Les boîtes d’agence

Lire dans Marty une boîte partagée de Microsoft 365, comme accueil@ ou syndic@, et ranger ses emails, pour chaque personne à qui Microsoft en donne déjà l’accès.Lire dans le logiciel une boîte partagée de Microsoft 365, comme accueil@ ou syndic@, et ranger ses emails, pour chaque personne à qui Microsoft en donne déjà l’accès.

Qui voit une boîte d’agence

Une boîte d’agence est une boîte partagée de Microsoft 365, l’accueil ou le syndic de l’agence par exemple. Marty ne donne aucun accès : seules les personnes à qui Microsoft ouvre déjà cette boîte la voient dans Marty. L’accès se juge dossier par dossier, avec la connexion de chacun : une personne à qui Microsoft n’ouvre qu’une partie de la boîte ne voit que ces dossiers-là, et un dossier qu’on ne lui ouvre plus disparaît pour elle seule, sans changer ce que voient ses collègues. Un email suit son dossier : déplacé dans un dossier qu’on ne vous ouvre pas, il quitte votre écran. Quand Microsoft retire l’accès à quelqu’un, la boîte disparaît de son écran à la vérification suivante de son accès, au plus tard un jour après.Une boîte d’agence est une boîte partagée de Microsoft 365, l’accueil ou le syndic de l’agence par exemple. Le logiciel ne donne aucun accès : seules les personnes à qui Microsoft ouvre déjà cette boîte la voient dans le logiciel. L’accès se juge dossier par dossier, avec la connexion de chacun : une personne à qui Microsoft n’ouvre qu’une partie de la boîte ne voit que ces dossiers-là, et un dossier qu’on ne lui ouvre plus disparaît pour elle seule, sans changer ce que voient ses collègues. Un email suit son dossier : déplacé dans un dossier qu’on ne vous ouvre pas, il quitte votre écran. Quand Microsoft retire l’accès à quelqu’un, la boîte disparaît de son écran à la vérification suivante de son accès, au plus tard un jour après.

Chaque personne prouve son accès avec sa propre connexion Microsoft 365. Tant qu’il n’est pas vérifié, la boîte ne s’affiche pas, et l’écran dit « Vérification en cours auprès de Microsoft ».

Ajouter une boîte d’agence

connectez d’abord votre propre boîte, depuis « Ma boîte mail » ;
ouvrez « Boîtes d’agence », depuis l’écran de votre boîte ;
saisissez l’adresse de la boîte partagée, et si vous le souhaitez le nom à afficher, puis « Demander l’accès ».

La boîte s’affiche dans quelques minutes si Microsoft vous l’ouvre. Ses emails des 12 derniers mois sont alors copiés dans Marty, puis relevés toutes les cinq minutes environ.La boîte s’affiche dans quelques minutes si Microsoft vous l’ouvre. Ses emails des 12 derniers mois sont alors copiés dans le logiciel, puis relevés toutes les cinq minutes environ.

Si votre boîte a été connectée avant l’arrivée des boîtes d’agence, l’écran « Boîtes d’agence » propose « Autoriser la lecture des boîtes partagées » : Microsoft vous le demande, et votre boîte reste connectée, sans rien perdre de ses emails.

Lire et ranger ses emails

Un clic sur la boîte ouvre ses dossiers, de la réception à la corbeille, puis un email avec son rattachement, son message et ses pièces jointes. Toute personne qui lit la boîte peut ranger un email sur une copropriété de son périmètre, ou en créer le ticket, comme sur sa propre boîte.

Le dernier rangement fait foi : si deux personnes rangent le même email, c’est le plus récent qui reste, et chaque rangement est tracé dans le journal d’activité. Un email rangé rejoint les fiches choisies et devient visible des collègues qui y ont accès.

Répondre au nom de l’agence

Sur un email de la boîte, « Répondre », « Répondre à tous » et « Transférer » ouvrent le volet d’écriture. Le message part de l’adresse de l’agence, signé de votre nom, et sa copie se range dans les éléments envoyés de la boîte d’agence.

Les avertissements avant l’envoi portent sur les destinataires que la réponse de l’agence atteindra : l’adresse de l’agence n’y figure pas, la vôtre oui si l’email vous était aussi adressé.

Un transfert au nom de l’agence ne se range sur aucune fiche à l’envoi. Un fournisseur se nomme toujours avec sa copropriété, que le volet vous demande ; l’email transféré revient ensuite dans les envoyés de la boîte d’agence, où vous le rangez comme les autres.

