Bienvenue dans le logiciel

Ouvrir l’assistant du cabinet

Quand l’assistant est ouvert pour votre cabinet, son entrée apparaît au pied du menu. Cliquez sur « Assistant » pour le rejoindre avec votre session. Vous n’avez pas de nouveau mot de passe à saisir.

Si votre cabinet a souscrit l’assistant et que son panneau a été préparé pour vous, une barre « Demander à l’assistant » apparaît aussi en haut de l’écran, entre vos sélecteurs et vos outils. Tapez votre question et validez : la réponse s’ouvre dans une fenêtre posée sur la page, que vous déplacez par sa barre de titre et redimensionnez par la poignée en bas à droite, sous le panneau, à la souris ou au clavier. Votre place est retenue sur ce poste. Le clic sur « Assistant », au pied du menu, ouvre la même fenêtre sur la liste de vos conversations. « Fermer » la met de côté sans rien perdre : la rouvrir vous rend votre conversation, tant que vous restez connecté. Depuis une fiche ouverte, celle d’un mandat, d’une copropriété, d’un lot, d’un copropriétaire, d’un fournisseur, d’une facture, d’un ticket ou d’un courrier par exemple, l’assistant sait de quel dossier vous parlez ; depuis une liste ou un écran sans fiche, il répond sans connaître la page ouverte. Sur un téléphone, la barre du haut n’apparaît pas et la fenêtre couvre l’écran.

Les boutons d’actions rapides de l’assistant, votre journée, les échéances des mandats, les courriers à traiter ou les factures à valider par exemple, portent chacun une icône et un nom en clair. Leur réponse s’affiche en carte : un titre, puis une ligne par élément avec l’essentiel, sa date, son montant ou son délai. Une ligne qui désigne une fiche l’ouvre d’un clic, et un chiffre de votre journée ouvre l’écran où il se traite ; une ligne qui regroupe plusieurs éléments se lit sans s’ouvrir. Quand la liste dépasse ce que la carte montre, son compte le dit, et un lien en pied ouvre la liste entière quand elle existe. Les recherches, d’une copropriété, d’une personne ou d’un fournisseur, restent des réponses rédigées.

L’assistant fait aussi certains gestes à votre place : créer ou renommer une clé de répartition, enregistrer une écriture comptable, poser les lettrages proposés, créer un immeuble ou enregistrer sa fiche, créer un lot, créer les lots qui manquent d’une copropriété déjà en gestion et poser leurs premiers copropriétaires, enregistrer une fiche du référentiel Tiers, affecter un rôle dans l’équipe d’un mandat et inviter un copropriétaire à son espace par courriel. Il ne fait que ce que vos droits vous permettent à l’écran. Avant d’écrire, il vous montre la fiche visée, ce qui change et les conséquences, et rien n’est fait avant votre validation. Pour une invitation, l’aperçu nomme l’adresse à laquelle le courriel partira : un courriel envoyé ne se rappelle pas.

Depuis l’assistant connecté à votre cabinet, vous pouvez aussi lui demander la plupart des autres gestes de vos écrans : sur les fiches du référentiel Tiers, les mandats et leurs copropriétaires, le portefeuille et ses documents, les barèmes et les clés de répartition, la saisie comptable, la banque et ses rapprochements, les paiements, les charges et la clôture, les factures fournisseurs, les fiches des fournisseurs, les demandes de vos copropriétaires, le suivi des offres, la continuité des ressources humaines, les modèles de message, le contrôle du compte de résultat, la corbeille, et les réglages du cabinet, de ses intégrations et de ses utilisateurs. Il cherche le geste qui répond à votre demande parmi ceux que vos droits vous ouvrent, vous montre sa carte de validation, et n’écrit rien sans votre accord. Si la fiche a changé entre la carte et votre accord, rien n’est enregistré et il vous le dit.

