Fusionner deux fiches de fournisseur

Quand deux fiches n’en font qu’une

Un référentiel repris d’un logiciel précédent porte presque toujours la même entreprise deux fois, sous deux orthographes, ou parce que deux personnes l’ont créée le même mois. Vous vous retrouvez avec deux fiches dont l’une a les coordonnées et l’autre l’identification, et aucune n’est complète.

La fusion réunit ces deux fiches en une seule. Vous choisissez celle que vous gardez, puis vous décidez champ par champ ce que vous reprenez de l’autre, avant de valider.

La fusion ne se défait pas. C’est pourquoi l’écran vous montre, champ par champ, ce qu’il va écrire, et vous nomme ce qui va se produire avant de vous laisser valider. Les comptes de ce qui suit la fiche conservée sont donnés à titre indicatif : ils peuvent annoncer un élément de plus que ce qui sera réellement déplacé.

Le parcours, en trois temps

• •Vous choisissez d’abord la fiche à conserver. C’est elle qui garde son numéro, et c’est sur elle que tout arrive. Depuis la fiche d’un fournisseur, « Fusionner un doublon » la prend comme fiche conservée et passe directement au temps suivant.
• •Vous choisissez ensuite la fiche en double, celle qui sera archivée.
• •Vous arbitrez enfin champ par champ, en deux colonnes : la fiche conservée à gauche, la fiche qui sera archivée à droite.

Les deux fiches choisies vivent dans l’adresse de la page : le retour arrière vous ramène au choix précédent, et le lien s’envoie à un collègue sur les deux mêmes fiches. L’arbitrage, lui, se refait si vous revenez en arrière, il n’est pas conservé.

Une fiche se cherche par sa raison sociale, dans un champ qui filtre pendant que vous tapez. Si votre référentiel est vide, ou si la fiche que vous gardez est la seule qu’il porte, l’écran vous le dit plutôt que de vous laisser chercher.

L’arbitrage champ par champ

Par défaut, chaque champ est pris sur la fiche conservée. Une exception, et elle est là pour vous : quand la fiche conservée n’a rien et que la fiche en double a quelque chose, c’est la valeur renseignée qui est proposée. On ne perd pas un renseignement en gardant un vide.

Les champs dont les deux valeurs sont identiques sont affichés en retrait : il n’y a rien à y décider. Deux raccourcis permettent de tout prendre à gauche ou tout prendre à droite, puis de corriger les quelques lignes qui le méritent.

Avant d’écrire, l’écran vous récapitule en une phrase combien de champs sont repris, quelle fiche sera archivée avec son numéro, ce qui va suivre la fiche conservée, quel numéro survit, et que l’action est irréversible. Le décompte de ce qui suit est indicatif, comme le dit l’encadré plus haut.

Ce que la fiche conservée récupère

• •Les interlocuteurs de la fiche en double. Un interlocuteur déjà présent sur les deux fiches n’est pas compté deux fois : il n’en restera qu’un, donc la fiche conservée peut en compter moins que le nombre annoncé.
• •Les documents attachés à la fiche en double.
• •Les clés et les badges qui lui étaient confiés.
• •L’étoile de favori du cabinet, si la fiche en double la portait.
• •Ses comptes bancaires, si vous avez l’habilitation bancaire.
• •Ses rendez-vous de l’agenda, ses ordres de service et les tickets dont elle est le fournisseur. Si les deux fiches ont chacune un ordre de service en cours sur le même ticket, seul le plus avancé reste en cours (un ordre dont le lien est encore valable l’emporte toujours sur un ordre expiré ; ensuite, une date fixée l’emporte sur un ordre accepté, lui-même sur un ordre seulement envoyé ; à égalité, le plus récent) : l’autre est annulé, l’annulation apparaît dans le fil du ticket, et le fournisseur en est prévenu quand cet ordre avait été envoyé à une autre adresse.
• •Sa comptabilité : ses écritures, leurs lettrages et son solde, comme le détaille la section suivante.

Si votre cabinet a demandé que ses agences soient cloisonnées et que l’un de ces rendez-vous, ordres de service ou tickets relève d’une agence que vous ne voyez pas, la fusion ne se fait pas : l’écran vous le dit avant l’arbitrage, sans vous en donner le nombre, et rien n’est modifié. Demandez-la à une personne qui voit l’ensemble.

Le numéro conservé est celui de la fiche conservée : c’est lui que vos collègues continueront de lire, et celui de la fiche en double cesse d’être utilisé.

La fiche en double est archivée, elle n’est pas effacée : elle reste consultable par son adresse, et un lien déjà partagé continue de l’ouvrir. Elle quitte en revanche la liste des fournisseurs, et elle ne se fusionne pas à son tour : l’écran vous renvoie alors vers la fiche qui l’a reprise.

La comptabilité suit la fiche conservée

Si la fiche en double porte des écritures comptables, elles suivent la fiche conservée. Sur un exercice ouvert, ses lignes d’écriture passent au compte de la fiche conservée, et leurs lettrages sont renumérotés pour ne pas se confondre avec les siens. Sur un exercice arrêté, qui ne se modifie plus, son solde passe à la fiche conservée par une écriture de transfert, passée dans l’exercice ouvert et qui porte la mention de la fusion.

