La comptabilité

Par où la comptabilité commence

La comptabilité du logiciel s’ouvre sur son tableau de bord, qui dit ce qui attend sur tout votre portefeuille, et sur la liste de vos copropriétés, qui dit où en est la comptabilité de chacune. S’y ajoutent les transactions, où vous donnez leur contrepartie aux mouvements que votre banque n’a pas su rattacher, la connexion bancaire, où se versent les relevés de votre banque, la file des rapprochements bancaires, qui réunit ce qui ne tombe pas juste, l’interrogation comptable, qui consulte les écritures d’un compte, interroge les soldes d’une plage de comptes à une date donnée et retrouve une écriture sur tout le portefeuille, la balance générale d’une copropriété et le grand livre de chacun de ses comptes, le budget prévisionnel d’une copropriété et l’état de ses charges courantes, le suivi des travaux d’une copropriété, qui dit ce qui a été appelé, ce qui a été dépensé et l’écart des deux, les appels de fonds d’une copropriété, qui montrent ce qu’elle appelle du plus récent au plus ancien, la balance par copropriétaire, qui dit ce que doit chacun à la date du jour, le relevé d’un compte bancaire, qui montre les mouvements et en face ce qu’ils ont payé ou encaissé. La reprise d’une copropriété se fait avec l’assistant, dossier par dossier, jusqu’à ce que tout le portefeuille soit là.

Presque tous s’ouvrent sur votre portefeuille et non sur une copropriété : c’est ainsi que se surveille la comptabilité d’un parc entier. Vous choisissez le dossier au moment où vous entrez dedans. Le suivi des travaux fait exception : il porte sur une copropriété, et vous y arrivez depuis elle.

Les écrans de la comptabilité d’une copropriété, comme les transactions, les virements, les prélèvements et les chèques, disent en haut à quelle heure leurs données ont été lues. « Actualiser les données » les relit sans quitter la page ni perdre ce que vous avez en cours, et l’heure se met à jour. Sur les prélèvements, le même bouton relit la pile à traiter comme la liste des remises.

Les rapprochements, les comptes, les copropriétés et les appels de fonds de votre portefeuille portent le même repère : l’heure à laquelle leurs données ont été lues, et « Actualiser les données » pour les relire.

Certains écrans ne rendent pas encore tous leurs gestes. La dernière section de cet article dit ce qui manque, plutôt que de vous le laisser découvrir en cliquant.

Le tableau de bord, et l’état de vos copropriétés

Le tableau de bord compte ce qui attend sur tout votre portefeuille à la fois. Il compte aujourd’hui deux choses. Les écritures de banque tombées en compte d’attente d’abord, c’est-à-dire les mouvements dont le libellé n’en disait pas assez pour être affectés tout seuls : le chiffre vous dit s’il y a du travail, et l’écran des transactions est celui où vous le faites. Les comptes bancaires qui attendent un relevé ensuite, ceux dont des écritures ne sont couvertes par aucun arrêté depuis plus de 45 jours, y compris ceux que personne n’a encore jamais rapprochés : l’écran des rapprochements les liste sous « Relevé en retard ».

La liste des copropriétés dit où en est la comptabilité de chacune : la période de son exercice, s’il est ouvert, clôturé ou approuvé, et sa situation. Une copropriété est « en cours » quand son exercice couvre aujourd’hui, « échue » quand il s’est achevé sans que le suivant soit ouvert, « à venir » quand il n’a pas encore commencé, et « aucun exercice » quand elle n’en a pas. Les deux dernières se ressemblent et n’appellent pas le même geste : une copropriété dont l’exercice ouvre le mois prochain n’a rien à faire aujourd’hui.

Les états se filtrent d’un clic au-dessus du tableau, et le tableau se trie sur chacune de ses colonnes. La recherche porte sur la référence, le nom de l’immeuble et l’agence. Une copropriété sans exercice se reprend avec l’assistant : la section sur la reprise, plus bas, dit ce qu’il fait.

Quand le logiciel ne parvient pas à lire vos exercices, vos écritures en attente ou vos comptes à rapprocher, il vous le dit et vous propose de recharger. Il n’affiche jamais un portefeuille sans exercice ni un « rien en attente » à la place d’une lecture qui a échoué : les deux se ressembleraient à l’écran et ne veulent pas dire la même chose.

Les transactions, et leur contrepartie

Quand un mouvement bancaire entre dans le logiciel sans que son libellé permette de dire ce qu’il paie, il ne se perd pas : il se pose sur un compte d’attente, le 471 s’il vous a été débité et le 472 s’il vous a été crédité. L’écran des transactions réunit ce qui dort ainsi, sur tout votre portefeuille, et il existe pour se vider.

Le champ « Copropriété », au-dessus de la file quand votre portefeuille a pu être lu, la borne à un seul syndicat : tapez une référence ou un nom, et la file ne montre plus que ses mouvements, votre recherche conservée. « Toutes les copropriétés » vous ramène au portefeuille entier. La file se lit entière jusqu’à cinq mille mouvements sur le portefeuille. Au-delà, l’écran vous demande de choisir une copropriété plutôt que de vous montrer une file incomplète, ou d’en saisir la référence si la liste de vos copropriétés n’a pas pu être lue : chacune s’ouvre alors entière, et se traite comme d’habitude. Une copropriété qui dépasse à elle seule ce plafond ne s’ouvre pas sur cet écran : l’écran vous le dit, et ses mouvements restent en attente sans que rien ne soit perdu.

Vous ouvrez un mouvement, vous choisissez son compte de contrepartie, et vous donnez l’auxiliaire quand le compte en demande un : le copropriétaire, la clé de répartition, le compte bancaire du syndicat ou le fournisseur. Les comptes déjà utilisés sur cette copropriété vous sont proposés en premier. Le copropriétaire, la clé et le compte bancaire ne sont cherchés que parmi ceux de son immeuble : vous ne pouvez pas imputer au nom d’un copropriétaire d’une autre copropriété, même par erreur. Le fournisseur, lui, se cherche dans le référentiel de votre cabinet, par sa raison sociale ou son numéro, dès deux caractères tapés. Chacune de ces listes s’ouvre par-dessus le tableau, quelle que soit la ligne.

Vous pouvez aussi taper directement un nom dans le premier champ. Les copropriétaires de l’immeuble y paraissent avec leur numéro, puis les fournisseurs déjà employés sur l’immeuble ; quand aucun ne répond, les autres fournisseurs de votre cabinet, marqués « Jamais employé ici ». Choisir un nom pose d’un seul geste le compte du copropriétaire ou du fournisseur, et le désigne.

Un encaissement de copropriétaire ne va pas forcément sur le compte choisi : ce compte désigne le copropriétaire, et le logiciel répartit le montant sur ce qu’il doit encore, tous ses comptes de copropriétaire confondus, le plus ancien d’abord, y compris ce qui reste dû sur l’exercice précédent tant qu’il n’est pas clos. Ce qui reste une fois tout réglé demeure en avance sur son compte de budget courant, le 4501. La répartition s’affiche sous les champs de la ligne, après « Réparti : », avant que vous comptabilisiez, et ce que le règlement solde est lettré. Le bouton aux jumelles, à côté du nom, ouvre ses écritures non lettrées : celles que vous cochez passent en premier.

Pour un fournisseur, les écritures que vous cochez aux jumelles sont lettrées avec le mouvement. Une facture encore « à payer » que vous cochez passe payée, comme lorsque vous affectez un règlement depuis les factures : quand le mouvement n’en couvre qu’une partie, seul son reste part en virement. Une facture à payer se règle alors avec ses seules factures cochées : décochez les autres écritures.

Choisir prépare la ligne, cela ne la comptabilise pas. Vous préparez les mouvements l’un après l’autre, vous relisez, puis vous comptabilisez l’ensemble d’un seul geste. Un envoi porte trois cents lignes au plus : le bouton dit combien partent, et les autres lignes prêtes gardent leur préparation pour l’envoi suivant. Les écritures partent une par une : celle qui résiste n’empêche pas les autres, et le logiciel vous dit laquelle et pourquoi, chacune nommée par sa copropriété, sa date et son montant.

Une ligne refusée reste préparée, et la file la marque « Refusée » ; le tri par état la fait remonter en tête. Tant que vous n’y touchez pas, elle n’est pas reprise dans le lot suivant. Reprenez-la et corrigez sa contrepartie : la marque tombe dès que vous la retouchez. Votre préparation ne se perd pas : un refus qui porte sur tout le lot la laisse en place, et le bouton repart tel quel. Quand une ligne n’a pas pu partir pour une raison qui ne tient pas à ce que vous avez choisi, le message le dit et cite une référence : donnez-la au support, elle lui permet de retrouver ce qui s’est passé.

Un mouvement en attente qui correspond à un règlement déjà parti de chez vous se reconnaît tout seul. Une colonne dit ce que le logiciel a retrouvé, la référence de l’ordre, son montant, ou la remise entière quand la banque a passé plusieurs règlements en un seul débit. Quand ce qui a été retrouvé s’annule exactement avec le mouvement, un bouton « Solder » le rapproche et vide la ligne d’un geste : rien à imputer, rien à ressaisir.

Ce bouton ne paraît pas sur tout ce qui est retrouvé, et c’est volontaire. Une référence retrouvée pour un montant différent, plusieurs règlements possibles du même montant, un mouvement de sens inverse qui ressemble à un rejet : le logiciel vous dit ce qu’il a vu et vous laisse trancher, plutôt que de proposer un geste qui serait refusé. Ces lignes se traitent par leur contrepartie, comme les autres.

Le compte et les totaux affichés en tête suivent votre recherche : ils disent ce que vous regardez, et non ce que porte le portefeuille entier. Dans le menu de la comptabilité, sous « Tout le portefeuille », « Transactions » porte le nombre de mouvements en attente, « Prélèvements » celui des prélèvements préparés ou validés, et « Chèques » celui des chèques à saisir ou à valider, avant même que vous ouvriez l’écran. La table se trie sur chacune de ses colonnes, et la recherche porte sur la copropriété, le libellé, la pièce et le journal.

Le libellé d’un mouvement ouvre son écriture entière, dans la saisie d’écriture de sa copropriété : vous y lisez toutes ses lignes et ses pièces, et un bouton vous ramène aux transactions. C’est là que se traitent les deux mouvements que la ligne ne sait pas porter : celui que vous voulez répartir vous-même, une avance volontaire sur le fonds de travaux par exemple, et celui dont la contrepartie appelle une opération de travaux, que le logiciel ne vous propose pas sur la ligne plutôt que de la refuser après coup.

Cette file se partage : un mouvement qu’un collègue vient d’imputer vous est refusé nommément au lieu d’être écrasé, et la file se relit aussitôt : il en disparaît de lui-même.

Si votre cabinet cloisonne ses agences, une copropriété passée à une autre agence ne vous propose plus ni copropriétaire, ni clé, ni compte bancaire : c’est l’agence qui tient le contrat aujourd’hui qui les porte. Quand la reprise s’est faite sous une nouvelle référence de contrat, vos anciennes écritures vous restent ouvertes et vous pouvez encore leur donner une contrepartie, mais vous ne pouvez plus y désigner un copropriétaire, une clé ni un compte bancaire.

Les relevés que votre banque verse

Cet écran est la connexion bancaire du cabinet : il s’ouvre depuis « Relevés de banque » dans le menu de la comptabilité, ou depuis Paramètres, Intégrations, onglet « Connexion bancaire ». Il est réservé à l’administrateur et à la direction du cabinet, et le versement du fichier comme le paramétrage des banques à l’administrateur seul. Verser un relevé écrit dans les comptes de tout le portefeuille d’un seul geste, et c’est pourquoi la lecture de l’écran est réservée aussi. Si votre profil ne l’ouvre pas, l’écran vous le dit : le reste de la comptabilité vous reste ouvert.

Le relevé CFONB que votre banque met à disposition chaque jour porte tout votre portefeuille. L’administrateur le verse en tête de l’écran, sous « Relevés CFONB : versement manuel », un fichier à la fois. Le logiciel ne retient que les comptes rattachés à une copropriété, dans un exercice ouvert, contrôle chaque solde contre celui que la banque annonce, et écarte tout compte dont le solde ne tombe pas juste. Le fichier du jour rejoue la veille : c’est normal, et les mouvements déjà connus n’entrent pas deux fois.

Le compte rendu s’affiche sous la zone de dépôt : le nombre de nouveaux mouvements, les comptes qu’aucune copropriété ne revendique et, compte par compte, ceux qui ont été écartés parce que leur solde ne tombe pas juste. Rien d’un compte écarté n’entre en comptabilité. Un écart signale une lecture fausse du fichier, pas une erreur de votre banque : signalez-le. Un fichier déjà versé est reconnu et n’écrit rien. Un fichier illisible est refusé en entier, avec les lignes qui le rendent illisible : rien n’est écrit à moitié.

Au versement, chaque mouvement du fichier trouve sa place. Un règlement que le logiciel a lui-même émis et dont la référence revient sur le relevé, un virement fournisseur ou une remise de chèques par exemple, est soldé d’office : rien à imputer. Une remise de chèques ou un prélèvement de fournisseur ne passe jamais en compte d’attente : il va aux règlements en cours (5115), et s’y lettre par montant avec la remise enregistrée à son émission, ou avec le prélèvement à venir posé quand la facture prélevée a été comptabilisée ; s’il ne trouve pas une seule ligne de ce montant, ni un seul bordereau qui le fasse en entier, il y attend votre lettrage. Un mouvement que le logiciel ne sait pas affecter passe sur un compte d’attente de sa copropriété, le 472 pour un encaissement et le 471 pour un décaissement, et vous l’imputez depuis l’écran des transactions. Seul le fichier que vous venez de verser passe ainsi en attente. Un règlement reconnu à son seul montant, une remise de prélèvements reconnue à son seul total, ou un débit qui ressemble à un rejet ne sont pas soldés d’office : ils attendent en compte d’attente, et l’écran des transactions vous les propose. Rien n’attend votre validation : ce que le logiciel reconnaît s’écrit seul, le reste part en compte d’attente. Seuls restent dans la file ci-dessous un mouvement dont la date ne tombe dans aucun exercice ouvert, ou dont le compte n’a pas de journal de banque.

Sous « Paramétrage EBICS », l’administrateur enregistre une connexion par banque et par abonnement : la banque et son BIC, les identifiants que la banque a communiqués, la version, la fin de validité du certificat et l’état de la connexion. Sous « Remises de chèques : numéros TLMC », il ajoute chaque banque du cabinet et saisit le numéro de remettant que la banque lui a communiqué, ou déclare qu’elle n’en a pas besoin ; certaines banques l’exigent pour accepter une remise de chèques. Les réglages du bordereau, le nom du remettant et l’emplacement du numéro dans le fichier, se déplient sous chaque banque.

Enregistrer une connexion EBICS ne fait pas encore arriver les relevés : la récupération automatique n’est pas encore en service. Versez le fichier CFONB à la main, comme aujourd’hui, quel que soit l’état de la connexion.

Quand le refus désigne des lignes du fichier, c’est ce message qu’il faut transmettre à votre banque. Quand il dit qu’un compte du fichier correspond à plusieurs comptes bancaires actifs du cabinet, le fichier n’y est pour rien : désactivez le compte en double, puis versez à nouveau. Et si l’écran répond que le versement a peut-être été enregistré, versez le même fichier de nouveau : un fichier déjà versé est reconnu et n’écrit rien.

Un virement de copropriétaire s’inscrit seul à son compte dès le versement. Quand son libellé porte une seule référence d’avis et que son montant règle exactement ce qui reste dû sur tout l’avis, dates d’appel réunies comprises, l’avis est lettré. Quand le logiciel reconnaît le copropriétaire autrement, le virement passe à son compte sans lettrage, et le lettrage reste à faire : une référence d’avis payée en partie, ou sur un avis déjà réglé ; l’ancienne référence de votre précédent logiciel, numéro d’immeuble, trimestre et numéro de lot, par exemple « 194-4T26-38 », qui désigne le propriétaire du lot ; un payeur que vous avez déjà imputé à ce copropriétaire ; le nom du payeur, lu sans les civilités ni la forme de société ; ou son mandataire, que vous avez rattaché à sa fiche, reconnu par son nom, « VIR GESTIMMO » par exemple. Ces quatre dernières lectures ne valent que si un seul copropriétaire de l’immeuble correspond, et s’il doit quelque chose ou a reçu un avis récent : deux homonymes sans prénom pour les départager, un lot détenu à plusieurs, un payeur que vous avez déjà imputé à deux copropriétaires différents, ou un copropriétaire qui ne doit rien, et le virement part au 472. Un mandataire qui gère plusieurs propriétaires de l’immeuble ne désigne que celui dont le virement est exactement ce qu’il doit, ou ce qu’un avis récent lui appelait ; sinon, le virement part au 472. Un virement ainsi reconnu part aussi au 472 quand un prélèvement à remettre, ou déjà remis à la banque, attend ce copropriétaire, ou quand un encaissement du même montant a déjà été saisi à son compte : il ne le crédite jamais deux fois.

Un virement part aussi au 472, plutôt que d’être inscrit, quand un encaissement du même montant a déjà été saisi à la main pour ce copropriétaire, ou quand un prélèvement est prévu sur le même avis : l’imputer depuis les transactions vous laisse juger s’il s’agit du même paiement. Quand vous imputez depuis les transactions un virement passé au 472 au compte d’un copropriétaire, le logiciel retient ce payeur pour la copropriété : son prochain virement s’inscrit seul, s’il doit quelque chose. Si vous passez ensuite la ligne imputée à un autre copropriétaire ou à un autre compte, ou supprimez l’écriture, le logiciel l’oublie ; une écriture de reclassement passée à côté ne lui suffit pas. Un débit reconnu comme le retour d’un prélèvement impayé est rejeté seul, frais compris quand le relevé les montre, et l’ordre passe « rejeté par la banque » ; un rejet que le logiciel ne reconnaît pas avec certitude part au 471. Le compte rendu du versement dit combien de virements ont été inscrits, combien ne sont pas lettrés, et combien de mouvements attendent en compte d’attente.

« Inscrire les virements reconnus », en tête de la file, relance l’inscription d’office sur ce qui attend, sans rien inscrire deux fois, et passe en compte d’attente ce que le logiciel ne sait pas affecter : c’est le geste à faire si le versement vous a prévenu que les virements reconnus n’avaient pas pu être inscrits, ou que des mouvements n’avaient pas pu passer en attente. Un relevé qui rattrape plusieurs semaines peut en laisser une partie dans la file : ce qui est déjà passé le reste, et le geste passe la suite. S’il vous demande de réessayer, relancez-le jusqu’à ce que la file ne porte plus que ce qui attend votre décision.

Une ligne restée dans la file, parce que vous avez défait son inscription, garde les gestes qui suivent. Quand un encaissement du même montant a déjà été saisi à la main pour ce copropriétaire dans la même copropriété, la ligne nomme cet encaissement, sa date et son libellé. S’il s’agit du même paiement, choisissez « C’est le même paiement » puis « Confirmer le pointage » : la ligne du relevé est pointée sur l’encaissement saisi et sort de la file, sans nouvelle écriture. Si c’est un second paiement, choisissez « Inscrire à ce copropriétaire », cochez « Ce virement est un second paiement, distinct de l’encaissement déjà saisi », puis « Confirmer l’inscription » : le virement passe au compte du copropriétaire, sans lettrage. Un prélèvement prévu sur l’avis ou une date hors de tout exercice ouvert reste la raison affichée, même quand un tel encaissement existe.

Un encaissement saisi se rapproche du premier virement qui lui correspond. Un virement suivant du même montant pour le même copropriétaire part lui aussi en compte d’attente au lieu de s’inscrire d’office. S’il revient dans la file, la ligne précise que l’encaissement est déjà rapproché d’un virement plus ancien, et une seule de ces lignes peut être ce paiement. Il ne retient plus rien une fois pointé, ni une fois qu’un virement a été inscrit à côté de lui comme second paiement pour ce copropriétaire, tant que cette inscription n’est pas défaite ; une saisie qui crédite plusieurs copropriétaires se confirme pour chacun d’eux, ni quand il est lettré contre ce même avis ou déjà rapproché avant la date du virement ; lettré contre un arriéré plus ancien, il retient encore. Un pointage se défait, avec un motif, depuis la liste « Pointés sur un encaissement déjà saisi » : la ligne redevient à traiter et l’encaissement reste tel quel. Si la ligne de banque de l’encaissement a été rapprochée depuis, dépointez-la d’abord. Tant que le pointage tient, l’écriture pointée ne se modifie ni ne se supprime.

Dans l’autre sens, une saisie au compte d’un copropriétaire qui tombe sur un virement du même montant déjà inscrit d’office depuis le relevé vous prévient avant d’enregistrer. Si les deux comptent le même paiement, n’enregistrez pas la saisie. S’ils sont distincts, cochez « Cette saisie est un second paiement, distinct du virement déjà inscrit », puis « Enregistrer comme second paiement ». Quand le virement de ce second paiement arrive à son tour sur le relevé, il part en compte d’attente au lieu de s’inscrire d’office, et vous l’imputez depuis les transactions. Si vous modifiez ensuite le montant ou le copropriétaire de cette saisie, la confirmation tombe et le logiciel vous la redemande. Une saisie qui crédite plusieurs copropriétaires ayant chacun un tel virement ne s’enregistre pas en bloc : saisissez une écriture par copropriétaire.

Un rejet de prélèvement reconnu passe seul au versement. Quand il revient dans la file, parce que vous avez défait le rejet, la ligne porte la pastille « Rejet de prélèvement » et le nom du copropriétaire. « Rejeter le prélèvement » rouvre sa dette et marque l’ordre « rejeté par la banque ». Les frais que la banque a pris, lus sur le relevé, compris dans le débit ou sur une ligne à part, vous sont montrés, et la case « Imputer les frais au copropriétaire » est cochée d’office : ils passent alors à son compte. Décochée, les frais compris dans le débit attendent au compte d’attente, d’où vous les imputerez, et une ligne de frais à part reste à traiter dans la file. Les frais ne se saisissent pas : vous confirmez ce que le relevé montre.

Sous la file, « Inscrits depuis le relevé » liste ce qui a été inscrit, d’office, reconnu par le logiciel ou après validation, virements et rejets, avec le copropriétaire, l’avis et les frais. « Défaire » demande un motif, supprime l’écriture et rend le mouvement à traiter ; défaire un rejet rend aussi à l’ordre de prélèvement son état d’avant. Une inscription défaite ne revient jamais d’office : le mouvement reste dans la file, où vous pouvez l’inscrire à un autre copropriétaire, et « Inscrire les virements reconnus » le passe en compte d’attente. Une écriture inscrite depuis le relevé ne se modifie ni ne se supprime depuis le journal, elle se défait ici, et un rejet dont la dette rouverte a depuis été lettrée avec un règlement se délettre avant de se défaire.

Les gestes de la file sont réservés à l’administrateur, et à la direction quand elle a le droit d’écrire la comptabilité ; les autres profils qui ouvrent cet écran la lisent sans bouton. Seules les lignes de relevé versées depuis la mise en service de la file s’y traitent : les lignes plus anciennes n’y figurent pas et restent au rapprochement habituel. Un virement déjà saisi à la main n’est reconnu que s’il porte le même montant, pour le même copropriétaire dans la même copropriété : laissez de préférence le relevé l’inscrire plutôt que de le saisir, et si une inscription double malgré tout une saisie, défaites l’une des deux.

Le PDF d’un relevé se dépose depuis l’écran des rapprochements bancaires, et il n’alimente ni cet écran ni la file. Un débit qui n’est ni un rejet de prélèvement reconnu ni des frais rattachés à un rejet passe en compte d’attente, au 471, et s’impute depuis les transactions.

Les rapprochements bancaires de tout le portefeuille

Cet écran n’est pas un journal de vos relevés : il ne montre que ce qui demande le comptable, sur l’ensemble de votre portefeuille à la fois. Un rapprochement qui tombe juste et que rien ne retient n’y figure pas : il reste consultable dans sa copropriété. L’écran et son entrée « Rapprochements bancaires » du menu sont réservés aux comptables et à la direction du cabinet, administrateurs compris : un autre collaborateur ne voit pas l’entrée, et l’adresse de l’écran lui dit qu’il n’y a pas accès. Les gestes de l’écran, retirer un relevé, relancer sa lecture, clore ce qui tombe juste, suivent la même règle, y compris avec l’assistant. Le chiffre affiché à côté de « Rapprochements bancaires » dans le menu compte, pour la direction, tous les comptes qui attendent un rapprochement dans le portefeuille qu’elle voit. Pour un autre collaborateur, il compte ceux des copropriétés dont il est le comptable désigné, et non tout le portefeuille que l’écran montre ; il n’apparaît pas tant qu’aucun comptable n’est désigné sur les copropriétés de ses agences.

En tête de l’écran, la rangée « Verser des relevés » reçoit vos relevés bancaires. Vous faites glisser vos PDF dessus, ou vous les choisissez sur votre poste, tous immeubles confondus et plusieurs mois à la fois. Ils partent l’un après l’autre et chaque ligne dit où elle en est ; un relevé refusé le dit sur sa propre ligne, avec la raison, et n’empêche pas les suivants de passer. Un fichier qui n’est pas un vrai PDF est arrêté au moment du dépôt, même si son nom prétend le contraire, et la taille maximale acceptée est rappelée sous la rangée. Un fichier déjà déposé, et que vous pouvez ouvrir dans les relevés de vos agences, est refusé s’il est déposé une seconde fois, et sa ligne le dit ; un relevé que vous avez retiré peut, lui, être déposé de nouveau. Seuls les relevés déposés depuis que cette vérification existe, par cette rangée, depuis le rapprochement d’une copropriété ou par l’assistant, sont reconnus : un relevé plus ancien, ou réservé à un collègue tant qu’il n’est pas lu, peut figurer deux fois, et le doublon se retire depuis sa ligne. L’écran suit ce que vous venez de déposer pendant quelques instants, puis cesse de suivre et vous invite à recharger pour voir la pile à jour : ce n’est pas une panne, et il n’y a rien à redéposer.

