L’entrée en gestion

Préparer une copropriété qui arrive, rassembler ses pièces et suivre son avancement depuis un même chantier.

Ce que cet écran suit

Une copropriété qui entre en gestion est un chantier qui peut durer plusieurs semaines. Vous rassemblez ici les pièces remises par le confrère sortant et suivez ce qui existe déjà pour la copropriété. Si son mandat est déjà saisi, vous pouvez rejoindre sa reprise d’antériorité depuis ce chantier.

Cet écran est celui où l’on répond à « où en est-on sur cette copropriété ». Il en donne la liste, l’avancement de chacune, et ce qui manque encore.

Il vous faut le droit de consultation sur les mandats pour voir les entrées en gestion, et le droit d’écriture pour en ouvrir une. Le périmètre de vos agences s’applique aussi aux chantiers et à leurs pièces.

Ouvrir une entrée en gestion

Deux portes, selon ce que vous avez déjà. Si la copropriété n’existe nulle part, donnez-lui un nom, même provisoire : c’est ainsi que vous retrouverez le dossier avant que l’immeuble n’existe. Si son mandat est déjà saisi, ouvrez le chantier depuis ce mandat, et Marty ne recréera ni l’immeuble ni le contrat.Deux portes, selon ce que vous avez déjà. Si la copropriété n’existe nulle part, donnez-lui un nom, même provisoire : c’est ainsi que vous retrouverez le dossier avant que l’immeuble n’existe. Si son mandat est déjà saisi, ouvrez le chantier depuis ce mandat, et le logiciel ne recréera ni l’immeuble ni le contrat.

Une seule entrée en gestion reste ouverte à la fois sur une même copropriété. Deux chantiers ouverts en parallèle, ce sont deux personnes qui versent les mêmes pièces sans le savoir.

La liste ne montre par défaut que les entrées en cours. Un bouton affiche aussi celles qui sont terminées ou abandonnées, le temps de relire un dossier ancien.

Verser les pièces

Cinq pièces sont attendues, et elles s’affichent toutes, même absentes : une liste qui ne montre que ce qui est arrivé ne dit jamais ce qui manque.

L’attestation d’immatriculation, qui porte le numéro au registre national, le nom, l’adresse et le nombre de lots.
Le contrat de syndic signé, qui porte les dates, la durée, les honoraires et le type de mandat.
La feuille de présence, qui porte les copropriétaires et leurs tantièmes à la date de l’assemblée.
L’état descriptif de division, qui porte les lots : numéro, bâtiment, étage, nature, quote-part générale.
Le règlement de copropriété, qui porte les clés de répartition et tous les tantièmes.

Déposez chaque PDF sur la zone de la pièce qui lui correspond, en le glissant ou en cliquant. Vous pouvez retirer une pièce versée par erreur : elle part à la corbeille et se restaure, elle ne s’efface pas.

Cet écran accepte des PDF de 4,5 Mo au plus : un fichier qui n’est pas un PDF, ou plus lourd, est signalé avant l’envoi, et rien n’est versé. Réduisez-le ou découpez-le, puis déposez-le de nouveau. Un versement qui n’aboutit pas dit pourquoi ; si c’est le service de stockage des documents qui ne répond pas, réessayez dans quelques minutes.

Si un versement reste sans confirmation, la pièce est peut-être arrivée quand même. Avant de la déposer de nouveau, ouvrez l’écran dans un nouvel onglet pour vérifier qu’elle n’y figure pas déjà : déposée deux fois, elle apparaîtrait deux fois sous sa case.

Au dépôt, Marty regarde si chaque PDF porte son propre texte. Un acte produit par un traitement de texte se lira directement, exactement et sans frais ; un acte scanné n’est qu’une suite d’images et passera par l’océrisation. Chaque pièce affiche la voie retenue et une estimation du nombre de pages qui portent du texte. Un PDF que Marty ne parvient pas à regarder, protégé par un mot de passe, abîmé ou très volumineux, est versé quand même, et la pièce l’indique.Au dépôt, le logiciel regarde si chaque PDF porte son propre texte. Un acte produit par un traitement de texte se lira directement, exactement et sans frais ; un acte scanné n’est qu’une suite d’images et passera par l’océrisation. Chaque pièce affiche la voie retenue et une estimation du nombre de pages qui portent du texte. Un PDF que le logiciel ne parvient pas à regarder, protégé par un mot de passe, abîmé ou très volumineux, est versé quand même, et la pièce l’indique.

Le dépôt permet de conserver et de consulter les pièces. Leur lecture assistée et la création de l’immeuble, des lots, des clés, des copropriétaires et du mandat à partir de ces pièces restent à venir. Les cartes « Ce que Marty en fera » indiquent cette préparation ; elles ne lancent pas ces créations.Le dépôt permet de conserver et de consulter les pièces. Leur lecture assistée et la création de l’immeuble, des lots, des clés, des copropriétaires et du mandat à partir de ces pièces restent à venir. Les cartes « Ce que le logiciel en fera » indiquent cette préparation ; elles ne lancent pas ces créations.

L’avancement, et pourquoi il ne se coche pas à la main

Dix-sept tâches au départ, en deux groupes. Neuf font exister la copropriété : l’immeuble, les lots, les clés de répartition, les copropriétaires, le mandat, ses contrats, son conseil syndical, ses assemblées générales et son règlement de copropriété. Huit font exister sa comptabilité : le compte bancaire, l’identifiant créancier, le grand livre, les rapprochements, les budgets, les appels de fonds, le rattachement des factures et la facturation automatique des honoraires. Cette dernière n’apparaît que si votre cabinet a souscrit la comptabilité.