Certains gestes se font depuis l’écran seulement : ce qui touche à la destination d’un paiement, comme ouvrir un compte bancaire, y compris celui du syndicat pendant la reprise ou la création d’une copropriété, le désigner par défaut ou le clore, enregistrer ou changer un compte bancaire d’une fiche du référentiel Tiers, approuver le compte d’un fournisseur, ou valider un virement exceptionnel ; mais aussi enregistrer un chèque, les prélèvements et les envois de courrier d’un copropriétaire, les tarifs d’un barème et les tantièmes d’une clé, la mise en ligne, le retrait et la corbeille des documents. L’IBAN lu sur la facture d’un fournisseur s’enregistre depuis l’assistant sur une carte qui nomme son titulaire, la fin de son IBAN et le compte touché, et il reste à approuver depuis l’écran ; enregistrer, modifier ou réactiver un compte bancaire d’une fiche fournisseur se fait depuis l’écran. Un geste que l’assistant ne vous propose pas se fait à l’écran.

Si vous arrivez depuis le portail de l’assistant et que son accès a été raccordé à votre cabinet, connectez-vous sur la page du cabinet. Après la connexion, l’ouverture de l’assistant reprend. Ce raccord est préparé pour chaque cabinet ; il n’apparaît pas automatiquement avec une mise à jour.

Si l’assistant est momentanément indisponible, réessayez dans quelques instants ou revenez à l’accueil. Après la création de votre accès au cabinet, son ouverture peut demander un délai de préparation.

Ce qu’est le logiciel

Le logiciel est un outil de gestion de copropriété, construit par un syndic pour des syndics. Le métier tient dans peu de verbes : recevoir du courrier et le classer au bon dossier, tenir à jour qui possède quel lot, convoquer et tenir des assemblées, appeler des fonds et répartir des charges, et rendre des comptes.

Le critère qui commande chaque écran tient en une phrase : ça va vite, et ça ne vous demande jamais où cliquer. Une action fréquente doit coûter un geste. Si un écran vous oblige à chercher, il est raté et il se rediscute.

Demander à être rappelé pendant votre préparation

Un cabinet qui découvre le logiciel prépare son ouverture avant d’avoir un espace. L’étape « Votre accès » vous demande votre nom et votre courriel professionnel, puis vous envoie le lien qui ouvre la suite.

Si vous demandez plusieurs liens coup sur coup pour la même adresse, l’écran vous invite à réessayer dans quelques instants.

Un troisième champ, votre téléphone, est facultatif. Le laisser vide ne change rien et votre lien part comme avant. Le remplir dit qu’un conseiller peut vous rappeler, plutôt que d’échanger par courriel.

Votre numéro ne nous parvient qu’au moment où vous ouvrez votre lien. Tant que vous n’avez pas ouvert ce message, il reste sur votre appareil et personne ne peut vous rappeler : saisir un numéro puis s’arrêter là ne nous transmet aucune demande.

Aucun format de pays ne vous est imposé, et un numéro suivi d’un poste est accepté. Seule une saisie qui ne peut pas être composée, trop peu de chiffres ou des mots à la place du numéro, vous est refusée, et l’écran vous le dit sous le champ.

Aucun délai de rappel ne vous est annoncé et ce champ ne vous renvoie pas de confirmation. Corrigez votre numéro tant que vous êtes sur cette étape : c’est là qu’il se modifie le plus simplement.

Préparer votre marque

Avec l’option marque blanche, ouvrez Paramètres puis Studio de marque. Cette page présente votre marque en consultation : ses champs ne s’y modifient pas. Modifier la marque ouvre votre atelier dans l’espace le logiciel ; une connexion peut être nécessaire. Le nom, la signature, la couleur principale et les coordonnées alimentent les aperçus. Votre couleur principale est conservée dans les apparences claire et sombre ; ses nuances de texte s’adaptent pour rester lisibles. Le logo reste inchangé. L’icône carrée de votre cabinet et l’indication que votre logo porte déjà son nom ne se règlent pas encore sur cette page : demandez-les au support.

Pour un cabinet qui vient d’ouvrir, le studio part d’un premier brouillon au nom du cabinet : complétez-le, enregistrez-le, puis soumettez-le à validation.