Un relevé déposé par erreur se retire depuis sa ligne, par « Retirer », et la confirmation dit ce que le retrait défait et ce qu’il ne défait pas : le fichier part à la corbeille, le rapprochement qu’il aurait servi à remplir reste, et se supprime depuis la banque de sa copropriété, en connaissance de cause. Avant sa lecture, un relevé peut être réservé, pour son retrait, à la personne qui l’a déposé et aux collaborateurs qui voient toutes les agences : sa ligne le dit alors, à la place du bouton. Déposer demande le droit d’écrire la comptabilité : un profil qui ne l’a pas voit l’écran sans la rangée de dépôt, plutôt que de choisir un fichier pour rien.

« Clore ce qui tombe juste », en tête de l’écran, clôt d’un geste, sur tout ce que vous voyez du portefeuille, les rapprochements ouverts dont les deux soldes sont égaux et qui n’attendent rien : ni opération de banque à expliquer, ni écriture en attente. Il suit la même règle que la confrontation, compte par compte, du plus ancien au plus récent, et s’arrête sur un compte au premier arrêté qui ne tombe pas. Un arrêté où la confrontation a rapproché d’elle-même une opération reste ouvert, pour que vous en jugiez. Un arrêté que vous n’avez pas encore confronté reste ouvert lui aussi quand le rapprochement précédent laisse des opérations à expliquer : le message nomme le premier, et le confronter à son relevé reprend ces opérations ; il se clôt ensuite s’il tombe juste, ou attend votre relecture. Ce qui se clôt ainsi ne figurait pas dans la liste « À traiter », qui ne montre que ce qui demande encore une décision : le message qui suit le geste dit donc combien de rapprochements ont été clos, sur combien de comptes. Un rapprochement clos se rouvre depuis sa copropriété. Le bouton n’apparaît qu’à qui peut écrire la comptabilité.

Une seule liste, « À traiter », réunit tout ce qui vous attend, et sa colonne « À faire » dit le travail de chaque ligne. « Solde du relevé à saisir » : c’est l’affaire de trente secondes avec le relevé sous les yeux. « À confronter » : le rapprochement attend d’être confronté à vos écritures. « Écart à expliquer » : l’écart est là, chiffré. « Juste, pas encore clos » : les deux soldes sont égaux, mais quelque chose retient la clôture, et la ligne dit quoi sous sa pastille. « Relevé en retard » : ce n’est pas un rapprochement mais un compte, dont des écritures attendent un relevé depuis plus de 45 jours, y compris un compte que personne n’a encore jamais rapproché ; un compte sans mouvement depuis son dernier rapprochement n’y figure pas. Un compte dont un arrêté est déjà dans la liste n’y paraît qu’une fois, sur la ligne de cet arrêté, avec son retard dit sous la pastille. Dès que plusieurs situations se présentent, elles se filtrent d’un clic au-dessus de la liste, chaque filtre dit combien de lignes il garde, et le filtre tient dans l’adresse : un lien suffit à dire à un collègue lesquelles vous lui laissez.

Les lignes dont la copropriété a un mandat portent un lien « Ouvrir » qui mène à son rapprochement, sur l’arrêté de la ligne, ou sur le compte pour un relevé en retard : c’est là que vous saisissez le solde, confrontez et expliquez l’écart.

La liste s’ouvre dans l’ordre du travail, puis de l’arrêté le plus ancien. Elle se trie sur chacune de ses colonnes, écart compris, et la recherche porte sur la référence, le nom de l’immeuble, le libellé du compte, la date et ce qui reste à faire. Quand votre portefeuille compte plus de rapprochements que l’écran n’en liste, la phrase de tête vous le dit plutôt que de laisser le reste disparaître, et les états vides le redisent : ce qui n’a pas été listé n’entre ni dans un filtre ni dans une recherche.

Sous la liste, « Relevés à ranger » n’apparaît que s’il en reste : les relevés que le logiciel n’a pas su ranger seul. Chacun porte son nom, qui ouvre le relevé en PDF dans un nouvel onglet, la date de son dépôt et ce qui l’arrête : « Illisible », « Lu sans ses mouvements », « À regarder », ou « Compte absent du logiciel » quand l’IBAN lu ne porte aucun compte de votre cabinet, IBAN affiché à l’appui, ce qui arrive pour une copropriété en reprise ou qui change de banque : créez alors le compte dans la copropriété concernée. Un relevé dont la lecture a échoué, ou lu sans ses mouvements, se relance par « Relancer la lecture », et la confirmation rappelle que chaque lecture est facturée à votre cabinet. Relancer et retirer demandent le même droit que « Clore ce qui tombe juste ». Un relevé de banque passé par le dépôt du cabinet y figure de la même façon, sous le nom de son fichier.

Plus bas, une seule ligne compte les relevés qui suivent leur chemin sans vous : ceux en cours de lecture, et ceux déjà lus qui attendent leur rangement. Elle se déplie d’un clic pour les nommer un par un, avec leur état et leur date de dépôt, ouvrir leur PDF, et retirer celui que vous avez versé par erreur ou en double. Un relevé rangé n’apparaît plus sur cet écran : son rapprochement est parti dans la copropriété. Quand la pile est longue, seuls les relevés déposés les plus récents sont repris, et l’écran le dit.

La lecture automatique d’un relevé n’est pas encore activée. Vos relevés se déposent, s’affichent dans la pile et s’y attendent, mais rien ne les lit pour l’instant : un relevé déposé reste donc affiché comme étant à lire. Ce n’est pas une panne, et le redéposer ne le ferait pas lire plus tôt. Cette étape s’ouvrira cabinet par cabinet, et elle se règle avec nous.

Une fois la lecture ouverte pour votre cabinet, un relevé lu et reconnu par l’IBAN d’un compte de l’une de vos copropriétés se rapprochera sans geste de votre part : le logiciel retrouvera l’arrêté du compte à la date du relevé, ou l’ouvrira avec le solde lu, y joindra le relevé, le confrontera à vos écritures, et le clora seulement s’il tombe juste, selon la même règle que « Clore ce qui tombe juste ». Tout autre arrêté restera ouvert et rejoindra la liste « À traiter », où il attend votre décision.

Un relevé qui n’imprime pas d’IBAN mais le relevé d’identité bancaire du compte, banque, guichet, numéro et clé, sera reconnu par ce RIB quand il désigne avec certitude un seul compte de vos copropriétés, et suivra alors le même chemin. Sinon il se rangera « À regarder », avec la phrase « Un compte de ce relevé n’a pas pu être rattaché avec certitude à un compte du logiciel. » : aucun compte n’est choisi au hasard.

Cet écran reçoit vos relevés et vous les laisse retirer ; il ne remplit pas la liste lui-même et ne la vide pas. Lancer la lecture d’un relevé qui n’a pas encore été lu, saisir un solde ou expliquer un écart ne se font pas ici : saisie et écart se traitent dans le rapprochement qu’« Ouvrir » vous ouvre. Une liste vide ne veut donc pas dire que tout est équilibré : elle reste vide tant que rien n’a été versé, et ce qui tombe juste se consulte dans sa copropriété. Si les comptes dont le relevé tarde n’ont pas pu être vérifiés, l’écran le dit au-dessus de la liste plutôt que de la laisser paraître complète.

Si votre cabinet cloisonne ses agences, sachez que les relevés à ranger et la ligne des relevés en cours de lecture ne sont pas encore cloisonnés : un collaborateur y voit les fichiers déposés pour tout le cabinet, avec leur nom, la remarque qui les accompagne et l’anomalie relevée à leur lecture. Les comptes reconnus dans chacun, eux, restent limités à son périmètre, et le relevé lui-même ne s’ouvre que s’il en fait partie. Un relevé n’appartient à aucune copropriété tant qu’il n’a pas été lu, et c’est ce qui reste à trancher.

Les prélèvements de tout le portefeuille

Cet écran rassemble, sur l’ensemble de votre portefeuille d’un seul coup, les prélèvements qui attendent d’être présentés à la banque. Vous n’allez pas les chercher copropriété par copropriété : ils sont rassemblés au même endroit, pour les copropriétaires qui ont signé un mandat encore actif. Vous les y posez vous-même, copropriétaire par copropriétaire, avec le bouton « Nouveau prélèvement ».

En face de chaque montant, l’écran affiche ce que le compte du copropriétaire réclame encore aujourd’hui. Ce chiffre vous sert de repère : vous voyez avant l’envoi si la ligne est couverte. Ce qui retient une ligne est dit à part, sur sa pastille et plus bas dans cet article. Deux situations sont signalées. Un compte qui ne réclame plus rien vous est montré en premier, parce que le prélever encaisserait une somme qui n’est pas due et qu’il faudra rembourser. Un compte qui réclame moins que le prélèvement l’est plus discrètement : c’est souvent un règlement arrivé entre-temps, ou un autre ordre déjà dans la pile.

Les créances devenues douteuses sont annoncées à part, sous le solde. Elles restent dues et comptent dans ce que la personne doit : elles ont seulement changé de place dans les comptes. Les taire ferait passer pour quitte celui qui doit le plus.

Un prélèvement unique, qu’un copropriétaire a signé depuis son espace pour régler d’un coup ce qui lui a été appelé, porte la pastille « prélèvement unique ». Il se remet à la banque comme les autres, à la date que son préavis a fixée.

Une ligne qui ne pourra pas partir à la banque vous le dit à l’avance, par une pastille « retenue » qui dit ce qui la retient : le compte à débiter, la référence du mandat, la date de signature, ou l’identifiant créancier de la copropriété. Vous le découvrez devant l’écran plutôt qu’au moment du dépôt. Le nombre de lignes retenues s’affiche au-dessus du tableau.

Un prélèvement d’appel de fonds est aussi retenu quand il dépasse ce que le copropriétaire doit encore, parce que la date a déjà été réglée par virement ou par chèque, ou que ses autres prélèvements la couvrent déjà. Sa pastille le dit avant que vous ne le cochiez : « retenue · déjà réglé : 120,00 € au-delà de ce qui reste dû ». Si vous le cochez quand même, la génération de la remise le refuse et nomme le copropriétaire, le montant en trop et ce qu’il doit encore : retirez son ordre de la sélection, ou écartez-le si sa dette est déjà réglée. Quand une échéance n’est réglée qu’en partie, ses prélèvements partent dans l’ordre de leurs dates tant qu’ils restent dans ce qui est dû, et seuls les suivants sont retenus. Un règlement saisi pendant la génération l’arrête de même, et la remise n’est pas constituée : relancez-la. Un règlement saisi après la génération, lui, ne retient plus la remise : le fichier est déjà prêt pour la banque, et seule l’annulation de la remise l’arrête, tant que son crédit n’a pas été rapproché. Les prélèvements posés à la main et les prélèvements uniques ne sont pas concernés : leur montant est déjà plafonné à ce qui est dû quand on les pose. Un prélèvement dont l’avis d’appel n’est pas encore parti n’est pas jugé ainsi, puisque cet appel n’est pas encore dû.

Un prélèvement est aussi retenu quand le mandat de syndic de sa copropriété a pris fin, ou prend fin au plus tard à la date du prélèvement : il ne partira plus à la banque, écartez-le. Ce qui avait été transmis à la banque avant la fin suit son cours ; une remise préparée et pas encore transmise ne part plus dès le jour de fin.

La recherche filtre sur la copropriété, l’immeuble, le copropriétaire et le libellé, et elle tient dans l’adresse : un lien suffit à montrer à un collègue exactement ce que vous regardez. Une case affiche en plus les prélèvements déjà partis, ceux qui ont été écartés et ceux que la banque a rejetés, pour retrouver ce qui s’est passé sans quitter l’écran.

Le bouton « Nouveau prélèvement » ouvre un volet à côté de la pile, qui reste visible : c’est souvent en la regardant qu’on voit ce qui manque. Vous y posez un ordre hors appel de fonds, une régularisation, un solde à rattraper, une quote-part encaissée à part. Vous choisissez la copropriété en tapant son numéro ou le nom de l’immeuble, puis le copropriétaire parmi ceux qui ont un mandat actif, et le volet rappelle le mandat retenu, sa fréquence et un aperçu du compte qui sera débité.

Avant le montant, et non après, le volet affiche ce que la personne doit aujourd’hui. Il le détaille poste par poste quand le détail tombe juste sur le total, retranche ce que les ordres déjà posés couvrent et que le solde ne compte pas encore, et vous propose le reste comme montant. Vous ne pouvez pas aller au-delà : l’écran vous le dit pendant la saisie, et l’enregistrement le refuse aussi de son côté. Quand il ne reste rien à prélever, le volet distingue les deux raisons, parce qu’elles n’appellent pas le même geste : ou la personne ne doit rien, ou ce qu’elle doit est déjà couvert par les ordres en attente. Un prélèvement précédent de ce copropriétaire, encore en traitement à la banque ou passé sur un exercice antérieur, ne vous empêche pas d’en poser un nouveau : ce qu’il couvre déjà est retranché. Un cas se vérifie de votre côté : un prélèvement passé sous un ancien contrat de l’immeuble, quand la reprise de solde du nouveau contrat compte aussi la dette qu’il a payée. Le rapprochement bancaire du nouveau contrat le fait voir, vérifiez-le avant de prélever.

Le libellé que vous saisissez est celui que le copropriétaire lira sur son relevé bancaire : c’est par lui qu’il reconnaîtra le prélèvement, ou qu’il vous appellera. Après l’enregistrement, le volet se vide mais garde la copropriété, parce qu’on en pose souvent plusieurs de suite sur le même immeuble, et l’ordre tombe dans la pile juste à côté.

L’avis d’échéance vaut notification préalable. Les règles du prélèvement imposent de prévenir le copropriétaire quatorze jours calendaires avant le prélèvement, date et montant compris, sauf délai plus court convenu dans son mandat : c’est le préavis que règle votre cabinet. Un ordre posé pour après-demain ne le respecte pas, même si l’écran l’accepte.

Votre cabinet prélève à un jour fixe du mois, le 4 sauf réglage contraire, avec le préavis que prévoient ses mandats, 14 jours sauf réglage contraire ; l’administrateur les change en tête de l’écran des prélèvements, le jour entre le 1er et le 28, le préavis entre 1 et 14 jours. La comptabilisation d’un appel de fonds prépare les prélèvements des copropriétaires ayant un mandat actif avec un compte bancaire, datés du premier jour de prélèvement du cabinet qui tombe au moins ce préavis après l’avis, c’est-à-dire après le jour de l’appel, ou après celui où il est saisi s’il l’est plus tard ; un samedi, un dimanche ou un jour férié bancaire passe au jour ouvré suivant : avec le 4 et 14 jours, un appel du 15 janvier saisi le jour même se prélève le 4 février, un appel du 22 janvier le 4 mars. L’avis d’appel et le courriel qui l’accompagne disent à chaque copropriétaire sous mandat le jour où il sera prélevé et le montant de ses prélèvements préparés. Un copropriétaire sous mandat actif ou suspendu pour qui aucun prélèvement n’est annoncé sur cet appel, par exemple parce que son mandat a été activé après la comptabilisation, lit sur son avis et dans son courriel qu’il doit contacter son agence avant tout autre règlement, et ni l’un ni l’autre ne lui donne les coordonnées de virement du syndicat. En trimestriel, un prélèvement ; en mensuel, ce jour et le même jour des deux mois suivants. Un appel de travaux hors budget se prélève en une seule fois, même en mensuel. Un prélèvement déjà préparé garde sa date, même si le jour ou le préavis du cabinet change. Un prélèvement dont le mandat est suspendu reste dans la pile, avec sa raison, et ne part dans aucune remise ; il repart quand le mandat redevient actif, redaté si besoin au premier jour de prélèvement qui respecte de nouveau le préavis, ou, si une autre part du même appel tombe déjà ce mois-là, au premier mois suivant qui n’en porte pas. Un mandat arrêté ne redevient jamais actif : son prélèvement ne partira plus, écartez-le de la pile. Les ordres hors appel se posent avec « Nouveau prélèvement ». Ceux d’une régularisation des charges se posent depuis la septième marche de la clôture, qui envoie à chaque copropriétaire prélevé son avis de prélèvement, et arrivent dans la pile marqués « régularisation ». Vous pouvez générer les remises par banque, les relire puis télécharger leur fichier depuis « Remises de prélèvements ». Le dépôt auprès de votre banque reste à effectuer : télécharger le fichier ne prouve pas son acceptation. Le nom du fichier donne la banque, le jour de la génération, un code propre à la remise, puis le sigle de votre cabinet en dernier, comme PRLV-SEPA-CREDIT-MUTUEL-2026-09-16-MFZK3Q2A-1-ABC.xml : votre banque range les remises par émetteur en lisant la fin du nom, et deux remises générées le même jour ne portent jamais le même nom. Si votre cabinet n’a pas de sigle enregistré, ce sont les initiales de son nom.

À la génération, le logiciel signale ce qu’il faudrait réécrire plutôt que de le réécrire en silence. Une référence de mandat qui porte un caractère que la banque n’accepte pas, ou plus de trente-cinq caractères, vous est montrée avec le nom du copropriétaire : corrigez-la sur sa fiche avant sa première présentation. Le pays de l’adresse se lit en toutes lettres ou par son code à deux lettres, et un pays que le logiciel ne reconnaît pas vous est signalé au lieu d’être deviné. La première présentation d’un mandat est annoncée comme telle à la banque, les suivantes comme des présentations répétées, et annuler une remise rend à ses mandats l’état qu’ils avaient avant elle. Si un collègue vient de présenter le même mandat, la génération vous demande simplement de la relancer.

Chaque prélèvement remis passe son écriture au moment de la remise : la somme attend au compte des règlements en cours (5115) de la copropriété, et le compte du copropriétaire est crédité d’autant. L’écriture est datée du jour de la remise, ou de la date du prélèvement quand elle est déjà passée. Chaque prélèvement porte aussi, depuis sa création, une référence qui voyage dans le fichier remis à la banque ; quand le crédit arrive au relevé, l’onglet Transactions le reconnaît par cette référence, par son montant ou par le total de la remise, et le solde d’un geste. Si la copropriété n’a pas de journal de banque relié à un compte, ou pas d’exercice ouvert à cette date, le prélèvement part quand même mais sans écriture, et l’écran vous le signale après la génération.

Annuler une remise retire aussi les écritures de ses prélèvements, avec leur lettrage éventuel sur l’appel de fonds : elles ne se suppriment pas depuis le journal. Une remise dont un crédit est déjà arrivé en banque et rapproché ne s’annule plus. Un prélèvement que la banque rejette ensuite revient sur votre relevé comme un débit. Sur le relevé que votre banque verse, le logiciel le reconnaît et le rejette seul : la dette est rouverte, l’ordre passe « rejeté par la banque », frais compris quand le relevé les montre. La section sur les relevés que votre banque verse le détaille. Une remise dont un ordre a été rejeté ainsi ne s’annule qu’une fois le rejet défait. Un débit de rejet arrivé autrement, que le logiciel ne reconnaît pas avec certitude ou qui figure sur une ligne versée avant la mise en service de la file, tombe au compte d’attente, et vous l’imputez depuis l’onglet Transactions au compte du copropriétaire : sa dette redevient due, mais l’ordre reste alors affiché comme remis. Dans les deux cas, vous pouvez de nouveau lui présenter un prélèvement.

Le mandat de prélèvement lui-même, sa signature, sa fréquence et le compte qu’il désigne, se règle sur la fiche du copropriétaire, dans l’onglet Paiements, que vous ouvrez depuis les copropriétaires du dossier. Le volet « Nouveau prélèvement » suppose le mandat en place et ne propose que les copropriétaires qui en ont un actif : un copropriétaire sans mandat, ou dont le mandat est suspendu, se règle d’abord là-bas. Un prélèvement déjà préparé reste dans la pile si son mandat est suspendu ensuite, avec la mention « mandat non actif ».

Les appels de fonds qui restent à lancer

Cet écran répond à une seule question, sur tout votre portefeuille à la fois : qu’est-ce qui n’est pas encore parti ? Chaque copropriété y apparaît une fois, avec sa plus proche échéance d’appel dont l’avis n’a pas été envoyé, et toutes les lignes de cette date : les charges courantes, le fonds de travaux, une avance. C’est l’échéance qui fait l’unité, parce que c’est un seul geste trimestriel.

Une copropriété ne quitte cette liste qu’à l’envoi de l’avis, jamais à la comptabilisation. C’est délibéré : un appel dont l’écriture est passée mais dont l’avis dort encore reste du travail, et il porte la mention « écrit » sur sa ligne. La pastille de la copropriété dit où en est la journée, tout à écrire, une partie seulement, ou tout écrit et il ne reste qu’à éditer et envoyer.

Le délai se lit en mots plutôt qu’en calcul : « dans 24 jours », « aujourd’hui », « en retard de 3 jours », à côté de la date d’échéance. Un appel part au plus tard quinze jours avant son échéance : passé ce seuil il s’affiche en rouge, et il passe à l’ambre dans le mois qui précède. Les copropriétés les plus pressées sont en haut.

Le bouton de chaque copropriété ouvre la journée de son appel, où vous retrouvez le détail et l’historique complet. Il n’y a ni filtre ni recherche sur cet écran, et c’est voulu : la liste ne montre déjà que ce qui reste à faire, la filtrer reviendrait à cacher du travail.

L’onglet « À traiter » traite plusieurs copropriétés d’un seul geste. Cochez les appels à traiter, ou « Tout cocher », puis choisissez. « Comptabiliser » passe les écritures de chaque appel coché, sans envoyer aucun avis. « Comptabiliser et envoyer » comptabilise puis envoie par courriel les avis de chaque copropriété cochée ; le papier, lui, reste à imprimer et à marquer posté depuis la journée de l’appel, et sans le centre d’envoi les avis partent par la poste. Le traitement part copropriété par copropriété, dans l’ordre de la liste : chaque carte dit où elle en est, et une copropriété refusée n’arrête pas les suivantes. Le compte rendu, sous la liste, nomme ce qui est fait et ce qui reste à reprendre, avec le lien de la journée concernée.

L’onglet « Derniers traitements » garde le compte rendu de chaque traitement lancé depuis « À traiter », copropriété par copropriété, du plus récent au plus ancien. Tant qu’aucun avis d’un appel comptabilisé n’est parti, « Annuler la comptabilisation » défait ses écritures, avec un motif. Une fois un avis parti, l’annulation est refusée.

• •Ce que vous pouvez faire aujourd’hui : voir, copropriété par copropriété, la prochaine échéance dont l’avis n’est pas parti, ce qu’elle totalise, ce qui y est déjà écrit, dans combien de jours elle tombe ; la comptabiliser, et envoyer ses avis par courriel, pour plusieurs copropriétés d’un geste ; annuler une comptabilisation dont aucun avis n’est parti ; ouvrir la journée concernée.
• •Ce qui se fait toujours depuis la journée de l’appel : imprimer les envois papier et les marquer postés, et trancher un appel que la comptabilisation a retenu.
• •Comptabiliser, envoyer et annuler demandent le droit d’édition sur la comptabilité.
• •Seules les échéances d’un budget voté y figurent : un budget encore en projet, ou remplacé par un modificatif, n’annonce aucun appel à lancer.

Les appels de fonds d’une copropriété

Cet écran montre ce qu’une copropriété appelle, du plus récent au plus ancien : les charges courantes, les fonds de travaux, les avances et les opérations. Tout y est sur la même page, l’exercice et l’opération côte à côte, parce que c’est le même geste trimestriel qui les lance : celui qui appelle le premier trimestre appelle aussi les travaux votés ce jour-là.

Un exercice dont l’assemblée a approuvé les comptes paraît dans la liste par une ligne « Régularisation », à sa date prévue ; un clic l’ouvre, et elle avance en trois pas : comptabiliser, générer les décomptes, envoyer. Un exercice qui n’a rien à répartir porte une régularisation « soldée d’office » : elle ne demande aucune écriture et ne retient pas les appels de fonds qui suivent. La section sur la clôture des comptes d’un exercice détaille chacun de ces pas. Une fois les décomptes générés, leur envoi se déclare à la septième marche de la clôture, où l’exercice paraît « envoi à déclarer » jusque-là.

Deux rangées de pastilles filtrent la liste, par statut et par type. Hors recherche, chacune indique combien de lignes votre clic donnera, et ce nombre est compté sur l’ensemble des appels de la copropriété, jamais sur la seule page affichée. Dès que vous tapez dans le champ de recherche, ces nombres disparaissent : ils décriraient la copropriété entière et non ce que le tableau montre, et les deux se contrediraient sous vos yeux. Une pastille déjà active se retire d’un second clic. Le total en bas suit votre filtre et se recalcule avec lui.

Le champ de recherche cherche dans le libellé de l’appel, dans l’exercice, et dans le numéro comme dans le libellé de l’opération de travaux. Les colonnes se trient d’un clic sur leur titre, un second clic inverse l’ordre.

Le statut ne se coche pas, il se constate. Un appel repris de votre syndic précédent est marqué « Envoyé » : le prédécesseur l’a bien appelé et adressé aux copropriétaires. Ce qui change est l’auteur de l’envoi, dit sous la pastille par la mention « Hors du logiciel », et non le fait qu’il ait eu lieu. Ce qui vaut à un appel son statut est écrit à côté de la pastille : au survol pour la souris, et lu par les lecteurs d’écran sans qu’il y ait rien à survoler.