Dès que les exercices à reprendre sont ouverts dans Marty, le grand livre, le budget, les appels de fonds et le rattachement des factures se comptent une fois par exercice : deux exercices à reprendre, ce sont deux grands livres à voir cochés, et non une seule case qui passe au vert dès le premier. Seuls comptent les exercices commencés avant l’arrivée de la copropriété dans Marty : ceux qui ont commencé depuis se tiennent dans Marty et n’ont rien à reprendre. Une copropriété créée directement dans Marty n’a donc ni grand livre, ni budget, ni appels de fonds, ni rattachement de factures à reprendre, mais elle ne termine son onboarding qu’une fois ses autres tâches faites, une assemblée générale tenue et son règlement versé compris. Le compte bancaire, l’identifiant créancier, les rapprochements et la facturation automatique des honoraires restent uniques.Dès que les exercices à reprendre sont ouverts dans le logiciel, le grand livre, le budget, les appels de fonds et le rattachement des factures se comptent une fois par exercice : deux exercices à reprendre, ce sont deux grands livres à voir cochés, et non une seule case qui passe au vert dès le premier. Seuls comptent les exercices commencés avant l’arrivée de la copropriété dans le logiciel : ceux qui ont commencé depuis se tiennent dans le logiciel et n’ont rien à reprendre. Une copropriété créée directement dans le logiciel n’a donc ni grand livre, ni budget, ni appels de fonds, ni rattachement de factures à reprendre, mais elle ne termine son onboarding qu’une fois ses autres tâches faites, une assemblée générale tenue et son règlement versé compris. Le compte bancaire, l’identifiant créancier, les rapprochements et la facturation automatique des honoraires restent uniques.

Aucune ne se coche à la main. Chacune est lue au fait qui la prouve : la case des lots se coche parce que des lots existent, pas parce que quelqu’un a estimé les avoir saisis. Une case cochée par quelqu’un qui croyait avoir fini ment plus longtemps qu’un écran vide.

« Saisir les assemblées générales » se coche par une assemblée tenue du mandat, une assemblée d’archive comprise. Une assemblée à venir ou annulée ne compte pas.
« Verser le règlement de copropriété » se coche par un document rangé comme règlement de copropriété sur l’immeuble, ou par le règlement versé à l’entrée en gestion. Un document rangé sous une autre catégorie ne compte pas, même si son nom parle de règlement.
« Activer la facturation automatique des honoraires » est cochée tant que la facturation automatique est validée sur le contrat de syndic, et se décoche si vous l’arrêtez avant toute facture. Dès qu’une première facture automatique est partie, elle reste cochée.

Le pourcentage est simplement le compte des tâches faites. Il n’est pas pondéré : pondérer, ce serait décider une fois pour toutes ce que « à moitié fait » veut dire, et personne ne serait d’accord.

La reprise d’antériorité

La seconde moitié du chantier est comptable, et elle ne vit pas ici : la reprise d’antériorité se fait avec l’assistant, sur le mandat de la copropriété. Le chantier vous rappelle ce mandat, il ne vous ouvre pas d’écran de reprise.

Tant que le mandat n’existe pas, il n’y a rien à reprendre : c’est lui qui porte les exercices, les comptes et le grand livre à intégrer. Le chantier vous le dit.

Pour finir la reprise, l’assistant dresse son bilan, exercice par exercice, et vous dit ce qui manque encore. Si vous êtes comptable ou membre de la direction, il saisit les écritures que vous lui demandez, après vous les avoir montrées et contrôlées, hors journaux d’à-nouveaux et d’appels de fonds et hors exercice clôturé. Il archive les assemblées générales passées avec leur procès-verbal, et prépare un courrier de bienvenue par copropriétaire, que vous relisez et envoyez depuis le mandat. Le tableau de bord de la copropriété coche, dans sa vignette « Onboarding en cours », chaque étape à mesure qu’elle est faite, et nomme la prochaine. Cette vignette figure sur le tableau de bord de toute copropriété dont la reprise n’est pas finie, qu’une entrée en gestion soit ouverte pour elle ou non ; « Ouvrir l’entrée en gestion » n’y apparaît que lorsqu’il y en a une en cours. Elle disparaît quand toutes les étapes sont faites.

Pendant la reprise, l’assistant verse aussi les relevés bancaires historiques que vous lui confiez en PDF : il les dépose comme vous le feriez depuis la rangée « Verser des relevés ». Quand le résultat d’un geste est trop long pour lui être montré en entier, il vous le dit : le geste est fait et il ne le refait pas, et ce qu’il n’a pas pu voir se vérifie à l’écran, où vous le terminez si besoin. L’assistant désigne chaque fournisseur par son numéro dans Marty, le numéro 0 compris : c’est souvent celui de la fiche de votre cabinet lui-même, et ses écritures se reprennent comme les autres.Pendant la reprise, l’assistant verse aussi les relevés bancaires historiques que vous lui confiez en PDF : il les dépose comme vous le feriez depuis la rangée « Verser des relevés ». Quand le résultat d’un geste est trop long pour lui être montré en entier, il vous le dit : le geste est fait et il ne le refait pas, et ce qu’il n’a pas pu voir se vérifie à l’écran, où vous le terminez si besoin. L’assistant désigne chaque fournisseur par son numéro dans le logiciel, le numéro 0 compris : c’est souvent celui de la fiche de votre cabinet lui-même, et ses écritures se reprennent comme les autres.

Abandonner un dossier

Une entrée en gestion qui n’aboutit pas s’abandonne, avec son motif, et elle reste consultable. Les pièces versées partent à la corbeille. Abandonner le chantier ne supprime pas l’immeuble ni le mandat déjà saisis auxquels il est rattaché.