Avant de valider, l’écran vous dit combien de lignes d’écriture et combien de soldes vont suivre. Ces deux nombres sont relus au moment où vous validez, et la fusion déplace toute la comptabilité de la fiche en double, ou rien.

Dès que la fiche en double porte des écritures, la fusion demande aussi le droit de modifier la comptabilité. Elle ne se fait pas non plus si une partie de ces écritures concerne une copropriété que votre profil ne vous montre pas, si la copropriété n’a pas d’exercice ouvert pour recevoir un solde, si une écriture à suivre est dans la corbeille de la comptabilité, si elle appartient à une facture déjà émise, ou si un lettrage la relie à une écriture d’un exercice arrêté. Dans ces cas, l’écran vous le dit avant l’arbitrage, et rien n’est modifié.

Les coordonnées bancaires demandent une habilitation

Sans habilitation bancaire, les coordonnées bancaires des deux fiches ne vous sont pas affichées et ne sont pas reprises. L’écran vous le dit, plutôt que de vous montrer des lignes vides que vous croiriez absentes.

Celles de la fiche conservée restent en place : la fusion n’y touche pas. Si elle n’en a aucune, elle n’en aura aucune non plus après la fusion, et celles de la fiche en double resteront sur la fiche archivée. Et une tentative de reprise sans cette habilitation est refusée, sans que rien ne soit modifié, pas même l’archivage.

Le rattachement à un tiers ne se reprend pas

Un même tiers ne peut être rattaché qu’à une seule fiche de fournisseur. Si la fiche en double est rattachée à un tiers, ce rattachement lui reste : la fusion est refusée tant que vous demandez de le reprendre.

Le refus vous nomme la ligne à décocher, « Tiers rattaché », et rien n’a été modifié : vous décochez, puis vous recommencez. Ce n’est pas un tiers déjà pris par une troisième fiche, c’est la fiche en double elle-même qui le garde.

Deux personnes qui fusionnent en même temps ne peuvent plus tout perdre

Il arrive que deux gestionnaires ne s’accordent pas sur la fiche à garder, et lancent la même réunion chacun dans son sens. Une seule des deux se fait désormais, et l’autre reçoit un refus qui nomme la cause et vous dit de recharger l’écran.

Avant le 13 septembre 2026, les deux se faisaient : chaque fiche déclarait l’autre comme celle qui la reprend, et les deux quittaient la liste des fournisseurs sans qu’aucune ne la remplace. Si vous pensez avoir vécu ce cas, la liste ne les montre plus mais chaque fiche reste consultable par son adresse, et le support peut les rétablir.

Une fiche déjà réunie à une autre ne se réunit pas à son tour, et la tentative est refusée par un message qui le dit, au lieu de vous renvoyer vers votre connexion.

Si un autre geste portait sur l’une des deux fiches au même instant, la fusion n’est pas faite et rien n’est modifié : l’écran vous dit de réessayer dans un instant. Une fois réunie, la fiche en double ne reçoit plus d’ordre de service ni de rendez-vous, et elle ne se choisit plus comme fournisseur d’un ticket.

Ce que la réunion garantit, et ce qu’elle laisse comme trace

• •Le domaine d’activité et l’immatriculation se décident dans le tableau à deux colonnes, comme les autres renseignements. Ils n’y figuraient pas avant le 13 septembre 2026, donc ceux de la fiche en double disparaissaient avec elle.
• •Quand vous reprenez le SIRET de la fiche en double, les renseignements officiels qui vont avec le suivent. La fiche conservée ne peut pas porter le SIRET d’une entreprise et le numéro d’identification d’une autre.
• •Un compte bancaire qui change de fiche arrive en attente d’approbation : un paiement ne peut pas partir sur un compte que personne n’a validé pour ce fournisseur. Les personnes habilitées à approuver en sont prévenues.
• •Le compte servi par défaut de la fiche conservée ne change pas tout seul. Le compte venu de la fiche en double arrive sans être celui à créditer, sauf si la fiche conservée n’en avait aucun.
• •Le journal d’activité garde qui a réuni les deux fiches, quand, lesquelles, ce qui a été repris, et ce que la fiche conservée portait avant. Un déplacement de compte bancaire y figure aussi.

Réunir deux fiches ne demande pas d’habilitation bancaire, même quand la fiche en double porte un compte : ce compte suit, en attente d’approbation. Seule la reprise des coordonnées bancaires elles-mêmes, ligne par ligne dans le tableau, demande cette habilitation.

Ce que la fusion ne fait pas encore

• •Réunir deux fiches de tiers. C’est un geste voisin, depuis la fiche ou la liste des tiers, et l’article « Fusionner deux fiches de tiers » le décrit.
• •Toucher à quoi que ce soit dans la comptabilité. La fusion réunit deux fiches du référentiel, elle ne déplace aucun montant et ne change aucun solde.
• •Se défaire. Il n’y a pas d’annulation après validation, et c’est pour cela que l’aperçu est complet avant.
• •Vous proposer les fiches qui se ressemblent. Vous désignez les deux fiches, le logiciel ne les devine pas.