Fusionner deux fiches de tiers

Quand une personne a deux fiches

Une même personne se retrouve parfois deux fois dans le référentiel : saisie sous deux orthographes, reprise d’un logiciel précédent, ou créée par deux collègues. L’une porte ses lots, l’autre son adresse à jour, et aucune n’est complète.

La fusion réunit ces deux fiches en une seule. Vous choisissez celle que vous gardez, puis vous décidez champ par champ ce que vous reprenez de l’autre, avant de valider.

La fusion ne se défait pas. L’écran vous montre ce qu’il va écrire et vous nomme ce qui va se produire avant de vous laisser valider.

Le parcours, en trois temps

• •Depuis une fiche, « Fusionner un doublon » la prend comme fiche conservée. Depuis la liste des tiers, « Fusionner deux fiches » vous fait d’abord choisir celle que vous gardez. Vous pouvez aussi cocher les deux fiches directement dans la liste : « Fusionner ces deux fiches » ouvre alors leur arbitrage, en gardant la fiche au plus petit numéro, la plus ancienne. L’écran d’arbitrage permet d’inverser.
• •Vous cherchez ensuite la fiche en double par son nom : tapez au moins deux lettres. Une fiche archivée, ou déjà reprise par une fusion, n’est pas proposée.
• •Vous arbitrez enfin champ par champ, en deux colonnes : la fiche conservée à gauche, la fiche qui sera archivée à droite.

Par défaut, chaque champ est pris sur la fiche conservée, sauf quand elle est vide et que l’autre ne l’est pas. Deux raccourcis prennent tout à gauche ou tout à droite, et « Inverser : conserver l’autre fiche » échange les deux côtés.

Ce que la fiche conservée récupère

Avant de valider, l’écran compte tout ce que porte la fiche en double : ses propriétés de lots, ses mandats, ses sièges et invitations au conseil syndical, ses interlocuteurs, établissements et liens déclarés, son foyer, ses courriers, messages et demandes, ses ventes en cours, ses documents, ses clés et ses comptes bancaires. Tout cela suit la fiche conservée, et rien ne reste sur la fiche archivée.

Le compte bancaire par défaut de la fiche conservée reste le sien. Un compte venu de la fiche en double la rejoint sans devenir celui par défaut, sauf si elle n’en avait aucun.

La fiche en double est archivée, elle n’est pas effacée : elle reste consultable par son adresse et quitte la liste des tiers. Le numéro qui survit est celui de la fiche conservée.

Quand la fusion est refusée

• •Si la fiche en double a des interlocuteurs ou des établissements, seule une personne morale peut la reprendre. Conservez plutôt l’autre fiche, avec « Inverser ».
• •Si la fiche en double est l’interlocuteur d’une structure ou d’un établissement, la fiche conservée doit être une personne physique. Là encore, l’inversion est souvent la sortie.
• •Si les deux fiches possèdent le même lot sur des périodes qui se chevauchent, corrigez d’abord les dates de propriété : la fusion ne choisit pas à votre place.
• •Si les deux fiches ont chacune un accès actif à l’espace copropriétaires, un seul doit rester actif avant de recommencer.
• •Un foyer et l’un de ses membres sont deux personnes différentes : ils ne se fusionnent pas. Et une fiche liée à un foyer ne se fusionne qu’avec une fiche de même nature.
• •Vous ne fusionnez que ce que vous voyez : si la fiche en double porte des éléments d’une autre agence, d’un module qui ne vous est pas ouvert, ou des coordonnées bancaires sans habilitation, la fusion revient à une personne qui voit l’ensemble.
• •Une vente en cours entre les deux fiches se corrige avant la fusion.
• •Une fiche qui porte de la comptabilité, des écritures, des factures, des paiements, un mandat de prélèvement ou un compte bancaire déjà utilisé, ne se fusionne pas encore, pas plus qu’un syndicat : déplacer un compte de copropriétaire est un geste comptable, que cet écran ne fait pas.
• •Une fiche citée par une vente déjà close, dont l’acte ne se modifie plus, ne se fusionne pas.
• •Si les deux fiches ont chacune une fiche fournisseur, ou sont invitées à la même rencontre du conseil syndical, retirez d’abord ce rattachement de la fiche en double.
• •Si la fiche en double siège au conseil syndical et que la fiche conservée ne peut pas y siéger à sa place, conservez plutôt l’autre fiche ou corrigez d’abord la composition du conseil.
• •Les coordonnées bancaires ne s’affichent et ne se reprennent qu’avec l’habilitation bancaire.
• •Si un autre geste portait sur l’une des deux fiches au même instant, l’écran vous dit de réessayer dans un instant.

Dans tous ces cas, rien n’a été modifié : aucune fiche n’a été archivée.