Enregistrer conserve votre brouillon. Soumettre à validation transmet la version enregistrée pour relecture : votre marque en ligne reste inchangée jusqu’à sa publication. En cas de conflit avec une autre modification, votre saisie reste à l’écran ; vérifiez la version enregistrée avant de reprendre.

Domaine rappelle l’adresse du cabinet et Validation indique l’état de votre proposition. Pour changer de domaine, contactez votre interlocuteur afin de préparer le raccordement. Une fois votre proposition relue et publiée, votre espace de gestion, quand il porte votre marque, reprend ses couleurs, en clair comme en sombre.

Demander la marque blanche

Pendant votre préparation, la section « Votre marque » vous permet de demander la marque blanche. Cochez cette option si vous souhaitez présenter les espaces de votre cabinet sous votre propre identité.

Ce choix accompagne les modules et les espaces que vous demandez. Il ne les remplace pas : choisissez au moins une offre pour poursuivre. Vous pouvez aussi demander la marque blanche plus tard.

Cocher l’option enregistre votre souhait dans votre préparation. Cela ne change pas immédiatement l’apparence de vos espaces : la mise en place de votre marque se prépare séparément.

Ouvrir votre espace

Le logiciel ne vous demande jamais de mot de passe. Vous indiquez votre adresse électronique, et un lien de connexion vous est envoyé par courriel : c’est lui qui vous ouvre votre espace. Il n’y a donc aucun mot de passe à retenir, à renouveler ou à réinitialiser. Un lien ne sert qu’une fois et pour une durée limitée ; pour vous reconnecter plus tard, vous en demandez simplement un nouveau.

Le lien de connexion reçu par courriel ouvre directement votre espace. Vous n’avez pas à confirmer une seconde fois : le lien vous ramène au cabinet ou à l’écran que vous vouliez consulter.

Le courriel tient en une carte : un bouton « Ouvrir mon espace », sa durée de validité juste en dessous, soixante minutes pour une seule connexion, puis le lien en clair, à copier dans votre navigateur si le bouton ne s’ouvre pas. Si vous recevez ce message sans l’avoir demandé, ignorez-le : sans clic, rien ne se passe. Cette présentation arrive cabinet par cabinet : d’ici là, vous pouvez recevoir l’ancienne, et son lien fonctionne de la même façon.

L’attente de connexion suit l’identité de votre cabinet et vous mène à votre espace sans vous demander un second clic. Elle accompagne aussi l’ouverture de la démonstration et respecte votre préférence de mouvement réduit. Un lien expiré ou déjà utilisé vous ramène à la connexion pour en demander un nouveau.

Le lien part au nom de votre cabinet, même tant que la messagerie de votre cabinet n’est pas encore réglée. Si l’écran indique qu’il ne peut pas être envoyé, réessayez dans une minute ; si le message revient, signalez-le à la personne qui vous a ouvert l’accès.

Si votre adresse ouvre des droits chez plusieurs cabinets, un écran vous demande lequel ouvrir avant de vous y mener. Avec un seul cabinet, vous arrivez directement.

Si l’un de vos espaces ne peut pas être affiché sur cet écran, il vous le signale et vous laisse choisir parmi les autres, même s’il n’en reste qu’un. S’il vous manque, écrivez au support en nommant le cabinet : il le rétablira.

Si vous êtes le premier administrateur d’un cabinet qui vient d’ouvrir, votre première connexion vous mène directement dans votre espace de gestion. Si vous travaillez au cabinet et ouvrez l’adresse de l’espace des copropriétaires, vous êtes ramené à l’accueil de votre espace de gestion.

Si le cabinet que vous choisissez ne vous a pas encore ouvert son accès, ou ne vous l’ouvre plus, l’écran de connexion vous le dit. Prévenez l’administrateur de ce cabinet ou le support ; un accès qui vient de vous être donné peut demander un moment avant de s’ouvrir. « Revenir au choix de votre espace » vous ramène à la liste de vos espaces, pour entrer dans un autre cabinet.