Cet écran n’est pas celui où les appels se paramètrent. Le découpage d’un exercice se fait depuis son budget, celui d’une opération depuis les travaux ; ici on les regarde et on les traite.

• •Ce que vous pouvez faire aujourd’hui : voir tous les appels d’une copropriété, les filtrer par statut et par type, chercher un libellé ou une opération, trier, et lire ce que chaque appel totalise.
• •Cliquez sur une date pour lire les contrôles et l’aperçu de ses appels. Avant la comptabilisation, l’aperçu dit ce qui sera écrit : pour chaque appel le compte débité et le compte crédité, une restitution signalée comme telle, la ventilation clé par clé, puis le journal, la date des appels et le nombre d’écritures, de quotes-parts et de lignes, ces dernières comptées hors fonds de travaux. Les écritures d’une même date passent ensemble ou pas du tout, à une exception près : un remboursement dont la part à rendre au fonds de travaux ne peut pas s’écrire reste programmé, l’écran en donne le motif, et les autres appels de la date sont comptabilisés ; les avis de cette date attendent que ce remboursement le soit aussi. Lorsqu’ils sont comptabilisés et tant que les avis ne sont pas produits, choisissez un copropriétaire pour lire son avis consolidé dans un nouvel onglet. Quand son compte est en sa faveur, l’avis le dit, « Solde en votre faveur », sans coordonnées de règlement : ce solde se déduit de son prochain appel. Le bloc « Votre gestionnaire » de l’avis donne le nom de votre gestionnaire, ou « Votre agence » sans gestionnaire nommé, puis l’adresse postale, le téléphone et le courriel de l’agence. Dès que le nom de votre cabinet ou l’adresse de l’agence est renseigné, le pied de page de l’avis porte votre cabinet et l’agence, son adresse, son téléphone, son courriel et votre carte professionnelle ; l’immatriculation de la copropriété figure sous son nom. Un avis qui appelle les charges courantes, seules ou avec la cotisation au fonds de travaux, cite le budget prévisionnel de l’exercice et, quand elle est connue, la date de l’assemblée générale qui l’a voté ; un avis qui réunit plusieurs dates les cite pour chacune. La cotisation au fonds de travaux a sa propre mention, qui cite l’article de la loi du 10 juillet 1965 qui la fonde et l’assemblée générale qui l’a fixée, ou l’article seul quand cette assemblée n’est pas connue. Une assemblée tenue après la date de l’appel ne s’y cite pas : l’avis dit alors le budget prévisionnel de l’exercice, sans date d’assemblée, et la cotisation l’article seul. Un écart entre le détail et le montant appelé doit être résolu avant l’envoi. Avec un droit d’écriture, comptabilisez tous les appels actuellement prévus à cette date, ou annulez la journée avec un motif tant qu’aucun avis n’est parti. Une fois un avis papier posté, l’appel ne s’annule plus : pour le neutraliser, saisissez l’écriture inverse dans la balance ; l’écran mène à l’écriture de l’appel et à « Nouvelle écriture ». Si un appel plus ancien n’est pas encore comptabilisé, l’aperçu le signale avec un lien vers sa journée, et la comptabilisation reste possible : chaque écriture garde sa date. Si l’avis d’une date plus récente est déjà parti, ou ses courriers déjà produits, l’aperçu le dit aussi : l’appel que vous comptabilisez figurera sur le prochain avis, et des courriers produits sont à produire de nouveau avant l’envoi. Un appel de travaux ou de fonds de travaux dont l’exercice est clôturé ou approuvé s’écrit dans l’exercice ouvert qui contient sa date, ou à défaut au premier jour de l’exercice ouvert qui suit, sa date d’origine dans le libellé ; sans exercice ouvert après lui, ouvrez d’abord l’exercice suivant. Un appel de provisions courantes d’un exercice clôturé ou approuvé ne s’écrit plus : l’arrêté des comptes a figé les provisions appelées, et la régularisation demande à chaque copropriétaire l’écart avec les charges réelles, ce montant compris. Classez-le sans appel : il sort des appels à lancer, la journée garde qui l’a classé et quand, et il se remet au calendrier d’un geste tant que les avis de sa date ne sont pas partis et que son exercice est ouvert ou peut encore être rouvert. Si l’exercice a été rouvert entre-temps, les courriers déjà produits sans lui sont supprimés, à produire de nouveau, et le logiciel le dit. L’exercice encore clôturé, l’appel remis retient sa journée jusqu’à la réouverture. Un exercice approuvé, ou dont les charges sont réparties, ne se rouvre plus : l’appel y reste classé. Il en va de même tant que l’exercice suivant, qui porte la reprise de ses travaux en cours, est lui-même clôturé. Hors de ces cas, l’écran propose aussi de rouvrir l’exercice à la marche 5 de la clôture pour écrire l’appel à sa date. Un appel classé ne retient pas les courriers de sa journée ni l’avis, qui ne l’annonce plus comme prochaine échéance. Une journée s’annule même si des appels plus récents sont comptabilisés : leurs avis non encore envoyés reprendront le solde corrigé, et l’écran vous le rappelle, en nommant les courriers déjà produits à produire de nouveau. L’annulation défait le lettrage des appels avec leurs règlements. Leurs prélèvements encore en préparation sont supprimés. Elle est refusée si l’avis d’une date plus récente, qui porte ces appels dans son solde, est déjà parti, ou si un prélèvement de ces appels a quitté la préparation : saisissez alors l’écriture inverse dans la balance. Elle est aussi refusée si un appel de travaux comptabilisé depuis, même daté avant, a puisé dans le fonds qu’elle alimente : annulez d’abord cet appel de travaux. Le panneau « Éditer et envoyer les avis » se lit de haut en bas. Écrivez un mot sur l’avis, qui figurera sur l’avis de chaque copropriétaire, et déposez au besoin une lettre jointe en PDF de 4 Mo au plus, puis « Générer les courriers » : le mot modifié s’enregistre avec. La liste des avis dit pour chacun à qui il va, par la poste ou par courriel, s’il est parti et son montant ; « Voir l’avis » l’ouvre en PDF dans un nouvel onglet, et « Voir » ouvre la lettre jointe. Les envois papier partent d’abord : « Éditer les envois papier » compose en un seul PDF, rangé dans les documents de la copropriété, l’avis de chaque destinataire suivi de la lettre jointe, puis des courriers aux copropriétaires joints à cet appel depuis leur fiche, chacun sur un recto, avec une page blanche quand il le faut pour que chaque envoi commence sur un recto ; imprimez-le en recto verso, l’adresse tombe dans la fenêtre de l’enveloppe. Les soldes sont relus à l’édition, et le panneau le rappelle avant : un avis dont le solde a changé depuis la fabrication, par un règlement saisi entre-temps par exemple, s’imprime au solde relu, l’édition le nomme, et l’avis de la fabrication reste archivé. Un avis dont un exemplaire est déjà parti ou en file d’envoi, son courriel le plus souvent, s’imprime tel qu’il a été produit, et l’édition le nomme aussi : un copropriétaire ne lit pas deux soldes pour le même avis. Si l’avis d’un copropriétaire ne se relit plus tel qu’il a été fabriqué, l’édition est refusée en le nommant : vérifiez son compte, refabriquez les avis, puis éditez de nouveau. Une fois les plis postés, « Marquer comme postés » date les avis papier : ils ne se refabriquent plus. Sur une journée qui porte aussi des courriels, le message, la lettre jointe et les courriers non expédiés restent modifiables : produire de nouveau ne remplace que ce qui n’est pas parti, et un destinataire déjà servi ne reçoit pas l’avis une seconde fois. Un appel posé à cette date après le départ d’un avis ne s’y comptabilise plus : tant qu’il y reste, la préparation est refusée ; changez sa date ou retirez-le, dans l’échéancier pour un appel de travaux, par un budget modificatif pour un appel du budget. Si les avis ont été refabriqués, ou refaits au solde relu, après l’édition, éditez-les de nouveau avant de les marquer. Il en va de même quand un courrier aux copropriétaires a été joint à l’appel ou détaché après l’édition. Le panneau nomme, sous la lettre jointe, les courriers joints à la journée, et les destinataires de ces courriers qui n’ont pas d’avis à cette date : tant qu’il en reste et qu’aucun avis n’est parti ni en file d’envoi, ni l’édition papier ni les courriels ne partent, et le panneau dit comment en sortir ; une fois des avis partis ou en file d’envoi, il les nomme sans bloquer. Le courriel de chaque avis porte en pièce jointe les courriers qui le suivent. Une lettre jointe qui ne se recopie pas derrière les avis, ou qui n’est plus lisible, fait refuser l’édition : déposez-la de nouveau en PDF non protégé, puis refabriquez les avis. Une journée dont tous les avis papier sont postés est envoyée, et ses appels sont datés ; si elle porte des courriels, elle se clôt d’elle-même une fois ceux-ci partis, sans geste à faire.
• •Les courriels partent en dernier, une fois les envois papier marqués postés. Un appel de cette date qui n’est pas comptabilisé bloque l’envoi avant toute préparation, puisque les avis ne le portent pas : comptabilisez-le puis produisez de nouveau les courriers si aucun avis de la journée n’est parti, sinon changez sa date ou retirez-le. « Préparer l’envoi des courriels » montre d’abord ce qui partira : le nombre de courriels, l’adresse d’expédition retenue pour l’agence de la copropriété, les pièces jointes, et le courriel tel que le lira le premier destinataire, puis celui d’un mandataire. Un mandataire reçoit un seul courriel pour tous les copropriétaires qu’il représente, avec l’avis de chacun et le total à régler pour ceux dont l’avis qui porte le compte est joint ; un copropriétaire dont le solde figure sur un autre de ses avis y est signalé sans entrer au total. Chaque courriel joint l’avis du destinataire et, s’il y en a une, la lettre jointe ; le commentaire de la journée figure dans le texte. Le courriel annonce la même date d’exigibilité que l’avis joint : la date de l’appel. Si le solde d’un copropriétaire a changé depuis la fabrication des avis, par un règlement saisi entre-temps par exemple, la validation le liste sous « Soldes mis à jour », avec le montant de la fabrication et celui de la relecture : son avis et son courriel partent ensemble au solde relu, et l’avis de la fabrication reste archivé. Les aperçus affichés à la validation restent ceux de la fabrication. Ce solde compte, comme l’avis, les écritures datées jusqu’au jour de l’appel. Un avis dont un exemplaire est déjà parti, par la poste notamment, ou en file d’envoi part tel qu’il a été produit, et la validation le dit. Si un solde change encore pendant votre relecture, l’envoi vous demande de le préparer de nouveau en nommant les copropriétaires concernés. Si l’avis d’un copropriétaire ne peut plus être relu, ou si son détail ne correspond plus aux écritures, ses courriels sont retenus et il est nommé, avec ses autres avis du jour pour qu’ils partent ensemble, et les autres copropriétaires partent : vérifiez son compte, puis envoyez de nouveau. De même, si un autre envoi de la même journée refait un avis pendant le vôtre, cet avis est retenu et nommé : envoyez-le de nouveau, il partira au solde relu. Un avis et son courriel disent toujours le même montant. Un avis sans adresse électronique est signalé et ne part pas : complétez la fiche, ou passez-le par la poste. Cochez que vous avez relu, puis envoyez. Les courriels entrent alors en file d’envoi : chaque avis est daté à son départ, et une adresse déjà servie ne reçoit pas l’avis une seconde fois. Un courriel que le fournisseur refuse est signalé sur la journée avec son motif, et se renvoie du même geste. Quand tous les avis sont partis, la journée passe d’elle-même à « envoyée » et ses appels sont datés : l’écran suit les départs, et si vous l’avez quitté, la journée se clôt à sa prochaine ouverture par un collaborateur qui a le droit d’édition. L’envoi par courriel demande la souscription au centre d’envoi.
• •Quand la connexion du courrier postal de votre cabinet est testée, les avis papier n’ont plus à être imprimés : un seul geste d’envoi confie les plis à Merci Facteur, qui imprime, met sous pli et poste chaque avis en courrier simple, l’envoi étant facturé, et met les courriels de la journée en file d’envoi. Les avis confiés partent tels qu’ils ont été produits, au solde de leur fabrication : parmi les envois papier, seule l’édition à imprimer relit les soldes. Chaque avis papier dit « Confié à Merci Facteur le » avec sa date, et la journée se solde d’elle-même quand Merci Facteur a accepté tous ses plis. Si les plis sont confiés mais que des courriels ne partent pas, l’écran vous le dit en alerte, avec le motif : le papier reste confié. Un pli que Merci Facteur n’a pas pu poster rend son avis de nouveau envoyable.
• •L’avis d’un copropriétaire se relit et s’imprime avant l’envoi. Si son détail de répartition ne totalise pas l’appel, il s’imprime quand même, pour que vous voyiez ce qui ne va pas : la page du détail s’ouvre sur une alerte qui donne l’écart et rappelle que l’avis ne doit pas partir en l’état, et un tel avis ne part dans aucun envoi.
• •Chaque avis parti est rangé en pièce sur les lignes de son copropriétaire dans les écritures de l’appel qu’il annonce : il s’ouvre depuis le relevé de compte du copropriétaire et depuis le grand livre, pour qui consulte aussi les documents de la copropriété. Les avis se rangent d’eux-mêmes, sans geste à faire, tant que la journée reste ouverte à l’écran : ceux du papier dès que vous marquez les plis postés, ceux des courriels quand la journée se clôt. Un avis qui n’a pas pu se ranger avant que vous quittiez la journée se range à sa prochaine ouverture par un collaborateur qui a le droit d’édition, de même que ceux des journées envoyées auparavant quand l’avis parti a été conservé ; si le rangement échoue, l’écran le dit et propose « Réessayer ». Le PDF commun des envois papier, qui porte les avis de tous, n’est jamais rangé sur un compte ; un copropriétaire qui reçoit un avis par ensemble de lots retrouve chacun d’eux sur les lignes de cet ensemble.
• •Plusieurs dates d’appel partent ensemble, en un seul avis par copropriétaire et un seul montant à régler. Préparez l’envoi depuis la date la plus récente : il réunit chaque date antérieure dont tous les appels sont comptabilisés, dont aucun avis n’est parti, dont les courriers ne sont pas produits et qu’aucun autre envoi n’emporte déjà, et l’écran de la journée nomme les dates réunies. Le premier envoi de la copropriété préparé sur cet écran réunit lui aussi les dates comptabilisées avant lui. Seuls les appels jamais envoyés se réunissent : un appel déjà envoyé, depuis le logiciel ou en dehors, et les appels repris de votre outil précédent ne se réunissent jamais ; ils figurent au solde antérieur de l’avis. Sur certaines copropriétés dont les premiers avis sont partis du logiciel il y a longtemps, un appel daté d’avant le dernier de ces avis reste lui aussi au solde antérieur, ce premier avis ayant pu le compter : avant de produire, vérifiez les dates réunies que l’écran de la journée nomme. Chaque appel réuni a son détail sur l’avis, et l’avis se range sur les écritures de chacune de ses dates. Le message et la lettre jointe de la journée de l’envoi accompagnent l’avis ; si cette journée n’en porte pas, ceux de la date réunie la plus récente qui en a sont repris. Les autres sont supprimés à la production des courriers : reportez sur la journée de l’envoi ce qui doit partir avant de produire. Une date n’appartient qu’à un seul envoi : celle qu’un envoi emporte ne se prépare plus seule, et son écran mène à cet envoi ; l’avis d’un copropriétaire que vous y ouvrez est celui de l’envoi, tel qu’il le recevra. L’avis rappelle chaque appel sur sa ligne avec sa date d’exigibilité, la date de l’appel ; le total à régler d’un avis qui réunit plusieurs dates, lui, n’en porte aucune. Le courriel dit de même. Le solde antérieur de chaque copropriétaire compte ses règlements jusqu’à la date de l’envoi, même s’il n’est pas appelé à cette date. Un appel comptabilisé n’est jamais demandé deux fois : il part avec sa propre date, avec l’envoi qui le réunit, ou au solde antérieur de l’avis suivant. Pour un copropriétaire qui a un prélèvement en cours sur son dossier, qu’il soit à venir, déjà présenté à la banque ou en attente, quelle que soit sa date, l’avis, à l’écran, imprimé ou en PDF, son encart de règlement et son courriel ne donnent pas les coordonnées de virement et ne demandent ni virement ni chèque : ils annoncent les prélèvements prévus aux dates de l’envoi, quand il y en a, et invitent à contacter l’agence avant tout autre règlement, même quand le total est en sa faveur. Un prélèvement déjà passé et compté au solde ne renvoie pas à l’agence, et quand tous le sont, l’avis le dit. Un prélèvement programmé après la production des avis s’applique aussi aux avis qui ne sont pas encore partis : des envois papier déjà édités s’éditent de nouveau avant d’être marqués postés, et un envoi de courriels déjà préparé se prépare de nouveau. Si un prélèvement change avant l’envoi par courriel, l’avis et son courriel sont refaits. L’aperçu d’un avis déjà parti le montre tel qu’il est parti. Pour un mandataire de plusieurs copropriétaires, un copropriétaire qui a un prélèvement en cours est nommé hors du total à régler, avec le renvoi à l’agence. Si le copropriétaire a un mandat mais qu’aucun prélèvement n’est prévu pour l’une des dates, l’avis invite de même à contacter l’agence. Le solde de l’avis est arrêté à la date de l’envoi, et l’avis comme le courriel la nomment. Tant qu’aucun avis de l’envoi n’est parti ni abandonné, enregistrer de nouveau la préparation sur la journée de l’envoi le remet en préparation : les avis en file d’envoi en sont retirés, et les dates qu’il réunissait se reprennent une à une. Tant qu’il en réunit, la comptabilisation de sa journée ne s’annule pas et ne se refait pas : remettez d’abord l’envoi en préparation. Si l’un de ses avis est parti ou abandonné, ses dates lui restent liées et la journée ne se défait plus : pour neutraliser un appel comptabilisé, saisissez l’écriture inverse dans la balance ; un appel qui ne l’est pas se déplace à une autre date ou se retire, dans l’échéancier ou par un budget modificatif. Produire de nouveau les courriers d’un envoi dont un avis est parti ou en file d’envoi garde ses dates, et un avis ne part que si les appels de toutes ses dates sont comptabilisés.
• •Le départ effectif des courriels mis en file dépend aussi de la mise en service de l’envoi automatique de votre cabinet : tant qu’elle n’est pas faite, les avis ne partent pas et la journée ne se clôt pas. Les avis mis en file avant cette mise en service ne partent pas d’eux-mêmes ensuite, pour qu’aucun envoi ancien ne parte d’un coup : la journée dit lesquels, et vous les envoyez de nouveau si vous le souhaitez toujours. Si des avis restent en file plus d’une journée après la mise en service, écrivez au support depuis l’aide. Un courriel encore en file au moment où le copropriétaire met en place un prélèvement ne part pas, pour ne pas lui demander un virement : la journée le dit, et vous l’envoyez de nouveau, son avis le renvoyant alors vers l’agence.
• •Ce que l’avis dit, sur papier comme en PDF. Un avis qui n’appelle que des travaux annonce « Votre appel de fonds pour travaux, exigible le 1er novembre 2026 », sous l’en-tête « Travaux exigibles le 1er novembre 2026 » ; quand le compte porte des appels de travaux à plusieurs dates, la lettre dit « chaque appel exigible à sa date » et l’en-tête rappelle la période des travaux. Un avis de charges, ou qui mêle charges et travaux, annonce l’appel de fonds provisionnel de la période appelée. La lettre et ses mentions écrivent les dates en toutes lettres, « le 1er octobre 2026 » ; le détail et l’extrait de compte les gardent en chiffres, comme l’en-tête, sauf celui d’un appel de travaux, qui écrit son exigibilité en toutes lettres. Le commentaire préparé pour l’appel s’imprime en première page de chaque avis, sous le tableau des montants, et figure dans le texte du courriel ; un commentaire qui porte des coordonnées bancaires ne s’imprime pas. L’encart « Comment régler » rappelle, quand l’avis porte les coordonnées bancaires du syndicat, qu’elles ne sont communiquées que sur lui, et dans tous les cas qu’un message, même d’apparence officielle, qui annonce un changement d’IBAN ne se règle pas : le copropriétaire appelle son agence. Quand les lots d’un copropriétaire sont découpés en plusieurs ensembles, chaque avis nomme son ensemble. La lettre d’un avis adressé à un mandataire nomme en tête le copropriétaire dont elle porte le compte. Le PDF de l’avis, joint au courriel et rangé sur le compte, porte dans son nom les dates de l’avis, la copropriété et le nom du copropriétaire, abrégés quand ils sont longs.
• •Ce que cet écran ne fait pas : le découpage des appels d’un exercice ou d’une opération, qui appartient aux écrans du budget et des travaux.

Chaque copropriétaire reçoit un seul avis vivant à la fois. Quand son avis d’une date précédente n’est pas encore parti, celui de la journée attend au lieu de lui réclamer une seconde fois les mêmes charges : le bloc « Avis par copropriétaire » le nomme, avec la date de l’avis qui le retient. Envoyez cet avis, ou abandonnez-le, puis « Compléter l’envoi » produit les avis qui attendaient. Un avis abandonné ne part pas, son motif reste affiché, et ses montants sont repris au solde du prochain avis de ce copropriétaire. Un avis parti ou en cours d’envoi ne s’abandonne plus.

Interroger les soldes de vos comptes

L’entrée Interrogation comptable du menu ouvre un écran en trois onglets : « Consultation de compte », « Interrogation de compte » et « Recherche d’écriture ». Chaque onglet garde sa propre question dans l’adresse : passer de l’un à l’autre retrouve celle que vous y aviez posée.

« Consultation de compte » donne les écritures d’un compte dans une copropriété : choisissez la copropriété, puis le compte, au besoin une période, puis « Consulter ». Un compte emporte sa branche : 450 comprend 4501. Le total de la liste dit son débit, son crédit et son solde, et le numéro du compte, sur chaque ligne, ouvre son relevé. Sous un compte qui a des auxiliaires, la case « Compte auxiliaire » cherche dans leur famille : un copropriétaire ou un fournisseur par son numéro ou son nom, une clé de répartition de la copropriété par son code ou son nom, un compte bancaire de son syndicat par son libellé ou sa banque. Le lien « Ouvrir le relevé complet » ouvre alors le relevé directement sur cet auxiliaire.

« Interrogation de compte » répond à une question et à une seule : que valent ces comptes, sur ces copropriétés, à cette date. Vous posez la date, vous bornez les copropriétés et les comptes, et les soldes tombent, détaillés par copropriétaire, par fournisseur, par clé de répartition ou par compte bancaire.

Les copropriétés et les comptes se bornent de deux façons, au choix, et une seule vaut à la fois. Une plage quand ils se suivent : du compte 45 au compte 45 vous donne 45, 450, 4501 et 459, une borne emportant toute sa branche. Une sélection quand ils ne se suivent pas, en choisissant un par un ceux que vous voulez retenir. Laissées vides, les bornes prennent tout votre portefeuille et tout votre plan de comptes. Les soldes suivent le filtre d’agence du bandeau, comme la liste des copropriétés : quand vous ne regardez qu’une agence, ils ne portent que sur ses copropriétés et sur celles qui ne relèvent d’aucune agence.

Le compte auxiliaire est facultatif, et il ne sert qu’à restreindre : le détail par auxiliaire s’affiche de toute façon. Vous pouvez y retenir un copropriétaire ou un fournisseur, cherchés par leur nom ou par leur numéro. Une clé de répartition et un compte bancaire, eux, ne se retiennent pas : ils appartiennent à un immeuble et non au cabinet, et le même code y désigne autant de clés qu’il y a d’immeubles. Ils apparaissent dans le détail comme les autres.

Le résultat se lit en deux temps. Une première table donne le solde de chaque compte général, c’est la réponse à « combien au total ». Une seconde donne le détail, une ligne par copropriété et par auxiliaire, c’est la réponse à « où ». Les deux se trient sur chacune de leurs colonnes, et la seconde se cherche et se pagine. Un solde qui va contre le sens habituel de son compte est signalé.

Votre question vit dans l’adresse de la page : un signet la rejoue telle quelle, le retour arrière la retrouve, et un lien envoyé à un collègue lui montre exactement ce que vous avez sous les yeux.

Pour passer d’un solde aux écritures qui le font, cliquez le numéro du compte sur une ligne du détail : le relevé de ce compte s’ouvre sur la copropriété, auxiliaire compris. L’onglet « Consultation de compte » fait le même chemin sans interroger d’abord : une copropriété, un compte, et s’il y a lieu son compte auxiliaire, puis le lien vers le relevé complet. La case du compte propose d’abord les comptes qui ont bougé sur l’exercice en cours, avec leur nombre de mouvements. La case de l’auxiliaire ne s’ouvre que sous un compte qui a des auxiliaires, et elle ne propose que ceux de la copropriété choisie : ses copropriétaires actuels, ses clés de répartition, les comptes bancaires de son syndicat, et tout auxiliaire qui a déjà des écritures sur ce compte, un fournisseur de l’an dernier compris. Ceux qui ont bougé sur l’exercice viennent en premier, avec leur nombre de mouvements ; les autres portent la mention « aucune écriture ». Vous les retrouvez par leur nom ou leur numéro, et le relevé s’ouvre alors directement sur l’auxiliaire choisi. Une copropriété hors de votre périmètre ne propose aucun auxiliaire. Le relevé est le grand livre de la balance de cette copropriété : ouvert depuis une ligne du détail, il s’ouvre sur l’exercice qui contient la date interrogée, et sinon sur l’exercice le plus récent. Un auxiliaire qui n’a pas bougé sur l’exercice montré garde son relevé : le relevé le dit sans écriture sur la période, plutôt que de montrer le compte entier sous son nom. Celui qui n’a encore aucune écriture sur ce compte se lit à zéro, et le relevé vous le dit : son solde est nul.

