Archiver ou désarchiver une fiche

Pourquoi une fiche s’archive et ne se supprime pas

Une fiche de tiers ou de fournisseur est citée ailleurs : un copropriétaire par ses lots, ses mutations et ses courriers, un fournisseur par ses contrats et ses factures. Supprimer la fiche laisserait ces dossiers avec un nom vide, ou empêcherait de les rouvrir.

Une fiche archivée disparaît par défaut des listes et des recherches du quotidien, y compris des champs où vous choisissez un tiers ou un fournisseur à rattacher. Tout ce qui la cite continue de l’afficher : un mandat, un lot, un courrier ou une écriture qui la mentionnent s’ouvrent comme avant.

Ce que l’archivage change aussi, pour que rien ne vous surprenne : une fiche archivée ne se propose plus quand vous rattachez un courrier ou choisissez le vendeur et l’acquéreur d’une mutation, et un courrier ne se rattache plus automatiquement à un fournisseur archivé. Archiver un copropriétaire ne retire pas son accès à l’espace des copropriétaires.

Une fiche créée par erreur s’archive : elle reste enregistrée, mais vous ne la croisez plus. Pour deux fiches qui désignent le même fournisseur, la fusion reste le bon geste, et une fiche archivée ne peut pas être celle que l’on conserve.

Archiver une fiche

• •Ouvrez la fiche, puis descendez jusqu’à l’encart « Archiver la fiche ».
• •Cliquez sur « Archiver cette fiche ». Une question vous rappelle le nom de la fiche et ce que l’archivage change pour tout le cabinet, sans rien envoyer.
• •Confirmez. La fiche indique alors depuis quand elle est archivée, et un message confirme ce qui a été fait.

Archiver demande le même droit que modifier la fiche. Un profil en lecture seule voit qu’une fiche est archivée, mais ne peut ni l’archiver ni la désarchiver. Sur une fiche archivée, l’identité et les coordonnées bancaires ne se modifient plus, ni les interlocuteurs d’un fournisseur : désarchivez-la d’abord.

Une fiche de tiers ne s’archive pas tant qu’elle est propriétaire d’un lot, ou qu’elle porte un mandat de syndic, un mandat de prélèvement ou, par la fiche fournisseur qui lui est liée, un contrat en cours. L’encart le rappelle avant le geste, et si la fiche est concernée, un message dit quoi faire d’abord : enregistrer la vente ou la cession du lot depuis la copropriété, clôturer ou résilier le mandat, arrêter le mandat de prélèvement, ou mettre fin au contrat. La fiche s’archive ensuite.

Un mandat de prélèvement encore actif ou suspendu s’arrête depuis la fiche du tiers, dans l’encart « Mandats de prélèvement à arrêter », même après la vente de son lot. L’arrêt demande la saisie sur les mandats ou sur la comptabilité, comme depuis la fiche du copropriétaire. La vente n’arrête pas le mandat d’elle-même : c’est à vous de le faire quand le vendeur ne doit plus rien. Si votre cabinet a séparé ses agences, un mandat de prélèvement ne se lit et ne s’arrête que depuis l’agence qui gère la copropriété qu’il prélève : la fiche du tiers ne le montre pas aux autres agences.

Une vente ne se valide pas vers un acquéreur dont la fiche est archivée ou a été reprise par une fusion : désarchivez la fiche, ou choisissez celle qui l’a reprise, puis validez la vente.

Sur un tiers archivé, les onglets Interlocuteurs, Établissements et Cartographie s’ouvrent en lecture seule : ils se lisent, et l’écran vous rappelle qu’il suffit de désarchiver la fiche pour les tenir à jour. Une personne archivée se détache quand même d’une société active, depuis l’onglet de la société.

Faire revenir une fiche archivée

Une fiche archivée reste accessible depuis tout ce qui la cite, ou par son adresse. Les listes des tiers et des fournisseurs la retrouvent aussi : cliquez sur « Afficher les fiches archivées », et elles rejoignent la liste, chacune marquée « Archivée ». « Masquer les fiches archivées » revient à la liste du quotidien. Sur la fiche, l’encart « Fiche archivée » porte le bouton « Désarchiver » : la fiche réapparaît aussitôt dans les listes et les recherches.

Une fiche reprise par une fusion n’apparaît pas sous cette bascule et ne se désarchive pas : ce qu’elle portait suit la fiche conservée, et c’est là que vous continuez. Ses onglets restent lisibles en lecture seule et vous y renvoient.

Si vous tentez de créer une fiche qui porte le nom d’une fiche archivée, l’écran de création vous la signale comme un doublon possible : la désarchiver évite d’en créer un second exemplaire.