Si votre adresse est bien vérifiée mais qu’aucun accès n’est ouvert pour vous ici, l’écran vous le dit et ne vous propose pas de réessayer : insister n’y changerait rien. Demandez à un administrateur de votre cabinet de vous ajouter avec cette adresse.

Quitter votre espace

Vos initiales, en haut à droite de l’écran, ouvrent le menu de votre compte, où figure « Se déconnecter ». Le clic ferme votre session et vous ramène à la page de présentation.

C’est le geste à faire sur un poste partagé. Sur un ordinateur d’agence utilisé par plusieurs personnes, il rend l’accès à la personne suivante impossible sans qu’elle s’identifie elle-même, avec sa propre adresse et son propre lien.

La déconnexion vaut pour le navigateur où vous cliquez, quel que soit l’espace d’où vous la lancez. Si vous êtes aussi connecté sur votre téléphone ou sur un autre poste, ces accès-là restent ouverts et se ferment chacun de la même façon. Fermez également vos autres onglets du logiciel si vous quittez un poste que vous ne gardez pas.

Où en est l’ouverture

Le produit vise les vingt-quatre modules que porte le logiciel historique de votre cabinet. Vingt-quatre d'entre eux répondent aujourd'hui.

Le menu ne vous montre que les modules auxquels votre profil donne accès : deux personnes du même cabinet peuvent donc y voir un nombre d’entrées différent, et c’est normal.