Ouvert depuis une ligne du détail, le relevé garde votre interrogation en mémoire : deux flèches, en tête, vous mènent au compte précédent et au compte suivant de votre résultat, dans l’ordre où ils s’affichent, et chacune nomme au survol celui qu’elle ouvre. « Revenir aux soldes » vous ramène à votre question. Vous passez ainsi en revue les comptes d’une plage sans revenir aux critères entre deux.

Tant qu’une copropriété n’a pas reçu l’à-nouveau définitif de son exercice, son solde d’ouverture est calculé à partir des comptes de bilan des exercices précédents, depuis le dernier à-nouveau passé, et l’interrogation le compte dans ses soldes. Un bandeau vous le signale au-dessus du résultat, et chaque ligne concernée porte la mention « provisoire ». Ce report n’est pas une écriture : il ne compte pas dans le nombre de mouvements, et il disparaît dès que l’à-nouveau définitif est passé, qui prend alors sa place.

« Recherche d’écriture » retrouve une écriture par son montant, son type ou sa date, sur quelques copropriétés ou sur tout le portefeuille. Saisissez un montant au centime, au débit comme au crédit, cochez un ou plusieurs types, achats, banque, opérations diverses, appels de fonds, régularisations ou à-nouveaux, posez au besoin une période, puis « Rechercher » : il faut au moins l’un de ces critères. Les copropriétés se bornent comme pour les soldes, par une plage sur le numéro de mandat ou par une sélection ; sans borne, la recherche porte sur tout le portefeuille. Quand trop de lignes répondent, l’écran dit combien et vous demande de resserrer la question plutôt que d’en montrer une partie.

Un solde se lit toujours dans l’exercice qui contient la date demandée. Une copropriété sans exercice à cette date ne répond donc pas : elle n’a pas de solde ce jour-là, et l’écran vous dit lesquelles sont dans ce cas plutôt que de les laisser manquer en silence.

Les travaux d’une copropriété

L’onglet Travaux de la comptabilité suit les opérations en cours. Les opérations clôturées se rangent à part, dans la section « Opérations clôturées », repliée par défaut : « Afficher » la déplie, « Masquer » la replie. Chacune s’y lit en ligne compacte, en pointillés et pâlie, avec sa date de clôture et un cadenas, comme un dossier clos.

Le bouton « Ouvrir » de chaque opération ouvre la fiche de son dossier, dont l’onglet « Appels de fonds » porte l’échéancier. Avec le droit d’édition, vous pouvez programmer un appel, saisir les montants par clé et répartir le total sur plusieurs dates dont les pourcentages font cent. Chaque échéance non comptabilisée se modifie ou se supprime après confirmation. Un appel déjà comptabilisé porte le lien « Ouvrir l’écriture », qui ouvre son écriture dans l’éditeur. Chaque appel porte la même pastille que les appels de fonds, « Planifié », « Comptabilisé » ou « Envoyé », et ce qui lui vaut cet état se lit au survol pour la souris, et par les lecteurs d’écran sans qu’il y ait rien à survoler. Un appel repris de votre syndic précédent est marqué « Envoyé », et la mention « Hors du logiciel » sous la pastille signale un appel repris dont la date d’envoi n’est pas connue. « Modification indisponible » ne s’affiche que sous un appel qui ne se modifie plus.

La part prise sur le fonds de travaux se saisit avec l’appel. Elle ne peut dépasser ni l’appel ni le fonds disponible à la première date, une fois déduites les sommes déjà réservées pour d’autres appels, même futurs. La répartition par copropriétaire puis par lot et le reste à encaisser se lisent sur les montants déjà comptabilisés.

En tête de l’onglet « Appels de fonds », la liste des appels comptabilisés donne tout ce qui a été appelé sur l’opération depuis le premier exercice tenu dans le logiciel, y compris ce qui n’a pas d’échéance : l’antériorité reprise du syndic précédent, qu’elle arrive avec les soldes d’ouverture ou avec le report de ses travaux en cours, les appels repris et les financements par le fonds de travaux. Chaque ligne donne sa date, son état, son montant, sa ventilation par clé et le lien « Ouvrir l’écriture ». Un financement par le fonds se lit en moins, par la part qu’il prend sur le fonds. Un remboursement se lit en remboursement, et ce qu’il rend au fonds de travaux s’en déduit dans les totaux. Les à-nouveaux des exercices suivants ne s’y ajoutent pas, ils répètent ce qui précède, et la liste dit combien elle en écarte. Sous elle, le total appelé, puis, quand le fonds a financé une part ou en a reçu une en retour, cette part et ce qui reste à la charge des copropriétaires. Les appels programmés suivent, sous « À venir ».

Un appel de travaux peut être négatif, pour rembourser un appel que l’assemblée a annulé : saisissez le montant à rembourser en négatif sur chaque clé, et en négatif aussi le montant d’une date si vous en donnez un, puis choisissez l’appel de ce dossier que ce remboursement annule. Un appel réparti sur plusieurs dates se rembourse date par date : chaque date de l’appel porte son propre remboursement, qui la nomme. L’échéancier le rappelle sur la carte du remboursement. Il se découpe sur ses dates comme un appel ordinaire, se modifie de même tant qu’il n’est pas comptabilisé, et l’échéancier l’affiche comme un remboursement. Il se répartit entre les propriétaires selon les tantièmes du jour du remboursement. Un remboursement ne prend rien sur le fonds de travaux : laissez cette part à zéro. Il ne rend pas plus que ce que l’appel a demandé aux copropriétaires, en une ou plusieurs fois, hors la part prise sur le fonds de travaux : au delà, la saisie le refuse et dit le montant de l’appel. La règle vaut aussi clé par clé : un remboursement ne porte que sur les clés de l’appel qu’il annule, chacune en négatif, et ne rend pas sur une clé plus que l’appel n’y a demandé, remboursements précédents compris. Sinon, la saisie le refuse et nomme la clé. Il ne part jamais en prélèvement automatique.

Quand l’avis se solde en faveur du copropriétaire, il annonce un remboursement, son montant en sa faveur, sans les mentions qui ne concernent qu’un paiement en retard ou contesté. Sinon, l’avis dit que le remboursement est déjà déduit du total à régler.

Un remboursement ne se comptabilise qu’une fois comptabilisé l’appel qu’il annule : sinon, le message dit de comptabiliser d’abord l’appel de sa date. Tant qu’un prélèvement de cet appel est préparé ou validé sans être encore remis à la banque, la comptabilisation est aussi refusée, et le message nomme les prélèvements en cause. Un prélèvement saisi à la main au nom d’un copropriétaire de cet appel compte de même, et le message le signale comme tel : s’il porte sur une autre somme, écartez-le puis saisissez-le de nouveau une fois le remboursement comptabilisé. L’aperçu de la journée annonce ce refus avant le clic, et le refus arrête toute la journée, y compris les autres appels de la même date. Écartez ces prélèvements d’abord dans Trésorerie, onglet Prélèvements, puis revenez comptabiliser la journée. Un prélèvement déjà remis ne bloque rien : le remboursement s’inscrit au crédit du compte du copropriétaire.

Une fois le remboursement comptabilisé, l’appel qu’il annule ne prépare plus de prélèvement, et un prélèvement de cet appel dont la remise à la banque est annulée passe écarté au lieu de revenir en préparation. Cet appel ne s’annule plus tant que son remboursement reste comptabilisé : annulez d’abord le remboursement. Il ne se supprime pas non plus tant qu’un remboursement programmé le nomme. Un remboursement partiel arrête aussi les prélèvements de ce qui reste dû sur l’appel : écartez-les tous avant de le comptabiliser, puis saisissez à la main un nouveau prélèvement pour ce qui reste dû : un prélèvement écarté de cet appel ne se prépare plus tant que le remboursement reste comptabilisé. Si vous annulez ensuite le remboursement, les prélèvements écartés restent écartés, préparez-les de nouveau si besoin.

Quand l’appel annulé avait pris une part sur le fonds de travaux, cette part revient au fonds à la comptabilisation du remboursement. L’écriture du remboursement porte le retour, visible au journal des appels de fonds : chaque copropriétaire retrouve dans le fonds ce que l’appel lui avait pris, et l’affectation au dossier est reprise d’autant. Le retour suit ce qui est remboursé : rembourser la moitié de ce que l’appel a demandé aux copropriétaires rend la moitié de la part du fonds, et plusieurs remboursements du même appel ne rendent jamais plus que cette part. L’échéancier du dossier l’annonce sur la carte du remboursement avant sa comptabilisation, puis dit ce qu’il a rendu, et la carte de l’appel dit ce que ses remboursements ont rendu au fonds. Si ce retour ne peut pas s’écrire, le remboursement n’est pas comptabilisé et reste programmé : l’écran de la journée en donne le motif, et les autres appels de la date passent. Les avis de la date, eux, attendent ce remboursement. Annuler la comptabilisation du remboursement annule aussi ce retour. Si le fonds rendu a depuis financé un autre appel de travaux, l’annulation est refusée et le message nomme l’appel à annuler d’abord. Un appel repris de l’ancien portail ne rend rien au fonds : sa part se reprend par une écriture dans la balance.

Programmer prépare le calendrier. La comptabilisation des appels et la production des avis ne sont pas encore disponibles ici.

Une opération de travaux se lit sur sa durée, et non par année. Un ravalement voté en juin peut être appelé sur un exercice, facturé sur le suivant et soldé sur un troisième : cet écran n’a donc pas de sélecteur d’exercice, et c’est délibéré. Il vous montre l’opération entière, depuis son vote jusqu’à aujourd’hui.

Trois chiffres ouvrent l’écran, pour toute la copropriété : ce qui a été appelé aux copropriétaires, ce qui a été dépensé, et l’écart des deux. L’écart est la seule question qui compte vraiment, et l’écran le montre plutôt que de vous laisser le poser : il dit en toutes lettres s’il reste de l’argent appelé et pas encore dépensé, ou si la dépense est allée au-delà de ce qui a été appelé.

Chaque opération a ensuite sa carte : son numéro, son libellé, son écart, et une jauge qui dit d’un coup d’œil où en est la consommation. Sous la jauge, l’appelé, le dépensé et la part du dépensé sur l’appelé. Les pastilles disent le reste : la date du vote et le montant voté par l’assemblée, la résolution, la date de clôture quand l’opération est close, le dossier de suivi quand il y en a un, et les clés de répartition déclarées. Quand aucune clé n’est déclarée, l’écran le dit au lieu de laisser croire à un périmètre arrêté.

L’onglet « Charges » de la fiche du dossier range ses dépenses comme les charges courantes : par clé de répartition, puis par rubrique, avec la date, le libellé, le fournisseur et le montant de chaque charge. C’est ce qu’on regarde quand un écart surprend. L’œil d’une charge ouvre son devis ou sa facture dans un nouvel onglet ; une charge qui n’a pas de pièce à elle montre celle de son écriture, et le survol le dit.

Deux vues se partagent l’onglet. « Non lettrées » montre les charges telles qu’elles pèsent sur le dossier, sans celles qui s’annulent entre elles. « Lettrage » les montre toutes. Avec le droit d’édition, et tant que le dossier n’est pas clôturé, les cases n’apparaissent que dans cette vue : cochez une facture et l’avoir qui l’annule, sur la même rubrique et la même clé, puis « Lettrer » dans la barre qui s’ouvre en bas de l’écran ; elles quittent la vue des charges non lettrées, et aucun total ne bouge. Les charges lettrées ensemble portent la même lettre, et « Délettrer » défait le groupe. Le lettrage ne tient pas compte de l’exercice : une facture et son avoir tombés sur deux exercices se lettrent aussi.

Avec le droit d’édition, « Réimputer », dans la même barre, déplace les charges cochées : vers une autre rubrique ou une autre clé du même dossier, vers un autre dossier de travaux ouvert, ou vers les charges courantes. Une charge d’un exercice ouvert est simplement modifiée. Une charge d’un exercice arrêté, marquée d’un cadenas, ne se modifie plus : le logiciel passe une opération diverse au premier jour de l’exercice ouvert, qui la retire de son ancienne rubrique et de son ancienne clé pour la porter sur la nouvelle, et la lettre avec la charge d’origine. La charge déplacée garde l’état de paiement de sa facture : payée, elle le reste. Le lettrage d’une charge modifiée sur l’exercice ouvert est défait, et le message le dit. Une charge d’un exercice arrêté déjà lettrée se délettre avant d’être réimputée. Une charge lettrée avec une charge d’un exercice arrêté ne se réimpute pas. Si c’est la ligne « Déplacée d’ici » d’un déplacement déjà fait, réimputez plutôt sa ligne « Déplacée ici », qui garde l’état de paiement de la facture même après un second déplacement ; sinon, délettrez-la d’abord. Un à-nouveau ne se déplace pas, et un dossier clôturé ne se modifie plus.

Une charge comptabilisée n’est pas une charge payée : on peut avoir tout appelé, tout comptabilisé, et devoir encore à l’entreprise. Chaque facture du détail dit donc où en est son paiement, lu au lettrage du compte fournisseur : payée, payée en partie, à payer, en attente quand vous avez mis sa facture en attente et que rien n’en est encore lettré, payée aussi quand elle a été passée sans compte fournisseur, à la banque ou en caisse, ou sans contrepartie quand rien ne permet de le savoir. Une facture en attente reste due, et compte comme restant à régler. Une charge reprise de l’ancien syndic, avec les soldes d’ouverture du premier exercice ou avec le report de ses travaux en cours au premier jour d’un exercice, se dit reprise : son paiement ne se lit pas dans les comptes du logiciel, et elle compte comme restant à régler. Ce qui n’est pas réglé en entier compte comme restant à régler, pour ne jamais taire une dette. La carte de l’opération additionne le réglé et le reste à régler, l’en-tête de la fiche du dossier et chaque clé de son onglet « Charges » disent ce qu’ils laissent à régler, et la tuile du dépensé le dit pour toute la copropriété. Ces chiffres portent sur toutes les écritures de l’opération, même quand le détail est borné. Quand une partie de l’appelé a été prise sur le fonds de travaux, la carte de l’opération, son écran d’appels et le dossier de travaux la disent à part : « dont tant pris sur le fonds de travaux ». Elle compte dans l’appelé, puisqu’elle finance l’opération, mais les copropriétaires n’ont pas à la régler.

La fiche du dossier s’ouvre, comme les charges courantes, sur ce qu’il a dépensé : le montant, sa part du montant voté par l’assemblée, ce qui reste avant de l’atteindre ou ce qui le dépasse, et la courbe du cumul mois par mois sur la durée du dossier, ses cinq dernières années au plus, le vote en pointillés. Sans montant voté, la ligne en pointillés se pose au montant appelé. Tant que l’opération n’est pas clôturée, le lien « Le renseigner », ou « Voir le vote » quand un vote est enregistré, mène à la fiche du dossier de suivi.

C’est aussi sur cette fiche que se programment les appels d’une opération : un montant par clé, une ou plusieurs dates, et la part prise sur le fonds de travaux. Chaque date porte sa part de l’appel, en pourcentage ou en montant ; une date dont le pourcentage et le montant restent vides prend sa part égale de ce qui reste. Chaque ligne porte sa propre date : une ligne sans date, ou deux lignes au même jour, se signalent dans le bloc « Ce qui sera programmé » et ne partent pas. Avant d’enregistrer, le bloc « Ce qui sera programmé » donne chaque échéance, son pourcentage et son montant au centime, tels qu’ils seront posés : les centimes perdus à la division vont aux premières échéances, et la somme retombe sur le montant voté, clé par clé. Des parts, en pourcentage ou en montant, qui dépassent l’appel ou n’y arrivent pas se disent là et ne partent pas : il suffit alors d’en corriger une, ou de laisser une date sans pourcentage ni montant pour qu’elle prenne le reste.

L’onglet « Répartition » de la fiche donne la répartition entre copropriétaires : ce que chacun porte sur ce qui a été appelé, et, en dépliant son nom, la part de chacun de ses lots. Le calcul suit les tantièmes de la clé et le propriétaire de chaque lot au jour de l’appel ; il arrondit au centime sans jamais en perdre un, et la somme retombe sur l’appelé. Ce qui a été appelé sans clé ne se répartit sur personne, et l’écran le chiffre à part. Au-delà de douze copropriétaires, un champ les cherche par le nom ou le numéro, et la liste filtrée donne leur sous-total.

Une opération de travaux naît du vote de l’assemblée, avec son dossier : « Enregistrer un vote de travaux », en tête de l’écran, vous mène aux dossiers de la copropriété, le panneau déjà réglé sur les travaux. La numérotation est propre à la copropriété, et le logiciel prend le numéro suivant : vous n’avez pas à le chercher. Enregistrer le vote demande aussi le droit de modifier les dossiers du mandat.

Le vote se complète ou se corrige ensuite sur la fiche du dossier de suivi, dont le numéro s’ouvre depuis la carte de l’opération : un vote complémentaire s’y ajoute, et « Corriger » reprend la date de l’assemblée, la résolution et le montant d’un vote, tant que l’opération n’est pas clôturée. Corriger un vote demande le droit d’écrire en comptabilité.

Pourquoi votre total et le nôtre peuvent différer si vous recomptez à la main, et c’est la chose à comprendre pour faire confiance au chiffre. À l’ouverture de chaque exercice, la comptabilité reprend ce qui précède sous forme d’à-nouveau : le même montant est donc écrit à nouveau à chaque exercice traversé. Additionner les exercices reviendrait à compter deux fois, trois fois, autant de fois que l’opération a duré.

• •Le logiciel ne retient que l’à-nouveau du premier exercice de l’opération, celui qui apporte réellement quelque chose.
• •Les à-nouveaux des exercices suivants sont écartés du cumul, puisqu’ils répètent ce qui est déjà compté.
• •Chaque opération vous dit combien elle en a écarté : si votre total ne tombe pas comme le nôtre, c’est en général là que se trouve l’explication.

Le détail est borné : une opération très profonde ne montre pas toutes ses écritures, et l’écran vous dit combien il en affiche sur combien elle en porte. Les montants, eux, restent exacts, la borne ne portant que sur la liste. Le libellé d’une charge ouvre son écriture. Un geste que vous connaissez peut-être ailleurs n’est pas encore ici : clôturer ou déclarer les clés d’une opération, qui se font toujours depuis votre outil précédent. Le choix des dossiers qui partent avec l’arrêté des comptes, lui, se fait déjà sur la deuxième marche de la clôture.

Le budget d’une copropriété

Le budget prévisionnel se lit et se prépare en regardant plusieurs années à la fois : cet écran montre donc quatre exercices côte à côte, du plus récent au plus ancien, plutôt que celui que vous auriez choisi ailleurs. C’est la seule façon de voir qu’un poste dérive.

Sur chaque case, deux chiffres : le montant de la version courante du budget au-dessus, ce qui a réellement été dépensé en dessous. Cette version peut être un projet ou un budget voté. Le second chiffre passe en alerte lorsqu’il dépasse le premier.

Tout est replié à l’ouverture, dans les deux sections, et c’est voulu : un budget se lit d’abord par ses totaux, et la centaine de postes en dessous noierait la comparaison d’une année sur l’autre. Vous dépliez la clé que vous venez regarder, pas les six autres.

Les charges courantes se rangent par clé de répartition puis par poste, parce que c’est la clé qui commande la répartition. Le fonds de travaux et les avances de trésorerie se rangent dans l’autre sens, le compte d’abord et ses clés ensuite : il n’y en a que quelques-uns, et ce qui varie sous eux est la clé. Chaque clé de répartition et chaque fonds y figurent, même quand ils ne portent encore aucun montant.

Si vous avez le droit d’écrire en comptabilité, vous saisissez le projet de budget d’un exercice ouvert. Chaque case part de ce qui est déjà enregistré. Une version votée se consulte sans modifier ses montants ; utilisez « Préparer un budget modificatif » pour ouvrir un nouveau projet. Un exercice dont les comptes sont clôturés ou approuvés reste en lecture seule.

• •Le + à droite de l’en-tête d’une clé ou d’un fonds déplie le groupe et ouvre en tête une ligne vierge : sous une clé, vous y cherchez le poste par son numéro ou son libellé ; sous un fonds, la clé. La croix annule l’ajout, et un second clic sur le + referme la ligne. Le + n’apparaît que s’il reste quelque chose à ajouter.
• •Sur le fonds de travaux et les avances, un montant peut être négatif : il rend aux copropriétaires une part de ce que le fonds tient, et peut se répartir sur plusieurs clés. À l’enregistrement, le logiciel vérifie que le fonds ne passe sous zéro sur aucun des exercices ouverts : il part de ce que le fonds portait à l’ouverture du premier exercice ouvert, ajoute ce que les budgets de ces exercices y appellent, retire ce qu’ils rendent et, pour le fonds de travaux, la part des appels de travaux prise sur lui. C’est le total du fonds, toutes clés confondues, qui compte : une restitution sur une clé et un appel sur une autre se compensent. Baisser l’appel d’un exercice peut donc être refusé quand la restitution prévue sur un exercice suivant en dépend ; si vous modifiez les deux à la fois et que le logiciel refuse, enregistrez d’abord la modification qui soulage le fonds, la restitution réduite ou l’appel relevé, puis l’autre. Le message dit combien il manquerait au fonds. Une colonne qui rendait déjà davantage s’enregistre encore pour ses autres lignes, tant que la restitution n’augmente pas.
• •Reprendre le budget de l’exercice précédent remplit la colonne d’un geste, sans écraser ce que vous y avez déjà saisi. Les restitutions qu’il recopie ne sont pas comparées à ce que le fonds tient : relisez-les avant le vote. De même, un appel de travaux financé par le fonds, décidé après le budget, ne tient pas compte des restitutions que celui-ci prévoit : vérifiez ce que le fonds peut encore donner avant de financer des travaux sur lui.
• •« Suggérer un budget » propose, pour un exercice ouvert dont le budget n’est pas voté, un montant par poste : le plus élevé de deux moyennes, ce qui a réellement été dépensé sur les trois derniers exercices terminés et ce qui a été voté sur les trois derniers budgets votés, arrondi à la centaine. Le fonds de travaux est relevé au minimum légal de 5 % des charges courantes s’il est en dessous, et l’avance de trésorerie propose seulement ce qui manque pour atteindre le sixième des charges courantes, compte tenu de ce qu’elle porte déjà à l’ouverture, sous-comptes d’avances compris si votre plan comptable en tient. Un budget voté dont le modificatif est en préparation compte parmi les budgets votés, pour le montant qui a été voté. La confirmation dit d’où viennent les chiffres, ce que portent déjà l’avance travaux et les autres avances, dont le montant proposé reprend l’historique, et les travaux appelés sur l’exercice : ceux-ci s’appellent à part, opération par opération, et ne s’ajoutent pas au budget. Elle dit aussi combien de montants déjà présents seront remplacés. Rien n’est enregistré avant « Enregistrer », et chaque montant reste modifiable.
• •Vider une case retire le poste de l’exercice : c’est ainsi qu’on le supprime, et il n’y a pas de bouton pour cela.
• •Enregistrer ne touche que les colonnes que vous avez modifiées.

La dernière ligne ouvre l’échéancier des appels de fonds, exercice par exercice. C’est le chaînon entre le budget voté et les appels eux-mêmes : un budget ne s’appelle pas d’un coup, il se découpe en échéances portant chacune sa date et sa part. Cinq sections, parce que ce ne sont pas les mêmes comptes : les charges courantes, le fonds de travaux, et les avances de trésorerie.

Un bouton répartit le budget restant à parts égales sur les trimestres qui ne portent pas encore d’appel comptabilisé, au jour du mois où l’exercice commence. Sur un exercice neuf cela fait quatre appels au quart ; si un trimestre est déjà appelé, il en reste trois, et chacun prend le tiers de ce qui reste. Un exercice qui démarre le 15 mars appelle donc les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre. Quand ce jour n’existe pas dans un mois, l’appel tombe sur le dernier jour de ce mois : un exercice ouvert le 31 mars appelle les 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre. Ce que vous avez déjà comptabilisé est conservé, et seul ce qui reste se répartit sur les trimestres encore libres : un exercice dont le premier trimestre est appelé peut donc planifier les trois autres sans qu’on vous propose de tout réécrire.

Chaque appel posé par le logiciel porte le même libellé d’une copropriété à l’autre : « Appel de fonds du 1T2027 » pour les charges courantes, et la nature de l’appel pour les autres, « Appel de fonds ALUR du 1T2027 » ou « Appel de fonds avance de trésorerie du 3T2027 ». Le trimestre est celui du calendrier, lu sur la date de l’appel. Tant que vous n’avez pas réécrit ce libellé, il suit la date quand vous la changez ; dès que vous l’avez écrit vous-même, il ne bouge plus. Un appel planifié avant ce modèle garde son ancien libellé jusqu’à ce que vous changiez sa date.

Le statut d’une échéance ne se coche pas, il se constate : « planifié » tant qu’aucune écriture ne la porte, « comptabilisé » dès qu’une écriture du logiciel existe, « envoyé » quand l’avis est parti. Un appel repris de votre syndic précédent est marqué « hors du logiciel » : l’avis est bien arrivé aux copropriétaires, mais par un autre chemin, et un appel repris se lit donc « envoyé ». Une échéance comptabilisée est verrouillée : elle se contre-passe, elle ne se modifie ni ne se supprime. L’échéancier d’une version votée se consulte sans modification : préparez un budget modificatif pour le retravailler. Seul le libellé d’un appel s’y corrige encore, par « Corriger », tant que l’exercice est ouvert et que l’appel n’est ni comptabilisé ni parti : le vote arrête des dates et des montants, pas une coquille. Le libellé d’un appel repris de votre syndic précédent se corrige de la même façon. Un saut de ligne, une tabulation ou plusieurs espaces collés dans un libellé deviennent une seule espace, à la saisie comme à la correction : l’avis porte une ligne propre. Un exercice approuvé reste fermé aux modifications.