La boîte des factures

Si vos fournisseurs envoient leurs factures sur une adresse commune, facture@ par exemple, désignez cette boîte d’agence comme boîte des factures : ses pièces jointes entrent d’elles-mêmes au dépôt, où Marty les trie et les range, sans que personne ait à les télécharger puis à les redéposer.Si vos fournisseurs envoient leurs factures sur une adresse commune, facture@ par exemple, désignez cette boîte d’agence comme boîte des factures : ses pièces jointes entrent d’elles-mêmes au dépôt, où le logiciel les trie et les range, sans que personne ait à les télécharger puis à les redéposer.

ouvrez la boîte d’agence, puis « Utiliser comme boîte des factures » ;
choisissez la date de départ, au plus tôt il y a douze mois : seuls les emails reçus à partir de ce jour versent leurs pièces jointes ;
choisissez une ou plusieurs agences, ou aucune pour tout le cabinet : Marty propose l’agence de chaque pièce parmi celles-ci ;choisissez une ou plusieurs agences, ou aucune pour tout le cabinet : le logiciel propose l’agence de chaque pièce parmi celles-ci ;
« Enregistrer ».

Désigner, suspendre ou relancer la boîte est réservé aux personnes qui peuvent modifier les emails et les factures, et qui lisent elles-mêmes la boîte dans Marty ; une personne en lecture seule voit le réglage sans ses boutons. Une pièce jointe n’entre au dépôt que si l’email est visible de la personne qui a désigné la boîte : les éléments envoyés, les brouillons et la corbeille n’y entrent jamais. La boîte accepte les PDF et les images en JPEG, PNG, WebP ou TIFF, et le même fichier reçu deux fois n’y entre qu’une fois. Une pièce jointe dans un autre format, une photo d’iPhone par exemple, n’entre pas par la boîte : enregistrez-la et déposez-la vous-même au dépôt, qui l’accepte. Si votre cabinet cloisonne ses agences, une pièce reçue sur une boîte réservée à une agence reste visible, avec son expéditeur, de toutes les personnes qui trient le dépôt tant qu’elle n’est pas rangée, y compris quand elle est écartée. Elle ne se range que dans les agences choisies pour la boîte, y compris quand elle revient au dépôt après un premier rangement, et seule une personne de l’une de ces agences peut l’écarter. Quand plusieurs agences sont choisies, c’est une personne de l’une d’elles qui la range ; un compte rattaché à aucune agence ne range pas une pièce d’une boîte de tout le cabinet. De même, le réglage d’une boîte qui verse pour des agences que vous ne voyez pas, ou pour tout le cabinet quand vous n’en voyez qu’une partie, se modifie et se relance par une personne de ces agences.Désigner, suspendre ou relancer la boîte est réservé aux personnes qui peuvent modifier les emails et les factures, et qui lisent elles-mêmes la boîte dans le logiciel ; une personne en lecture seule voit le réglage sans ses boutons. Une pièce jointe n’entre au dépôt que si l’email est visible de la personne qui a désigné la boîte : les éléments envoyés, les brouillons et la corbeille n’y entrent jamais. La boîte accepte les PDF et les images en JPEG, PNG, WebP ou TIFF, et le même fichier reçu deux fois n’y entre qu’une fois. Une pièce jointe dans un autre format, une photo d’iPhone par exemple, n’entre pas par la boîte : enregistrez-la et déposez-la vous-même au dépôt, qui l’accepte. Si votre cabinet cloisonne ses agences, une pièce reçue sur une boîte réservée à une agence reste visible, avec son expéditeur, de toutes les personnes qui trient le dépôt tant qu’elle n’est pas rangée, y compris quand elle est écartée. Elle ne se range que dans les agences choisies pour la boîte, y compris quand elle revient au dépôt après un premier rangement, et seule une personne de l’une de ces agences peut l’écarter. Quand plusieurs agences sont choisies, c’est une personne de l’une d’elles qui la range ; un compte rattaché à aucune agence ne range pas une pièce d’une boîte de tout le cabinet. De même, le réglage d’une boîte qui verse pour des agences que vous ne voyez pas, ou pour tout le cabinet quand vous n’en voyez qu’une partie, se modifie et se relance par une personne de ces agences.

Sur un email de la boîte, chaque pièce jointe dit ce qu’elle est devenue : « Au dépôt », « Déjà dans Marty », « Format non pris », « Trop lourde pour le dépôt », « Entrée au dépôt en cours », « En attente : boîte suspendue » tant que la boîte est suspendue, ou « Échec ». Une pièce en échec se relance par « Réessayer ». Au dépôt, une pièce reçue par email dit qui l’a envoyée et quand, avec un lien vers l’email pour les personnes qui lisent la boîte.Sur un email de la boîte, chaque pièce jointe dit ce qu’elle est devenue : « Au dépôt », « Déjà dans le logiciel », « Format non pris », « Trop lourde pour le dépôt », « Entrée au dépôt en cours », « En attente : boîte suspendue » tant que la boîte est suspendue, ou « Échec ». Une pièce en échec se relance par « Réessayer ». Au dépôt, une pièce reçue par email dit qui l’a envoyée et quand, avec un lien vers l’email pour les personnes qui lisent la boîte.