• •Le référentiel Tiers : la liste de vos fiches, leur consultation, leur correction et la création d’une fiche.
• •Les barèmes : le catalogue des tarifs et des pourcentages de votre cabinet se lit, et sa valeur se corrige.
• •Le portefeuille : vos immeubles, leurs lots et leurs équipements se consultent et se corrigent.
• •Les fournisseurs : le référentiel des prestataires se cherche par métier, et l’écran dit ce qui manque à chaque fiche.
• •Les clés et les badges : vous voyez qui détient quoi et depuis quand, vous sortez un trousseau et vous le remettez.
• •Le courrier : vous versez vos plis, vous les lisez document à l’appui, vous corrigez ce que le logiciel en a tiré, et vous les rangez au bon endroit, ce qui les clôt.
• •Les mandats : la mission que le syndicat confie à votre cabinet se suit de la signature de son contrat de syndic à son renouvellement, et ouvrir un dossier donne son tableau de bord, ses tâches, ses copropriétaires, son conseil syndical et ses assemblées.
• •Les mutations : une vente se suit de la demande de pré-état daté au transfert de propriété, avec ses lots, ses pièces, son pré-état daté généré, et transmis au copropriétaire quand il l’a commandé dans son espace, son opposition sur le prix, et le transfert lui-même qui se prépare et s’applique depuis l’écran.
• •Vigie, sous Pilotage : la direction y suit, chacune sur son écran, les réclamations qui mettent le cabinet en cause, les avis de mutation dont le délai d’opposition court encore, la présence auprès des conseils syndicaux, ce que le registre national dit du cabinet et les copropriétés sous mandat sans multirisque en vigueur. Elle n’apparaît que dans le menu des profils de direction.
• •Le Centre d’envoi : le texte de ce que votre cabinet envoie, relance, ordre de service ou appel de fonds, se relit et se corrige, avec ses marqueurs et son aperçu.
• •L’accueil : il ouvre votre journée sur ce qui vous attend, votre file de courrier, la taille de votre portefeuille, les ventes en cours et vos dernières factures émises, chaque ligne menant à sa pièce, et il annonce en clair les tableaux qu’il ne sait pas encore remplir.
• •Les indicateurs, sous Pilotage, réservés à la direction et aux administrateurs du cabinet : les comptes de votre cabinet, résultat, bilan et détail par poste, dès que votre comptabilité y est raccordée, et le coût de l’intelligence artificielle, qui ne dépend d’aucun raccordement.
• •Le Marché, sous Pilotage, réservé à la direction et aux administrateurs du cabinet : le registre national des copropriétés, lu à l’échelle du territoire de votre cabinet. Vous y voyez le classement des syndics qui vous disputent vos immeubles, le marché intercommunalité par intercommunalité, ce qu’il a fait dans le temps, les copropriétés qui ont changé de syndic, et la confrontation entre ce que vous avez déclaré au registre et ce que le registre dit de vous.
• •Les prospects : les copropriétés que votre cabinet démarche, l’étape de chaque offre, ses honoraires et son responsable. L’écran n’apparaît qu’aux collaborateurs à qui votre cabinet a donné ce droit.
• •Les tickets : les demandes de vos copropriétaires se rassemblent en une file commune à vos agences, s’affectent à un collaborateur, se répondent et changent de statut. Une demande reçue par téléphone ou par courrier se saisit depuis l’écran, et son auteur peut la supprimer dans les dix minutes s’il s’est trompé de copropriété.
• •Le dépôt : tout ce qui arrive au cabinet se verse au même endroit, sans avoir à décider d’abord ce que c’est. Le logiciel dit ce qu’il croit reconnaître, et vous envoyez la pièce vers la facture, le courrier, le chèque, le relevé, le devis ou la pièce d’immeuble, ou vous l’écartez avec son motif.
• •Les statistiques, sous Pilotage, réservées à la direction et aux administrateurs du cabinet : le flux de vos ventes et la rotation de votre parc année par année, le stock et le flux de vos dossiers avec la charge de chaque portefeuille, ce que votre parc de badges et de clés fait circuler, ce que votre démarchage a produit, et, pour la direction, la charge réelle de chaque collaborateur.
• •La comptabilité : un tableau de bord qui compte ce qui attend sur tout votre portefeuille, la liste de vos copropriétés avec l’état de l’exercice de chacune, la file des rapprochements bancaires qui ne tombent pas juste sur tout le parc. La reprise d’une copropriété, elle, se fait avec l’assistant.
• •La facturation : vous établissez une facture ou un avoir pour une copropriété, vous facturez la même prestation à plusieurs copropriétés ou copropriétaires d’un coup, et le journal des pièces émises se cherche et se lit. Le PDF d’une pièce émise seule se compose à son émission, sur le papier de votre cabinet ; celui d’une pièce émise en masse se complète depuis sa fiche.
• •Toutes les entrées de votre menu vous répondent.
• •Les réglages du cabinet, eux, sont ouverts : identité, agences, comptes et droits, banques, services extérieurs et journaux. Ils sont réservés aux responsables du cabinet, sauf le journal d’envoi, ouvert à qui a le Centre d’envoi. Ils ne sont pas un des dix-neuf modules du menu, qui sont le métier ; ils sont ce qui le rend paramétrable. Ils comptent en revanche au module Cabinet de l’état d’ouverture ci-dessus, avec l’accueil et votre compte : leurs écrans répondent tous. La corbeille, elle, reste ouverte à chacun et a sa propre entrée en bas du menu.

Cette page est mise à jour à chaque livraison.

Dans quel ordre les modules arrivent

L’ordre n’est pas celui de la facilité, c’est celui de ce qui vous sert sans rien vous faire quitter. Il donne une direction et non un calendrier : le référentiel a commencé plus tôt que prévu, par les tiers, parce qu’un annuaire juste rend service dès le premier jour et n’oblige à quitter aucun outil.

• •Les briques qui fonctionnent à côté de votre logiciel actuel, sans migration : les barèmes, le tri du courrier entrant, les clés et les badges, et le suivi des copropriétés que vous démarchez, tous ouverts.
• •Le référentiel : les tiers, les fournisseurs, les immeubles et les mandats, tous ouverts.
• •En dernier la comptabilité, parce que c’est elle qui permet de quitter un éditeur. Elle a commencé par les écrans qui disent où en est le portefeuille et ce qui reste à y rapprocher, puis ceux qui le tiennent au jour le jour, et elle est ouverte à son tour.