Voter un budget et retrouver ses versions

Enregistrez d’abord vos montants et préparez l’échéancier du projet. Renseignez ensuite la « Date du vote en assemblée », puis choisissez « Enregistrer le vote » et confirmez. Les montants de cette version sont figés et les appels à venir sont recalculés, sans réécrire les appels déjà émis.

Pour réviser un budget voté sur un exercice ouvert, choisissez « Préparer un budget modificatif ». Le nouveau projet reprend ses montants ; la version votée reste consultable, sous la grille, dans « Budgets remplacés », avec ses postes et la date de son vote. Corrigez le projet, puis enregistrez son vote quand l’assemblée l’a décidé. « Voter » ne se propose que sur un budget enregistré dont le total n’est pas nul.

Un vote enregistré par erreur se défait : « Revenir sur le vote » rend le budget modifiable, tant que l’exercice est ouvert et qu’aucun appel de fonds de ce budget n’a été comptabilisé ni envoyé. Dès qu’un de ces appels est parti, l’en-tête de la colonne ne propose plus que le budget modificatif. Un appel de ce budget classé sans appel retient aussi le retour : remettez-le d’abord au calendrier à l’écran des appels de fonds, ce qui reste possible tant que les avis de sa date ne sont pas partis et que l’exercice est ouvert ou peut encore être rouvert ; sinon le budget reste voté. Sur un exercice clos ou approuvé, ni le vote ni un modificatif ne se défont. De la même façon, un budget modificatif ouvert par erreur se supprime tant qu’il est encore un projet et que rien de neuf ne s’est passé dessus : le budget voté précédent reprend alors sa place. Le budget d’origine d’un exercice, lui, ne se supprime pas ; pour le vider, effacez ses montants.

Sous la grille, « Historique des budgets » rassemble les versions de chaque exercice. Dépliez une version pour relire ses postes, son total, son état et sa date de vote. Si une date manque dans les données reprises, l’historique le signale.

Si la version a changé depuis l’ouverture de votre formulaire, le logiciel refuse l’enregistrement et conserve votre saisie. Relisez la version courante avant de reprendre votre modification. Un vote peut aussi être refusé si aucune échéance à venir ne permet de restituer un trop-appelé : le message vous indique le blocage.

La balance comptable, et le grand livre d’un compte

La balance donne tout le plan comptable d’une copropriété, arrangé par famille de comptes : les comptes qui totalisent leurs comptes plus précis se retrouvent au-dessus d’eux dans la liste. Un compte qui suit un copropriétaire, un fournisseur ou une clé de répartition se déplie sur ses comptes individuels, débit, crédit et solde de chacun compris. Ce détail se lit un cran en retrait sous le compte qui le porte, que la liste soit rangée en arbre ou non.

Le plan porte un compte 58, « Virements internes », pour un virement entre deux comptes bancaires de la même copropriété. Chaque banque passe sa moitié du virement contre ce compte, qui revient à zéro quand les deux moitiés sont saisies, et le lettrage les rapproche l’une de l’autre.

Un champ filtre la liste sur le numéro ou le libellé d’un compte. Deux cases élargissent ce que vous voyez : « comptes de cumul » montre les comptes qui totalisent d’autres comptes plutôt que de recevoir des écritures ; « comptes sans écriture » montre tout le plan, y compris ce qui n’a jamais servi cette période. L’une ou l’autre case range la liste en arbre, et la barre d’outils dit combien de comptes sont affichés sur l’ensemble du plan. Le total en pied de tableau porte toujours sur ce que vous voyez, jamais sur le plan entier.

Un compte de cumul se lit comme un titre : sa ligne reste vide, parce que ses montants sont déjà ceux des comptes placés sous lui. Seul un compte de cumul qui porte des écritures à lui affiche ses propres montants, et ceux-là comptent au total. Sur une balance juste, le solde du total retombe à zéro, résultat de l’exercice précédent en attente de répartition compris ; un solde qui ne tombe pas à zéro est marqué à vérifier.

Certains comptes de cumul s’ouvrent pourtant comme un compte : celui qui suit des copropriétaires ou des fournisseurs, comme « Copropriétaire individualisé » (450), et 461 ou 462 dès qu’ils ont des sous-comptes. Un clic sur leur ligne ouvre leur grand livre, qui réunit les écritures de tous les comptes placés sous eux, budget, travaux et avances pour 450, avec le report de l’exercice précédent : le compte d’un copropriétaire s’y lit en entier. Une mention en tête le rappelle. Le lettrage automatique ne s’y lance pas, puisqu’il rapproche les lignes d’un même compte : ouvrez pour cela l’un des comptes placés dessous. Les autres comptes de cumul restent des titres et ne s’ouvrent pas.

Les débiteurs divers (461) et les créditeurs divers (462) se tiennent sur des sous-comptes, comme 461.00002 « Compte d’attente ancien syndic ». Neuf sont proposés de chaque côté, sous les mêmes numéros et les mêmes noms : compte d’attente divers, ancien syndic, reprise de balance, anciens copropriétaires vendeurs, indemnité d’assurance, provision pour risque, subventions, banque et frais de relances de l’ancien syndic. Les écritures se passent sur un sous-compte, plus sur 461 ou 462 eux-mêmes. Dans la balance, les sous-comptes se déplient sous leur compte comme les copropriétaires sous le leur, et 461 ou 462 porte leur total, plus les écritures qu’il portait déjà avant d’avoir des sous-comptes. Chaque sous-compte s’ouvre sur son propre grand livre, et 461 ou 462 sur celui de tous ses sous-comptes réunis. Le grand livre et la balance édités, en PDF comme en tableur, les présentent de la même façon : chaque sous-compte sous son numéro et son nom, placé sous 461 ou 462 comme un copropriétaire sous son compte.

Avec le droit de modifier la comptabilité, « Ajouter un sous-compte », sous les sous-comptes de 461 ou de 462, en crée un : le numéro suivant est proposé, vous le gardez ou le changez, et vous lui donnez un nom. Le sous-compte créé s’ouvre aussitôt. Si 461 ou 462 n’apparaît pas, cochez « comptes sans écriture ». « Renommer », en tête du grand livre d’un sous-compte, change son nom sans déplacer aucune écriture. Le plan comptable est commun au cabinet : un sous-compte ajouté ou renommé l’est dans toutes les copropriétés. Seuls ces sous-comptes se créent et se renomment ici, les comptes du plan réglementaire ne changent pas.

Un exercice se choisit en tête d’écran, et par défaut s’ouvre celui qui contient la date du jour : sur une copropriété dont le prochain exercice est déjà créé, vous voyez d’abord celui qui court. Quand aucun exercice ne contient la date du jour, c’est le plus récent qui s’ouvre. Vous pouvez aussi lire plusieurs exercices d’affilée en choisissant une période de deux dates : les écritures de tous les exercices qu’elle recoupe s’additionnent alors, sans qu’aucun à-nouveau intermédiaire ne double les montants. À côté de ses dates, un exercice clôturé ou approuvé dit son statut. Un exercice encore ouvert dont la clôture est commencée porte la marque « clôture en cours » : la saisie y reste possible pendant que vous relevez les compteurs et passez les dernières factures.

Une période qui commence en cours d’exercice vous le dit au-dessus de la balance. Elle montre les mouvements de ses dates, sans ceux de l’exercice antérieurs à son début, et ne calcule pas le solde de chaque compte à cette date de début. Le report de l’exercice précédent n’y entre pas non plus, qu’il soit déjà passé en écritures ou encore provisoire : il n’entre que dans une période qui commence le premier jour de l’exercice. Une période dont la fin précède le début, ou qui ne rencontre aucun exercice du mandat, est écartée avec son motif, et l’exercice s’affiche à la place.

La balance en PDF ou en tableur, dans l’une de ses trois vues, ainsi que le grand livre et l’état des dépenses, se produisent par « Éditer un document », dans le menu « Actions » en tête de la copropriété. Il ouvre une fenêtre au premier plan sur le tableau de bord de la copropriété, sur la balance à la fin de l’exercice en cours, ou du plus récent si aucun ne court aujourd’hui ; un autre exercice ou une autre date se choisit dans la fenêtre. La section sur les charges courantes, plus bas, détaille ce que contient chaque document.

Un exercice qui s’ouvre sur un à-nouveau provisoire vous le dit par un bandeau : les comptes de bilan de l’exercice précédent y sont reportés tant que ses comptes ne sont pas approuvés. Les charges et les provisions, elles, ne se reportent pas, elles se répartiront entre copropriétaires après l’approbation. Dans le grand livre d’un compte, « voir le détail », sur la ligne de l’à-nouveau, ouvre la période qui commence à l’exercice précédent : le report y est en écritures, et il s’y lettre. Un report trop volumineux pour être lu par l’écran est nommé comme tel : les soldes des comptes de bilan ne portent alors que les écritures de l’exercice ou de la période, et la ligne du résultat en attente de répartition n’est pas affichée.

Cliquer un compte, ou l’un de ses comptes individuels, ouvre son grand livre en dessous : chaque écriture qui l’a mouvementé, avec son journal, son numéro, sa pièce et son solde qui s’accumule ligne après ligne. Le même jour, la reprise des soldes ouvre la liste, puis les écritures se suivent par numéro, puis par journal, et le lettrage automatique cumule les lignes dans ce même ordre. Un filtre « Tout, Non lettré, Lettré » resserre la liste sur ce qui reste à traiter ou sur ce qui est déjà bouclé, une lettre en minuscule signalant un lettrage partiel. Filtré sur le lettrage, le grand livre ne reprend pas le report provisoire de l’exercice précédent, et son pied compte les mouvements de la liste filtrée. Un compte ouvert, les flèches haut et bas du clavier ouvrent le compte ou le compte individuel précédent ou suivant de la balance, un copropriétaire ou un fournisseur par exemple, dans l’ordre où elle les montre, et le gardent en vue. Pendant une saisie, elles restent au champ, sauf dans la recherche des comptes.

Un copropriétaire qui a réparti ses lots en plusieurs ensembles reçoit un avis par ensemble, mais n’a qu’un compte : sa ligne du grand livre reste une. Sur le compte de ce copropriétaire, une petite flèche devant le libellé la déplie et montre, ensemble par ensemble, le montant qui la compose, au débit ou au crédit ; l’ensemble principal vient en tête, et un ensemble supprimé depuis garde son nom avec la mention « ensemble supprimé ». Sur le compte général des copropriétaires, dépliez d’abord l’appel de fonds en ses lignes : chaque copropriétaire y a la sienne, avec sa propre flèche. La flèche n’apparaît que sur les lignes qui ont un tel détail, et un second clic la replie.

Une écriture qui touche plusieurs fois le compte ouvert, un appel de fonds sur le compte général des copropriétaires par exemple, s’y lit sur une seule ligne, à son montant net. La flèche devant son libellé la déplie en ses lignes, chacune avec son libellé, sa lettre et son montant au débit ou au crédit, sans solde puisqu’elle détaille le montant déjà compté ; un second clic la replie. Si vous avez le droit d’écrire en comptabilité, chaque ligne dépliée porte sa propre case, pour lettrer une ligne sur un compte lettrable, ou réimputer une ligne de tout compte sur un exercice ouvert lu seul, sans toucher les autres de la même écriture ; la case de l’écriture les choisit toutes. Sur un exercice clôturé ou une période, un compte qui ne se lettre pas ne porte aucune case.

Sur le compte d’un copropriétaire par exemple, un prélèvement passe souvent en plusieurs mouvements le même jour, un par nature : provisions, fonds de travaux, avance. La case « regrouper les mouvements de banque d’un même jour » les lit en une seule ligne : elle montre le débit et le crédit du jour, et le solde n’avance qu’une fois, de leur différence. Elle ne regroupe que des mouvements voisins d’un même journal de banque, à la même date. Rien ne change dans les écritures, ni dans les totaux du pied : la flèche devant le libellé déplie le jour, et chaque mouvement y garde son libellé, sa pièce et le lien vers son écriture. La case ne paraît que sur un compte où elle change quelque chose et, sur un compte tenu par copropriétaire ou par fournisseur, une fois celui-ci choisi. Elle reste cochée d’un compte à l’autre et au retour d’une écriture, qui retrouve les jours que vous aviez dépliés. Le grand livre produit par « Éditer un document », en PDF ou en tableur, garde une ligne par écriture.

Un trombone dans la colonne Pièce ouvre la pièce jointe à l’écriture, la facture du fournisseur ou l’avis d’appel du copropriétaire, dans un nouvel onglet, sans ouvrir l’écriture. Son nom s’affiche au survol. Sur l’écriture, on voit les pièces de ses lignes sur ce compte et celle de l’écriture entière ; sur une ligne dépliée, celle de la ligne seulement. Au-delà de deux pièces, la première s’affiche avec leur nombre, qui ouvre l’écriture où elles sont toutes nommées. Si les pièces n’ont pas pu être lues, le grand livre le dit : une écriture sans trombone peut alors en avoir une.

Le libellé d’une ligne du grand livre ouvre son écriture : son journal, sa date, sa pièce et toutes ses lignes, chacune avec son compte, son montant et, quand le compte le demande, son copropriétaire, son fournisseur, sa clé de répartition ou son opération de travaux. Elle s’ouvre en consultation. Si vous avez le droit d’écrire en comptabilité et que l’exercice est ouvert, le bouton Modifier la passe en saisie, et l’enregistrement la remet en consultation. Si quelqu’un l’a enregistrée entre-temps, l’éditeur le dit et vous demande de recharger la page, plutôt que d’écraser sa version. Le bouton de retour vous ramène à l’écran d’où vous l’avez ouverte : la balance, les charges, la banque ou les travaux. « Nouvelle écriture », en tête de la balance, en ouvre une vierge, directement en saisie. Il est proposé dès qu’un exercice de la copropriété est ouvert, même si celui que vous consultez est arrêté : l’écriture va dans l’exercice ouvert qui contient sa date, et l’éditeur vous dit lequel sous la date. Une date qu’aucun exercice ouvert ne couvre ne s’enregistre pas.

Une écriture s’enregistre quand elle s’équilibre au centime : le reste à affecter se recalcule à chaque montant tapé, et chaque ligne incomplète dit ce qui lui manque. Une ligne vierge attend toujours au bout pour enchaîner les imputations, et elle est ignorée à l’enregistrement. Une écriture se supprime avec un motif facultatif : elle reste consultable et son numéro reste pris. En saisie, le bouton à côté de la corbeille d’une ligne glisse une ligne vierge juste en dessous, pour détailler une imputation à côté de la ligne qu’elle complète.

Certaines écritures ne se modifient pas à la main, et l’éditeur le dit avant que vous tapiez quoi que ce soit : un appel de fonds, généré depuis le budget voté ; un à-nouveau, un arrêté des comptes ou une régularisation des charges, qui sont calculés ; une écriture née d’une facture d’honoraires, qui se corrige en passant un avoir depuis la facturation ; une écriture née d’une facture fournisseur, dont on annule l’écriture depuis l’écran des factures avant de reprendre la facture et de la recomptabiliser ; une écriture née d’un autre écran, qui se corrige depuis celui-ci ; et toute écriture d’un exercice qui n’est plus ouvert. Un appel de fonds s’annule, motif obligatoire, puis se génère à nouveau ; son lettrage éventuel est défait, de son côté comme de celui du règlement qui le soldait. Un appel s’annule même si des appels plus récents sont comptabilisés. Ses prélèvements encore en préparation sont supprimés, et les courriers déjà produits pour sa date sont à produire de nouveau. Il ne s’annule pas si son propre avis, ou celui d’une date plus récente qui le porte dans son solde, est déjà parti, ou si son propre prélèvement a quitté la préparation : l’écran vous invite alors à saisir son écriture inverse dans la balance. Il ne s’annule pas non plus si un appel de travaux comptabilisé depuis, même daté avant, a puisé dans le fonds qu’il alimente : l’écran nomme cet appel de travaux, à annuler d’abord.

L’écriture du transfert des fonds d’une vente, que le logiciel passe au journal ODM quand la date du transfert est confirmée, et l’écriture inverse qui la contre-passe quand la vente est annulée, ne se touchent pas à la main : elles ne se modifient pas, ne se réimputent pas, ne se suppriment pas et ne se restaurent pas, et l’éditeur le dit à leur ouverture, avant même le verrou de l’exercice. Seuls leur lettrage et leur pointage se font comme sur toute écriture, et une pièce peut toujours y être jointe. Pour défaire la vente, contre-passez-la depuis sa fiche : une contre-passation, vendeur et acquéreur inversés, datée après la vente, en répondant qu’elle annule la vente. L’annulation d’une vente ainsi confirmée ne se défait pas. Une écriture saisie à la main qui contre-passe celle d’un transfert est figée de la même façon.

Si vous avez le droit d’écrire en comptabilité, chaque écriture d’un compte lettrable porte une case, et sur un exercice ouvert lu seul, celle de tout compte. Choisissez-en plusieurs : la barre qui apparaît dit si elles se soldent. « Lettrer » les rapproche sous une même lettre, en majuscule quand le groupe s’équilibre, en minuscule tant qu’il reste un écart. « Délettrer » défait le groupe. Le lettrage ne déplace ni un montant ni un solde : il reste possible sur un exercice clôturé ou approuvé, et sur une période de plusieurs exercices, où une facture de novembre se rapproche de son règlement de janvier. Il vaut aussi pour une ligne passée avant que son compte change de règles, avant qu’il exige une clé de répartition ou un dossier de travaux par exemple : elle se lettre et se délettre comme les autres, et seule une modification de la ligne vous demande de la mettre en règle. « Réimputer » déplace les lignes vers un autre compte, et seulement sur un exercice ouvert, lu seul. Si ce compte se tient par copropriétaire, par fournisseur ou par clé de répartition, comme 401, 4501 ou un compte de charges, le logiciel vous demande lequel avant de partir : les clés et les copropriétaires proposés sont ceux de la copropriété, anciens propriétaires compris, et quand toutes les lignes portent déjà le même, « Garder » le propose en tête. Vers un compte qui ne se tient pas ainsi, les lignes perdent leur copropriétaire, leur fournisseur ou leur clé. Une ligne garde son lot seulement si elle garde son copropriétaire, et elle quitte son dossier de travaux si le compte d’arrivée n’en demande pas. Une ligne de banque ne se réimpute pas hors de la banque, et un compte bancaire ne se choisit pas d’ici : c’est l’écriture qu’il faut ouvrir. Une ligne d’une écriture qui ne se modifie pas à la main, un appel de fonds, un à-nouveau, un arrêté, une régularisation ou une écriture née d’une facture, ne se réimpute pas non plus : elle se corrige là où elle est née.

Sur un compte lettrable, « Lettrage automatique » cherche les groupes à votre place, parmi les lignes non encore lettrées. Cinq règles s’appliquent dans l’ordre, chacune sur ce que les précédentes ont laissé : le même numéro de pièce, une suite de caractères commune aux libellés comme un numéro de facture, un débit et un crédit du même montant, des lignes successives dont le solde revient à zéro, et deux lignes à un écart près que vous fixez. Les groupes proposés sont tous retenus par défaut ; écartez ceux qui ne vous conviennent pas, puis posez les autres d’un geste. Rien n’est lettré avant cette validation, et un groupe qui ne se solde pas vous le dit avant.

Une pièce se joint à une ligne de l’écriture, ou d’un coup à toutes les lignes d’un même copropriétaire ou fournisseur : l’avis d’appel de fonds de chacun, par exemple, même sur un appel de fonds qui ne se modifie pas, car joindre une pièce ne change pas l’écriture. Une ligne ne porte qu’une pièce : sur une ligne qui a déjà la sienne, le menu ne propose plus d’en joindre, et le dépôt d’un coup saute les lignes déjà pourvues en disant combien, avant le choix du fichier comme après le dépôt. Seul l’avis d’appel de fonds que le logiciel range lui-même à l’envoi fait exception : une ligne répartie sur deux ensembles reçoit l’avis de chacun. Pour remplacer la pièce d’une ligne, retirez d’abord celle qui est en place. Si cette pièce a été jointe d’un coup à plusieurs lignes, la retirer la retire de toutes les lignes de l’écriture : joignez-la ensuite de nouveau aux lignes qui doivent la garder. La pièce de l’écriture entière ne compte pas : elle n’empêche pas de joindre une pièce à une ligne. Cela vaut aussi pour une facture reprise que vous faites remonter au module Factures : si sa ligne porte déjà une pièce, elle ne remonte pas tant que cette pièce n’est pas retirée. Elle ne remonte pas non plus quand l’écriture porte plusieurs lignes au crédit de ce fournisseur, à l’un ou l’autre de ses comptes : le règlement ne saurait pas laquelle solder. Une pièce s’ouvre d’un clic sur son nom. La retirer d’une écriture ne l’enlève pas de ce qu’elle justifie ailleurs : seule cette écriture la perd. Une pièce déposée sur cette écriture et attachée à elle seule part à la corbeille, d’où elle reste restaurable. Sur une écriture née d’une facture, la pièce ne se retire pas depuis l’éditeur : elle se retire depuis l’écran qui l’a produite, pour que la pièce et l’écriture disent la même chose. L’avis d’un appel de fonds, lui, se retire comme les autres. Une pièce ne dépasse pas vingt mégaoctets.

L’écriture entière porte aussi sa pièce justificative, sous son libellé : « Joindre la pièce », ou glissez le fichier sur la zone prévue. Une écriture n’en porte qu’une ; si vous en glissez plusieurs, la première est retenue et l’écran vous le dit. En déposer une autre la remplace, après une confirmation qui nomme l’ancienne et la nouvelle, et l’ancienne part à la corbeille ; « Retirer » l’y envoie aussi. Si le fichier ne parvient pas à s’enregistrer, l’ancienne pièce est remise en place et l’écran vous invite à recommencer ; si elle ne peut pas l’être, l’écran vous dit quoi faire depuis la corbeille. Une pièce mise à la corbeille ne se restaure que sur une écriture qui n’en porte plus : retirez d’abord celle qui est en place. Une écriture neuve reçoit sa pièce une fois enregistrée. Sur une écriture née d’une pièce, la pièce jointe ne se remplace ni ne se retire depuis cet écran. Si la pièce ne peut pas être lue sur le moment, l’écriture s’ouvre quand même : la zone de la pièce le dit, et « Relire la pièce » la lit de nouveau quand vous le souhaitez.

La balance par copropriétaire

Cet écran répond à une seule question : qui doit quoi, aujourd’hui. Ce n’est pas une balance d’exercice, et c’est la première chose à savoir avant de lire ses chiffres. Un copropriétaire doit ce qu’il doit depuis l’origine, pas depuis le dernier exercice ouvert : la balance cumule donc tous les exercices de la copropriété, du premier au courant.

Jusqu’à trois chiffres ouvrent l’écran. Ce qui est dû, hors créances douteuses, avec le nombre de copropriétaires concernés. Le total des créances douteuses, quand il y en a. Et ce que portent ceux qui sont en avance, avec leur nombre. Les débiteurs et les créditeurs ne se compensent jamais : on relance ceux qui doivent, on ne relance pas la différence.

Le tableau donne ensuite le détail, la plus grosse dette en premier. Quatre colonnes séparent ce qui relève du budget prévisionnel, des travaux et opérations exceptionnelles, des avances et fonds, et des créances douteuses. La cinquième est le solde, qui les additionne toutes. Un montant nul ne s’écrit pas : ces colonnes se parcourent du regard pour y trouver ce qui n’est pas à zéro.

Les créances douteuses sont montrées à part sans être retranchées, et la nuance est comptable et non cosmétique : ce qui est douteux reste dû. Elles sont donc dans le solde de la ligne, isolées dans leur colonne, et exclues du chiffre en haut de l’écran, parce que c’est celui-là que vous comparez à votre outil précédent.

Un champ filtre la liste sur le nom et sur le numéro du copropriétaire. Le numéro se tape seul, sans le « n° » qui le précède à l’écran. Les trois chiffres de tête se recomptent alors sur ce que vous voyez : chercher un nom ne laisse plus au-dessus un montant qui ne correspondrait à aucune ligne affichée.

Pourquoi votre total et le nôtre peuvent différer si vous recomptez à la main, et c’est la même chose que pour les travaux. À l’ouverture de chaque exercice, la comptabilité reprend ce qui précède sous forme d’à-nouveau : le même montant est donc réécrit à chaque exercice traversé.

• •Le logiciel ne retient que l’à-nouveau du premier exercice, celui qui apporte réellement l’antériorité.
• •Les à-nouveaux des exercices suivants sont écartés du cumul, puisqu’ils répètent ce qui est déjà compté.
• •L’écran vous dit combien il en a écarté, et combien d’écritures il a trouvées sans copropriétaire rattaché. Si votre total ne tombe pas comme le nôtre, c’est en général là que se trouve l’explication.

Une copropriété où personne ne porte de solde vous le dit clairement : c’est l’état d’une copropriété à jour, pas une lecture qui aurait échoué. Trois gestes ne sont pas ici : ouvrir une ligne pour en voir le détail, qui se fait depuis l’écran des comptes ; ouvrir la fiche du copropriétaire, qui se fait depuis le référentiel des tiers ; et exporter la balance, qui se fait par « Éditer un document », dans le menu « Actions » en tête de la copropriété, en choisissant sa vue par auxiliaire. Enfin, le solde affiché est celui que vos écritures disent aujourd’hui : sur une copropriété dont le dernier arrêté n’est pas fait, il ne préjuge pas de ce qu’il dira après.