« Suspendre » arrête les versements ; les pièces déjà entrées restent au dépôt. La boîte se suspend aussi d’elle-même quand la personne qui l’a désignée ne la lit plus, ou quand la boîte n’est plus relevée, et l’écran en dit la raison. « Reprendre » relance les versements, depuis la date de départ choisie.

Une pièce reçue alors que l’accès de la personne qui a désigné la boîte est en cours de vérification attend, puis entre au dépôt dès que cet accès est vérifié de nouveau. Au-delà d’un mois d’attente, elle n’entre plus d’elle-même : enregistrez de nouveau le réglage de la boîte pour la reprendre.

Ne plus lire une boîte d’agence

« Ne plus lire » demande une confirmation, puis retire la boîte de votre écran. Quand plus personne ne la lit dans Marty, ses emails non rangés en sont effacés ; les emails rangés restent sur leurs fiches.« Ne plus lire » demande une confirmation, puis retire la boîte de votre écran. Quand plus personne ne la lit dans le logiciel, ses emails non rangés en sont effacés ; les emails rangés restent sur leurs fiches.

Ce que cet écran ne fait pas encore

Une réponse au nom de l’agence ne s’offre que si Marty écrit déjà dans Outlook pour vous ; sinon, répondez depuis Outlook.Une réponse au nom de l’agence ne s’offre que si le logiciel écrit déjà dans Outlook pour vous ; sinon, répondez depuis Outlook.
L’agenda d’une boîte partagée ne s’affiche pas dans Marty.L’agenda d’une boîte partagée ne s’affiche pas dans le logiciel.
Les nouveaux emails d’une boîte d’agence ne s’affichent pas d’eux-mêmes : rouvrez la boîte pour voir les derniers relevés.
Un email de la boîte d’agence ne se détache pas d’une copropriété depuis Marty.Un email de la boîte d’agence ne se détache pas d’une copropriété depuis le logiciel.
Une pièce jointe que Microsoft ne remet à aucune des personnes qui lisent la boîte ne s’affiche pas sur l’email dans Marty : ouvrez-la dans Outlook.Une pièce jointe que Microsoft ne remet à aucune des personnes qui lisent la boîte ne s’affiche pas sur l’email dans le logiciel : ouvrez-la dans Outlook.

Consulter les boîtes d’agence depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander la liste des boîtes d’agence que vous lisez, le réglage de la boîte des factures, si une réponse depuis une boîte d’agence vous est possible, et le brouillon d’une demande de relevé. Le contenu des messages ne lui parvient pas par ces consultations. L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que ce que cet écran vous montre, dans vos agences, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Le panneau de l’assistant dans Marty ne fait pas encore ces consultations.Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander la liste des boîtes d’agence que vous lisez, le réglage de la boîte des factures, si une réponse depuis une boîte d’agence vous est possible, et le brouillon d’une demande de relevé. Le contenu des messages ne lui parvient pas par ces consultations. L’assistant lit sous vos droits et seulement eux : il ne voit que ce que cet écran vous montre, dans vos agences, ce que vous ne voyez pas lui paraît inexistant, et il ne modifie rien. Le panneau de l’assistant dans le logiciel ne fait pas encore ces consultations.

Les demandes depuis l’assistant connecté

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez demander de saisir une demande reçue par téléphone ou par courrier, de l’affecter, de changer son état ou son avancement, de poser ses tags, de la supprimer, d’y abonner une personne ou d’en retirer une, de la rattacher au contrat de sa copropriété, de lancer ou d’abandonner sa mise en concurrence, et d’annuler un dépôt.

L’assistant agit avec vos droits, et seulement eux : il ne fait que ce que vous pourriez faire à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre une carte à valider qui porte tout ce qui sera enregistré. Si l’élément a changé entre la carte et votre validation, rien n’est enregistré : l’assistant vous le dit, et vous redemandez le geste sur la version à jour.

Répondre à une demande, la fermer avec un motif, envoyer ou annuler un ordre de service, envoyer les demandes de devis, renvoyer le lien de dépôt à un fournisseur, retenir un fournisseur à consulter, écrire le cahier des charges, classer une pièce en devis et abonner le conseil syndical se font depuis l’écran seul.