que de celui qui l’a préparée.

Ce que porte le journal

Le journal des factures liste les pièces que le cabinet a émises : les factures et les avoirs. Une pièce y entre au moment où elle reçoit son numéro et son écriture comptable. Une pré-facture, qui n’a encore ni l’un ni l’autre, n’y figure pas.

Chaque ligne donne le numéro et la date de la pièce, la copropriété, le destinataire, l’objet et les montants hors taxes et toutes taxes comprises. Quand votre cabinet est connecté à Pennylane, une colonne de plus dit où en est l’envoi de chaque pièce. Un avoir est marqué comme tel, avec la facture qu’il corrige. Une facture corrigée par un avoir reste au journal, marquée « Contre-passée » : son numéro est pris, et c’est l’avoir qui l’annule.

Au-dessus de la liste, le nombre de pièces et leurs totaux. Les avoirs sont négatifs et se déduisent d’eux-mêmes : un total plus bas que la somme des factures n’est pas une erreur.

Sur un cabinet qui cloisonne par agence, le journal ne porte que les copropriétés des agences que vous servez, et ses totaux avec. La fiche d’une pièce d’une autre agence ne s’ouvre pas non plus, et la carte de l’accueil suit la même règle. Une facture qui vous manque au journal appartient donc à une agence que vous ne servez pas.

La facturation fait partie de la comptabilité : il faut que votre cabinet ait ce module. Tout collaborateur du cabinet consulte le journal, la fiche de chaque pièce et son PDF, établit une facture, passe un avoir ou rattache un PDF. Si votre cabinet cloisonne ses agences, il ne facture que les copropriétés qu’il voit, celles des agences qu’il sert. Le bouton « Facturer » du bandeau, Ctrl+Maj+F et la commande « Facturer une prestation » de la recherche lui sont proposés de même, qu’il tienne ou non la comptabilité de ses copropriétés. Un collaborateur qui n’a que les droits des ressources humaines, ou à qui aucun droit n’a encore été ouvert, n’y a pas accès.

Chercher une pièce

Le champ de recherche cherche dans tout le journal, et pas seulement dans la page affichée : le numéro, la copropriété, le destinataire, la prestation. Le champ « Copropriété » restreint le journal à une seule copropriété, sans confondre deux références voisines. Deux dates bornent la période d’émission, deux montants bornent le total toutes taxes comprises, et « Tout effacer » retire tous les critères d’un coup.

Les pièces se rangent de la plus récente à la plus ancienne par numéro, cinquante par page. Les colonnes ne se trient pas : trier la seule page affichée ferait croire à un classement du journal entier.

Vos critères restent dans l’adresse de la page. Vous pouvez la garder en favori ou l’envoyer à un collègue, et revenir d’une fiche vous ramène au journal tel que vous l’aviez laissé.

Lire une facture et la réimprimer

Une pièce s’ouvre en consultation : la copropriété, les dates d’émission et d’échéance, le destinataire et son adresse, les prestations ligne à ligne, les totaux, et les avoirs passés sur elle. Une pièce numérotée ne se modifie plus, et pour la corriger il faut un avoir.

L’impression est celle du PDF rangé à l’émission, et jamais une nouvelle mise en page : c’est la copie envoyée qui fait foi. Le bouton « PDF » de chaque ligne du journal, comme la fiche, l’ouvre dans un nouvel onglet, où votre navigateur l’imprime. Quand une pièce n’a pas de PDF qui s’ouvre depuis votre compte, le bouton du journal ouvre sa fiche, qui vous dit pourquoi. Le PDF s’ouvre pour tout collègue qui peut lire la facture, et pour lui seul : un lien recopié dans un message ne l’ouvre pas à quelqu’un qui n’est pas connecté au logiciel. C’est la même copie pour tous, que vous lisiez la comptabilité ou les seuls mandats : quand la facture a sa copie rangée, un scan ou un justificatif que vous avez joint plus tard à l’écriture depuis la comptabilité ne la remplace pas ici et reste consultable depuis l’écriture. Les factures émises avant votre arrivée dans le logiciel gardent le PDF que l’ancien outil a rangé à leur émission, et il s’ouvre pour tout collègue qui peut lire la facture ; si ce PDF ne s’ouvre plus, la fiche propose à qui peut modifier la comptabilité d’en composer une nouvelle copie, à l’en-tête du jour. Quand une facture n’a aucune copie rangée, parce que le rangement automatique avait échoué dans l’ancien outil, la fiche ouvre le dernier PDF glissé à la main sur son écriture dans l’ancien outil, pour tout collègue qui peut lire la facture, et elle dit qu’il a été glissé sur l’écriture. Une pièce jointe à une ligne de l’écriture depuis la comptabilité du logiciel n’en tient pas lieu. Ce PDF reste celui que la fiche ouvre tant qu’aucune copie n’a été composée et rattachée depuis la fiche, ce que la fiche propose à qui peut modifier la comptabilité. Pour une telle facture, le bouton « PDF » du journal ouvre la fiche.