Le relevé d’un compte bancaire

Cet écran montre les mouvements d’un compte en banque de la copropriété, et en face d’eux ce qu’ils ont payé ou encaissé. Un mouvement ne dit rien tout seul : « virement, moins 3 521,72 » ne se lit que si l’on voit en face le fournisseur payé. La contrepartie est donc une colonne, pas un détail à aller chercher ailleurs.

Un relevé appartient à un compte, et il n’appartient à aucun exercice. Un exercice découpe la comptabilité ; un compte en banque, lui, court sans interruption depuis son ouverture. Le relevé remonte donc tout l’historique, du mouvement le plus récent au plus ancien, sans qu’on ait à choisir une période. Il n’y a pas non plus de vue « tous comptes » : mélanger deux banques donnerait un solde qui ne correspondrait à aucun relevé papier.

Quand la copropriété a plusieurs comptes, ils se choisissent en onglets, et l’écran s’ouvre sur le premier compte encore ouvert, comme un relevé papier s’ouvre sur celui qu’on a en main. Un compte clos reste consultable et porte la mention « clos » : fermer un compte n’efface pas son passé. Le survol d’un onglet rappelle l’IBAN du compte, ce qui départage deux comptes au libellé voisin. Le compte regardé voyage dans l’adresse, donc le lien se partage et se met en favori tel quel.

En tête, le solde du compte, puis le nombre de mouvements, ce qui a été encaissé, ce qui a été décaissé, et depuis quelle date. Quand le logiciel reconnaît la banque du compte, son logo, ou ses initiales à défaut, se lit dans la carte du solde, et change avec l’onglet du compte. Ces totaux portent toujours sur le compte entier, même quand la liste n’en montre qu’une partie : un solde partiel ne serait pas un solde. L’écran vous le dit tant que tout n’est pas affiché, pour que vous ne cherchiez pas un écart qui n’existe pas.

Quand des règlements sont partis du cabinet sans que la banque les ait encore passés, un second montant paraît à côté du premier : le solde reconstitué, c’est à dire ce que le compte vaudra quand tout sera passé, avec l’écart entre les deux. Le solde de la banque, lui, ne bouge pas : c’est celui qui se compare au relevé papier. Le survol dit combien de règlements sont en vol et depuis quand le plus ancien attend. Quand rien n’est en vol, il n’y a qu’un solde, et c’est normal. Dans le tableau, chacun de ces règlements porte sur sa ligne la mention « en cours » : il s’effacera au profit du mouvement de la banque quand elle l’aura passé.

Le tableau donne cinq colonnes : la date, l’opération, la contrepartie, la pièce et le montant. Le montant est signé, un plus quand le compte reçoit, un moins quand il paie. Quand un mouvement touche plusieurs comptes en face, le premier est montré et les autres sont comptés : une remise de chèques touche vingt copropriétaires, et vingt noms dans une case ne se lisent pas. Le solde d’ouverture du compte, repris d’avant sa première écriture dans le logiciel, porte la mention « à-nouveau » : il compte dans le solde, mais il n’est pas un mouvement, et l’en-tête le nomme à part. Les reports d’un exercice sur le suivant n’apparaissent pas : chacun redirait des mouvements déjà présents plus bas dans la liste, et les compter une seconde fois gonflerait le solde à chaque clôture.

Une colonne « Pièce » vide ne veut pas dire qu’une pièce manque. Une facture n’est pas attachée au règlement, elle est attachée à l’achat, et les deux ne se rejoignent qu’au lettrage du compte fournisseur : tant qu’il n’est pas lettré, la colonne reste vide. Chaque pièce d’un mouvement y a son trombone, qui l’ouvre dans un nouvel onglet : la pièce du règlement, et la facture réglée une fois le compte lettré. Son nom s’affiche au survol, avec ce qu’elle est. Le libellé d’un mouvement, lui, ouvre son écriture.

Un champ filtre les mouvements déjà affichés, sur le libellé, sur la contrepartie telle qu’elle est écrite dans sa colonne, sur le montant et sur la date. Le montant se tape comme vous le lisez, « 3 521,72 », ou comme vous le collez d’ailleurs, « 3521.72 ». La date se tape des deux façons aussi. Le compteur au-dessus du tableau dit combien de mouvements répondent parmi ceux qui sont chargés.

Le relevé se charge par pages, en remontant le temps. Un bouton sous le tableau va chercher les mouvements plus anciens et les ajoute à ceux qui sont déjà là, sans vous faire perdre votre recherche ni votre place. Quand il n’y a plus rien avant, l’écran vous dit la date du premier mouvement du compte plutôt que de faire disparaître le bouton sans un mot. L’ordre, lui, ne se change pas : c’est celui de la banque, et une liste chargée à moitié qu’on trierait autrement ne ressemblerait à aucun relevé.

Une copropriété sans compte bancaire enregistré vous le dit, et nomme l’endroit où l’enregistrer, les paramétrages de la copropriété : sans compte, les mouvements de banque n’ont nulle part où se rattacher. « Ouvrir les paramétrages » vous y mène. Pointer ce compte contre le relevé que votre banque vous envoie, en revanche, se fait depuis le bouton « Rapprochement » du bandeau de solde, et la section suivante le décrit.

Une copropriété qui n’a pas encore de syndicat des copropriétaires vous le dit également : un compte bancaire se range toujours sur le syndicat, et il ne peut donc pas exister avant lui. Créez le syndicat depuis le mandat, puis revenez ouvrir un compte pour en lire le relevé.

Pointer un relevé contre les écritures

C’est l’écran où l’on vient avec le relevé de la banque à côté de soi, et une seule question : est-ce que les deux comptes disent la même chose. Il s’ouvre depuis le bouton « Rapprochement » du bandeau de solde du relevé d’un compte, et il travaille arrêté par arrêté, c’est à dire relevé par relevé.

La réponse est en haut, en une phrase, avant tout le reste : les deux soldes concordent, ou il reste un écart, et le relevé est au-dessus ou en dessous de la comptabilité. Neuf fois sur dix vous n’avez pas besoin de lire plus loin.

Quatre chiffres l’expliquent. Le solde final du relevé, que vous saisissez parce que la banque seule le connaît. Le solde comptable à la même date. Ce que la banque a passé et que le logiciel n’a pas encore. Et ce que le logiciel a passé et que la banque n’a pas encore. L’écart en découle, et il se recalcule instantanément à chaque case cochée : vous n’attendez jamais entre deux gestes. Comme sur le relevé, le solde comptable compte l’ouverture du compte une seule fois, sur le premier exercice où ce compte a des écritures : le report d’un exercice sur le suivant n’entre ni dans ce solde ni dans l’écart, et ne se propose pas au pointage.

Le pointage lui-même est la liste des écritures du compte. À l’ouverture d’un arrêté, tout y est coché, parce que par défaut tout est passé. Votre travail consiste à décocher ce qui ne l’est pas : le chèque émis que personne n’a déposé, le virement parti hier. Chaque décoché fait bouger l’écart d’autant. Un champ filtre la liste sur le libellé et sur le montant, tapé comme vous le lisez, « 1 240,50 », ou comme vous le collez, « 1240.5 », et « Tout pointer » n’agit que sur ce que ce filtre laisse voir.

Le pointage reste à l’écran jusqu’à ce que vous l’enregistriez, et le bouton compte ce qui attend. Ce n’est pas un oubli : un rapprochement se fait en cochant et décochant vingt fois, et enregistrer à chaque clic rendrait le geste inutilisable. Quitter l’écran sans enregistrer laisse l’arrêté tel qu’il était.

Quand un écart s’ouvre, le logiciel le cherche à votre place tant que la réponse est courte. Si une écriture, ou deux, correspond exactement à l’écart, il la nomme et propose de la dépointer d’un clic. Au-delà de deux, il se tait : sur cinquante lignes, une combinaison qui tombe juste n’est plus un indice, c’est une coïncidence, et la présenter comme une piste serait vous tromper avec l’autorité d’un calcul.

Quand aucune écriture ne correspond, c’est que la banque a passé quelque chose que le logiciel ignore : des frais de tenue de compte, un virement reçu, un prélèvement qu’on a oublié de saisir. Vous le saisissez au bas de l’écran, avec sa date et son libellé, et le montant qui vous est proposé est déjà celui de l’écart. Le libellé est obligatoire : c’est lui qui expliquera l’écart à un copropriétaire qui lira la feuille.

Une remise de chèques arrive en banque en une ligne et vit en comptabilité en vingt. Vous pouvez donc réunir à la main plusieurs opérations de banque avec plusieurs écritures : leurs montants n’ont pas à être identiques, leurs totaux si. L’écran affiche les deux totaux et la différence qui reste, plutôt que de refuser sans rien dire. Un groupe réuni sort de l’écart, et le lien se défait si vous vous êtes trompé : toutes les écritures du groupe redeviennent alors à pointer. Les écritures d’un groupe réuni comptent comme pointées : le contrôle de clôture ne les compte pas parmi les mouvements de banque non pointés, et une remise de chèques dont une écriture est ainsi réunie ne s’annule plus.

Parmi les écritures comptabilisées qui ne sont pas passées en banque, celle qui est déjà pointée sur un rapprochement postérieur porte la mention « Pointée au mois suivant », et l’écran explique sous la liste ce qu’elle veut dire : elle n’a pas été oubliée, elle a été pointée sur un mois plus tardif. Si la banque l’a en réalité passée sur la période que vous rapprochez, dépointez-la sur ce rapprochement postérieur : elle revient ici, à pointer.

L’arrêté se clôt quand l’écart vaut zéro, et pas avant : le bouton reste éteint et vous dit lequel des deux manque, le solde du relevé ou l’explication de l’écart. Un arrêté clos ne se repointe plus, il se rouvre d’abord, et les arrêtés clos d’un compte se rouvrent du plus récent au plus ancien : tant qu’un arrêté plus récent du même compte reste clos, l’écran remplace « Rouvrir » par une phrase qui nomme l’arrêté à rouvrir d’abord. Seul le dernier arrêté d’un compte se supprime, s’il est ouvert, par le chef comptable ou un administrateur du cabinet, et la confirmation nomme la conséquence : le pointage est défait, les écritures ne bougent pas. Pour défaire un arrêté plus ancien, supprimez d’abord ceux qui le suivent, du plus récent au plus ancien : sur un arrêté qui n’est pas le dernier, l’écran le dit à la place du bouton. Aux autres, il dit à qui le geste est réservé. « Clore le rapprochement » enregistre d’abord le pointage qui attend, puis clôt l’arrêté ; si l’enregistrement est refusé, l’arrêté reste ouvert et votre pointage reste à l’écran.

Un arrêté clos garde ses comptes justes : sur ce compte, une écriture de banque datée au plus tard à la date du dernier arrêté clos ne s’enregistre plus, qu’elle soit nouvelle, déplacée sur une autre date ou un autre compte, changée de montant, supprimée ou restaurée. Sans cela, l’arrêté clos ne tomberait plus juste sans que personne le voie. Le message de refus nomme la banque, l’arrêté et la date de l’écriture, et dit quel rapprochement rouvrir, ou combien, en commençant par le plus récent. Rouvrez-le, passez l’écriture, puis clôturez-le de nouveau. Le lettrage, le pointage et tout changement qui ne touche ni le compte ni le montant d’une écriture, son libellé par exemple, restent possibles sous un arrêté clos, et la clôture d’un exercice aussi : le report sur l’exercice suivant n’entre pas dans le solde du rapprochement.

Une opération passée en banque le mois dernier et que la comptabilité ignore encore compte aussi ce mois-ci : le solde du relevé la porte toujours. Le bouton « Confronter », à côté de « Tout pointer », reprend donc ce que l’arrêté précédent attendait encore. Si une écriture du même montant, datée à moins de vingt jours de l’opération, est arrivée depuis, l’attente est levée et l’écriture pointée ; sinon l’opération est reprise sur cet arrêté, marquée « reprise de l’arrêté du » suivi de sa date d’origine, pour que vous ne la preniez pas pour une saisie du mois. La reprise descend sur les arrêtés suivants encore ouverts et s’arrête au premier clos. Une opération que vous aviez déjà saisie vous-même n’est pas reprise une seconde fois. Enregistrez votre pointage avant de confronter : le bouton reste éteint tant qu’un pointage attend.

Quand le relevé joint à l’arrêté a déjà été lu, « Confronter » s’appuie aussi sur ses opérations. Si le relevé couvre plusieurs périodes du même compte, il retient celle qui se termine à la date de l’arrêté, ou à défaut la plus proche. Un relevé placé à la corbeille ne sert à aucune confrontation. Une ligne que vous avez pointée vous-même reste pointée, même quand le relevé ne la porte pas : le message qui suit le geste vous la signale, pour que vous la vérifiiez. Les coches que le logiciel a posées pour vous, à l’ouverture de l’arrêté ou lors d’une confrontation précédente, sont retirées du pointage quand le relevé ne les porte pas. Dans le doute, rien n’est retiré : quand le début de la période du relevé n’est pas connu, ou quand ses opérations ne répondent à vos écritures qu’au signe près. Une écriture pointée dont l’opération est passée en banque bien après sa date, un chèque encaissé un mois plus tard par exemple, est reconnue sur le relevé : l’opération ne s’ajoute pas une seconde fois parmi celles de la banque seule.

La confrontation clôt aussi, sur tout le compte et du plus ancien au plus récent, les arrêtés qui tombent juste : les deux soldes égaux, aucune opération de banque à expliquer, aucune écriture en attente. Elle s’arrête au premier qui ne tombe pas, pour ne jamais clore un mois assis sur un mois qui bouge. Un écart nul ne suffit pas, parce qu’il peut naître de deux erreurs qui se compensent. Pour la même raison, un arrêté où la confrontation vient de rapprocher d’elle-même une opération reprise d’une écriture reste ouvert : l’écriture peut être cette opération enfin passée, ou un chèque du mois pas encore encaissé du même montant, et c’est à vous d’en juger avant de le clore. Un arrêté clos ainsi le dit, « clos automatiquement », et se rouvre comme les autres ; rouvert, il se reclôt à la confrontation suivante s’il tombe toujours juste. Le message qui suit le geste dit ce qui a été repris, levé et clos.

Les arrêtés d’un compte se parcourent comme une frise, du plus récent au plus ancien, les clos marqués comme tels. Vous ouvrez le suivant en donnant la date que porte votre relevé, et non la fin du mois : si votre banque arrête au 2 du mois suivant, mettez le 2. Chaque arrêté a sa propre adresse, donc elle se partage, se met en favori et survit au retour arrière ; un lien qui désigne un arrêté absent de ce compte vous montre le plus récent en vous le disant, plutôt que de vous laisser pointer le mauvais mois. Deux flèches, de part et d’autre, la font défiler ; l’arrêté affiché y est toujours ramené dans le champ. Une fois un arrêté de la frise sélectionné, les flèches gauche et droite du clavier passent à l’arrêté plus récent ou plus ancien.

Consulter un rapprochement ne demande que le droit de lire la comptabilité, et le pointage y reste visible : l’écran éteint simplement les gestes qu’un profil en lecture seule ne peut pas faire, au lieu de les cacher.

Le premier arrêté d’un compte porte tout ce qui le précède. L’écart qu’il affiche peut donc être celui de plusieurs années, et ce n’est pas une erreur : c’est le passé qui n’a jamais été rapproché.

Sur ce premier arrêté, un bandeau le dit avant le verdict : combien d’écritures antérieures à la date de départ du relevé n’ont jamais été rapprochées, et pour quel montant. Il vous donne aussi le solde de la comptabilité la veille de cette date, à comparer avec la ligne d’ouverture de votre relevé : quand les deux concordent, ce passé est le vôtre et vous pouvez le reprendre. « Reprendre l’antériorité » le déclare rapproché en bloc, en une seule décision datée, sans pointage pièce par pièce, et l’arrêté garde la date, le nombre d’écritures et le montant repris. Ces écritures quittent alors la liste à pointer. Tant que l’arrêté est ouvert, « Annuler la reprise » défait ce bloc et lui seul : ce que vous avez pointé vous-même reste pointé. Une reprise ne se refait pas par-dessus une autre, elle s’annule d’abord ; un arrêté clos se rouvre avant l’une comme avant l’autre, et c’est vrai aussi d’un arrêté plus récent du même compte, dont l’écart changerait. La reprise attend que le solde final du relevé soit saisi, et elle vous demande de confirmer tant que rien ne prouve que la comptabilité concorde avec votre relevé : une écriture que la banque n’a pas encore vue fausserait l’écart. Une reprise ne s’annule qu’entière, et seul « Annuler la reprise » la défait : une écriture du bloc ne se dépointe ni ne se groupe à part. Quand l’arrêté tombe déjà juste, le bandeau ne s’affiche pas : les écritures antérieures que vous avez laissées décochées y expliquent l’écart, et les reprendre en bloc le ferait naître.

« Éditer la feuille (PDF) », dans le bloc « Le relevé de la banque », télécharge la feuille de rapprochement de l’arrêté affiché, en cours d’exercice, ouvert ou clos, et à qui peut consulter la comptabilité. Elle reprend ce qui est enregistré : tant qu’un pointage attend, le bouton reste éteint et vous demande de l’enregistrer d’abord. Quand un relevé est joint à l’arrêté, ses pages suivent la feuille ; un PDF que la banque a protégé y est recopié en images. La feuille explique l’écart entre le solde du relevé et le solde comptable : les écritures passées en banque et pas encore en comptabilité, celles comptabilisées et pas encore passées en banque, puis l’écart qui reste. Elle liste les opérations rapprochées groupe par groupe, rappelle les écritures reprises en bloc quand le compte a commencé avant le logiciel, et si le solde d’ouverture concordait, dit si les deux soldes concordent et si le rapprochement est clos, et donne en annexe le pointage des écritures avec le relevé, du solde de début au solde de l’arrêté quand le solde de début est saisi. Après le téléchargement, une phrase vous dit si le relevé a suivi, et sinon ce qu’il reste à faire : le déposer, le déposer de nouveau, ou le transmettre avec la feuille, en pièce séparée.

Sur un arrêté ouvert, le même bloc reçoit le PDF du relevé de la banque : « Choisir le relevé », ou glissez le fichier, un seul à la fois, de 25 Mo au plus. Le relevé entre dans la file des relevés et se joint à l’arrêté dans le même geste. Un relevé déjà joint cède la place au nouveau et reste dans la file des relevés. Un relevé lourd peut ne pas suivre la feuille, et le message du dépôt vous le dit aussitôt. Un relevé de la file ne se joint que par un dépôt sur l’arrêté. Si le dépôt n’est pas confirmé, l’écran se relit : s’il indique un relevé joint, le dépôt a abouti ; sinon, retirez le relevé de la file des relevés s’il y figure, puis déposez-le de nouveau sur l’arrêté. Quand le relevé devait en remplacer un autre, l’écran indique un relevé joint que le remplacement ait abouti ou non : enregistrez d’abord votre pointage s’il en reste, puis cliquez sur « Éditer la feuille (PDF) ». Si elle reprend le nouveau relevé à sa suite, il est joint ; sinon, retirez de la file ce nouveau fichier, et non le relevé précédent, puis déposez-le de nouveau. Si le message dit que le dépôt n’a pas abouti, le nouveau fichier n’est ni enregistré ni joint, et un relevé déjà joint reste en place : déposez-le de nouveau, et si la file des relevés en garde une entrée sans fichier, retirez-la depuis la file. La date et le solde de l’arrêté restent ceux que vous avez saisis. La zone de dépôt n’apparaît qu’à qui peut déposer un relevé.

Dans un cabinet qui sépare ses agences, un relevé joint à un arrêté s’ouvre pour ceux qui voient cet arrêté, et pour eux seuls : un collaborateur qui ne voit pas l’arrêté n’ouvre pas son relevé, même s’il l’a déposé. Le relevé suit l’arrêté sans délai : quand le mandat de la copropriété passe à une autre agence, après une modification comme à la date d’effet d’un nouveau contrat, ou quand votre cabinet se met à séparer ses agences, ceux qui voient désormais l’arrêté ouvrent son relevé, ceux qui ne le voient plus ne l’ouvrent plus. Tant qu’il n’a pas encore été lu, un relevé joint ne s’ouvre en outre que pour la personne qui l’a déposé et pour les collaborateurs qui voient toutes les agences du cabinet : ses collègues de l’agence voient l’arrêté, et l’écran leur dit pourquoi ils ne l’ouvrent pas encore, qu’ils ne peuvent ni le remplacer ni supprimer l’arrêté d’ici là, et à qui s’adresser. Un relevé déposé dans le logiciel qui n’est joint à aucun arrêté, ou qu’un autre a remplacé sur son arrêté, s’ouvre pour l’agence dans laquelle il a été déposé, ou pour tout le cabinet s’il a été déposé par un compte sans agence, une fois lu : avant sa première lecture, il est lui aussi réservé à la personne qui l’a déposé et aux collaborateurs qui voient toutes les agences du cabinet. Eux seuls peuvent retirer de la file un relevé qui n’a pas encore été lu : la file ne propose « Retirer » sur un tel relevé qu’à eux, et dit aux autres pourquoi. Un relevé repris de votre ancien portail s’ouvre, lui, pour ceux qui voient son arrêté. Dans un cabinet qui ne sépare pas ses agences, la règle est la même : un relevé joint ne s’ouvre que pour qui voit son arrêté. La file des relevés, elle, liste les relevés de tout le cabinet.

Chaque ligne du pointage porte un lien « Ouvrir » vers son écriture. L’éditeur d’écriture s’ouvre sur elle, et « Revenir au rapprochement » vous ramène à l’arrêté que vous pointiez. Tant qu’un pointage attend d’être enregistré, le lien se tait, pour que vous ne le perdiez pas en quittant l’écran.

Le logiciel ne compare pas encore lui-même les mouvements d’un relevé aux écritures : la confrontation reprend le mois précédent, mais le pointage des mouvements du mois se fait à la main. Le relevé que vous déposez sur un arrêté n’est pas lu : le logiciel n’en tire ni la date, ni le solde, ni les mouvements, et ne le confronte pas de lui-même au pointage. C’est vous qui saisissez le solde et pointez, le relevé sous les yeux.

Les charges courantes d’une copropriété

C’est l’écran où l’on vient avec une question simple : où est passé l’argent. Il montre les dépenses d’un exercice, classées par clé de répartition, c’est à dire dans l’ordre où elles se répartiront entre copropriétaires, et comparées au budget voté.

En tête, la dépense totale et ce qu’elle représente du budget voté. « 40 827,10 » ne dit rien ; « 105 % du budget » dit tout. L’écran vous dit ensuite en toutes lettres ce qu’il reste avant d’atteindre le budget, ou de combien la dépense l’a dépassé. Une courbe montre ensuite la dépense cumulée mois par mois sur l’exercice, le budget voté en pointillés : on y voit si la dépense s’est étalée ou si elle a tout pris en un trimestre, et chaque mois dit son cumul au survol. Le budget mis en face de la dépense, en tête, sur la courbe et sur chaque clé, est le budget en vigueur, sa dernière version : pendant un budget modificatif pas encore voté, c’est le modificatif en préparation, comme sur l’écran du budget.

Les charges courantes se lisent exercice par exercice, celui que vous choisissez en tête de l’écran. Pour un état des dépenses sur une période libre, à cheval sur deux exercices par exemple pour une assemblée intermédiaire, passez par « Éditer un document » : il prend deux dates et produit l’état sur les exercices qu’elles rencontrent. La période choisie sur la balance reste sur la balance : les charges courantes s’ouvrent sur leur exercice.

Chaque clé a sa carte, avec sa part du budget voté et une jauge. Sous elle, les postes, et sous chaque poste les lignes de dépense : le libellé, le fournisseur quand le libellé ne le porte pas déjà, et le montant. La date, le journal et le numéro d’écriture n’y sont pas : ce sont des mots de comptable, et cet écran est celui qu’un copropriétaire parcourt. Chaque facture dit aussi où en est son paiement, lu au lettrage du compte du fournisseur : payée, payée en partie, à payer, ou en attente quand vous l’avez mise en attente et que rien n’en est encore lettré. Une charge passée directement contre la banque est payée ; une écriture sans fournisseur ni banque, un report ou une régularisation, n’a pas de pastille.

Seuls les postes qui portent une dépense apparaissent. Un poste budgété sur lequel rien n’a encore été dépensé ne s’affiche pas, mais son budget reste compté dans celui de sa clé : le budget voté se lit en entier sur l’écran du budget.

Au-dessus des cartes, « Tout replier » ferme toutes les clés d’un geste, pour ne lire que leurs totaux, et « Tout déplier » les rouvre. « Imprimer l’état » télécharge l’état des dépenses en PDF, sur l’exercice que l’écran montre : les clés et les postes qui portent une dépense, sans les lignes lettrées. C’est le même document que celui d’« Éditer un document ».

Une facture et son avoir qui s’annulent n’apprennent rien au copropriétaire qui lit l’état : lettrez-les, et ils en sortent. La vue « Lettrage » montre toutes les lignes avec une case ; choisissez celles qui se répondent, du même compte et de la même clé, et « Lettrer » n’est proposé que lorsque leur somme vaut zéro, si bien qu’aucun total ne bouge. La vue « Non lettrées », celle qui s’ouvre par défaut, est l’état tel qu’on le présente. Ce lettrage ne touche pas à la comptabilité : il ne décide que de ce qu’on montre, et il se défait par « Délettrer ». Il n’est proposé que sur un exercice ouvert, à qui a le droit d’écrire en comptabilité.

Une facture repassée au compte d’un copropriétaire par une écriture à part, des frais d’huissier ou de recouvrement par exemple, se lettre d’elle-même avec cette écriture : la facture et sa réimputation sortent ensemble de l’état, et l’espace des copropriétaires ne les montre pas, ni à ses voisins ni à lui. Le logiciel le fait quand la paire ne laisse aucun doute : même copropriété, même compte de charge, même clé, même montant, une facture fournisseur d’un côté et un seul copropriétaire débité de toute la charge de l’autre, et une facture datée au plus tard du jour de la réimputation. Quand deux factures du même montant pourraient répondre et que la réimputation ne nomme pas son fournisseur, le logiciel ne choisit pas : lettrez la paire à la main. Ce lettrage ne se pose qu’entre une facture et une réimputation du même exercice, et tant que cet exercice est ouvert : une réimputation passée l’année suivante se lettre à la main, et l’état des dépenses d’un exercice arrêté ne bouge plus. Une écriture du même exercice qui annule la réimputation, au débit du même compte de charge et de la même clé, au crédit du même copropriétaire pour le même montant, rend la facture à l’état de tout l’immeuble ; une annulation partielle, au crédit d’un autre copropriétaire, datée avant la réimputation, ou qui pourrait répondre à deux réimputations, ne défait rien : défaites alors le lettrage à la main. Une réimputation déjà annulée ne se lettre plus avec sa facture, même saisie après. Corriger une ligne de l’une des deux écritures, son compte, sa clé, son montant ou son copropriétaire, ou ajouter une ligne sur le même compte et la même clé, défait le lettrage, et le reprend quand la paire tient toujours ; supprimer l’écriture le défait, et supprimer l’annulation d’une réimputation rend la réimputation à sa facture. Délettrer à la main remet la facture dans l’état et dans l’espace des copropriétaires, jusqu’à la prochaine correction de l’une des deux lignes. Une fois l’exercice clos, ce lettrage ne se défait plus : corriger, réimputer, supprimer ou délettrer la réimputation est refusé.

Une charge passée sur le mauvais exercice se porte sur le voisin depuis la même vue « Lettrage », par les deux boutons de sa ligne. « N+1 » la sort de cet exercice, qui l’a payée d’avance, et la fait entrer dans le suivant à son premier jour, par le compte 486 des charges constatées d’avance. « N-1 » la rattache à l’exercice précédent, par le compte 408 des factures non parvenues, pour une facture arrivée après la fin de cet exercice. Le logiciel passe les deux écritures, une sur chaque exercice, et le compte de rattachement revient à zéro entre les deux. La ligne d’origine et sa contrepartie se lettrent ensemble et quittent l’état présenté ; la ligne garde la marque du compte qui l’a portée.

Il n’y a rien à saisir : la ligne part entière. Le 408 se tient par fournisseur, et le logiciel le lit sur l’écriture d’achat ; une écriture qui n’en désigne aucun, une opération diverse par exemple, se rattache à la main. Un bouton reste éteint quand l’exercice voisin n’existe pas encore ou qu’il n’est plus ouvert, clôturé ou approuvé, et vous dit lequel des deux. Un avoir ne se porte pas d’un clic, il se passe à la main. « Défaire » retire les deux écritures et rend la ligne à l’état, tant que les deux exercices sont ouverts ; après la clôture de l’un d’eux, le rattachement se contre-passe à la main dans l’exercice ouvert. Une charge portée à son tour vers un troisième exercice se défait dans l’ordre inverse, le dernier rattachement d’abord.

Une charge passée sur la mauvaise clé ou le mauvais poste se réimpute depuis la même vue « Lettrage ». Cochez ses lignes, puis « Réimputer » : vers une autre clé, elles gardent leur compte ; vers une autre rubrique des charges courantes, elles changent de poste et gardent leur clé, sauf si vous en choisissez une autre ; vers un dossier travaux, elles prennent un compte de travaux, 671, 672 ou 674, et quittent les charges courantes pour l’onglet Travaux. En choisissant le dossier, le logiciel propose le compte et la clé qu’il porte déjà le plus souvent, et vous corrigez si besoin. Seuls les dossiers encore ouverts sont proposés, et les clés sont celles de l’immeuble. Pour une seule ligne, vous pouvez aussi la faire glisser, dans la vue « Lettrage » comme dans la vue « Non lettrées » : lâchée sur un autre poste, elle prend son compte, et la clé de sa carte ; lâchée sur le titre d’une autre clé, elle change de clé et garde son compte. Au clavier, « Déplacer » sur la ligne fait paraître « Porter ici » sur chaque poste et « Porter sur cette clé » sur chaque carte, et Échap annule. Un poste qui n’est pas une rubrique de charges courantes ne se propose pas, et une ligne lâchée sur un poste de la carte « Sans clé de répartition » change de poste en gardant sa clé.

Le lettrage de l’état des dépenses des lignes déplacées est défait, groupe entier : une facture réimputée ne reste pas lettrée avec un avoir qui, lui, n’a pas bougé. Une ligne ne se réimpute pas sur un exercice qui n’est plus ouvert, clôturé ou approuvé, ni lorsqu’elle est portée sur l’exercice voisin : défaites ce rattachement d’abord. Lettrée au grand livre, elle peut changer de clé mais pas de compte : délettrez-la d’abord pour la changer de rubrique ou la porter sur un dossier.

Des libellés saisis au fil de l’eau finissent par ne plus se ressembler : le même fournisseur écrit de trois façons, des abréviations, des majuscules partout. Dans la vue « Lettrage », « Harmoniser les libellés » demande à l’assistant du cabinet de relire les libellés des charges de l’exercice et de proposer de les ramener à la forme que vous employez déjà le plus souvent. Il ne change rien lui-même : ses propositions apparaissent dans le même encadré, avec le libellé d’origine et ce qu’il a corrigé. Vous retouchez celles qui le demandent, vous cochez celles que vous retenez, puis « Appliquer » ; « Écarter » laisse les libellés tels quels.

L’assistant ne relit que les charges courantes d’un exercice ouvert, hors lignes lettrées. Une ligne lettrée ou renommée entre la proposition et votre choix n’est pas touchée, et l’encadré vous dit pourquoi, ligne par ligne, sans bloquer les autres. Sur un gros exercice, l’assistant relit une partie des lignes à la fois : « Relancer », une fois ses propositions tranchées, lui fait lire d’abord celles qu’il n’avait pas encore vues. Relancer remplace les propositions encore à trancher, et l’encadré vous le demande avant. La relecture se fait en arrière-plan, une fois l’assistant mis en service pour votre cabinet : tant qu’il ne l’est pas, l’encadré dit que la demande attend son tour. Si l’assistant n’a pas pu terminer la relecture, l’encadré le dit et garde à lire ce qu’il avait déjà proposé : ces propositions ne s’appliquent pas depuis l’encadré, vous pouvez reprendre un libellé à la main, et « Relancer » demande une nouvelle relecture, qui les remplace. Tant que l’assistant n’a pas rendu ses propositions, « Annuler la demande » la retire : aucun libellé n’est changé, une relecture déjà commencée s’arrête sans rien proposer, et vous pouvez en demander une nouvelle quand vous le souhaitez. Le geste est réservé à qui a le droit d’écrire en comptabilité, sur un cabinet qui a souscrit l’assistance.

« Éditer un document », dans le menu « Actions » en tête de la copropriété, produit trois documents, en PDF ou en tableur. Il ouvre une fenêtre au premier plan sur le tableau de bord de la copropriété, sur l’exercice en cours, ou le plus récent si aucun ne court aujourd’hui, et un autre exercice se choisit dans la fenêtre : ses dates se posent seules, et se corrigent ensuite à la main. L’état des dépenses d’une période, complet et sans les lignes lettrées, tel qu’il se présente en assemblée, avec la TVA et la part récupérable auprès des locataires de chaque ligne ; une ligne qui ne porte pas sa part récupérable la prend du taux de son compte. La période est celle de l’exercice choisi, ou toute autre, à cheval sur plusieurs exercices s’il le faut, pour une assemblée intermédiaire par exemple. Le budget voté ne s’y compare que lorsque la période couvre ses exercices en entier ; sinon le document le dit plutôt que de mettre la dépense de quelques mois en face du budget d’une année. L’arrêté des comptes n’y figure pas : un exercice clôturé y montre ses dépenses. Le grand livre d’une période, compte par compte et, sous chaque compte, copropriétaire, fournisseur ou banque par banque, avec le solde antérieur et le solde après chaque ligne. Tous les comptes tenus par compte bancaire se détaillent banque par banque, le 512 comme le 501, le 502, le 514 ou le 5115, et les banques s’y numérotent dans l’ordre choisi aux paramétrages de la copropriété. La balance à une date, dans l’une de ses trois vues : cumulée, un compte par ligne ; détaillée, ses auxiliaires sous chaque compte ; par auxiliaire, où un copropriétaire tient sur une seule ligne, tous ses comptes 45 cumulés. Les PDF portent l’en-tête de l’agence qui gère la copropriété, et chaque fichier porte le nom de l’immeuble quand vous voyez son portefeuille. Un document qui n’aurait rien à montrer, une période sans écriture, une période qu’aucun exercice ne couvre ou un état des dépenses dont toutes les lignes sont lettrées, ne se produit pas : le logiciel vous le dit.

Le grand livre et la balance laissent de côté, par défaut, l’arrêté des comptes passé le dernier jour de l’exercice. Cochez « Inclure les écritures de fin d’exercice » pour l’y faire figurer. La réouverture des dossiers de travaux, passée le premier jour de l’exercice suivant, y figure toujours : c’est elle qui reprend ce que l’arrêté a mis en attente.

Cet écran ne montre que la dépense ordinaire, celle que couvre le budget prévisionnel. Les travaux votés par l’assemblée, les travaux urgents, les études et les charges exceptionnelles en sont exclus par construction : ils s’appellent hors budget prévisionnel, opération par opération, et se lisent dans les travaux de la copropriété. Le libellé d’une ligne de dépense ouvre son écriture, et chaque pièce attachée à une ligne s’ouvre d’un clic sur son nom, dans un nouvel onglet. Une ligne sans pièce à elle montre celle de son écriture, une facture déposée pour toute l’écriture valant pour chacune de ses lignes.

Les paramétrages d’une copropriété

Cet écran porte trois choses qui ne bougent pas souvent : les exercices comptables d’une copropriété, les comptes bancaires de son syndicat, et son identifiant créancier SEPA, celui qui figure sur les mandats de prélèvement.

Un exercice a trois dates : son début, sa fin, et la date à laquelle il a été approuvé quand elle est connue. Son statut, lui, ne se saisit jamais : il se constate. Ouvert, la saisie est possible. Clôturé, les comptes sont figés et partent au contrôle puis à l’assemblée : plus aucune écriture, les charges ne sont pas encore réparties. Approuvé, l’assemblée a voté les comptes et les charges sont réparties, tout est définitif. Le statut suit ce que portent les comptes : dès qu’un arrêté des comptes est posé ou retiré, qu’une approbation ou une répartition des charges est enregistrée, il change avec eux, et un exercice approuvé ne revient jamais en arrière. Ce que vous avez connu sous le nom d’« arrêté » s’appelle désormais « clôturé », et ce qui se disait « clôturé » se dit « approuvé ». Un exercice clôturé ou approuvé garde ses dates telles quelles : pour corriger celles d’un exercice clôturé, rouvrez-le depuis la clôture. Les dates ne déplacent jamais une écriture, et un changement qui en laisserait une hors de son exercice est refusé. Sur une copropriété sans exercice, le premier se propose sur l’année civile en cours, du 1er janvier au 31 décembre ; ses deux dates restent modifiables avant l’enregistrement.

Un exercice terminé, resté ouvert, dont l’assemblée a approuvé les comptes chez le syndic précédent s’approuve depuis cet écran. Saisissez la date de l’assemblée dans sa colonne « Approuvé le », puis « Approuver » : le logiciel vous montre les exercices et les dates retenus et vous demande de confirmer, parce que l’approbation est définitive. Les exercices s’approuvent du plus ancien au plus récent, plusieurs à la fois si vous le souhaitez ; la date de l’assemblée tombe après la fin de l’exercice et pas dans l’avenir. Tant qu’un exercice antérieur n’est pas approuvé, la clôture de l’exercice en cours reste retenue. Enregistrez d’abord une date d’exercice modifiée : l’approbation porte sur les dates enregistrées.

Un exercice ne se retire que s’il n’est pas approuvé et qu’il ne porte rien : ni écriture, ni budget, ni échéancier d’appels de fonds, ni reprise, versée ou en cours de dépouillement, ni répartition des charges. Sans écriture mais avec un budget, par exemple, la ligne dit « Porte un budget » à la place du bouton, pour que vous sachiez ce qui le retient plutôt que de découvrir le refus au clic.

Les comptes bancaires du syndicat se renomment en place, se closent ou se rouvrent, et se suppriment tant qu’aucune écriture ne s’y rattache : un compte employé se renomme encore, mais ne se supprime plus. La clé de contrôle de l’IBAN se vérifie à la frappe, et sa longueur, propre à chaque pays, au plus tard à l’envoi.

Les deux flèches devant le libellé d’un compte le montent ou le descendent d’un rang, et l’ordre s’enregistre à chaque clic. Il vaut partout : les onglets de la banque, les rapprochements de la clôture et la numérotation des banques dans le grand livre et la balance édités le suivent. Le compte par défaut reste en tête et n’a pas de flèches, les comptes clos restent à la fin : un compte ne passe ni devant le compte par défaut, ni entre les comptes clos.

« Définir par défaut », sur la ligne d’un compte ouvert, en fait le compte par défaut du syndicat : celui qui est proposé en premier, et qui passe en tête de la liste. L’ancien compte par défaut perd sa marque au même moment. Un compte clos se rouvre avant de pouvoir le devenir, et seul un compte courant le devient : les appels de fonds et les remises de chèques passent par lui. Un compte dont le type n’était pas renseigné devient un compte courant en devenant le compte par défaut.

Chaque compte du syndicat a son journal de banque, dont le code, BQ suivi d’un numéro, s’affiche à côté du libellé : c’est sous ce code que le grand livre range les écritures du compte. Un compte ajouté depuis cet écran reçoit son journal dès sa création. Pour un compte qui n’en a pas encore, par exemple un compte saisi depuis la fiche du syndicat, « Créer un journal de banque » l’ouvre : choisissez le compte, donnez au journal un libellé si vous voulez qu’il diffère de celui du compte, et le code se calcule seul. Un compte clos se rouvre d’abord, et un compte n’a jamais qu’un seul journal.

Si votre accès est limité à votre agence, les comptes bancaires et l’identifiant créancier d’une copropriété ne vous sont montrés que tant que votre agence la tient. Pour une copropriété cédée à une autre agence du cabinet, ses comptes bancaires et son identifiant créancier ne vous sont plus montrés, ni modifiables, et vous ne pouvez plus non plus y ajouter ni y enregistrer d’exercice comptable : l’écran vous le dit plutôt que de laisser croire à un enregistrement réussi. Ses exercices déjà enregistrés restent lisibles, et une copropriété dont le mandat a pris fin sans reprise reste lisible par l’agence qui la tenait.

Un exercice clôturé dans le logiciel s’approuve à la septième marche de la clôture, quand vous enregistrez la décision de l’assemblée, et non depuis cette liste. Clore un compte bancaire le marque clos sur cet écran et lui retire son rôle de compte par défaut. Plus aucune écriture nouvelle ne peut alors être passée dessus : la saisie est refusée avec un message qui vous invite à le rouvrir ou à en choisir un autre. Ses écritures passées restent, son relevé se lit, et vous pouvez toujours les lettrer et les pointer. Il peut encore être proposé sur certains écrans, et c’est à l’enregistrement que le refus tombe.

Au-dessus de la liste des exercices, « Clôturer un exercice » ouvre la procédure décrite juste après. Elle n’a pas d’entrée dans le menu, et c’est voulu : arrêter un exercice n’est pas une consultation qu’on ouvre en passant, c’est un geste rare qui engage la copropriété entière, et il se prend là où vous regardez déjà les périodes à arrêter.

Clôturer les comptes d’un exercice

La clôture se déroule en sept marches, dans l’ordre où un comptable les prend : le contrôle des écritures, l’état des dépenses et les travaux à clôturer, les compteurs et les index, le prix de l’énergie, la clôture des comptes et l’édition des annexes, le contrôle des comptes et l’assemblée générale, puis la répartition et l’édition des régularisations. Les sept répondent aujourd’hui ; la dernière passe par les appels de fonds de la copropriété, puis revient ici déclarer l’envoi des décomptes et prélever la régularisation. Une marche terminée porte une coche, et « Vous en êtes ici » marque la première qui ne l’est pas encore. Pendant une clôture en cours, et avec un droit d’écriture, la marche que vous ouvrez est retenue : en revenant sur l’écran, depuis ce poste ou un autre, vous la retrouvez ouverte. La marche des index dit où en sont les relevés : combien d’index sont relevés sur combien de compteurs, les relevés versés encore à rapprocher et les anomalies à trancher.

Vous ne clôturez que le plus ancien exercice encore à arrêter, et l’écran le choisit pour vous à l’ouverture. Si un exercice plus ancien n’est pas encore approuvé, la répartition du suivant se poserait sur des chiffres provisoires : l’écran vous le dit, nomme la période en cause et vous propose d’aller d’abord à cet exercice là. Les autres marches restent ouvertes pendant ce temps, un relevé de compteur arrivant quand le releveur passe et non quand la comptabilité est prête : vous pouvez démarrer la clôture d’un exercice en cours ou d’un exercice dont le précédent attend, seule la clôture des comptes de la cinquième marche vous sera refusée tant que l’un ou l’autre tient.

Les deux premières marches passent les comptes en revue et vous rendent une liste de points : rapprochement du mois de clôture, fournisseurs débiteurs, comptes d’attente, factures en route, factures non rattachées à une copropriété, charges constatées d’avance. Chaque point reste en rouge tant que personne ne l’a tranché, qu’il fausse les comptes ou non : ce qui manque est le regard, pas forcément la correction.

Un de ces points se lit à l’échelle du cabinet, et c’est le seul : « Factures non rattachées à une copropriété ». Une facture dont la copropriété n’est pas encore connue n’est rattachée à aucune agence, donc le nombre et le montant que vous y lisez couvrent toute la maison, y compris si votre cabinet a demandé le cloisonnement de ses agences. C’est aussi pourquoi ce point est un avertissement et non un bloquant : il vous invite à vérifier qu’aucune de ces factures n’est d’ici, pas à répondre de celles des autres.

Deux sorties pour un point : le corriger, ou le valider. Valider, c’est écrire que vous l’avez vu et que vous l’assumez ; votre nom et la date restent sur la carte du point. Si les chiffres bougent ensuite, l’écran vous dit que le point avait été validé mais que les montants ont changé depuis, et il redemande votre regard plutôt que de vous laisser sur une validation qui ne porte plus sur ce que vous aviez lu.

La deuxième marche, c’est vous qui la terminez. Une fois ses points tranchés, vous confirmez que l’état des dépenses est correct : la confirmation porte votre nom et sa date, et si un point bouge ensuite, l’écran vous la redemande. On ne confirme pas par-dessus un point rouge, il faut d’abord l’avoir tranché.

Dessous, les dossiers de travaux encore ouverts de la copropriété, avec leurs dépenses, ce qui a été appelé pour eux et ce qu’il reste à appeler ou à rembourser à la date de clôture. Les dépenses d’un dossier sont toutes les charges passées sur l’opération de travaux qui le porte, un remboursement d’emprunt compris. Vous cochez ceux qui partent avec l’arrêté des comptes en approbation d’assemblée ; les autres continuent sur l’exercice suivant. Le choix se défait tant que les comptes ne sont pas arrêtés, et un dossier déjà promis à un autre exercice le dit plutôt que de se laisser cocher deux fois.

La quatrième marche reçoit les prix de l’énergie : vous les établissez à partir des relevés et des factures, puis vous les saisissez, une ligne par énergie et par périmètre. Le périmètre est tout l’immeuble, ou les clés d’un bâtiment ou d’un groupe de bâtiments : un immeuble qui a deux installations d’eau chaude porte deux lignes d’eau chaude. Chaque ligne nomme la clé qui récupère le produit des consommations. L’eau chaude se saisit en deux parts, la part eau froide et la part réchauffement, chacune avec sa clé, et son prix au mètre cube est leur somme. Le chauffage se saisit au kilowattheure, ou à l’unité quand les compteurs de chauffage du périmètre de la ligne sont tous des répartiteurs : dans un immeuble qui a des répartiteurs dans un bâtiment et des compteurs d’énergie dans un autre, chaque ligne prend l’unité de son bâtiment.

Un lot relevé ne se paie qu’une fois : deux lignes de la même énergie dont les périmètres se recoupent sont refusées, lot nommé, et un lot relevé qu’aucune ligne ne couvre est signalé et retient la clôture. Chaque ligne porte son numéro, rappelle le prix du même périmètre à l’exercice précédent et le signale au-delà de vingt pour cent d’écart. En face, le contrôle d’équilibre dit, clé de retour par clé de retour, ce que les consommations relevées lui rendent au prix saisi et ce qu’elle a dépensé sur l’exercice pour l’énergie qu’elle récupère, l’eau, le combustible ou l’électricité, sans ses autres charges : l’écart reste dans la clé et se répartit aux tantièmes. Il informe, il ne bloque rien. Retirer une ligne se confirme, et une fois les comptes clôturés, les prix ne se touchent plus.

Joignez la note de calcul, un PDF ou un tableur de 4 Mo au plus : elle est rangée avec l’exercice dans les documents de l’immeuble, une note neuve remplace la précédente, et celles des exercices précédents se retrouvent sous la marche. Sur un exercice dont les prix avaient été retenus avant que la marche ne les reçoive ainsi, elle les présente comme des lignes reprises : vérifiez chacune, complétez sa clé de retour si elle manque, puis enregistrez le tableau.

L’électricité relevée suit le réglage « Répartition de l’électricité relevée » de la fiche du cabinet. Aux tantièmes de la clé, le choix de départ, la dépense d’électricité se répartit comme toute charge de sa clé, les compteurs d’électricité ne servent qu’à suivre les consommations, et la quatrième marche ne prend pas de ligne d’électricité. Au kWh relevé, elle en prend une par périmètre, au prix du kWh que vous avez établi. Chaque lot équipé paie sa consommation à ce prix, et le reste de la dépense reste réparti aux tantièmes de la clé ; le décompte de chaque copropriétaire montre les deux lignes. Un compteur général d’électricité ne se facture à aucun lot. Un exercice clôturé garde la répartition de sa clôture, même rouvert : changer le réglage ne touche jamais une régularisation passée. Chaque changement du réglage s’inscrit au journal d’activité, avec le choix d’avant et celui d’après.

La cinquième marche clôture les comptes. Avant de vous proposer le bouton, elle dit ce qui retient encore la clôture, marche par marche : un point des deux premières marches pas encore tranché, l’état des dépenses pas confirmé, un index manquant, un index déclaré par un copropriétaire et pas encore validé, un lot relevé sans prix de l’énergie, un exercice qui n’est pas encore terminé. Tant qu’il reste un manque, le bouton est retenu. Un index qui paraît anormal en fait partie tant qu’il n’est pas tranché, corrigé, estimé ou gardé tel quel sur l’écran des index. Ce qui mérite seulement un regard s’affiche à part et ne retient rien. « Vérifier de nouveau » relit la liste après une correction. Au clic sur « Clôturer », le logiciel relit aussi les index une dernière fois : un index saisi ou corrigé entre-temps, depuis un autre onglet par exemple, compte, et la clôture ne part pas tant qu’une anomalie reste à trancher.

Clôturer arrête les comptes à la date de fin de l’exercice. Les charges et les produits, provisions appelées comprises, sont soldés sur les comptes d’attente, charges exceptionnelles et produits financiers compris. Les travaux sont soldés sur le compte 12 : ceux d’un dossier coché à la deuxième marche y restent jusqu’à l’assemblée, les autres sont rouverts sur l’exercice suivant, dès son premier jour, pour continuer leur route. Ces écritures passent au journal des opérations de fin d’exercice. Un dossier qui continue demande donc que l’exercice suivant existe : la marche vous le dit s’il manque. Une charge passée sur l’opération de travaux d’un dossier, un remboursement d’emprunt par exemple, suit ce dossier : elle est soldée avec ses travaux et n’entre pas dans les charges courantes à répartir. Une fois clôturé, plus aucune écriture ne se saisit ni ne se modifie sur l’exercice.

Un exercice clôturé se rouvre tant que ses comptes ne sont pas approuvés, par toute personne qui a la comptabilité en écriture. Le motif est obligatoire : il reste écrit sur l’exercice, avec le nom de qui a rouvert et la date. Rouvrir retire les écritures de fin d’exercice et rend la saisie ; les documents que la cinquième marche avait générés partent à la corbeille, et se génèrent de nouveau après la prochaine clôture, alors qu’une pièce que vous avez déposée vous-même sur l’exercice reste en place ; une tâche de convocation du contrôle des comptes encore à faire pour cet exercice est écartée, puisqu’il n’y a plus de comptes arrêtés à contrôler. Un exercice approuvé ne se rouvre plus.

Dès que vous clôturez les comptes, la cinquième marche génère d’elle-même les cinq documents de la clôture, l’un après l’autre : les relevés de compteurs, l’état des dépenses, les annexes comptables, les projets de répartition et les rapprochements bancaires. La vignette du document en cours le dit, les autres attendent leur tour, et ce que chacun a donné s’affiche au-dessus des vignettes ; un document refusé ne retient pas les suivants. Chaque document se range sur l’exercice et s’ouvre depuis la marche ; le générer de nouveau par son bouton, après une correction par exemple, remplace le précédent. Les autres documents rangés sur l’exercice, les décomptes de répartition de la septième marche par exemple, sont listés sous les cinq et s’ouvrent de là. Le voyant de la marche dit combien de documents restent à générer.