Le PDF porte l’en-tête de votre cabinet : sa raison sociale, telle que vous l’avez saisie dans les informations légales, l’adresse de l’agence qui gère la copropriété, et son logo. Si vous avez réservé un logo à cette agence dans les paramètres du cabinet, c’est lui qui s’imprime ; sinon, le logo laissé à toutes les agences.

Quand la comptabilité de votre cabinet est tenue sur Pennylane et que sa connexion est réglée, une facture d’honoraires part d’elle-même dans Pennylane une fois finalisée, avec son numéro et son PDF, sous le client que « Clients Pennylane » donne à sa copropriété. La fiche de la facture dit où en est cet envoi : partie, en attente du prochain passage, ou à reprendre, avec la raison et ce qu’il faut corriger. La liste des factures le montre aussi d’un coup d’œil, dans une colonne « Pennylane » que voient les collaborateurs qui ont accès à la comptabilité du cabinet : « Dans Pennylane » en vert pour une facture déjà versée, « En attente » ou « En cours » pour celles en route, « À régler » pour celles que Pennylane n’a pas acceptées, « Clé refusée » en orange pour celles que Pennylane bloque faute d’une clé valable, et rien pour une facture qui n’est jamais entrée dans la file. Quand une facture de la page affichée attend pour cette raison, un bandeau le dit aussi au-dessus de la liste ; pour un administrateur du cabinet, il mène au réglage de la clé dans Intégrations. La raison détaillée d’une attente ou d’un refus se lit sur la fiche. Une facture qui attend encore son PDF patiente sans compter d’essai. Quand Pennylane ne répond pas, la facture reste « En attente » ; quand il refuse la clé, elle s’affiche « Clé refusée ». Dans les deux cas elle attend aussi longtemps qu’il le faut et repart d’elle-même au prochain passage où Pennylane l’accepte, y compris juste après le réglage d’une nouvelle clé. Elle ne passe « À régler » que si Pennylane la refuse, qu’un réglage manque ou qu’une erreur interrompt son envoi : corrigez le point indiqué, puis « Renvoyer à Pennylane ». Une facture qui n’est jamais entrée dans la file, émise avant le branchement par exemple, ne part qu’à la main, par « Envoyer à Pennylane ». Une facture adressée à un copropriétaire, une mise en demeure par exemple, part de la même façon sous le client de la copropriété : c’est elle qui la règle. Si la fiche dit que la clé n’a pas le droit d’envoyer des factures, la clé Pennylane réglée dans Intégrations n’a pas l’écriture : créez dans Pennylane une clé qui écrit les factures clients, les clients et les pièces jointes, réglez-la dans Intégrations : les factures en attente repartiront d’elles-mêmes au prochain passage.

La fiche dit franchement quand elle ne peut pas l’ouvrir. « Aucun PDF n’est rattaché » veut dire qu’il n’a pas été rangé : « Composer et rattacher le PDF » le compose depuis la pièce et le range, sans rien changer à son numéro ni aux montants de son écriture. Une écriture ne porte qu’une pièce jointe : si une autre y était déjà jointe, le PDF composé prend sa place, elle passe à la corbeille et l’écran vous le dit. Le numéro, les dates, les lignes et les montants sont ceux de la pièce ; l’adresse du destinataire, l’en-tête et le logo sont ceux du jour où vous le composez. « Un PDF est rattaché, mais il ne peut pas être ouvert depuis votre compte » veut dire qu’il existe : n’en déposez pas un second à la main. Le même bouton le remet en place sans en créer un second.

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez aussi demander le journal des factures, filtré comme à l’écran, une facture avec ses lignes et ses avoirs, ou la pré-facture que vous avez commencé d’établir. L’assistant lit sous vos droits, il ne voit que les copropriétés que vous voyez et il ne modifie rien ; un libellé très long peut lui parvenir abrégé. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.

Ce que la facturation ne fait pas encore

• •Composer le PDF des factures émises en masse : chacune se complète depuis sa fiche, par « Composer et rattacher le PDF ».
• •Filtrer le journal sur une seule copropriété ou un seul destinataire. La recherche les trouve en attendant.