L’état des dépenses reprend les dépenses de l’exercice clé par clé, puis les factures à la suite, dans le même ordre, chacune marquée de son numéro de pièce en haut de sa première page. Chaque ligne porte sa TVA et sa part récupérable auprès des locataires, totalisées clé par clé, et chaque clé dit la part de son budget voté que la dépense représente, ou à défaut sa part de la dépense totale. Le logiciel vous dit combien de lignes n’ont aucune pièce et combien de pièces n’ont pas pu être jointes : un format qui ne se joint pas, un fichier abîmé ou trop lourd. Une facture en PDF protégé, ou trop abîmé pour être recopié, est jointe en images, page par page et au format de ses pages : elle se lit comme l’original, mais son texte ne se sélectionne pas, et le logiciel vous dit combien de pièces ont été jointes ainsi. Une telle pièce trop longue ou trop lourde à rendre n’est pas jointe, et le logiciel le dit. Une version sans les factures est rangée à côté, plus légère : c’est elle qui accompagne l’invitation du conseil syndical au contrôle des comptes. Les deux portent la répartition par les consommations relevées : pour l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage relevés à la troisième marche et dont le prix est saisi à la quatrième, la consommation chiffrée se déduit sous les factures du compte qui porte le fluide, dans la clé de retour que la ligne de prix désigne, et le total de la clé dit ce qui reste à répartir aux tantièmes. L’eau chaude se sépare en ses deux parts : la part eau froide revient à sa clé, la part réchauffement à la sienne. Une section par fluide reprend ensuite la somme relevée, répartie à chaque lot selon sa consommation ; le détail compteur par compteur reste sur les relevés de compteurs.

Les relevés de compteurs présentent, fluide par fluide, chaque compteur dans l’ordre des lots, avec l’occupant du lot, c’est-à-dire son ou ses propriétaires à la fin de l’exercice, ses index et sa consommation ; un répartiteur de chauffage relevé en unités n’a pas d’index d’entrée, la case reste vide. Les annexes comptables 1, 1 bis, 2, 3, 4 et 5 sortent en un seul document. L’annexe 1 compte l’ouverture des comptes une seule fois, sur le premier exercice de la copropriété, comme la balance à date. Les projets de répartition présentent, pour chaque copropriétaire, sa quote-part des charges réelles, ses provisions et sa régularisation, d’après les copropriétaires du jour où vous les générez ; les consommations relevées sont d’abord imputées à chaque lot, avec leur fluide, leur unité et les index du compteur, le reste de chaque clé aux tantièmes, chaque lot désigné avec son bâtiment, son étage et son escalier, et le logiciel signale un compteur sans propriétaire ou une clé sans tantièmes. Les rapprochements bancaires rassemblent, compte par compte, ceux qui ont été arrêtés dans l’exercice, chacun suivi de son relevé, sous un récapitulatif qui dit si chaque arrêté est clos ou en cours et renvoie aux pages. Un relevé protégé, comme en envoient certaines banques, est joint de la même façon, en images, et le logiciel vous dit combien l’ont été.

La sixième marche suit le contrôle des comptes par le conseil syndical, puis l’assemblée générale, en une frise que personne ne remplit : chaque étape se constate d’après ce qui a été fait. Une fois les documents de la clôture générés, vous notifiez le gestionnaire et l’assistant de la copropriété que les comptes sont prêts. Ils sont prévenus par la cloche et reçoivent une tâche commune, qui disparaît pour les deux dès que l’un la valide ; aucun courriel ne part. Tant que le contrôle n’est pas tenu, vous pouvez les relancer : une tâche encore ouverte n’est pas doublée, une tâche déjà faite ou écartée est recréée.

Le contrôle se programme dans l’onglet Conseil syndical de la copropriété. Les documents de la clôture s’y joignent d’eux-mêmes à la réunion de contrôle des comptes, qu’elle soit déjà programmée au moment où vous notifiez ou programmée ensuite ; l’état des dépenses sans les factures, lui, est réservé à l’assemblée. Une réunion de contrôle datée avant la fin de l’exercice notifié est refusée, parce que c’est presque toujours une faute d’année. Un document que vous générez de nouveau avant la réunion remplace l’ancien dans ses pièces jointes, et le gestionnaire et le comptable en sont prévenus.

Après la réunion, la marche dit si son compte rendu est versé ou reste à verser sur la page de la réunion, dans l’onglet Conseil syndical. Le gestionnaire ou l’assistant confirme ensuite le verdict du conseil : comptes validés sans correction, ou corrections demandées, chacune avec son objet. Sans correction, l’état des dépenses sans les factures, les relevés de compteurs et les annexes rejoignent la prochaine assemblée générale ordinaire, ou l’attendent si elle n’est pas encore créée. Avec corrections, vous êtes prévenu : la marche liste ce qui a été demandé et ce que vous avez déjà généré de nouveau, et vous validez les corrections une fois les documents repris. Le gestionnaire et l’assistant sont alors prévenus qu’ils peuvent convoquer, et les pièces corrigées rejoignent l’assemblée. Le jalon de l’assemblée compte les pièces jointes et, dès que le gestionnaire les a préparés depuis l’assemblée, les projets individuels de répartition pour les convocations. La marche passe au vert quand l’assemblée est convoquée.

La septième marche enregistre ce que l’assemblée a décidé. Quand le gestionnaire marque l’assemblée tenue, vous êtes prévenu par la cloche que les comptes sont à approuver. Vous indiquez alors la décision, la date de l’assemblée et, si vous le souhaitez, une note : des comptes approuvés font passer l’exercice en approuvé ; des comptes rejetés laissent l’exercice clôturé, le gestionnaire et l’assistant en sont prévenus par la cloche, et rien ne s’édite tant que les comptes ne sont pas approuvés. La date se situe après la fin de l’exercice et ne tombe pas dans l’avenir. Une fois la régularisation comptabilisée, la marche dit combien de copropriétaires elle touche et son solde net ; une fois les décomptes générés, combien partent par courriel et combien par la poste.

Une fois les comptes approuvés, la régularisation se poursuit dans les appels de fonds de la copropriété, en trois pas : comptabiliser, générer les décomptes, envoyer. Comptabiliser répartit définitivement les charges courantes de l’exercice, clé par clé, aux tantièmes et d’après les consommations relevées, tous les produits de l’exercice compris. Avant d’écrire, l’écran vous montre le détail, copropriétaire par copropriétaire : sa part des charges, ses provisions et sa régularisation, avec ce qui mérite d’être lu, une clé sans tantièmes, un compteur sans propriétaire, un écart entre les parts et les charges ou un dossier de travaux clôturé avec l’exercice. Une fois l’écriture confirmée, les appels de l’exercice sont annulés, chaque copropriétaire est débité de sa part, et le logiciel refuse l’écriture si une clé ne retombe pas au centime sur les comptes arrêtés. La régularisation d’un lot va à celui qui en est copropriétaire le jour où l’assemblée a approuvé les comptes : un lot vendu entre la fin de l’exercice et l’assemblée voit la sienne portée à l’acheteur, et c’est l’acheteur que son décompte nomme. Les provisions se répartissent aux tantièmes, comme elles ont été appelées. L’écriture se passe dans l’exercice ouvert à la date choisie, par défaut celle de l’assemblée qui a approuvé les comptes : au plus tôt le jour de l’approbation, et dans un exercice qui suit celui qu’elle répartit. Si des appels de fonds de l’exercice suivant sont déjà partis, l’approbation place la régularisation après le dernier d’entre eux. Tant qu’elle n’est pas comptabilisée, les appels prévus après elle attendent, et elle se date au plus tard le jour du premier d’entre eux : pour la dater plus loin, décalez-la d’abord après lui. Ne la changez que pour une reprise comptable, quand l’assemblée s’est tenue chez l’ancien syndic. Choisie dans la septième marche ou dans les appels de fonds, elle vous est reproposée par l’autre écran tant que vous naviguez dans le logiciel ; une page rouverte en entier, un nouvel onglet ou une nouvelle connexion la ramènent à la date de l’assemblée. Si les relevés, les prix ou les propriétaires changent entre l’ouverture du détail et votre confirmation, le logiciel refuse d’écrire et vous demande de rouvrir le détail. L’écriture ne se modifie plus ensuite.

Générer les décomptes fabrique un PDF unique, un décompte par copropriétaire, rangé avec les documents de l’exercice sous « Régularisation des charges ». Chaque décompte présente la part des charges courantes, les provisions appelées, la régularisation et son sens, puis le détail clé par clé et compteur par compteur, chaque consommation avec son fluide, sa quantité dans son unité, son prix unitaire jusqu’au dix-millième et les index du compteur, et enfin lot par lot, chaque lot désigné avec son bâtiment, son étage et son escalier, la part de charges et la part récupérable auprès des locataires, avec les tantièmes du lot : il reprend les montants passés au compte du copropriétaire. La part récupérable d’un compteur réparti sur deux clés, une eau chaude partagée entre l’eau froide et le réchauffage par exemple, s’arrondit une seule fois, sur le total du compteur. Le décompte ne porte que les charges courantes : quand l’exercice solde aussi des travaux, celui d’un copropriétaire qui en a une part lui dit que ces travaux font l’objet de leur propre régularisation. En tête de chaque décompte figurent votre gestionnaire, celui que l’équipe du mandat nomme, avec l’adresse postale, le téléphone et le courriel de l’agence, puis l’adresse de l’espace copropriétaire quand votre cabinet en a un, et à droite le nom et l’adresse du copropriétaire, à la place de la fenêtre d’une enveloppe. Sans gestionnaire nommé, ou si votre compte ne lit pas les mandats, le décompte indique « Votre agence ». Dès que le nom de votre cabinet ou l’adresse de l’agence est renseigné, le pied de page du décompte porte votre cabinet et l’agence, son adresse, son téléphone, son courriel et votre carte professionnelle, sans les autres mentions légales ; le projet de répartition garde toutes vos mentions légales. Si un relevé, un prix ou un propriétaire a changé depuis la comptabilisation, le logiciel refuse de fabriquer les décomptes sur d’autres montants. Un envoi est préparé par destinataire, au mode choisi pour le solde de charges sur la fiche du copropriétaire : par courriel ou par la poste. La liste des envois donne l’adresse postale de chaque envoi par la poste, et signale celui qui n’en a pas. Un décompte porte dans sa fenêtre l’adresse du copropriétaire, y compris quand il part par la poste à son mandataire : la liste le rappelle sous la ligne, adressez alors l’enveloppe au mandataire. Si ce mandataire n’a pas d’adresse postale, la liste le dit : le pli part alors chez le copropriétaire, à l’adresse qu’elle affiche. Chaque ligne de la liste des envois ouvre le décompte de son copropriétaire, sans en ranger de copie. Le décompte d’un copropriétaire dont la régularisation est en sa défaveur et qui a un mandat de prélèvement actif lui dit que ce solde pourra être prélevé sur son compte et qu’il recevra un avis indiquant le montant et la date : rien n’est préparé à la génération. Vous pouvez ajouter un mot imprimé sur chaque décompte, et refabriquer les décomptes tant que leur envoi n’est pas déclaré : le nouveau PDF remplace l’ancien. Un décompte déjà confié ou parti reste tel quel, et seuls les autres se refont.

Quand la connexion du courrier postal de votre cabinet est testée, « Envoyer les décomptes » fait partir le tout d’un geste : les décomptes papier par Merci Facteur, en courrier simple, l’envoi étant facturé, et les autres par courriel. Chaque ligne de la liste des envois dit alors où en est son décompte : confié à Merci Facteur, posté par Merci Facteur avec sa date, en file d’envoi, envoyé par courriel, ou revenu, avec le motif d’un envoi qui n’est pas parti. Quand tout est parti, l’envoi se déclare de lui-même ; sans la connexion, les décomptes papier restent à imprimer depuis le PDF de tous, puis l’envoi à déclarer.

Un décompte peut revenir après la déclaration : un courriel que la messagerie du destinataire a refusé, ou un pli que Merci Facteur n’a pas pu poster. La régularisation reste alors déclarée envoyée, ses prélèvements ne bougent pas, et elle reparaît dans les régularisations à traiter tant qu’un décompte attend. Corrigez la fiche du copropriétaire, puis « Refabriquer les décomptes à renvoyer » refait les seuls décomptes revenus, à l’adresse corrigée, dans un PDF du renvoi rangé à côté du premier, et « Envoyer les décomptes » ne fait repartir qu’eux ; les autres restent tels quels, et le mot d’origine est gardé. Un décompte que vous avez renvoyé vous-même, à la main ou par un autre moyen, se déclare par « Marquer comme renvoyé à la main », ligne par ligne.

Vous pouvez refermer la procédure sans clôturer : les index déjà relevés restent enregistrés, et les points que vous aviez validés le restent aussi. L’écran s’ouvre toujours sur la première marche, la clôture se reprenant du début plutôt que là où vous l’aviez laissée.

Les documents se génèrent sur des comptes clôturés ; sur des comptes approuvés, ils s’ouvrent encore mais ne se génèrent plus. Le compte rendu de la réunion de contrôle se range sur la réunion, et il est joint au verdict quand le gestionnaire le confirme : la marche 6 l’ouvre alors d’un clic, si votre profil voit aussi le conseil syndical. Les décomptes générés se transmettent depuis le PDF et la liste des envois. Une fois partis, déclarez leur envoi à la septième marche, « Déclarer l’envoi des décomptes » : ils ne se refabriquent plus, la marche passe au vert et la régularisation quitte les appels de fonds à traiter. La marche ouvre alors « Prélever la régularisation » : pour chaque copropriétaire sous mandat actif dont la régularisation est en sa défaveur, elle montre cette régularisation, ce qu’il doit encore le jour même, prélèvements déjà prévus déduits, le montant proposé, le plus petit des deux, et ses prélèvements déjà prévus qui ne sont pas encore partis, avec leurs dates. Un copropriétaire qui en a n’est pas coché d’office : à vous de juger. Vous pouvez baisser un montant, jamais le dépasser, puis « Valider les prélèvements » les pose tous en une fois, au premier jour de prélèvement de votre cabinet qui respecte le préavis de ses mandats. Si ce qu’un copropriétaire doit a baissé entre-temps, par exemple parce qu’un règlement est arrivé ou qu’un prélèvement vient d’être posé pour lui, la validation est refusée en le nommant, rien n’est posé, et vos cases et vos montants restent tels que vous les avez saisis ; seul un montant qui dépasse désormais ce que le copropriétaire doit revient au nouveau plafond. Au moment où vous validez, chaque copropriétaire prélevé reçoit par courriel un avis de prélèvement : le montant, la date, la référence de son mandat et le motif, la régularisation de l’exercice. L’avis va aux adresses électroniques retenues pour le solde de charges sur sa fiche, son mandataire compris quand il y figure. L’avis part de l’adresse de votre agence, et la marche vous dit combien d’avis partent et qui n’a pas d’adresse électronique, à prévenir par un autre moyen. Les avis partent par le centre d’envoi : sans lui, les prélèvements sont posés mais aucun avis ne part, et la marche le dit. Si l’envoi des avis échoue, les prélèvements restent posés : sous « Déjà posés pour cette régularisation », chaque ligne dit où en est son avis, envoyé, en file d’envoi, non parti ou sans adresse, et le bouton d’envoi des avis manquants les fait partir. Un prélèvement dont la date est atteinte sans avis le signale : il n’en reçoit plus. Un prélèvement déjà remis à la banque garde son avis. Un avis dont le texte reprendrait des coordonnées bancaires, dans un libellé ou un nom, ne part pas, et la marche nomme le copropriétaire à prévenir autrement. Valider de nouveau n’envoie pas un second avis à qui l’a déjà reçu pour le même montant et la même date. Un copropriétaire déjà prélevé pour cette régularisation n’est plus proposé, sauf si son prélèvement a été écarté de la pile : il se lit sous « Déjà posés pour cette régularisation », avec son montant et sa date, même quand son mandat a été suspendu depuis. Un prélèvement passé sur un exercice antérieur, ou sous un autre contrat de l’immeuble, n’écarte pas un copropriétaire de la proposition : seul ce qu’un prélèvement en cours couvre déjà est déduit. Un cas se vérifie de votre côté : un prélèvement passé sous un ancien contrat de l’immeuble, quand la reprise de solde du nouveau contrat compte aussi la dette qu’il a payée. Le rapprochement bancaire du nouveau contrat le fait voir, vérifiez-le avant de prélever. Si la régularisation ne se lit plus dans les comptes, par exemple parce que son écriture a été supprimée ou porte une date à venir, la marche dit pourquoi et ne propose aucun prélèvement ; les prélèvements déjà posés restent affichés. Cocher un dossier de travaux dit qu’il partira avec l’arrêté : sa régularisation après l’assemblée n’est pas encore dans le logiciel, et les décomptes ne portent que les charges courantes. Un exercice qui porte un dossier coché ne se supprime pas tant que vous ne l’avez pas décoché. Une copropriété sans exercice comptable n’a rien à clôturer : l’exercice se déclare d’abord dans les paramétrages.

Reprendre une copropriété avec l’assistant

La reprise d’une copropriété se fait avec l’assistant, sauf le compte bancaire du syndicat, qui se pose à l’écran. Vous lui confiez les fichiers de l’ancien syndic : la liste des copropriétaires et de leurs lots, les tantièmes, la situation à la date de reprise. Il prépare la copropriété, vous montre ce qu’il a contrôlé et ce qui reste à trancher, et n’écrit rien sans votre accord.

En un seul accord, il crée la copropriété, son mandat, ses clés de répartition, ses lots et ses copropriétaires, ouvre son premier exercice et verse ses soldes d’ouverture. Tout est créé, ou rien. Le compte bancaire du syndicat et son identifiant créancier SEPA se posent ensuite depuis « Paramétrages » de la comptabilité de la copropriété. Si les soldes d’ouverture portent la trésorerie, la reprise se fait en trois temps : l’assistant crée la copropriété sans les soldes, vous posez le compte, puis il verse tous les soldes en une fois.

Si l’immeuble a déjà sa fiche dans le logiciel, parce que votre offre y a été préparée, l’assistant reprend cette fiche au lieu d’en créer une seconde, pour une reprise comme pour une copropriété neuve. Il complète ce qui y manque sans rien écraser, reprend son syndicat et ses lots de même numéro, et laisse en place les lots que votre plan ne nomme pas. Si la fiche porte déjà le mandat en projet sous la même référence, sans comptabilité ouverte, l’assistant le complète au lieu d’en créer un second : dates, durée, honoraires et approbation viennent du plan, qui doit porter la date d’approbation, et vos notes sont gardées. Une fiche qui porte déjà un mandat approuvé ou en cours ne se reprend pas, et le statut de votre offre ne change pas : passez-la en gagnée depuis les prospects.

Sur une copropriété déjà en gestion, l’assistant crée les lots qui manquent et pose leurs premiers copropriétaires sans reprise, sur la référence de son mandat approuvé ou en cours : l’aide du portefeuille, à « Parcourir les lots d’un immeuble », le détaille. Un mandat encore en projet s’approuve d’abord sur sa fiche, ou la copropriété se reprend par la reprise complète si elle n’a encore aucune comptabilité.

Il reprend aussi les exercices antérieurs, dans l’ordre d’une reprise : il ouvre chaque exercice passé et ses journaux, dépose son grand livre, le contrôle puis le verse, vote son budget avec son échéancier, marque partis hors du logiciel les appels que l’ancien syndic a déjà émis, puis enregistre l’approbation de ses comptes. Il compare l’à-nouveau repris à celui que l’exercice précédent dessine, et peut annuler une reprise déjà versée. Chaque écriture attend votre accord, après un contrôle qu’il vous montre.

Une reprise passe sur un exercice qui porte déjà les factures de votre cabinet, honoraires, prestations ou avoirs, quelle que soit leur date : vous pouvez facturer un immeuble avant de le reprendre. Toute autre écriture l’arrête, un appel de fonds, une facture fournisseur ou une saisie, et l’assistant vous nomme la première par sa pièce et sa date. Sur un exercice qui porte vos factures, le contrôle du grand livre vous signale, sans rien bloquer, les écritures reprises datées du jour de votre prise de mandat ou après : une pièce que l’ancien syndic a enregistrée et que votre cabinet a facturée aussi compterait deux fois. Annuler une reprise laisse vos factures en place. Après une telle reprise, les numéros d’un journal suivent l’ordre de passage des écritures et non celui de leurs dates : vos factures gardent les premiers numéros, les écritures reprises, plus anciennes, prennent les suivants.

Il peut aussi revenir sur une reprise. Il ramène au calendrier un appel déclaré par erreur parti hors du logiciel : un appel à venir repart dans les envois du logiciel, un appel échu revient parmi ceux à statuer, et les autres appels de l’exercice ne bougent pas. Il annule ensemble, avec le motif que vous lui donnez, les écritures reprises qui ne sont rattachées à aucun lot de reprise, sur les exercices encore ouverts, et vous dit celles qui restent faute d’exercice ouvert. Il abandonne un dépôt de grand livre que vous ne verserez pas, sauf un dépôt qu’un collègue vient de compléter. Avant de retirer un à-nouveau, il vous dit quelles lignes lettrées le retrait délettrera, celles d’autres écritures comprises. L’état de la reprise montre, exercice par exercice, les lots annulés avec leur motif. Quand une copropriété a deux comptes bancaires actifs du même type, le contrôle du grand livre vous demande de désigner le compte de chaque ligne.

Verser un grand livre déposé, voter un budget repris, déclarer des appels partis hors du logiciel ou les ramener, annuler les écritures sans lot, abandonner un dépôt et retirer un à-nouveau se font depuis l’assistant connecté à votre cabinet comme depuis le panneau de l’assistant dans le logiciel. Dans le panneau, chacun de ces gestes demande deux validations : la première le prépare et vous le montre, la seconde le fait. La carte de validation nomme l’exercice par ses dates et par la référence de son mandat. Si ce que le geste touche a changé entre les deux, un dépôt complété, un budget en projet modifié ou un à-nouveau dont les lettrages ont bougé par exemple, le geste est refusé et rien n’est écrit : redemandez-le pour une nouvelle validation. Un budget dont toutes les lignes, le total et l’échéancier ne tiennent pas sur la carte de validation ne se vote pas depuis le panneau.

Avec l’assistant, vous reprenez aussi les exercices antérieurs : leur grand livre, leurs budgets votés, leurs appels déjà partis, leur approbation. Il pose le dernier rapprochement bancaire de l’ancien syndic et verse les relevés de banque, joint chaque facture à son écriture ou la fait entrer dans les factures fournisseurs quand elle reste à payer, range les documents de l’immeuble, reprend le lettrage et crée les fournisseurs qui manquent. Il n’écrit rien sans votre accord. L’assistant connecté à votre cabinet reprend un grand livre en un seul envoi, jusqu’à quinze mille écritures ; s’il s’interrompt, il vous dit ce qui a été repris et complète à partir de là. Il dépose aussi plusieurs documents d’un même type d’un coup, jusqu’à vingt, relevés, pièces, factures, documents de l’immeuble, documents de la reprise ou procès-verbaux d’assemblées passées, après une seule validation qui vous montre où ira chaque fichier.

Consulter la comptabilité depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander ce que les écrans de la comptabilité vous montrent : le tableau de bord et les paramétrages, la balance, le grand livre d’un compte et l’interrogation des écritures, les comptes bancaires, leurs relevés et les rapprochements, les appels de fonds et leurs campagnes, le budget, l’échéancier et les réserves, les charges et les clés de répartition, la clôture, les index de compteurs, les travaux, le plan comptable, les barèmes et les factures d’honoraires du cabinet.

L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que les copropriétés, les agences et les écrans que vous voyez, une copropriété que vous ne voyez pas lui paraît inexistante, et il ne modifie rien. Les coordonnées bancaires lui parviennent masquées, réduites à leurs derniers caractères. Une longue liste se lit page par page, et un texte très long peut lui parvenir abrégé : l’écran le montre entier. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.

Ce que la comptabilité ne fait pas encore

Ce que la comptabilité ne fait pas encore se lit ci-dessous : nous préférons l’écrire ici.

• •Reprendre les factures fournisseurs historiques d’une copropriété, et les faire lire automatiquement tant que la lecture n’est pas en service pour votre cabinet.
• •Laisser le logiciel comparer lui-même un relevé aux écritures d’une copropriété, et reprendre en bloc le passé jamais rapproché d’un compte. Vous pouvez déjà pointer un relevé contre les écritures, arrêté par arrêté, expliquer l’écart et clore ce qui tombe juste.
• •Recevoir chaque jour, sans geste, le fichier que votre banque met à disposition. L’administrateur peut déjà le verser à la main depuis la connexion bancaire du cabinet.
• •Déposer les relevés PDF de vos comptes pour qu’ils deviennent des rapprochements, en lancer la lecture, et en retirer un. Vous pouvez déjà lire la file de ce qui reste à traiter, et ouvrir puis reprendre un rapprochement depuis la copropriété concernée.
• •Suivre les prélèvements de charges de votre portefeuille, ce qui part et ce qui revient impayé.
• •Tenir le plan de comptes d’une copropriété. Vous pouvez déjà saisir son budget prévisionnel, en découper les appels de fonds et lire ses charges courantes.

Ces écrans arrivent l’un après l’autre. Nous ne leur donnons pas de date : vous n’avez pas à deviner, vous avez à savoir sur quoi vous pouvez compter ce matin.